Trợ lý điều hành đảm nhận vai trò quan trọng trong doanh nghiệp bằng cách hỗ trợ các giám đốc điều hành chủ chốt của công ty lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ hành chính. Để có kết quả hiệu quả, có một số trách nhiệm và nhiệm vụ hàng ngày mà hầu hết các trợ lý hành chính điều hành phải thực hiện. Do đó, để giúp bạn bắt đầu, hãy đọc tiếp để tìm hiểu trợ lý hành chính điều hành là gì, các câu hỏi phỏng vấn dành cho họ, mức lương của họ và các mẹo để viết một bản lý lịch hiệu quả.
Trợ lý hành chính điều hành: Tổng quan
Một trợ lý hành chính điều hành là một chuyên gia lành nghề cung cấp hỗ trợ hành chính cho giám đốc điều hành và quản lý cấp cao. Họ xử lý các nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như quản lý lịch trình, xử lý thư từ, tổ chức các cuộc họp, lưu giữ hồ sơ, v.v. Những nhân viên này còn được gọi là thư ký điều hành hoặc trợ lý điều hành ở các môi trường làm việc khác nhau. Thông thường, Trợ lý điều hành là một quản trị viên và nhà tổ chức có kinh nghiệm, có khả năng đa nhiệm và ủy quyền, nhằm đảm bảo đạt được các chức năng cơ bản hàng ngày của tổ chức.
Làm thế nào để tôi trở thành Trợ lý hành chính điều hành?
Để trở thành trợ lý hành chính điều hành, hãy bắt đầu bằng cách cân nhắc về mục tiêu nghề nghiệp của bạn, loại công ty bạn muốn làm và ngành mà bạn quan tâm. Dưới đây là một số bước để làm theo:
#1. Có được giáo dục
Một trợ lý hành chính cấp đầu vào thường cần bằng tốt nghiệp trung học để bắt đầu sự nghiệp của họ. Do đó, bạn nên tiến thêm ít nhất một bước nữa và lấy bằng cử nhân trong các lĩnh vực như quản trị kinh doanh. Điều này là do nhận được một công việc dựa trên kinh nghiệm làm việc trước đây không phải là chưa từng có nhưng điều này phụ thuộc rất nhiều vào nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn.
#2. Đạt được chứng nhận
Có một số khóa học ngoài đó sẽ giúp bất kỳ ai muốn trở thành trợ lý điều hành tăng cường sức cạnh tranh, từ đó giúp thể hiện năng lực của bạn và tăng khả năng kiếm tiền của bạn. Chúng thường tập trung vào các khía cạnh cụ thể của công việc như:
- Chứng nhận Chuyên gia Hành chính: đây là khóa học được tài trợ bởi Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Quốc tế.
- Chứng chỉ Nâng cao dành cho Trợ lý Điều hành: là chương trình đào tạo chuyên sâu kéo dài XNUMX ngày được Qualifi, cơ quan trao giải chính thức do chính phủ Vương quốc Anh quản lý, công nhận trên phạm vi quốc tế.
#3. Kinh nghiệm thực tập
Nền giáo dục và chứng chỉ phù hợp cung cấp nền tảng vững chắc để bắt đầu sự nghiệp của bạn nhưng không có gì bằng trải nghiệm quý giá mà bạn sẽ có được khi đi làm. Vì vậy, khi ứng tuyển vào các vị trí mới bắt đầu, hãy nhớ vạch ra những vị trí cung cấp chương trình đào tạo mà bạn sẽ cần trong vài tuần hoặc vài tháng đầu tiên. Bạn cũng có thể bắt đầu với vị trí trợ lý văn phòng hoặc thư ký để thăng tiến lên vị trí trợ lý điều hành.
# 4. Có được kỹ năng
Các công ty đang tuyển dụng xem xét điểm mạnh và điểm yếu của họ để đảm bảo rằng ứng viên phù hợp với tổ chức. Để tạo điều kiện cho đội ngũ điều hành hoạt động trơn tru, các kỹ năng và chuyên môn của trợ lý điều hành phải được mài giũa rất nhiều. Một số kỹ năng trợ lý hành chính điều hành quan trọng nhất bao gồm:
- Kỹ năng giao tiếp xuất sắc với khả năng quản lý nhạy bén
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng lãnh đạo
- Giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định
- Chủ động và tự định hướng
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tuyệt vời
- Kỹ năng tổ chức tuyệt vời và chú ý đến chi tiết
- Thành thạo với Microsoft Office Suite hoặc phần mềm liên quan, trình độ nâng cao trong Outlook
#5. Ứng tuyển công việc
Khi bạn đã sẵn sàng ứng tuyển các công việc trợ lý điều hành, hãy đăng ký trên các trang web nghề nghiệp như LinkedIn, Glassdoor và Indeed để nhận thông báo về các cơ hội việc làm mới. Hãy đọc kỹ từng bản mô tả công việc trợ lý điều hành để hiểu được những gì nhà tuyển dụng đang tìm kiếm và những bằng cấp bạn sẽ cần. Ngoài ra, hãy chuẩn bị cho các câu hỏi phỏng vấn sắp tới bằng cách nghiên cứu các công ty và suy ngẫm về kinh nghiệm của bạn.
Nhiệm vụ trợ lý hành chính điều hành
Nhiệm vụ của trợ lý hành chính điều hành khác nhau trong một số môi trường việc làm và trách nhiệm công việc của họ cũng khác nhau tùy theo nhu cầu và chính sách cụ thể của chủ lao động. Tuy nhiên, nói chung, những người lao động này thực hiện nhiều chức năng hàng ngày giống nhau tại nơi làm việc như thư ký, trợ lý cá nhân và trợ lý hành chính.
Nhiệm vụ trợ lý hành chính điều hành: Ví dụ
Một ngày trong vai trò trợ lý hành chính điều hành thường bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau như lập kế hoạch, viết, tương tác với người khác và lưu giữ hồ sơ. Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty và giám đốc điều hành, nhiệm vụ của bạn có thể sẽ bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
- Soạn thư từ bằng văn bản và duy trì các tệp điện tử và giấy.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động văn phòng hàng ngày bao gồm phân loại thư, trả lời điện thoại, sao chép, điều phối các nhu cầu cuộc hẹn và duy trì lịch làm việc của nhân viên.
- Hỗ trợ quản lý với các dự án đặc biệt, bao gồm thu thập dữ liệu, điều phối hoạt động hậu cần của dự án và giám sát các mốc thời gian của dự án.
- Duy trì tính bảo mật của thông tin gây tranh cãi, đặc quyền và nhạy cảm để đảm bảo niềm tin của khách hàng và tính toàn vẹn trong hoạt động.
- Tạo bản trình bày và tài liệu bằng phần mềm xuất bản trên máy tính để bàn và đồ họa kỹ thuật số.
- Chào đón khách, khách hàng và quan chức bằng cách chào hỏi họ, trực tiếp hoặc qua điện thoại; trả lời hoặc hướng dẫn các câu hỏi trong khi cung cấp dịch vụ khách hàng mẫu mực.
- Duy trì kiến thức chuyên môn và kỹ thuật bằng cách tham dự các hội thảo giáo dục
- Đóng vai trò là điểm liên lạc giữa các giám đốc điều hành và khách hàng nội bộ / bên ngoài
- Thực hiện các nhiệm vụ nhận cuộc gọi, nhận tin nhắn và định tuyến thư từ
- Xử lý các yêu cầu và truy vấn một cách thích hợp
- Duy trì nhật ký, sắp xếp các cuộc họp và cuộc hẹn, và cung cấp lời nhắc
- Sắp xếp việc đi lại
- Đọc chính tả và biên bản và nhập dữ liệu chính xác
- Hỗ trợ các hoạt động và quy trình của PMO bao gồm lập kế hoạch dự án, tiếp nhận, ưu tiên, bắt đầu, thực hiện và đào tạo; cũng như thúc đẩy sự cộng tác của người dùng cuối và các bên liên quan chính.
Những kỹ năng cần thiết cho một trợ lý điều hành?
Với vai trò này, tổ chức là một kỹ năng cần thiết, vì bạn sẽ cần phải nộp giấy tờ, phân loại email và sàng lọc các cuộc gọi điện thoại. Do đó, các nhà tuyển dụng thường tìm kiếm những ứng viên có thể xử lý khối lượng công việc lớn với nhiều nhiệm vụ và dự án khác nhau. Nếu bạn có khả năng đa nhiệm bẩm sinh, chú ý đến chi tiết và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, thì vai trò trợ lý điều hành có thể phù hợp nhất với bạn.
Lương Trợ lý hành chính điều hành
Mức lương trợ lý hành chính điều hành trung bình ở Los Angeles, CA là $75,687 tính đến tháng 2023 năm 66,855, nhưng mức lương thường rơi vào khoảng từ $85,417 đến $XNUMX. Phạm vi lương có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng.
Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Mức Lương Trợ Lý Hành Chính Điều Hành
Những yếu tố dưới đây xác định và cũng ảnh hưởng đến mức lương của một trợ lý hành chính điều hành,
- Đào tạo
- Chứng chỉ
- kỹ năng
- Số năm
- Địa Chỉ
- Kinh nghiệm
Lương Trợ lý hành chính điều hành: Việc làm trợ lý hành chính lương cao
Dưới đây là những công việc lương cao với mức lương tốt,
- Nhà phân tích nghiên cứu vốn chủ sở hữu.
- Nhà phân tích hành chính
- Quản trị viên kinh doanh
- Quản trị viên doanh nghiệp
- Trợ lý hành chính cấp cao
- Quản trị viên Hỗ trợ Doanh nghiệp
- Điều phối viên hành chính
Câu hỏi phỏng vấn cho Trợ lý hành chính điều hành
Các câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính điều hành là những câu hỏi mà người phỏng vấn có thể hỏi ứng viên trong cuộc phỏng vấn. Để chuẩn bị, hãy sử dụng danh sách này để chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn việc làm, ngay cả khi các câu hỏi chính xác khác nhau. Điều này là do các nhà quản lý tuyển dụng sử dụng các câu hỏi phỏng vấn để thiết kế một quy trình tốt hơn nhằm tìm ra người phù hợp nhất để làm việc với họ.
Câu hỏi phỏng vấn cho Trợ lý hành chính điều hành: Ví dụ
Nếu bạn sắp có một cuộc phỏng vấn trợ lý điều hành, bạn nên lập kế hoạch và thực hành các câu trả lời của mình để đảm bảo bạn tạo được ấn tượng tốt với các nhà tuyển dụng tiềm năng. Vì vậy, hiểu những câu hỏi phổ biến mà bạn có thể sẽ được hỏi trong cuộc phỏng vấn sẽ giúp bạn chuẩn bị. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến mà bạn có thể được hỏi trong cuộc phỏng vấn trợ lý hành chính điều hành,
- Nói cho tôi biết về bạn
- Tại sao bạn đang xem xét rời khỏi vị trí hiện tại của bạn?
- Thành tựu mà bạn tự hào là gì?
- Hãy kể cho tôi nghe về một sai lầm mà bạn mắc phải trong công việc. Làm thế nào bạn sửa chữa nó?
- Mô tả kinh nghiệm của bạn với đặt phòng du lịch quốc tế và trong nước.
- Tại sao bạn muốn trở thành một trợ lý điều hành?
- Làm thế nào để bạn ưu tiên các nhiệm vụ trong ngày làm việc điển hình của mình với tư cách là một trợ lý điều hành?
- Bạn đánh giá trình độ máy tính của mình như thế nào?
- Làm thế nào để bạn xử lý tính cách khó khăn trong công việc?
- Bạn đã từng giám sát các nhân viên văn phòng khác trước đây chưa?
- Nói về bất kỳ kinh nghiệm làm việc nào bạn có liên quan đến vai trò này.
- Mô tả ngày làm việc điển hình của bạn với tư cách là Trợ lý điều hành. Làm thế nào để bạn ưu tiên nhiệm vụ của bạn?
- Trải nghiệm của bạn với Microsoft Excel/Word/Powerpoint/Zoom là gì?
- Làm thế nào bạn xử lý một số nhiệm vụ quan trọng từ nhiều người quản lý mà tất cả đều cần phải hoàn thành vào cuối ngày?
- Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong năm năm tới là gì?
Trợ lý hành chính điều hành mang lại gì cho một công ty?
Họ tập hợp mọi người và các dự án lại với nhau, sắp xếp mọi người làm việc hướng tới cùng một mục tiêu và cuối cùng đạt được chúng nhanh hơn.
Sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính điều hành
Mục tiêu sơ yếu lý lịch là một đoạn nhỏ ở đầu sơ yếu lý lịch giải thích thông tin đăng nhập của bạn cho công việc. Nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí trợ lý điều hành, thì bạn cần thảo luận về các kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và nguyện vọng của mình đối với vai trò mà bạn đang tìm kiếm. Ngoài ra, học cách tạo một sơ yếu lý lịch chuyên nghiệp ấn tượng có thể cho phép bạn truyền đạt trình độ của mình và khiến nó trở nên đáng nhớ đối với các nhà tuyển dụng tiềm năng.
Sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính điều hành: Những điều cần bao gồm
Dưới đây là những chi tiết bạn có thể đưa vào sơ yếu lý lịch khách quan của mình cho sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính điều hành:
#1. Kinh nghiệm lĩnh vực của bạn
Mục tiêu sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính điều hành của bạn là một cơ hội để thể hiện kinh nghiệm của bạn khi làm việc trong lĩnh vực hành chính. Nó có thể có lợi để định lượng lịch sử việc làm của bạn. Ví dụ: bạn có thể viết rằng bạn có “năm năm kinh nghiệm” với tư cách là một chuyên gia. Ngoài ra, hãy xem xét tóm tắt quá trình làm việc của bạn để tiếp tục thể hiện khả năng tương thích của bạn với công việc.
#2. Thêm kỹ năng của bạn
Kỹ năng của bạn cho người quản lý tuyển dụng thấy rằng bạn có thể xử lý các trách nhiệm công việc của một trợ lý điều hành. Vì vậy, hãy chọn các kỹ năng mềm và cứng áp dụng cho quản lý và văn hóa doanh nghiệp của nhà tuyển dụng tiềm năng.
#3. Thành tích của bạn
Bạn có thể gây ấn tượng với người quản lý tuyển dụng, thuyết phục họ chú ý hơn đến các phần tiếp theo trong sơ yếu lý lịch của bạn. Bao gồm sự công nhận, giải thưởng và kết quả tích cực mà bạn đã đạt được với tư cách là trợ lý điều hành hoặc trong vai trò tương tự. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem trước chúng trong câu thứ hai hoặc thứ ba của mục tiêu sau khi bạn đã giới thiệu bản thân một cách chính xác.
#4. Bao gồm nguyện vọng nghề nghiệp
Bao gồm những nguyện vọng phù hợp với công ty. Ví dụ: nếu nghiên cứu của bạn cho bạn biết rằng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn mở rộng sang các thị trường mới, thì bạn có thể thảo luận về cách các kỹ năng quản trị thành thạo của bạn có thể giúp công ty thực hiện quá trình chuyển đổi đó. Ngoài ra, hãy nói về mục tiêu của bạn trong câu thứ hai hoặc thứ ba.
#5. thông tin tuyển dụng
Thêm tên của công ty bạn đang ứng tuyển và tiêu đề của vị trí bạn đang tìm kiếm. Thông tin chi tiết về nhà tuyển dụng cũng có thể chỉ ra rằng phần còn lại trong sơ yếu lý lịch của bạn có liên quan đến vai trò cụ thể. Tuy nhiên, nếu nhà tuyển dụng tiềm năng là một tổ chức lớn, thì có thể hữu ích khi chỉ định tên của bộ phận hoặc bộ phận nơi bạn muốn thực hiện các nhiệm vụ hành chính. Đảm bảo rằng bạn trình bày chức danh công việc giống như cách nhà tuyển dụng thực hiện trong bản mô tả công việc.
Sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính điều hành: Mẹo viết sơ yếu lý lịch hiệu quả
Để biết thêm thông tin về cách tạo mục tiêu sơ yếu lý lịch của trợ lý điều hành, hãy xem lại các mẹo sau:
#1. Thay đổi sơ yếu lý lịch của bạn cho mọi công việc bạn tìm kiếm
Trong suốt quá trình tìm việc, bạn có thể ứng tuyển vào nhiều vị trí trợ lý điều hành. Tuy nhiên, hãy nhớ thay đổi các chi tiết trong sơ yếu lý lịch của bạn để phù hợp với công việc bạn đang ứng tuyển và sử dụng phần mô tả công việc để điều chỉnh lời nói của bạn cho nhà tuyển dụng.
# 2. Hiệu đính
Điều quan trọng là bạn phải đọc lại mục tiêu sơ yếu lý lịch của mình trước khi nộp tài liệu. Điều này được thực hiện bằng cách đọc to các từ của bạn để giúp bạn xác định và giải quyết các lỗi chính tả và ngữ pháp, đồng thời biết liệu lựa chọn từ vựng của bạn có hấp dẫn hay không.
#3. Yêu cầu ai đó đánh giá
Nhận phản hồi về sơ yếu lý lịch khách quan của bạn sẽ giúp bạn cải thiện nó. Nhờ ai đó mà bạn biết, chẳng hạn như đồng nghiệp cũ hoặc người giám sát, đọc lời của bạn và quyết định xem bạn đã trình bày thông tin xác thực của mình một cách hiệu quả hay chưa.
Sự khác biệt giữa Trợ lý điều hành và Trợ lý hành chính là gì?
Một trợ lý hành chính, chịu trách nhiệm thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính tại nơi làm việc của họ, trong khi một trợ lý điều hành thực hiện các nhiệm vụ hành chính phức tạp và nâng cao hơn, thường dành cho các giám đốc điều hành hàng đầu và các cấp cao hơn khác trong một tổ chức.
dự án
- .travelperk.
- .coursera.
- .thực vậy.
- blog.hubspot
- tài nguyên.có thể thực hiện được
- NHIỆM VỤ TRỢ LÝ HÀNH CHÍNH: Ý nghĩa, Mức lương, Lời khuyên về Y tế & Những điều bạn cần biết
- TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Kỹ năng & Sự khác biệt
- Trợ lý hành chính ảo: Công việc, Dịch vụ, Công ty, Yêu cầu & Tất cả những gì bạn cần.
- TRỢ LÝ TIẾP THỊ: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Người quản lý và Phỏng vấn
- SALES EXECUTIVE: Ý nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Kỹ năng & Trình độ chuyên môn
