Nắm bắt được chi tiêu mua sắm là một nhiệm vụ khó khăn. Bối cảnh cạnh tranh liên tục phát triển và rủi ro của nhà cung cấp bên thứ ba đang trở nên phổ biến hơn. Nhận được mức giá tốt nhất—hoặc trải nghiệm tốt nhất—không phải lúc nào cũng có nghĩa là nhận được mức giá thấp nhất. Làm thế nào bạn có thể đảm bảo rằng bạn nhận được những thứ mà công ty của bạn yêu cầu với mức giá phù hợp mà không làm giảm chất lượng hoặc khiến công ty của bạn phải chịu trách nhiệm pháp lý? Tìm nguồn cung ứng chiến lược là câu trả lời. Phương pháp toàn diện này hỗ trợ các doanh nghiệp tránh được các vấn đề về giá cạnh tranh trong khi nhận ra lợi ích của việc hợp tác với các nhà cung cấp đã chọn.
Bài đăng này sẽ cung cấp cho bạn kiến thức cần thiết để áp dụng quy trình quản lý tìm nguồn cung ứng chiến lược trong quá trình mua sắm của bạn.
Mua sắm là gì?
Để hiểu cách thức hoạt động của chiến lược tìm nguồn cung ứng, bạn cần làm quen với quy trình mua sắm và khái niệm về tìm nguồn cung ứng nói chung.
Mua sắm và thu mua đồng nghĩa với nhau và trách nhiệm của công ty đối với bộ phận này đã phát triển theo thời gian. Gần đây nhất là vào những năm 1980, các bộ phận thu mua chỉ được coi là “những người đặt hàng”, với một nhiệm vụ tương đối đơn giản và không đòi hỏi nhiều kế hoạch chiến lược. Đó hoàn toàn không phải là một quá trình não bộ.
Việc thu mua bắt đầu bằng việc đưa ra các đơn đặt hàng mà không quan tâm đến việc đạt được các mục tiêu của công ty. Kỹ thuật mua sắm hiện được mô tả như một chức năng định hướng giao dịch và là một tập hợp con của mua sắm.
Mua sắm được coi là một vai trò quản lý doanh nghiệp có liên quan đến một số vấn đề, bao gồm:
- Lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng
- Hợp đồng và sắp xếp thanh toán được đàm phán.
- Thực thi nghĩa vụ tuân thủ quy định
- Thực hiện hợp đồng
Nó là từ chung cho hai yếu tố chính của quá trình mua lại, thu mua và tìm nguồn cung ứng.
Tìm nguồn cung ứng là gì?
Tìm nguồn cung ứng thuộc về mua sắm, giống như mua hàng. Đây là quá trình tìm kiếm “nguồn” cho hàng hóa và dịch vụ của bạn. Một chiến lược tìm nguồn cung ứng đơn giản đòi hỏi phải xác định vị trí nhà cung cấp mặt hàng hiệu quả nhất về chi phí. Nó được thực hiện trong nhiều lĩnh vực và cho nhiều mục đích kinh doanh. Quản lý chuỗi cung ứng là một trong những cách tìm nguồn cung ứng phổ biến nhất.
Tìm nguồn cung ứng chiến lược là gì?
Tìm nguồn cung ứng chiến lược là một loại tìm nguồn cung ứng đòi hỏi phải sử dụng một số chiến thuật trong khi tìm nguồn cung ứng các mặt hàng hoặc dịch vụ. Các chiến lược được chọn tùy thuộc vào hoàn cảnh thời gian thực của mỗi lần mua lại và được xác định bởi các tiêu chí như giá trị chi tiêu, rủi ro danh mục và đặc điểm thị trường cung ứng.
Trong số một số chiến thuật tìm nguồn cung ứng là gia công cộng đồng, gia công phần mềm, tìm nguồn cung ứng toàn cầu và tìm nguồn cung ứng quốc gia chi phí thấp.
Tại sao tìm nguồn cung ứng chiến lược lại quan trọng?
Tìm nguồn cung ứng chiến lược cho phép các doanh nghiệp khám phá các nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn trong khi gây ra ít rủi ro với chi phí thấp nhất có thể. Các công ty cũng có thể tạo hồ sơ toàn diện về các nhà cung cấp tiềm năng và so sánh chúng khi cần.
Các nhà cung cấp được coi là đối tác có giá trị trong việc tìm nguồn cung ứng chiến lược. Nó hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc duy trì mối quan hệ nhà cung cấp lâu dài.
Phương pháp này cho phép các doanh nghiệp tập hợp sức mua của họ. Do đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo chi phí sở hữu thấp hơn và hạn chế các yếu tố rủi ro trong chuỗi cung ứng của mình, giúp chuỗi cung ứng bền vững hơn.
Lợi ích của tìm nguồn cung ứng chiến lược là gì?
#1. Tăng tiết kiệm
Giảm chi phí nhiều hơn là lợi ích thiết thực trước mắt của việc tìm nguồn cung ứng chiến lược.
#2. Thay đổi nguồn và mục tiêu kinh doanh
Khi các chiến lược/hoạt động tìm nguồn cung ứng của một tổ chức phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức, hiệu quả kinh doanh và khả năng giảm thiểu rủi ro sẽ được cải thiện.
#3. Cải thiện nhà cung cấp
Khi một công ty có thể xác định các nhà cung cấp có giá trị cao của mình, công ty sẽ ngay lập tức giảm được chi phí đáng kể trong khi vẫn duy trì chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
#4. Mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp
Phương pháp này hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển mối quan hệ thương mại lâu dài với các nhà cung cấp của họ. Một mối quan hệ lâu dài không chỉ tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn giúp cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp.
Các phương pháp hay nhất để tìm nguồn cung ứng chiến lược
- Sử dụng các sự kiện eRFX và Đấu giá điện tử – Tìm nguồn cung ứng cho phép người mua tự động hóa và chuẩn hóa việc tạo, phân phối, thu thập và lưu trữ các sự kiện tìm nguồn cung ứng, mang lại hiệu quả tốt hơn khi so sánh với quản lý sự kiện thủ công.
- Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng – Phần mềm quản lý hợp đồng có thể hỗ trợ bạn quản lý bất kỳ số lượng hợp đồng nào bằng cách hợp nhất các chi tiết về nhà cung cấp ưa thích từ các sự kiện Tìm nguồn cung ứng điện tử với việc sử dụng các trường tùy chỉnh để thu thập dữ liệu cụ thể theo hợp đồng. Các thỏa thuận với nhà cung cấp có thể kéo dài sang năm sau nếu bạn không có các công cụ quản lý cần thiết, khiến bạn mắc kẹt trong các điều khoản dịch vụ và giá cả không đạt tiêu chuẩn.
- Theo dõi chi tiêu và tiết kiệm – Thay vì phụ thuộc vào bảng tính để đo lường và báo cáo khoản tiết kiệm, hệ thống theo dõi khoản tiết kiệm có thể giúp bạn tạo ra các dự báo tiết kiệm và giấy tờ theo dõi một cách đơn giản, đồng thời cung cấp các báo cáo thể hiện kết quả và giá trị của bạn.
Các bước của quy trình tìm nguồn cung ứng chiến lược như thế nào?
Bước # 1: Lập hồ sơ danh mục
Xác định danh mục chi tiêu và hàng hóa của nó. Số tiền hiện tại đang sử dụng là bao nhiêu? Ai là người dùng và họ có thể được tìm thấy ở đâu? Những quy trình nào được sử dụng và ai tham gia vào chuỗi cung ứng?
Bước 2: Phân tích thị trường cung cấp để xác định các nhà cung cấp toàn cầu và địa phương có thể.
Kiểm tra các thành phần chi phí của sản phẩm hoặc dịch vụ và thị trường của nhà cung cấp về các rủi ro và khả năng. Các biến số như giá nguyên vật liệu chính, lao động và vận chuyển phải được định giá, cũng như các yếu tố chi phí của nhà cung cấp.
Bước #3: Tạo chiến lược
Bước tiếp theo là quyết định nơi bạn sẽ mua trong khi giảm thiểu rủi ro và chi phí. Các nhà cung cấp thay thế và khả năng cạnh tranh thị trường phải được đánh giá với các bên liên quan trên tàu.
Bước #4: Xác định quy trình tìm nguồn cung ứng
Tiếp theo, một công ty phải đưa ra một chiến lược tìm nguồn cung ứng. Quy trình thông thường nhất để nhận giá thầu là Yêu cầu Đề xuất, quy trình này sẽ bao gồm thông số kỹ thuật của sản phẩm/dịch vụ, tiêu chí phân phối và dịch vụ, phân tích giá cả cũng như các thông số pháp lý và tài chính.
Bước #5: Đàm phán và lựa chọn nhà cung cấp
Khi các cuộc thảo luận bắt đầu và các giá thầu khả thi được chọn, các nhà cung cấp sẽ yêu cầu giải thích và cung cấp thêm thông tin nếu cần. Tiến hành nhiều vòng đàm phán với các nhà cung cấp của bạn trước khi chọn họ theo quy trình phê duyệt của công ty bạn.
Bước #6: Triển khai và tích hợp
Thông báo cho các nhà cung cấp thành công và đưa họ vào quá trình thực hiện. Những cải tiến về thông số kỹ thuật hoặc quy trình, cũng như những thay đổi về nhu cầu phân phối hoặc dịch vụ, sẽ là một phần trong kế hoạch tìm nguồn cung ứng của bạn.
Bước #7: Đo điểm chuẩn và theo dõi kết quả
Giai đoạn cuối cùng là bắt đầu một chu kỳ liên tục bắt đầu bằng việc so sánh trạng thái hiện tại của hàng hóa hoặc danh mục, theo dõi kết quả và đảm bảo thu được toàn bộ giá trị. Sau đó, một công ty quay lại Bước 1 để đánh giá lại thị trường cung cấp và bắt đầu lại quy trình.
Sự khác biệt giữa tìm nguồn cung ứng chiến lược và tìm nguồn cung ứng là gì?
Sự khác biệt chính giữa tìm nguồn cung ứng chiến lược và thường xuyên là tìm nguồn cung ứng chiến lược đã phát triển thành một quy trình năng động, trong khi tìm nguồn cung ứng chung vẫn đơn giản. Nó chỉ xem xét giá nhà cung cấp. Ý tưởng là tìm thứ gì đó có tổng chi phí sở hữu thấp nhất.
Chi phí chỉ đơn giản là một yếu tố của phương trình tìm nguồn cung ứng chiến lược. Nó là một thành phần của hệ thống phân cấp nhu cầu của công ty. Nhóm tìm nguồn cung ứng tính đến một số yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến kết nối của bạn với “nguồn”, tức là nhà cung cấp. Điều này bao gồm việc đảm bảo các yếu tố như:
- Chất lượng
- Cung cấp
- Dịch vụ
- sự đổi mới
- Tuân thủ các quy định
Không ai trong số này nên đầu hàng chỉ vì lợi ích của chi phí. Đó là quy trình khái niệm chung làm nền tảng cho việc tìm nguồn cung ứng chiến lược.
Mua sắm so với tìm nguồn cung ứng chiến lược
Mua sắm không giống như tìm nguồn cung ứng chiến lược. Các hoạt động mua sắm bao gồm các giao dịch chiến thuật, hàng ngày như phát hành đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp. Mặt khác, tìm nguồn cung ứng chiến lược bao gồm một loạt các hoạt động tìm nguồn cung ứng, chẳng hạn như:
- Mở rộng nhà cung cấp
- Suy nghĩ chiến lược
- thương lượng hợp đồng
- Các mô hình thuê ngoài
- Cơ sở hạ tầng cho quản lý chuỗi cung ứng
Các sắc thái của thuật ngữ mua sắm
Biệt ngữ mua sắm có thể gây bối rối. Thật khó để nắm bắt được sự tinh tế của quy ước đặt tên. Có sự khác biệt đáng kể giữa thuật ngữ “thu mua” và “tìm nguồn cung ứng”.
Ví dụ, hầu hết các doanh nghiệp coi việc mua hàng là chiến lược hơn là chiến thuật. Trong khi tìm nguồn cung ứng được coi là một quá trình dài. Sự khác biệt này được nhấn mạnh bởi thực tế là KPI (chỉ số hiệu suất chính) cho hoạt động mua sắm khác rất nhiều so với hoạt động tìm nguồn cung ứng.
Những điểm khác biệt này cũng áp dụng cho các thuật ngữ liên quan đến mua sắm khác, chẳng hạn như “tìm nguồn cung ứng chiến lược” và “quản lý chuỗi cung ứng”, trong khi tất cả đều đề cập đến các địa điểm trong cùng một quy trình liên tục, không bao giờ được sử dụng thay thế cho nhau. Các kỹ thuật, động lực và triển khai đều khác nhau đáng kể.
Tất cả các hoạt động này là các nhiệm vụ của công ty được kết nối với nhau có liên quan đến mạng lưới nhà cung cấp hiện có và tiềm năng của công ty.
Quản lý chuỗi cung ứng và tìm nguồn cung ứng chiến lược
Mua sắm và quản lý chuỗi cung ứng được liên kết chặt chẽ với nhau, cũng như tìm nguồn cung ứng chiến lược. Trong khi mua sắm là quá trình để có được hàng hóa và dịch vụ theo yêu cầu của một công ty, thì quản lý chuỗi cung ứng là quản lý cơ sở hạ tầng và dịch vụ cần thiết để có được những mặt hàng đó. Chuỗi cung ứng bao gồm tất cả mọi người (nội bộ hoặc bên ngoài) tham gia vào việc đưa sản phẩm hoặc dịch vụ đến tay người tiêu dùng.
Nói chung, từ “chuỗi cung ứng” dùng để chỉ giai đoạn hậu hợp đồng của quy trình mua sắm. Điều này bao gồm các mối quan tâm về hậu cần cũng như các vấn đề liên quan đến tất cả các nhà cung cấp, từ Cấp 1 đến Cấp 3.
Trong khi mua sắm liên quan đến tất cả các phân tích trước hợp đồng và thảo luận với nhà cung cấp trước khi bắt đầu hợp đồng, quản lý chuỗi cung ứng quan tâm đến những gì xảy ra SAU KHI hợp đồng được ký kết.
Vì vậy, bạn có thể thấy cách chúng được liên kết nhưng không giống nhau không?
Các chuyên gia mua sắm hiện đang xem xét tìm nguồn cung ứng chiến lược để tối ưu hóa các quyết định quản lý chuỗi cung ứng nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh.
Một mục tiêu quan trọng của tìm nguồn cung ứng chiến lược là cải thiện mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp. Ý tưởng là sử dụng những cuộc gặp gỡ này để hiểu rõ hơn về khả năng thực sự của nhà cung cấp và những gì họ có thể cung cấp cho công ty của bạn. Một tổ chức đạt được điều này bằng cách kết hợp và bổ sung các năng lực cốt lõi với nhiều đối tác trong chuỗi cung ứng.
Việc chuyển đổi các doanh nghiệp lớn sang tìm nguồn cung ứng chiến lược đã là một tác nhân thay đổi quan trọng trong quản lý đội tàu lớn của chuỗi cung ứng. Nó đòi hỏi một sự chuyển đổi trong các lĩnh vực như:
- tìm nguồn cung ứng xe
- thảo luận hợp đồng
- Lựa chọn nhà cung cấp
- Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA)
- Đánh giá nhà cung cấp hạm đội
- Tinh chỉnh quản lý chuỗi cung ứng
Hiểu rõ các quy trình này sẽ hỗ trợ chức năng thu mua và quản lý đội xe trong việc đạt được mục tiêu chung. Đó là việc mua tùy ý và theo thói quen của các bên liên quan và hoạt động tại hiện trường. Nó thúc đẩy sự đổi mới cần thiết để đạt được giá trị tốt nhất từ tài sản.
Khi nào tìm nguồn cung ứng chiến lược có lợi?
Mặc dù tìm nguồn cung ứng chiến lược có nhiều lợi thế, nhưng nó không phù hợp với mọi dự án mua sắm. Rốt cuộc, nó là một quá trình phức tạp và đôi khi tốn thời gian. Một số nhiệm vụ không yêu cầu mức độ chi tiết đó. Do đó, điều quan trọng là phải đạt được sự cân bằng giữa giá trị của mặt hàng được mua và cam kết về thời gian cần thiết để hoàn thành dự án tìm nguồn cung ứng chiến lược.
Tìm nguồn cung ứng chiến lược phù hợp cho các dự án sau:
- Giá trị cao, được xác định đúng và quan trọng đối với công ty
- Chuyên môn hóa cao và phức tạp
- Cổ phần rất cao và đây là một phần của dự án tái cấu trúc tổ chức.
Các tình huống liên quan đến tìm nguồn cung ứng chiến lược bao gồm:
- Lựa chọn phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
- Dịch vụ tài chính hoặc đánh giá lợi ích nhân viên
- Chọn kiến trúc sư cho dự án xây dựng mới
Các kịch bản phù hợp hơn với các phương pháp mua sắm thay thế
Do mức độ chi tiết và thời gian cần thiết để tìm nguồn cung ứng chiến lược, một số trường hợp đơn giản sẽ không phù hợp với quy trình. Dưới đây là một vài trường hợp như vậy.
- Tìm giải pháp quản lý dự án cho một bộ phận là một ví dụ về mua sắm có giá trị thấp, rủi ro thấp.
- Thu thập giá thầu để phù hợp với yêu cầu chính sách khi đã có sự ưu tiên mạnh mẽ cho một nhà cung cấp cụ thể
- Hãy thử đèn RFP cho giao dịch mua vật tư văn phòng thông thường.
- Xem xét yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) trong khi thu thập ý tưởng, định giá và sắp xếp mua hàng trong tương lai.
- Sử dụng yêu cầu về trình độ chuyên môn (RFQ) để tìm chuyên gia tốt nhất để tư vấn về nỗ lực tiếp thị.
- Đạt được thỏa thuận tốt nhất trong một giao dịch đơn giản – Xem xét yêu cầu báo giá (RFQ).
Ai tham gia vào quá trình tìm nguồn cung ứng chiến lược?
Nhiều nhân viên và phòng ban trong công ty của bạn sẽ tham gia vào các sáng kiến tìm nguồn cung ứng chiến lược của bạn. Thông thường, bộ phận thu mua sở hữu và quản lý quy trình. Để thúc đẩy chuyên môn hóa trong lĩnh vực này, nhiều công ty gần đây đã phát triển các công việc quản lý tìm nguồn cung ứng chiến lược.
Như với hầu hết các dự án mua sắm, các bên khác chắc chắn sẽ tham gia. Ví dụ: trong trường hợp dự án mua sắm CRM, các bên liên quan từ bán hàng, tiếp thị và vận hành sẽ tham gia. Ngoài ra, pháp lý, tài chính và công nghệ thông tin thường xuyên được tham gia.
Cuối cùng, trên thực tế, mọi nỗ lực tìm nguồn cung ứng chiến lược sẽ cần có sự chấp thuận và đánh giá của ban điều hành.
Tìm nguồn cung ứng chiến lược: Cách thực hiện quá trình chuyển đổi
Một sáng kiến mua sắm tại một thời điểm, tìm nguồn cung ứng chiến lược được thực hiện. Lúc đầu, bạn có thể cảm thấy giống như một sự thay đổi đáng kể, nhưng các yếu tố của quy trình sẽ cảm thấy quen thuộc. Thật vậy, tìm nguồn cung ứng chiến lược và mua sắm truyền thống chia sẻ một số nguyên tắc.
Bạn sẽ tiến bộ qua chu trình tìm nguồn cung ứng chiến lược khi bạn tìm thấy các giao dịch mua hoặc mối quan hệ với nhà cung cấp hiện tại phù hợp với phương pháp này, bắt đầu bằng phân tích chi tiêu, sau đó lựa chọn nhà cung cấp và cuối cùng là tiếp tục tham gia.
Công cụ tìm nguồn cung ứng chiến lược
Phần mềm tìm nguồn cung ứng chiến lược là điều cần thiết cho các công ty ưu tiên tiết kiệm mua sắm. Các hệ thống này, thường dựa trên đám mây và cộng tác, được thiết kế để tập trung hóa và tự động hóa việc tìm nguồn cung ứng chiến lược, tăng hiệu suất và hiệu suất.
Các tính năng của phần mềm tìm nguồn cung ứng chiến lược có thể bao gồm:
- Quản lý dự án
- Theo dõi khoản tiết kiệm của bạn
- Phân phối và đánh giá RFP kỹ thuật số
- Kho lưu trữ mẫu RFP
- Thu thập và phân tích dữ liệu
- Hợp tác cả bên trong và bên ngoài
- Quản lý quan hệ nhà cung cấp
- Quản lý danh mục
- Thị trường cho các nhà cung cấp
Kết luận
Cuối cùng, tìm nguồn cung ứng chiến lược là quá trình thu thập thông tin, hợp tác với các nhà cung cấp tốt nhất và đảm bảo giá trị và hiệu quả mua sắm liên tục. Nó vượt xa các giao dịch mua bán đơn giản và tập trung vào bức tranh toàn cảnh – làm thế nào để hỗ trợ công ty đạt được mục tiêu của mình.
Tương tự như vậy, các liên minh nhà cung cấp được hình thành do kết quả của việc tìm nguồn cung ứng chiến lược hỗ trợ điều hướng các trở ngại khi chúng xuất hiện đồng thời tăng kết quả và giảm chi phí.
Tất nhiên, sự phức tạp của việc tìm nguồn cung ứng chiến lược sẽ khác nhau giữa các công ty. Tuy nhiên, nền tảng và mục tiêu của quá trình vẫn không thay đổi. May mắn thay, bạn có thể bắt đầu nỗ lực tìm nguồn cung ứng chiến lược của mình với một dự án tại một thời điểm.
Bài viết liên quan
- NGUỒN NGUỒN: Định nghĩa, Ví dụ, Gia công phần mềm và Hướng dẫn đầy đủ
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA SẮM: Các loại và danh sách các tùy chọn phần mềm hàng đầu
- QUY TRÌNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN LỰC: Các bước chi tiết để tìm nguồn cung ứng chiến lược
- Quản lý Mua sắm Dự án: Hướng dẫn Chi tiết về Quy trình Mua sắm
- Gia công phần mềm: Định nghĩa, Lợi ích & Ví dụ về các Công ty Gia công phần mềm
dự án
