Chi phí kinh doanh có thể là một tiêu hao lớn trên tài nguyên của bạn. Nếu bạn không theo dõi các khoản chi tiêu của mình một cách cẩn thận, bạn có thể sẽ bội chi và mất tiền. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về tầm quan trọng của việc theo dõi chi phí kinh doanh và cung cấp các mẹo về cách thực hiện hiệu quả.
Chi phí kinh doanh là gì
Chi phí liên quan đến việc điều hành công ty của bạn được gọi là chi phí kinh doanh. Các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết, còn được gọi là các khoản khấu trừ kinh doanh, được khấu trừ khỏi doanh thu của bạn để xác định lãi, lỗ và thu nhập chịu thuế của bạn. Những chi phí này bao gồm số dặm bay, phí ngân hàng và hoa hồng, phần mềm và tiện ích, vật tư văn phòng, in ấn, bưu chính và giao hàng, phí quảng cáo và tiếp thị.
Khi bạn theo dõi chi tiêu của công ty, bạn có thể theo dõi các khoản lãi và lỗ cũng như nghiên cứu các mô hình ngành để hỗ trợ dự báo. Bạn có thể lập kế hoạch sử dụng tài chính hợp lý vì bạn nhận thức được tình hình tài chính của mình.
Các bước để theo dõi chi phí kinh doanh
Một vài bước liên quan đến việc theo dõi chi tiêu kinh doanh, chẳng hạn như thiết lập một tài khoản riêng cho các giao dịch kinh doanh, tích hợp phần mềm kế toán của bạn với các tổ chức tài chính, gửi biên nhận thường xuyên và thỉnh thoảng kiểm tra dữ liệu. Để theo dõi đúng cách chi tiêu kinh doanh của bạn, hãy tuân thủ các hướng dẫn bên dưới.
#1. Tạo tài khoản doanh nghiệp
Tạo một tài khoản tài chính kinh doanh dành riêng cho các hoạt động kinh doanh của bạn là bước đầu tiên để theo dõi chi tiêu kinh doanh. Để nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng từ khách hàng, bạn phải mở tài khoản dịch vụ người bán, tài khoản séc doanh nghiệp và tài khoản tiết kiệm doanh nghiệp. Sẽ thật đơn giản để quản lý tài chính của bạn nếu bạn có một tài khoản riêng cho doanh nghiệp của mình. Bạn sẽ có tất cả các chi phí kinh doanh của mình ở một địa điểm, điều này sẽ giúp việc yêu cầu khấu trừ thuế trở nên đơn giản.
#2. Chọn một chương trình kế toán
Chọn phần mềm kế toán có thể tự động hóa hồ sơ kinh doanh của bạn và theo dõi từng khoản chi phí là bước tiếp theo để theo dõi chi tiêu kinh doanh. Theo dõi và sắp xếp chi tiêu kinh doanh của bạn được thực hiện đơn giản bằng phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán tốt nhất có các tính năng báo cáo cho phép bạn so sánh chi tiêu của công ty mình theo thời gian. Vì có nhiều nền tảng phần mềm kế toán miễn phí dành cho doanh nghiệp, bạn sẽ không cần phải chi tiêu nhiều hơn khả năng của mình để có được hồ sơ chính xác.
#3. Kết nối các tổ chức tài chính của bạn
Kết nối phần mềm kế toán của bạn với ngân hàng sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi chi tiêu kinh doanh hơn. Nó có thể phân loại chi tiêu của bạn và cho phép tải xuống tự động tất cả các giao dịch ngân hàng. Bạn cũng có thể tích hợp nhiều tính năng hơn, giúp việc đối chiếu sao kê trở nên đơn giản bằng cách nhập các giao dịch hàng ngày của bạn và tải xuống bảng sao kê ngân hàng.
Ngoài ra, bạn có thể thực hiện các hoạt động tài chính trên chương trình của mình mà không cần vào tài khoản ngân hàng bằng cách liên kết tài khoản ngân hàng với hệ thống kế toán của bạn. Nhờ sự đồng bộ hóa này, bạn có thể dành ít thời gian hơn để theo dõi chi phí của mình. Ngoài ra, vì bạn sẽ không quên bất kỳ giao dịch nào nên bạn có thể chắc chắn rằng hồ sơ doanh thu và chi phí của mình là chính xác.
#4. Nộp biên lai của bạn
Hãy cẩn thận nộp biên lai của bạn khi bạn tiến hành kinh doanh để duy trì việc theo dõi chi tiêu chính xác. IRS yêu cầu bạn lưu giữ tất cả các biên lai giấy và các hồ sơ khác trong tối thiểu ba năm. Do đó, hãy giữ biên lai giấy trong các thư mục và nhớ ghi lý do cho mỗi giao dịch trên biên lai. Các thư mục cũng có thể được gắn nhãn và sắp xếp dựa trên ngày hoặc danh mục mà chúng thuộc về.
#5. Xem lại chi phí kinh doanh của bạn
Thỉnh thoảng xem lại chi tiêu của bạn sẽ giúp bạn thu được lợi ích tốt nhất từ việc theo dõi chi phí kinh doanh. Xem lại các báo cáo, xem dữ liệu và thực hiện phân tích. Ghi lại các mẫu để quan sát số tiền bạn chi tiêu trong các danh mục khác nhau và chi phí cộng lại như thế nào. Ngoài ra, sửa chữa bất kỳ sai lầm và thiếu sót.
Hoạt động của Công cụ theo dõi chi phí doanh nghiệp là gì
Trực tuyến hoặc thông qua một ứng dụng dành cho thiết bị di động, các công cụ theo dõi chi phí kinh doanh thường có sẵn. Bạn sẽ được cấp quyền tiếp cận một lượng nhân viên cụ thể khi tham gia với một nhà cung cấp.
Mặc dù các thủ tục đăng ký khác nhau giữa các sản phẩm, nhưng phần lớn các trình theo dõi yêu cầu các chi tiết về tài chính và công ty tương đối đơn giản. Bạn nên kết nối phần mềm với tài khoản séc doanh nghiệp hoặc thẻ tín dụng doanh nghiệp của mình để tận dụng tối đa phần mềm. Ngoài ra, các nhân viên của bạn sẽ được lựa chọn liên kết các tài khoản ngân hàng cá nhân của họ để họ có thể nhận được khoản hoàn trả sau khi nộp biên lai cho các chi phí liên quan đến kinh doanh được ủy quyền.
Các lĩnh vực chi tiêu tốn kém nhất của bạn được đánh dấu bởi các công cụ theo dõi chi tiêu kinh doanh, giúp phân loại các khoản chi tiêu của bạn. Họ cũng có thể hỗ trợ bạn hạn chế chi tiêu. Ví dụ: bạn có thể tổng hợp tất cả khoảng không quảng cáo hoặc chi phí liên quan đến tiếp thị để kiểm tra xem bạn có ở dưới mức ngân sách của mình cho từng mục hàng hay không. Việc duy trì dòng tiền trở nên đơn giản hơn nhờ những hiểu biết sâu sắc này.
Sách của doanh nghiệp nhỏ của tôi nên được lưu giữ như thế nào
Bạn phải hoàn thành các bước sau để thiết lập hồ sơ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ của mình:
#1. Chọn một chương trình kế toán
Kế toán ghi một lần hoặc ghi hai lần là hai phương pháp mà các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi các giao dịch tài chính. Do tính đơn giản của nó, sổ sách ghi sổ một lần là phương pháp ưa thích của các công ty nhỏ khi họ mới bắt đầu.
Kế toán trên cơ sở tiền mặt được sử dụng trong sổ sách ghi sổ một lần. Với phương pháp này, bạn theo dõi doanh thu kinh doanh khi bạn nhận được và chi phí khi bạn phát sinh chúng. Cách tiếp cận này là đơn giản nhất khi bạn sử dụng bảng tính cho sổ sách kế toán của mình.
#2. Chọn một kỹ thuật ghi âm
Cả việc nhập giao dịch theo cách thủ công và tạo bảng tính tùy chỉnh đều là các tùy chọn. Tuy nhiên, hãy sử dụng phần mềm kế toán thực hiện các phép tính cho bạn để giảm sai sót. Bằng cách sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể duy trì tất cả dữ liệu tài chính của mình một cách chính xác và hiện tại, điều này sẽ giúp bạn thực hiện các công việc trong tương lai dễ dàng hơn.
#3. Tạo tài khoản ngân hàng tổ chức
Có tài khoản ngân hàng cá nhân và công ty riêng biệt là thuận lợi trong mùa thuế. Bạn không cần phải lo lắng về việc vô tình nhập tư cách thành viên Netflix cá nhân của mình khi kết nối tài khoản công ty với phần mềm kế toán.
Đảm bảo đối chiếu sổ sách của bạn với bảng sao kê ngân hàng hàng tháng. Điều này đòi hỏi phải so sánh dữ liệu từ bảng sao kê ngân hàng của bạn với các mục nhập trong phần mềm kế toán của bạn.
#4. Tạo mẫu hóa đơn
cho dù bạn làm như vậy trực tuyến hay trong chương trình kế toán của bạn. Phần lớn các công ty nhỏ cung cấp dịch vụ làm như vậy bằng tín dụng, điều này đòi hỏi phải gửi hóa đơn khi dự án kết thúc và cho phép khách hàng thanh toán sau.
Mỗi hóa đơn phải ghi rõ các điều khoản thanh toán. Điều này nên bao gồm thông tin liên hệ của bạn, hướng dẫn thanh toán và ngày đến hạn của hóa đơn. Thông tin về quá trình xử lý thanh toán đảm bảo rằng không có gì sai sót sau này và số tiền sẽ đến tài khoản của bạn với số tiền phù hợp.
Theo dõi chi phí kinh doanh nhỏ
# 1. Con dốc
Đoạn đường nối là một nền tảng để quản lý thẻ tín dụng kinh doanh và chi tiêu được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ hợp lý hóa tự động hóa và cắt giảm chi phí. Bằng cách xử lý thẻ công ty, quản lý chi phí, thanh toán hóa đơn, kế toán và báo cáo, phần mềm quản lý chi tiêu 5 trong 1 này giúp tiết kiệm thời gian quý báu.
Đối chiếu tự động giúp việc quản lý sổ sách kế toán dễ dàng hơn, ngoài việc tự động theo dõi chi phí. Hơn 100 ứng dụng, bao gồm
- Slack
- Okta
- Xero
- Oracle NetSuite
- QuickBooks
- Và Sage có thể được các doanh nghiệp tích hợp với Ramp.
#2. Rydoo
Rydoo giúp nhân viên tài chính của bạn kiểm soát chi tiêu đồng thời nâng cao khả năng dự báo và phân tích tài chính. Sử dụng ứng dụng quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ này, bạn có thể theo dõi chi phí vận chuyển, duy trì các tab công tác phí và tập trung hóa đơn của nhân viên.
#3. Thông tư
Bạn có thể quản lý chi tiêu của nhân viên và lợi ích của công ty với Circula, một nền tảng tài chính tinh vi dành cho nhân viên. Chương trình này được tạo ra để cung cấp một giao diện người dùng đơn giản, hỗ trợ giảm chi phí xử lý và giữ cho doanh nghiệp nhỏ của bạn tuân thủ.
Các giải pháp AI do Circula cung cấp khá hữu ích cho việc tự động hóa các chính sách và quản lý chi phí. Ngoài ra, bạn có thể liên kết với các chương trình nhân sự và bảng lương, các trang web đặt chỗ du lịch như TravelPerk và các chương trình ERP.
#4. diều hâu
Payhawk là một phần mềm tài chính toàn diện hỗ trợ tự động hóa và quản lý các yêu cầu kế toán và ngân hàng của bạn. Và cũng như cung cấp mọi thứ cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, bao gồm quản lý chi tiêu, thanh toán hóa đơn và tự động hóa kế toán.
Ngoài ra, nó tương thích với một loạt các chương trình ERP, bao gồm:
- Oracle NetSuite
- Xero
- QuickBooks
- Microsoft Dynamics
- Khôn
- Chính xác
- Và Datev.
# 5. Phân phối
Expensify là dịch vụ theo dõi chi phí cung cấp một số tính năng miễn phí, bao gồm đặt chỗ du lịch, thẻ công ty, lập hóa đơn, thanh toán và theo dõi chi phí. Ngoài ra, tính năng theo dõi chi tiêu và biên nhận chỉ bằng một cú nhấp chuột đặc biệt đã giúp nó trở nên phổ biến bởi các tổ chức thuộc mọi loại hình, từ doanh nghiệp tư nhân đến các công ty trong danh sách Fortune 500.
Ứng dụng theo dõi chi phí kinh doanh
Bước đầu tiên trong việc sử dụng các kỹ thuật kế toán phức tạp hơn, có thể hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn, là theo dõi chi tiêu của bạn.
# 1. Vốn cá nhân
Thuê một nhà quản lý đầu tư đầy đủ tính năng như Personal Capital. Tất cả các giao dịch mua bạn thực hiện bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ đều được theo dõi và phân loại. Ứng dụng tạo biểu đồ sử dụng dòng tiền hàng tháng của bạn và phân tích chi phí hàng tháng của bạn. Dịch vụ quản lý tài sản và bảng điều khiển tài chính miễn phí là hai biến thể.
Một tùy chọn quản lý đầu tư được cung cấp bởi tùy chọn quản lý tài sản, hoạt động như một cố vấn rô bốt trong khi cung cấp hỗ trợ trực tiếp. Bảng điều khiển tài chính miễn phí cung cấp các công cụ phân tích và lập ngân sách dòng tiền. Bạn có thể sử dụng ứng dụng để kiểm tra các khoản đầu tư của mình và lên kế hoạch nghỉ hưu.
# 2. Phân phối
Đây là một ứng dụng tuyệt vời để tạo báo cáo chi tiêu khi đang di chuyển và có sẵn cho điện thoại thông minh iOS và Android. Expensify, cho phép bạn theo dõi chi phí và chụp ảnh biên lai theo cách thủ công, là điều bắt buộc đối với những người thường xuyên đi công tác. Expensify tự động diễn giải biên lai khi bạn chụp ảnh chúng và chuyển đổi chúng thành chi phí được ghi lại. Bạn cũng có thể phân loại chi phí của mình, chẳng hạn như số dặm, đi lại và thực phẩm. Phần tốt nhất là Expensify không tốn phí cho các cá nhân và 5 đô la hàng tháng cho các nhóm.
# 3. SAP Concur
SAP Concur là công cụ báo cáo chi phí lý tưởng dành cho các tổ chức vừa và nhỏ đã thành lập (và đang mở rộng). Nó cung cấp các quy trình công việc được tích hợp sẵn để hoàn trả cho nhân viên, gửi và phê duyệt, theo dõi hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp, đặt chỗ du lịch, v.v., bên cạnh khả năng theo dõi chi tiêu. Phần tốt nhất về SAP Concur là bạn có thể tùy chỉnh nó theo bất cứ thứ gì bạn thích và nó sẽ tính phí cho bạn một cách thích hợp (tùy thuộc vào các tính năng và số lượng người dùng). Một lý do khác khiến SAP Concur là một lựa chọn tuyệt vời là nó cung cấp nhiều loại sản phẩm cho các tổ chức nhỏ, cho phép bạn bổ sung thêm dung lượng theo yêu cầu. Người dùng Concur hiện tại có thể tải xuống ứng dụng miễn phí từ cửa hàng ứng dụng iOS hoặc Android.
# 4. Wally
Wally là một phần mềm sống động với rất nhiều tính năng theo dõi chi phí hữu ích. Đây là một phần mềm iOS mà bạn có thể sử dụng và phiên bản cơ bản là miễn phí. Tương tự như các ứng dụng theo dõi chi phí khác, nó cho phép bạn nhập chi phí theo cách thủ công và chỉ định danh mục cho chúng hoặc chụp ảnh biên lai trực tiếp. Ứng dụng này cũng có thể theo dõi thu nhập của bạn cho bạn và cung cấp các dự đoán hàng tháng về khoản tiết kiệm của bạn. Cuối cùng, nó rất phù hợp với những người điều hành các doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc những người làm công việc phụ vì nó tập trung nhiều hơn vào tài chính cá nhân hơn là tài chính kinh doanh.
# 5. Phong bì
Mvelopes áp dụng chiến lược chi tiêu đề xuất. Nó giúp bạn không phải chi tiêu quá nhiều và tuyên bố có thể hỗ trợ người dùng tạo ngân sách chỉ trong 15 phút. Chương trình hoạt động bằng cách yêu cầu bạn gửi tiền vào một số “phong bì” ảo, tạo ngân sách hàng tháng mà bạn không được phép vượt quá. Cả Android và iOS đều hỗ trợ nó.
Bảng tính theo dõi chi phí kinh doanh
Bảng tính chi tiêu kinh doanh là một mẫu được tiêu chuẩn hóa để theo dõi và ghi lại các khoản chi tiêu của công ty. Ví dụ: “cái gì”, “tại sao”, “ai” và “cách thức” sử dụng quỹ của công ty được đề cập cụ thể:
- Tiền đã được chi vào việc gì?
- Tại sao nó được sử dụng hết?
- Ai đã tiêu nó?
- Chi phí là gì?
Một số bảng tính này theo dõi chi tiêu kinh doanh cụ thể, trong khi những bảng tính khác cung cấp cho bạn tổng quan nhanh, cấp cao về chi phí trước đây của bạn. Chẳng hạn, một bảng tính để theo dõi các chi phí liên quan đến du lịch, chẳng hạn như nhà ở và thực phẩm. Tổng số chi tiêu hàng tháng của bạn có thể được nhìn thấy trong bảng tính chi phí.
Sử dụng Bảng tính Excel cho Chi tiêu Kinh doanh
Hãy xem xét một số lợi ích chính của việc theo dõi chi tiêu kinh doanh của bạn bằng bảng tính Microsoft Excel.
#1. Quyết định tài chính của bạn sẽ thông minh hơn
Có thể đưa ra những đánh giá tài chính thông minh hơn khi bạn nhận thức rõ hơn về chi phí của công ty mình. Một bước quan trọng là thu thập dữ liệu chi phí thành một bảng tính dễ hiểu. Để minh họa, hãy tưởng tượng rằng bạn điều hành một tiệm bánh mì và đang cố gắng quyết định xem việc mua sản phẩm của bạn tại địa phương có tiết kiệm chi phí hay không.
#2. Thời gian và tiền bạc sẽ được tiết kiệm
Khi bạn sử dụng bảng tính tiêu chuẩn hóa để theo dõi chi tiêu của mình, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tính tổng và trung bình bằng các công thức tích hợp sẵn. Kết quả là, bạn có thể tập trung vào các mục tiêu tài chính của mình hơn là tính toán.
#3. Việc xác định các khoản chi tiêu thất thường hoặc gian lận sẽ đơn giản hơn
Bạn có thể xác định những thay đổi kỳ lạ bằng cách theo dõi chi tiêu của mình. Ví dụ: bảng tính chi phí giúp dễ dàng xem các thay đổi trong chi tiêu, chẳng hạn như nếu bạn thường chi 100 đô la mỗi tháng cho đồ dùng văn phòng nhưng thay vào đó lại chi 500 đô la vào tháng tiếp theo. Việc phát hiện sớm những “cờ đỏ” này giúp phát hiện và điều tra việc chi tiêu gian lận hoặc bất hợp pháp.
Làm thế nào để các doanh nghiệp nhỏ theo dõi chi phí?
Hãy cẩn thận nộp biên lai của bạn khi bạn tiến hành kinh doanh để duy trì việc theo dõi chi tiêu chính xác. IRS yêu cầu bạn lưu giữ tất cả các biên lai giấy và các hồ sơ khác trong tối thiểu ba năm.
Cách tốt nhất để theo dõi chi phí cho một doanh nghiệp là gì?
- Mở tài khoản doanh nghiệp
- Chọn một chương trình kế toán.
- Kết nối các tổ chức tài chính của bạn
- Gửi biên nhận của bạn
- Xem lại chi phí kinh doanh của bạn
Làm cách nào để tự động theo dõi chi phí kinh doanh?
Các cách để theo dõi chi phí kinh doanh của bạn như sau:
- Lập tài khoản ngân hàng của công ty.
- Lựa chọn hệ thống kế toán phù hợp.
- Chọn kế toán dồn tích hoặc tiền mặt.
- Tham gia các cơ sở tài chính.
- Bắt đầu xử lý biên nhận một cách chính xác.
- Nhanh chóng đăng nhập tất cả các chi phí.
- Hãy suy nghĩ về việc sử dụng phần mềm lập ngân sách.
Làm thế nào để tôi theo dõi các chi phí tự kinh doanh?
Sổ cái tự kinh doanh, đôi khi được gọi là “sổ cái thuế”, là một thuật ngữ thú vị để chỉ nơi bạn ghi lại tất cả các khoản thu nhập và chi tiêu của doanh nghiệp mình. Bạn có thể ghi thông tin vào sổ “sổ cái” viết tay, bảng tính trực tuyến hoặc phần mềm kế toán.
Tại sao tôi nên theo dõi chi phí?
Mục tiêu cơ bản của việc theo dõi chi phí là tìm và loại bỏ các mô hình chi tiêu không hiệu quả trong đời sống tài chính của bạn. Ngoài ra, việc duy trì quyền kiểm soát tài chính của bạn và khuyến khích các hoạt động tài chính tốt hơn như tiết kiệm và đầu tư sẽ đến từ việc liên tục theo dõi chi phí của bạn.
Kết luận
Theo dõi các chi phí kinh doanh của bạn sẽ giúp bạn hiểu được tình hình tài chính của mình. Do đó, hãy thực hiện các hành động thích hợp để đảm bảo một khoản chi phí không bị bỏ sót. Việc đưa ra các quyết định tài chính thông minh hơn và đủ điều kiện để được giảm thuế cũng như hỗ trợ tài chính kinh doanh khác đều có thể thực hiện được bằng cách duy trì nhật ký chi phí có tổ chức.
Bài viết liên quan
- Biên lai CHI PHÍ: Nó là gì, Làm thế nào để tạo ra nó và các ứng dụng tốt nhất
- Quản lý Chi phí: Định nghĩa & 13 Phần mềm Quản lý Chi phí Tốt nhất
- BÁO CÁO TÀI CHÍNH CÁ NHÂN: Ý nghĩa, Tầm quan trọng & Ví dụ
- DANH MỤC CHI PHÍ KINH DOANH: Các hạng mục chi phí kinh doanh tốt nhất năm 2023 cần xem xét
- ĐỌC TIẾP NHẬN: Ý nghĩa, Hướng dẫn Tắt Gmail, Whatsapp & iPhone
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ MỞ RỘNG: Hướng dẫn từng bước và các công cụ tốt nhất để sử dụng
dự án
