Điều cần thiết là bạn phải lưu giữ hồ sơ về doanh số bán hàng mà bạn thực hiện cho công ty của mình. Biên lai là bằng chứng cho thấy bạn đã chi tiền cho một mặt hàng hoặc dịch vụ nào đó. Tuy nhiên, nếu bạn không lưu biên lai, cả người mua và người bán, cũng như công ty của bạn, có nguy cơ không thể cung cấp bằng chứng cho thấy giao dịch đã diễn ra. Biên lai là bất kỳ hồ sơ nào, dưới dạng điện tử hoặc bằng cách khác, xác nhận việc chuyển tiền hoặc hàng hóa có giá trị khác từ bên này sang bên khác. Nó không chỉ được phân phối cho người dùng cuối bởi các nhà bán lẻ và nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Ngoài ra, các giao dịch giữa các doanh nghiệp và những giao dịch xảy ra trên thị trường chứng khoán đều sử dụng biên lai. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn nơi để tìm trình tạo biên lai trực tuyến miễn phí, cách sử dụng và cách tạo biên lai thanh toán trực tuyến hoặc bằng tiền mặt bằng phần mềm.
Trước tiên, chúng ta sẽ xem biên lai là gì và tại sao một công ty lại cần một biên lai.
Biên nhận là gì?
Biên lai là một tài liệu xác nhận việc nhận thanh toán hoặc vật phẩm có giá trị khác. Biên lai được phát hành không chỉ trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với người tiêu dùng mà còn trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp bao gồm cả giao dịch trên thị trường chứng khoán.
Trong nhiều tình huống, sẽ rất hữu ích nếu có xác nhận bằng văn bản về một sự kiện, do đó biên lai thường được đưa ra. Biên lai bán hàng là loại biên lai tiêu biểu nhất. Tùy thuộc vào việc biên nhận đã được thanh toán ngay hay sẽ được thanh toán sau đó, nó sẽ bao gồm các thông tin như ngày giao dịch, giá của từng mặt hàng và tổng chi phí, số lượng của từng mặt hàng đã bán, tên của người bán. công ty và khách hàng, và các mặt hàng cụ thể được bán.
Ngoài ra, có nhiều cách sử dụng cho các biên lai này. Trước hết, chúng cần thiết để lưu giữ những cuốn sách chính xác. Ngoài ra, người mua được cung cấp xác nhận chính thức về việc mua hàng trong trường hợp có tranh chấp phát sinh về hàng hóa. Ngay cả trong trao đổi hàng đổi hàng, thông thường người ta sẽ đưa ra biên lai làm bằng chứng cho việc trao đổi. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, biên lai có thể được phát hành khi một tổ chức thanh toán số tiền sẽ cần được hạch toán hoặc hoàn trả vào một ngày sau đó, chẳng hạn như trong trường hợp chi phí đi lại cần được nhân viên báo cáo sau chuyến đi đã kết luận.
Đây là một ví dụ về thời điểm biên nhận sẽ được phát hành:
Ví dụ
Bà Kelly cư trú tại một quận ở thành phố New York. Cô ấy cần dự trữ một số thứ cần thiết, vì vậy cô ấy đã đến một cửa hàng tạp hóa gần đó và mua sắm ở đó. Cửa hàng phải theo dõi việc mua hàng của bà Kelly để theo dõi hàng tồn kho và xác định số lượng hàng hóa đang được chuyển đi.
Tuy nhiên, họ đạt được điều này nhờ sử dụng một hệ thống quản trị được vi tính hóa in ra các biên lai ghi chi tiết các mặt hàng đã mua và tổng chi phí giao dịch cho từng khách hàng. Khách hàng có thể sử dụng các biên lai này cho mục đích lập ngân sách hoặc thuế cá nhân và công ty có thể sử dụng chúng để theo dõi doanh số bán hàng cho sổ sách kế toán.
Các loại biên nhận
Biên lai là bằng chứng hữu ích về quyền sở hữu, nhưng chúng có thể phục vụ các mục đích khác. Chẳng hạn, nhiều cửa hàng yêu cầu biên lai để đổi hoặc trả lại và những cửa hàng khác yêu cầu biên lai (thường được cung cấp trong một thời hạn cụ thể) cho mục đích bảo hành sản phẩm. Đối với mục đích thuế, biên lai có thể hữu ích vì Sở Thuế vụ (IRS) yêu cầu bằng chứng về một số khoản chi nhất định. Theo IRS, các doanh nghiệp nhỏ nên giữ các biên lai sau nếu chúng được tạo:
#1. Phiếu thu tiền mặt
Thông tin trên biên lai băng máy tính tiền có thể được sử dụng để theo dõi một cửa hàng cụ thể. Thông tin này thường là thông tin đầu tiên được hiển thị trên biên lai. Tên, địa chỉ thực và số liên lạc của công ty được liệt kê để thuận tiện. Biên lai như thế này thường được đưa ra bởi máy tính tiền.
#2. Phiếu rút tiền nhỏ
Việc sử dụng các phiếu chi tiền lẻ hợp lý hóa quy trình giải ngân tiền mặt cho người lao động để chi trả cho các chi phí phát sinh. Nó cũng phục vụ như một bộ đệm cho những lúc bạn cần mua những thứ như vật tư. Mặc dù số tiền rút từ quỹ tiền mặt nhỏ thường khiêm tốn, nhưng chúng có thể tăng lên trong vài tháng. Hơn nữa, chúng rất hữu ích vì chúng cho phép bạn theo dõi các giao dịch tiền tệ. Người giữ sổ sách và người quản lý tiền mặt nhỏ chịu trách nhiệm theo dõi các giao dịch tiền mặt và phát hành biên lai.
#3. Bản sao carbon
Biên nhận này được lập vào thời điểm lập biên nhận viết tay. Mỗi trang của một notepad nhận được bảo vệ bởi một lớp phủ carbon. Sau đó, nhà cung cấp có thể sử dụng thông tin này để theo dõi hóa đơn trên lớp bên dưới.
Ngoài ra, các công ty cần biên lai để chứng minh rằng họ đã thanh toán cho các chi phí cụ thể. Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể in ra các loại biên lai cụ thể để duy trì trong hồ sơ. Trong số đó có:
- Tài liệu về tiền đến, chẳng hạn như băng đăng ký, séc thủ quỹ, phiếu gửi tiền ngân hàng và hóa đơn.
- Số tiền này được dùng để mua vật tư và nguyên liệu thô. Và số tiền đã chi tiêu và việc mua hàng có cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp hay không phải được xác minh. Tên của người nhận, tổng số tiền đã thanh toán, bản sao của séc đã hủy (nếu có) và bằng chứng thanh toán bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển tiền điện tử đều có thể được yêu cầu.
# 4. Hóa đơn
Bạn có thể tạo hóa đơn bằng tay hoặc bằng phần mềm chuyên dụng. Điều quan trọng là phải có quy trình lập hóa đơn ngay từ đầu để đảm bảo thanh toán kịp thời, từ đó mang lại dòng tiền lành mạnh. Sau khi giao dịch mua hàng hóa hoặc dịch vụ đã được hoàn tất, nhà cung cấp sẽ phát hành hóa đơn cho người mua như một yêu cầu thanh toán chính thức. Tuy nhiên, điều này xảy ra trước khi nhận được tiền. Gửi hóa đơn đảm bảo dòng tiền cho công ty của bạn.
Các thành phần của biên nhận là gì?
Biên lai rất quan trọng đối với các nhà bán lẻ vì chúng tiết lộ dữ liệu bán hàng và thông báo các quyết định về hàng tồn kho. Vì lợi ích của hồ sơ tài chính của khách hàng, những giấy tờ này rất quan trọng.
Các thành phần tiêu biểu nhất của biên nhận như sau:
#1. Tên doanh nghiệp và địa chỉ
Mỗi biên nhận tiền mặt phải có tên và địa điểm thực tế của doanh nghiệp được in ở trên cùng. Đôi khi, tên có thể xuất hiện ở cuối biên nhận, nhưng bạn luôn có thể tìm thấy thông tin này. Giữ sẵn tên và địa chỉ của công ty trong trường hợp bạn cần liên hệ với họ về một giao dịch không thành công.
#2. Giá, Dịch vụ hoặc Sản phẩm
Điều quan trọng đối với biên lai tiền mặt là ghi chi tiết các mặt hàng đã mua và giá liên quan của chúng. Điều này sẽ chiếm rất nhiều chỗ trên hóa đơn. Quan trọng nhất, nó xác định hàng hóa và dịch vụ được trao đổi giữa người mua và người bán, giúp giải quyết bất kỳ sự khác biệt nào.
#3. Tổng phụ, thuế và tổng
Ngoài danh sách giá được chia thành từng khoản, biên lai cũng phải có danh mục tổng phụ với số tiền cuối cùng được thanh toán. Tổng phụ thể hiện toàn bộ giá đơn đặt hàng của bạn trước khi cộng thêm bất kỳ khoản thuế nào. Sẽ có một tiêu đề phụ "Thuế" ở đó. Thuế suất áp dụng cho từng mặt hàng đã mua sẽ được hiển thị. Sau đó, tổng số phải được đưa vào phần thuế của dòng tiền vào. Sau thuế, nó sẽ hiển thị toàn bộ số tiền khách hàng nợ. Số tiền này là những gì khách hàng nợ.
#4. Tài khoản mua hàng
Cần phải có một vị trí dưới tổng số tiền để theo dõi số tiền đã được trả cho người tiêu dùng. Cũng bao gồm nên là bản chất của bất kỳ thay đổi. Phần này của biên nhận rất quan trọng vì nó có thể được nhắc đến nếu khách hàng được đưa nhầm số tiền thối lại. Khu vực này cũng nên chứa dữ liệu giao dịch để nhà cung cấp có thể dễ dàng tra cứu số biên nhận nếu họ cần.
Tại sao cần phải có biên nhận?
Biên lai phục vụ một số mục đích, bao gồm thông báo cho khách hàng hoặc nhà tài trợ, cung cấp bằng chứng về giao dịch và hỗ trợ ghi sổ kế toán. Có nhiều lý do khiến các doanh nghiệp và tổ chức từ thiện phát hành biên lai cho khách hàng của họ.
#1. Thông tin chi tiết về khách hàng của chúng tôi
Biên lai của khách hàng sẽ bao gồm các sản phẩm và dịch vụ đã mua, đơn giá tương ứng, tổng phụ, thuế và tổng cộng. Biên lai được các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi các giao dịch, vì vậy ngày mua hàng là một phần thông tin quan trọng. Ngoài ra, biên nhận bao gồm thông tin về các chính sách của công ty và các ưu đãi khi tham gia các cuộc điều tra tiếp theo.
#2. Báo cáo nội bộ
Bản sao biên nhận được lưu giữ trong hồ sơ cho mục đích thuế và kế toán. Vì biên lai cho phép theo dõi thu nhập và bán hàng chính xác, nên chúng có thể được sử dụng để giải quyết mọi nhầm lẫn liên quan đến việc mua hàng bất cứ khi nào nó phát sinh. Nhóm kế toán của công ty thường có thể tra cứu hồ sơ thanh toán từ biên lai. Trong trường hợp kiểm tra tờ khai thuế của bạn, việc có một bản sao biên lai bán hàng của bạn để tham khảo sẽ là vô giá.
#3. Thay thế và hoàn tiền
Biên lai đóng một vai trò quan trọng trong việc thực thi các thủ tục hoàn trả và trao đổi. Khách hàng thường sẽ xuất trình hóa đơn khi đổi một mặt hàng lấy kích thước khác hoặc nếu mặt hàng đó không vừa. Ngay cả khi khách hàng không có hóa đơn gốc, họ vẫn có thể nhận được thứ gì đó có giá trị tương đương hoặc cao hơn. Số ngày người tiêu dùng phải trả lại một mặt hàng kể từ ngày mua cũng được hiển thị trên biên lai.
#số 4. Quyên góp cho tổ chức từ thiện
Theo trang web của IRS, biên nhận là bắt buộc đối với các khoản đóng góp bằng tiền mặt hoặc quà tặng cho một tổ chức từ thiện đã nhận được trạng thái 501 (c) (3) từ IRS. Chẳng hạn, các nhà tài trợ cho các tổ chức như Goodwill hoặc Salvation Army phải có biên lai để yêu cầu khấu trừ thuế cho giá trị quà tặng của họ. Biên lai giúp hạch toán các khoản đóng góp từ thiện trong tờ khai thuế và là bằng chứng trong trường hợp kiểm toán.
Trình tạo biên lai trực tuyến miễn phí
Tài liệu là điều cần thiết cho hoạt động thành công của công ty bạn và khách hàng yêu cầu biên lai thanh toán cho họ. Trong trường hợp này, hóa đơn bán hàng là rất quan trọng. Đây là một hình thức cơ bản để phác thảo các điều khoản trao đổi tiền tệ giữa hai bên.
Bạn không chỉ yêu cầu biên lai bán hàng khi nộp thuế mà còn khi bào chữa cho công ty của bạn trước tòa về các vấn đề như thù lao nhân viên và báo cáo doanh thu. Nên bao gồm ngày mà các dịch vụ được cung cấp và bất kỳ công việc liên quan nào được thực hiện. Bởi vì chúng nêu chi tiết các điều khoản thanh toán, biên lai rất hữu ích để theo dõi dòng tiền và thu nhập.
Ngày nay, gần như không có công ty nào, dù lớn hay nhỏ, sử dụng biên lai giấy mà thay vào đó dựa vào các phương pháp tạo và phổ biến biên lai kỹ thuật số.
Có rất nhiều ứng dụng phần mềm tạo biên lai trực tuyến miễn phí, nhưng bạn cần biết những ứng dụng hàng đầu để chọn ứng dụng phù hợp cho mục đích của mình. Sử dụng trình tạo biên lai bán hàng trực tuyến miễn phí với các mẫu biên nhận là bước đầu tiên tuyệt vời vì nó giúp bạn tiết kiệm tiền, sắp xếp biên lai của bạn và đưa bạn đến con đường phát triển và tăng trưởng doanh nghiệp của mình.
Tại sao phần mềm tạo biên lai trực tuyến miễn phí lại quan trọng?
Để tạo biên lai, bạn có thể sử dụng một chương trình web có tên là trình tạo biên lai trực tuyến. Việc sử dụng trình tạo biên nhận trực tuyến này cũng miễn phí. Điều này cho phép tạo hóa đơn miễn phí. Bạn có thể theo dõi tất cả các giao dịch tài chính của mình một cách dễ dàng và chính xác bằng chương trình này. Đặc biệt, công nghệ này sẽ giúp ích cho những người làm nghề tự do yêu cầu thanh toán ngay lập tức.
Ngoài ra, web trên toàn thế giới, trình tạo biên nhận miễn phí trực tuyến và hơn thế nữa. Internet đã nổi lên như một nguồn thông tin quan trọng. Internet đã làm cho giao tiếp toàn cầu đơn giản hơn nhiều. Ngoài ra, một trong những thị trường quan trọng nhất hiện nay là web.
#1. Quan sát
Để theo dõi các giao dịch của công ty bạn, việc tạo biên lai là điều bắt buộc. Ghi chép tỉ mỉ về mức tiêu thụ của bạn nếu bạn phải di chuyển nhiều vì công việc hoặc đi chợ. Hóa đơn, bán hàng và biên lai giao dịch đều có thể được tạo bằng cách sử dụng trình tạo biên lai trực tuyến miễn phí. Tuy nhiên, trình tạo hóa đơn nhanh chóng lưu các hóa đơn đã tạo trong phần mềm để xem xét và kiểm tra sau này. Fake Receipt Generator giúp việc tạo hóa đơn giả trở nên đơn giản.
#2. không có sai lầm
Khi hóa đơn và biên lai được lập bằng tay, rất dễ xảy ra sai sót. Điều quan trọng là phải hết sức chú ý khi phát triển các hóa đơn. Những sai lầm trong sách rất dễ mắc phải nếu bạn bị phân tâm hoặc mất tập trung dù chỉ một giây. Hậu quả của những sai lầm như vậy có thể gây hại cho công ty của bạn. Tạo biên lai nhanh chóng và chính xác với sự trợ giúp của trình tạo biên lai trực tuyến miễn phí. Ngoài ra, một trình tạo báo giá mạnh mẽ giúp dễ dàng phát hiện lỗi và theo dõi các phê duyệt quá hạn để sửa chữa nhanh chóng.
# 3. Chi phí
Các doanh nhân luôn tìm kiếm các cơ hội cắt giảm chi phí. Chi phí in hóa đơn và biên lai rất tốn kém. Việc dự trữ giấy in, mực, bút chì và những thứ tương tự có thể khá tốn kém. Nếu bạn là người mới bắt đầu điều hành một doanh nghiệp, có thể khó kiếm đủ tiền để trang trải tất cả các chi phí này. Sử dụng trình tạo biên lai trực tuyến miễn phí để tạo hóa đơn trông chuyên nghiệp một cách nhanh chóng. Trình tạo biên lai trực tuyến miễn phí là một cách dễ dàng để tạo biên lai chuyên nghiệp mà không phải tốn bất kỳ khoản tiền nào.
#4. Có thể truy cập từ bất kỳ vị trí nào
Khi công nghệ ngày càng phát triển, mọi thứ đã được chuyển lên “đám mây”. Thông tin về bất kỳ ai có thể được lấy hoặc giao dịch với nỗ lực tối thiểu. Ngoài ra, trình tạo biên lai trực tuyến miễn phí cho phép bạn lập hóa đơn bán hàng mọi lúc, mọi nơi bạn muốn. Hóa đơn có thể được tạo và quản lý từ bất kỳ vị trí nào bằng ứng dụng dựa trên web. Ngoài ra, hãy xem một số biên lai trống hàng đầu.
#5. Trao đổi
Receipt Generator hợp lý hóa quy trình lập hóa đơn và phát hành biên lai cho doanh nghiệp của bạn. Việc trao đổi hóa đơn kịp thời là điều cần thiết để một số mối quan hệ thương mại hoạt động trơn tru. Biên lai giấy không thuận tiện vì chúng yêu cầu các chuyến đi riêng lẻ để phân phối hóa đơn.
Hơn nữa, khi một khoản thanh toán được nhận, nó được ghi lại vào ngày đó. Ngày khách hàng thanh toán được hiển thị. Có kiến thức này là rất quan trọng để được trả tiền đúng hạn. Mỗi giao dịch mua có số biên nhận riêng biệt. Liên kết với số biên lai mua hàng. Số biên nhận sẽ đóng vai trò là liên kết kết nối giữa hóa đơn và biên lai nếu hai tài liệu có ngày tháng khác nhau. Ngoài ra, tùy chọn tốt nhất là sử dụng trình tạo biên lai miễn phí có thể tìm thấy trực tuyến.
Bạn có thể sử dụng chữ cái hoặc chữ số cho số biên nhận. Các khoản tiền phải cộng lại bất kể phương pháp được sử dụng. Giữ tất cả ở một nơi sẽ giúp việc thu hồi và kiểm soát về lâu dài trở nên đơn giản hơn nhiều.
Làm cách nào để chọn phần mềm tạo biên lai trực tuyến tốt nhất?
Không còn cần thiết phải sử dụng Microsoft Excel để tạo và quản lý hóa đơn của bạn. Các thủ tục thanh toán và kế toán được đơn giản hóa với quyền truy cập vào trình tạo biên lai trực tuyến.
Tuy nhiên, có rất nhiều phần mềm, vì vậy chúng tôi đã biên soạn danh sách kiểm tra này để hỗ trợ bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất cho công ty của mình.
#1. Tính chính xác của sổ sách và kế toán
Trình tạo biên lai trực tuyến miễn phí thường bao gồm các tính năng theo dõi thuế và bán hàng. Ngoài ra, nó đảm bảo tính thuế bán hàng hoặc tính thuế chính xác mà không có sai sót. Điều này cho phép các kế toán viên và nhân viên kế toán truy cập ngay vào dữ liệu tài chính chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo ra các báo cáo tài chính rõ ràng và không có lỗi.
#2. Tạo điều kiện lựa chọn phương thức thanh toán ưa thích của bạn
Có thể chấp nhận các khoản thanh toán được gửi đến một trình tạo biên lai trực tuyến. Vì vậy, bạn có thể chọn phương thức thanh toán đã chọn (ví dụ: chuyển khoản ngân hàng, UPI hoặc bất kỳ phần mềm thanh toán nào khác) và gửi phương thức đó cùng với hóa đơn.
#3. Tăng tốc quá trình thanh toán
Một lợi ích quan trọng của việc sử dụng trình tạo biên lai là nó bao gồm các hóa đơn mẫu cho nhiều ngành và mục đích, chẳng hạn như hóa đơn bảng chấm công, hóa đơn thương mại, hóa đơn xây dựng, v.v. Nó đảm bảo rằng bạn bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, logo, dịch vụ được cung cấp, giá cả, thuế suất, chiết khấu, v.v. của công ty.
#4. Tạo điều kiện cho bạn lựa chọn phương thức thanh toán ưa thích
Trình tạo biên lai trực tuyến cũng có thể xử lý các khoản thanh toán. Vì vậy, bạn có thể chọn phương thức thanh toán ưa thích của mình (chuyển khoản ngân hàng, UPI hoặc bất kỳ phần mềm thanh toán nào khác) tại thời điểm bạn gửi hóa đơn, sau đó chuyển tiếp biên lai cho khách hàng.
Tổng quan về phần mềm tạo biên lai trực tuyến miễn phí
Đây là phần mềm tạo hóa đơn trực tuyến miễn phí tốt nhất.
#1. hóa đơn mặt trăng
Để giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình, Moon Invoice, phần mềm tạo biên lai trực tuyến miễn phí tốt nhất, cung cấp rất nhiều mẫu biên lai có thể tùy chỉnh, cũng như các bản dùng thử miễn phí và các mức giá phải chăng.
Tuy nhiên, biên lai cho công ty của bạn có thể được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng thông qua việc sử dụng các mẫu có sẵn, có thể chỉnh sửa miễn phí. Moon Invoice cho phép bạn gửi hóa đơn PDF cho khách hàng qua email hoặc lưu chúng vào thiết bị của bạn.
Ngoài ra, phần mềm tạo biên lai trực tuyến miễn phí này hoạt động trên tất cả các thiết bị và có thể được sử dụng ngay cả khi bạn không có quyền truy cập mạng. Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ bảo mật để tải thông tin hóa đơn của bạn lên đám mây, nơi thông tin sẽ được giữ riêng tư và an toàn.
# 2. Shopify
Cho dù bạn có điều hành một cửa hàng trực tuyến với Shopify hay không, bạn có thể sử dụng phần mềm tạo hóa đơn Shopify để tạo và phân phối biên lai trông chuyên nghiệp. Nó kết nối với hệ thống ngân hàng của cả bạn và khách hàng của bạn, giúp họ thực hiện thanh toán qua điện thoại một cách đơn giản. Bạn có thể tùy chỉnh phí vận chuyển cho trình tạo biên lai trực tuyến miễn phí của mình bằng cách đặt chúng miễn phí, cố định, theo bậc, dựa trên trọng lượng, dựa trên vị trí, v.v.
Tính năng
- Dịch vụ xử lý thanh toán an toàn của Shopify bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng và giữ an toàn cho thông tin nhạy cảm của họ.
- Bạn có thể chia một khoản thanh toán lớn thành nhiều khoản thanh toán nhỏ hơn bằng các phương thức thanh toán khác nhau.
- Shopify hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, bao gồm tất cả các loại thẻ tín dụng chính, thẻ ghi nợ, chuyển khoản ngân hàng, séc cá nhân, v.v.
- Shopify tự động xác định mức thuế bán hàng phù hợp dựa trên vị trí của bạn.
# 3. Zoho
Zoho Invoice là một trong những tùy chọn khác thường hơn ở đây. Số lượng lớn các công cụ có sẵn trong gói cơ bản là rất ấn tượng. Người dùng sẽ không gặp khó khăn khi sử dụng Ứng dụng tạo biên lai trực tuyến miễn phí của chúng tôi. Ngoài ra, phần mềm này giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo hóa đơn và quản lý tài chính của họ. Bạn có thể gửi hóa đơn trực tuyến với dịch vụ này bằng cách nhập thông tin tên, địa chỉ và đơn vị tiền tệ của doanh nghiệp bạn.
Thật đáng kinh ngạc, cơ sở dữ liệu khách hàng cũng chứa vô số thông tin chi tiết. Tên, địa chỉ email, số điện thoại, ngôn ngữ, phương tiện truyền thông xã hội và các trường tùy chỉnh đều có thể được lưu lại để tham khảo trong tương lai. Bạn có thể sửa đổi Zoho để phù hợp với yêu cầu của mình mà không tốn nhiều công sức.
#4. người giới thiệu
Refrens là trình tạo biên nhận trực tuyến miễn phí phổ biến nhất và hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ cung cấp dịch vụ. Trong ba bước đơn giản, bạn có thể tạo một biên lai chuyên nghiệp trong phần mềm này và dễ dàng phân phối nó. Giải pháp lập hóa đơn dựa trên đám mây này có kiến trúc bảo mật cấp doanh nghiệp, giúp các bên trái phép không thể xâm phạm dữ liệu thanh toán nhạy cảm. Tự động hóa hóa đơn giải phóng rất nhiều thời gian bằng cách loại bỏ các thủ tục thông thường. Ngoài ra, thuế rất phức tạp, nhưng khả năng học tập ưa thích của Refrens sẽ xử lý mọi thứ.
Tính năng
- Nhiều người dùng. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và quản lý nhiều hóa đơn, Refrens cho phép thêm một số người dùng vào một tài khoản.
- Quản lý khách hàng. Bạn có thể tiết kiệm thời gian khi tạo biên lai định kỳ trong Refrens bằng cách không phải nhập lại thông tin của khách hàng trước đó.
- Tùy chỉnh dễ dàng. Với Refrens, bạn có thể thay đổi mẫu biên lai mặc định để chấp nhận nhiều loại tiền tệ và hình thức thanh toán.
- Tạo báo cáo. Với phần mềm này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tạo các báo cáo về dữ liệu tài chính bao gồm các khoản thanh toán, TDS, GST, v.v. Báo cáo có thể được tạo theo hai cách: theo ngày hoặc theo khách hàng.
- Theo dõi hóa đơn. Nó cho phép bạn gửi lời nhắc thanh toán tự động cho khách hàng của mình và theo dõi trạng thái thanh toán của bạn trong thời gian thực.
# 5. Invoicera
Nếu bạn quá bận rộn hoặc không thể theo dõi các khoản thanh toán và biên lai quá hạn theo cách thủ công, thì Invoicera có thể là một công cụ hiệu quả. Nó có các tính năng phần mềm tuyệt vời khiến nó trở nên khác biệt so với các trình tạo biên lai khác và bên cạnh đó, nó còn làm được nhiều hơn thế.
Ngoài ra, bạn có thể thiết lập Invoicera với nhiều đặc điểm động, bao gồm khả năng tạo hóa đơn, lời nhắc thanh toán, báo cáo chi phí, v.v. Nỗ lực thiết lập mọi thứ rất xứng đáng vì bạn sẽ chỉ phải thực hiện một lần. Nó giống như nhận được một kế toán miễn phí.
Hơn nữa, bạn cũng có thể chỉ định khách hàng, sản phẩm được lập hóa đơn, điều khoản thanh toán và phí trả chậm. Hóa đơn có thể được sử dụng để bao gồm bất kỳ thông tin thuế cần thiết nào hoặc chiết khấu. Chỉ với bốn bố cục thanh toán để lựa chọn, có rất ít thời gian để cá nhân hóa cách trình bày thanh toán.
# 6. Hiveage
Hiveage là một công cụ tạo biên lai trực tuyến miễn phí cho phép bạn tạo và phân phối các biên nhận có giao diện chuyên nghiệp với nỗ lực tối thiểu. Nó có thể được sử dụng để thông báo cho mọi người rằng ước tính của họ sắp hết hạn. Ngoài ra, bạn có thể hưởng lợi từ phần mềm thanh toán của chúng tôi bằng cách thông báo tự động hoặc thủ công cho những người đăng ký của bạn về bất kỳ thay đổi nào đối với phí đăng ký của họ.
Tính năng
- Có sẵn từ bất kỳ vị trí. Vì Hiveage hoạt động trên đám mây nên có thể truy cập nó từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
- Xây dựng Dự toán. Hiveage giúp bạn dễ dàng ước tính tổng chi phí của một giao dịch, bao gồm cả thuế và lập hóa đơn kịp thời cho các khách hàng phù hợp.
- Báo cáo Nó cung cấp quyền truy cập tức thời vào dữ liệu tài chính như thanh toán, biên lai và số dư tài khoản.
- Thanh toán định kỳ. Tính năng này cho phép bạn lên lịch lập hóa đơn tự động cho các khoản phí định kỳ và thanh toán đăng ký một cách thường xuyên.
Cách tạo biên lai thanh toán miễn phí
Biên lai thanh toán có thể được thực hiện theo một số cách khác nhau. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số hướng dẫn dễ thực hiện để tạo biên lai thanh toán miễn phí đầu tiên của bạn.
#1. Sử dụng mẫu trực tuyến
Tạo biên lai thanh toán của riêng bạn có thể là một quá trình tốn thời gian, nhưng bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách sử dụng một trong nhiều mẫu biên lai thanh toán trực tuyến miễn phí.
Tương tự như Microsoft Word, nơi bạn có thể chọn từ nhiều mẫu có sẵn, đẹp mắt về mặt thẩm mỹ và điều chỉnh chúng theo nhu cầu cụ thể của bạn.
PandaDoc và Template.net chỉ là hai ví dụ về các nhà cung cấp mẫu trực tuyến cung cấp nhiều lựa chọn mẫu biên nhận thanh toán miễn phí và cao cấp cho nhiều ngành và mục đích sử dụng.
Sử dụng tính năng này, bạn có thể tạo các mẫu biên lai của riêng mình chỉ trong vài phút.
#2. Tự lập biên lai thanh toán
Tạo biên lai thanh toán của riêng bạn từ đầu bằng cách sử dụng mẫu có thể không phải là lựa chọn tốt nhất. Nếu đây là trường hợp, tạo biên lai thanh toán của riêng bạn từ đầu là một tùy chọn để khám phá.
Bạn có thể cần thực hiện một số biện pháp để đảm bảo rằng biên nhận của bạn ở định dạng phù hợp và có thể được sử dụng cho bất kỳ và tất cả các nhu cầu kinh doanh.
Làm thế nào tôi có thể làm biên lai của riêng mình?
Làm biên lai của riêng bạn là một quá trình đơn giản. Bạn nên sử dụng một mẫu làm điểm bắt đầu, tuy nhiên, có rất nhiều mẫu và trình tạo biên lai miễn phí có sẵn trực tuyến.
Bất kể hình thức của biên lai, nó phải chứa các thông tin sau:
- Mã định danh và dấu ngày/thời gian của giao dịch
- Mã số thuế hoặc số hóa đơn/biên lai
- Tổng cộng cho cả số lượng và chi phí của các sản phẩm được mua
- Cửa hàng nơi hàng hóa được mua, bao gồm tên và địa chỉ của nó.
- Bất kỳ loại thuế nào
- Tiền sẽ được trao đổi như thế nào
- Đảm bảo hoàn tiền
Bước tiếp theo là đưa cho khách hàng một bản sao cứng của biên lai hoặc gửi email cho họ một bản sao và yêu cầu họ xác nhận đã nhận.
Máy tạo biên lai tiền mặt
Các chủ doanh nghiệp nhỏ đã quen với việc khách hàng thanh toán cho họ bằng ngoại tệ mạnh. Bạn cũng nên biết cách ghi lại đúng cách khoản thanh toán bằng tiền mặt bằng phần mềm tạo biên lai miễn phí nếu bạn nhận được bất kỳ khoản nào. Vậy thủ tục như thế nào?
Tuy nhiên, bạn nên học kế toán biên lai tiền mặt và bao gồm phần mềm lập hóa đơn trực tuyến miễn phí để giữ sổ sách của bạn theo thứ tự. Vui lòng đọc tiếp để tìm hiểu một số mẹo hữu ích để theo dõi và quản lý dòng tiền của doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Ngoài ra, không bao giờ là quá muộn để bắt đầu theo dõi dòng tài chính của bạn.
Biên nhận tiền mặt là gì?
Biên lai tiền mặt là bằng chứng pháp lý cho thấy tiền đã được nhận từ người cho vay, ngân hàng hoặc tổ chức tài chính khác. Mẫu biên lai có thể được sử dụng để nhanh chóng tạo biên lai tiền mặt cho biết số tiền nhận được từ một giao dịch.
Hơn nữa, biên lai gốc được trao cho khách hàng, trong khi một bản sao được doanh nghiệp giữ làm bằng chứng bán hàng. Biên lai tiền mặt được yêu cầu bất cứ khi nào hàng hóa hoặc dịch vụ được bán bằng tiền mặt. Biên lai này cần ghi rõ tổng số tiền đã nhận từ khách hàng. Mẫu biên lai trống là mọi thứ bạn cần cho biên lai giấy.
Khi Nào Tôi Nên Sử Dụng Biên Nhận Tiền Mặt
Mỗi khi người tiêu dùng mua hàng từ cửa hàng của bạn, họ sẽ được cung cấp biên lai. Khi người tiêu dùng thanh toán bằng tiền mặt, theo thông lệ, họ sẽ cung cấp biên lai đơn giản hơn, nhỏ gọn hơn.
Thông thường, những biên lai này được gửi ngay sau khi người tiêu dùng thanh toán cho bạn cho các dịch vụ của bạn. Bạn có thể in ra các bản cứng và phân phối chúng cho khách hàng của mình hoặc sử dụng phần mềm lập hóa đơn của Invoice Home để gửi hóa đơn PDF qua email cho họ. Biên lai tiền mặt phải được gửi cho khách hàng càng sớm càng tốt sau khi nhận được để đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ tài chính được cập nhật. Cũng đọc, Biên lai CHI PHÍ: Nó là gì, Làm thế nào để tạo ra nó và các ứng dụng tốt nhất.
Lợi ích của việc giữ biên lai tiền mặt chính xác
Mặc dù có thể tẻ nhạt, nhưng việc theo dõi dòng tiền vào là rất đáng để nỗ lực. Phần mềm tạo biên lai trực tuyến miễn phí có thể giúp bạn theo dõi biên lai tiền mặt, điều này có một số lợi ích quan trọng.
#1. Cung cấp bằng chứng trong trường hợp kiểm toán
Nếu Sở Thuế vụ quyết định kiểm tra bạn, bạn sẽ rất vui vì bạn đã lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ. Bạn có thể cần cung cấp bằng chứng rằng việc nộp thuế của bạn là hợp lệ trong trường hợp này, chẳng hạn như danh sách các giao dịch mua hàng của bạn.
#2. Giữ sách chính xác
Để đưa ra lựa chọn công ty có hiểu biết, hồ sơ tài chính chính xác là điều cần thiết. Ngoài ra, chúng cần thiết vì theo luật, chúng phải khai thuế đầy đủ và chính xác.
Nếu bạn không theo dõi dòng tiền của mình, bạn có thể báo cáo thiếu doanh thu, dẫn đến hóa đơn thuế thấp hơn và có thể gặp rắc rối pháp lý hoặc bạn có thể phóng đại chi phí của mình, dẫn đến nộp thừa thuế.
#3. Biên nhận bán hàng
Theo dõi biên lai tiền mặt cung cấp cho bạn bằng chứng về giao dịch, đó là lợi ích chính. Nếu người tiêu dùng từng có tranh chấp hoặc yêu cầu hoàn lại tiền, việc có hồ sơ về tất cả các giao dịch tiền mặt sẽ rất hữu ích.
Tổng quan về Máy tạo biên lai tiền mặt
Dưới đây là top 3 máy tạo hóa đơn tiền mặt tốt nhất.
# 1. Con dốc
Ramp là một nền tảng quản lý chi tiêu và thẻ doanh nghiệp cho phép các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô phát triển nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Chúng tôi hỗ trợ các nhóm tài chính tiết kiệm một đến hai ngày mỗi tuần cho các nhiệm vụ như giám sát chi phí, theo dõi nhân viên và chốt sổ bằng cách cung cấp trải nghiệm người dùng đẳng cấp thế giới và kết nối liền mạch với phần mềm kế toán hàng đầu. Ngoài ra, Ramp cung cấp cho doanh nghiệp quyền truy cập thời gian thực vào dữ liệu chi tiêu của toàn công ty, báo cáo chi phí hợp lý và thông tin chuyên sâu tiên tiến.
# 2. Phi công phụ
Copilot là một nền tảng tích hợp để quản lý các hoạt động dịch vụ chuyên nghiệp từ xa. Với Portal, bạn có thể dễ dàng thiết lập sự hiện diện trên web và cung cấp cho khách hàng của mình một trung tâm tập trung để giao tiếp với bạn, chia sẻ tệp, thanh toán, điền vào đăng ký và các biểu mẫu khác cũng như ký tài liệu.
Ngoài ra, Cổng thông tin khách hàng dẫn đến phần mềm thanh toán tốt nhất
#3.Kiểm đếmPrime
TallyPrime là phần mềm quản lý doanh nghiệp tất cả trong một giúp hợp lý hóa và đơn giản hóa nhiều tác vụ quản trị khác nhau, bao gồm lập hóa đơn, kế toán, quản lý hàng tồn kho, ngân hàng, tuân thủ quy định, v.v. Sản phẩm của chúng tôi sẽ giải quyết mọi vấn đề như thế này cho bạn, vì vậy bạn có thể tập trung vào việc điều hành công ty của mình.
Ngoài ra, phần mềm tạo biên lai tiền mặt tốt nhất là kết quả trực tiếp của ERP rời rạc
Kết luận
Trình tạo biên lai trực tuyến miễn phí rất hữu ích cho mọi doanh nghiệp, bất kể lớn hay nhỏ. Ngoài việc miễn phí, các chương trình phần mềm này còn có một số lợi ích về lập hóa đơn tự động, chẳng hạn như theo dõi thanh toán, hỗ trợ nhiều loại tiền tệ và báo cáo dữ liệu toàn diện. Nếu đang tìm kiếm một công cụ tạo biên lai trực tuyến miễn phí, bạn nên kiểm tra xem nó có mọi thứ bạn cần để vận hành doanh nghiệp của mình suôn sẻ hay không.
Câu hỏi thường gặp về Trình tạo biên nhận trực tuyến miễn phí
Google Documents có mẫu biên nhận không?
Có, các mẫu biên lai miễn phí của chúng tôi dành cho Google Tài liệu có thể điều chỉnh được, thân thiện với người dùng và có thể lưu/in được. Chọn mẫu biên lai phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và điền thông tin của công ty bạn vào đó để in biên lai trông chuyên nghiệp.
Chương trình miễn phí để tạo biên lai là gì?
Với trình tạo biên lai của Wave, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tạo biên lai có thể chia sẻ. Gửi biên nhận qua email, tải xuống dưới dạng PDF hoặc in ra đều là các tùy chọn. Ngoài ra, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng trình tạo biên lai chuyên nghiệp của chúng tôi chỉ trong vài giây, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu.
Bài báo tương tự
- BIÊN SOẠN GIẢ: Định nghĩa, Cách nhận biết và tạo ra nó
- ỨNG DỤNG QUÉT BIÊN BẢN: Hơn 17 ứng dụng quét biên lai tốt nhất năm 2023
- ĐỌC TIẾP NHẬN: Ý nghĩa, Hướng dẫn Tắt Gmail, Whatsapp & iPhone
- Lệnh chuyển tiền hoạt động như thế nào? (+ Cách mua bằng thẻ ghi nợ)
Tài liệu tham khảo
