Cuống séc là một phần thiết yếu trong hồ sơ tài chính của nhân viên. Nó cung cấp bảng phân tích thu nhập, các khoản khấu trừ và thông tin quan trọng khác. Bài viết này sẽ giải thích cuống séc là gì, mục đích của nó, bao gồm bằng chứng về thu nhập, lưu trữ hồ sơ, mục đích thuế và nghĩa vụ pháp lý cũng như cách lập một cuống séc, từ việc thu thập thông tin cần thiết như thông tin cá nhân và séc, thu nhập, khoản khấu trừ, khoản khấu trừ, thông tin công ty, kỳ lương, lương ròng và thông tin từ đầu năm đến chọn mẫu phù hợp và điền thông tin chi tiết. Ngoài ra, nó liệt kê các công cụ trực tuyến miễn phí mà bạn có thể sử dụng để tạo cuống séc cho doanh nghiệp và nhân viên của mình.
Sơ khai séc là gì?
Cuống séc, còn được gọi là cuống phiếu lương, là một tờ giấy đi kèm với séc lương và cho biết số tiền mà một nhân viên đã được trả trong một khoảng thời gian nhất định. Nó liệt kê tiền lương thu được, thuế đã nộp và các khoản khấu trừ khác từ tiền lương của nhân viên. Cuối cùng, nó cho thấy tiền lương ròng của nhân viên.
Cuống phiếu lương là tài liệu quan trọng đối với các cá nhân và công ty, giúp nhân viên theo dõi tiền lương của họ và hiểu các khoản khấu trừ. Người sử dụng lao động sử dụng chúng để giải quyết tranh chấp và điền vào mẫu thuế W-2. Chúng được yêu cầu ở một số tiểu bang và có thể được cung cấp dưới dạng điện tử hoặc giấy.
Những gì được bao gồm trong cuống séc?
Nếu bạn tạo cuống séc, chúng phải bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin cá nhân và kiểm tra: Điều này bao gồm các chi tiết cá nhân, tình trạng nộp đơn (độc thân hoặc đã kết hôn) và số khấu trừ theo mẫu IRS W-4. Điều này bao gồm tên, địa chỉ và số nhận dạng cá nhân của nhân viên, chẳng hạn như bốn chữ số cuối của Số An sinh Xã hội.
- Thu nhập: Phần này hiển thị tiền lương cho khoảng thời gian, bao gồm cả làm thêm giờ, nếu có. Nó cũng liệt kê các khoản khấu trừ trước thuế cho các lợi ích của nhân viên như bảo hiểm y tế và đóng góp hưu trí.
- Khấu trừ: Phần này cho biết bất kỳ khoản khấu trừ bổ sung nào được lấy từ phiếu lương sau thuế, chẳng hạn như bảo hiểm nhân thọ hoặc tàn tật theo nhóm
- khấu lưu: Điều này đề cập đến số tiền mà người sử dụng lao động phải thay mặt cho người lao động trích ra từ phiếu lương. Điều này bao gồm các khoản thanh toán thuế thu nhập liên bang và tiểu bang, An sinh xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp và Bồi thường cho người lao động.
- Thông tin công ty: Điều này thường bao gồm tên và địa chỉ của công ty.
- Thời gian thu phí: Các ngày tương ứng với kỳ lương mà nhân viên nhận lương.
- Thanh toán ròng: Đây là số tiền mà một nhân viên còn lại sau khi đã loại bỏ tất cả các khoản khấu trừ của họ.
- Thông tin từ đầu năm đến nay (YTD): Phần này hiển thị tổng thu nhập và các khoản khấu trừ của nhân viên cho năm hiện tại.
- Tỷ lệ thanh toán: Điều này cho biết nhân viên được trả bao nhiêu và vào khoảng thời gian nào, chẳng hạn như lương theo giờ hoặc theo lương.
Mục đích của cuống séc
Cuống séc, còn được gọi là cuống phiếu lương hoặc cuống phiếu lương, phục vụ cho các mục đích sau:
Chứng minh thu nhập
Cuống séc dùng làm bằng chứng về thu nhập. Nó nêu chi tiết thu nhập của nhân viên trong một kỳ lương cụ thể và tổng thu nhập trong năm. Điều này rất quan trọng khi một cá nhân cần cung cấp bằng chứng về thu nhập, chẳng hạn như khi xin vay, thế chấp hoặc các loại tín dụng khác. Nó cũng có thể rất quan trọng khi thuê tài sản hoặc mua hàng lớn.
Lưu trữ hồ sơ
Cuống séc là cần thiết để lưu giữ hồ sơ. Chúng cung cấp hồ sơ chi tiết về thu nhập, các khoản khấu trừ, thuế và lương thực của nhân viên. Điều này có thể hữu ích cho cả nhân viên và người sử dụng lao động. Đối với nhân viên, nó cho phép họ theo dõi thu nhập của mình và đảm bảo họ được trả đúng. Đối với người sử dụng lao động, nó cung cấp một hồ sơ kỹ lưỡng về chi phí trả lương và hỗ trợ đảm bảo tuân thủ các quy định và luật lao động.
Mục đích thuế
Cuống séc rất quan trọng cho mục đích thuế. Họ cung cấp thông tin cần thiết để tính toán các khoản thuế còn nợ, yêu cầu các khoản tín dụng thuế và hoàn thành các bản khai thuế. Cả nhân viên và người sử dụng lao động đều có thể sử dụng chúng để xác minh thu nhập vì lý do thuế. Cuống séc rất cần thiết cho mục đích thuế. Họ cung cấp thông tin chi tiết về thu nhập của nhân viên và số tiền thuế được khấu trừ. Thông tin này hữu ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động trong quá trình khai thuế.
Nghĩa vụ pháp lý và yêu cầu bồi thường
Cuống phiếu lương phải xuất trình cuống phiếu lương chính hãng khi nộp đơn yêu cầu bồi thường trong các trường hợp tai nạn lao động. Họ cũng giúp tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và tránh bị phạt.
Cách làm cuống séc
Tạo cuống séc liên quan đến việc tạo tài liệu chi tiết thông tin lương của nhân viên. Điều này bao gồm tổng lương, các khoản khấu trừ và lương ròng. Dưới đây là các bước để tạo cuống séc:
- Thu thập thông tin cần thiết: Bạn sẽ cần thông tin cá nhân của nhân viên (tên, địa chỉ, số an sinh xã hội), mức lương và số giờ làm việc. Bạn cũng sẽ cần thông tin về các khoản khấu trừ như khấu trừ thuế, đóng góp hưu trí và phí bảo hiểm y tế.
- Chọn nhà sản xuất cuống séc hoặc ứng dụng phần mềm: Nhiều nhà sản xuất cuống séc trực tuyến và ứng dụng phần mềm có thể tạo cuống séc. Một số công cụ này miễn phí, trong khi những công cụ khác yêu cầu đăng ký hoặc trả phí một lần. Khi chọn một nhà sản xuất cuống séc, hãy đảm bảo rằng họ tuân thủ luật pháp và quy định của tiểu bang về cuống phiếu lương.
- Nhập thông tin vào trình tạo cuống séc: Sau khi bạn đã chọn người lập cuống séc, hãy nhập thông tin thu thập được ở bước 1. Người lập cuống séc sẽ tự động tính tổng, các khoản khấu trừ và lương ròng.
- Xem lại và phân phát cuống séc: Xem xét độ chính xác của chúng sau khi tạo chúng. Nếu mọi thứ đều chính xác, hãy phân phối cuống séc cho nhân viên của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng phương thức điện tử qua email hoặc in và phát chúng.
Cách tạo cuống séc cho doanh nghiệp của bạn bằng các công cụ trực tuyến
Để tạo cuống séc cho doanh nghiệp của bạn bằng các công cụ trực tuyến, bạn có thể sử dụng nhiều trình tạo cuống séc trực tuyến khác nhau như Wix, StubCreator, Shopify và cuống séc thực. Thực hiện theo các bước để tạo cuống séc cho doanh nghiệp và nhân viên của bạn:
- Chọn một Trình tạo cuống phiếu lương: Chọn một trình tạo cuống phiếu lương phù hợp với nhu cầu của bạn. Các trình tạo khác nhau cung cấp các tính năng và mẫu khác nhau, vì vậy hãy chọn một trình tạo dễ sử dụng và cung cấp các tính năng cần thiết.
- Nhập thông tin nhân viên và doanh nghiệp: Để tạo cuống séc, hãy nhập tất cả thông tin chi tiết về nhân viên và doanh nghiệp cần thiết. Điều này bao gồm tên, địa chỉ, số an sinh xã hội, tên doanh nghiệp và địa điểm của nhân viên.
- Nhập chi tiết lương: Nhập số phiếu lương, ngày trả và thời hạn thanh toán. Ngoài ra, bao gồm thông tin về tiền lương của nhân viên cho máy tính của nhà sản xuất séc.
- Nhập kỳ lương và tỷ lệ lương: Nhập ngày kỳ lương của nhân viên và mức lương. Một số công cụ tạo cuống phiếu lương cũng yêu cầu số giờ làm việc.
- Cung cấp các khoản bổ sung hoặc khấu trừ: Bao gồm các khoản bổ sung và khấu trừ tiền lương, chẳng hạn như tiền làm thêm giờ hoặc khấu trừ thuế. Người tạo cuống séc sẽ tự động tính toán và cập nhật số tiền lương ròng.
- Xem trước và điều chỉnh: Xem lại cuống phiếu lương để đảm bảo tất cả thông tin đều chính xác. Một số trình tạo cuống phiếu lương cho phép bạn thêm logo của công ty hoặc các yếu tố thương hiệu khác.
- Tạo và tải xuống: Tạo cuống phiếu lương và lưu nó ở định dạng ưa thích của bạn (PDF, JPG, v.v.).
- Phân phát: Cuối cùng, phân phát cuống phiếu lương cho nhân viên qua thư điện tử hoặc thư truyền thống. Nhân viên có thể chọn cách họ muốn nhận cuống phiếu lương.
Công cụ trực tuyến để tạo cuống séc cho doanh nghiệp của bạn
Một số công cụ trực tuyến có sẵn để làm cuống séc. Dưới đây là một số tùy chọn:
Sơ khai séc thật™
Công cụ này cung cấp một cách đơn giản để tạo các cuống lương chính xác, chuyên nghiệp, có thể tùy chỉnh. Nó cung cấp 16 mẫu cuống phiếu lương, bao gồm các thiết kế nâng cao, cổ điển và hiện đại. Bạn có thể dễ dàng chọn một mẫu, nhập thông tin của mình và tải xuống cuống phiếu lương. Các cuống phiếu lương đã tạo có thể được gửi qua email dưới dạng PDF hoặc được in ra.
Trình tạo cuống phiếu lương của Shopify
Shopify cung cấp công cụ tạo cuống séc trực tuyến miễn phí giúp tạo cuống phiếu lương với tất cả thông tin cần thiết về công ty, nhân viên, thu nhập và khoản khấu trừ. Đó là một quy trình gồm bốn bước đơn giản, trong đó bạn điền vào các trường bắt buộc và cuống phiếu lương sẽ được gửi qua email cho bạn để tải xuống và sử dụng ngay lập tức.
Sơ khaiNgười sáng tạo
StubCreator là một công cụ tạo cuống phiếu lương khác cho phép bạn tạo cuống séc trực tuyến miễn phí. Nó cung cấp một quy trình nhanh chóng và dễ dàng trong đó bạn điền vào các chi tiết tối thiểu, chọn một mẫu cuống phiếu lương và công cụ này sẽ tạo ra cuống phiếu lương ngay lập tức. Bạn có thể xem trước cuống phiếu lương và tải xuống.
Trình tạo sơ khai lương của Wave
Trình tạo cuống phiếu lương của Wave là một công cụ trực tuyến miễn phí cho phép bạn nhập thông tin về công ty, nhân viên, thu nhập và khoản khấu trừ của mình để tạo các cuống phiếu lương chuyên nghiệp. Bạn có thể lưu cuống phiếu lương dưới dạng PDF để gửi email cho nhân viên của mình hoặc lưu giữ để lưu hồ sơ. Công cụ này nhanh, hiệu quả, không có lỗi và tiết kiệm chi phí.
Ưu điểm của việc tạo cuống séc tùy chỉnh bằng công cụ trực tuyến
Lợi ích của việc sử dụng các công cụ oline để tạo cuống séc cho nhân viên và doanh nghiệp của bạn bao gồm:
Tự động hóa và độ chính xác
Trình tạo cuống phiếu lương tự động có thể giúp giảm khả năng mắc lỗi trong tính toán. Những trình tạo này thường thân thiện với người dùng và luôn cập nhật các yêu cầu và luật thuế hiện hành. Họ cũng tự động tính toán và cập nhật tiền lương ròng, bao gồm các khoản cộng và khấu trừ lương.
Hiệu quả chi phí
Tạo cuống phiếu lương tùy chỉnh có thể tiết kiệm chi phí hơn so với việc thuê một kế toán viên. Nhiều trình tạo cuống phiếu lương trực tuyến cho phép bạn tạo hồ sơ cuống phiếu lương với một phần nhỏ chi phí mà bạn thường trả cho một kế toán viên hoặc một công ty trả lương.
Bảo mật dữ liệu
Cuống phiếu lương chứa thông tin nhạy cảm như thuế an sinh xã hội, số, địa chỉ, địa điểm làm việc, chi tiết tiền lương, tổng lương và các chi tiết cá nhân khác của nhân viên. Do đó, việc tạo cuống lương tùy chỉnh cho phép kiểm soát và bảo vệ thông tin này tốt hơn.
Tăng năng suất
Tạo cuống phiếu lương tùy chỉnh có thể tăng năng suất bằng cách hợp lý hóa các quy trình dài. Thay vì dành nhiều thời gian xử lý thủ công các thao tác tính lương và hiểu các mã khấu trừ chung, luật thuế hiện hành và luật tiểu bang, người sử dụng lao động có thể sử dụng trình tạo cuống séc trực tuyến.
Tiết kiệm thời gian
Việc sử dụng một công cụ tạo cuống séc trực tuyến hợp pháp và đáng tin cậy sẽ đảm bảo cho các chủ doanh nghiệp rằng các cuống phiếu lương được tạo ra là xác thực. Điều này giúp họ tiết kiệm nhiều thời gian mà lẽ ra nên dành ở nơi khác để giải quyết các nhiệm vụ kinh doanh khác.
Các tùy chọn để tùy chỉnh cuống séc là gì?
Tùy chỉnh cuống séc liên quan đến một số khía cạnh, từ bố cục và thiết kế đến thông tin cụ thể của nó. Sau đây là cách tùy chỉnh cuống séc:
- Chọn một mẫu: Có rất nhiều mẫu cuống phiếu lương có sẵn trực tuyến. Một số nền tảng, chẳng hạn như Real Check Stub™, cung cấp nhiều mẫu thiết kế khác nhau, bao gồm các mẫu cuống phiếu lương nâng cao, cổ điển và hiện đại. Các mẫu này có thể tùy chỉnh 100%, cho phép bạn thêm logo hoặc các thành phần thương hiệu khác.
- Nhập thông tin doanh nghiệp: Thông tin doanh nghiệp bao gồm tên và địa chỉ DBA của công ty. Nó thường được liệt kê dọc theo đầu hoặc cuối cuống phiếu lương.
- Nhập thông tin nhân viên: Phần này phải bao gồm tên pháp lý đầy đủ, số ID và thông tin an sinh xã hội tiềm năng của nhân viên. Nếu bạn gửi séc lương cho nhân viên của mình qua đường bưu điện, phần này cũng nên bao gồm địa chỉ của nhân viên.
- Thông tin chi tiết thanh toán: Đây là thành phần bao quát nhất của cuống phiếu lương. Nó sẽ tóm tắt số tiền mà nhân viên đã kiếm được trong kỳ lương áp dụng và số tiền họ đã kiếm được cho đến thời điểm này trong năm tính thuế này. Ngoài ra, nó phải cung cấp số giờ làm việc, cả bình thường và làm thêm giờ, và chỉ định số tiền kiếm được cho từng loại thu nhập.
- Bao gồm các Khoản Bổ sung hoặc Khấu trừ: Bao gồm các khoản bổ sung hoặc khấu trừ lương, chẳng hạn như tiền làm thêm giờ hoặc khấu trừ thuế. Trình tạo cuống séc tự động tính toán và cập nhật số tiền lương ròng.
- Tùy chỉnh bố cục: Bạn có thể tùy chỉnh bố cục của cuống séc dựa trên sở thích của mình. Điều này có thể bao gồm thay đổi bảng màu, phông chữ hoặc cách sắp xếp các trường.
- Xem trước và chỉnh sửa: Khi bạn đã nhập tất cả thông tin và tùy chỉnh thiết kế, hãy xem trước cuống lương cuối cùng và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa cần thiết nào trước khi hoàn thiện.
- phương thức vận chuyển: Quyết định cách bạn muốn gửi cuống phiếu lương. Bạn có thể gửi chúng qua email dưới dạng PDF, in chúng ra hoặc sử dụng cả hai phương pháp.
Phương pháp phân phối cuống séc
Lập và phân phát cuống séc có thể là một quy trình đơn giản, đặc biệt là với sự trợ giúp của các công cụ trực tuyến. Việc phân phối cuống séc có thể được thực hiện theo nhiều cách:
- E-mail: Các cuống phiếu lương có thể được gửi qua email dưới dạng PDF để có thể dễ dàng in ra từ máy tính của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để tiết kiệm giấy và bưu phí.
- In: Nếu muốn, bạn cũng có thể in cuống séc của mình. Đây là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn không có quyền truy cập vào máy in hoặc chỉ đơn giản là muốn có một bản sao cứng cuống phiếu lương của mình.
- Truy cập trực tuyến: Nếu người sử dụng lao động trả lương cho nhân viên bằng kỹ thuật số, họ có thể truy cập trực tuyến cuống phiếu lương của mình bằng cách đăng nhập vào hệ thống bảng lương do người sử dụng lao động cung cấp nơi lưu trữ tài liệu cá nhân của nhân viên.
Làm cách nào tôi có thể tạo cuống séc của mình miễn phí?
Bạn có thể tạo cuống séc của mình miễn phí bằng chương trình bảng tính như Excel, Google Trang tính hoặc trình tạo cuống séc trực tuyến miễn phí.
#1. Sử dụng Excel hoặc Google Trang tính
- Tạo một bảng tính mới: Mở Excel hoặc Google Trang tính và tạo một bảng tính trống mới.
- Thiết lập các cột: Trong bảng tính của mình, bạn sẽ cần một vài cột để thể hiện các thành phần khác nhau của một phiếu lương. Chúng có thể bao gồm: tên nhân viên, thời hạn trả lương, số giờ làm việc, tỷ lệ hàng giờ, tổng lương, các khoản khấu trừ, lương ròng
- Nhập dữ liệu: Nhập dữ liệu liên quan cho từng nhân viên của bạn vào các cột thích hợp.
- Tính lương gộp: Sử dụng công thức để tính Tổng Lương cho mỗi nhân viên. Giá trị này thường là =Số giờ đã làm việc*Tỷ lệ hàng giờ trong Excel hoặc Google Trang tính.
- tính các khoản giảm trừ: Các khoản khấu trừ sẽ thay đổi tùy theo hoàn cảnh của từng cá nhân. Chúng có thể bao gồm những thứ như thuế, phí bảo hiểm và đóng góp hưu trí. Bạn có thể trừ những khoản này khỏi Tổng lương để nhận được Lương ròng.
- Tính lương ròng: Sử dụng một công thức khác để tính Lương Ròng. Điều này thường là = Tổng các khoản khấu trừ phải trả.
- Định dạng và in: Sau khi bạn có tất cả dữ liệu, hãy định dạng bảng tính theo ý thích của bạn rồi in ra để tạo cuống phiếu kiểm tra thực tế.
#2. Sử dụng Trình tạo sơ khai séc trực tuyến miễn phí
- Tìm một trình tạo cuống phiếu lương miễn phí
- Điền các thông tin được yêu cầu
- Tạo và in cuống phiếu lương
Nhìn chung, cuống séc rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn và khi lập cuống séc, hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin trên cuống séc là chính xác và tuân thủ luật pháp địa phương cũng như liên bang.
Bài viết liên quan
- CÁCH TẠO CỤM LƯƠNG (Hướng dẫn năm 2023)
- KHẤU TRỪ LÃI SUẤT THẾ CHẤP: Bạn có thể khấu trừ tiền lãi thế chấp không?
- Cách tạo bảng lương cho nhân viên của bạn: Bạn nên bao gồm thông tin gì?
dự án
