Một giám đốc điều hành đôi khi chỉ được coi là giỏi như trợ lý hành chính của họ, còn được gọi là chuyên viên hành chính, trợ lý điều hành, thư ký hoặc trợ lý cá nhân.
Trợ lý quản trị là “tai mắt” của một công ty, xử lý công việc quản trị hàng ngày cho một hoặc nhiều giám đốc điều hành, nhóm hoặc mạng. Họ có những hiểu biết sâu sắc và độc đáo về văn hóa công ty, hiệu suất và định hướng tương lai. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ thảo luận về các kỹ năng, yêu cầu giáo dục và mức lương của một trợ lý hành chính.
Trợ lý hành chính là ai?
Trợ lý hành chính chịu trách nhiệm điều hành và chỉ đạo các công việc hành chính hàng ngày của tổ chức. Chức năng quan trọng này hỗ trợ quản lý và / hoặc nhân viên văn phòng bằng cách trả lời các thông tin liên lạc đến, phân phối thư từ qua bưu điện, thực hiện các nhiệm vụ hành chính chung như nộp đơn, in hoặc photocopy, nhập dữ liệu và các nhiệm vụ đột xuất khác.
Nhân viên hành chính có vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự vận hành liền mạch của một doanh nghiệp, nhóm hoặc văn phòng. Trợ lý hành chính thường là người đầu tiên được tuyển dụng bên ngoài nhóm sáng lập cho nhiều tổ chức, với nhiều giám đốc điều hành dựa vào kỹ năng của trợ lý để hoàn thành công việc của họ một cách hiệu quả.
Nhiệm vụ và Trách nhiệm của Trợ lý Hành chính
Nhiệm vụ và trách nhiệm chính của Trợ lý hành chính tập trung vào việc hỗ trợ những người khác. Nhiệm vụ công việc của họ có thể thay đổi rất nhiều, không chỉ từ công việc này sang công việc khác, mà còn từ ngày này sang ngày khác tại cùng một công việc. Họ có thể đảm nhận một số công việc vào bất kỳ ngày nào, bao gồm:
- Trả lời điện thoại và chào mừng khách đến thăm
- Lên lịch các cuộc hẹn và cập nhật lịch.
- Lên lịch và điều phối nhân viên và các cuộc họp khác.
- Thu thập và phân phối thư. .
- Chuẩn bị các bản ghi nhớ, email, hóa đơn, báo cáo và các thư từ khác nếu cần.
- Tạo và sửa đổi các tài liệu khác nhau, từ thư đến báo cáo và tài liệu giáo dục.
- Tạo và duy trì cả hệ thống nộp hồ sơ điện tử và vật lý.
- Quản lý tài khoản và ghi sổ kế toán.
Năng lực & Kỹ năng của Trợ lý Hành chính
Để trở thành một trợ lý hành chính thành công, bạn sẽ cần một vài kỹ năng chính.
# 1. Kiến thức về máy tính và phần mềm:
Bạn nên làm quen với Microsoft Office, email và internet. Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể cần phải làm quen với QuickBooks hoặc các ứng dụng phần mềm kế toán khác.
# 2. Kỹ năng đa nhiệm:
Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn cũng là một nhà quản lý. Bạn sẽ có thể xử lý nhiều yêu cầu cùng một lúc. .
# 3. Kĩ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp, cả bằng lời nói và bằng văn bản, đều rất quan trọng. Bạn phải có kiến thức vững chắc về ngôn ngữ tiếng Anh và kỹ năng hiệu đính tuyệt vời.
# 4. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân là bắt buộc vì bạn sẽ làm việc với những người khác, bao gồm cả khách hàng và nhân viên văn phòng. Các phép xã giao tốt và một tính khí điềm đạm có thể đi được một chặng đường dài.
# 5. Khả năng tổ chức
Bạn phải được định hướng chi tiết và có tổ chức, với khả năng định vị tài liệu hoặc gọi lại một giao thức ngay lập tức.
# 6. Khả năng ra quyết định:
Bạn sẽ thường xuyên thấy mình phải xử lý nhiều việc gần như đồng thời, đặc biệt là trong các văn phòng bận rộn, vì vậy bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và đưa ra các quyết định hiệu quả về thời gian. Khách hàng có thể yêu cầu một cuộc hẹn ngay lập tức, nhưng anh ta thực sự cần nó ngay lập tức hay có thể đợi một vài ngày?
Thang lương trợ lý hành chính
Bản chất của doanh nghiệp nơi trợ lý hành chính làm việc, cũng như phạm vi nhiệm vụ, có thể ảnh hưởng đến tiền lương. Mức lương trợ lý hành chính cao nhất được trao cho những người giữ chức vụ giám đốc điều hành.
- Mức lương trung bình hàng năm của Trợ lý hành chính: $ 40,990 ($ 19.71 / giờ)
- Mức lương hàng năm của Trợ lý hành chính trong 10% hàng đầu: Hơn $ 67,510 ($ 2.46 / giờ)
- Mức lương hàng năm của Trợ lý hành chính ở mức dưới cùng 10%: Dưới $ 26,880 ($ 12.92 / giờ)
Mức lương trung bình của trợ lý hành chính liên quan đến các công việc tốt nhất khác
Trợ lý hành chính kiếm được mức lương trung bình là 39,180 đô la vào năm 2019. Vào năm 2019, các vị trí tương đương nhận được mức lương trung bình như sau: Trợ lý điều hành kiếm được 62,920 đô la mỗi năm, Đại diện dịch vụ khách hàng kiếm được 37,320 đô la mỗi năm, Thư ký văn phòng kiếm được 36,360 đô la mỗi năm và Nhân viên lễ tân kiếm được 31,250 đô la mỗi năm .
Yêu cầu về Giáo dục, Đào tạo và Chứng chỉ.
Tuy nhiên, nghề nghiệp này không yêu cầu bất kỳ nền giáo dục tiên tiến cụ thể nào, nó có thể có lợi.
Bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương là bắt buộc, và bạn có thể đạt được lợi thế trong nghề nghiệp bằng cách đăng ký vào một chương trình cấp bằng liên kết hoặc một chương trình đào tạo thư ký sau khi tốt nghiệp trung học. Trong một số ngành ngày càng tăng, các thư ký thường có bằng cử nhân hoặc các chứng chỉ tập trung vào chuyên ngành như Thư ký pháp lý được công nhận hoặc Trợ lý hành chính y tế được chứng nhận. Trợ lý điều hành và thư ký nên có ít nhất một vài tín chỉ đại học, nếu không phải là bằng cử nhân.
Cân nhắc việc bắt đầu đào tạo của bạn với một cơ quan làm việc tạm thời. Các tổ chức này thỉnh thoảng cung cấp đào tạo cho những người mới tuyển dụng. Mặt khác, nếu bạn có các kỹ năng thư ký hoặc hành chính cơ bản, bạn có thể được đào tạo tại chỗ khi bạn tìm hiểu những kiến thức chuyên sâu về một công ty hoặc lĩnh vực cụ thể.
Triển vọng công việc
Thật không may, tiên lượng công việc cho vị trí này không hứa hẹn. Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, các phát triển công nghệ sẽ bắt đầu đảm nhận nhiều nhiệm vụ của trợ lý hành chính từ năm 2019 đến năm 2029, khiến tốc độ tăng trưởng việc làm giảm 9%.
Môi trường nơi làm việc
Hầu hết mọi ngành công nghiệp đều yêu cầu vị trí này. Bạn có thể làm việc tại văn phòng y tế, văn phòng luật, văn phòng chính phủ hoặc cho một nhà thầu nhỏ ở địa phương. Trong mọi trường hợp, rất có thể bạn sẽ làm việc trong một văn phòng.
Vì nhu cầu ngày càng tăng của trợ lý ảo nên bạn có thể làm việc tại nhà.
Lịch làm việc
Đây gần như luôn luôn là công việc toàn thời gian trong giờ làm việc bình thường, nhưng bản chất của công việc kinh doanh, chẳng hạn như nếu bạn làm việc cho một phòng khám y tế, có thể cần một số lao động vào cuối tuần. Hơn nữa, những người trong ngành luật có thể được yêu cầu làm việc nhiều giờ để chuẩn bị cho các phiên tòa và thời hạn.
Làm thế nào để có được một công việc với tư cách là một trợ lý hành chính
# 1. Nhận các đề xuất nổi bật
Các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm thư ký hoặc trợ lý hành chính muốn một người mà họ có thể làm việc cùng một cách thoải mái, người sẽ phù hợp với phần còn lại của nhóm và người có thể được tin cậy với những thông tin nhạy cảm. Những phẩm chất này có thể được chứng minh thông qua thư giới thiệu mạnh mẽ.
# 2. Áp dụng mạng của bạn
Sử dụng mạng của bạn để tìm hiểu về cơ hội việc làm. Liên hệ với những người quen trên Facebook và LinkedIn của bạn, cũng như các thành viên gia đình, hàng xóm và chủ cũ. Thông báo với họ rằng bạn sẽ thích được giới thiệu với bất kỳ ai có thể đang tuyển dụng.
# 3. Tìm kiếm sơ hở
Để tìm việc làm, hãy sử dụng các từ khóa như trợ lý hành chính, trợ lý tiếp thị, trợ lý biên tập, thư ký y tế, thư ký pháp lý và trợ lý văn phòng trong tìm kiếm trên Google. Nhiều công việc hành chính cũng sẽ được quảng cáo trong phần việc làm của tờ báo địa phương hoặc trang web của Phòng Thương mại.
#4. Hoàn thiện hồ sơ của bạn
Sơ yếu lý lịch mẫu này có thể dùng như một tài liệu tham khảo và đảm bảo rằng tất cả các từ khóa tốt nhất đều được đưa vào. Đừng quên tầm quan trọng của một bức thư xin việc tuyệt vời đi kèm với nó.
# 5. Đi phỏng vấn
Biết trước những gì bạn có thể sẽ được hỏi sẽ giúp bạn hoàn thành tốt cuộc phỏng vấn của mình. Hãy xem xét một số câu hỏi mẫu điển hình và lên kế hoạch trả lời trước thời hạn.
Làm thế nào một Sơ yếu lý lịch có thể được sử dụng để Đánh giá Trình độ Hỗ trợ Hành chính của Ứng viên?
Thực hiện theo các phương pháp sau để xem liệu ứng viên có phù hợp với vị trí Trợ lý hành chính của bạn hay không:
- Lập danh sách các trách nhiệm mà Trợ lý hành chính của bạn phải có khả năng thực hiện.
- Kiểm tra mô tả công việc của bạn và các kỹ năng nổi bật của vị trí trợ lý hành chính.
- Để thiết lập tính tương thích, hãy so sánh các kỹ năng được liệt kê trong sơ yếu lý lịch của họ với những kỹ năng được liệt kê trong mô tả công việc của bạn.
- Kiểm tra phần của họ về kinh nghiệm làm việc. Có thể có lợi thế khi có kinh nghiệm làm Trợ lý hành chính hoặc ở vị trí liên quan như Lễ tân hoặc Trợ lý văn phòng. Kinh nghiệm làm việc liên quan của họ có thể quyết định xem họ có đủ tiêu chuẩn cho công việc hay không.
- Kiểm tra xem liệu nền tảng giáo dục của họ có thể giúp họ ở vị trí Trợ lý hành chính hay không. Ví dụ: một ứng cử viên có bằng cao đẳng về quản trị kinh doanh và các chứng chỉ về Outlook, Excel và hỗ trợ chuyên nghiệp cho biết họ có đủ điều kiện hay không.
Kỹ năng nào Người phỏng vấn cần tìm khi tuyển dụng vị trí trợ lý hành chính?
Các công ty tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng mềm xuất sắc, thay vì một số năm kinh nghiệm hoặc nền tảng kỹ thuật cụ thể, cho các vị trí trợ lý hành chính cấp trung và cấp thấp.
Các nhà quản lý tuyển dụng thường tìm kiếm những người có thể giao tiếp hiệu quả, giải quyết vấn đề theo trí tưởng tượng và luôn quan tâm đến những chi tiết vụn vặt để hỗ trợ nhóm và giúp mọi người thúc đẩy tổ chức phát triển.
Sau đây là những kỹ năng quan trọng nhất mà các nhà quản lý tuyển dụng tìm kiếm ở các ứng viên trợ lý hành chính:
# 1. Kĩ năng giao tiếp:
Là một trợ lý hành chính, bạn sẽ tham gia với nhân sự ở tất cả các cấp trong toàn tổ chức. Điều quan trọng là phải giao tiếp một cách hợp tác, chuyên nghiệp và thành công. Các nhà quản lý tuyển dụng ưu tiên các ứng viên có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời vì họ hiểu cách giao tiếp của trợ lý hành chính có thể có tác động đáng kể đến tổ chức.
# 2. Kỹ năng tổ chức:
Với tư cách này, bạn sẽ chịu trách nhiệm tổ chức lịch, lập kế hoạch sự kiện, quản lý dự án và đáp ứng các thời hạn khác. Những điều nhỏ nhất là tối quan trọng. Khi giám đốc điều hành của bạn bỏ lỡ một cuộc họp, tiền có thể bị đe dọa. Việc tổ chức quản lý sẽ hỗ trợ công ty đạt được các mục tiêu của mình.
# 3. Kỹ năng hợp tác:
Với tư cách là trợ lý hành chính, bạn sẽ cộng tác với người quản lý hoặc những người quản lý của mình, cũng như những người từ các bộ phận khác, để giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ và để hoàn thành các dự án đúng thời hạn. Bạn phải có thể làm điều này một cách hiệu quả.
# 4. Kỹ năng tin học:
Phần lớn công việc của trợ lý hành chính liên quan đến việc sử dụng máy tính, cho dù đó là kiểm tra hoặc viết email, quản lý lịch hay tạo bản trình bày PowerPoint. Tuy nhiên, kỹ năng máy tính có thể được học trong công việc, trong khi kỹ năng giao tiếp khó dạy hơn nhiều. Vì vậy, nếu đây là điểm yếu của bạn, đừng lăn tăn nhé! Bạn vẫn có thể nhận được một công việc tuyệt vời nếu bạn chứng tỏ được sự sẵn lòng và khả năng học hỏi của mình.
Khi bạn chuẩn bị trả lời các câu hỏi cho một cuộc phỏng vấn trợ lý hành chính, hãy ghi nhớ những kỹ năng này. Làm việc ở những nơi họ có ý nghĩa sẽ giúp bạn củng cố vị trí của mình như một ứng viên giỏi nhất trong mắt nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng.
Câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính
- Bạn sử dụng công cụ tổ chức nào?
- Mô tả một tình huống mà bạn đã mắc phải. Bạn đã nhận trách nhiệm về lỗi của mình như thế nào, và kết quả là bạn đã học được gì?
- Bạn cảm thấy hài lòng nhất với chương trình máy tính và phần mềm nào?
- Bạn sẽ làm gì nếu bạn bị mắc kẹt trong một dự án?
- Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian mà bạn phải tự quyết định.
- Đóng góp quan trọng nhất của bạn cho nhóm trước đây mà bạn đã làm việc cùng là gì?
- Điều gì phân biệt bạn với các ứng cử viên khác?
- Hãy kể cho tôi nghe về lần bạn có bất đồng với sếp hoặc đồng nghiệp. Chuyện gì đã xảy ra, và bạn giải quyết nó như thế nào?
- Môi trường làm việc lý tưởng của bạn là gì?
- Làm thế nào để bạn cân bằng các dự án có mức độ ưu tiên cao xung đột?
# 1. Bạn sử dụng công cụ tổ chức nào?
Trợ lý hành chính được kỳ vọng là cá nhân có tổ chức nhất trong văn phòng bằng cách thuê người quản lý. Luôn có tổ chức là điều quan trọng để thực hiện công việc đúng cách, cho dù đó là tổ chức các cuộc họp, thời hạn cuộc họp hoặc chuẩn bị sẵn tài liệu ngay lập tức. Các công cụ tổ chức, chẳng hạn như Lịch Google, Asana và các phần mềm quản lý dự án khác, có thể giúp bạn phát triển vượt bậc trong lĩnh vực này, vì vậy đừng ngần ngại đề cập đến kiến thức của bạn về chúng.
Luôn có tổ chức đòi hỏi nhiều thứ hơn là chỉ biết mọi tệp ở đâu. “Quản lý lịch có vẻ đơn giản, nhưng nó có tác động đáng kể đến công ty và có thể khó khăn. Treena Diebolt, Phó Giám đốc Thu hút Nhân tài Toàn cầu của Peloton cho biết: “Nhà quản trị phải sử dụng phán đoán vững chắc và định hướng các ưu tiên thích hợp.
Làm thế nào để đáp ứng
Xem xét công cụ quản lý, tổ chức và lập lịch trình dự án nào bạn đã sử dụng trong công việc trước đây hoặc trong cuộc sống của chính mình trước khi phỏng vấn. Chuẩn bị để mô tả cách bạn sử dụng các công cụ để duy trì tổ chức, chẳng hạn như email hàng ngày của Asana thông báo cho mọi người về một dự án sắp có thời hạn.
# 2. Mô tả một tình huống mà bạn đã mắc phải. Bạn đã nhận trách nhiệm về lỗi của mình như thế nào, và kết quả là bạn đã học được gì?
Ngay cả những trợ lý hành chính giỏi nhất cũng mắc sai lầm vì không ai là người hoàn hảo cả. Các nhà quản lý tuyển dụng hiểu điều này và muốn biết bạn sẽ thừa nhận lỗi như thế nào, tìm giải pháp ngay lập tức và rút kinh nghiệm để tránh mắc phải những sai lầm tương tự trong tương lai.
Làm thế nào để đáp ứng
Bạn nên đưa ra một ví dụ thực tế về một tình huống mà bạn đã phạm sai lầm. Hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về những gì đã xảy ra, tại sao nó lại xảy ra và bạn đã làm gì để sửa chữa nó. Cuối cùng, hãy nói về những gì bạn đã học được và những gì bạn sẽ làm khác trong lần tới để tránh mắc phải sai lầm tương tự.
Để giải thích tốt nhất câu chuyện của bạn và đảm bảo bạn truyền đạt tất cả các sự kiện quan trọng, hãy sử dụng phương pháp STAR để xây dựng câu trả lời của bạn (cho câu hỏi này và các câu hỏi hành vi khác). STAR là từ viết tắt của:
- Đặt tình huống và cung cấp mọi chi tiết được yêu cầu.
- Mô tả những gì bạn phụ trách trong trường hợp này.
- Hành động: Mô tả các bước bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề đó.
- Chia sẻ kết quả của các hành động của bạn.
# 3. Làm thế nào để bạn quản lý nhiều dự án có mức độ ưu tiên cao?
Một số trợ lý hành chính báo cáo cho nhiều giám sát viên; những người khác có thể có phạm vi trách nhiệm rộng, có nghĩa là họ phụ trách một số lượng lớn các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao. Các nhà quản lý đặt câu hỏi này để tìm hiểu cách một ứng viên quản lý thời gian và sử dụng khả năng phán đoán của họ để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc.
Làm thế nào để đáp ứng
Bạn nên thể hiện khả năng sắp xếp một số dự án, cho dù chúng liên quan đến công việc hay trường học, bằng cách thảo luận về cách bạn phân chia thời gian và ưu tiên giữa các sáng kiến khác nhau. Đây cũng là một cơ hội tuyệt vời để thể hiện kỹ năng ra quyết định của bạn.
#4. Bạn cảm thấy hài lòng nhất với chương trình máy tính và phần mềm nào?
Các nhà quản lý tuyển dụng không phiền nếu bạn thực hiện một số khóa đào tạo về máy tính, nhưng họ muốn thấy rằng bạn đã quen với các ứng dụng đa dạng và sẵn sàng học bất kỳ chương trình nào khác được yêu cầu trong công việc.
Những người đang tìm kiếm trợ lý hành chính thường yêu cầu kiến thức về Microsoft Office Suite, đặc biệt là PowerPoint, để cho phép họ tạo bản trình bày nội bộ hoặc bên ngoài cho nhóm. Theo Stephanie Naznitsky, giám đốc điều hành của OfficeTeam, một bộ phận của Robert Half chuyên đặt các chuyên gia văn phòng và hành chính có tay nghề cao, các nhà quản lý tuyển dụng có thể muốn một ứng viên thông thạo mạng xã hội, có thể quản lý hội nghị trực tuyến, có kỹ năng tạo tài liệu, hoặc có kinh nghiệm sử dụng phần mềm cộng tác, tùy theo công việc.
Làm thế nào để đáp ứng
Bạn nên chuẩn bị để xác định các ứng dụng bạn đã sử dụng trong quá khứ và giải thích mức độ quen thuộc của bạn với từng ứng dụng. Họ sẽ sử dụng các phần mềm khác nhau tùy thuộc vào tổ chức, vì vậy hãy đọc mô tả công việc để biết những gì họ đang tìm kiếm. Nếu không có ứng dụng cụ thể nào được đề cập, hãy nhấn mạnh vào phần mềm nổi tiếng như Salesforce, Slack, G Suite hoặc Nhóm của Microsoft. Bạn cũng có thể đánh dấu các chương trình bạn đã học nhanh nhất, chứng tỏ rằng ngay cả khi bạn chưa sử dụng chương trình mà nhóm này dựa vào, bạn là một người học nhanh và ham học hỏi có thể dễ dàng tiếp thu.
# 5. Làm thế nào bạn sẽ xử lý một dự án mà bạn đang gặp khó khăn?
Sếp căng thẳng hoặc quá tải có thể giao phó dự án cho trợ lý hành chính mà không làm rõ mục tiêu hoặc quy trình dự kiến. Các nhà quản lý tuyển dụng đang tìm kiếm một trợ lý hành chính, người sẽ chủ động và yêu cầu hỗ trợ hơn là hoàn thành dự án một cách cẩu thả.
Làm thế nào để đáp ứng
Vạch ra các bước bạn sẽ làm theo và suy nghĩ của bạn về việc nhận trợ giúp. Trước tiên, bạn nên giải thích cách bạn thực hiện nghiên cứu và giải quyết vấn đề của riêng mình. Bạn cũng có thể thảo luận về việc sử dụng các nguồn lực và kết nối khác trong tổ chức, chẳng hạn như xác định các ví dụ về các dự án có thể so sánh được đã thực hiện trong quá khứ hoặc liên hệ với người mà bạn biết đã làm công việc tương tự trong quá khứ. Sau đó, giải thích cách bạn sẽ tìm kiếm sự làm rõ từ cấp quản lý của mình nếu cần.
Bạn nên nói rằng với tư cách là quản trị viên, bạn biết lịch trình của người quản lý của mình và biết khi nào họ không rảnh, theo Naznitsky. Sau đó, bạn có thể nói, "Hãy tận dụng cuộc họp trực tiếp hoặc thời gian đặt trước của bạn để yêu cầu làm rõ." Đặt trước mười phút ngay bây giờ có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc vô ích hoặc thời gian lãng phí sau này. "
# 6. Đóng góp quan trọng nhất của bạn cho nhóm trước đây mà bạn đã làm việc cùng là gì?
Trợ lý hành chính có thể xuất sắc trong việc lập kế hoạch sự kiện, quản lý dự án và các nỗ lực tổ chức để giúp một nhóm làm việc hiệu quả hơn. Trong khi trợ lý hành chính có những nhiệm vụ cụ thể, họ thường được yêu cầu đảm nhận các dự án bổ sung hoặc “lấp lỗ hổng” nếu cần thực hiện việc gì đó nhưng không ai khác có thể làm được. Các nhà quản lý tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên có thể cộng tác tốt với những người khác và đóng góp vào hiệu suất chung của nhóm của họ.
Làm thế nào để đáp ứng
Chuẩn bị để nói về một dự án lớn hoặc một đóng góp quan trọng mà bạn đã thực hiện cho các nhóm trước đây mà bạn đã từng làm việc. Xem xét bất kỳ dự án nhóm lớn nào mà bạn đã hoàn thành trong một lớp học hoặc là một phần của nhóm ngoại khóa nếu bạn ở trình độ đầu vào cao hơn.
Khi chọn một dự án để giải thích, hãy chọn điều gì đó mà bạn nhiệt tình để sở thích, đặc điểm tốt nhất và cá tính của bạn có thể tỏa sáng. “Hãy nghĩ về những gì bạn thích nhất, [sau đó] viết các gạch đầu dòng đơn giản để mô tả nó là gì, những gì được mong đợi ở bạn và những ý tưởng đổi mới mà bạn nghĩ ra, sau đó mô tả kết quả,” Naznitsky khuyên. Chuẩn bị để giải thích cách bạn đã dẫn đầu hoặc đóng góp cho dự án, thực hiện trách nhiệm của bạn và hoàn thành dự án đúng thời hạn. Sau đó, tóm tắt điều này đã hỗ trợ nhóm phát triển hoặc đạt được các mục tiêu như thế nào.
# 7. Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian mà bạn phải tùy nghi sử dụng.
Các trợ lý hành chính thường hỗ trợ trong việc quản lý thông tin liên lạc, lập lịch trình và các sáng kiến khác của công ty mà không tiết lộ thông tin chi tiết cho toàn bộ phi hành đoàn. Trong khi đó, phần còn lại của nhân viên thường xem trợ lý hành chính như một người bạn để tâm sự, điều này có thể giúp tổ chức hoạt động tốt hơn nhưng cũng yêu cầu trợ lý hành chính thực hiện phán đoán của họ trong một số tình huống nhất định.
Làm thế nào để đáp ứng
Hãy thận trọng khi trả lời một câu hỏi liên quan đến quyền quyết định. Việc chia nhỏ tất cả các chi tiết của vấn đề sẽ gây hại cho bạn và chứng tỏ rằng bạn không biết khi nào nên giữ lại thông tin để bảo vệ công ty hoặc đồng nghiệp của mình.
"Hãy suy nghĩ trước về điều này, bởi vì tiết lộ quá nhiều sự thật không thể hiện sự tùy ý!" Julie Perrine, người sáng lập và Giám đốc điều hành của All Things Admin, một công ty đào tạo cho nhân viên hành chính, cố vấn cho Julie Perrine. Cần phải luyện tập để nói về một vấn đề một cách rộng rãi trong khi vẫn cung cấp đủ chi tiết để đưa ra quan điểm của bạn.
Nếu bạn là một ứng viên đầu vào, người quản lý tuyển dụng có thể bỏ qua câu hỏi này, nhưng nếu nó được hỏi về bạn, hãy nghĩ về một câu lạc bộ mà bạn từng là thành viên ở trường đại học và đưa ra một ví dụ từ đó.
#số 8. Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian bạn có bất đồng với cấp trên hoặc đồng nghiệp. Chuyện gì đã xảy ra, và bạn giải quyết nó như thế nào?
Những bất đồng và đối đầu ở nơi làm việc là điều khó tránh khỏi. Vì bạn tham gia với một số lượng lớn nhân viên trong vai trò trợ lý hành chính, nên nguy cơ hình thành bất đồng sẽ tăng lên. Các nhà quản lý tuyển dụng sử dụng câu hỏi này để xác định khả năng tự phản ánh, tự phân tích và học hỏi kinh nghiệm của bạn.
Làm thế nào để đáp ứng
“Đừng trả lời, 'Tôi không bao giờ có xung đột, và tôi hòa đồng với mọi người.' Điều đó là vô nghĩa. Mọi người đều có mâu thuẫn với ai đó. Hãy kể cho tôi nghe một câu chuyện. "Làm thế nào bạn có thể xoay xở được?" Vasquez giải thích. Nếu những người quản lý tuyển dụng hỏi câu hỏi này, họ không quan tâm liệu bất đồng có xảy ra hay không; họ muốn biết bạn đã làm gì để giải quyết vấn đề đó và tiếp tục làm việc mà không cần phải giải quyết lại.
Bạn có thể sử dụng các vấn đề từ công việc bên ngoài cho các ứng viên đầu vào, chẳng hạn như một cuộc cãi vã trong quá trình tuyển dụng nữ sinh hoặc một bạn cùng lớp không thực hiện được trọng lượng của họ trong một dự án nhóm. Chuẩn bị để giải thích những gì đã xảy ra, nơi phát sinh vấn đề và cách bạn đạt được giải pháp hoặc cách bạn quyết định tiếp tục nếu vấn đề không thể giải quyết được. Không bao giờ chế giễu đồng nghiệp hoặc ông chủ trước đó. Thay vào đó, hãy tập trung vào cách bạn sử dụng sự sáng tạo của mình để đi đến kết luận đó và kết quả là bạn đã học được gì.
Thực hành phản ứng của bạn để bạn có thể loại bỏ một phần cảm xúc trong khi kể một câu chuyện về một kịch bản căng thẳng hoặc khó chịu.
# 9. Điều gì phân biệt bạn với các ứng viên khác?
Các nhà quản lý tuyển dụng muốn biết tài sản và kỹ năng lớn nhất của bạn là gì và chúng là duy nhất đối với bạn, do đó họ đặt câu hỏi này.
Làm thế nào để đáp ứng
Trước khi phỏng vấn, bạn nên suy nghĩ về điểm mạnh của mình. Bắt đầu bằng cách đọc kỹ mô tả công việc và xác định tài năng hoặc kỹ năng mà người quản lý tuyển dụng đang tìm kiếm và bạn là gương mẫu nào nhất. Đưa ra một ví dụ cụ thể về cách những kỹ năng này đã mang lại lợi ích cho nhóm mà trước đây bạn đã từng là thành viên.
# 10. Môi trường làm việc lý tưởng của bạn là gì?
Trong một cuộc phỏng vấn, người quản lý tuyển dụng không chỉ phải xác định xem liệu một khách hàng tiềm năng có các kỹ năng cần thiết để phát triển như một trợ lý hành chính hay không mà còn xem liệu cá nhân đó có làm việc tốt với nhóm hiện có hay không. Điều mà người quản lý đang tìm kiếm sẽ được quyết định bởi bầu không khí tại nơi làm việc của công ty.
Làm thế nào một trợ lý hành chính có thể cải thiện hiệu suất công việc của họ?
Một trợ lý hành chính có thể cải thiện hiệu suất công việc của họ bằng cách liên tục học hỏi các kỹ năng mới, luôn ngăn nắp, duy trì thái độ tích cực, giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp và khách hàng cũng như chủ động trong việc dự đoán và giải quyết các vấn đề.
Vai trò của một trợ lý hành chính trong dịch vụ khách hàng là gì?
Một trợ lý hành chính đóng một vai trò quan trọng trong dịch vụ khách hàng bằng cách đóng vai trò là điểm liên lạc đầu tiên giữa khách hàng và khách hàng, xử lý các câu hỏi của khách hàng, cung cấp thông tin và hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh.
Vai trò của một trợ lý hành chính trong quản lý dữ liệu là gì?
Một trợ lý hành chính chịu trách nhiệm duy trì các bản ghi và thông tin dữ liệu chính xác và cập nhật, tổ chức các tệp và cơ sở dữ liệu, cập nhật cơ sở dữ liệu và đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu.
Giao tiếp quan trọng như thế nào đối với một trợ lý hành chính?
Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng đối với một trợ lý hành chính, vì họ phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với khách hàng, đồng nghiệp và cấp trên. Kỹ năng giao tiếp tốt bao gồm khả năng viết rõ ràng và súc tích, lắng nghe tích cực và trình bày ý tưởng một cách hiệu quả.
Khối lượng công việc điển hình cho một trợ lý hành chính là gì?
Khối lượng công việc của một trợ lý hành chính có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và trách nhiệm được giao, nhưng nó thường liên quan đến việc thực hiện một loạt các nhiệm vụ hành chính, bao gồm trả lời các cuộc gọi điện thoại, lên lịch các cuộc hẹn, quản lý email và thư từ cũng như sắp xếp các tệp.
Triển vọng công việc cho trợ lý hành chính trong 5 năm tới là gì?
Theo Cục Thống kê Lao động, triển vọng việc làm cho trợ lý hành chính dự kiến sẽ tăng 3% từ năm 2019 đến năm 2029. Nhu cầu về trợ lý hành chính dự kiến sẽ vẫn cao, đặc biệt là trong các ngành như chăm sóc sức khỏe, chính phủ và dịch vụ pháp lý.
Làm thế nào để đáp ứng
Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của bạn bằng cách nghiên cứu công ty bạn sẽ phỏng vấn trước thời hạn để bạn nắm được các giá trị và văn hóa của nó. Nếu bạn phát hiện ra rằng mục tiêu của bạn giống với mục tiêu của họ trong quá trình điều tra, bạn sẽ có thể trả lời một cách say mê hơn. Hãy trả lời trung thực ở đây. Nếu bạn thích làm việc với những người khác, hãy cho họ biết.
Mặt khác, nếu bạn là một công nhân thích làm việc một mình và cúi đầu, hãy mô tả điều đó. Cho dù bạn có mong muốn công việc mạnh mẽ đến đâu, nếu văn hóa không phù hợp, bạn sẽ không thích làm việc ở đó về lâu dài.
Các nhà quản lý tuyển dụng thích những ứng viên giao tiếp tốt, vì vậy, luyện tập cách trả lời các câu hỏi phỏng vấn thông thường có thể giúp bạn cảm thấy chuẩn bị, tự tin và sẵn sàng giải thích lý do tại sao bạn là ứng cử viên hoàn hảo cho vị trí trợ lý hành chính này.
Câu hỏi thường gặp về trợ lý hành chính
Một trợ lý hành chính làm gì hàng ngày?
Các trách nhiệm hàng ngày của trợ lý hành chính bao gồm sắp xếp một số lịch, nhận cuộc gọi và tin nhắn, gửi email, chuẩn bị cho các cuộc họp và thuyết trình lớn, ghi chú trong các cuộc họp và nhiều công việc liên quan khác.
Chức danh khác cho trợ lý hành chính là gì?
Một số công ty sử dụng các thuật ngữ “thư ký” và “trợ lý hành chính” thay thế cho nhau.
Làm thế nào để bạn liệt kê các kỹ năng hành chính trên một sơ yếu lý lịch?
Đặt các kỹ năng quản trị của bạn vào một khu vực riêng trong sơ yếu lý lịch của bạn để thu hút sự chú ý đến chúng. Bao gồm các ví dụ về các kỹ năng của bạn trong hành động trong sơ yếu lý lịch của bạn, bao gồm phần kinh nghiệm làm việc và hồ sơ sơ yếu lý lịch. Đề cập đến cả kỹ năng mềm và kỹ năng cứng để xuất hiện toàn diện.
- Công việc tài chính cấp độ đầu vào: 21+ hàng đầu dành cho người mới và chuyên gia
- Chánh văn phòng (COS): Mô tả công việc, kỹ năng và mức lương ở Mỹ
- Trí tuệ tài chính: Bước đầu đạt đến sự thành thạo phù hợp (+ Cách hướng dẫn & các khóa học chi tiết)
- Công việc trợ lý ảo: Hướng dẫn hoàn chỉnh năm 2023 (+ lựa chọn hàng đầu)
- DOANH NGHIỆP TRỢ GIÚP VIRTUAL: Hướng dẫn chi tiết về khởi nghiệp năm 2023 (+ Mẹo miễn phí)
- Tác nhân tài chính: Các phương pháp hay nhất & Hướng dẫn chi tiết năm 2023
