QUÁ TRÌNH KINH DOANH KHAI THÁC (BPO) là gì: Tổng quan, Ví dụ và Lợi ích

Ý nghĩa Gia công Quy trình Kinh doanh

Kinh doanh gia công quá trình (BPO) là một hoạt động kinh doanh trong đó một tổ chức thuê một công ty khác để thực hiện một nhiệm vụ theo quy trình mà tổ chức thuê mướn cần để công ty của mình thành công.

BPO có nguồn gốc từ ngành công nghiệp sản xuất. Các nhà sản xuất ký hợp đồng với các công ty khác để xử lý các quy trình nhất định, chẳng hạn như: B. Các phần trong chuỗi cung ứng của họ không liên quan đến năng lực cốt lõi cần thiết để tạo ra sản phẩm cuối cùng của họ.

Các loại BPO

Vì các công ty trên khắp thế giới cung cấp dịch vụ BPO cho các tổ chức khác, nên BPO có thể được chia thành nhiều loại dựa trên vị trí của nhà cung cấp dịch vụ:

• Gia công trên đất liền: khi một tổ chức thuê một nhà cung cấp dịch vụ có trụ sở tại cùng một quốc gia. Nó còn được gọi là gia công phần mềm quốc gia.
• Gia công phần mềm Nearshore: khi một tổ chức thuê một nhà cung cấp dịch vụ ở một quốc gia láng giềng.
• Gia công ra nước ngoài: khi một tổ chức thuê một nhà cung cấp dịch vụ ở một quốc gia khác. Còn được gọi là ngoại biên.

BPO hoạt động như thế nào?

Các giám đốc điều hành tổ chức đưa ra quyết định thuê ngoài quy trình kinh doanh theo một số cách. Ví dụ, các công ty khởi nghiệp thường phải thuê ngoài các chức năng văn phòng phía sau và văn phòng trước vì họ không có đủ nguồn lực để phát triển lực lượng lao động và các chức năng hỗ trợ để thực hiện chúng trong nội bộ. Mặt khác, một công ty đã thành lập có thể chọn thuê ngoài một công việc mà họ đã làm suốt thời gian qua sau khi phân tích cho thấy rằng một nhà cung cấp thuê ngoài có thể thực hiện công việc đó tốt hơn và với chi phí thấp hơn.

Các chuyên gia quản lý khuyến nghị rằng các nhà điều hành công ty nên xác định các chức năng có thể được thuê ngoài và sau đó cân nhắc chức năng đó với những ưu và nhược điểm của việc thuê ngoài để xác định xem việc chuyển chức năng đó sang một nhà cung cấp thuê ngoài có ý nghĩa chiến lược hay không.

Trong trường hợp này, tổ chức không chỉ cần xác định nhà cung cấp tốt nhất để thực hiện công việc mà còn phải tự chuyển công việc từ nhà cung cấp nội bộ sang bên ngoài.

Điều này đòi hỏi một lượng lớn quản lý thay đổi, vì việc chuyển sang một nhà cung cấp thuê ngoài thường có tác động đến con người, các quy trình đã thiết lập và quy trình làm việc hiện có.

Việc di dời cũng ảnh hưởng đến tài chính của công ty, không chỉ về mặt chuyển chi phí của chức năng nội bộ cho các nhà cung cấp thuê ngoài, mà còn về thuế và các yêu cầu báo cáo.

Tổ chức cũng có thể cần đầu tư vào một giải pháp công nghệ để cho phép luồng công việc trôi chảy từ chính tổ chức đến nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài. Phạm vi và chi phí của giải pháp công nghệ này phụ thuộc vào phạm vi của chức năng được thuê ngoài và thời hạn của giải pháp. Cơ sở hạ tầng công nghệ có sẵn ở cả hai công ty.

BPO được sử dụng để làm gì?

Các công ty ký hợp đồng với các nhà cung cấp BPO cho hai lĩnh vực chính:

• Văn phòng hỗ trợ Hoạt động: Bao gồm xử lý thanh toán, dịch vụ công nghệ thông tin, đảm bảo chất lượng, v.v.
• Hoạt động Lễ tân: Điều này bao gồm các thủ tục tiếp thị, bán hàng, quan hệ khách hàng và khiếu nại.

Trong nhiều trường hợp, các tổ chức thuê ngoài một hoặc nhiều chức năng. Ví dụ, thay vì thuê ngoài tất cả các chức năng nhân sự, công ty chỉ thuê ngoài các quy trình kế toán.

Trong những năm qua, ngành công nghiệp BPO đã phát triển đáng kể, cung cấp nhiều loại dịch vụ và chức năng cho các doanh nghiệp.

Các loại dịch vụ BPO

Các dịch vụ BPO thường được chia thành các dịch vụ ngang và dọc. Những điều này được giải thích dưới đây:

#1. BPO ngang

BPO theo chiều ngang bao gồm gia công phần mềm tập trung vào vai trò. Nhà cung cấp chuyên thực hiện các chức năng nhất định trong các ngành khác nhau. Ví dụ về BPO theo chiều ngang là gia công phần mềm trong các lĩnh vực mua sắm, trả lương, nguồn nhân lực, quản lý cơ sở vật chất và các chức năng tương tự. Getix tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ theo chức năng theo chiều ngang như bảng lương, nguồn nhân lực, quản lý phúc lợi, giải pháp thuế, v.v. Tuy nhiên, Gartner nói rằng các công ty nên tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ theo chiều dọc khi thị trường trưởng thành.

#2. BPO dọc

Một BPO dọc tập trung vào việc thể hiện các dịch vụ chức năng khác nhau trong một số lĩnh vực công nghiệp hạn chế. Chăm sóc sức khỏe, dịch vụ tài chính, sản xuất và bán lẻ là những ví dụ về lĩnh vực BPO dọc.

Các loại công việc BPO được thực hiện tại nhà

#1. Trung tâm cuộc gọi

Một trong những quy trình kinh doanh phổ biến nhất được thuê ngoài ở Mỹ là công việc trung tâm cuộc gọi. Trong khi hầu hết các công việc trung tâm cuộc gọi thực sự được thực hiện trong các trung tâm cuộc gọi cố định, ngày càng có nhiều BPO sử dụng các đại lý tổng đài nội bộ. Đây có thể là công việc tự do hoặc hợp đồng.

#2. Nhập và sao chép dữ liệu

Nhập dữ liệu là một loại công việc phổ biến khác mà BPO cung cấp cho khách hàng của họ và nhiều công việc trong lĩnh vực này là ở nhà. Thông thường, các công việc nhập dữ liệu làm việc tại nhà dành cho các nhà thầu độc lập. Họ thường trả theo phần, nghĩa là ít hơn mức lương tối thiểu. Nhiều công ty nhập dữ liệu sử dụng dịch vụ cộng đồng để phân phối công việc có sẵn trong một lực lượng lao động lớn từ xa. Phiên âm trơn tru và thường đáng giá hơn nhập dữ liệu.

#3. BPO y tế

Các bệnh viện, văn phòng bác sĩ và công ty bảo hiểm thường thuê các BPO chuyên về các quy trình kinh doanh y tế như mã hóa y tế, thanh toán và phiên âm.

#4. Kế toán/sổ sách kế toán

Kế toán và các chức năng sổ sách kế toán thường được thuê ngoài cho các BPO. Tuy nhiên, tương đối ít BPO sử dụng lao động tại nhà cho loại công việc này. Tuy nhiên, có một số trong danh sách này dành cho các công việc kế toán tại nhà.

Công ty BPO

Dưới đây là các công ty BPO hàng đầu

• Accenture
• triniter
• IBM
• Nhận thức
• tập trung
• Wipro
• genpact
• ADP
• Dịch vụ EXL
• Invensis
• SunTec Ấn Độ
• Nội động
• Truyền thông đoàn kết
• Phần mềm trợ giúp
• Công nghệ Plaxonic
• Công nghệ bạch tuộc

Lợi ích của BPO

#1. Chi phí thấp hơn

Một trong những lý do chính của việc gia công phần mềm là giảm chi phí. Thay vì mua thiết bị CNTT và thuê thêm nhân viên cho các nhiệm vụ khác nhau, họ có thể thuê ngoài các nhiệm vụ đó cho một nhà cung cấp dịch vụ và do đó giảm hoặc thậm chí loại bỏ chi phí chung.

#2. Hiệu quả cao hơn

Các công ty BPO có kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau và làm việc ở cấp độ cao nhất. Họ cũng áp dụng các phương pháp hay nhất và sử dụng công nghệ mới nhất. Tất nhiên, điều này dẫn đến hiệu quả và năng suất cao hơn.

#3. Tập trung vào các chức năng kinh doanh cốt lõi

Nhiều doanh nghiệp, thường là các công ty khởi nghiệp, phải vật lộn với các hoạt động kinh doanh khó khăn. Bằng cách chuyển giao các quy trình thứ cấp cho một công ty BPO, công ty có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.

#4. Mở rộng trên toàn thế giới

Khi một tổ chức quyết định thâm nhập thị trường nước ngoài, một số hoạt động đòi hỏi hiểu biết về thị trường địa phương, kiến ​​thức pháp luật quốc gia hoặc thông thạo ngoại ngữ có thể được giao cho một công ty BPO. Giúp tăng hiệu quả và mở rộng nhanh hơn.

#5. Các lợi ích về kinh tế

Các tổ chức thường thấy rằng một nhà cung cấp thuê ngoài có thể điều hành một quy trình kinh doanh với chi phí thấp hơn, hoặc họ thấy rằng việc thuê một nhà cung cấp thuê ngoài có thể giúp họ tiết kiệm tiền theo những cách khác do có mối quan hệ; B. tiết kiệm thuế.

# 6. Uyển chuyển

Với hợp đồng BPO, các công ty có thể thích ứng linh hoạt hơn với cách thức hoàn thành quá trình kinh doanh thuê ngoài và do đó phản ứng tốt hơn với sự thay đổi động lực của thị trường.

#7. Lợi thế cạnh tranh

Với BPO, các công ty có thể thuê ngoài các quy trình không phải là cốt lõi của hoạt động kinh doanh hoặc sứ mệnh của họ, cho phép các công ty tập trung nhiều nguồn lực hơn vào những gì khiến họ khác biệt với thị trường.

#số 8. Chất lượng cao hơn và hiệu suất tốt hơn

Vì hoạt động kinh doanh cốt lõi của các nhà cung cấp BPO là chạy các quy trình cụ thể mà họ được giao nhiệm vụ, nên về mặt lý thuyết, họ có thể tập trung vào việc cung cấp các quy trình đó ở cấp độ cao nhất, thường với độ chính xác, hiệu quả và tốc độ cao hơn.

Nhược điểm của BPO

#1. Vấn đề an ninh

Có khả năng vi phạm bảo mật khi làm việc với công ty BPO, vì dữ liệu nhạy cảm phải được chia sẻ và xử lý.

#2. Phụ thuộc quá nhiều vào công ty BPO

Khi công việc được thuê ngoài cho một công ty BPO trong một thời gian dài, một tổ chức có thể quen với cách thức hoạt động và có xu hướng phụ thuộc quá nhiều vào nó. Điều này dẫn đến việc tổ chức phải trả chi phí cao hơn bình thường khi cần thiết.

#3. vấn đề giao tiếp

Khi làm việc với một công ty BPO ở nước ngoài, rào cản ngôn ngữ có thể là một trở ngại cho hiệu quả. Các công việc thuê ngoài như phát triển hoặc dịch vụ CNTT, liên quan đến nhiều người, có thể dẫn đến sai sót do hiểu nhầm. Đôi khi nó có thể rất tốn kém.

#4. Chi phí bất ngờ hoặc ẩn

Vì công việc không phải lúc nào cũng vất vả và nhanh chóng, tổ chức có thể đánh giá thấp khối lượng công việc và tạo ra chi phí cao hơn dự kiến. Làm việc với một công ty BPO có thể phải chịu chi phí pháp lý trong trường hợp có tranh chấp hoặc bất đồng. Sự chậm trễ trong việc bàn giao công việc cũng có thể phát sinh chi phí gián tiếp.

ĐỌC CSONG: ĐẠO ĐỨC KINH DOANH: Định nghĩa, Ví dụ và Lợi ích