Đảm bảo rằng bạn có sẵn số lượng nguyên liệu phù hợp là bước đầu tiên trong quá trình làm bánh. Bánh của bạn chắc chắn sẽ có vị hơi nhạt nếu bạn thiếu một quả trứng hoặc thiếu một chút đường. Các nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các dự án lớn: nếu bạn thiếu nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, dự án sẽ không diễn ra như kế hoạch. Sử dụng quy trình lập kế hoạch năng lực để đảm bảo bạn có tất cả các thành phần cần thiết—trong trường hợp này là thành viên nhóm, kỹ năng và công cụ—khi bạn cần. Chúng tôi sẽ giải thích về lập kế hoạch năng lực tài nguyên, nhanh nhẹn và Jira trong bài đăng này, cùng với các công cụ tương ứng của chúng.
Lập kế hoạch năng lực (CP) là gì?
Trong quá trình lập kế hoạch năng lực, số lượng năng lực sản xuất cần thiết để đáp ứng nhu cầu thay đổi của người tiêu dùng được xác định. Trong CP, “năng lực thiết kế” đề cập đến khả năng tối đa của một tổ chức để hoàn thành công việc trong một khung thời gian cụ thể.
Các tổ chức sử dụng quy trình SXSH để tính toán năng lực sản xuất nhằm thích ứng với nhu cầu thay đổi đối với sản phẩm của họ. Trong bối cảnh hoạch định năng lực, năng lực thiết kế là khả năng tối đa của một tổ chức để hoàn thành một khối lượng công việc cụ thể trong một khoảng thời gian cụ thể.
CP là quá trình cân bằng các nguồn lực sẵn có để đáp ứng nhu cầu năng lực của dự án hoặc nhu cầu của khách hàng. Khối lượng công việc có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể được gọi là năng lực quản lý dự án và sản xuất.
Quy trình CP rất cần thiết trong các lĩnh vực chuyên môn quản lý dự án như:
- Quản lý tài nguyên
- Quản lý thời gian
- Quản lý đội
- Quản lý công việc
Hoạch định chiến lược, dự án, năng lực sản xuất đều đi đôi với nhau. Lập kế hoạch cho các thành viên trong nhóm là một phần của quy trình lập kế hoạch để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng thời hạn. Quy trình quản lý năng lực linh hoạt. Người quản lý dự án có thể sử dụng nhiều cách tiếp cận SXSH vì mỗi doanh nghiệp là duy nhất và nhu cầu luôn thay đổi.
Các chiến lược hoạch định năng lực
Bạn có thể sử dụng ba loại lập kế hoạch năng lực khác nhau để tăng năng lực sản xuất trong nhiều tình huống khác nhau.
#1. Lập kế hoạch năng lực lãnh đạo
Tăng năng lực sản xuất trước nhu cầu cao được gọi là “chiến lược năng lực dẫn đầu” hoặc chiến lược dẫn đầu.
#2. Lập kế hoạch chiến lược tụt hậu
Quá trình thúc đẩy năng lực sản xuất trong khi giải quyết nhu cầu theo thời gian thực được gọi là “lập kế hoạch chiến lược tụt hậu”.
#3. Lập kế hoạch chiến lược trận đấu
Lập kế hoạch năng lực dẫn đầu và lập kế hoạch chiến lược tụt hậu được kết hợp trong lập kế hoạch chiến lược phù hợp. Cần phải tăng dần công suất theo mức tăng khiêm tốn cho đến khi bạn đạt được mức sử dụng tài nguyên cần thiết trong giai đoạn thiết kế chiến lược phù hợp.
Quy trình lập kế hoạch năng lực
Mặc dù quy trình SXSH có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng có một vài bước cơ bản được tuân thủ trong mọi quy trình:
#1. Dự kiến nhu cầu dự kiến của bạn.
Lập một ước tính có căn cứ về công việc cần hoàn thành cho các dự án mới nếu bạn biết chúng sắp ra mắt. Bạn có thể so sánh điều này với công suất bạn hiện có để biết bạn sẽ cần bao nhiêu công suất để hoàn thành công việc.
#2. Xác định năng lực cần thiết.
Tính toán khả năng bạn sẽ cần để hoàn thành nhiệm vụ mà bạn đã dự kiến trong giai đoạn trước dựa trên các ước tính ban đầu của bạn. Cân nhắc sử dụng đơn vị đo lường tiêu chuẩn, chẳng hạn như giờ hoặc công cụ ước tính dự án, chẳng hạn như cỡ áo thun.
#3. Tính toán khả năng tài nguyên của nhóm hiện tại của bạn.
Đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể xử lý khối lượng công việc tăng thêm trước khi thêm một dự án khác để tránh bị kiệt sức. Nếu một người có thể làm việc trung bình 30 giờ mỗi tuần và hiện đang làm việc cho các dự án, bạn có thể tính số giờ họ có thể làm việc trong một tuần bằng cách lấy khối lượng công việc trung bình trừ đi khối lượng công việc hiện tại của họ.
#4. Đo khoảng cách năng lực
Đo lường khoảng cách giữa các nguồn lực hiện tại của bạn và nhu cầu dự kiến dựa trên năng lực cần thiết của dự án.
#5. Điều chỉnh năng lực với nhu cầu.
Tối ưu hóa công suất hiện tại và khả dụng sao cho chúng được cân bằng dựa trên khoảng cách công suất trước đó. Thêm thành viên nhóm mới ngay để hoàn thành dự án nếu nhóm của bạn hiện đang hoạt động hết công suất và không thể đảm nhận thêm công việc. Cân nhắc thêm dự án thứ hai nếu bạn có thêm khả năng sử dụng đầy đủ tài nguyên của mình.
Công cụ lập kế hoạch năng lực
Bằng cách theo dõi năng lực của nhân viên hiện tại của bạn và dự đoán điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thuê thêm nhân viên, các công cụ lập kế hoạch năng lực hỗ trợ các công ty phát triển các kế hoạch kinh doanh chiến lược và thực tế. Các công ty có thể đưa ra những đánh giá tốt hơn về mục tiêu, sản lượng và quan trọng nhất là con người của họ bằng cách quản lý hiệu quả lực lượng lao động của họ.
Nỗ lực lựa chọn một công cụ lập kế hoạch năng lực trong số hàng ngàn công cụ trên thị trường hiện nay có vẻ khó khăn, nhưng điều quan trọng là phải biết chính xác những gì bạn cần khi bắt đầu quá trình. May mắn thay, chúng tôi đã thực hiện nghiên cứu của mình và tìm kiếm trên web các công cụ lập kế hoạch năng lực tốt nhất hiện có. Xem qua tuyển tập các tài nguyên được lựa chọn kỹ lưỡng này để bắt đầu ước tính khối lượng công việc cho nhóm của bạn ngay lập tức.
# 1. ClickUp
ClickUp, các nhóm thuộc mọi quy mô có thể quản lý dự án, cộng tác hiệu quả hơn và hợp nhất tất cả công việc của họ từ nhiều ứng dụng khác nhau vào một trung tâm trung tâm. Ngoài ra, ClickUp là phần mềm CP tốt nhất để theo dõi khối lượng công việc, quản lý tài nguyên hiệu quả và tăng hiệu quả tổng thể vì nó có hàng trăm tùy chọn tùy chỉnh.
#2. DELIMAWorks Sản xuất ERP
DELIMAWorks Sản xuất ERP (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp), trước đây gọi là IQMS, là một công cụ SXSH dành cho các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực bao bì, ô tô và các lĩnh vực sản xuất rời rạc khác.
Giải pháp này cho phép theo dõi, giám sát và truy tìm dữ liệu ban đầu và hoạt động sản xuất trên toàn chuỗi cung ứng.
#3. khảm
Mosaic là một giải pháp quản lý tài nguyên và CP làm được tất cả. Nó hỗ trợ sự đoàn kết của nhóm và đảm bảo rằng các dự án được lên lịch chính xác. Đối với các nhiệm vụ như giám sát thời gian, lập ngân sách, báo cáo, tạo bảng chấm công và lập lịch trình dự án, nó cung cấp nhiều công cụ thời gian thực. Bạn cũng có thể sử dụng nó để ưu tiên tài nguyên và quản lý lập kế hoạch tài nguyên tốt hơn.
# 4. Dự báo
Để lập kế hoạch, quản lý và so sánh các dự án với nhau, hãy sử dụng Dự báo, một dự án do AI cung cấp và công cụ lập kế hoạch năng lực tài nguyên. Giao diện người dùng được mã hóa màu và dễ thấy của nó giúp dễ dàng đánh giá trạng thái dự án của bạn và sự tiến bộ đạt được của từng thành viên trong nhóm. Khi nói đến việc quản lý tài nguyên quý giá nhất của bạn—con người của bạn—Forecast vượt trội!
# 5. Runn
Runn là một công cụ CP được yêu thích, cung cấp thông tin cần thiết cho chủ doanh nghiệp, người quản lý dự án và nhóm quản lý để lập kế hoạch và dự đoán các dự án phức tạp trong thời gian thực. Chương trình này cũng bao gồm một bảng chấm công tích hợp để theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của bạn và đối chiếu lịch trình của bạn với số giờ đã đưa vào.
Lập kế hoạch năng lực nguồn lực
Quá trình xác định khối lượng công việc mà các nguồn lực của công ty có thể hoàn thành và xác định các hoạt động và dự án có thể được thực hiện bởi các nguồn lực đó và kết hợp công việc cần hoàn thành với các nguồn lực hiện có để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai được gọi là hoạch định năng lực tài nguyên.
Vai trò của hoạch định năng lực nguồn lực trong quản lý dự án
Một mô hình lập kế hoạch năng lực nguồn lực là điều cần thiết để quản lý dự án. Lập kế hoạch và dự đoán các cơ hội bán hàng hỗ trợ trong việc đưa doanh số bán hàng và giao hàng vào mối liên kết. Người quản lý dự án tính toán nhu cầu tài nguyên và bắt đầu quy trình yêu cầu sau khi dự án đường ống đạt đến giai đoạn khả thi cụ thể.
Sau đó, người quản lý tài nguyên liên quan bắt đầu quy trình lập kế hoạch thực hiện. Nhưng trước tiên, người đó phải xác định xem có đủ nguồn lực để bắt đầu dự án hay không. Người quản lý nguồn lực đánh giá khả năng của các nguồn lực sẵn có để đáp ứng nhu cầu của dự án từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm vai trò, bộ phận, nhóm, kỹ năng, v.v.
Sẽ có lợi nếu lường trước bất kỳ sự thiếu hụt hoặc dư thừa nào. Do đó, các nhà quản lý có thể sử dụng các kỹ thuật cung cấp nguồn lực hiệu quả để thu hẹp khoảng cách này, chẳng hạn như bằng cách tuyển dụng lực lượng lao động lâu dài hoặc tạm thời.
Lợi ích kinh doanh của việc lập kế hoạch năng lực nguồn lực là gì?
Lập kế hoạch cho năng lực nguồn lực cho phép các công ty dự đoán các dự án và đảm bảo nhân sự của họ trong tương lai chống lại sự bất ổn của thị trường hiện hành. Sau đây là một số lợi ích của việc lập kế hoạch năng lực nguồn lực cho công ty của bạn:
- Cắt giảm chi phí cho các nguồn lực dự án trong toàn bộ tổ chức.
- Tối đa hóa hiệu quả sử dụng của từng nguồn lực.
- Đảm bảo phân bổ các nguồn lực đủ tiêu chuẩn để hoàn thành thành công dự án.
- Xác định và thu hẹp khoảng cách kỹ năng.
- Sắp xếp doanh số bán hàng và phân phối thông qua dự báo cơ hội đường ống.
Thực tiễn tốt nhất về lập kế hoạch năng lực nguồn lực
Lập kế hoạch năng lực nguồn lực ngày càng trở nên quan trọng hơn trong quản lý dự án nếu một công ty muốn cắt giảm chi phí nguồn lực và phản ứng nhanh hơn với thị trường. Kết quả là, ý tưởng về quản lý năng lực đã phát triển vượt ra ngoài các nguyên tắc cơ bản của việc so sánh nhu cầu với năng lực.
Dưới đây là một số chiến thuật cần thiết để thực hiện hiệu quả việc hoạch định năng lực trong công ty của bạn: –
- Dự báo công suất so với nhu cầu và tạo kế hoạch tài nguyên dự án nâng cao.
- Theo dõi và phân tích ma trận năng lực trong thời gian thực
- Quản lý hiệu quả đường ống dự án.
- Cải thiện mức tiêu thụ tài nguyên tổng thể bằng cách dự báo nó.
- Dự đoán việc mở dự án và nhân sự dự bị.
Làm thế nào tôi nên chọn phương pháp lập kế hoạch năng lực nguồn lực tốt nhất?
CP và nguồn lực là điều cần thiết cho các công ty hiện đại để tăng hiệu suất. Điều quan trọng là tìm kiếm một giải pháp vượt xa khả năng của các bảng tính hiện tại. Một công ty cần đảm bảo rằng phần mềm SXSH của mình đáng tin cậy và có khả năng cung cấp những điều sau:
- Có thể mở rộng quy mô, tùy chỉnh và mở rộng hệ thống.
- Nó phải dự kiến lợi nhuận và sản lượng.
- Phân tích BI thời gian thực phải được cung cấp bởi hệ thống.
- Nó cần tìm cách xử lý sự phức tạp của tổ chức ma trận.
- Nó nên làm việc với các chương trình khác.
Lập kế hoạch cho năng lực tài nguyên là một thành phần thiết yếu của quản lý tài nguyên dự án. Các doanh nghiệp có thể sử dụng tài nguyên của mình hiệu quả hơn bằng cách sử dụng các tính năng của các công cụ lập kế hoạch năng lực tinh vi.
Lập kế hoạch năng lực linh hoạt
Lập kế hoạch năng lực linh hoạt liên quan đến việc tính toán năng lực của nhóm scrum của bạn cho một lần chạy nước rút cụ thể trước khi ước tính số lượng sản phẩm tồn đọng mà bạn có thể mong đợi hoàn thành. Đôi khi nó được gọi là “lập kế hoạch chạy nước rút dựa trên cam kết” hoặc “lập kế hoạch chạy nước rút dựa trên năng lực”.
Mục tiêu của việc lập kế hoạch năng lực linh hoạt là giữ cho các nguồn lực được tham gia một cách tối ưu để cung cấp công việc tốt nhất của họ, để họ có thể tạo ra chức năng làm hài lòng khách hàng và người dùng của bạn, không chỉ để biết bạn có bao nhiêu năng lực mà còn biết bạn có thể cam kết cung cấp bao nhiêu trên thực tế trong khung thời gian .
Lợi ích của việc lập kế hoạch năng lực linh hoạt
#1. Cải thiện khả năng dự đoán và dự báo
Thật hợp lý khi các nhà lãnh đạo scrum nắm bắt dữ liệu mà việc lập kế hoạch năng lực linh hoạt mang lại vì mục tiêu chính của phương pháp Agile là khả năng đánh giá hiệu suất và rút ra bài học từ quá khứ.
#2. An ninh tâm lý, sự hài lòng của nhân viên và giữ chân
Nó giữ cho nhân viên của bạn được sử dụng tối ưu mà không bị làm việc quá sức. Một ưu điểm khác của việc lập kế hoạch năng lực linh hoạt là kiểm soát khối lượng công việc của nhóm bạn để nâng cao năng suất đồng thời hạn chế nguy cơ kiệt sức.
#3. Nâng cao khả năng đẩy lùi và ưu tiên
Lập kế hoạch năng lực linh hoạt thiết lập các kỳ vọng dựa trên bằng chứng về những gì nhóm của bạn có thể làm. 42% số người được hỏi trong Báo cáo tiếp thị nhanh nhẹn của Agile Sherpa cho biết họ gặp khó khăn trong việc quản lý công việc không có kế hoạch.
Những thách thức của việc lập kế hoạch năng lực linh hoạt
hứa hẹn quá mức và cung cấp dưới mức mà không có CP là điều bình thường. Mặc dù có những ưu điểm của CP, nhưng phương pháp này có thể mang lại những thách thức điển hình sau:
- phân phối biến
- Không có giới hạn chạy nước rút
- Đặt ưu tiên kém
- Khó mở rộng quy mô
Lập kế hoạch năng lực Jira
Lập kế hoạch dung lượng tài nguyên trong Jira là một nhiệm vụ không bao giờ kết thúc vì nó khác nhau giữa các công ty và tổ chức và sẽ luôn là duy nhất do các tính năng khác nhau được xem xét cho cấu hình Jira cần thiết của bạn.
Aukcje internetowe dla Twojej strony!
Nhiều nhóm nhanh nhẹn sử dụng các tính năng lập kế hoạch năng lực lộ trình nâng cao của Jira trong quá trình phát triển sản phẩm và lập kế hoạch chạy nước rút, nhưng Jira cũng phù hợp với các nhóm phi kỹ thuật vì nó phù hợp với nhu cầu của các nhóm thuộc các loại và quy mô khác nhau. Lập kế hoạch năng lực Jira là rất quan trọng để quản lý dự án vì nó đảm bảo rằng các dự án nhận được các tài nguyên mà họ yêu cầu để đạt được mục tiêu của mình.
Làm thế nào để bạn lập kế hoạch năng lực Jira?
Jira có thể được sử dụng như một công cụ quản lý dự án hoặc như một hệ thống bán vé để tổ chức các hoạt động của bạn, nhưng có một số cân nhắc quan trọng cần thực hiện trước khi bắt đầu quy trình lập kế hoạch năng lực Jira.
- Tạo dự án và thành lập nhóm.
- Đảm bảo rằng các PM và nhóm của họ vẫn ở trên cùng một trang.
- Tạo một trực quan khác biệt.
Điểm yếu của hoạch định năng lực trong Jira
Bạn nên lưu ý những điều sau đây trước khi tiến hành lập kế hoạch năng lực trong Jira vì chúng vẫn có thể được nâng cao bằng công cụ quản lý dự án này.
- Quản lý thời gian và nguồn lực không đầy đủ
- Độ trung thực hình ảnh kém
- Thiếu các tính năng tài chính tích hợp
Lợi ích của việc lập kế hoạch năng lực
Các doanh nghiệp triển khai phương pháp SXSH để nâng cao hiệu quả và đáp ứng nhu cầu có thể thấy mình được hưởng bất kỳ hoặc tất cả các lợi thế sau:
#1. Hạn chế hết hàng
Khách hàng không muốn chờ đợi, và việc “hết” một sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ chỉ khiến họ chuyển sang công ty tiếp theo có thể đáp ứng nhu cầu của họ. Rất may, một lợi thế của CP là bạn có thể giảm bớt tình trạng hết hàng và thậm chí tránh được chúng hoàn toàn.
#2. Xác định các lĩnh vực không hiệu quả trong các quy trình của công ty bạn.
Bất kể bạn đang tìm kiếm điều gì (có thể là sản phẩm, con người, thiết bị hoặc tài nguyên), bạn sẽ biết những biến số nào có thể hạn chế năng lực và cách tránh chúng để đảm bảo bạn luôn có thứ mình cần. Biết khả năng tài nguyên tối thiểu và tối đa của bạn là một lợi thế khác của CP.
#3. Tăng khả năng giao hàng
CP là một cách tuyệt vời để đánh giá khả năng giao hàng của bạn để bạn biết rằng bạn có nhân viên sẵn sàng giao sản phẩm của bạn ngay khi chúng được mua, giúp bạn trở thành đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Khách hàng ngày nay muốn sản phẩm của họ ngay lập tức. Thời gian quay vòng nhanh để giao hàng có thể đánh dấu thành công cho một doanh nghiệp, trong khi thời gian giao hàng chậm hơn có thể làm mất việc kinh doanh.
#4. Xác minh khả năng truy cập
Trước khi ký hợp đồng mới hoặc gửi đề xuất mới cho khách hàng tiềm năng, CP cho phép bạn chắc chắn rằng bạn có lực lượng lao động và nguồn lực cần thiết để xử lý khách hàng, dự án mới, v.v.
Bốn loại hoạch định năng lực là gì?
- CP sản phẩm
- lực lượng lao động CP
- Công cụ CP
Các yếu tố của kế hoạch năng lực là gì?
Đánh giá các yếu tố nhu cầu dịch vụ có thể ảnh hưởng đến năng lực, chẳng hạn như quá trình: kỹ năng, số lượng và khả năng chất lượng, để giúp đáp ứng nhu cầu.
Công cụ nào được áp dụng để lập kế hoạch năng lực?
Sử dụng dữ liệu do Runn cung cấp, một công cụ CP nổi tiếng, chủ doanh nghiệp, người quản lý dự án và nhóm quản lý có thể lập kế hoạch và dự báo các dự án phức tạp trong thời gian thực.
8 yếu tố quyết định của hoạch định năng lực là gì?
Cơ sở vật chất, yếu tố sản phẩm và dịch vụ, yếu tố con người, yếu tố quy trình, yếu tố hoạt động, yếu tố chính sách, yếu tố chuỗi cung ứng và các biến số bên ngoài là những yếu tố quyết định năng lực hiệu quả sau đây.
Nguyên tắc lập kế hoạch năng lực là gì?
Cụ thể, “công suất” đề cập đến khối lượng công việc tối đa có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. CP là quá trình thông qua đó các tổ chức xác định khối lượng công việc họ có thể hoàn thành với tổng số nhân viên và những hạn chế về thời gian sắp tới.
Bài viết liên quan
- CHỨNG KHOÁN NỢ (DS): Định nghĩa, các loại kèm ví dụ
- QUẢN LÝ NĂNG LỰC: Hướng dẫn về Quản lý Năng lực, Chiến lược và Công cụ
- HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC: Định nghĩa, Ví dụ, Loại, Doanh nghiệp & Hệ thống
- CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN AGILE: Định nghĩa, Cách sử dụng và Danh sách APM
dự án
