Các tổ chức tiêu chuẩn có thời gian nghỉ có trả lương (PTO) mà nhân viên có thể sử dụng hoặc chọn không sử dụng. Tùy thuộc vào loại công việc bạn làm và công ty nơi bạn làm việc, bạn có thể sử dụng biểu mẫu hoặc mẫu của công ty để yêu cầu thời gian nghỉ của bạn. Nếu bạn cần phải nghỉ làm vì bất kỳ lý do cụ thể nào, bạn chỉ cần yêu cầu và nhận được sự chấp thuận của người sử dụng lao động. Tin tốt là yêu cầu của bạn sẽ được chấp thuận nếu lý do của bạn là đủ. Nhưng sau đó, nhà tuyển dụng của bạn cũng có thể từ chối yêu cầu của bạn. Để tránh điều này, hãy xem các mẹo đã được chứng minh này về cách yêu cầu thời gian nghỉ của bạn một cách hợp lý và được chấp thuận.
Yêu cầu thời gian tắt là gì?
Yêu cầu thời gian nghỉ là một yêu cầu chính thức, được chấp thuận vắng mặt có lý do từ công việc. Nói một cách đơn giản hơn, trên thực tế, đó là một yêu cầu chính thức của nhân viên về việc nghỉ làm một chút thời gian. Tùy thuộc vào chính sách của tổ chức, người sử dụng lao động có thể chấp nhận hoặc không yêu cầu.
Những lý do của thời gian nghỉ yêu cầu là gì?
Nói chung, có một số lý do khiến nhân viên yêu cầu nghỉ việc. Sau đây là một số trong những cái thường xuyên nhất;
- Kỳ nghỉ
- Thời gian cá nhân
- Nghỉ phép ngắn hạn hoặc dài hạn
- Thai sản hoặc quan hệ cha con
- Nghỉ y tế
- Nghĩa vụ pháp lý
Biểu mẫu yêu cầu nghỉ việc của nhân viên
Trong một tổ chức tiêu chuẩn, một nhân viên muốn được cấp quản lý vắng mặt có lý do phải làm điều đó với biểu mẫu yêu cầu nghỉ việc. Mẫu đơn yêu cầu nghỉ việc là một văn bản chính thức được sử dụng để gửi đơn yêu cầu nghỉ việc. Một nhân viên điền vào biểu mẫu, cho biết lý do vắng mặt và nộp cho nhân viên đó. Mặc dù đúng là người lao động được nghỉ có lương, nhưng người sử dụng lao động vẫn có thể nhất quyết từ chối yêu cầu này. Tuy nhiên, nếu đúng như vậy, phép lịch sự yêu cầu người sử dụng lao động hoặc người quản lý nguồn nhân lực đưa ra phản hồi của họ về việc liệu yêu cầu đó có được chấp thuận sớm nhất có thể hay không.
Các phương pháp yêu cầu thời gian nghỉ tốt nhất của tổ chức là gì?
Sau đây là phương pháp hay nhất trong việc thiết lập yêu cầu về thời gian nghỉ của tổ chức;
- Xây dựng chính sách hướng dẫn các yêu cầu về thời gian nghỉ trong tổ chức.
- Chính sách này phải cung cấp các nguyên tắc trong đó yêu cầu nghỉ việc của một số nhân viên trong cùng một khoảng thời gian.
- Thiết lập một chính sách tiêu chuẩn cung cấp các yêu cầu tùy theo mức độ quan trọng của vấn đề.
Hướng dẫn về cách yêu cầu thời gian nghỉ của bạn
Trước tiên, bạn cần hiểu đó là một yêu cầu. Điều này đơn giản có nghĩa là người sử dụng lao động có quyền tự do cấp quyền hay không, cho dù đó là thời gian nghỉ có lương hay không. Sau đây là các bước đã được chứng minh về cách yêu cầu biểu mẫu thời gian của bạn bằng cách sử dụng biểu mẫu;
# 1. Xem lại Sổ tay Nhân viên của bạn để biết Nguyên tắc về Thời gian Nghỉ
Mọi tổ chức tiêu chuẩn đều có một cuốn sổ tay nhân viên nêu ra các yêu cầu về thời gian nghỉ và cách chúng sẽ được thực hiện. Không có quy tắc nào bắt buộc các tổ chức phải tuân theo số ngày nghỉ theo đề xuất của Hoa Kỳ. Hoa Kỳ chấp thuận 10 ngày trong vòng một năm cho thời gian nghỉ và điều này không bao gồm khoảng 8 ngày nghỉ trong vòng một năm. Nếu bạn chưa bao giờ yêu cầu thời gian nghỉ trước đây, bạn nên xem qua các chính sách sổ tay nhân viên của công ty trước khi yêu cầu thời gian nghỉ của mình.
Tại sao điều quan trọng là bạn phải xem lại sổ tay nhân viên của công ty trước khi đưa ra yêu cầu của mình?
Xem xét chính sách của công ty sẽ giúp bạn biết số ngày mà công ty cho phép trong một số điều kiện nhất định. Bạn cũng sẽ biết các quy tắc hướng dẫn thời gian nghỉ có lương (PTO) và thời gian nghỉ không lương trong tổ chức. Nếu bạn có đủ thời gian nghỉ có trả lương (PTO), bạn có thể sử dụng nó để thay thế. Nếu không, bạn có thể yêu cầu nghỉ không lương.
# 2. Kiểm tra Lịch của Công ty bạn
Kiểm tra lịch của công ty bạn trước khi lên lịch cho yêu cầu thời gian nghỉ của bạn, chỉ áp dụng cho một yêu cầu linh hoạt. Nếu bạn có ý định đi nghỉ, không sao cả. Nhưng nếu đó là việc không thể trì hoãn, bạn sẽ phải tiếp tục và yêu cầu nghỉ việc.
Tại sao bạn phải kiểm tra Lịch của Công ty?
Đôi khi, lịch trình của công ty có rất nhiều dự án và hoạt động, và việc bạn chấp thuận thời gian nghỉ theo yêu cầu có thể ảnh hưởng đến năng suất của công ty. Đó là lý do tại sao bạn cần chuyển nó sang thời điểm khác. Tuy nhiên, điều này sẽ chỉ áp dụng cho thời gian nghỉ linh hoạt.
# 3. Chỉ định thời gian của loại
Mọi người muốn có thời gian nghỉ và thực hiện yêu cầu vì một số lý do cá nhân. Tuy nhiên, bạn phải nêu rõ lý do nghỉ việc trong mẫu đơn trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.
#4. Thông báo cho sếp của bạn hoặc Ban quản lý
Mặc dù sự thật là nhân viên có thể đơn giản gửi yêu cầu nghỉ việc của họ, nhưng bạn nên thông báo cho quản lý trước thời hạn. Điều này giúp bạn đạt được số ngày đã thỏa thuận cũng như thời gian hoàn hảo cho thời gian yêu cầu của bạn.
# 5. Yêu cầu chính thức
Đơn yêu cầu phải được cung cấp cho nhân viên có liên quan càng sớm càng tốt. Trong khi một số tổ chức yêu cầu biểu mẫu yêu cầu được gửi trực tiếp, những tổ chức khác chỉ yêu cầu email. Tìm hiểu xem tùy chọn nào trong số những tùy chọn này phù hợp với tổ chức của bạn và làm theo yêu cầu của họ. Một sự vắng mặt có lý do là một thời gian nghỉ yêu cầu. Điều này đơn giản có nghĩa là ban quản lý cần được thông báo kịp thời. Đảm bảo rằng yêu cầu của bạn bao gồm tất cả các thông tin cần thiết. Vui lòng lưu chi tiết cá nhân và đi thẳng vào vấn đề.
# 6. Thông báo cho một số đồng nghiệp của bạn
Chà, không có luật nào bắt buộc nhân viên phải thông báo cho đồng nghiệp về thời gian nghỉ làm theo lịch trình của họ, nhưng điều đó rất quan trọng. Điều này về cơ bản là vì họ có thể thay bạn hỗ trợ khi có nhu cầu. Đó cũng là lý do tại sao việc xây dựng một mối quan hệ lành mạnh với đồng nghiệp rất quan trọng.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu hết thời gian
Không có mẫu hoàn hảo nào cho một yêu cầu hết thời gian. Theo nguyên tắc chung, mỗi mẫu yêu cầu nghỉ việc phải bao gồm một số thông tin nhất định như tên nhân viên, ngày gửi đơn yêu cầu, ngày nghỉ phép, v.v.
Nội dung của một biểu mẫu yêu cầu hết thời gian
- Tên nhân viên và bộ phận
- Số thời gian nghỉ yêu cầu
- Thời gian nghỉ phép
- Lý do yêu cầu thời gian nghỉ
- Chữ ký của nhân viên
Ví dụ về yêu cầu thời gian tắt
Có một số công ty có biểu mẫu yêu cầu nghỉ việc mà nhân viên sử dụng để xin phê duyệt. Mỗi cái này đóng vai trò như một khuôn mẫu cho các công ty khác. Trong thời gian chờ đợi, hãy xem các ví dụ yêu cầu này.
Ví dụ 1
Xin chào [tên người quản lý hoặc người giám sát]!
Tôi muốn yêu cầu thời gian nghỉ vào [ngày] do [lý do]. Tôi sẽ không ngại một cuộc gặp mặt thể xác với bạn, để giải thích thêm lý do cho nó.
May mắn thay, không có thời hạn hoặc các dự án cấp bách cần được chú ý trong những khoảng thời gian này [thời gian nghỉ việc]. Tôi rất thích sử dụng thời gian được trả lương của mình. Vì vậy, nó có ổn để sử dụng nó sau đó cho [lý do yêu cầu]? Tôi mong đợi sự hồi đáp của bạn.
Cảm ơn bạn,
Adam Brown
Ví dụ 1
Xin chào [tên người quản lý hoặc người giám sát]!
Tôi có ba ngày nghỉ phép và muốn sử dụng chúng vào cuối tháng 23. Tôi đã mất bà nội và lễ tang của bà được lên kế hoạch từ 25 đến XNUMX tháng XNUMX. Tôi đã xem lịch trình của nhóm chúng tôi và quan sát có không có cam kết, dự án hoặc nhiệm vụ cấp bách trong những ngày đó. Tôi sẽ sẵn sàng qua email trong kỳ nghỉ của tôi để trả lời các câu hỏi nhanh. Tôi sẵn sàng thảo luận điều này trực tiếp nếu bạn muốn.
Cảm ơn bạn,
Diana Matts
Quản lý yêu cầu thời gian nghỉ của nhân viên
Mọi tổ chức tiêu chuẩn phải quản lý các yêu cầu về thời gian nghỉ của nhân viên theo cách mà không bên nào bị ảnh hưởng. Không phải công ty và chắc chắn không phải nhân viên. Yêu cầu về thời gian nghỉ có thể được lên kế hoạch hoặc không có kế hoạch, và điều này đơn giản có nghĩa là bạn sẽ phải quản lý nó một cách hiệu quả vì nó chắc chắn sẽ đến. Ví dụ, một công nhân có thể mất một người thân yêu của họ và sẽ cần phải tham dự đám tang. Một nhân viên cũng có thể được giao nhiệm vụ bồi thẩm đoàn và luật pháp bắt buộc bạn phải cấp quyền. Điều này đơn giản có nghĩa là quản lý yêu cầu nghỉ việc của nhân viên là rất quan trọng. Vậy làm thế nào để bất kỳ doanh nghiệp nào có thể quản lý chiến lược thời gian nghỉ việc của nhân viên?
# 1. Tạo ra các quy tắc yêu cầu thời gian tắt
Bước đầu tiên để quản lý yêu cầu nghỉ việc của nhân viên là soạn thảo các quy tắc chi phối các yêu cầu đó. Sổ tay nhân viên của bạn không đầy đủ nếu không có chính sách hướng dẫn các yêu cầu về thời gian nghỉ. Chính sách cũng phải bao gồm thời gian nghỉ có trả lương so với không trả lương cũng như số ngày được chỉ định cho từng loại lý do tại sao bạn cần thời gian nghỉ. Chính sách của bạn cũng phải bao gồm các nguyên tắc chi phối các yêu cầu về thời gian nghỉ.
Nhân viên, người quản lý và mọi người trong công ty không nên chỉ biết về chính sách của bạn mà còn phải hiểu các nguyên tắc bạn thiết lập để kiểm soát các yêu cầu về thời gian nghỉ của công ty. Chính sách thời gian nghỉ của bạn phải bao gồm những điều sau đây;
- Điều gì xảy ra khi nhiều người lao động xin nghỉ việc?
- Yêu cầu thời gian nghỉ nên được thực hiện trước bao lâu?
- Yêu cầu nên được gửi như thế nào?
- Khi nào yêu cầu của nhân viên sẽ không được chấp thuận?
- Chính sách cho các yêu cầu chồng chéo
- Các yêu cầu về thời gian nghỉ có thể được thực hiện với tần suất như thế nào?
- Những cân nhắc dành riêng cho công ty của bạn.
# 2. Chuẩn bị sẵn mẫu hoặc mẫu yêu cầu hết thời gian của bạn
Mẹo thứ hai để quản lý yêu cầu nghỉ việc của nhân viên là cung cấp một biểu mẫu hoặc mẫu. Bạn muốn nhân viên yêu cầu thời gian nghỉ của họ như thế nào? Viết nguệch ngoạc thông tin không rõ ràng trên một mảnh giấy, các bức thư viết, qua điện thoại, qua thư, giao tiếp bằng miệng, v.v.
Bạn phải xác định các tiêu chuẩn này ngay từ đầu. Đó là lý do tại sao một số doanh nghiệp thiết kế mẫu yêu cầu nghỉ việc cho nhân viên.
Một trong những điều bạn phải đưa vào chính sách của mình là làm thế nào để yêu cầu của nhân viên đến được với cấp quản lý. Nếu bạn giải quyết thư, thì phải có người kiểm tra thư thường xuyên. Nếu bạn quyết định nó phải được gửi dưới dạng văn bản, thì bạn phải đảm bảo rằng ai đó luôn có mặt để xem nó hoặc sửa hộp thư hết giờ trong công ty của bạn. Bạn cũng có thể cài đặt một ứng dụng quản lý các yêu cầu của nhân viên. Sử dụng ứng dụng đi kèm với nhiều lợi ích, chẳng hạn như tăng cường thông báo cho người quản lý nếu các yêu cầu trùng lặp cũng như nhắc nhở bạn về thời gian nghỉ theo lịch trình.
# 3. Có một kế hoạch dự phòng
Điều này liên quan rất nhiều đến việc bạn quản lý tốt các yêu cầu của nhân viên như thế nào. Sẽ luôn có một yêu cầu trùng lặp. Bạn định che đậy nó như thế nào? Điều gì sẽ xảy ra nếu có trường hợp khẩn cấp trong công ty sau khi hai hoặc ba nhân viên vắng mặt có lý do? Đảm bảo bạn có một kế hoạch dự phòng.
Nếu bạn có hai kỹ sư phần mềm trong công ty của mình, không lý tưởng lắm nếu bạn cho họ nghỉ việc cùng một lúc. Điều tương tự cũng áp dụng cho các phòng ban khác. Luôn phải có một ai đó có thể che đậy khi những người khác đang nghỉ làm.
#4. Xem xét nhu cầu của công ty bạn
Bước cuối cùng để quản lý các yêu cầu về thời gian nghỉ của nhân viên là luôn xem xét các nhu cầu của công ty. Sẽ luôn có xung đột lợi ích khi đề cập đến các yêu cầu về thời gian nghỉ. Nhưng sau đó, bạn phải đảm bảo có sự cân bằng giữa nhu cầu của nhân viên và nhu cầu của công ty. Nếu thời gian nghỉ của nhân viên là hợp lý, bạn sẽ phải chấp nhận yêu cầu. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo điều đó không gây bất lợi cho công ty.
Các mẹo đã được chứng minh để yêu cầu thời gian nghỉ
Nếu bạn có ý định nghỉ sớm và muốn nó được phê duyệt trong thời gian kỷ lục, hãy xem những mẹo đã được chứng minh này;
# 1. Thay vì nói, hãy hỏi
Ý nghĩa thực sự của điều này là gì? Nó chỉ đơn giản có nghĩa là bạn sẽ phải gửi một yêu cầu chính thức ngay cả khi bạn biết rằng bạn có thể sẽ được nghỉ. Đó là một yêu cầu và một yêu cầu phải được thực hiện theo cách thích hợp. Hãy nhớ anh ấy có thể từ chối nó theo quyết định của mình.
# 2. Yêu cầu trong thời gian
Mặc dù Hiệp hội Nhân sự chỉ ra rằng sự vắng mặt có lý do phải được báo cáo 48 giờ trước ngày, nhưng mọi doanh nghiệp đều có quyền quyết định thời gian thông báo của mình. Nếu công ty của bạn yêu cầu thông báo trước 14 ngày làm việc cho mỗi lần xin nghỉ không phải trường hợp khẩn cấp, bạn phải tuân theo. Không làm như vậy có nghĩa là yêu cầu của bạn sẽ bị từ chối. Nói chung, yêu cầu sớm cho phép người quản lý sắp xếp lịch làm việc khi bạn đi vắng.
# 3. Đảm bảo
Thông thường, yêu cầu về thời gian nghỉ là mâu thuẫn giữa lợi ích kinh doanh và lợi ích của nhân viên. Do đó, nhân viên phải đảm bảo với doanh nghiệp không bao giờ chểnh mảng trách nhiệm của họ ngay khi họ trở lại hoặc tham gia các hoạt động bổ sung trước ngày chính xác. Đề nghị làm việc khi bạn vắng nhà là một khởi đầu tốt.
#4. Thông báo cho đồng nghiệp của bạn
Thông báo cho nhóm của bạn và các đồng nghiệp khác về thời gian nghỉ của bạn, đặc biệt nếu họ có thể hỗ trợ bạn khi bạn vắng nhà. Nhưng sau đó, chỉ làm điều này khi bạn đã nhận được sự chấp thuận cho thời gian nghỉ của mình.
Tôi có cần lý do để yêu cầu thời gian nghỉ không?
Có cần phải nêu lý do tại sao bạn xin nghỉ phép không? Không, nhưng nó cũng phụ thuộc vào các chính sách của công ty. Hầu hết các doanh nghiệp đều có số ngày nghỉ phép được trả lương nhất định. Trừ khi được quy định cụ thể, nhiều người sử dụng lao động không yêu cầu lý do cho thời gian nghỉ.
Một công việc có thể nói với bạn rằng bạn không thể nghỉ ngơi không?
Bạn có quyền chấp nhận hoặc từ chối việc sử dụng thời gian nghỉ tích lũy. Nhưng nếu bạn làm như vậy, bạn nên có lý do kinh doanh chính đáng mà bạn có thể chứng minh. Ngoài ra, điều này giả định rằng bạn từ chối các yêu cầu nghỉ phép một cách nhất quán và vô tư.
Bạn có thể xin nghỉ vì lý do cá nhân không?
Bạn có quyền nghỉ việc để chăm sóc một tình huống liên quan đến người phụ thuộc vào bạn. Điều này đôi khi được gọi là "nghỉ phép nhân đạo". Miễn là những lời biện minh của bạn là chân thành, chủ lao động của bạn không thể phạt bạn vì đã nghỉ việc.
Làm thế nào để tôi có thời gian nghỉ làm vì căng thẳng và lo lắng?
Thông báo cho bộ phận nhân sự của chủ lao động của bạn rằng bạn muốn nghỉ phép do căng thẳng đã được cấp theo FMLA. Bạn sẽ nhận được các tài liệu cần thiết để mang đến bác sĩ của bạn từ họ.
Khi nào tôi nên thông báo cho chủ lao động về thời gian nghỉ?
Thông tin nên được phổ biến ngay khi nó có thể được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Sự thẳng thắn của bạn sẽ được đánh giá cao bởi các chuyên gia nhân sự và nhà quản lý tuyển dụng. Rõ ràng là bạn nhận thức được những tác động tiềm tàng mà việc bạn vắng mặt tại văn phòng có thể gây ra cho những người khác.
Tôi có cần đưa ra lý do cho một ngày cá nhân không?
Một lời biện minh hợp lệ không phải lúc nào cũng cần thiết để mất một ngày cá nhân. Nếu đã lâu kể từ kỳ nghỉ hoặc ngày nghỉ cuối cùng của bạn, đôi khi bạn có thể chỉ cần nghỉ ngơi để tiếp thêm năng lượng.
Sếp có thể hỏi tại sao bạn bị ốm không?
Sếp có được phép hỏi thăm bệnh tình của bạn không? Người sử dụng lao động có thể hỏi về việc nhân viên của họ vắng mặt vì lý do y tế mà không vi phạm bất kỳ luật liên bang nào. Họ có quyền đặt câu hỏi cho bạn, chẳng hạn như khi nào bạn dự định bắt đầu làm việc trở lại. Ngoài ra, họ có thể yêu cầu tài liệu về bệnh của bạn, chẳng hạn như ghi chú của bác sĩ.
Kết luận
Quản lý các yêu cầu về thời gian nghỉ của nhân viên là điều mà mọi công ty phải thấm nhuần hệ thống quản lý. Nếu bạn không làm được điều này, bạn có thể gặp khó khăn khi đối phó với những nhân viên thiếu nghiêm túc lợi dụng người sử dụng lao động của họ. Nếu bạn là nhân viên, đừng ngần ngại xin nghỉ nếu có nhu cầu.
Câu hỏi thường gặp về yêu cầu thời gian tắt
Bạn có thể xin nghỉ một ngày vì lý do cá nhân?
Bạn có thể nhưng điều này phụ thuộc vào định nghĩa của bạn về lý do cá nhân. Thứ nhất, bạn không thể nghỉ mà không có lý do chính đáng. Bạn phải cho biết lý do và sau đó người quản lý phải chấp thuận yêu cầu của bạn.
Làm thế nào để tôi xin nghỉ việc căng thẳng?
Để yêu cầu nghỉ việc căng thẳng, chỉ cần liên hệ với người quản lý của bạn và giải thích nhu cầu về thời gian nghỉ dựa trên căng thẳng mà bạn phải đối mặt trong thời gian gần đây cũng như các triệu chứng bạn đang gặp phải. Đừng quên thêm báo cáo của bác sĩ nếu bạn có.
Có một mẫu duy nhất cho yêu cầu không?
Ngoại trừ các công ty có mẫu yêu cầu nghỉ việc, không có mẫu nào để yêu cầu nghỉ việc.
- CÁCH GỌI NGOÀI CÔNG VIỆC: Yêu cầu Nghỉ việc
- TUYỆT VỜI TUYỆT ĐỐI: Vắng mặt có nghĩa là gì?
- Đạo văn ở nơi làm việc: Tại sao và cách tránh nó
