Không nên thảo luận về quản lý vòng đời hợp đồng tại một bữa tiệc tối. Nhưng thực hiện nó một cách chính xác có thể tạo ra hoặc phá vỡ công ty của bạn. Bất kỳ ngành nào cũng có những lo ngại chính đáng về việc theo dõi quá nhiều hợp đồng. Ngoài ra, hậu quả của việc bỏ lỡ một ngày hợp đồng quan trọng có thể nghiêm trọng. Bất cứ ai cũng có thể trải nghiệm nó. Tuy nhiên, quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) có thể hữu ích (có, với bất kỳ ai). Một thủ tục quan trọng hỗ trợ các công ty trong việc quản lý và điều hành hợp đồng của họ—và quan trọng nhất là quản lý vòng đời hợp đồng. Chúng tôi sẽ giải thích về quản lý vòng đời hợp đồng trong bài viết này, xem xét nhiều loại phần mềm CLM, thảo luận về lợi ích của các giải pháp Ironclad CLM đối với nhà cung cấp và liệt kê các chương trình CLM hàng đầu để quản lý hợp đồng tự động, hiệu quả hơn.
Phần mềm Clm là gì
Bất kỳ nền tảng kỹ thuật số nào được thiết kế để xử lý các hợp đồng trong tất cả các giai đoạn của vòng đời đều được coi là phần mềm CLM. Ngược lại với phần mềm ký tài liệu, phần mềm chỉ cho phép thu thập chữ ký kỹ thuật số. Người dùng doanh nghiệp và pháp lý nội bộ có thể tự động hóa quy trình quản lý bằng các giải pháp CLM và họ cũng có thể trích xuất thông tin hữu ích về mặt thương mại từ hợp đồng của mình.
Một số doanh nghiệp tập trung vào một giai đoạn hoặc chức năng hợp đồng cụ thể, chẳng hạn như tạo tài liệu, trong khi những doanh nghiệp khác tập trung vào một loại hợp đồng cụ thể. Tuy nhiên, một số người từ các lĩnh vực pháp lý liên quan, như quản lý vấn đề hoặc chi tiêu, đã chuyển sang quản lý vòng đời hợp đồng.
Đã có ít nhất 150 công ty cung cấp phần mềm quản lý hợp đồng, nhưng chỉ có một công ty có thể giúp các doanh nghiệp hiện đại tự động hóa từng bước của quy trình ký kết hợp đồng.
Các tính năng của phần mềm CLM dành cho nhà cung cấp
Không phải tất cả phần mềm CLM dành cho nhà cung cấp đều được tạo ra như nhau và nếu, giống như phần lớn các bộ phận pháp lý, bạn dành 97% thời gian và nguồn lực để soạn thảo hợp đồng, thì bạn muốn phần mềm CLM của mình phục vụ nhiều lợi ích khác nhau theo yêu cầu của công ty bạn. Phần lớn các giải pháp phần mềm CLM dành cho nhà cung cấp thường bao gồm các tính năng và chức năng tiêu chuẩn sau:
#1. Lịch sử liên lạc và kiểm toán
Bạn luôn có thể sử dụng phiên bản mới nhất của hợp đồng nhờ khả năng xây dựng lịch sử phiên bản của phần mềm CLM, nhưng bạn cũng có thể theo dõi các sửa đổi đã được thực hiện cùng với thời gian và tác giả của chúng. Phần lớn phần mềm CLM theo dõi các lần đăng nhập, tải xuống và các sửa đổi hợp đồng khác do các vấn đề có nhiều khả năng phát sinh trong giai đoạn chỉnh sửa hoặc sắp xếp lại, do đó việc phát hiện lỗi sớm sẽ có lợi.
#2. Hợp tác chỉnh sửa hợp đồng
Điều cần thiết là có khả năng duy trì và chỉnh sửa hợp đồng kỹ thuật số và không đồng bộ. Cần có khả năng chỉnh sửa cộng tác trong chương trình CLM của bạn. Chẳng hạn, những thay đổi đối với hợp đồng tại một công ty luật Bờ Đông có thể được xem xét và thảo luận ngay tại một công ty luật của Đức.
# 3. Tuân thủ
Do các tác động tiêu diệt hợp đồng tiềm ẩn của việc tuân thủ, giai đoạn này đòi hỏi sự thận trọng cao độ. Chương trình của bạn phải có khả năng thực hiện kiểm tra tuân thủ tự động cho bạn. Theo một báo cáo gần đây của công ty luật quốc tế Ropes & Grey, 61% số người được hỏi cho rằng việc đưa ra các quy tắc và quy định rõ ràng cho nhân viên là yếu tố chính giúp họ hiểu được việc tuân thủ. Nhân viên hỗ trợ và trợ lý luật sư từng chịu trách nhiệm xác minh việc tuân thủ hợp đồng.
Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng chương trình CLM, bạn sẽ có thể nộp hồ sơ tuân thủ và kiểm tra chéo nó bằng cách so sánh nó với các hợp đồng khác có thể so sánh được với nó cũng như các tài liệu lưu trữ và tài liệu pháp lý hiện hành của công ty bạn.
#4. Cơ sở dữ liệu hợp đồng có thể duyệt
Theo The Aberdeen Group, 78% doanh nghiệp hàng đầu có cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm về hợp đồng của họ, điều này không chỉ giúp việc tìm hàng hóa cụ thể dễ dàng hơn mà còn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Giải pháp CLM của bạn sẽ có thể cung cấp cơ sở dữ liệu chuyên dụng, có thể tìm kiếm cho dữ liệu của bạn cũng như bộ lưu trữ an toàn, đáng tin cậy (thông qua dịch vụ đám mây). Ngoài ra, nó phải có khả năng lưu các điều khoản đặt trước cho các hợp đồng điển hình.
#5. Khả năng chữ ký điện tử
Với chữ ký điện tử, ít có khả năng hợp đồng của bạn sẽ bị sao chép hoặc thay đổi. Bạn phải cung cấp một phương thức ràng buộc về mặt pháp lý để chấp nhận chữ ký điện tử trong giải pháp CLM của mình. Phần mềm CLM của bạn sẽ có thể tự động nhận ra và sửa đổi các yêu cầu này vì các yêu cầu đối với chữ ký số khác nhau giữa các quy định của liên bang và quốc tế.
#6. Quản lý công việc
Theo Thomson Reuters, tự động hóa và điều phối việc quản lý hợp đồng có thể giải phóng tới 82% công việc của luật sư. Một hợp đồng phải được quản lý bởi nhiều bên và trải qua nhiều giai đoạn, bao gồm phát hành, đàm phán, thực hiện và gia hạn.
Phần mềm CLM tốt nhất thông báo cho tất cả các bên về các thay đổi, giúp họ sẵn sàng thực hiện vai trò của mình trong hợp đồng (bao gồm cả việc tuân thủ và khám phá trước) đồng thời thông báo cho họ về những việc phải làm để hoàn thành hợp đồng thông qua các cảnh báo và thông báo.
#7. Cảnh báo và thông báo thay đổi hợp đồng
Tất cả các bên phải được thông báo ngay lập tức nếu có sai sót cần sửa chữa hoặc cần thực hiện thay đổi đồng thời theo dõi xem ai đang thực hiện sửa đổi. Ngoài ra, bạn có thể lọc các cảnh báo thông qua chương trình CLM của mình để đảm bảo rằng bạn chỉ tìm hiểu về những thay đổi thích hợp.
Phần mềm Clm tốt nhất
Các công cụ phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) hàng đầu để quản lý hợp đồng tốt hơn được liệt kê dưới đây:
#1. Quản lý hợp đồng Icertis
Icertis am hiểu về nhiều khía cạnh CLM, bao gồm các công cụ để tuân thủ, lịch sử kiểm tra và tuân thủ. Ngoài ra, nó kết nối với tất cả các nền tảng CRM, ERP và quản lý chi tiêu quan trọng. Nền tảng này có một bảng điều khiển để phân tích rủi ro dựa trên dữ liệu bên trong và bên ngoài, cho phép phát hiện sớm rủi ro hoặc lỗ hổng trong hợp đồng để bạn có thể hành động để giảm thiểu chúng.
# 2. DocuSign CLM
DocuSign nổi tiếng trong cộng đồng CLM và tự hào có hơn 1,000,000 khách hàng trả tiền và 1 tỷ người dùng trên toàn thế giới. Ngoài hơn 3,000 tổ chức chính quyền liên bang, tiểu bang và thành phố, nó còn cung cấp dịch vụ cho các tập đoàn hàng đầu trong danh sách Fortune 500 về điện toán, ngân hàng và chăm sóc sức khỏe. Cả chữ ký điện tử và CLM đều được phê duyệt ở Cấp độ tác động vừa phải của FedRAMP (một giao thức bảo mật dành cho chính phủ và DoD).
#3. Hợp đồng SAP Ariba
Người mua và nhà cung cấp có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi bằng cách sử dụng SAP Ariba, chuyên phát triển các mẫu cốt lõi và thống nhất các điều khoản có thể lặp lại và nhất quán. Chương trình giúp người dùng quản lý giấy phép IP, thỏa thuận nội bộ và hợp đồng hàng hóa và dịch vụ. Nó cũng tự động hóa và tăng tốc CLM từ đầu đến cuối. Ngoài ra, nó nhanh chóng và dễ dàng chuẩn bị hợp đồng bằng cách sử dụng các mẫu và điều khoản được phê duyệt trước.
# 4. Hợp đồng Conga
Hợp đồng Conga có tỷ lệ giữ chân khách hàng tuyệt vời (9 trên 10 khách hàng gia hạn với họ) và nó đã giữ danh hiệu ứng dụng CLM trả phí được tải xuống nhiều nhất trong mười năm hoạt động. Nó cung cấp một giải pháp tích hợp do Salesforce xây dựng để quản lý hợp đồng từ đầu đến cuối. Nó cũng được công nhận là Đơn vị dẫn đầu trong Gartner Magic Quadrant về Quản lý vòng đời hợp đồng, năm 2021 và trong IDC MarketScape: SaaS toàn cầu và Ứng dụng quản lý vòng đời hợp đồng bên mua hỗ trợ đám mây, năm 2021.
# 5. LinkSquares
Hơn 400 nhóm pháp lý tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, bao gồm những cái tên nổi tiếng như TGI Fridays, Cogito và Wayfair, đã giúp LinkSquares có được khách hàng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của họ nhanh hơn. Nó cũng cung cấp LinkSquares Finalize, lấy thông tin quan trọng từ tất cả các hợp đồng của bạn, gửi cho bạn các báo cáo về toàn bộ danh mục pháp lý của bạn trong thời gian thực và lưu trữ an toàn tất cả các thỏa thuận của bạn trong một kho lưu trữ trực tuyến.
# 6. PandaDoc
PandaDoc là một giải pháp quản lý hợp đồng mạnh mẽ có thể hỗ trợ các công ty thuộc mọi quy mô trong việc tạo, truyền và theo dõi hợp đồng cũng như các tài liệu quan trọng khác. Đây là một tùy chọn phổ biến cho các doanh nghiệp đang cố gắng cải thiện quy trình quản lý hợp đồng và đẩy nhanh quy trình làm việc với tài liệu của họ nhờ thiết kế thân thiện với người dùng, khả năng thích ứng và trình kết nối.
#7. Evisort
Bằng cách tập trung hóa các hợp đồng mà không cần di chuyển, sử dụng AI để theo dõi và tìm kiếm siêu dữ liệu cũng như các điều khoản mà không cần nhập dữ liệu thủ công, đồng thời trao quyền cho các nhóm soạn thảo, sắp xếp lại, phê duyệt, ký, báo cáo và gia hạn hợp đồng, nền tảng thông minh hợp đồng của Evisort—được phát triển bởi Harvard Law và Cựu sinh viên MIT—cung cấp ROI nhanh chóng trong 30 ngày. Nền tảng này cũng bao gồm Bảng điều khiển thông minh, bảng điều khiển tự điền đầu tiên trong ngành tự động hiển thị dữ liệu hợp đồng từ các tài liệu Word hoặc PDF được quét và tóm tắt các chỉ số quan trọng mà không cần nhập dữ liệu của người dùng.
#số 8. Nhật ký hợp đồng
Công ty quản lý hợp đồng hàng đầu Hợp đồng Logix là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản lý hợp đồng lâu đời nhất. Nhiều doanh nghiệp đã tham gia Hợp đồng Logix để thay đổi kỹ thuật số việc quản lý hợp đồng của họ nhờ kinh nghiệm sâu rộng của họ về pháp lý, CNTT, mua sắm, tài chính và bán hàng. Trong Chỉ số triển khai quản lý vòng đời hợp đồng giữa thị trường vào mùa đông năm 2 của G2023, chương trình đã nhận được giải thưởng “Dễ sử dụng nhất” và “Mức độ chấp nhận cao nhất của người dùng”.
#9. SirionLabs CLM
SirionLabs xếp hạng cao trong số các phần mềm CLM (vượt qua các tiêu chuẩn về chức năng phân tích, theo SpendMatters) và công bố xếp hạng cao nhất so với bất kỳ nhà cung cấp nào trong 70 lĩnh vực, bao gồm trích xuất siêu dữ liệu, ứng dụng thông minh, mô hình KPI và khả năng lập mô hình cấu trúc/thông tin tài chính phức tạp trong một hợp đồng. Họ cũng có người dùng ở hơn XNUMX quốc gia khác nhau.
#10. CLM bọc sắt
Ironclad đã được công nhận là người tiên phong trong các giải pháp CLM, đạt được số điểm 4.8 trên 5 và xếp hạng 94% “Muốn giới thiệu” trên trang web đánh giá CLM của Gartner. Một sản phẩm mới để quản lý các thỏa thuận trực tuyến, được gọi là Clickwrap, vừa được giải pháp công bố. “Các thỏa thuận trực tuyến ràng buộc về mặt pháp lý, có nguồn gốc kỹ thuật số mà không cần chữ ký,” theo hợp đồng Clickwrap. Ngoài ra, nó được khởi chạy bất cứ khi nào người dùng nhấp vào nút hoặc hộp kiểm. Số lượng hợp đồng Clickwrap đang được sử dụng đang tăng lên, với hàng tỷ thỏa thuận được xử lý hàng năm.
CLM bọc sắt
Nền tảng dựa trên đám mây được cung cấp bởi Ironclad, nhà cung cấp phần mềm Quản lý thời hạn hợp đồng (CLM), để quản lý hợp đồng trong toàn bộ thời hạn của chúng. Giải pháp CLM của Ironclad nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp hợp lý hóa các thủ tục hợp đồng, giảm rủi ro và tăng cường tuân thủ.
Một loạt các tính năng và khả năng được bao gồm trong nền tảng Ironclad CLM, bao gồm:
- Soạn thảo và quản lý hợp đồng: Các tính năng cộng tác, kiểm soát phiên bản và chữ ký điện tử của Ironclad giúp các doanh nghiệp có thể soạn thảo và quản lý hợp đồng từ một nền tảng duy nhất.
- Tự động hóa quy trình làm việc: Các tổ chức có thể tự động hóa các quy trình hợp đồng như phê duyệt, thông báo và lời nhắc bằng khả năng tự động hóa quy trình làm việc của Ironclad.
- Phân tích và báo cáo hợp đồng: Các tùy chọn phân tích và báo cáo cho các hợp đồng do Ironclad cung cấp cho phép các doanh nghiệp phân tích dữ liệu hợp đồng của họ, phát hiện rủi ro và xu hướng, đồng thời theo dõi các chỉ số hiệu suất quan trọng.
- Tích hợp: Để mang lại trải nghiệm quản lý hợp đồng suôn sẻ, Ironclad tích hợp với nhiều hệ thống kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như Salesforce, Box và DocuSign.
Giải pháp Ironclad CLM nhằm hỗ trợ các công ty nâng cao năng suất, giảm rủi ro và tăng cường tuân thủ trong suốt quy trình hợp đồng của họ.
Một số lợi ích chính của việc sử dụng nền tảng Ironclad CLM là gì?
Các tổ chức có thể đạt được một số lợi thế đáng kể bằng cách sử dụng nền tảng CLM của Ironclad, bao gồm:
- Tinh giản quy trình hợp đồng: Với sự trợ giúp của nền tảng này, các doanh nghiệp có thể thực hiện các quy trình tạo, đàm phán và quản lý hợp đồng hiệu quả hơn.
- Tăng cường tuân thủ: Nền tảng này có các công cụ để giám sát việc tuân thủ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, giảm nguy cơ không tuân thủ và các vấn đề pháp lý liên quan.
- Cộng tác nâng cao: Nền tảng CLM của Ironclad có các tính năng cộng tác cho phép nhiều bên liên quan đóng góp vào quy trình hợp đồng đồng thời giảm khả năng hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch.
- Tăng cường khả năng hiển thị: Nền tảng CLM của Ironclad cung cấp cho doanh nghiệp quyền truy cập vào dữ liệu hợp đồng, cho phép họ theo dõi các KPI quan trọng cũng như phát hiện các xu hướng và mối nguy hiểm.
- Tự động hóa: Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc trên nền tảng CLM của Ironclad giúp giảm nhu cầu thực hiện các thao tác thủ công và tăng năng suất.
- Khả năng mở rộng: Phần mềm CLM của Ironclad được tạo ra để có thể mở rộng, cho phép doanh nghiệp quản lý hợp đồng trên nhiều bộ phận, địa điểm và đơn vị kinh doanh.
Các tổ chức có thể nâng cao quy trình quản lý hợp đồng, giảm rủi ro và tăng hiệu quả bằng cách sử dụng nền tảng CLM của Ironclad, điều này cuối cùng sẽ giúp tiết kiệm chi phí và kết quả kinh doanh tốt hơn.
Lợi ích của phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng
Phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng giống như đầu bếp phụ của bạn. Nó đảm bảo tuân thủ các chính sách kinh doanh đồng thời tự động hóa và đơn giản hóa vòng đời hợp đồng. Nói cách khác, nó xử lý các công việc nhỏ hơn (và có lẽ lớn hơn) để bạn có thể tập trung vào mục tiêu tổng thể.
Hãy khám phá thêm một số lợi ích mà phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng có thể mang lại.
#1. Hợp lý hóa việc tạo hợp đồng để tiết kiệm thời gian.
Phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng tự động hóa và chuẩn hóa các quy trình như tạo hợp đồng, phê duyệt, thu thập chữ ký, gia hạn và báo cáo. Điều này sẽ giúp bạn và nhóm của mình có thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, chẳng hạn như quyết định ăn gì vào bữa trưa hoặc đọc qua các meme mà đồng nghiệp của bạn đã gửi cả buổi sáng.
#2. Đàm phán dễ dàng hơn
Bạn có thể chỉ cần theo dõi và quản lý các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, điều chỉnh lại ranh giới và duy trì một nguồn thông tin xác thực duy nhất giữa các bên khác nhau bằng cách sử dụng phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng về những gì tổ chức của bạn chịu trách nhiệm và làm cho quá trình đàm phán trở nên đơn giản.
#3. Hợp lý hóa phê duyệt hợp đồng
Bạn có thể đảm bảo rằng các hợp đồng được ủy quyền nhanh chóng và hiệu quả bằng cách tự động hóa các quy trình như định tuyến và thông báo.
#4. Tăng cường tuân thủ và bảo mật
Kho lưu trữ tài liệu hợp nhất cho tất cả các hợp đồng của tổ chức bạn được cung cấp bởi phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng, có thể giúp bạn tăng cường bảo mật và tuân thủ.
#5. Chi phí quản lý thấp hơn
Phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng có thể hỗ trợ giảm tổng chi phí quản lý hợp đồng bằng cách tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại và tăng hiệu quả.
Phần mềm Clm làm gì?
CLM (Quản lý vòng đời hợp đồng) là một phần mềm quản lý hợp đồng trong toàn bộ vòng đời của chúng, từ khi tạo và đàm phán cho đến khi thực hiện và gia hạn. Ngoài một số công cụ và tính năng để cải thiện quy trình quản lý hợp đồng, phần mềm CLM thường cung cấp một nền tảng trung tâm để lưu trữ và quản lý dữ liệu hợp đồng.
Salesforce có làm Clm không?
Có, Salesforce cung cấp chức năng Quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) thông qua các sản phẩm Salesforce CPQ (Định cấu hình, Giá, Báo giá) và Quản lý hợp đồng Salesforce.
Clm có ý nghĩa gì trong Salesforce?
CLM là viết tắt của Quản lý vòng đời hợp đồng trong Salesforce. Salesforce cung cấp khả năng CLM thông qua các công cụ Salesforce CPQ (Định cấu hình, Giá, Báo giá) và Quản lý hợp đồng Salesforce.
Nhiều công cụ và tính năng khác nhau được bao gồm trong chức năng CLM của Salesforce để quản lý hợp đồng trong toàn bộ vòng đời của chúng.
Sự khác biệt giữa CRM và Clm là gì?
Cả CLM và CRM đều hỗ trợ phát triển kết nối khách hàng, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và đảm bảo doanh thu thường xuyên cho doanh nghiệp. CLM hoàn toàn tập trung vào nhiều giai đoạn trong vòng đời của khách hàng để xác định các cơ hội cải tiến, trái ngược với CRM, nhấn mạnh vào việc theo dõi và quản lý các tương tác của khách hàng.
Sự khác biệt giữa Cpq và Clm là gì?
Các hệ thống CPQ vượt trội trong việc tự động định giá và các phê duyệt khác liên quan đến tạo báo giá trong khi CLM cung cấp các quy trình và phê duyệt tài liệu hoàn chỉnh.
Clm trong cơ sở dữ liệu là gì?
CLM là viết tắt của “Mô hình giấy phép đồng thời” trong ngữ cảnh cơ sở dữ liệu.
Một số lượng hạn chế người dùng hoặc thiết bị được phép truy cập cùng lúc vào một chương trình phần mềm hoặc cơ sở dữ liệu theo mô hình cấp phép này. Do đó, nếu đạt đến số lượng người dùng hoặc thiết bị đồng thời được phép, thì người dùng hoặc thiết bị mới sẽ không thể truy cập vào chương trình hoặc cơ sở dữ liệu cho đến khi người dùng hoặc thiết bị hiện tại đăng xuất để nhường chỗ cho giấy phép mới được sử dụng.
Kết luận
Hệ thống CLM là một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các quy trình vòng đời của khách hàng, từ tạo khách hàng tiềm năng đến gia hạn hợp đồng. Các hệ thống CLM hỗ trợ nâng cao hiệu quả và khả năng hiển thị đồng thời giảm nguy cơ xảy ra lỗi bằng cách tập trung hóa và tự động hóa các hoạt động này. Hệ thống CLM có thể là một nguồn tài nguyên hữu ích cho các doanh nghiệp quản lý vòng đời khách hàng phức tạp hoặc một số lượng lớn khách hàng.
- NHÂN VIÊN NGÂN HÀNG CÁ NHÂN: Mô tả công việc, Nhiệm vụ & Mức lương
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỪ XA: Phần mềm Remote Desktop tốt nhất 2023
- GIÁM ĐỐC DỰ ÁN LIÊN KẾT: Mô tả công việc, Nhiệm vụ & Mức lương
- LIÊN KẾT HOẠT ĐỘNG: Họ là gì và họ làm gì?
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CƠ SỞ: Top FMS tốt nhất năm 2023
dự án
