Phạm vi dự án là sự phân tích kỹ lưỡng về tất cả các khía cạnh của dự án, bao gồm tất cả các nhiệm vụ, tài liệu, thời hạn và sản phẩm có liên quan, cũng như các ranh giới của dự án. Tỷ lệ thành công sẽ tăng lên khi mục tiêu của dự án của bạn được xác định rõ ràng. Điều này sẽ giúp bạn quản lý kỳ vọng của các bên liên quan và đảm bảo rằng tất cả các thành phần của dự án đều phù hợp với mục tiêu. Dưới đây là một số chi tiết quan trọng về định nghĩa phạm vi dự án, cách viết nó và tầm quan trọng của việc quản lý và tuyên bố nó.
Phạm vi dự án
Phạm vi dự án là một phần của việc lập kế hoạch cho một dự án bao gồm việc lập danh sách các mục tiêu chính xác của dự án, kết quả có thể bàn giao, nhiệm vụ, chi phí và thời hạn. Tuyên bố phạm vi, hoặc điều khoản tham chiếu, là tài liệu mô tả các tham số của dự án. Nó đưa ra các quy tắc cho dự án, giao cho mỗi thành viên trong nhóm một công việc và đưa ra các quy tắc để xác nhận và phê duyệt công việc đã hoàn thành.
Tuyên bố Phạm vi Dự án
Tuyên bố về phạm vi dự án là một tài liệu quan trọng phác thảo các mục tiêu chính của dự án và giải thích động lực để bắt đầu dự án. Chúng thường được bao gồm trong các tuyên bố mục tiêu của dự án.
- Tuyên bố công việc của dự án (SoW), là một bản tóm tắt toàn diện về tất cả các công việc được thực hiện bởi một nhóm dự án và bất kỳ yếu tố quan trọng nào có thể ảnh hưởng đến kết luận
- Nguồn lực, thách thức mua sắm, thời gian và thiếu thông tin là một số hạn chế có thể hạn chế hoặc gây hại cho kết quả của dự án.
- Bất kỳ hạng mục nào bị loại trừ khỏi phạm vi của dự án và các sản phẩm bàn giao của dự án được gọi là loại trừ phạm vi.
- Ngày giao hàng hoặc ngày hoàn thành chính xác được chỉ định thông qua các mốc quan trọng.
- Sản phẩm bàn giao cuối cùng của dự án, chẳng hạn như báo cáo, tính năng phần mềm, thông tin chi tiết hoặc phân tích về quy trình hoặc hàng hóa hoặc dịch vụ của khách hàng.
- Tiêu chuẩn chấp nhận với các định nghĩa rõ ràng về cách đo lường thành công
- Phê duyệt cuối cùng trong đó khách hàng xác nhận rằng tuyên bố phạm vi là đúng và toàn diện và tất cả các tiêu chí đã được tính đến bằng cách ký tên vào nó.
Các bước chính để xác định phạm vi dự án của bạn
Quản lý dự án thành công phụ thuộc vào việc xác định chính xác mục tiêu của dự án. Các thủ tục để xác định phạm vi dự án của bạn được liệt kê dưới đây.
- Tạo một tuyên bố phạm vi với các bên liên quan chính để xác định những gì được đề cập. Sự tham gia của các bên liên quan giúp tránh bỏ sót các chi tiết quan trọng.
- Xác định, ghi lại và chia sẻ các giả định. Giả định là sự thật cơ bản của dự án. Trong giai đoạn lập kế hoạch của một dự án, các giả định là đưa ra một con số gần đúng về giá cả và thời gian để hoàn thành mục tiêu của dự án.
- Nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan, những người sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi tuyên bố phạm vi để đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm.
Ví dụ về phạm vi dự án
Hãy tưởng tượng rằng bạn là người quản lý dự án thiết lập các thông số cho dự án tiếp thị nội dung. Đây là một ví dụ về tuyên bố mục tiêu dự án rất cơ bản.
- Giới thiệu. Đối với trang web của công ty XYZ nhằm nâng cao nhận thức về thương hiệu của họ, dự án tiếp thị nội dung này đang được thực hiện với mục tiêu viết một bài báo.
- Các thông số của dự án Nghiên cứu, lập kế hoạch nội dung, viết bài báo và xuất bản trên trang web của XYZ dưới blog XYZ đều là một phần của dự án này. Trong tháng 2020 năm XNUMX, nó cũng sẽ yêu cầu đăng tác phẩm lên mạng xã hội. Joe Smith của công ty ABC sẽ giám sát mọi hoạt động.
- Sản phẩm bàn giao của dự án. Một dự án có thể bàn giao bao gồm một đoạn 1,000 từ kỹ lưỡng sẽ được chuyển đến [email được bảo vệ] vào cuối thời hạn.
- Tiêu chuẩn nghiệm thu các công trình. Trước khi tác phẩm cuối cùng được xuất bản, Jane từ Công ty XYZ sẽ đánh giá và phê duyệt nó.
- Loại trừ dự án. Thanh toán cho các dịch vụ nghiên cứu hoặc hợp đồng của nhà cung cấp bên ngoài sẽ không được sử dụng trong dự án này.
- Những hạn chế đối với dự án. Trục trặc trong giao tiếp, sửa đổi phạm vi và các vấn đề kỹ thuật là một vài ví dụ về các hạn chế.
Quản lý phạm vi dự án là gì
Là một phần của quy trình lập kế hoạch, quản lý phạm vi dự án là một phương pháp hỗ trợ xác định và ghi lại danh sách tất cả các mục tiêu, sản phẩm bàn giao, ngày đến hạn và ngân sách của dự án. Các dự án lớn thường xuyên trải qua những thay đổi khi chúng trải qua quá trình quản lý dự án.
Khi các nhóm dự án bắt đầu với một mục tiêu, việc quản lý và thực hiện các thay đổi sẽ dễ dàng hơn.
Tầm quan trọng của quản lý phạm vi dự án
Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất đối với người quản lý dự án là quản lý kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan. Ngoài ra, khi mục tiêu của dự án rõ ràng, các nhà quản lý có thể đi đúng hướng và đáp ứng mọi thời hạn.
- Yêu cầu thích ứng
- Thay đổi tiến trình của dự án khi nó đã bắt đầu
- Nhận ra rằng kết quả không như những gì được dự đoán ở cuối
- Vượt quá ngân sách đã thảo luận
- Bỏ lỡ thời hạn dự án
Quản lý mục tiêu dự án hiệu quả cung cấp cho bạn một bức tranh đầy đủ về nhu cầu thời gian, lao động và chi phí của dự án. Ngoài ra, việc phân biệt giữa những gì cần thiết và những gì không cần thiết sẽ giúp ích cho việc hoàn thành dự án. Hơn nữa, mục tiêu của dự án trong quản lý dự án cũng tạo ra các yếu tố kiểm soát của dự án để giải quyết các thành phần có thể thay đổi trong vòng đời của dự án.
Quy trình quản lý phạm vi dự án
Hãy nói về sáu thủ tục liên quan đến việc xác định chính xác phạm vi dự án:
#1. Lập kế hoạch quản lý phạm vi
Thứ nhất, Bạn tạo tài liệu kế hoạch phạm vi trong giai đoạn đầu của quản lý phạm vi dự án, sau đó bạn có thể sử dụng tài liệu này sau này. Tài liệu chủ yếu hỗ trợ trong việc thiết lập, quản lý, xác nhận và điều chỉnh phạm vi của dự án.
#2. Yêu cầu thu thập
Giai đoạn tiếp theo là xác định nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan. Với các cuộc phỏng vấn, khảo sát và nhóm tập trung, bạn sẽ ghi lại các yêu cầu, mục tiêu, ngân sách và sản phẩm của dự án.
#3. Phác thảo phạm vi
Ngoài ra, bây giờ bạn phải mô tả chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án. Sau đó, bạn sẽ có một tuyên bố mục tiêu dự án mà bạn có thể sử dụng trong suốt dự án.
#4. Tạo cấu trúc phân tích dự án
Cấu trúc phân chia dự án phối hợp và phân công nhiệm vụ dự án cho các thành viên trong nhóm. Nó bao gồm một danh sách các sản phẩm bàn giao cần thiết và ngày đến hạn tương ứng của chúng.
#5. Xác minh phạm vi
Trong bước này, bạn sẽ nói với những người điều hành dự án và các bên liên quan về mục tiêu và kết quả mà bạn đã viết ra. Ngoài ra, điều này sẽ giúp bạn có được sự chấp thuận mà bạn cần. xác nhận mục tiêu phải được thực hiện trước khi bắt đầu dự án để xác định các vấn đề kịp thời.
#6. Quản lý phạm vi
Người quản lý dự án cần đảm bảo dự án luôn nằm trong ranh giới của phạm vi đã xác định kể từ thời điểm nó bắt đầu. Nếu có bất kỳ thay đổi nào cần được thực hiện, nên sử dụng quy trình kiểm soát thay đổi thích hợp.
3 Khía cạnh của Phạm vi Dự án là gì?
#1. Định nghĩa phạm vi
Các nhóm dự án là những người đầu tiên quyết định phạm vi của dự án. Ngoài ra, dự án sẽ không được coi là thành công và hoàn thành cho đến khi tất cả các hạng mục trong phạm vi đã được chuyển giao. Ngoài ra, vì bạn có thể hiểu các mục tiêu tổng thể và bắt đầu chia nhỏ các yêu cầu thành các thành phần dễ quản lý hơn để lên lịch, nên mô tả phạm vi sẽ hữu ích cho việc lập kế hoạch.
#2. Phân rã công việc/WBS.
Phân tách công việc là thành phần quan trọng tiếp theo của quản lý phạm vi dự án. Hơn nữa, điều này xảy ra do nhóm dự án phân chia các thành phần của phạm vi dự án thành các đơn vị dễ quản lý hơn. Các gói công việc đề cập đến các bộ phận này.
#3. Phạm vi quản lí.
Bước cuối cùng, phạm vi cũng phải được quản lý tích cực. Cùng với các thành viên khác trong nhóm và nhà tài trợ dự án, người quản lý dự án thường xử lý việc này. Những thay đổi về phạm vi được nghiên cứu, lĩnh hội và chuẩn bị thông qua quá trình quản lý phạm vi. Trong suốt một dự án, mục tiêu thường thay đổi.
5 phần của kế hoạch phạm vi dự án là gì?
Phạm vi dự án, hay “thịt và khoai tây” của một dự án, là một bản tóm tắt các điều kiện của toàn bộ công việc. Năm phần của một tuyên bố phạm vi dự án hiệu quả là mục tiêu, mục tiêu, sản phẩm bàn giao, kế hoạch làm việc, chi phí và thời hạn. Ngoài ra, nó được ủy quyền nhiệm vụ và trách nhiệm.
Sáu yếu tố của phạm vi là gì?
Sáu yếu tố cơ bản của một tuyên bố phạm vi tốt là mô tả phạm vi sản phẩm, tiêu chí chấp nhận, sản phẩm bàn giao, loại trừ dự án, hạn chế và giả định. Một tuyên bố phạm vi được viết tốt là điều cần thiết cho một dự án thành công.
Hai loại quản lý dự án là gì?
Có hai cách tiếp cận quản lý dự án khác nhau:
#1. Phạm vi sản phẩm
Phạm vi của một sản phẩm hoặc dịch vụ mô tả các tính năng và khả năng của nó. Những tiêu chí này bao gồm kích thước, vật liệu và chức năng. Mục đích và cách sử dụng là các yếu tố chức năng.
Kết quả thực tế, hay lời đề nghị, là điểm nhấn của phạm vi sản phẩm. Đây là sản phẩm cuối cùng. “Sản phẩm” là một dịch vụ hoặc đối tượng do khách hàng sử dụng. Điều quan trọng là phạm vi sản phẩm thường được xem xét trong khi đánh giá tiến trình và kết quả của một đối tượng.
#2. Phạm vi dự án
Tuy nhiên, phạm vi dự án bao gồm các nỗ lực cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Phạm vi dự án mô tả cách hoàn thành nhiệm vụ. Ghi lại các mục tiêu, sản phẩm, nhiệm vụ, người tham gia, ngày đến hạn và các mốc quan trọng của dự án.
Phạm vi dự án phác thảo những gì phạm vi của kế hoạch không bao gồm, từ đó thiết lập ranh giới của dự án. Ngân sách hoặc nguồn lực có sẵn cho dự án có thể được bao gồm. Phạm vi dự án có thể bao gồm các chi tiết về khung thời gian của dự án và các nhiệm vụ được giao.
Kết luận
Tóm lại, hiểu rõ phạm vi của dự án là rất quan trọng để triển khai dự án hoặc sản phẩm mới một cách hiệu quả. Ngoài ra, mục tiêu là một ý tưởng rất quan trọng đối với các nhà quản lý dự án và toàn bộ tổ chức vì nó mang lại cái nhìn thấu đáo về các hoạt động và tài sản của một công ty.
Bài viết liên quan
- Quản lý phạm vi dự án: Định nghĩa & ví dụ về kế hoạch quản lý phạm vi
- Hướng dẫn Lập kế hoạch Quản lý Chất lượng Dự án (Công cụ & Phần mềm)
- Quản lý tiếp thị: Tất cả những gì bạn cần biết
- Hướng dẫn Lập kế hoạch Quản lý Chất lượng Dự án (Công cụ & Phần mềm)
Tài liệu tham khảo
