Lưu kho là quá trình lưu giữ các mặt hàng cho đến khi chúng sẵn sàng để giao cho người bán, nhà phân phối hoặc khách hàng. Các doanh nghiệp có thể thu lợi từ việc lưu kho theo nhiều cách khác nhau, bao gồm quản lý hàng tồn kho tốt hơn và tối ưu hóa vận chuyển. Hiểu kho bãi là gì và nhiều loại có sẵn có thể giúp bạn quyết định xem việc nâng cấp lên kho có xứng đáng với chi phí ban đầu hay không.
Kho bãi là gì?
Lưu kho là quá trình mua hàng từ nhà sản xuất và lưu trữ chúng trong kho trước khi thực hiện đơn đặt hàng. Đó là quá trình tổ chức và quản lý bất kỳ sản phẩm nào trước khi phân phối. Các công ty có thể lưu trữ các mặt hàng trong nhà kho, kho lưu trữ, hoặc, trong trường hợp các công ty nhỏ, trong gara hoặc tầng hầm tại nhà.
Chức năng của Kho bãi
#1. Kho
Nhiệm vụ chính của nhà kho là cung cấp không gian lưu trữ hàng hóa, thiết bị và các đồ vật khác. Đây là nơi các doanh nghiệp có thể cất giữ các mặt hàng của mình khi không sử dụng. Nó cũng ngăn ngừa lãng phí hàng tồn kho và đảm bảo rằng hàng hóa của họ được bảo vệ và an toàn. Nhà kho có thể chứa hàng hóa từ khi chúng được sản xuất hoặc mua cho đến khi chúng được sử dụng hoặc tiêu thụ. Có hai loại lưu trữ: lưu trữ theo kế hoạch và lưu trữ mở rộng. Lưu trữ theo kế hoạch là lưu trữ được tính toán cẩn thận nhằm đáp ứng nhu cầu nhất quán của khách hàng.
Dung lượng lưu trữ mở rộng được tạo ra bởi nhiều trường hợp khác nhau, chẳng hạn như nỗ lực quảng cáo, nhu cầu theo mùa hoặc mua hàng đầu cơ. Khuyến mãi bán hàng là ví dụ về các chương trình khuyến mại trong đó phải dự trữ thêm hàng để đáp ứng nhu cầu sản phẩm cao hơn được dự đoán. Tính thời vụ của nhu cầu xảy ra khi nhu cầu tăng lên trong các mùa khác nhau và cần có lượng lưu trữ lớn hơn trong khoảng thời gian cụ thể đó. Cuối cùng, mua hàng mang tính đầu cơ là khi mọi thứ được mua với số lượng lớn do dự đoán giá cao hơn hoặc thấp hơn trong tương lai, cần thêm không gian lưu trữ.
#2. Giữ đồ vật an toàn
Kho bãi bảo vệ hàng hóa khỏi bị trộm, mất mát hoặc hư hỏng do các điều kiện thời tiết không thuận lợi như gió, bụi, ẩm ướt và nhiệt độ, cùng nhiều nguyên nhân khác. Kho có thể chứa nhiều loại sản phẩm và chuẩn bị sẵn sàng cho việc đó. Ví dụ, kho hàng có thể trả lương cho nhân viên bảo vệ để ngăn chặn hành vi trộm cắp, phun thuốc diệt côn trùng để bảo quản hàng hóa và thiết lập kho lạnh cho những mặt hàng dễ hư hỏng. Bởi vì không gian nhà kho xem xét và quản lý tất cả các mối nguy hiểm nên sẽ giảm đáng kể tổn thất do lãng phí và hư hỏng hàng hóa trong quá trình bảo quản.
#3. Di chuyển hàng hóa
Việc dỡ hàng và nhận sản phẩm tại kho tạo thành hoạt động nội bộ trong quá trình di chuyển hàng hóa. Thứ hai, có sự chuyển sang lưu trữ, xảy ra khi sản phẩm được di chuyển từ khu vực nhập vào đến khu vực lưu trữ. Thứ ba, việc lựa chọn đơn hàng xảy ra khi các sản phẩm trong kho được chọn tương ứng với đơn hàng phải vận chuyển và chuyển đến khu vực vận chuyển. Cuối cùng, hoạt động xuất khẩu liên quan đến việc kiểm tra và bốc xếp sản phẩm để vận chuyển. Việc di chuyển các mặt hàng trong kho phải trơn tru nhất có thể để duy trì các đơn hàng không bị gián đoạn. Do đó, cơ sở hạ tầng kho và hệ thống phần mềm phải liên tục được hiện đại hóa.
#4. Tài chính
Tài trợ vốn là một hoạt động kho hàng khác và là một hình thức tài trợ hàng tồn kho trong đó tổ chức tài chính cấp các khoản vay cho công ty, nhà chế biến hoặc nhà sản xuất. Hàng hóa, hàng tồn kho hoặc hàng hóa được lưu trữ trong kho và được sử dụng làm tài sản thế chấp cho khoản vay. Khi hàng hóa được chuyển về kho, người gửi sẽ được cấp biên nhận làm bằng chứng cho việc gửi hàng. Kho hàng phát hành “Giấy chứng nhận của người quản lý kho” có lợi cho chủ hàng. Việc xác nhận và giao hàng đơn giản là đủ để chuyển lệnh. Khi thủ kho đang lưu giữ hàng hóa, chủ kho có thể vay vốn từ các tổ chức tài chính và có thể cầm cố bằng chứng chỉ. Các kho hàng có thể tạm ứng tiền mặt ngắn hạn cho người gửi tiền để đổi lấy hàng hóa của họ làm tài sản thế chấp.
#5. Ổn định giá
Kho bãi đóng một vai trò quan trọng trong việc ổn định giá vì chúng giúp kiểm soát sự biến động giá cả đáng kể. Họ hỗ trợ bằng cách giữ lại sản phẩm khi nguồn cung vượt quá nhu cầu thị trường và sau đó giải phóng hàng tồn kho khi nhu cầu tăng. Kho đảm bảo cung cấp hàng hóa ổn định trên thị trường bằng cách kết hợp cung và cầu, điều này rất quan trọng để ổn định giá cả. Khi nhu cầu trên thị trường dư thừa, việc tồn kho quá nhiều có thể khiến giá giảm, dẫn đến thiệt hại cho chủ doanh nghiệp. Kết quả là các nhà kho sẽ phải giữ lại hàng hóa cho đến khi nhu cầu về hàng hóa tăng trở lại.
#6. Quản lý thông tin
Kho theo dõi và ghi lại thông tin liên quan đến vật tư, mặt hàng được nhận, lưu trữ và vận chuyển. Dữ liệu được hệ thống thông tin của kho lưu trữ phải kịp thời, chính xác, không có sai sót. Điều này giúp người quản lý kho và nhân viên tạo ra những hiểu biết chính xác để đảm bảo các yêu cầu về tình trạng sẵn có, bổ sung và xử lý hàng tồn kho. Dữ liệu được thu thập cũng có thể được cung cấp cho quản lý cấp trên để họ đưa ra quyết định tốt hơn và sáng suốt hơn.
Các loại kho
Có nhiều loại kho, bao gồm:
- Kho tư nhân: Kho tư nhân là kho mà công ty sở hữu hoặc thuê toàn bộ diện tích kho. Một số doanh nghiệp có thể chọn cho người khác thuê thêm bất kỳ không gian nào họ có.
- Kho công cộng: Kho công cộng là cơ sở mà doanh nghiệp có thể thuê để lưu giữ hàng hóa của mình. Các cơ quan nhà nước hoặc chính phủ hoặc các doanh nghiệp lớn có thể sở hữu nhà kho và cho các đơn vị khác thuê.
- Kho hợp tác: Kho hợp tác là nơi hợp tác xã sở hữu và thuê. Họ có thể cho các công ty có chung khu vực thuê nhiều cơ sở kho bãi khác nhau.
- Trung tâm phân phối: Trung tâm phân phối là cơ sở thu thập các lô hàng và sau đó vận chuyển chúng đến địa điểm mới. Các tổ chức lớn hơn thường có nhiều cơ sở phân phối ở nhiều khu vực khác nhau.
Tầm quan trọng của kho bãi
Lúc đầu, việc chuyển các hoạt động của bạn đến nhà kho có thể đáng sợ. May mắn thay, giá trị của việc lưu kho có thể được giải thích dễ dàng bằng ba khái niệm cơ bản.
#1. Giữ hàng hóa an toàn
Đầu tiên và quan trọng nhất, kho hàng được yêu cầu phải giữ hàng hóa an toàn không bị hư hỏng, mất mát hoặc trộm cắp. Nó cho phép bạn tách biệt kho hàng tồn kho khỏi khu vực văn phòng và triển khai quy trình làm việc sản phẩm hàng ngày.
#2. Hợp lý hóa các quyết định mua hàng
Thứ hai, việc có đúng loại kho hàng sẽ giúp việc lựa chọn mua hàng trở nên dễ dàng hơn nhiều. Thay vì đoán điểm đặt hàng lại của bạn là gì (bằng cách không sử dụng phép tính điểm đặt hàng lại), bạn có thể tìm hiểu bằng cách phân tích báo cáo mua hàng và giao hàng của mình.
Dữ liệu này minh họa những gì phổ biến và những gì không có trong số liệu thống kê cứng. Sau đó, bạn có thể ưu tiên hàng sắp nhập dựa trên xu hướng trong báo cáo của mình.
Nếu bạn gặp vấn đề trong việc tìm kiếm dữ liệu mình cần, hãy cân nhắc đầu tư vào việc triển khai ERP. Các tính năng của hệ thống ERP bao gồm việc thống nhất dữ liệu của công ty như báo cáo mua hàng và tài chính.
#3. Tạo quy trình tối ưu
Thứ ba, bạn có thể cải thiện quy trình quản lý kho hàng của mình theo thời gian. Nếu bạn không sử dụng một loại nguyên liệu thô nào đó thường xuyên như kế hoạch, hãy trao đổi với nhà cung cấp của bạn về việc tìm nguyên liệu thay thế. Nếu nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hiện tại của bạn không giao sản phẩm đúng lịch trình, bạn có thể nghĩ đến việc chuyển đổi.
Có rất nhiều lý do để lưu kho, nhưng bạn có thể chỉ cần một vài lý do để tạo nên sự khác biệt trong hoạt động kinh doanh của mình. Tùy thuộc vào loại sản phẩm bạn cung cấp, lý do lưu kho của bạn có thể bao gồm những điều sau:
- Lưu trữ hàng tồn kho lâu dài
- Thuê ngoài chọn và đóng gói
- Tuân thủ các yêu cầu pháp lý cụ thể
- Bảo vệ sản phẩm có giá trị cao
- Giữ an toàn cho hàng hóa được kiểm soát nhiệt độ
- Giảm thời gian dành cho các quyết định có tác động thấp
Các yếu tố của kho bãi
Đây là một số yếu tố mà các nhà quản lý chuỗi cung ứng đánh giá khi đánh giá các yêu cầu và hệ thống kho bãi:
#1. Chi phí lưu kho
Phải tốn tiền để giữ đồ trong kho. Các tổ chức nhỏ hơn hoặc mới hơn có thể khó dự đoán và lập ngân sách cho những chi phí này. Một công ty có thể đánh giá liệu lưu kho trong kho có phải là hạng mục thiết yếu cần đưa vào ngân sách của mình hay không bằng cách kiểm tra trước doanh thu, mục tiêu và chi phí.
#2. Thủ tục tổ chức
Nếu không có hệ thống tổ chức phù hợp, việc lưu trữ hàng hóa trong một nhà kho lớn có thể là gánh nặng đối với một số tổ chức. Các chủ doanh nghiệp cũng có thể mất một thời gian để xây dựng một quy trình tổ chức phù hợp với họ. Để duy trì một kỹ thuật tổ chức rõ ràng, điều quan trọng là phải đào tạo các thành viên trong nhóm về những nguyên tắc này.
#3. Vị trí trung tâm
Tìm một vị trí trung tâm có thể khó khăn đối với một số công ty. Khách hàng của một công ty có thể đến từ nhiều tiểu bang hoặc thậm chí nhiều quốc gia. Tùy thuộc vào quy mô của công ty, họ có thể chọn một vài địa điểm kho chính.
#4. Yêu cầu dự kiến
Hầu hết các tổ chức lựa chọn một nhà kho dựa trên yêu cầu hiện tại của họ. Mặc dù lập kế hoạch cho nhu cầu trong tương lai cũng là một ý tưởng hay nhưng đôi khi điều này có thể khó dự đoán. Ví dụ: một công ty có thể khám phá việc mở rộng dòng sản phẩm của mình để bao gồm các mặt hàng kiểm soát khí hậu. Tuy nhiên, việc chọn một nhà kho có khả năng kiểm soát khí hậu trước khi bạn sẵn sàng có thể tốn kém.
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho hàng bao gồm các nguyên tắc và thực tiễn liên quan đến hoạt động hàng ngày của nhà kho. Ở cấp độ cao, việc này bao gồm việc tiếp nhận và sắp xếp không gian kho, sắp xếp lịch trình cho nhân viên, duy trì hàng tồn kho và thực hiện các đơn đặt hàng. Kiểm tra chặt chẽ hơn cho thấy rằng quản lý kho tốt đòi hỏi phải tối ưu hóa và tích hợp từng quy trình đó để đảm bảo rằng tất cả các thành phần của hoạt động kho hàng phối hợp với nhau để tăng năng suất và giữ chi phí ở mức thấp.
Ưu điểm của quản lý kho
Hoạt động kho hàng phần lớn không được khách hàng nhìn thấy, nhưng chúng đóng một vai trò quan trọng ở hậu trường trong việc đảm bảo giao hàng đúng hạn. Để đạt được mục tiêu này, quản lý kho phù hợp đảm bảo rằng tất cả các quy trình kho diễn ra hiệu quả và chính xác nhất có thể. Ví dụ, quản lý kho hàng đòi hỏi phải tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho để tối đa hóa việc lưu trữ hàng tồn kho, giúp nhân viên dễ dàng tìm thấy hàng tồn kho, đảm bảo đủ nhân sự, thực hiện đơn hàng hiệu quả và phối hợp liên lạc với các nhà cung cấp và công ty vận tải để nguyên liệu đến và đơn hàng được giao đúng giờ. .
Lợi ích của việc quản lý kho tốt, đặc biệt là dịch vụ nhanh chóng, chất lượng cao với chi phí hợp lý, có thể lan rộng khắp chuỗi cung ứng, xây dựng mối quan hệ với cả nhà cung cấp và khách hàng.
Tuy nhiên, do có nhiều yếu tố liên quan, việc quản lý kho hiệu quả có thể là một nỗ lực khó khăn. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp đang tìm đến các giải pháp quản lý kho hàng để được hỗ trợ.
Hệ thống quản lý kho là gì?
Hệ thống quản lý kho (WMS) là một giải pháp phần mềm được thiết kế để giảm bớt sự phức tạp trong việc quản lý kho. Hệ thống quản lý kho (WMS), thường được cung cấp như một phần của bộ phần mềm kinh doanh tích hợp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), có thể hỗ trợ và hỗ trợ tối ưu hóa mọi lĩnh vực quản lý kho. Ví dụ: WMS có thể:
- Sử dụng dữ liệu và tự động hóa để đánh giá nhu cầu, dự báo doanh số bán hàng và thiết lập các kế hoạch hoạt động hàng ngày hiệu quả.
- Cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về vị trí và số lượng hàng tồn kho.
- Để cải thiện hoạt động của công ty, hãy chia sẻ dữ liệu với các mô-đun ERP khác hoặc các sản phẩm phần mềm độc lập, chẳng hạn như phần mềm kế toán và giải pháp quản lý vận tải.
- Theo dõi và báo cáo năng suất để có được bức tranh rõ hơn về hiệu quả hoạt động của kho và nơi bạn có thể cải thiện vị trí địa lý kho và tối đa hóa không gian.
- Sử dụng các tiêu chí đặt trước, cung cấp hướng dẫn từng bước để hướng dẫn người dùng thực hiện các công việc hàng ngày như nhận, lấy hàng và đóng gói đơn hàng.
Nguyên tắc cơ bản về quản lý kho
Hiểu các khái niệm rộng về quản lý kho sẽ giúp bạn tập trung nỗ lực vào việc tối ưu hóa cách thức hoạt động của kho. Đây là một số nguyên tắc:
#1. Hiểu sứ mệnh của bạn.
Một doanh nghiệp kho bãi trước tiên phải hiểu mục tiêu của mình. Ví dụ: người tiêu dùng của bạn có nhu cầu vận chuyển đặc biệt không? Hàng hóa của bạn có cần được bảo quản chuyên dụng không? Hơn nữa, tất cả các hoạt động của kho đều cố gắng sử dụng không gian kho, con người và thiết bị một cách hiệu quả nhất có thể.
#2. Kiểm soát toàn diện
Quản lý kho hàng đang tổ chức các quy trình phức tạp với nhiều bộ phận chuyển động, chẳng hạn như nhân sự, thiết bị, đơn hàng và hàng tồn kho. Người quản lý kho phải có khả năng theo dõi từng quy trình để đảm bảo rằng nó chạy trơn tru và xử lý mọi vấn đề có thể phát sinh. Để đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được thực hiện chính xác, việc kiểm soát chất lượng là điều cần thiết.
#3. Tính linh hoạt và khả năng phục hồi
Người quản lý kho hàng phải chuẩn bị sẵn sàng để điều chỉnh kế hoạch một cách nhanh chóng, cho dù do hàng hóa đến nơi bị hư hỏng hay do thời tiết khắc nghiệt đang làm chậm trễ việc vận chuyển. Điều quan trọng nữa là có thể thay đổi quy trình công việc để nâng cao hiệu quả, cho dù điều đó có nghĩa là sắp xếp lại không gian kho hàng hay thiết kế lại phương pháp lấy hàng.
#4. Khách hàng trọng điểm
Khi nói đến dịch vụ khách hàng và sự hài lòng, một trong những tiêu chí quan trọng nhất là giao đúng hàng hóa đúng thời gian. Để giao hàng đúng tiến độ, bạn phải có khả năng thực hiện đơn hàng nhanh chóng và chính xác.
#5. Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Mặc dù mọi hoạt động của kho hàng dường như đang hoạt động trơn tru nhưng điều này không có nghĩa là các quy trình đang hoạt động hiệu quả nhất có thể. WMS có thể hỗ trợ bạn xác định và phân tích các lĩnh vực cần cải thiện.
Sự khác biệt giữa lưu trữ và lưu kho là gì?
Lưu trữ là lưu trữ quy mô nhỏ những thứ ở những nơi hạn chế. Mặt khác, kho bãi là hoạt động lưu trữ các mặt hàng ở những khu vực lớn hơn được gọi là kho trong thời gian dài hơn.
Loại thiết bị nào được sử dụng trong kho?
Xe nâng và xe tải thuộc nhiều loại, chẳng hạn như xe nâng pallet, xe nâng, xe nâng tay, xe nâng cắt kéo, xe xếp, v.v., được sử dụng để di chuyển vật liệu trong kho. Để lưu trữ mật độ cao, các thiết kế đặc biệt như xe nâng có lối đi hẹp được cung cấp.
Sự khác biệt giữa Kho và Kho là gì?
Nhà kho có thể là bất kỳ cấu trúc vật lý nào nhằm giữ an toàn cho đồ vật. Lưu kho là quá trình sử dụng và tối ưu hóa kho hàng tồn kho, bao gồm bảo trì, xử lý sản phẩm và các dịch vụ kho khác.
Tại sao kho bãi lại quan trọng?
Kho bãi cho phép bạn lưu trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa của mình từ một nơi duy nhất. Điều này giúp việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho của bạn trở nên đơn giản. Nó cũng có thể giảm chi phí vận chuyển, tăng tính linh hoạt và cắt giảm yêu cầu về lực lượng lao động của bạn.
Kết luận
Để phục vụ và giữ chân khách hàng, tất cả các loại công ty Thương mại điện tử bán hàng hóa vật chất phải có kỹ thuật lưu kho tuyệt vời, được kiểm soát chi phí. Mục tiêu của bất kỳ công ty nào là có lợi nhuận trên quy mô lớn. Kho bãi hiệu quả cho phép bạn tăng giá mà không làm giảm thu nhập. Điều này khó khăn đối với các công ty sản xuất sản phẩm vật chất vì luôn có chi phí liên quan đến việc bán hàng, đó là giá vốn của sản phẩm đã bán. Nếu bạn bán bất kỳ dạng hàng hóa hữu hình nào, bạn sẽ cần một nơi để lưu trữ số lượng đơn vị ngày càng tăng.
Đây là nơi có nhiều cơ sở khác nhau. Các công ty sản xuất sản phẩm yêu cầu không gian rộng rãi để lưu trữ, đóng gói và vận chuyển các mặt hàng của họ. Dịch vụ kho bãi giúp bạn thực hiện được điều này, vì vậy bạn không cần phải làm việc tại văn phòng hoặc nhà của mình.
- QUẢN LÝ KHO: Ý nghĩa, Mức lương, Nhiệm vụ, Phần mềm & Sơ yếu lý lịch
- QUẢN LÝ KHO: Ý nghĩa, Hệ thống, Mức lương & Khóa học
- CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHẦN MỀM: Loại, Tính năng và Ví dụ
- NHÂN VIÊN KHO: Ý nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Sơ yếu lý lịch & Giày tốt nhất cho công việc
dự án
