Phần mềm quản lý công việc là một ứng dụng kỹ thuật số giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi, tổ chức và đánh giá các dự án cũng như công việc phi dự án nhằm cải thiện kết quả kinh doanh và hiệu suất của nhóm. Chúng là những công cụ sẽ giúp bạn quản lý công việc và hỗ trợ công việc kinh doanh của bạn. Bài viết này nói về các công cụ quản lý công việc, các ví dụ của chúng, các công cụ cộng tác của chúng, các công cụ miễn phí tốt nhất và các công cụ nhiệm vụ dành cho cá nhân.
Công cụ quản lý công việc là gì?
Các công cụ quản lý công việc là một tập hợp các sản phẩm và dịch vụ phần mềm sử dụng cấu trúc quy trình công việc để truyền thông tin cũng như để giao tiếp với các quy trình kinh doanh và quy trình nhân viên tạo ra thông tin.
Nó cũng bao gồm tất cả các sản phẩm và công cụ phần mềm (cũng như tất cả các thay đổi, thay thế, nâng cấp, bổ sung, tài liệu, tài liệu và phương tiện liên quan đến chúng) mà nhà cung cấp sử dụng để cung cấp và duy trì dịch vụ.
Đặc điểm Công cụ Quản lý Công việc.
Một giải pháp quản lý công việc tập hợp tất cả các tính năng bạn cần để thực thi và giám sát công việc của mình từ đầu đến cuối trong khi vẫn kiểm soát được nguồn lực, chi phí và khoảng thời gian của bạn. Sau đây là các khía cạnh chung của phần mềm quản lý công việc:
- Quản lý tác vụ nâng cao đòi hỏi phải tạo và giao nhiệm vụ, quản lý mức độ ưu tiên và theo dõi công việc của nhóm để đảm bảo rằng ngân sách và thời hạn được đáp ứng.
- Để luôn cập nhật, các nhóm cộng tác qua bảng tin hoặc chuỗi thảo luận, viết nhận xét và nhận thông báo bất cứ khi nào nhiệm vụ thay đổi.
- Lưu trữ và chia sẻ tệp - Sử dụng chương trình để lưu trữ và truy cập tập trung tất cả các tài liệu và ảnh của bạn.
- Quản lý thời gian đòi hỏi phải theo dõi giờ làm việc, tạo bảng chấm công và chia sẻ báo cáo thời gian để xác định các nút thắt tiềm ẩn trong quy trình làm việc của bạn và thông báo cho khách hàng.
- Quản lý nguồn lực là lập kế hoạch khối lượng công việc của nhóm của bạn và theo dõi xem ai đang làm việc gì để ngăn chặn việc giao nhiều công việc hơn mức họ có thể nhai.
- Bảng Kanban - Trên bảng trực quan, tạo quy trình công việc để quản lý công việc theo các bước liên tiếp.
- Tính năng báo cáo - Tạo và gửi báo cáo thời gian, chi phí và tài nguyên để theo dõi tiến độ, xác định các vấn đề tiềm ẩn và cập nhật cho khách hàng.
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc
Dưới đây là những lợi ích của các công cụ quản lý công việc dưới đây;
- Thời gian biểu phải được cân đối. Ngoài các dự án, công cụ lập lịch tài nguyên cải thiện tính minh bạch và thông tin chi tiết về lịch trình của nhóm của bạn.
- Kiểm soát thời gian của bạn. Theo dõi thời gian của bạn cho các công việc phi dự án ngoài các nhiệm vụ thông thường của bạn cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn và tự nhận thức về những nỗ lực của mình, tạo ra các ước tính thời gian chính xác hơn và giữ cho nhóm của bạn có trách nhiệm.
- Theo dõi tiến trình của bạn. Lập báo cáo cho mỗi nhiệm vụ cho phép bạn theo dõi tiến độ, xác định vấn đề và chia sẻ thông tin cập nhật với khách hàng hoặc các bên liên quan khác.
- Sắp xếp công việc của bạn. Ngoài ra còn có quản lý nhiệm vụ để xem xét. Hầu hết các ứng dụng quản lý công việc đều có thêm các tính năng cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên, theo dõi và cộng tác trên từng dự án của mình, đảm bảo rằng không có dự án nào bị dở dang. Tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc có danh sách nhiệm vụ có cấu trúc khi làm việc trên một số dự án, đặc biệt là khi có những nhiệm vụ phi dự án khác đang tranh giành sự chú ý của bạn.
- Hình dung quy trình của bạn. Giả sử bạn không thích danh sách hoạt động dài. Trong trường hợp đó, bạn sẽ hài lòng khi biết rằng một số nền tảng quản lý công việc nhất định bao gồm bảng Kanban, cho phép bạn phân đoạn và xem tất cả các nhiệm vụ của mình khi chúng trải qua các giai đoạn quy trình công việc khác nhau. Kéo và thả chúng vào vùng thích hợp và bạn đã hoàn tất.
- Hợp tác hiệu quả Năng lực tự do hợp tác trong nhiều dự án và nhiệm vụ có lẽ là đặc điểm quan trọng nhất giúp gắn kết tất cả những người khác lại với nhau. Các ứng dụng quản lý công việc nâng cao cơ hội cộng tác bên ngoài dự án, cho dù đó là chia sẻ tệp hay chỉ đơn giản là đăng nhận xét để cung cấp phản hồi.
đó là những ví dụ về các công cụ quản lý công việc.
Hiểu được các ví dụ về các công cụ quản lý công việc sẽ giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Sau đây là một số ví dụ về các công cụ quản lý công việc:
# 1. Scoro
Một ví dụ về quản lý công việc là scoro, một hệ thống toàn diện kết hợp tất cả các công cụ bạn cần để quản lý doanh nghiệp của mình, bao gồm quản lý dự án và nhiệm vụ, quản lý liên hệ, báo giá, giao tiếp nhóm, lập hóa đơn và báo cáo.
# 2. StudioCloud
StudioCloud cung cấp cho bạn tất cả các công cụ bạn cần để quản lý thành công doanh nghiệp của mình từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào. Giải pháp tất cả trong một từ StudioCloud sẽ giúp bạn sắp xếp và hợp lý hóa công việc của mình.
# 3. NetSuite
NetSuite là hệ thống quản lý kinh doanh thống nhất duy nhất cho hơn 40,000 doanh nghiệp, bao gồm ERP / Tài chính, CRM và Thương mại điện tử.
# 4. Neetrix
Neetrix cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện về tất cả các nhiệm vụ, công việc, sự kiện và hành động đã lên lịch được thực hiện hoặc hoàn thành bởi toàn bộ nhóm của bạn, bao gồm cả các nhà thầu thuê ngoài.
# 5. Odoo
Odoo là bộ ứng dụng dành cho doanh nghiệp mã nguồn mở đáp ứng tất cả các nhu cầu của công ty bạn, bao gồm CRM, Thương mại điện tử, kế toán, hàng tồn kho, POS và quản lý dự án.
Công cụ quản lý công việc cộng tác
Các công cụ quản lý công việc cộng tác đề cập đến một tập hợp các giải pháp cung cấp cho nhân viên một nền tảng trung tâm và thống nhất để chia sẻ dữ liệu, tài liệu và thảo luận của công ty một cách thuận tiện. Nó là đầu mối cho tất cả các tương tác liên quan đến kinh doanh cũng như một không gian nơi công việc có thể tồn tại.
Các loại công cụ quản lý công việc cộng tác
Dưới đây là các công cụ quản lý công việc cộng tác dưới đây;
# 1. Slack
Slack là một trong những công cụ quản lý công việc hợp tác cung cấp cho các tổ chức khả năng nhắn tin và điện thoại ngay lập tức để liên lạc liền mạch. Một loạt các trình kết nối của nó cho phép bạn nhập dữ liệu và thực hiện các hoạt động dễ dàng trên các ứng dụng khác. Mục tiêu cơ bản của Slack là để tạo điều kiện giao tiếp hàng ngày giữa các thành viên trong nhóm.
# 2. Nhóm Microsoft
Microsoft Teams là một giải pháp giao tiếp và cộng tác cho phép nhân viên liên hệ với nhau, sắp xếp các phòng ban thành các phòng trò chuyện riêng biệt, thiết lập các cuộc trò chuyện theo chuỗi và thậm chí gọi điện video cho những người dùng khác.
# 3. Kissflow
Kissflow là một ứng dụng kỹ thuật số tại nơi làm việc hỗ trợ quản lý công việc hợp tác. Nó dựa trên quản lý công việc, cụ thể là quản lý quy trình và dự án. Các yếu tố cộng tác giúp các mô-đun này bằng cách giữ cho các cuộc đối thoại đi đúng hướng.
#4. Nơi làm việc của Facebook
Facebook Workplace cung cấp một nền tảng mạng xã hội riêng cho các doanh nghiệp. Cách bố trí và các chức năng khá giống với Facebook, ngoại trừ không gian làm việc của công ty bạn sẽ chỉ dành cho nhân viên của bạn.
Công cụ quản lý công việc tốt nhất
Các công cụ đang ngày càng trở nên phổ biến trong ngành kinh doanh phần mềm, và chúng hiện đang đóng một vai trò quan trọng trong hầu hết mọi dự án. Có nhiều công cụ khác nhau có sẵn để hỗ trợ chúng tôi trong công việc của mình, bao gồm:
# 1. ClickUp
ClickUp cung cấp một nơi làm việc tuyệt vời với nhiều khả năng, bao gồm cả quản lý tác vụ. Nó có các công cụ và chức năng để sắp xếp công việc và sửa đổi một cách hiệu quả. Nó sẽ cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ trên toàn cầu.
Lọc và tìm kiếm giúp bạn tìm thấy nhiệm vụ dễ dàng hơn. ClickUp bao gồm các tính năng cho mọi tình huống có thể tưởng tượng được, bao gồm cả các tác vụ lặp lại.
# 2. Quire
Quire cho phép bạn theo dõi quá trình làm việc của mình bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào, cũng như tương tác với các thành viên trong nhóm của bạn trong thời gian thực. Đây cũng là một nền tảng hợp tác dành riêng để hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu của mình.
# 3. Tồn đọng
Backlog là một ứng dụng quản lý dự án và mã trong một. Nó kết hợp các lợi ích của việc quản lý nhiệm vụ cho các tổ chức với sức mạnh của theo dõi buck và kiểm soát phiên bản. Sử dụng các kho lưu trữ Git và SVN tích hợp sẵn để gán, theo dõi và phát hành mã cùng với hoạt động dự án thông thường.
# 4. Thứ Hai.com
Monday.com có thể quản lý bất kỳ quy trình nào của dự án. Nó sẽ cho phép bạn phân công và theo dõi các nhiệm vụ giữa các nhóm và dự án, cũng như tuân theo các quy trình. Nhắn tin, đồng bộ hóa Lịch, nhắc nhở ngày đến hạn, theo dõi thời gian, Đồ thị & Thông tin chi tiết và Biểu mẫu đều được bao gồm.
# 5. Làm việc theo nhóm
Làm việc theo nhóm là một nền tảng quản lý cho các dự án, khách hàng và nhóm. Đây là một giải pháp đa năng cho phép bạn hoạt động theo bất kỳ cách nào bạn muốn, cho dù thông qua danh sách nhiệm vụ hay bảng trực quan. Làm việc theo nhóm cho phép bạn tổ chức quy trình làm việc theo nhu cầu của bạn. Nó có các tính năng nâng cao như cộng tác thời gian thực, quản lý khối lượng công việc, theo dõi thời gian, v.v.
Công cụ quản lý tác vụ tốt nhất là gì?
Có một số chương trình quản lý công việc xuất sắc đến khá trên thị trường hiện nay, nhưng chỉ một số ít được chọn xứng đáng với danh hiệu phần mềm quản lý công việc hàng đầu.
Dưới đây là một số ít, theo ý kiến của chúng tôi, xứng đáng với tiêu đề:
điểm
Bấm lên
ProofHub
Vô cực
StudioĐám Mây
Công cụ PMO là gì?
Người quản lý hoặc doanh nhân có thể xử lý các chi tiết hàng ngày liên quan đến nhiệm vụ hoặc dự án của họ bằng cách sử dụng PMO hoặc phần mềm quản lý công việc. Những nhiệm vụ này có thể thuộc lĩnh vực tài chính, nhân sự, thanh toán, mua hàng, quản lý mối quan hệ, v.v. Trong phần này, chúng tôi sẽ phác thảo một số công cụ mà bạn có thể mua trực tuyến. Một số cũng được sử dụng miễn phí.
5 giai đoạn chính của một dự án là gì?
Sau đây là một số ví dụ về năm giai đoạn chính của dự án:
- Initiation
- Lập kế hoạch
- Thực hiện
- Giám sát
- Đóng
Google có cung cấp Trình quản lý tác vụ không?
Có, Google đã giới thiệu Google Tasks, một phần mềm tập trung vào năng suất độc đáo. Mọi người có thể sử dụng ứng dụng để tạo, xem hoặc chỉnh sửa tác vụ. Chương trình này là một trình quản lý tác vụ điển hình mà chúng tôi chỉ khuyên bạn nên sử dụng để sắp xếp các tác vụ cá nhân.
Nó sẽ khiến những người muốn sử dụng nó để tổ chức các nhiệm vụ liên quan đến công việc của họ không hài lòng. Sự tương tác của ứng dụng với các dịch vụ của Google như Lịch và Gmail là điều duy nhất giúp phân biệt nó với các ứng dụng tương tự khác từ xa. Bất kỳ công cụ nào được thảo luận trong bài viết này sẽ phù hợp nếu bạn cần một công cụ quản lý công việc toàn diện cho công ty của mình.
Công cụ quản lý công việc miễn phí
Sau đây là các công cụ quản lý công việc miễn phí hàng đầu dưới đây:
# 1. Căn cứ
Phiên bản miễn phí của Basecamp bao gồm 1 GB dung lượng, 20 người dùng và khả năng cộng tác trong tối đa ba dự án. Nó bao gồm các công cụ quản lý tác vụ cơ bản cũng như trò chuyện nhóm theo thời gian thực. Nó có một cách tiếp cận mới đối với cài đặt thông báo, cho phép bạn chọn thời gian nào trong tuần mà bạn muốn nhận thông báo. Một trong những công cụ quản lý công việc miễn phí đầu tiên dành cho người quản lý tác vụ là Basecamp.
#số 2. Bàn hàng không
Airtable là một ứng dụng quản lý dự án cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác và điều phối công việc của họ để đạt được mục tiêu. Howie Liu, Andrew Ofstad và Emmett Nicholas đã thành lập phần mềm cộng tác này vào năm 2013. Phiên bản công cụ quản lý công việc miễn phí phù hợp với các nhóm nhỏ và cá nhân.
# 3. Paymo
Paymo tự tin trong việc hỗ trợ cung cấp các ước tính dự án chính xác, cải tiến quy trình lập kế hoạch, theo dõi liên tục các hoạt động của nhóm, hợp tác dễ dàng hơn, luôn đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách, thông báo cho các bên liên quan và lập hóa đơn dễ dàng để đảm bảo sự thành công của một dự án.
# 4. nTask
nTask là một sản phẩm dựa trên web khác rất dễ sử dụng, khiến nó có thể sử dụng được ngay cả những người không phải là nhà công nghệ. Sẽ thích hợp cho một cá nhân hoặc bất kỳ nhóm quy mô nào quản lý các dự án phức tạp nhận được sự hỗ trợ từ các nhà lập kế hoạch trong việc lập kế hoạch, lập lịch trình, thực hiện, quản lý tài nguyên và báo cáo về các dự án trong nền tảng.
# 5. Infolio
Infolio là một trong những công cụ quản lý tác vụ dành cho các cá nhân tạo điều kiện hợp tác bằng cách sử dụng bảng xem Kanban mà trên đó mỗi người dùng có thể cá nhân hóa danh sách và trạng thái của một dự án. Nó cũng có các trường có thể tùy chỉnh trong một dự án hoặc nhiệm vụ đã đăng, phòng trò chuyện, chế độ xem nhóm và bộ lọc thông minh.
Công cụ quản lý nhiệm vụ cho cá nhân
Các cá nhân nên sử dụng các công cụ quản lý tác vụ sau:
- Dự án Google
- Sáng kiến ProProfs
- Todoist
- Trình quản lý tác vụ của Microsoft
- Any.do
- Tôn-sama
- Akiflow
- Lập kế hoạch cho tuần
- kéo ứng dụng
- OmniFocus. Và nhiều công cụ quản lý tác vụ cho cá nhân.
Công cụ quản lý công việc là gì?
Quản lý công việc là việc áp dụng hệ thống quản lý để kiểm soát thời gian, nguồn lực, nhóm và nhiệm vụ. Mục đích chính của quản lý công việc là tăng năng suất trong các quy trình hoặc dự án của công ty.
Nền tảng quản lý công việc tốt nhất là gì?
Các nền tảng tốt nhất là;
- Trang web Monday.com
- Dự án Kissflow.
- StudioCloud.
- NƠI LÀM VIỆC ZOHO.
- Avaza.
- Bitrix24.
4 Ví dụ về Công cụ Có thể Giúp Quản lý Thời gian là gì?
Công cụ quản lý thời gian tuyệt vời nhất dành cho tất cả những ai muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Họ đang;
- Lịch.
- Nhiệm vụ hoặc quản lý dự án.
- Máy chấm công
- Ứng dụng để ghi chú (có mẫu), v.v.
Công cụ quản lý dự án được sử dụng phổ biến nhất là gì?
JIRA là phần mềm quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất trong số các công ty sử dụng phương pháp Agile SDLC. Các nhóm có thể tận dụng các tính năng báo cáo thời gian thực để phát triển bảng Kanban và bảng scrum tùy chỉnh.
5 công cụ quản lý là gì?
Họ là;
- Lập kế hoạch chiến lược
- Quản trị quan hệ khách hàng
- Khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên
- Điểm chuẩn
- Thẻ điểm (Thẻ điểm cân bằng)
Ví dụ về Công cụ Quản lý Dự án là gì?
Một trong những công cụ quản lý dự án hữu ích nhất là biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt mô tả trình tự thời gian của dự án cũng như các kết nối giữa nhiều hạng mục công việc của bạn.
Lợi ích chính của việc sử dụng Công cụ quản lý tác vụ là gì?
Đây là chức năng cơ bản của một công cụ quản lý nhiệm vụ nhằm đơn giản hóa việc quản lý các nhiệm vụ liên quan đến các dự án khác nhau và các nhóm người đang thực hiện các nhiệm vụ đó. Mặt khác, các cá nhân cũng có thể sử dụng các công nghệ quản lý tác vụ để hoàn thành nhiều công việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn.
Sử dụng các công cụ để quản lý dự án có thể mang lại cho bạn một số lợi ích quan trọng, bao gồm những lợi ích được liệt kê dưới đây:
- Đảm nhận mọi trách nhiệm từ một địa điểm duy nhất.
- Khi các thành viên của một nhóm làm việc cùng nhau, họ sẽ đạt được nhiều hơn.
- Sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có
- Nâng cao chất lượng công việc tổng thể
- Hoàn thành các dự án đúng tiến độ
- Khuyến khích các nhiệm vụ được thực hiện từ xa
Tại sao bạn cần một công cụ quản lý công việc?
Bạn có lãng phí nhiều thời gian đáng lẽ có thể dành cho những việc khác không, chẳng hạn như sắp xếp các ghi chú dán, sàng lọc email và xác định hoạt động nào cần thực hiện trước và hoạt động nào có thể thực hiện sau? Nhân viên của bạn có thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian quy định không? Nếu câu trả lời là có, thì bạn sẽ cần sử dụng một công cụ quản lý công việc phức tạp cho phép bạn tạo và ủy thác công việc (và các nhiệm vụ phụ) tất cả ở một vị trí.
Với sự trợ giúp của một hệ thống quản lý công việc đáng tin cậy, bạn có thể dễ dàng sắp xếp khối lượng công việc của mình, thiết lập thời hạn hợp lý và theo dõi tiến trình hoàn thành của bạn. Để theo dõi tiến độ của nhóm của bạn và đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng tiến độ, bạn có thể xem công việc liên quan và điều hướng giữa các giai đoạn khác nhau.
Kết luận
Quản lý công việc của bạn là một điều tuyệt vời vì nó giúp phát triển doanh nghiệp của bạn và giúp đánh giá công việc dễ dàng hơn. Một số cá nhân không biết cách quản lý công việc của họ. Bài viết này dạy về “các công cụ quản lý công việc”.
Câu hỏi thường gặp về CÔNG CỤ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
Các bước trong quản lý công việc là gì?
- Tạo một chiến lược.
- Tạo một lịch trình.
- Chuẩn bị lịch trình của bạn.
- Ghi lại tiến trình công việc của bạn.
- Phân tích những phát hiện của bạn.
Mục tiêu cơ bản của hệ thống quản lý công việc là gì?
Để hoàn thành các mục tiêu quản lý, hệ thống quản lý công việc sẽ đơn giản hóa các hoạt động của công ty và tối đa hóa hiệu suất nhân sự. Các mục tiêu quản lý trở nên khó khăn hơn khi một công ty phát triển.
Excel có phải là một công cụ quản lý dự án không?
Excel có thể hữu ích cho việc lập kế hoạch và quản lý ngân sách. Bởi vì phần mềm có nhiều khả năng tính toán tài chính, nó có thể là một cách thuận tiện để giữ và quản lý quỹ dự án của bạn.
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: 24 Công cụ Quản lý Nhiệm vụ Tốt nhất cho Nhóm [2023]
- Phần mềm lập kế hoạch dự án: Hơn 60 phần mềm tốt nhất vào năm 2023 (Tùy chọn miễn phí & trả phí)
- Quản lý kiến thức: Quy trình, Loại, Ví dụ & Công cụ
- PHẦN MỀM OKR CHO BẮT ĐẦU: Những lựa chọn tốt nhất năm 2023 (Đã cập nhật)
- KỸ NĂNG LAO ĐỘNG: Định nghĩa, Ví dụ & Cách cải thiện
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ INSTAGRAM: Công dụng, Công cụ miễn phí & Định giá
dự án
