Trong bất kỳ công việc văn phòng nào, kỹ năng văn thư là điều bắt buộc, kể cả khi là nhân viên văn thư hay không thư ký. Kỹ năng cần thiết cho bất kỳ nhiệm vụ nào, ngay cả khi nhặt một tờ giấy. Kiểm tra kỹ năng thư ký luôn được thực hiện trong các cuộc phỏng vấn. Vì vậy, bạn cần phải hiểu khái niệm về kỹ năng văn thư và cách sự hiện diện của họ trên sơ yếu lý lịch sẽ làm tăng khả năng trúng tuyển công việc, đặc biệt là trong công việc văn phòng, ví dụ như trong văn phòng hành chính.
Thư ký là ai?
Thư ký là người có công việc theo dõi các hồ sơ, tài liệu cho một doanh nghiệp. Bây giờ, kỹ năng văn thư là gì? Đó là những kỹ năng liên quan đến công việc văn phòng.
Hãy giải thích chi tiết bên dưới.
Kỹ năng Thư ký là gì?
Kỹ năng thư ký là những khả năng mà người ta có để thúc đẩy hiệu quả trong văn phòng. Nó chủ yếu được sử dụng bởi các nhân viên văn phòng để giữ cho mọi thứ hoạt động hiệu quả. Chúng rất quan trọng nếu bạn muốn ứng tuyển vào các công việc như thư ký, trợ lý cá nhân, trợ lý hành chính hoặc kế toán.
Các công việc văn thư bao gồm đánh máy, photocopy, gửi email, phân loại tài liệu và ghi dữ liệu.
Tầm quan trọng của Kỹ năng Thư ký trong Văn phòng
- Nó làm tăng năng suất.
- Nó đảm bảo hiệu quả và độ chính xác.
- Nó tiêu tốn ít thời gian hơn.
Ví dụ về kỹ năng văn thư
Kỹ năng thư ký bao gồm:
# 1. Kĩ năng giao tiếp
Đây là những yêu cầu bắt buộc vì giao tiếp với khách hàng, người quản lý và đồng nghiệp là một thói quen hàng ngày. Nó là không thể tránh khỏi. Kỹ năng giao tiếp là cần thiết để hiểu mọi người hơn và nhiều khía cạnh quan trọng trong bối cảnh của những kỹ năng này, chẳng hạn như nghe, nói, quan sát và đồng cảm.
# 2. Sự chú ý đến chi tiết
Điều này liên quan đến việc chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất để tránh những sai lầm tốn kém, từ việc lên lịch họp cho nhân viên của bạn đến phân loại giấy tờ.
# 3. Quản lý thời gian
Điều này đề cập đến cách bạn hoàn thành một nhiệm vụ hoặc lịch trình trong một khung thời gian hạn chế.
# 4. Thư ký Nhập dữ liệu
Thư ký nhập dữ liệu liên quan đến việc theo dõi hồ sơ và nhập dữ liệu vào máy tính.
#5. Giải quyết vấn đề
Có thể giải quyết một vấn đề là một trong những kỹ năng chính của văn thư. Khi đối mặt với một vấn đề, khả năng có thể vượt qua một vấn đề cho thấy hiệu quả của bạn trong việc thực hiện nhiệm vụ.
# 6. Cơ quan
Tổ chức đề cập đến cách tổ chức và sắp xếp theo một trật tự hợp lý hoặc hành động thực hiện một cách tiếp cận hiệu quả và có trật tự cho các nhiệm vụ. Bạn có thể sắp xếp tài liệu tốt như thế nào khi dọn dẹp bàn làm việc và sắp xếp giấy tờ theo thứ tự bảng chữ cái cho thấy mức độ kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
# 7. Đánh máy
Đánh máy là một kỹ năng văn thư đòi hỏi năng suất làm việc trong văn phòng. Khả năng nhập không thể được nhấn mạnh quá mức. Đánh máy là công việc gõ một cái gì đó bằng máy đánh chữ hoặc trình xử lý văn bản như Microsoft.
#số 8. Nộp hồ sơ
Lưu hồ sơ đề cập đến hành động phân loại hồ sơ và đưa chúng vào đúng vị trí. Đó là một kỹ năng văn thư quan trọng khác.
# 9. Viết
Viết cung cấp cho chúng ta các kỹ năng giao tiếp và tư duy. Nó thể hiện chúng ta là người như thế nào. Nó mô tả suy nghĩ của chúng tôi trên giấy. Viết cho chúng ta khả năng giải thích và sàng lọc ý tưởng của chúng ta cho người khác và cho chính chúng ta.
# 10. Làm việc theo nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm các khả năng có liên quan lẫn nhau cho phép bạn làm việc hiệu quả trong một nhóm có tổ chức. Những kỹ năng này rất quan trọng đối với nhà tuyển dụng, vì nhóm là một đơn vị tổ chức cơ bản trong nhiều công ty. Điều này xảy ra khi mọi người hợp tác và sử dụng các kỹ năng của họ để đạt được các mục tiêu chung.
# 11. Tư duy phản biện
Tư duy phản biện là một kỹ năng cốt lõi cho phép mọi người đặt câu hỏi hoặc phản ánh về kiến thức và thông tin được trình bày cho họ. Kỹ năng này rất cần thiết trong văn phòng khi làm việc về một triển vọng kinh doanh mới hoặc thực hiện nghiên cứu. Đây cũng là một kỹ năng vô giá trong nhiều tình huống tại nơi làm việc.
# 12. Đa nhiệm
Đa nhiệm đề cập đến khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc bằng cách tập trung vào một nhiệm vụ trong khi theo dõi các nhiệm vụ khác.
# 13. Kĩ năng xã hội
Kỹ năng xã hội là kỹ năng cần thiết để tương tác và giao tiếp với người khác. Chúng bao gồm giao tiếp bằng lời nói và không lời như lời nói, cử chỉ, nét mặt và ngôn ngữ cơ thể.
# 14. Khả năng thích ứng
Khả năng thích ứng là một kỹ năng mềm có nghĩa là có thể nhanh chóng học hỏi các kỹ năng và hành vi mới để đáp ứng với những hoàn cảnh thay đổi. Các ví dụ có thể thích ứng bao gồm: linh hoạt trong việc thay đổi hoàn cảnh, vươn lên trước những thách thức mới và thay đổi hành động của bạn khi làm việc theo nhóm với đồng nghiệp để đảm bảo sự thành công của dự án. Những người có kỹ năng thích ứng linh hoạt và sẵn sàng thay đổi với sự thay đổi của hoàn cảnh.
# 15. Lắng nghe tích cực
Lắng nghe tích cực là cách lắng nghe và phản hồi lại người khác để chứng tỏ bạn hiểu người đó đang muốn nói gì. Đây là bước đầu tiên quan trọng để xử lý một vấn đề có thể phát sinh. Ví dụ bao gồm thể hiện mối quan tâm. Tôi đang diễn giải để thể hiện sự hiểu biết. Sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ thể hiện sự hiểu biết, chẳng hạn như gật đầu, giao tiếp bằng mắt và nghiêng người về phía trước. Những câu khẳng định ngắn gọn bằng lời nói như “Tôi hiểu rồi”, “Tôi biết” và “Chắc chắn rồi,
# 16. Lập kế hoạch
Lập kế hoạch đề cập đến khả năng quản lý các nhiệm vụ của bạn và các nguồn lực bao gồm thời gian và hoàn cảnh xung quanh để đạt được một mục tiêu cụ thể
# 17. Sự hợp tác
Kỹ năng hợp tác có thể được định nghĩa là những phẩm chất và năng lực giữa các cá nhân và giữa các cá nhân với nhau mà chúng ta tận dụng để cùng giải quyết một vấn đề hoặc đạt được tiến bộ hướng tới một mục tiêu chung. Họ thường xuyên đứng đầu danh sách các kỹ năng mà công ty cần nhất, và giống như bất kỳ nhóm kỹ năng nào, chúng có thể được phát triển.
# 18. Dịch vụ khách hàng
Kỹ năng dịch vụ khách hàng là những kỹ năng cần thiết để giao tiếp với người khác, giải quyết vấn đề, thể hiện sự kiên nhẫn và hiểu biết, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Nhân viên có kỹ năng dịch vụ khách hàng xuất sắc có thể có tác động lớn đến lợi nhuận của công ty.
Những ví dụ về kỹ năng văn thư này có thể được phát triển theo thời gian, thực hành liên tục và tính nhất quán sau tất cả kỹ năng quan trọng nhất là yêu công việc của chúng ta.
Đọc thêm: Đánh giá công việc: Định nghĩa, Lợi ích và Mục đích.
Kiểm tra kỹ năng thư ký
Các chuyên gia văn thư là yếu tố cần thiết để giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và nhà tuyển dụng muốn đảm bảo rằng họ đang tuyển dụng đúng người cho công việc, đó là điều đã tạo nên sự tồn tại của kiểm tra kỹ năng văn thư.
Kiểm tra Kỹ năng Thư ký là gì?
Kiểm tra kỹ năng thư ký được sử dụng để biết liệu người xin việc có đủ tiêu chuẩn cho công việc hay không. Các bài kiểm tra năng khiếu thư ký đánh giá khả năng của một người trong các lĩnh vực liên quan đến công việc văn phòng, chẳng hạn như tốc độ và độ chính xác đánh máy, tổ chức, đa nhiệm và tư duy phản biện. Những bài kiểm tra này giúp nhà tuyển dụng xác định ứng viên nào có kiến thức và khả năng cần thiết cho vai trò. Nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên hoàn thành các bài kiểm tra này và vượt qua với một số điểm nhất định trước khi đưa ra lời đề nghị tuyển dụng.
Một số nhà tuyển dụng có thể muốn ứng viên làm bài kiểm tra tại một địa điểm nhất định, nhưng những người khác lại thích ứng viên làm bài kiểm tra trực tuyến. Nhưng phỏng vấn xin việc có nhiều phần khác nhau, và đây là một trong số đó.
Nhưng cũng giống như mọi bài kiểm tra khác, bạn phải học chăm chỉ và luyện tập thường xuyên. Một số mẹo sẽ được chia sẻ về cách vượt qua các bài kiểm tra kỹ năng văn thư.
Cần phải biết những gì mong đợi khi chuẩn bị cho một bài kiểm tra để đạt điểm cao và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng sắp trở thành của bạn. Dưới đây là một số mẹo để làm bài kiểm tra kỹ năng văn thư:
# 1. Thực tiễn
Giống như người ta nói, luyện tập tạo nên sự hoàn hảo. Thực hành liên tục là yêu cầu chính cần thiết để vượt qua bài kiểm tra kỹ năng văn thư. Bạn có thể truy cập các trang web để tìm các bài kiểm tra thực hành tương tự. Trong khi thực hành, hãy ghi lại thời gian bạn đã dành để hoàn thành từng phần và nhớ chú ý đến từng chi tiết.
# 2. Nghiên cứu điểm yếu của bạn
Bất cứ lĩnh vực nào bạn gặp khó khăn trong việc tìm hiểu, hãy thực hành nhiều hơn trong những lĩnh vực đó. Ví dụ, nếu bạn gặp khó khăn khi đánh máy, hãy luyện gõ nhiều hơn. Bầu trời là giới hạn của bạn một khi bạn có thể khắc phục điểm yếu của mình và phát triển chúng để hiệu quả hơn.
# 3. Tránh mọi hình thức phân tâm
Vào một ngày vắng vẻ cho bài kiểm tra của bạn, hãy chuẩn bị tất cả các vật dụng cần thiết bạn sẽ cần, bao gồm bút, giấy, chứng minh nhân dân và bút chì. Trước khi bạn bắt đầu bài kiểm tra, hãy dành một chút thời gian để cầu nguyện và xem xét. Nếu bạn đang làm bài kiểm tra ở nhà, hãy tìm nơi thoải mái nhất để làm bài kiểm tra. Tránh phân tâm bằng cách điều chỉnh một số điều có thể khiến bạn không thoải mái. Bắt đầu đúng giờ để tránh câu hỏi bị thiếu.
Nếu bạn đang thi tại một địa điểm cụ thể, hãy có mặt tại địa điểm thi đúng giờ để bạn có đủ thời gian đặt câu hỏi trước khi tiếp tục viết bài thi. Trao đổi với giám thị về những vật dụng bạn cần có và mang theo mọi thứ bạn cần để hoàn thành bài kiểm tra, bao gồm cả máy tính bỏ túi. Ăn mặc giản dị.
#4. Đọc kỹ hướng dẫn
Trước khi bạn bắt đầu kiểm tra, hãy đọc hướng dẫn nhiều lần và đảm bảo bạn đang làm theo tất cả các hướng dẫn. Trả lời tất cả các câu hỏi của bạn và xem qua chúng một cách cẩn thận để kiểm tra bất kỳ lỗi nào bạn có thể thấy trong câu trả lời của mình để đảm bảo bạn đang hoàn thành bài kiểm tra một cách chính xác. Khi bạn đã hoàn thành, hãy đảm bảo rằng bạn đã đáp ứng các yêu cầu.
# 5. Quản lý thời gian của bạn
Hầu hết các bài kiểm tra năng khiếu đều có phần thời gian, nghĩa là bạn phải hoàn thành các đề thi càng nhanh càng tốt. Điều quan trọng là phải đọc kỹ từng câu hỏi để tránh hiểu sai dẫn đến sai sót, và bạn nên chú ý đến thời gian đếm. Đừng dành quá nhiều thời gian cho một câu hỏi. Nếu bạn không hiểu nó, hãy chuyển sang câu hỏi tiếp theo. Khi bạn đang sửa đổi, bạn có thể kiểm tra câu hỏi.
# 6. Không hoảng loạn
Hiểu rằng các bài kiểm tra có mục đích khó khăn, vì vậy bạn nên cố gắng giữ bình tĩnh nếu bạn không biết cách trả lời một số câu hỏi. Nhà tuyển dụng xây dựng các bài kiểm tra này để chứng minh hiệu quả của bạn trong việc thực hiện nhiệm vụ, biết năng lực của bạn và tin tưởng vào nó
Bạn có thể luyện tập tại đây nếu bạn ước.
Đưa các kỹ năng thư ký của bạn vào hồ sơ của bạn
Lợi ích của việc có kỹ năng văn thư trong sơ yếu lý lịch của bạn không thể bị phủ nhận. Nó mang lại cho nhà tuyển dụng ưu thế trong việc lựa chọn ứng viên tốt nhất cho vị trí và bạn có thể là người nếu bạn có các kỹ năng văn thư cần thiết. Các công việc cần đưa kỹ năng văn thư vào sơ yếu lý lịch của bạn bao gồm trợ lý hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên đánh máy, nhân viên kế toán, nhân viên lưu trữ và các nhân viên văn thư khác.
Kỹ năng Thư ký để Liệt kê trong Sơ yếu lý lịch
Bạn có thể làm theo các bước sau để biết bạn nên liệt kê những kỹ năng văn thư nào trong sơ yếu lý lịch của mình:
# 1. Kỹ năng cứng liên quan đến công việc văn thư
Khi các nhà tuyển dụng xem qua sơ yếu lý lịch của ứng viên, họ tìm kiếm các kỹ năng khó. Nhiều kỹ năng trong số này có thể được dạy trong công việc, nhưng nhà tuyển dụng càng phải đào tạo ít, ứng viên càng được mong muốn hơn. Thêm các kỹ năng văn thư có liên quan đến ngành của bạn.
# 2. Liệt kê kỹ năng máy tính của bạn
Mặc dù một số kỹ năng máy tính là kỹ năng bắt buộc phải có, nhưng điều quan trọng là phải đi vào chi tiết về khả năng thành thạo máy tính của bạn. Điều này sẽ được bao gồm trong số các kỹ năng cứng khác. Hầu hết các công việc, đặc biệt là công việc văn phòng, liên quan đến việc sử dụng máy tính theo một cách nào đó để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn, vì vậy bây giờ bạn đã hiểu tại sao có kỹ năng máy tính trong sơ yếu lý lịch của bạn là tốt.
# 3. Mô tả kỹ năng mềm
Kỹ năng thư ký cũng có thể liên quan đến khả năng chuyển sang các vị trí và ngành khác. Các kỹ năng như tổ chức, quản lý thời gian và đa nhiệm đều rất quan trọng để hoàn thành công việc văn thư. Điều quan trọng là bổ sung các kỹ năng mềm mà bạn có kinh nghiệm để cho các nhà quản lý tuyển dụng thấy rằng bạn có các kỹ năng có thể được giao cho các vai trò khác nhau.
#4. Viết các yêu cầu cụ thể của công việc bạn đã ứng tuyển
Kỹ năng thư ký là cần thiết cho mọi vị trí, nhưng chúng không phải lúc nào cũng là kỹ năng quan trọng nhất. Nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí thư ký văn phòng, việc liệt kê các kỹ năng văn phòng trước tiên là điều cần thiết, nhưng nếu công việc văn thư chỉ là một phần của công việc thì không nên ưu tiên các kỹ năng chuyên môn hơn. Điều chỉnh danh sách kỹ năng của bạn và tiếp tục phù hợp với công việc cụ thể mà bạn đang ứng tuyển. Trước tiên, hãy thử thêm các kỹ năng phù hợp nhất, sau đó liệt kê các kỹ năng văn thư của bạn vào cuối danh sách.
Kỹ năng Thư ký Tốt nhất để Thêm vào Sơ yếu lý lịch
Nếu bạn muốn sơ yếu lý lịch của mình nổi bật so với đối thủ, hãy cân nhắc bổ sung các kỹ năng văn thư sau:
Chúng bao gồm kỹ năng giao tiếp, tổ chức và máy tính.
Cách cải thiện Kỹ năng Thư ký
Bạn có thể cải thiện kỹ năng văn thư của mình nếu cảm thấy chưa đủ. Đây là các bước sau có thể giúp bạn cải thiện:
# 1. Thực hành kỹ năng đánh máy của bạn
Bạn có thể đạt được điều đó bằng cách sử dụng phần mềm đánh máy như Microsoft. Tốc độ đánh máy tốt và chính xác có thể chứng tỏ hiệu quả của bạn trong nhiều tác vụ khác nhau. Có các chương trình đánh máy trực tuyến có thể cải thiện tốc độ của bạn hoặc giúp bạn phát triển các kỹ thuật đánh máy tốt.
# 2. Bạn có thể làm tình nguyện viên tại một tổ chức địa phương
Bạn cũng có thể cải thiện kỹ năng của mình bằng cách luyện tập và điều đó có thể thực hiện được nếu bạn làm tình nguyện viên tại các tổ chức phi lợi nhuận và trung tâm cộng đồng để hỗ trợ các nhiệm vụ văn phòng. Nếu bạn cần làm việc về các kỹ năng văn thư cụ thể hoặc muốn có thêm kinh nghiệm trong môi trường văn thư, hãy tìm kiếm các cơ hội tình nguyện nơi bạn có thể thực hiện nhập dữ liệu, giúp nộp đơn và hoàn thành các nhiệm vụ văn phòng khác.
Kết luận
Có kỹ năng văn thư tốt là điều cần thiết để điều hành một văn phòng thành công. Bao gồm một phần trong sơ yếu lý lịch của bạn nêu bật kỹ năng văn thư của bạn có thể giúp bạn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh.
Một bài kiểm tra kỹ năng văn thư được sử dụng bởi một nhân viên để xác định ứng viên tốt nhất cho vị trí văn phòng. Ví dụ về các kỹ năng văn thư bao gồm tổ chức, lập hồ sơ, đánh máy, chú ý đến chi tiết, v.v.
Câu Hỏi Thường Gặp
Kiểm tra kỹ năng văn thư là gì?
Kiểm tra kỹ năng văn thư được sử dụng để đánh giá khả năng của một người trong việc thực hiện các nhiệm vụ văn thư nhất định để đảm bảo năng suất của văn phòng.
Kỹ năng văn thư là gì?
Kỹ năng văn thư là những khả năng cần thiết trong văn phòng để phát huy hiệu quả.
Ví dụ về kỹ năng văn thư là gì?
Ví dụ về các kỹ năng văn thư bao gồm thông tin liên lạc, tổ chức, thư ký nhập dữ liệu, đánh máy và lập hồ sơ.
Bài viết liên quan
- QUY TRÌNH CÓ THỂ THANH TOÁN TÀI KHOẢN: Cách Quản lý Quy trình Hiệu quả
- THỬ NGHIỆM TIẾP THỊ: Các phương pháp hay nhất để mở rộng quy mô kinh doanh bất kỳ (+ Bài đánh giá hữu ích)
- Công việc tài chính cấp độ đầu vào: 21+ hàng đầu dành cho người mới và chuyên gia
- Kiểm tra hiểu biết về tài chính để theo dõi tiến độ của bạn một cách hiệu quả (+ hướng dẫn nhanh và mẹo)
- 4 bài kiểm tra bạn phải vượt qua trước khi bắt đầu kinh doanh
- Tìm hiểu công việc: Định nghĩa, Lợi ích và Mục đích.
