Khi các công ty tìm cách giảm chi phí, tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của họ, tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Chúng ta sẽ tìm hiểu tự động hóa quy trình kinh doanh là gì, tại sao nó hữu ích và cách sử dụng nó trong công ty của bạn trong blog này. Vì nó cho phép các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô hợp lý hóa hoạt động, tăng năng suất và cắt giảm chi phí, tự động hóa quy trình kinh doanh đã trở nên thiết yếu. Ngoài ra, một tổ chức có thể hưởng lợi rất nhiều từ tự động hóa quy trình kinh doanh, có thể tăng năng suất, cắt giảm chi phí, cải thiện đảm bảo chất lượng và tăng tính linh hoạt. Tất cả các nhu cầu, tài chính và bí quyết kỹ thuật của công ty bạn sẽ đóng một vai trò trong việc giúp bạn chọn phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh tốt nhất.
Tự động hóa kinh doanh
Một doanh nghiệp sử dụng một quy trình kinh doanh, là một tập hợp các nhiệm vụ hoặc hoạt động có liên quan, để thực hiện một nhiệm vụ hoặc mục tiêu cụ thể. Đó là một chuỗi các hành động được tổ chức tốt, có thể lặp lại, tiếp nhận đầu vào, tạo ra đầu ra và thường có sự tham gia của một số bên liên quan, bao gồm đối tác, nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên. Các quy trình kinh doanh được tạo ra để hỗ trợ một tổ chức hoàn thành các mục tiêu và mục tiêu của mình một cách có phương pháp và hiệu quả.
Việc sử dụng công nghệ tiên tiến để tự động hóa các hoạt động kinh doanh thông thường được gọi là tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA). Nhập dữ liệu, tạo báo cáo, lập lịch trình cũng như liên lạc là một vài ví dụ về những nhiệm vụ này. BPA tìm cách tăng năng suất, cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng của hàng hóa và dịch vụ.
Sử dụng phần mềm để giảm bớt và cải thiện nỗ lực của con người trong một quy trình kinh doanh cụ thể được gọi là tự động hóa quy trình kinh doanh. Mục tiêu chính của BPA là tự động hóa càng nhiều thành phần quy trình càng tốt vì mỗi quy trình được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ và quy trình công việc khác nhau.
Hơn nữa, quy trình tự động hóa đòi hỏi phải xác định nhiệm vụ nào có thể được tự động hóa và tạo quy trình công việc có thể được thực hiện bởi một chương trình máy tính hoặc một mạng lưới các hệ thống được kết nối. Sau khi quy trình công việc được tạo, nó sẽ được kiểm tra, tiếp tục đưa vào sử dụng và nhân viên được hướng dẫn cách sử dụng hệ thống mới.
BPA có thể được tìm thấy trong nhiều lĩnh vực, bao gồm quản lý, nhập dữ liệu, dịch vụ khách hàng, quy trình nhân sự, tiếp thị và bán hàng.
Các quy trình tự động phổ biến
- Thông báo đẩy cũng như email
- Hỗ trợ bộ phận trợ giúp
- Tạo các nghiên cứu điển hình cho khách hàng
- Thu thập và di chuyển dữ liệu
- Sao lưu và phục hồi
- Đơn xin nghỉ việc của nhân viên
- Mua sắm
- Hoạt động của trung tâm cuộc gọi
- Đơn bán hàng
- Theo dõi giờ và tham dự
- Lương bổng
- Hóa đơn
- Bộ sưu tập
- Ra mắt sản phẩm
- Nuôi dưỡng chì
Các loại tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA)
# 1. Tự động hóa quy trình robot (RPA)
RPA là một loại tự động hóa quy trình kinh doanh giúp tự động hóa các tác vụ dựa trên quy tắc, lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng rô-bốt phần mềm hoặc bot. Các bot này có thể được lập trình để thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, bao gồm nhập dữ liệu, xử lý hóa đơn và thực hiện đơn hàng. RPA có thể tăng năng suất đồng thời giảm lỗi và cải thiện độ chính xác cho doanh nghiệp. Các bot RPA cũng có thể được thiết lập để hoạt động liên tục, cho phép doanh nghiệp xử lý lượng dữ liệu khổng lồ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
# 2. Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM)
Mô hình hóa, phân tích cũng như tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng các công cụ phần mềm là một thành phần của tự động hóa quy trình kinh doanh hoặc BPM. BPM có thể hỗ trợ thêm cho các doanh nghiệp trong việc xác định các điểm hoạt động không hiệu quả, tắc nghẽn và các khu vực cải tiến tiềm năng. BPM có thể giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa hoạt động của họ, giảm lỗi và tăng năng suất.
# 3. Trí tuệ nhân tạo (AI) và Máy học (ML)
Xử lý ngôn ngữ tự nhiên, phân tích tình cảm và phân tích dự đoán là những ví dụ về các tác vụ phức tạp có thể được tự động hóa bằng AI và ML. Các doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả, trải nghiệm của khách hàng cũng như việc ra quyết định với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo và học máy. Đối với dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp có thể tự động hóa chatbot để khách hàng có thể nhận được phản hồi nhanh chóng cho câu hỏi của họ mà không cần sự tương tác của con người.
# 4. Tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa quy trình làm việc là quá trình tự động hóa việc trao đổi nhiệm vụ và thông tin giữa các bộ phận hoặc người khác nhau bằng các công cụ phần mềm. Tự động hóa quy trình làm việc này có thể giúp các doanh nghiệp cắt giảm lao động thủ công, nâng cao tinh thần đồng đội và tăng năng suất. Chẳng hạn, tự động hóa quy trình làm việc có thể được các doanh nghiệp sử dụng để đẩy nhanh quá trình phê duyệt đơn đặt hàng và báo cáo chi phí.
Cách tự động hóa quy trình kinh doanh của bạn
#1. Xác định các quy trình để tự động hóa
Chọn quy trình kinh doanh nào có thể được tự động hóa là bước đầu tiên trong quy trình tự động hóa. Về bản chất, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra các quy trình hiện tại của bạn để xác định các hoạt động lặp đi lặp lại, tốn thời gian và dễ mắc lỗi. Những nhiệm vụ này là lý tưởng cho tự động hóa.
#2. Định nghĩa quy trình làm việc
Xác định quy trình làm việc xuất hiện sau khi bạn đã xác định quy trình nào sẽ tự động hóa. Điều này đòi hỏi phải phác thảo các bước của quy trình và tìm ra các đầu vào, đầu ra và các bước ngoặt của nó. Điều này sẽ tiếp tục cho phép bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ có thể được tự động hóa và những nhiệm vụ cần sự tham gia của con người.
#3. Chọn đúng công cụ
Đưa ra lựa chọn sáng suốt khi chọn công cụ tự động hóa lý tưởng cho công ty của bạn là điều cần thiết. Từ các công cụ tự động hóa nhiệm vụ đơn giản đến phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) phức tạp, có rất nhiều công cụ tự động hóa trên thị trường. Khi chọn công cụ thích hợp, hãy tính đến mức độ tự động hóa bạn cần và mức độ phức tạp của các quy trình của bạn.
#4. Tạo và xây dựng tự động hóa
Thiết kế và phát triển tự động hóa là bước tiếp theo sau khi chọn các công cụ thích hợp. Để thực hiện điều này, công cụ phải được định cấu hình để tự động hóa các tác vụ được chỉ định và tích hợp với các hệ thống tổ chức khác. Hơn nữa, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các quy trình của bạn, bước này cũng có thể yêu cầu một nhóm các nhà phát triển tham gia.
#5. Kiểm tra và Cải thiện
Bất kỳ dự án tự động hóa nào cũng phải bao gồm thử nghiệm như một bước quan trọng. Sau khi tạo tự động hóa, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng nó hoạt động như dự kiến. Trong bước này, bạn có thể chạy thử nghiệm trên dữ liệu giả, tìm kiếm và sửa lỗi cũng như trau dồi khả năng tự động hóa cho đến khi nó đáp ứng nhu cầu của bạn.
# 6. Huấn luyện nhân viên
Đào tạo nhân viên của bạn là bước tiếp theo sau khi bạn đã thử nghiệm và cải thiện quá trình tự động hóa. Điều này đòi hỏi phải dạy họ cách sử dụng tự động hóa, cung cấp cho họ tài liệu và tài liệu đào tạo, đồng thời đảm bảo họ hiểu được những lợi thế của nó.
# 7. Đánh giá giám sát hiệu suất
Sau khi tự động hóa được thực hiện, hãy kiểm tra định kỳ và đánh giá hiệu suất của nó. Điều này sẽ cho phép bạn phát hiện bất kỳ vấn đề nào hoặc các lĩnh vực tiềm năng cần cải thiện và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo rằng quá trình tự động hóa tiếp tục đáp ứng nhu cầu của bạn.
Lợi ích tự động hóa doanh nghiệp
# 1. Nâng cao hiệu quả
BPA có thể hỗ trợ đơn giản hóa quy trình và rút ngắn thời gian quay vòng bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại. Tiết kiệm chi phí có thể là kết quả của năng suất và hiệu quả cao hơn do điều này.
#2. Các biện pháp tiết kiệm chi phí
Bằng cách tự động hóa các quy trình cần có sự tham gia của con người, BPA có thể hỗ trợ giảm chi phí. Điều này có thể giúp giảm chi phí lao động, ít lỗi hơn và kiểm soát chất lượng tốt hơn.
#3. Thời gian phản ứng nhanh hơn
Thời gian phản hồi cũng có thể được tăng tốc với sự hỗ trợ của BPA bằng cách tự động hóa các quy trình liên lạc và phê duyệt. Điều này có thể hỗ trợ các doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng và giải quyết các vấn đề kịp thời.
#4. Đơn giản hóa quy trình
Các quy trình được đơn giản hóa là một trong những lợi ích tuyệt vời của hệ thống tự động hóa quy trình. Về bản chất, việc loại bỏ các hoạt động lãng phí và tập trung trở nên đơn giản hơn nhờ trách nhiệm giải trình rõ ràng, thông báo có thể tùy chỉnh, thông tin chi tiết có giá trị và thời gian quay vòng nhanh hơn.
# 5. Cải tiến trong quản lý dữ liệu
Việc nhập, lưu trữ và truy xuất dữ liệu đều có thể được tự động hóa với BPA để giúp quản lý dữ liệu. Đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn có thể là kết quả của việc có dữ liệu chính xác và đáng tin cậy hơn.
# 6. Phân phối tài nguyên tốt hơn
Bằng cách tự động hóa các tác vụ quản lý tài nguyên như lập lịch trình và lập kế hoạch năng lực, BPA cũng có thể hỗ trợ các tổ chức phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn.
#7. Hoạt động thống nhất
Bạn có thể tin tưởng vào một tiêu chuẩn kết quả không đổi mỗi khi bạn tự động hóa một quy trình kinh doanh. Bằng cách định vị doanh nghiệp của bạn là đáng tin cậy, tiêu chuẩn hóa có thể giúp bạn có được nhiều khách hàng hơn.
# 8. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
BPA có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách giảm bớt khối lượng công việc cho các đại diện dịch vụ khách hàng đồng thời tăng cường thời gian phản hồi bằng cách tự động hóa các tác vụ dịch vụ khách hàng như hệ thống bán vé và chatbot.
Hạn chế của tự động hóa kinh doanh
#1. Chi phí thực hiện
Phần lớn các công cụ tự động hóa kinh doanh đều tính phí thiết lập một lần và phí đăng ký hàng tháng để sử dụng.
#2. Cần nhân sự có trình độ
Cần phải đào tạo và giới thiệu nhân viên để hỗ trợ họ sử dụng các công cụ tự động hóa mới. Do đó, điều này có thể đòi hỏi cam kết về thời gian và nỗ lực đáng kể.
# 3. Vấn đề an ninh
Thu thập dữ liệu kinh doanh là một thành phần quan trọng của tự động hóa kinh doanh hiện đại. Điều này có thể làm tăng khả năng dữ liệu của bạn dễ bị xâm phạm và tấn công nguy hiểm, mặc dù nó thúc đẩy hiệu quả và các quyết định dựa trên dữ liệu. Các hệ thống tự động hóa kỹ thuật số có thể khiến dữ liệu của công ty bạn bị hack và các cuộc tấn công bên ngoài khác nếu chúng không được bảo mật đúng cách.
Ví dụ về tự động hóa doanh nghiệp
# 1. nguồn nhân lực
Các chuyên gia nhân sự có thể tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác bằng cách tự động hóa các quy trình nhân sự như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và bảng lương. Do đó, nhiều doanh nghiệp tự động hóa các quy trình này bằng các công cụ BPA, giúp các chuyên gia nhân sự có nhiều thời gian hơn để thực hiện các dự án quan trọng hơn.
# 2. Dịch vụ khách hàng
Có thể tự động hóa các quy trình dịch vụ khách hàng như hệ thống bán vé, hỗ trợ trò chuyện và hỗ trợ qua điện thoại với sự trợ giúp của chatbot và các công cụ tự động hóa khác. Ngoài việc tăng tốc thời gian phản hồi, điều này còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
# 3. Chế tạo
Tự động hóa đang được sử dụng để tăng cường các quy trình sản xuất như xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chất lượng. Các công ty sản xuất cũng có thể tăng độ chính xác, nhất quán và năng suất bằng cách tự động hóa các quy trình này.
# 4. Kế toán
Các nhiệm vụ kế toán có thể được tự động hóa bao gồm các khoản phải trả, khoản phải thu và báo cáo tài chính. Hơn nữa, điều này có thể giúp cải thiện độ chính xác, giảm lỗi và tiết kiệm thời gian. Để tự động hóa các quy trình này, rất nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ BPA như phần mềm kế toán.
#5. Nhập và quản lý dữ liệu
Việc nhập và quản lý dữ liệu có thể được tự động hóa thông qua việc sử dụng các công cụ phần mềm, giúp giảm yêu cầu về nhân công và rủi ro lỗi. Điều này cũng bao gồm các hành động như nhập đơn đặt hàng, xử lý hóa đơn và quản lý dữ liệu khách hàng.
# 6. Quản lý hàng tồn kho
Sử dụng các chương trình máy tính theo dõi mức tồn kho, tự động xử lý đơn đặt hàng và quản lý mức tồn kho, việc quản lý kho có thể được tự động hóa. Điều này cũng có thể hỗ trợ các doanh nghiệp giảm tình trạng hết hàng và tồn kho dư thừa, nâng cao năng suất và lợi nhuận.
Phần mềm tự động hóa doanh nghiệp
Phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) cho phép các tổ chức tự động hóa các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại, cơ cấu lại quy trình công việc và cải thiện hoạt động. Các chương trình phần mềm này cung cấp nhiều tính năng, bao gồm trình tạo quy trình công việc kéo và thả, phân công và theo dõi tác vụ, báo cáo và phân tích theo thời gian thực cũng như tích hợp với các chương trình phần mềm khác.
Công nghệ được sử dụng để lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi quá trình tự động hóa được gọi là phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh (hoặc đơn giản là phần mềm BPA). Các tên bổ sung cho nó bao gồm công cụ BPA, nền tảng BPA và giải pháp BPA.
Các yếu tố cần xem xét khi chọn phần mềm BPA
# 1. Quản lý công việc
Việc ủy thác nhiệm vụ, cài đặt thời hạn và lời nhắc cũng như giám sát tiến độ theo thời gian thực đều có thể thực hiện được với phần mềm. Ngoài ra, nó cần gửi thông báo và cảnh báo để thông báo cho mọi người và đúng tiến độ.
#2. Phân tích và báo cáo dữ liệu
Điều quan trọng không kém là tìm kiếm phần mềm BPA cung cấp phân tích chuyên sâu về quy trình của bạn, bao gồm thời gian chu kỳ, tắc nghẽn và tuân thủ. Để giúp bạn tìm cơ hội cải tiến và hợp lý hóa quy trình làm việc của mình, phần mềm sẽ cho phép bạn tạo các báo cáo và bảng điều khiển hoàn toàn có thể tùy chỉnh.
#3. Hỗ trợ và Đào tạo
Chọn một phần mềm BPA cung cấp hỗ trợ khách hàng toàn diện, chẳng hạn như tài liệu đào tạo, hướng dẫn sử dụng và nhóm hỗ trợ chuyên biệt. Để theo kịp các xu hướng thị trường gần đây nhất và các phương pháp hay nhất, phần mềm cũng nên cung cấp các bản cập nhật thường xuyên và các tính năng mới.
# 4. Tích hợp
Lý tưởng nhất là phần mềm BPA của bạn sẽ tích hợp với các ứng dụng khác mà bạn đã sử dụng, chẳng hạn như quản lý dự án, CRM và ERP.
Sau đây là một số phần mềm tự động hóa kinh doanh hàng đầu:
# 1. viết
Một công cụ BPA có tên là Wrike cung cấp các tính năng để cộng tác, tự động hóa quy trình làm việc và quản lý dự án. Nó cung cấp báo cáo theo thời gian thực, quy trình làm việc có thể thích ứng và tích hợp hệ thống với các ứng dụng khác nhau.
# 2. Người tạo Zoho
Nền tảng mã thấp có tên Zoho Creator cho phép các công ty xây dựng các ứng dụng di động và web độc đáo, tự động hóa quy trình làm việc và quản lý dữ liệu.
# 3. Microsoft Power Automate
Nền tảng tự động hóa dựa trên đám mây có tên là Microsoft Power Automate (trước đây gọi là Microsoft Flow) cho phép các công ty xây dựng quy trình làm việc tự động và tích hợp chúng với các sản phẩm khác của Microsoft.
# 4. Zapier
Với sự trợ giúp của nền tảng tự động hóa dựa trên đám mây Zapier, các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa các quy trình và kết nối với phần mềm khác.
# 5. Tự động hóa IBM
Nền tảng tự động hóa dựa trên đám mây có tên là Tự động hóa của IBM cho phép các công ty tự động hóa quy trình làm việc của họ và tích hợp chúng với các ứng dụng khác của IBM.
Các loại tự động hóa kinh doanh khác nhau là gì?
- Quá trình Tự động hóa
- Tự động hóa tích hợp
- Tự động hóa cơ bản
- Trí tuệ nhân tạo
- Tự động hóa quá trình robot
4 giai đoạn tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?
Có bốn giai đoạn để tự động hóa quy trình kinh doanh: phân tích, triển khai, tích hợp, bảo trì và hỗ trợ.
Ba ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?
- Dịch Vụ CSKH
- Nhập dữ liệu
- Sản xuất Chế tạo
Tại sao các doanh nghiệp nhỏ nên tự động hóa?
Điều này sẽ giúp ghi lại mọi tương tác của khách hàng dễ dàng hơn và có thể nâng cao dịch vụ khách hàng. Bạn có thể tạo và sắp xếp các báo cáo bán hàng và khách hàng tiềm năng bằng cách tự động hóa CRM của mình. Nó cũng giúp việc theo dõi các chương trình khách hàng thân thiết, hóa đơn và xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng trở nên dễ dàng hơn.
Những bộ phận nào của một doanh nghiệp có thể được tự động hóa?
- Nhập dữ liệu
- Xử lý Đơn đặt hàng
- Dịch Vụ CSKH
- Marketing
- Bán hàng
- Kế toán
- Sản xuất Chế tạo
- Chuỗi cung ứng và bán lẻ
- Nhân lực
Kết luận
Các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực sử dụng tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) để nâng cao hiệu quả và thúc đẩy mở rộng. Do đó, tự động hóa quy trình kinh doanh được sử dụng trong các ngành để nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và tăng năng suất.
Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm BPA tốt nhất, điều quan trọng là phải tính đến nhu cầu, tài chính và trình độ chuyên môn kỹ thuật của công ty bạn. Phần mềm có trình tạo quy trình làm việc thân thiện với người dùng, các tính năng quản lý tác vụ hiệu quả, báo cáo và phân tích theo thời gian thực, tích hợp với các công cụ phần mềm khác, khả năng mở rộng cũng như hỗ trợ và đào tạo kỹ lưỡng là những gì bạn nên tìm kiếm. Các doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động có giá trị cao thúc đẩy tăng trưởng và đổi mới bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian.
Tóm lại, việc tìm các quy trình thích hợp để tự động hóa, chọn các công cụ BPM tốt nhất và đảm bảo rằng toàn bộ tổ chức hỗ trợ sáng kiến tự động hóa là chìa khóa để triển khai BPA thành công. Các doanh nghiệp có thể sử dụng sức mạnh của BPA để chuyển đổi hoạt động của họ và duy trì khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay bằng cách lập kế hoạch, thực hiện và giám sát cẩn thận.
Bài viết liên quan
- TỰ ĐỘNG HÓA DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG: Các phương pháp hay nhất
- TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH CÔNG VIỆC: Định nghĩa, Bước, Phần mềm, Lợi ích & Tiếp thị
- Tự động hóa bán hàng: Ý nghĩa, Nền tảng & Lợi ích
- TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH KINH DOANH: Định nghĩa và Công cụ phần mềm hàng đầu
- Phần mềm quản lý quy trình làm việc: Các tùy chọn hàng đầu trong năm 2023
dự án
