Fax đã tồn tại trong nhiều thập kỷ. Theo truyền thống, máy fax được sử dụng để gửi thư từ công việc, bao gồm cả thư và thư từ văn phòng. Vào thời điểm đó, máy móc được ưa chuộng hơn vì chúng nhanh hơn thư ốc sên. Nhưng trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, các doanh nghiệp đã thay thế quy trình fax truyền thống bằng fax trực tuyến.
Những tiến bộ trong công nghệ hiện cho phép các doanh nghiệp để gửi và nhận fax qua email. Nó đã cải thiện việc fax doanh nghiệp và làm cho nó riêng tư và an toàn hơn. Mặc dù nhiều kênh liên lạc như nhắn tin, gọi điện và nhắn tin trên mạng xã hội cho phép các công ty kết nối trực tiếp với khách hàng đã xuất hiện, nhưng fax vẫn duy trì được hiệu quả.
Nhưng hầu hết các doanh nghiệp vẫn chưa đưa fax vào quy trình kinh doanh của họ, một thách thức dẫn đến việc sử dụng các quy trình fax hiện đại.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, đây là năm phương pháp có thể giúp bạn hợp lý hóa các quy trình gửi fax kinh doanh trong công ty của bạn:
#1. Thông qua chữ ký điện tử
Một cách hiệu quả để hợp lý hóa việc gửi fax là sử dụng chữ ký điện tử trong các quy trình kinh doanh của bạn. Fax trực tuyến cho phép các doanh nghiệp tạo chữ ký điện tử bất cứ khi nào có nhu cầu gửi các tệp tin bí mật. Vì hình ảnh chữ ký có vẻ ngoài chuyên nghiệp, chúng giúp dễ dàng chứng minh uy tín và độ tin cậy hơn.
Việc sử dụng chữ ký điện tử trên eFax cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Theo truyền thống, các công ty phải in bất kỳ tài liệu nào được gửi cho họ trước khi ký tên, quét và gửi lại. Các bản fax trực tuyến đã thay đổi tất cả điều này.
Việc sử dụng máy chủ fax cho phép các doanh nghiệp ký tài liệu mà không cần in ra. Những người luôn di chuyển sẽ thấy giải pháp này rất tiện lợi, chủ yếu là vì họ có thể thực hiện toàn bộ quy trình trên điện thoại của mình.
Chữ ký điện tử cũng mang lại khả năng bảo mật cao hơn cho các tài liệu có độ nhạy cảm và bí mật cao hơn so với các tài liệu in thông thường.
#2. Sử dụng Ứng dụng Dịch vụ Fax
Một trong những phương pháp mà bạn có thể hợp lý hóa trong quy trình gửi fax của doanh nghiệp là các ứng dụng dịch vụ fax cho phép nhóm của bạn vận hành hệ thống fax từ các biểu mẫu của họ. Các ứng dụng dịch vụ fax cho phép người dùng gửi và nhận fax đến điện thoại của họ trước khi chuyển chúng sang máy fax.
Các doanh nghiệp áp dụng việc sử dụng các ứng dụng dịch vụ fax có thể tiết kiệm thời gian trong quá trình gửi fax. Nó cần quét toàn bộ tài liệu, tải lên trực tuyến, sau đó gửi qua email đã bị loại bỏ. Thay vào đó, dịch vụ sẽ truyền tài liệu ngay lập tức sau khi nhận được trong bộ nạp tài liệu và số fax của người nhận được nhập.
Khi cần đính kèm các tệp lớn, doanh nghiệp nên xem xét tải lên các tài liệu được gửi hoặc nhận khi có liên quan đến tệp lớn. Điều đó có nghĩa là nếu doanh nghiệp của bạn tích hợp fax trực tuyến trong giao tiếp của mình, bạn có thể khám phá việc sử dụng các dịch vụ dựa trên đám mây cho phép truyền tệp PDF hoặc hình ảnh.
#3. Đào tạo nhân viên của bạn
Là một công nghệ không cần giấy tờ, fax trực tuyến là một khoản đầu tư cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Để thực hiện nó một cách đúng đắn, các doanh nghiệp phải lập một kế hoạch thực hiện rõ ràng để hướng dẫn quá trình chuyển đổi từ văn phòng làm việc trên giấy sang văn phòng không giấy.
Bên cạnh việc mua các thiết bị cần thiết, một kế hoạch thực hiện tốt cần bao gồm cả việc đào tạo nhân viên. Sự tham gia của nhân viên là trọng tâm của việc hợp lý hóa quy trình gửi fax của doanh nghiệp bạn. Nhưng họ chỉ có thể áp dụng công nghệ fax trực tuyến nếu họ cảm thấy có quyền sử dụng nó. Nhân viên của bạn nên được đào tạo và cảm nhận tốt về nhu cầu áp dụng thực hành.
Xem xét phát triển một chương trình đào tạo để giúp họ hiểu các nguyên tắc cơ bản của e-faxing và cách sử dụng các công cụ hỗ trợ một cách chính xác để sử dụng. Cân nhắc chỉ cho họ cách fax trực tuyến công việc. Bạn cũng có thể định cấu hình điện thoại và email của họ để cho phép họ gửi và nhận fax.
Việc trao quyền cho nhân viên của bạn sử dụng fax trực tuyến cho phép doanh nghiệp của bạn tập hợp mọi người ủng hộ công nghệ với sự hiểu biết tốt về lý do tại sao doanh nghiệp đang chuyển đổi sang công nghệ không cần giấy tờ.
#4. Thêm trang bìa vào bản fax trực tuyến
Ngay cả với những tiến bộ trong công nghệ trong thế giới ngày nay, các tin nhắn fax của bạn phải duy trì tính chuyên nghiệp của chúng. Fax trực tuyến được gửi và nhận qua email. Mặc dù email có thể được coi là cách giao tiếp chuyên nghiệp, nhưng việc chuyển tài liệu qua kênh này để lại rất ít hoặc không có ấn tượng gì với người nhận.
Bạn có thể làm cho các tin nhắn mà bạn gửi fax trực tuyến trở nên khác biệt bằng cách bao gồm trang bìa trên các tài liệu mà công ty của bạn gửi đi. Nó đảm bảo rằng giao tiếp của bạn để lại ấn tượng tích cực ban đầu cho những người tiếp nhận nó. Nó cũng cung cấp cho họ các thông tin chi tiết cần thiết về doanh nghiệp của bạn, bao gồm tên doanh nghiệp, số điện thoại và địa chỉ.
#5. Đầu tư vào một kết nối Internet tốt
Internet cho phép người dùng truyền tải tài liệu từ bất kỳ nơi nào trên thế giới một cách thuận tiện và an toàn. Doanh nghiệp phải có kết nối internet tốt để hoàn thiện quá trình truyền gửi và nhận fax trực tuyến.
Nếu không có kết nối ổn định, doanh nghiệp không thể truy cập các dịch vụ fax dựa trên web hoặc đính kèm tài liệu vào email. Mặc dù có thể gửi fax khẩn cấp qua kết nối internet yếu, nhưng công ty của bạn cần một kết nối ổn định để truyền tải các tệp tin đi và đến.
#6. Lưu trữ tệp fax trong đám mây
Một trong những lợi ích mà fax trực tuyến mang lại cho các doanh nghiệp là nó làm giảm hoặc loại bỏ việc in ấn tài liệu. Nhưng ngay cả với việc truyền giấy tờ kỹ thuật số, các công ty vẫn cần lưu trữ chúng để tham khảo trong tương lai. Cách tốt nhất để lưu trữ tệp eFax là lưu trữ chúng trong không gian lưu trữ dựa trên đám mây. Sử dụng lưu trữ dựa trên đám mây mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Chúng bao gồm việc cấp cho nhân viên quyền truy cập vào các tài liệu lưu trữ bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ đâu. Nó cũng cho phép họ tìm kiếm kho lưu trữ và lấy thông tin khi có nhu cầu. Lưu trữ đám mây cũng giúp các doanh nghiệp gửi và nhận các tệp lớn mà có thể không được gửi qua email dễ dàng hơn.
Kết luận:
Fax kinh doanh đã trở nên phổ biến do sự tiện lợi mà nó mang lại cho các công ty. Không giống như fax truyền thống, fax trực tuyến cho phép nhân viên nhận và gửi tài liệu bất kỳ lúc nào và từ bất cứ đâu. Nó giúp loại bỏ hiệu quả sự cần thiết phải chờ đợi cho đến khi bạn trở lại văn phòng để gửi hoặc nhận tài liệu. Những khía cạnh này khiến các công ty phải cải thiện quy trình fax và làm cho chúng hiệu quả hơn. Nếu bạn đang tìm cách cải thiện quy trình gửi fax cho doanh nghiệp của mình, hãy áp dụng sáu phương pháp được thảo luận ở trên.
