Hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn trong đó hóa đơn được cung cấp cho khách hàng dưới dạng điện tử sử dụng định dạng chuẩn để trao đổi dữ liệu có cấu trúc. Các các khoản phải trả quy trình có thể được đơn giản hóa và tự động hóa với sự trợ giúp của việc trao đổi tài liệu điện tử giữa người mua và nhà cung cấp. Hãy đọc tiếp để khám phá ý nghĩa của hóa đơn điện tử, cách thức hoạt động và những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử
Thuật ngữ “hóa đơn điện tử” đề cập đến việc thực hành trao đổi hóa đơn thông qua các phương tiện điện tử. Trái ngược với việc sử dụng hóa đơn giấy, phương pháp này vừa tiết kiệm thời gian vừa tiết kiệm tiền bạc.
Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm.
- Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí gửi thư, in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy.
- Hóa đơn hiệu quả sử dụng các phương tiện điện tử cho phép các công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
- Hóa đơn điện tử có thể đẩy nhanh quá trình thanh toán, giúp tăng dòng tiền của công ty.
- Tỷ lệ gian lận và sai sót có thể được hạ thấp bằng cách sử dụng Hóa đơn điện tử của các công ty.
Hóa đơn điện tử (hoặc “hóa đơn điện tử”) là hóa đơn được truyền bằng kỹ thuật số và ở định dạng chuẩn hóa, được xác định trước. Nếu cả hệ thống gửi và nhận sử dụng cùng một định dạng thì dữ liệu có thể được truyền đi dễ dàng. Ngoài ra, dữ liệu có cấu trúc được tìm thấy trong hóa đơn điện tử cho phép nhập liệu dễ dàng vào hệ thống tài khoản phải trả của công ty mua hàng.
Hầu hết các hóa đơn điện tử đều thiếu biểu diễn đồ họa rõ ràng và ngắn gọn về các chi tiết của hóa đơn. Tuy nhiên, chúng có thể được trình bày ngắn gọn dưới dạng biểu diễn trực quan trong khi xử lý hoặc chuyển đổi. Dữ liệu nhà cung cấp trong hóa đơn điện tử có cấu trúc có thể được tải trực tiếp vào hệ thống Tài khoản phải trả (AP) của người mua, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công. Khi so sánh hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy, điều quan trọng cần lưu ý là hóa đơn giấy có ba đặc điểm đan xen vào nhau đến mức chúng ta thường không nhận ra tính độc lập của chúng. Gửi hóa đơn:
- Bao gồm các chi tiết cụ thể như số lượng, mô tả và khối lượng thông tin.
- Tạo một hình ảnh của dữ liệu trên giấy để có thể đọc bằng tay.
- Có dạng vật chất cho phép con người tương tác và trao đổi trực tiếp.
Hệ thống hóa đơn điện tử
Hệ thống hóa đơn điện tử là một ứng dụng phần mềm tự động hóa quy trình lập hóa đơn. Nó cho phép các doanh nghiệp tạo, gửi và theo dõi hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn so với hóa đơn giấy. Chúng cũng giúp cải thiện dòng tiền bằng cách giảm thời gian cần thiết để được thanh toán. Nếu bạn đang tìm cách cải thiện quy trình lập hóa đơn của mình thì hệ thống hóa đơn điện tử là một lựa chọn tuyệt vời.
Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử:
- Tăng hiệu quả: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc bằng cách chuyển sang hóa đơn điện tử.
- Giam gia: Hóa đơn điện tử loại bỏ nhu cầu về giấy, in ấn và bưu chính.
- Cải thiện dòng tiền: Hóa đơn điện tử thường được thanh toán nhanh hơn hóa đơn giấy.
- Iđộ chính xác được cải thiện: Hóa đơn điện tử ít bị thất lạc, nhầm lẫn hơn so với hóa đơn giấy.
- Tăng cường an ninh: Hóa đơn điện tử được mã hóa để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
- Cải thiện sự tuân thủ: Hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế và kế toán.
Phần mềm hóa đơn điện tử
Phần mềm lập hóa đơn điện tử (EIS) là một loại phần mềm giúp doanh nghiệp tạo, gửi và theo dõi hóa đơn điện tử. EIS có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nâng cao hiệu quả và giảm rủi ro sai sót. Dựa trên định dạng hóa đơn điện tử tùy chỉnh, phần mềm hóa đơn điện tử tự động tạo các giấy tờ hóa đơn và thông tin chi tiết cho hàng hóa và dịch vụ. Sau khi hoàn tất, hóa đơn điện tử có thể được kết nối với hệ thống AP của người mua hoặc được lưu trữ trên đám mây. Điều này giúp các doanh nghiệp áp dụng một quy trình hợp lý, hiệu quả và năng suất hơn.
Một số lợi ích của việc sử dụng EIS bao gồm:
# 1. Tăng hiệu quả
EIS có thể tự động hóa nhiều tác vụ liên quan đến lập hóa đơn, chẳng hạn như tạo và gửi hóa đơn, theo dõi thanh toán và tạo báo cáo. Điều này có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp một lượng thời gian và tiền bạc đáng kể. Mọi người từ các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng lấy dữ liệu họ cần để thực hiện công việc của mình vì tất cả dữ liệu hóa đơn thiết yếu đều có sẵn tập trung trên cổng hóa đơn điện tử hoặc cơ sở dữ liệu hệ thống.
#2. Giảm rủi ro lỗi
EIS có thể giúp doanh nghiệp tránh các lỗi trong hóa đơn của họ, chẳng hạn như số tiền hoặc ngày đến hạn không chính xác. Điều này có thể giúp doanh nghiệp cải thiện dòng tiền và tránh thanh toán trễ. Phần mềm hóa đơn điện tử giúp bạn giảm thiểu các khoản thanh toán trễ. Phần mềm như vậy cung cấp cho tất cả các giao dịch, ngay cả những giao dịch sắp đến hạn, khả năng hiển thị rõ ràng hơn. Ngoài ra, nó hợp lý hóa quy trình thanh toán bằng cách cho phép bạn phê duyệt và thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ nhanh hơn nhiều. Xây dựng danh tiếng về thanh toán đúng hạn có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với các doanh nghiệp mà bạn giao dịch.
# 3. Dịch vụ khách hàng được cải thiện
EIS có thể giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn bằng cách giúp khách hàng xem và thanh toán hóa đơn trực tuyến dễ dàng hơn. Mọi người từ các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng lấy dữ liệu họ cần để thực hiện công việc của mình vì tất cả dữ liệu hóa đơn thiết yếu đều có sẵn tập trung trên cổng hóa đơn điện tử hoặc cơ sở dữ liệu hệ thống. Đối với bất kỳ công ty nào, đảm bảo tuân thủ luật pháp địa phương có thể là một nhiệm vụ khó hiểu và tốn thời gian. May mắn thay, phần lớn phần mềm hóa đơn điện tử hiện có được xây dựng để đơn giản hóa việc tuân thủ. Chúng cho phép người dùng quản lý thông tin nhà cung cấp một cách an toàn, cung cấp một cách an toàn để xác thực tài liệu bằng chữ ký điện tử và cho phép doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ hóa đơn của họ trong một khoảng thời gian nhất định theo yêu cầu pháp lý.
# 4. Tăng cường an ninh
EIS có thể giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin tài chính của họ bằng cách mã hóa hóa đơn và sử dụng các cổng thanh toán an toàn. Người dùng sử dụng phần mềm AP thường xuyên có quyền truy cập vào danh sách các nhà cung cấp được công nhận của công ty họ. Do đó, phần mềm hóa đơn điện tử có thể xác minh rằng khách hàng có trong danh sách được phê duyệt trước khi xuất hóa đơn hay không. Cách thức hoạt động của hệ thống hóa đơn điện tử là một yếu tố khác giúp tránh gian lận. Khi các công ty sử dụng công nghệ này, hóa đơn được gửi trực tiếp từ công ty gửi đến công ty nhận. Những kẻ lừa đảo không thể chặn và giả mạo hóa đơn điện tử được tạo tự động vì nó cho phép truyền từ hệ thống này sang hệ thống khác. Các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để cải thiện bảo mật trong khi tội phạm mạng đang gia tăng. Nhiều cấp độ bảo vệ sẽ có trong chương trình lập hóa đơn điện tử có thẩm quyền để bảo vệ tài liệu và dữ liệu cá nhân khỏi những kẻ lừa đảo và tin tặc.
Lưu ý quan trọng
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn nên cân nhắc sử dụng EIS để cải thiện quy trình lập hóa đơn của mình. EIS có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nâng cao hiệu quả và giảm nguy cơ mắc lỗi.
Dưới đây là một số phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất trên thị trường:
- Sách tươi
- QuickBooks
- Hóa đơn Zoho
- Sóng
- Kế toán đám mây Sage 50
- Xero
Hóa đơn điện tử và thanh toán
Quá trình gửi và nhận hóa đơn và thanh toán điện tử được gọi là hóa đơn và thanh toán điện tử. So với các hệ thống dựa trên giấy thông thường, đây là cách tiếp cận hiệu quả và an toàn hơn để quản lý hóa đơn và thanh toán.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử và thanh toán có một số lợi thế, bao gồm:
#1. Hiệu quả đạt được:
Gửi và nhận hóa đơn điện tử nhanh hơn đáng kể so với hóa đơn giấy. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc bằng cách làm điều này.
#2. Giam gia:
Các công ty có thể cắt giảm chi phí bằng cách sử dụng hóa đơn điện tử. Ví dụ, các công ty có thể cắt giảm chi phí bưu chính và in ấn.
#3. Tăng độ chính xác:
So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử ít bị thất lạc, thất lạc hơn. Điều này có thể hỗ trợ các công ty tăng dòng tiền và giảm nguy cơ thanh toán trễ.
#4. Tăng cường an ninh:
So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có tính bảo mật cao hơn. Đây là kết quả của việc mã hóa và truyền mạng an toàn của họ.
#5. Cải thiện tuân thủ:
Sử dụng hóa đơn điện tử có thể hỗ trợ các công ty đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Chẳng hạn, các công ty có thể theo dõi và báo cáo thuế bán hàng thông qua hóa đơn điện tử. Cân nhắc áp dụng hóa đơn và thanh toán điện tử nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp nhanh hơn, an toàn hơn và giá cả phải chăng hơn để quản lý hóa đơn và thanh toán của mình.
Dưới đây là một số mẹo để sử dụng hóa đơn và thanh toán điện tử:
- Chọn nhà cung cấp uy tín: Có nhiều nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và thanh toán khác nhau. Điều quan trọng là chọn một nhà cung cấp có uy tín và có thành tích tốt.
- Đảm bảo phần mềm của bạn tương thích: Đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn tương thích với phần mềm kế toán và hệ thống thanh toán của khách hàng.
- Đào tạo nhân viên của bạn: Đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo về cách sử dụng hệ thống thanh toán và hóa đơn điện tử.
- Theo dõi kết quả của bạn: Theo dõi kết quả của bạn để đảm bảo rằng hệ thống đang đáp ứng nhu cầu của bạn.
Hóa đơn điện tử và thanh toán có thể là một cách tuyệt vời để cải thiện quy trình kinh doanh của bạn. Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể đảm bảo rằng bạn tận dụng tối đa công nghệ này.
Quy định về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử (e-invoicing) nói chung là quá trình gửi và nhận hóa đơn điện tử. Đó là một cách hiệu quả và an toàn hơn để xử lý hóa đơn so với hóa đơn trên giấy truyền thống. Có một số cơ quan quản lý đã ban hành hướng dẫn hoặc yêu cầu đối với hóa đơn điện tử. Bao gồm các:
1. Liên minh Châu Âu (EU) đã yêu cầu tất cả các tổ chức khu vực công ở EU chấp nhận hóa đơn điện tử từ các doanh nghiệp vào năm 2020.
2. Tại Hoa Kỳ (US), chính phủ liên bang đã công bố hướng dẫn khuyến nghị các cơ quan chấp nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
3. Theo chính sách về hóa đơn điện tử do chính phủ Úc thiết lập, tất cả các cơ quan chính phủ Úc phải bắt đầu chấp nhận hóa đơn điện tử từ các doanh nghiệp vào năm 2022.
Để khuyến khích việc sử dụng hóa đơn điện tử, có thể mang lại nhiều lợi ích, các tổ chức quản lý nói trên đã ban hành các quy tắc hoặc tiêu chí nói trên. Nếu bạn là doanh nghiệp đang xem xét triển khai hóa đơn điện tử, điều quan trọng là phải biết các yêu cầu quy định có thể áp dụng cho bạn. Bạn cũng nên xem xét các lợi ích của hóa đơn điện tử và liệu đó có phải là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn hay không.
Tôi Làm Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?
Lập hóa đơn điện tử: Hướng dẫn từng bước
- Nhận mẫu hóa đơn kỹ thuật số miễn phí.
- Bao gồm tên của công ty bạn, tên của bạn, và địa chỉ email của bạn.
- Nếu bạn có một logo, hãy sử dụng nó.
- Bao gồm các chi tiết của khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ và email của họ.
- Bạn phải bao gồm ngày hóa đơn và số hóa đơn.
Sự khác biệt giữa Hóa đơn điện tử và Hóa đơn điện tử là gì?
Điển hình là tệp PDF hoặc Word, hóa đơn kỹ thuật số cũng có thể là hóa đơn giấy được quét. Hóa đơn kỹ thuật số rất dễ hiểu đối với con người. Hóa đơn điện tử hay còn gọi là hóa đơn điện tử là một tệp dữ liệu được gửi qua lại giữa các máy tính và người dùng khó hiểu được. XML và EDI là hai định dạng tệp phổ biến.
Yêu cầu hệ thống đối với hóa đơn điện tử là gì?
Các yêu cầu hệ thống cho hóa đơn điện tử như sau:
- Máy tính có kết nối internet
- Một trình duyệt web hỗ trợ HTML5
- Trình đọc PDF
- Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử
Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử phải có khả năng tạo, gửi và nhận hóa đơn điện tử. Nó cũng có thể lưu trữ và theo dõi hóa đơn điện tử. Các yêu cầu hệ thống đối với hóa đơn điện tử có thể khác nhau tùy thuộc vào giải pháp hóa đơn điện tử cụ thể đang được sử dụng.
Các loại hóa đơn điện tử là gì?
Các loại hóa đơn điện tử
- Khung tổ chức. Đây là những hóa đơn chỉ có dữ liệu, không bao gồm hình ảnh.
- Định dạng lai.
- Định dạng phi cấu trúc.
- ràng buộc hiến pháp.
- Xác thực và chữ ký số.
- Lưu trữ và bảo quản dữ liệu.
- Tuân thủ thuế.
- Hình thức và nội dung của hóa đơn.
Có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử?
Có ba loại hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử tiêu chuẩn: Đây là loại hóa đơn điện tử phổ biến nhất. Đó là một tài liệu kỹ thuật số chứa tất cả thông tin theo yêu cầu của một hóa đơn tiêu chuẩn, chẳng hạn như số hóa đơn, ngày, tên nhà cung cấp, tên khách hàng, hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp và số tiền đến hạn.
- Hóa đơn điện tử nâng cao: Đây là một loại hóa đơn điện tử phức tạp hơn bao gồm thông tin bổ sung, chẳng hạn như số tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp và mã số thuế của khách hàng.
- Chứng thực hóa đơn điện tử: Đây là loại hóa đơn điện tử an toàn nhất. Nó được ký điện tử bởi cả nhà cung cấp và khách hàng, và nó được mã hóa để bảo vệ nội dung của nó.
Hóa đơn điện tử có thể được trao đổi rõ ràng theo nhiều cách khác nhau, bao gồm qua email, giao thức truyền tệp an toàn hoặc nền tảng dựa trên đám mây.
Hóa đơn điện tử hoạt động như thế nào?
Hóa đơn điện tử (hoặc “hóa đơn điện tử”) là tài liệu được truyền điện tử từ hệ thống CNTT của bạn (thường là hệ thống ERP) đến hệ thống CNTT của khách hàng. Các hóa đơn này tuân theo một định dạng duy nhất mà người dùng có thể dễ dàng hiểu được. Phần mềm ERP được khách hàng của bạn sử dụng.
Tư tưởng cuối cùng
Dữ liệu có thể được thu thập, cấu trúc và sắp xếp hợp lý với việc sử dụng hóa đơn điện tử, cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý kinh doanh. Việc xem xét dữ liệu tổng hợp về hóa đơn của một tổ chức có thể giúp xác định các tắc nghẽn tiềm ẩn và sự thiếu hiệu quả. Hơn nữa, các nhóm quản lý có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn bằng cách sử dụng dữ liệu thời gian thực cho biết tổ chức đang ở đâu và dự kiến tổ chức sẽ ở đâu.
bài viết liên quan
- HÓA ĐƠN CÓ Ý NGHĨA GÌ: Định nghĩa, Loại, Thành phần & Tại sao Nó Quan trọng
- Quản lý vốn lưu động: Nó là gì và nó hoạt động như thế nào?
- Hiểu về khấu hao và quản lý tài sản
- Quản lý các khoản phải thu: Công cụ, Chính sách & Cách quản lý Hiệu quả
- Quy trình tự động hóa tài khoản phải trả: Những điều bạn nên biết trước khi tự động hóa
dự án
