Khi một công ty quản lý tốt thời gian của mình, nó có thể hoàn thành đúng thời hạn, nằm trong ngân sách và thành công. Bạn phải có khả năng duy trì hồ sơ chính xác để thực hiện điều này. Do đó, bảng chấm công rất quan trọng đối với bất kỳ hoạt động kinh doanh có lợi nhuận nào. Bạn có muốn biết những gì một mẫu bảng chấm công có thể thực hiện cho công ty của bạn? Đây là tất cả những gì bạn cần để bắt đầu.
Bảng thời gian
Người sử dụng lao động có thể theo dõi số giờ mà một nhân viên cụ thể đã làm việc trong một khoảng thời gian cụ thể bằng cách sử dụng bảng chấm công, đây là bảng dữ liệu. Bảng chấm công đã được ghi lại bằng nhiều kỹ thuật khác nhau, bao gồm giấy, phần mềm bảng tính và công cụ theo dõi thời gian trên internet. Bảng chấm công kỹ thuật số đã thay thế bảng chấm công trên giấy trong những năm gần đây.
Ứng dụng cho Bảng chấm công
Các ứng dụng cho bảng thời gian bao gồm:
#1. Xử lý bảng lương
Người sử dụng lao động có thể xử lý bảng lương bằng cách sử dụng bảng chấm công để theo dõi số giờ làm việc của nhân viên, thời gian nghỉ phép, các khoản tích lũy và thay đổi. Người sử dụng lao động có thể theo dõi quy trình làm việc để phê duyệt bảng lương bằng cách sử dụng hệ thống phần mềm bảng chấm công. Các vấn đề về tiền lương thường do nhập dữ liệu không chính xác.
#2. Bảng chấm công cho các công ty luật
Điều quan trọng đối với các công ty luật là lưu giữ hồ sơ chính xác về giờ làm việc của khách hàng và thông tin về các dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng. Bảng chấm công giúp các công ty luật theo dõi các hóa đơn dựa trên số giờ phục vụ khách hàng.
#3. Bảng chấm công cho Freelancer
Đối với các nhà thầu độc lập, thời gian là tiền bạc. Vì nhiều nhà thầu độc lập gửi hóa đơn cho khách hàng theo giờ nên việc lưu giữ hồ sơ thời gian tỉ mỉ là điều cần thiết. Biết thời gian dành cho các dự án trở thành một thách thức đối với những người làm việc ở một nơi tách biệt với khách hàng của họ.
#4. Bảng chấm công cho kế toán
Hiệu quả mà nhân viên sử dụng thời gian của họ với khách hàng quyết định mức độ lợi nhuận của các công ty kế toán. Thu nhập cao là kết quả của việc sử dụng cao và khả năng thanh toán. Các công ty kế toán có thể theo dõi cả thời gian và hóa đơn của họ với sự trợ giúp của bảng chấm công và phần mềm theo dõi thời gian.
Ưu điểm của Bảng chấm công
Sau đây là những lợi ích của bảng chấm công:
#1. Giảm thiểu thời gian lãng phí
Bảng chấm công có thể cho bạn thấy bạn đang lãng phí sức lao động ở đâu. Chúng giúp bạn tìm ra nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian hơn bình thường và cách tận dụng tối đa công việc của bạn.
#2. Hóa đơn trung thực
Bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng một cách thích hợp bằng cách sử dụng bảng chấm công. Chúng phục vụ như một phương tiện chứng minh cho khách hàng của bạn rằng bạn quản lý các dự án của họ một cách hiệu quả và không lãng phí tiền của họ. Bảng chấm công sẽ giúp khách hàng của bạn không phải liên tục kiểm tra tình trạng dự án của họ.
#3. Tự động thanh toán của bạn.
Các doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công để lập hóa đơn cho khách hàng về các dịch vụ được cung cấp dựa trên số giờ có thể lập hóa đơn. Bằng cách tự động lập hóa đơn và thanh toán, bạn có thể giảm chi phí của mình. Doanh thu cũng có thể tăng do thanh toán tự động.
#4. Tăng cường quản lý dự án
Bảng chấm công là công cụ quản lý dự án quan trọng đáng ngạc nhiên theo những cách sau:
- Bằng cách theo dõi thời gian dành cho một dự án, chúng giúp xác định xem một người có đủ điều kiện cho một dự án, vai trò hoặc công việc mới hay không dựa trên hiệu suất.
- Chúng hỗ trợ xác định những nơi mà người lao động sử dụng nhiều thời gian hơn so với quy định và cần được đào tạo thêm.
- Chúng rất hữu ích trong việc đánh giá hiệu quả tổng thể của nỗ lực của bạn.
- Chúng làm cho việc phân bổ khối lượng công việc giữa các thành viên trong nhóm trở nên đơn giản bằng cách hỗ trợ xác định sự sẵn có của các công nhân được chỉ định cho một dự án.
- Chúng giúp các nhà quản lý dự án có thể theo dõi sự phát triển và thấy trước sự chậm trễ.
#5. Tiết kiệm tiền cho công ty của bạn.
Nhờ có bảng chấm công, bạn có thể biết chính xác nhân viên của mình đang làm việc gì. Ngược lại, số lượng thời gian nhân viên bỏ ra so với kết quả họ tạo ra có thể được sử dụng để theo dõi năng suất của nhân viên.
Tại sao Bảng chấm công được sử dụng?
Bảng chấm công được sử dụng vì những lý do sau:
#1. Cung cấp bảng lương chính xác
Tính bảng lương chính xác là ứng dụng cơ bản nhất của bảng chấm công của nhân viên. Để làm như vậy, hãy nhân tổng số giờ làm việc trong một tuần với tiền lương theo giờ của nhân viên.
#2. Kiểm tra trình độ
Để theo dõi xem nhân viên của bạn đang thực hiện tốt như thế nào, bạn có thể sử dụng bảng chấm công để theo dõi các nhiệm vụ trong một dự án (còn được gọi là quản lý dự án). Điều này giúp bạn xác định xem một người nào đó có đủ tiêu chuẩn cho một nhiệm vụ, vị trí hoặc công việc mới hay không.
#3. Ưu tiên bằng cấp
Trong quản lý dự án, bảng chấm công cũng có thể cho biết liệu một nhân viên có đạt được năng lực trong một lĩnh vực có thể hữu ích cho các dự án sắp tới hay không.
#4. Gửi hóa đơn khách hàng
Một trong những lý do quan trọng nhất để sử dụng bảng chấm công là để cho những khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn biết bạn đã làm việc bao nhiêu giờ và nói thêm là bạn đã kiếm được bao nhiêu tiền.
#5. Đánh giá nhu cầu đào tạo
Bảng chấm công thường hiển thị khi một nhân viên mất nhiều thời gian hơn dự kiến hoặc được phân bổ để thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Với thông tin đó, bạn có thể đưa ra hướng dẫn khi cần thiết.
#6. Tổ chức khối lượng công việc
Bạn có thể thấy nơi nhân viên của mình đang nỗ lực nhiều nhất bằng cách xem bảng chấm công đã hoàn thành của họ. Bằng cách này, bạn có thể dàn trải khối lượng công việc một cách công bằng hơn và tăng năng suất.
#7. Đánh giá hiệu quả
Bảng chấm công là một cách tuyệt vời để tìm ra nhiệm vụ nào của bạn kém năng suất hơn những nhiệm vụ khác. Với thông tin đó trong tay, bạn có thể tập trung vào việc điều chỉnh và nâng cao quy trình của mình.
#số 8. Tạo cơ sở dữ liệu lịch sử
Bảng chấm công đưa ra con số chính xác cho các nhiệm vụ phổ biến có thể được sử dụng làm hướng dẫn cho các dự án trong tương lai. Chẳng hạn, trong ba dự án gần đây nhất, nhân viên của bạn mất trung bình bốn ngày để thử nghiệm. Sau đó, bạn có thể sử dụng kiến thức đó để tăng cường giao tiếp với khách hàng.
Cách kiểm soát bảng chấm công của nhân viên
Quy trình sau đây là các bước về cách kiểm soát bảng chấm công của nhân viên
#1. Mô tả tầm quan trọng của Time Sheets.
Công ty của bạn không thể hoạt động nếu không có bảng chấm công. Nhân viên của bạn cần hiểu tầm quan trọng của họ. Sau đây là danh sách các câu hỏi phổ biến nhất mà chúng tôi nhận được từ khách hàng của mình.
#2. Thiết lập Nguyên tắc và Hạn chế
Đừng dựa vào cơ hội hoặc quan niệm rằng quá trình sẽ tự giải quyết. Đưa ra các quy tắc và hướng dẫn rõ ràng để người lao động biết cách điền vào bảng chấm công của họ từ đầu đến cuối. Khi nói đến các quy tắc và quy định này, thà cẩn thận còn hơn là không đủ cẩn thận.
#3. Dạy nhóm của bạn
Sau khi bạn đã nói với nhân viên của mình tại sao bảng chấm công lại quan trọng và đặt ra các quy tắc và hướng dẫn, hãy dành thời gian để hướng dẫn họ cách sử dụng chúng. Một lần nữa, tốt nhất là bạn nên bắt đầu càng sớm càng tốt, vì vậy hãy nghĩ đến việc tích hợp hướng dẫn bảng chấm công vào quy trình giới thiệu của bạn.
#4. Sắp xếp thời gian
Ở một số công ty, việc chấm công đòi hỏi nhiều thứ hơn là chỉ bấm giờ vào và ra vào đầu và cuối ngày làm việc. Trong khoảng thời gian lớn hơn, đó là ngày làm việc hoặc ca làm việc thông thường của họ, nhân viên của bạn có thể cần theo dõi lượng thời gian họ đã dành cho các nhiệm vụ khác nhau.
#5. Tự động hóa bảng chấm công.
Mặc dù việc phân loại thời gian của nhóm bạn là một bước quan trọng trong quy trình trả lương, nhưng nó cũng làm tăng thêm một mức độ phức tạp khác.
Nếu có quá nhiều danh mục, nhân viên của bạn có thể bối rối về cách đặt tên cho từng khoảng thời gian hoặc họ có thể quên làm điều đó.
#6. Lời nhắc qua email cho Bảng chấm công
Ngay cả khi nhân viên của bạn thực hiện tốt công việc theo dõi và phân loại thời gian của họ, nếu họ quên nộp bảng chấm công trước ngày đến hạn, điều đó có thể làm chậm quá trình tính lương một cách nghiêm trọng.
Gửi lời nhắc bảng chấm công một vài ngày trước ngày đến hạn để ngăn điều này trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Email, tin nhắn văn bản và thông báo đẩy là những phương pháp phổ biến nhất để thực hiện việc này.
#7. Chấp nhận bảng thời gian
Ngay cả với các giải pháp máy tính ngày nay, nhân viên vẫn khó có thể điền vào bảng chấm công của họ. Họ sẽ sai lầm. Họ sẽ vô tình thêm nhiều thời gian hơn mức cần thiết hoặc họ sẽ không đề cập đến thời gian họ đã thực sự làm việc.
Mẫu bảng chấm công
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng mẫu bảng chấm công, dù là dạng kỹ thuật số hay trên giấy, để theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Sử dụng mẫu là một cách tiếp cận tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn thu thập đúng dữ liệu cho mỗi kỳ thanh toán. Nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng mẫu bảng chấm công thay vì phần mềm chấm công hoặc dịch vụ của bên thứ ba.
Cách sử dụng Mẫu bảng chấm công
Tính thân thiện và dễ sử dụng của các mẫu bảng chấm công là ưu tiên hàng đầu. Bắt đầu theo dõi giờ làm việc bằng cách sử dụng mẫu bảng chấm công bằng cách thực hiện như sau:
#1. Quyết định về một mẫu
Chọn loại mẫu đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn trước. Hãy suy nghĩ về những thứ như thời hạn thanh toán của bạn là bao lâu, mức độ chi tiết bạn yêu cầu và loại công việc bạn đang ghi lại.
#2. Tạo một chương trình nghị sự.
Chọn một ngày hoặc giờ nhất định khi bạn hoặc các nhân viên khác sẽ hoàn thành bảng chấm công của bạn. Nhiều doanh nghiệp yêu cầu nhân viên của họ điền vào mẫu bảng chấm công hàng ngày khi họ đến làm việc và khi họ rời đi.
#3. Xác minh các chi tiết.
Xác minh rằng bạn đã nhập thông tin của mình vào khu vực thích hợp khi điền vào mẫu bảng chấm công với tư cách là nhân viên. Tính chính xác khi hoàn thành mẫu bảng chấm công có thể giúp bạn tránh mắc lỗi sau này. Loại bảng chấm công này thường được sử dụng nhất để theo dõi thời gian của những người làm công ăn lương làm việc từ 9–5 tuần làm việc tiêu chuẩn. Loại bảng chấm công này thường được sử dụng nhất để theo dõi thời gian của những người làm công ăn lương làm việc từ 9–5 tuần làm việc tiêu chuẩn.
#4. Mẫu bảng chấm công hàng tuần
Số giờ làm việc trong một tuần được ghi lại trên bảng chấm công hàng tuần. Loại mẫu này thường được sử dụng bởi những người làm việc theo ca với lịch trình không thể đoán trước hoặc các nhà thầu độc lập làm việc cho nhiều khách hàng.
Tôi có thể sử dụng Excel cho Bảng chấm công không?
Có, người ta có thể sử dụng Excel cho bảng chấm công. Để tạo bảng chấm công trong Excel, hãy làm theo các bước sau:
- Bước 1: Định dạng bảng tính của bạn.
- Bước 2: Thêm tiêu đề bảng chấm công
- Bước 3: Thêm các nhãn cần thiết
- Bước 4: Thêm nhãn cho thời gian
- Bước 5: Thêm các chi tiết cuối cùng
Bảng thời gian nên bao gồm những gì?
Một bảng chấm công tiêu chuẩn, dù là trên giấy hay trong phần mềm, sử dụng một lưới để cho biết lượng thời gian đã được dành cho các nhiệm vụ và/hoặc dự án khác nhau mỗi ngày. Nói chung, bảng chấm công bao gồm các chi tiết sau:
- Tên công nhân
- Thanh toán đầy đủ
- ngày làm việc
- số giờ làm việc hàng ngày
- Tổng số giờ làm việc hàng tuần
Tuy nhiên, bạn cũng có thể yêu cầu nhân viên gửi thông tin khác, chẳng hạn như số ID của họ (nếu có liên quan), mức lương theo giờ, số giờ làm thêm, giờ nghỉ trưa, quãng đường đã đi, thời gian nghỉ phép, v.v.
Kết luận
Điều hành một doanh nghiệp hiệu quả đòi hỏi phải theo dõi số giờ mỗi người làm việc trong kỳ trả lương. Mẫu bảng chấm công có thể giúp bạn thiết lập bảng lương theo cách nhất quán và dễ sử dụng. Những người lao động được trả lương theo giờ thường dựa vào bảng chấm công để theo dõi thu nhập của họ. Thật hữu ích khi biết bảng chấm công là gì và cách sử dụng chúng, cho dù bạn là nhân viên làm việc theo giờ, chuyên gia tính lương trong bộ phận nhân sự hay cả hai.
Bài viết liên quan
- BẢNG THỜI GIAN: Cách thức hoạt động, Mẫu & Sự khác biệt
- Báo cáo Bảng lương: Hướng dẫn Chi tiết về Báo cáo Bảng lương
- VÍ TỐT NHẤT: Ví tiện lợi và phong cách hàng đầu năm 2023
- TÀI SẢN VÔ HÌNH: Tài sản vô hình là gì? (+ Ví dụ về Kế toán)
Tài liệu tham khảo
