Cải thiện mức năng suất của nhân viên trong một tổ chức nên nằm trong danh sách của tất cả các nhà quản lý và một trong nhiều cách để đạt được điều đó là thực hành quản lý sự vắng mặt.
Giới thiệu một hệ thống quản lý vắng mặt hiệu quả để hạn chế tình trạng vắng mặt sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức, đặc biệt nếu người sử dụng lao động đặt chính sách quản lý vắng mặt của họ để hỗ trợ nhân viên nghỉ làm khi sức khỏe của họ yêu cầu và cho phép họ trở lại làm việc khi có thể.
Vì vậy, quản lý vắng mặt đòi hỏi thêm điều gì? Hãy khám phá quản lý vắng mặt, các chính sách, lợi ích và hệ thống của nó.
Quản lý Vắng mặt là gì?
Quản lý vắng mặt là một phần quan trọng trong việc lực lượng lao động làm việc hiệu quả như thế nào. Người sử dụng lao động sử dụng các chính sách, thủ tục hoặc chương trình để giảm sự vắng mặt của nhân viên, giữ cho công nhân không cản trở nhau và tăng năng suất của nhân viên.
Ngoài ra, nó đòi hỏi phải đạt được sự cân bằng giữa việc hỗ trợ những người lao động nghỉ việc vì bệnh tật, chấn thương hoặc các tình huống không thể tránh khỏi và xử phạt những người vắng mặt đáng ngờ hoặc quá nhiều.
Chính sách quản lý vắng mặt là gì?
Các công ty nên có các chính sách đơn giản cho nhân viên biết các quyền và trách nhiệm của họ khi họ không làm việc. Chính sách này cũng nên hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh và văn hóa của công ty.
Theo luật, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động của họ về bất kỳ quy tắc nào về việc bị ốm hoặc bị thương và không thể làm việc, bao gồm bất kỳ quy tắc nào về trả lương khi ốm đau.
Chính sách nên bao gồm những điều sau đây:
- Chi tiết cụ thể về các điều kiện trả lương ốm đau theo hợp đồng và chúng liên quan như thế nào đến lương ốm đau theo luật định.
- Nhân viên nên liên hệ với ai và khi nào nếu họ không thể đi làm.
- Thời hạn để nhân viên hoàn thành mẫu tự xác nhận.
- Thông tin về thời điểm nhân viên phải nộp thư phù hợp của bác sĩ.
- Có bao nhiêu hệ thống đánh giá hoặc điểm kích hoạt mà nhà tuyển dụng có thể đang sử dụng tại nơi làm việc
- Một cuộc phỏng vấn trở lại làm việc.
- Thông tin cho nhân viên về những thay đổi có thể cần thiết để giúp họ trở lại làm việc càng sớm càng tốt.
Các thành phần của quản lý vắng mặt là gì?
Quản lý vắng mặt là rất quan trọng đối với quản lý nguồn nhân lực của tổ chức, tập trung vào việc giảm sự vắng mặt của nhân viên, tránh gián đoạn lực lượng lao động và tối đa hóa năng suất.
Các thành phần và thực hành tốt nhất liên quan đến quản lý vắng mặt hiệu quả là:
#1. Chính sách vắng mặt
Một chính sách vắng mặt được xác định rõ ràng là điều cần thiết để làm rõ những kỳ vọng của người sử dụng lao động và người lao động về thời gian nghỉ làm.
Chính sách nên bao gồm các loại vắng mặt được phép, phương pháp yêu cầu thời gian nghỉ, quy trình phê duyệt và các biện pháp kỷ luật đối với việc thường xuyên vắng mặt không lý do hoặc đi trễ.
# 2. Giao tiếp
Trao đổi thường xuyên với nhân viên về các chính sách quản lý vắng mặt giúp quản lý sự vắng mặt của nhân viên hiệu quả hơn.
Chia sẻ các chính sách yêu cầu thời gian nghỉ trong quá trình nhân viên lên máy bay và thường xuyên củng cố các nguyên tắc có thể giúp nâng cao nhận thức và giảm thiểu tình trạng vắng mặt.
#3. Đào tạo quản lý
Giáo dục các nhà quản lý về chính sách của công ty và các quy định của liên bang và tiểu bang cho phép họ giải quyết các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên một cách nhất quán và chính xác.
Việc đào tạo này nên bao gồm các yêu cầu tuân thủ và nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ.
#4. Khả năng theo dõi nâng cao
Việc sử dụng phần mềm quản lý vắng mặt hoặc giải pháp nhân sự thuê ngoài được tích hợp với bảng lương có thể giúp theo dõi các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên hiệu quả hơn các quy trình thủ công.
Phần mềm quản lý lực lượng lao động cũng có thể quản lý các yêu cầu về thời gian nghỉ của nhân viên, theo dõi xu hướng tham dự và cho phép can thiệp kịp thời.
#5. Công cụ tự phục vụ
Trao quyền cho nhân viên bằng các công cụ tự phục vụ để xin nghỉ phép, xem lịch nghỉ phép, kiểm tra bảo vệ công việc và quản lý nghỉ phép hiện tại của họ có thể hỗ trợ các nỗ lực tuân thủ và cải thiện trải nghiệm của nhân viên
#6. Sáng kiến sức khỏe
Việc triển khai các chương trình chăm sóc sức khỏe, dịch vụ y tế tại chỗ và môi trường làm việc linh hoạt có thể giúp giảm tình trạng vắng mặt và cải thiện sự gắn kết, năng suất và cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên.
Bằng cách triển khai các thành phần này, các tổ chức có thể quản lý lực lượng lao động của mình tốt hơn, cải thiện trải nghiệm của nhân viên và duy trì việc tuân thủ các quy định có liên quan.
Mục tiêu của quản lý vắng mặt là gì?
Mục tiêu của quản lý vắng mặt là quản lý tình trạng vắng mặt của nhân viên trong một tổ chức, hỗ trợ việc tuân thủ luật nghỉ phép của liên bang và tiểu bang, đồng thời duy trì một môi trường làm việc năng suất và hiệu quả đồng thời đảm bảo sức khỏe của nhân viên.
Các nhà quản lý cần thiết lập một hệ thống quản lý vắng mặt hoạt động tốt và dễ sử dụng để giảm thiểu tình trạng vắng mặt và ngăn chặn tình trạng này xảy ra nhiều nhất có thể.
Để đạt được mục tiêu này, quản lý vắng mặt bao gồm những điều sau đây:
- Tạo ra các chính sách và thủ tục rõ ràng và được truyền đạt tốt
- Cung cấp đào tạo quản lý để giúp các nhà quản lý giải quyết nghỉ phép của nhân viên
- Tăng cường khả năng theo dõi thông qua phần mềm để đơn giản hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu.
- Triển khai các công cụ tự phục vụ giúp trao quyền cho nhân viên quản lý và theo dõi sự vắng mặt của họ.
- Khuyến khích giao tiếp giữa người quản lý và nhân viên.
- Thường xuyên theo dõi và giám sát sự vắng mặt, tiến hành đăng ký và giải quyết mọi vấn đề cơ bản góp phần vào sự vắng mặt của nhân viên.
Lợi ích của việc quản lý sự vắng mặt là gì?
Quản lý sự vắng mặt của nhân viên là rất quan trọng đối với các tổ chức để duy trì năng suất, đảm bảo hoạt động trơn tru và hỗ trợ sức khỏe của nhân viên.
Một số lợi ích của việc quản lý vắng mặt bao gồm:
#1. Giảm vắng mặt
Các chính sách và quy trình quản lý vắng mặt hiệu quả có thể giúp giảm thiểu tình trạng vắng mặt trái phép và không có kế hoạch, đảm bảo lập kế hoạch cho lực lượng lao động tốt hơn và giảm thiểu sự gián đoạn đối với các hoạt động hàng ngày.
#2. Cải thiện tinh thần và sự gắn kết của nhân viên
Khi các tổ chức hỗ trợ và đánh giá cao nhân viên của mình, họ sẽ có nhiều khả năng tham gia và cam kết với công việc của mình hơn và sẽ không xin nghỉ phép ngoài kế hoạch.
#3. Quản lý khối lượng công việc tốt hơn
Chủ động quản lý vắng mặt cho phép lập kế hoạch và phân phối khối lượng công việc tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm, giảm nguy cơ kiệt sức và duy trì mức năng suất.
#4. Tăng cường tuân thủ
Quản lý vắng mặt hiệu quả có thể giúp các tổ chức tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định, chẳng hạn như Đạo luật Nghỉ phép vì lý do Gia đình và Y tế (FMLA) tại Hoa Kỳ.
# 5. Tiết kiệm chi phí
Bằng cách giảm tình trạng vắng mặt và cải thiện năng suất, các tổ chức có thể tiết kiệm chi phí liên quan đến sự vắng mặt của nhân viên, chẳng hạn như mất năng suất, trả lương làm thêm giờ và nhân sự tạm thời.
#6. Quy trình hợp lý hóa
Hệ thống quản lý vắng mặt có thể giúp tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình liên quan đến vắng mặt, tiết kiệm thời gian và giảm bớt gánh nặng hành chính cho nhóm nhân sự.
#7. Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Phần mềm quản lý vắng mặt có thể cung cấp dữ liệu có giá trị và thông tin chi tiết về các xu hướng và kiểu vắng mặt, cho phép các tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt, xác định các vấn đề tiềm ẩn và phát triển các chiến lược để giải quyết chúng.
Các loại hệ thống quản lý vắng mặt
- Quản lý Vắng mặt Giáo dục Tiền tuyến (AESOP)
- Quản lý Vắng mặt của Hiệu trưởng
- Quản lý Vắng mặt Ma trận
Quản lý Vắng mặt Giáo dục Tiền tuyến là gì?
Frontline Education Vắng mặt Quản lý, từng được gọi là AESOP, là hệ thống tự động tốt nhất để quản lý sự vắng mặt và tìm kiếm giáo viên thay thế ở Hoa Kỳ. Hơn 4,000 khu học chánh sử dụng nó.
Ngoài ra, dưới dạng phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), Aesop không yêu cầu phần cứng, phần mềm hoặc đường dây điện thoại trong học khu để quản lý vắng mặt. Thay vào đó, tất cả nhân viên có thể truy cập dịch vụ qua điện thoại hoặc Internet mọi lúc mọi nơi.
Frontline Education V vắng mặt (trước đây là AESOP) thu thập rất nhiều dữ liệu có thể được sử dụng để quản lý sự vắng mặt của nhân viên tốt hơn và tiết kiệm rất nhiều thời gian cho việc gọi phụ thủ công. Ngoài ra, Aesop giảm thời gian nhập dữ liệu bằng cách tích hợp với các chương trình khác.
Frontline Education Vắng mặt quản lý (trước đây là AESOP) cung cấp:
- Tìm người thay thế đủ điều kiện
- Xác định xu hướng để cải thiện sự tham dự của nhân viên
- Tích hợp dữ liệu dễ dàng với các nhà cung cấp phần mềm khác
- Quản lý lịch trình thay thế
Frontline Absence Management (AESOP) cũng cung cấp một ứng dụng di động với nhiều chức năng khác nhau dành cho quản trị viên, người thay thế và nhân viên.
Làm cách nào để tôi tạo một sự vắng mặt trên tiền tuyến?
Để tạo sự vắng mặt trên Frontline, bạn có thể sử dụng ứng dụng Frontline dành cho thiết bị di động, ứng dụng này khả dụng cho khách hàng Thời gian & Vắng mặt của Frontline bằng cách sử dụng chức năng nâng cao của Nền tảng Thông tin chi tiết về Frontline.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo sự vắng mặt bằng ứng dụng dành cho thiết bị di động:
Bạn có thể tạo một lần vắng mặt mới thông qua một trong hai tùy chọn trong ứng dụng. Nhấp vào “Vắng mặt hôm nay” trên trang chủ, truy cập menu và chọn tùy chọn “Vắng mặt”. Từ trang này, nhấn nút “+”.
#2. Các bước tạo vắng mặt
Lựa chọn này sẽ mở ra Bước 2 của quy trình tạo vắng mặt. Tại đây, bạn sẽ chọn lý do vắng mặt rồi nhấn vào mũi tên ở góc dưới cùng bên phải để tiếp tục.
# 3. Ngày
Chọn một ngày (hoặc phạm vi ngày) từ lịch và nhấn vào mũi tên ở dưới cùng bên phải để tiếp tục.
# 4. Khoảng thời gian
Chọn từ danh sách các khung thời gian bao gồm “Cả ngày”, “Sáng nửa ngày”, “Chiều nửa ngày” và/hoặc “Tùy chỉnh”. Nếu chọn tùy chọn “Tùy chỉnh”, bạn có thể chọn biểu tượng bút chì bên cạnh thời gian bắt đầu và kết thúc để biểu thị khung thời gian thay thế.
#5. Thay thế
Bạn sẽ thấy lời nhắc xác định xem có cần thay thế hay không. Chọn tùy chọn “Có” hoặc “Không” dựa trên yêu cầu của vị trí của bạn và nhấn mũi tên phải để tiếp tục.
#6. Trang tóm tắt
Trang tóm tắt cuối cùng cung cấp tổng quan về các lựa chọn bạn đã thực hiện. Những chi tiết này bao gồm địa điểm, lý do vắng mặt, khung thời gian và xác nhận liệu có cần người thay thế hay không. Bạn cũng có thể bao gồm một ghi chú cá nhân cho quản trị viên trước khi gửi vắng mặt.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấn “Gửi Vắng mặt” để tạo yêu cầu vắng mặt. Ứng dụng sẽ hiển thị chi tiết vắng mặt nếu bạn chọn tùy chọn “Xem vắng mặt”.
Xem lại các chi tiết này nếu cần và nhấn “Chỉnh sửa” (ở góc trên cùng bên trái) nếu cần thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào. Nếu không, hãy nhấn nút “Trang chủ” ở dưới cùng để quay lại trang chủ.
Làm cách nào để đăng nhập vào Frontline Education?
Để đăng nhập vào Frontline Education, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Truy cập trang đăng nhập Frontline Education tại login.frontlineeducation.com.
- Nếu bạn có ID tiền tuyến, hãy nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn, sau đó nhấp vào “Đăng nhập”. Nếu bạn quên tên người dùng hoặc mật khẩu của mình, hãy nhấp vào “Quên tên người dùng” hoặc “Quên mật khẩu” để khôi phục thông tin đăng nhập của bạn.
- Ngoài ra, nếu tổ chức của bạn sử dụng Đăng nhập một lần (SSO), hãy nhấp vào “Đăng nhập bằng SSO của tổ chức” và làm theo lời nhắc để nhập thông tin đăng nhập của tổ chức bạn.
Frontline Education cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau và quy trình đăng nhập có thể thay đổi đôi chút tùy thuộc vào sản phẩm cụ thể mà bạn đang sử dụng.
Làm thế nào để bạn viết một tin nhắn vắng mặt?
Để viết một tin nhắn vắng mặt hấp dẫn, còn được gọi là tin nhắn vắng mặt (OOO), bạn nên bao gồm các thành phần sau:
- Lời chào chuyên nghiệp: Bắt đầu tin nhắn của bạn bằng một lời chào lịch sự và chuyên nghiệp.
- Lý do vắng mặt: Tùy chọn, bạn có thể đề cập đến sự vắng mặt của mình. Hãy ngắn gọn và tránh chia sẻ quá nhiều thông tin cá nhân.
- Ngày vắng mặt: Nói rõ những ngày bạn sẽ đi vắng, bao gồm cả thời gian bạn sẽ trở lại.
- Truy cập email: Thông báo cho người gửi nếu bạn sẽ bị hạn chế hoặc không có quyền truy cập email trong thời gian bạn vắng mặt.
- Thời gian phản hồi ước tính: Cung cấp ngày ước tính khi người gửi có thể mong đợi phản hồi của bạn.
- Liên hệ thay thế: Cung cấp một điểm liên lạc cho các yêu cầu hoặc hỗ trợ khẩn cấp.
Làm thế nào để tôi viết một mẫu đơn vắng mặt?
Để viết đơn xin nghỉ học hay đơn xin nghỉ học, bạn làm theo các bước sau:
- Nhập địa chỉ của bạn vào góc trên cùng bên phải của trang hoặc góc trên cùng bên trái.
- Bao gồm ngày dưới tiêu đề thư. Nếu yêu cầu của bạn qua email, bạn có thể bỏ qua phần này.
- Nếu bạn đang gửi email yêu cầu của mình, hãy sử dụng tên chủ đề phù hợp, chẳng hạn như “Yêu cầu Nghỉ phép”.
- Thêm địa chỉ công ty của bạn một vài dòng bên dưới ngày. Nếu qua email thì bỏ qua bước này.
- Xưng hô sếp của bạn một cách chính xác trong một lá thư trang trọng, ví dụ: “Dear Henry” hoặc “Dear Ms. Hanna”
- Nêu rõ lý do yêu cầu của bạn và ngày bạn sẽ nghỉ làm.
- Hãy minh bạch và giải thích lý do tại sao bạn cần nghỉ làm theo quy định. Điều này sẽ giảm thiểu mọi xung đột tiềm ẩn với người quản lý của bạn và giúp họ hiểu yêu cầu của bạn.
- Trong đoạn cuối cùng, hãy giải thích công việc của bạn sẽ được giải quyết như thế nào khi bạn vắng mặt, cách bạn dự định khởi hành dễ dàng nhất có thể và cách liên lạc với bạn trong trường hợp khẩn cấp.
- Kết thúc lá thư của bạn với sự đánh giá cao về công việc và công ty của bạn, đồng thời cảm ơn sếp của bạn vì sự quan tâm của họ.
- Nếu bạn đang gửi một bức thư in, hãy thêm chữ ký viết tay. Nếu bạn đang gửi email, chỉ cần nhập tên của bạn.
- Đưa một bản sao yêu cầu của bạn cho bộ phận nhân sự, vì họ sẽ cần thông tin này cho hồ sơ cá nhân của bạn.
- Cuối cùng, hãy xem lại yêu cầu của bạn trước khi gửi để đảm bảo thông tin chính xác và các điểm rõ ràng
- CHÍNH SÁCH Vắng mặt: Tất cả những gì bạn cần biết
- CÁCH GỌI NGOÀI CÔNG VIỆC: Yêu cầu Nghỉ việc
- QUẢN LÝ LỰC LƯỢNG LAO ĐỘNG (WFM): Định nghĩa và Cách thức hoạt động
dự án
