Việc chọn đúng phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là rất quan trọng đối với công ty của bạn. Các tổ chức không ngừng tìm kiếm các công cụ công nghệ để hỗ trợ họ điều hành hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả trong cuộc đua số hóa ngày nay. Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã xếp hạng và xem xét phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh tốt nhất, cùng với một số kiến thức bổ sung về các công ty tự động hóa quy trình bằng robot và một số ví dụ bạn có thể cần.
Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?
Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) sử dụng công nghệ để tự động hóa nhiều chức năng hậu cần nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn.
Thay vì phụ thuộc vào các cá nhân để hoàn thành các công việc đơn giản và trần tục, công ty của bạn giờ đây dựa vào công nghệ để làm việc đó. Công nghệ hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn, đồng thời đẩy nhanh quá trình.
Các doanh nghiệp áp dụng tự động hóa quy trình kinh doanh không chỉ cải thiện các hoạt động kỹ thuật số mà còn cả quy trình kinh doanh tổng thể của họ.
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì?
Tự động hóa quy trình bằng rô bốt (RPA) là một loại công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh giúp tự động hóa các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại do con người thực hiện bằng cách sử dụng rô bốt phần mềm (bot) hoặc trí tuệ nhân tạo (AI).
Tự động hóa quy trình bằng robot giúp doanh nghiệp thực hiện các quy trình khối lượng lớn và nhanh chóng ưu tiên các công việc phức tạp hơn, loại bỏ nhu cầu về nhân sự.
Loại tự động hóa này mang lại ROI cao và đẩy nhanh các sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số của bất kỳ tổ chức nào.
Tự động hóa quy trình kinh doanh so với Tự động hóa quy trình bằng robot
Theo các định nghĩa trên, cả BPA và RPA đều có cùng một mục tiêu: thực hiện hiệu quả các chức năng kinh doanh trong một công ty.
BPA là người đầu tiên tham gia vào ngành công nghệ và nó cũng có thể áp dụng RPA một cách hiệu quả trong hệ thống của mình.
Phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?
Phần mềm Tự động hóa Quy trình Kinh doanh thực hiện các quy trình nhằm đạt được một mục tiêu kinh doanh nhất định bằng cách sử dụng các quy tắc kinh doanh và tác vụ tự động. Cho phép nhân viên yêu cầu thời gian nghỉ phép là một mục tiêu đơn giản; xây dựng một sản phẩm mới là một thử thách khó khăn hơn. Tất cả các hoạt động liên quan đến các quy trình này đều được theo dõi và phân tích về hiệu quả.
ý nghĩa của việc này là gì? Nói một cách đơn giản, vì phần mềm không thể tự suy nghĩ nên con người mắc lỗi và là động lực chính của sự đổi mới trong mọi công ty. Điều này có nghĩa là khi nhân viên của bạn dành thời gian cho các quy trình lặp đi lặp lại thay vì suy nghĩ về cách xây dựng công ty của bạn, bạn sẽ gặp rủi ro mắc lỗi thủ công (cần thêm nỗ lực để sửa chữa) để nhận được phần thưởng tối thiểu. Kết quả là, tự động hóa quy trình làm giảm sai sót đồng thời giải phóng thời gian và năng lượng của nhân viên.
Phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh được sử dụng như thế nào?
Loại quy trình kinh doanh mà bạn muốn tự động hóa sẽ xác định cách bạn sử dụng phần mềm BPA. Không có một phần mềm kỳ diệu nào có thể xử lý tất cả các thủ tục kinh doanh của một tổ chức.
Ví dụ, phần mềm tự động hóa phương tiện truyền thông xã hội của bạn không thể được sử dụng để hợp lý hóa các thủ tục khác của công ty. Bạn phải tiến hành một nghiên cứu để tìm ra công cụ tốt nhất cho công việc. Dưới đây là một vài ứng dụng cho phần mềm BPA.
Ví dụ về các quy trình tự động hóa quy trình kinh doanh có thể được tự động hóa
Có rất nhiều ví dụ, nhưng đây là một vài ví dụ:
# 1. Quản lý hoạt động
Tự động hóa toàn bộ thành phần hậu cần của quy trình để theo dõi ai, cái gì và khi nào trong doanh nghiệp của bạn.
# 2. Quản lý dự án
Sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc nhiệm vụ để tránh trao đổi thông tin sai lệch về email, tệp thông tin hoặc danh sách việc cần làm.
#3. Hỗ trợ khách hàng
Sử dụng phần mềm hỗ trợ khách hàng để tự động hóa một số phản hồi nhằm giúp nhân viên hỗ trợ của bạn không gặp khó khăn khi phản hồi hàng trăm hoặc hàng nghìn khiếu nại về một vấn đề.
#4. Quản lý truyền thông xã hội
Để tiết kiệm thời gian, hãy sử dụng các công cụ tự động hóa phương tiện truyền thông xã hội để lên lịch cho các bài đăng của bạn trong ngày, tuần hoặc tháng mà bạn chọn.
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm BPA là nó đẩy nhanh công việc. Nó cải thiện trải nghiệm của khách hàng đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực trong tổ chức của bạn cần cải thiện.
Quan trọng nhất, nó đảm bảo lợi tức đầu tư cao hơn.
Doanh nghiệp của bạn có cần phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh không?
Có một mối liên hệ đáng kể giữa các công ty sử dụng phần mềm BPA và hiệu suất được cải thiện. Nếu bạn muốn tối đa hóa hiệu quả và hiệu suất, bạn phải tự động hóa các quy trình của công ty.
Các câu hỏi cần đặt ra để quyết định xem doanh nghiệp của bạn có cần phần mềm này không
Dưới đây là một số cân nhắc để xem xét khi quyết định có nên áp dụng phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh hay không.
#1. Bạn có phải vật lộn với quá nhiều cuộc họp?
Hầu hết các doanh nghiệp đối phó với nhiều cuộc họp tốn thời gian. Sử dụng phần mềm BPA để tự động hóa quy trình này.
Chương trình này sẽ rút ngắn đáng kể thời gian cần thiết để giải quyết vấn đề, đưa ra lựa chọn nhanh hơn và hợp lý hóa hoạt động cộng tác—tất cả mà không yêu cầu nhân viên của bạn phải trực tiếp tham dự cuộc họp tại một văn phòng nào đó.
#2. Doanh nghiệp của bạn có quá nhiều quy trình thủ công?
Tạo báo cáo hàng ngày và tổng hợp dữ liệu theo cách thủ công là một hoạt động tốn nhiều thời gian và công sức, đồng thời có thể dẫn đến các lỗi tốn kém.
Thay thế báo cáo thủ công bằng phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh trong công ty của bạn.
#3. Quá trình xem xét tài liệu có làm chậm hoạt động kinh doanh của bạn không?
Sự chậm trễ có thể xảy ra khi nhóm của bạn chờ phê duyệt hoặc xem xét tài liệu từ người quản lý hoặc người giám sát trước khi bắt đầu công việc.
Nếu ông chủ hoặc người giám sát đang nghỉ phép hoặc không có mặt thì sao? Điều này có thể khiến nhóm của bạn đi chệch hướng và có thể gây tổn hại đến tinh thần.
#4. Bạn có nghĩ rằng các quy trình được sắp xếp hợp lý sẽ cải thiện hiệu suất của nhân viên không?
Đúng. Ưu điểm chính của phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh là nó tự động hóa các quy trình nhanh hơn, cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Các nhóm không phải lãng phí thời gian chờ phê duyệt hoặc đánh giá vì chúng diễn ra ngay lập tức.
Ví dụ sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh
Dưới đây là một số ví dụ về trường hợp sử dụng phần mềm BPA thú vị để giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh.
#1. giới thiệu nhân viên
Thuê nhân sự là một thủ tục tốn nhiều thời gian và công sức. Điều này là do số lượng giấy tờ liên quan đến quá trình tuyển dụng, bao gồm tài liệu cần thiết, thiết lập tài khoản ngân hàng, tổ chức các buổi đào tạo, thiết lập các cuộc họp giới thiệu, điền vào biểu mẫu thông tin nhân viên, v.v.
Quá trình tuyển dụng này trở nên bất thường, không có cấu trúc và bị ngắt kết nối nếu không sử dụng phần mềm BPA và thậm chí có thể dẫn đến:
- Năng suất thấp.
- Sự không hài lòng của nhân viên.
- Bỏ lỡ một số nhiệm vụ quan trọng.
- Giấy tờ tuyển dụng vô tận.
Quy trình giới thiệu nhân viên tự động đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ tiếp theo.
#2. Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng là một nhiệm vụ định kỳ, hàng ngày ở hầu hết các công ty đòi hỏi một lượng lớn giấy tờ.
Nhân viên hoàn thành một mẫu đơn và nộp cho nhân viên mua hàng. Một đơn đặt hàng được chuẩn bị và một bản sao được chuyển đến nhà cung cấp cũng như nhóm kiểm kê sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền xem xét và cho phép.
Một số lo ngại có thể phát sinh nếu quy trình kinh doanh này không được tự động hóa, bao gồm (nhưng không giới hạn):
- Sai sót khi nhận hàng.
- Lỗi trong đơn đặt hàng.
- Hồ sơ không đầy đủ.
- Năng suất bị ảnh hưởng.
- Phê duyệt đơn đặt hàng bị trì hoãn.
Ưu và nhược điểm của phần mềm BPA
Mỗi phần mềm đều có ưu điểm và nhược điểm. Phần mềm BPA cũng không ngoại lệ.
Ưu điểm
- Cải thiện hiệu quả
- Tăng khả năng mở rộng
- tăng khả năng thích ứng
- Tăng khả năng thích ứng
Nhược điểm
- trục xuất nhân viên
- Đầu tư vào tự động hóa rất tốn kém.
- Khả năng hạn chế của máy móc
- Mối quan tâm về bảo mật
Phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh tốt nhất
Nhiều doanh nghiệp thừa nhận sự cần thiết của việc tự động hóa thủ tục kinh doanh. Do đó, nhu cầu về phần mềm BPA đã tăng lên ngoài dự kiến.
Ví dụ về các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh hàng đầu bao gồm:
# 1. Bảng thông minh
Smartsheet là một không gian làm việc năng động cho phép các nhóm quản lý dự án, tự động hóa quy trình công việc và nhanh chóng xây dựng các giải pháp mới bằng cách sử dụng các công cụ không cần mã mà họ yêu thích, đồng thời cung cấp khả năng bảo vệ mà CNTT yêu cầu.
Phần mềm BPA này là một giải pháp dễ sử dụng và có khả năng thích ứng đáng kinh ngạc, đã cải thiện khả năng hiển thị, giao tiếp và cải tiến quy trình của tổ chức, đồng thời đã thay đổi cách thức hoạt động của các công ty.
# 2. Kissflow
Sự hấp dẫn của Kissflow là nó nhanh chóng và đơn giản như thế nào để sử dụng cho bất kỳ ai muốn tự động hóa các quy trình của công ty họ. Phần mềm BPA này cung cấp một nền tảng đơn giản, tối ưu và hiệu quả để quản lý và theo dõi tất cả các hoạt động của bạn.
Nó giải phóng bạn khỏi các thủ tục kinh doanh dựa trên quy tắc lặp đi lặp lại và tự động hóa chúng một cách dễ dàng, chính xác và linh hoạt toàn diện. Kissflow là phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh đơn giản nhất.
#số 3. tia laser
Laserfiche hỗ trợ bạn quản lý các quy trình quan trọng trong công ty của bạn bằng cách sử dụng các báo cáo có thể tùy chỉnh, thân thiện với người dùng để đánh giá mức độ thành công của quy trình kinh doanh. Nó rất đơn giản để học nhưng khó để thành thạo.
Sử dụng bảng điều khiển và trực quan hóa, phần mềm BPA này đánh giá khối lượng công việc của nhân viên. Đây là công cụ tự động hóa quy trình để sử dụng nếu bạn muốn tăng hiệu quả và độ chính xác.
#4. Trình theo dõi phần mềm đồng bộ
Comindware là một phần mềm quy trình kinh doanh giúp tăng năng suất của nhóm đồng thời giảm chi phí lao động thông qua các quy trình được sắp xếp hợp lý.
Phần mềm BPA này giúp việc thay thế một số tệp Excel và các quy trình phức tạp trở nên cực kỳ đơn giản bằng một giải pháp tích hợp duy nhất yêu cầu tối thiểu sự tham gia của nhân viên CNTT.
# 5. Hootsuite
Hootsuite là một nền tảng tự động hóa quản lý phương tiện truyền thông xã hội nổi tiếng trên thị trường hiện nay. Với hơn 150 ứng dụng trong cửa hàng Hootsuite App Discovery, nó có bộ sưu tập đầy đủ nhất các trình kết nối mạng xã hội. Nó cũng bao gồm một giao diện người dùng dễ sử dụng để giới thiệu nhanh chóng. Bạn có thể nhanh chóng liên kết một số tài khoản, bao gồm cả YouTube. Hootsuite là một giải pháp quản lý phương tiện truyền thông xã hội tuyệt vời cho các doanh nghiệp kết nối trên nhiều mạng xã hội.
# 6. Căn cứ
Basecamp là một nền tảng cộng tác trực tuyến được sử dụng bởi các doanh nghiệp. Nó có thể thích ứng vì nó cho phép một loạt các tích hợp. Các tính năng chính của Basecamp bao gồm thời hạn, tệp, nhiệm vụ, thông báo và theo dõi cuộc hội thoại. Cân nhắc việc tạo một trung tâm ảo cho các nhóm của công ty, điều này có thể thuận lợi trong môi trường làm việc từ xa. Basecamp là trung tâm nơi làm việc mạnh mẽ và dễ thích nghi nhất.
# 7. Asana
Asana là một nền tảng quản lý dự án có chức năng dành cho cả người quản lý và người lao động. Giao diện người dùng đơn giản của nó giúp đơn giản hóa việc quản lý dự án đồng thời khuyến khích sử dụng và tham gia. Về bảo mật, Asana cung cấp SSO, 2FA và các quyền chi tiết tinh vi. Asana cung cấp các mẫu được xác định trước, lịch nhóm được chia sẻ, công cụ lập kế hoạch nhiệm vụ, ưu tiên nhiệm vụ và tự động hóa công việc lặp đi lặp lại để quản lý và lập kế hoạch.
#8. Quản lý ConnectWise
Phần mềm tự động hóa doanh nghiệp ConnectWise Manage cho phép bạn kiểm soát các quy trình kinh doanh của mình bằng cách chủ động giám sát, quản lý và hỗ trợ chúng. Nó là công cụ hiệu quả nhất để hỗ trợ công ty của bạn đạt được mục tiêu của mình.
# 9. Bonitasoft
Phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh Bonitasoft hỗ trợ quá trình chuyển đổi công ty của bạn. Nó tự động hóa các quy trình của công ty bằng cách thu hút sự tham gia của các cá nhân từ nhiều phòng ban và sau đó theo dõi hiệu quả của họ theo thời gian.
# 10. Wrike
Wrike có thể là ứng dụng tự động hóa quy trình kinh doanh tốt nhất, với vô số khả năng giúp tăng hiệu suất, thúc đẩy tăng trưởng và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Phần mềm BPA này lý tưởng cho cách thức hoạt động của các công ty. Nó đủ linh hoạt để mọi người trong nhóm của bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và hoàn thành công việc.
#11. quixy
Quixy là một chương trình phát triển ứng dụng không cần mã so với các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh khác. Nó tạo điều kiện phát triển các ứng dụng tùy chỉnh để hỗ trợ quy trình kinh doanh của công ty.
Để có giá trị tối ưu, kiến trúc phần mềm BPA của chúng tôi tự động hóa, giám sát và cải thiện quy trình kinh doanh cũng như luồng công việc.
# 12. Process Street
Process Street là một ứng dụng tự động hóa quy trình kinh doanh đơn giản. Đây cũng là cách tiếp cận hiệu quả nhất để theo dõi các quy trình và danh sách kiểm tra định kỳ của nhóm bạn.
Việc giảm nhấp chuột và dễ sử dụng chương trình BPA này cho thấy mức độ chú ý đã được dành cho sự phát triển của nó. Process Street là phương pháp đơn giản nhất để nhóm của bạn xử lý các quy trình công việc định kỳ. Đó là một công cụ danh sách kiểm tra đơn giản nhưng hiệu quả.
Phần mềm tự động hóa quy trình là gì?
Việc sử dụng phần mềm và công nghệ để tự động hóa các quy trình và hoạt động kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể của tổ chức, chẳng hạn như tạo sản phẩm, tuyển dụng và giới thiệu nhân viên hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng, được gọi là tự động hóa quy trình.
Công cụ RPA nào là tốt nhất?
UIPath là giải pháp RPA tốt nhất vì nó cung cấp nhiều tính năng rô-bốt dễ sử dụng, bao gồm cả trí tuệ nhân tạo và quy mô theo nhu cầu kinh doanh của bạn.
Các loại tự động hóa quy trình là gì?
Trong số một số loại tự động hóa quy trình là:
- Tự động hóa Front-End.
- Tự động hóa Back-End.
- Hành động bản địa.
- Tự động hóa thông minh.
Năm loại quy trình cơ bản là gì?
Phần lớn các môi trường sản xuất rơi vào một trong năm nhóm lớn. Các quy trình lặp đi lặp lại, rời rạc, cửa hàng công việc, hàng loạt và liên tục.
Tự động hóa quy trình cơ bản là gì?
Tự động hóa cơ bản tự động hóa các hoạt động đơn giản và cơ bản. Các công nghệ tự động hóa cơ bản số hóa các quy trình lặp đi lặp lại với ít hoặc không cần mã hóa, giảm lỗi và tăng tốc lao động giao dịch. Tự động hóa cơ bản này bao gồm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA).
Ba cách để tự động hóa một quy trình là gì?
Tuy nhiên, bản thân thuật ngữ 'tự động hóa' đã mơ hồ, bao gồm nhiều loại công nghệ với các khả năng và trường hợp sử dụng khác nhau. Trong tập hợp các ý tưởng này, ba công nghệ chính phải được xem xét: macro, tự động hóa quy trình CNTT (ITPA) và Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA).
Tự động hóa quy trình có yêu cầu viết mã không?
Bạn sẽ không cần bất kỳ chuyên môn hoặc khả năng lập trình nào để thực hiện các quy trình tự động hóa cơ bản, ngay cả khi chúng chưa từng được thực hiện trước đây. Các giải pháp RPA giúp việc tự động hóa các hoạt động trở nên dễ dàng hơn nhiều, giúp quy trình diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Trong kết luận
Các tổ chức có thể sử dụng giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh để loại bỏ lỗi của con người trong khi tự động hóa các hoạt động thủ công và lặp đi lặp lại. Bạn cũng có thể lấy dữ liệu thời gian thực từ bảng điều khiển trung tâm. Hướng dẫn này có mọi thứ bạn cần để đưa ra quyết định tốt nhất.
Bài viết liên quan
- TỰ ĐỘNG HÓA DOANH NGHIỆP: Định nghĩa, Ví dụ, Phần mềm & Ý tưởng
- TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH KINH DOANH: Định nghĩa và Công cụ phần mềm hàng đầu
- 4 công ty cần theo dõi Robotics trong kho hàng
- Tự động hóa bán hàng: Ý nghĩa, Nền tảng & Lợi ích
- PHẦN MỀM TIẾP THỊ TỰ ĐỘNG HÓA TỐT NHẤT: Tính năng và Giá cả
dự án
