Thiết lập một lịch trình hàng ngày với các nhiệm vụ được ưu tiên là rất quan trọng để duy trì sự cân bằng trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Nó giúp đạt được các mục tiêu dài hạn bằng cách thường xuyên làm việc hướng tới chúng. Quản lý nhiệm vụ và duy trì quy trình làm việc là điều cần thiết để tổ chức một lịch trình thành công. Bài viết này giải thích cách tạo lịch trình, quá trình tạo lịch biểu, các mẹo và công cụ hữu ích, đồng thời cung cấp các ví dụ.
Lịch trình là gì?
Lịch trình là một thời gian biểu phác thảo các nhiệm vụ hoặc hoạt động cho các bối cảnh khác nhau, chẳng hạn như công việc, giáo dục và cuộc sống cá nhân. Ngoài ra, nó giúp các cá nhân và tổ chức quản lý thời gian của họ một cách hiệu quả bằng cách chứa các chi tiết như ngày, giờ, thời lượng và bất kỳ yếu tố phụ thuộc nào.
Hơn nữa, lịch trình có thể được tạo bằng các công cụ như bảng tính, phần mềm quản lý dự án và phần mềm lập lịch trình chuyên dụng. Họ đảm bảo hoàn thành kịp thời, ưu tiên công việc, quản lý tài nguyên hiệu quả và xác định xung đột hoặc sự chậm trễ tiềm ẩn. Nhìn chung, lịch trình là một công cụ có giá trị cho mục tiêu đạt được và quản lý thời gian và nguồn lực.
Tại sao lịch trình hàng ngày lại quan trọng?
Một lịch trình hàng ngày cung cấp cho bạn một khuôn khổ thúc đẩy năng suất của bạn và cho phép bạn ưu tiên hiệu quả các nhu cầu và mong muốn của mình. Tầm quan trọng của một lịch trình hàng ngày là nó:
- Dành thời gian để hoàn thành tất cả các mục tiêu hàng ngày của bạn.
- Tăng sản lượng
- Cắt giảm sự trì hoãn
- Hình thành thói quen lành mạnh.
- Cung cấp sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh
Điều gì tạo nên một lịch trình tốt?
Nhiều lịch trình tốt chia sẻ một vài đặc điểm riêng biệt. Top năm được liệt kê ở đây!
#1. Nó được giải thích đơn giản.
Lịch trình phải rõ ràng cho những người đang thực hiện công việc. Do đó, bạn không nên sử dụng Sơ đồ phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) làm phương pháp lập lịch trình của mình nếu chưa có ai trong nhóm của bạn từng thấy. Nói chung, lịch trình được trình bày bằng đồ họa sẽ dễ hiểu hơn.
#2. Nó có thể thích nghi được.
Thời gian biểu có thể khác nhau. Thực tế của cuộc sống dự án là bất cứ điều gì bạn nói hoặc làm, một phần quan trọng trong lịch trình của bạn sẽ thay đổi. Do đó, những lịch trình này chắc chắn sẽ thay đổi bất chấp những nỗ lực tốt nhất của bạn để ngăn chúng làm như vậy bằng cách phạm sai lầm.
#3. Nhóm dự án được dành riêng cho nó.
Nếu bạn thông báo cho một thành viên trong nhóm rằng một nhiệm vụ cần được hoàn thành trước Thứ Ba, thành viên đó của nhóm phải đồng ý hoàn thành trước ngày đó và tin tưởng rằng nhiệm vụ có thể được hoàn thành trong khung thời gian đó. Nếu không, thành viên trong nhóm sẽ không cảm thấy bắt buộc phải tuân theo lịch trình và có thể không.
# 4. Nó làm rất rõ ràng các kết nối giữa các nhiệm vụ khác nhau.
Nhiệm vụ không bao giờ được hoàn thành trong chân không; thay vào đó, chúng thường phụ thuộc vào dữ liệu hoặc kết quả từ các nhiệm vụ liên quan đã được hoàn thành đồng thời hoặc trước đó. Ngoài ra, bạn phải phác thảo cách các nhiệm vụ này có liên quan đến lịch trình của bạn.
# 5. Nó được chuẩn bị theo thời gian theo lịch chứ không phải theo ngày làm việc.
Cố gắng đoán một hoặc hai ngày trong 60 ngày làm việc kể từ bây giờ để chứng minh điểm này. Xem việc tính toán ngày sẽ xảy ra 60 đơn giản hơn bao nhiêu lịch ngày kể từ bây giờ. Do đó, hãy sử dụng thời gian theo lịch khi tạo lịch trình của bạn, bởi vì đó là cách mọi người nghĩ.
Làm thế nào để bạn tạo một lịch trình làm việc?
Để tạo một lịch trình làm việc hiệu quả cho nhóm của bạn, hãy làm theo bốn bước sau:
#1. Phân tích thời gian thay đổi cần thiết:
Các nhà quản lý có thể ước tính khi nào họ sẽ cần thuê nhân viên cho công ty. Hãy xem giờ mở cửa, thời gian thiết lập hoặc chuẩn bị và giờ đóng cửa của doanh nghiệp là một phần của giai đoạn lập kế hoạch này. Do đó, để giúp nhân viên hoàn thành ca làm việc đúng hạn và ngăn chặn nguy cơ làm việc quá sức hoặc làm thêm giờ, bạn cũng phải tính đến cách nhân viên cảm nhận thời gian và cách hợp lý hóa quy trình làm việc.
#2. Tạo danh sách nhân viên và nhu cầu của họ:
Soạn một danh sách nhân viên toàn diện và lịch trình cho giai đoạn tiếp theo. Nhiều nhà quản lý thích thay đổi hai tuần một lần hoặc hàng tháng, xem lại lịch trình thường xuyên. Do đó, bạn nên xem xét nhu cầu của nhân viên, bao gồm số giờ làm việc tối thiểu, cân bằng giữa công việc và cuộc sống cũng như tính linh hoạt đối với các nghĩa vụ bên ngoài như chăm sóc con cái.
#3. Xem lại phong cách trình bày cho lịch biểu của bạn:
Nhiều tùy chọn lịch biểu của nhân viên tồn tại, bao gồm các ứng dụng di động và bảng tính. Do đó, bạn nên cộng tác với các tùy chọn quản lý và nhóm để xác định định dạng phù hợp nhất. Cuối cùng, đánh giá tổng chi phí cho mỗi nhân viên và mức độ dễ sử dụng để cập nhật và thay đổi.
#4. Tiếp tục đánh giá các lịch trình trong suốt cả năm:
Bạn nên đánh giá quy trình lập lịch trình hàng năm hoặc định kỳ để đảm bảo tính thân thiện với người dùng và cải thiện tinh thần cũng như doanh thu của nhân viên. Điều này khuyến khích sự hợp tác trong nhóm, cho phép thực hiện những thay đổi cần thiết và tạo ra một hệ thống toàn diện.
Làm thế nào để tôi lập một lịch trình hàng tuần?
Bạn có thể sử dụng Canva để lập lịch trình hàng tuần bằng cách làm theo quy trình:
#1. Mở Canva
Để bắt đầu tạo thiết kế của bạn, hãy khởi chạy Canva và nhập “Lịch biểu hàng tuần” vào thanh tìm kiếm.
#2. Chọn một mẫu.
Khám phá các mẫu lịch trình hàng tuần của Canvas bằng cách tìm kiếm các từ khóa cụ thể và nhấp vào mẫu mong muốn.
#3. Khám phá một số tính năng.
Khám phá thư viện đồ họa được thiết kế chuyên nghiệp của Canva, thay đổi kích thước và sắp xếp lại các hộp văn bản, đồng thời sử dụng tính năng kéo và thả để di chuyển phần tử dễ dàng.
#4. Làm cho nó thậm chí còn đặc biệt hơn.
Tùy chỉnh lịch trình hàng tuần bằng cách thay đổi bố cục mẫu, thêm nghệ thuật và chọn nền, cách phối màu và kiểu phông chữ.
#5. Xuất bản và chia sẻ
Chia sẻ thiết kế lịch trình hàng tuần với bạn bè và đồng nghiệp bằng công cụ cộng tác hoặc in ra để dễ dàng tham khảo.
Làm thế nào để tôi lập một lịch trình hàng tháng?
Dưới đây là bảng hướng dẫn từng bước để hỗ trợ bạn lập một lịch trình hàng tháng hiệu quả:
#1. Xác định nhiệm vụ của bạn:
Lập danh sách tất cả những việc bạn phải hoàn thành trong tháng này để bắt đầu. Điều này có thể áp dụng cho các nhiệm vụ cho công việc, việc lặt vặt cá nhân, các cuộc tụ họp xã hội, v.v. Tại thời điểm này, chỉ cần viết tất cả ra giấy hoặc trong một tài liệu kỹ thuật số mà không phải lo lắng về tổ chức.
#2. Sắp xếp các nhiệm vụ của bạn
Tạo danh mục cho nhiệm vụ của bạn sau khi bạn đã tạo một danh sách kỹ lưỡng. Những sự phân chia này có thể được thực hiện bởi mức độ khẩn cấp, mục đích của các nhiệm vụ (chẳng hạn như công việc, cá nhân, v.v.) hoặc bất kỳ yếu tố nào khác có ý nghĩa đối với bạn.
#3. Xác định thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ.
Ước tính lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn lập một kế hoạch chi tiết mà bạn có thể làm theo và xác định các nhiệm vụ có thể cần thêm thời gian hoặc nguồn lực.
#4. Đặt ưu tiên cho công việc của bạn:
Sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và ngày hoàn thành của chúng sau khi nhóm chúng lại và ước tính lượng thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn có thể phân bổ thời gian của mình một cách khôn ngoan hơn và đảm bảo rằng các nhiệm vụ khẩn cấp sẽ được hoàn thành trước.
#5. Phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ
Phân bổ thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ trong lịch trình hàng tháng bằng cách xem xét thời lượng, thời hạn và các yếu tố phụ thuộc. Điều này giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên, quản lý thời gian và tránh cam kết quá mức. Lưu ý rằng lịch trình được phân bổ hợp lý sẽ tăng năng suất, đạt được mục tiêu và dẫn đến thành công lặp lại.
#6. Xem xét và điều chỉnh lịch trình của bạn
Xem lại lịch trình của bạn để đảm bảo nó thực tế và có thể đạt được. Hãy điều chỉnh nó để tránh quá tải hoặc sao nhãng những công việc quan trọng. Nếu bạn cảm thấy như mình đã làm việc cả ngày mà không làm được gì, hãy khắc phục và tránh vấn đề.
Ngoài ra, hãy cân nhắc việc thuê một trợ lý điều hành nếu bạn có quá nhiều việc và không đủ thời gian.
Làm cách nào để tổ chức các công cụ lập kế hoạch hàng tuần và hàng tháng của tôi?
#1. Làm cho nó đơn giản và hấp dẫn.
Để làm cho kế hoạch của bạn hấp dẫn về mặt trực quan, hãy thêm nhãn dán hoặc thiết kế băng washi dọc theo các cạnh để dễ tham khảo. Ngoài ra, hãy sử dụng các màu khác nhau cho từng loại nhiệm vụ, chẳng hạn như màu xanh lam cho nhiệm vụ công việc và màu xanh lá cây cho việc vặt cá nhân, để phân biệt giữa chúng mà không cần phải đọc từng mục riêng lẻ. Đối với các trình lập kế hoạch ảo, văn bản mã màu, sử dụng chế độ lấy nét, trang trí khối hoặc đánh dấu văn bản để nâng cao trải nghiệm người dùng.
#2. Đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ.
Thời hạn cung cấp cho các cá nhân cảm giác cấp bách và thúc đẩy hoàn thành nhiệm vụ. Điều quan trọng là phải thực tế khi thiết lập thời hạn về thời gian bạn có. Xem xét bất kỳ nghĩa vụ hoặc trách nhiệm bổ sung nào có thể cần được ưu tiên cao hơn.
#3. Xem xét và phản ánh về lịch trình.
Tạo thói quen đánh giá và xem xét thành tích của bạn từ tuần trước. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng xác định điều gì diễn ra suôn sẻ và điều gì không để có thể thực hiện các thay đổi trong tuần tới.
#4. Được linh hoạt.
Điều chỉnh và thay đổi kế hoạch khi cần thiết để quản lý các sự kiện hoặc nhiệm vụ bất ngờ. Sử dụng bảng lập kế hoạch hàng tuần để luôn ngăn nắp, tập trung và đạt được mục tiêu. Do đó, hãy giữ cho nó đơn giản, đặt thời hạn, xem xét và phản ánh, đồng thời linh hoạt để có một tuần làm việc hiệu quả hơn và ít căng thẳng hơn.
#5. Chia nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn.
Chia các nhiệm vụ đầy thách thức thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này sẽ giảm bớt cảm giác choáng ngợp và giúp việc đặt ưu tiên và hoàn thành nhiệm vụ hiện tại trở nên đơn giản hơn.
#6. Đặt lời nhắc.
Đặt lời nhắc cho thời hạn hoặc các nhiệm vụ quan trọng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đặt báo thức trên điện thoại hoặc lời nhắc trong lịch hoặc thậm chí bằng cách viết nhiệm vụ nhiều lần vào sổ kế hoạch.
#7. Giữ cho nó có thể truy cập được.
Đảm bảo rằng người lập kế hoạch của bạn có thể dễ dàng truy cập, trên bàn hoặc trong túi hoặc ví. Các nhà lập kế hoạch kỹ thuật số mang đến sự tiện lợi với máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh, miễn là chúng có pin đã sạc.
Làm thế nào để bạn viết một lịch trình đơn giản?
Bạn có thể sử dụng các bước được liệt kê bên dưới để tạo một lịch trình cơ bản:
1. Xác định các nhiệm vụ: Soạn một danh sách bao gồm mọi nhiệm vụ phải hoàn thành. Hãy cụ thể nhất có thể và chia các nhiệm vụ khó khăn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Ví dụ: thu thập dữ liệu, viết tóm tắt và đọc lại báo cáo đều có thể được chia thành “Báo cáo dự án hoàn chỉnh”.
2. Tính xem mỗi hoạt động sẽ kéo dài bao lâu: Tính xem bạn nghĩ mỗi nhiệm vụ sẽ kéo dài bao lâu. Hãy hợp lý và xem xét mọi vấn đề tiềm ẩn hoặc sự gián đoạn có thể xảy ra.
3. Thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động: Thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi hoạt động. Cân nhắc mọi yếu tố phụ thuộc hoặc hạn chế, chẳng hạn như thời hạn hoặc tính khả dụng của tài nguyên, có thể ảnh hưởng đến thời gian của từng hoạt động.
4. Lập thời gian biểu: Lập thời gian biểu bằng lịch hoặc phần mềm lập thời gian biểu khác. Liệt kê từng hoạt động cùng với thời gian bắt đầu và kết thúc theo trình tự thời gian. Để lịch trình dễ đọc và dễ hiểu, hãy sử dụng mã màu hoặc các dấu hiệu trực quan khác.
5. Kiểm tra và sửa đổi lịch trình: Kiểm tra lịch trình để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đều được bao gồm và thời gian bắt đầu cũng như độ dài của mỗi hoạt động là hợp lý. Thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào đối với lịch trình để đảm bảo rằng nó có thể được đáp ứng.
6. Chia sẻ lịch trình: Hãy để các thành viên trong nhóm và các bên quan tâm khác, những người cần biết về nó biết. Đảm bảo rằng mọi người đều biết về lịch trình và trách nhiệm của họ.
Cuối cùng, một lịch trình đơn giản liên quan đến việc xác định các hoạt động, xác định thời gian và thời lượng, đồng thời tạo ra một lịch trình rõ ràng, ngắn gọn để dễ hiểu và dễ theo dõi.
Làm thế nào để tôi lập kế hoạch hàng ngày và hàng tuần?
#1. Ghi lại 3 mục tiêu hàng ngày của bạn:
Để tạo một kế hoạch hàng tuần hiệu quả, hãy ưu tiên các nhiệm vụ của bạn. Quá tải danh sách việc cần làm của bạn có thể tác động tiêu cực đến quá trình thực thi và dẫn đến các nhiệm vụ chưa hoàn thành. Do đó, hãy bắt đầu với ba nhiệm vụ chính và lấy đà khi bạn tiến bộ. Chẳng hạn, người quản lý dự án nên tập trung vào việc tạo lịch trình cho khách hàng, giao bản tóm tắt và gặp gỡ khách hàng để cập nhật lịch của họ. Khi các mục tiêu hàng ngày được hoàn thành, hãy thêm nhiều nhiệm vụ hơn nếu cần.
#2. Chọn một ngày để bắt đầu kế hoạch hàng tuần của bạn:
Chọn ngày lập kế hoạch hàng tuần của bạn, cho dù đó là ngày nghỉ hay ngày làm việc hiệu quả nhất của bạn. Hầu hết mọi người lập chiến lược vào cuối tuần hoặc Chủ nhật, khiến thứ Hai trở nên hiệu quả và tập trung hơn. Lập kế hoạch giúp bắt đầu tuần thuận lợi.
#3. Sử dụng lịch của bạn để lập kế hoạch
Các ứng dụng lịch rất cần thiết để lập kế hoạch, xử lý các sự kiện và cuộc họp cũng như thông báo cho mọi người về thời hạn. Google Lịch cung cấp lịch giúp bạn lập kế hoạch nhiệm vụ hiệu quả mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng. Nó cho phép bạn tạo các sự kiện mới, quản lý các sự kiện hiện có và lấy các tác vụ từ các nền tảng khác thông qua tích hợp.
#4. Tạo một danh sách kiểm tra hàng tuần.
Tạo danh sách việc cần làm hàng tuần dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng để quản lý hiệu quả các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn. Điều này giúp tránh tình trạng sao nhãng, lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến sự tập trung, hiệu quả trong công việc.
#5. Để lại không gian cho các sự kiện ngoài kế hoạch.
Có đủ thời gian giữa các sự kiện là rất quan trọng đối với khả năng thích ứng, các tình huống không lường trước được và khả năng tự phản ánh. Do đó, hãy tạo một kế hoạch linh hoạt với các khoảng nghỉ và những thay đổi có thể xảy ra vào phút cuối để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và duy trì sự tập trung.
#6. Hãy chắc chắn rằng kế hoạch của bạn là thực tế.
Các mục tiêu không thực tế có thể cản trở năng suất và bản chất của việc lập kế hoạch. Thay vào đó, hãy đặt các mục tiêu nhỏ hơn, có thể đạt được, theo dõi các bước và xác định xem chúng có thể đạt được trong vòng một tuần hay cần thêm thời gian.
Làm cách nào để tổ chức các kế hoạch hàng ngày của tôi?
#1. Thiết lập thói quen buổi sáng
Một thói quen buổi sáng vững chắc là rất quan trọng để tổ chức cuộc sống hàng ngày. Bắt đầu bằng cách vạch ra kế hoạch trong ngày của bạn, dành 10–15 phút để lập kế hoạch. Một thói quen có cấu trúc giúp tăng cường kỹ năng tổ chức và thúc đẩy các thói quen lành mạnh. Ngoài ra, nó thiết lập giai điệu cho cả ngày, bao gồm các hoạt động tiếp thêm năng lượng cho bạn, chẳng hạn như chạy bộ, đọc sách hoặc thiền định. Một thói quen được cá nhân hóa phù hợp với các ưu tiên của bạn, đảm bảo một ngày thành công phía trước.
#2. Ưu tiên các công việc của bạn
Ưu tiên danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn để tăng năng suất và giảm căng thẳng. Ngoài ra, hãy chia nhỏ danh sách của bạn thành các nhiệm vụ có thể quản lý được, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Các công cụ kỹ thuật số, chẳng hạn như ứng dụng và nền tảng trực tuyến, có thể giúp quản lý tác vụ, tạo nội dung, tự do tài chính và danh sách mua hàng tạp hóa.
#3. Sử dụng ứng dụng Công cụ lập kế hoạch hàng ngày
Trong thời đại kỹ thuật số, các ứng dụng như lịch kỹ thuật số, công cụ lập kế hoạch cuộc sống trực tuyến và trình quản lý tác vụ có thể giúp quản lý lịch trình và cuộc sống hàng ngày của bạn. Những công cụ này hợp nhất các nhiệm vụ và lịch biểu, thúc đẩy quản lý thời gian tốt hơn.
Do đó, hãy chọn một ứng dụng phù hợp với phong cách sống của bạn, chẳng hạn như lịch trực tuyến đồng bộ hóa với các thiết bị kỹ thuật số, để hợp lý hóa các công việc hàng ngày của bạn và giảm gánh nặng tinh thần khi phải theo dõi mọi thứ. Khám phá các ứng dụng khác nhau để tìm ứng dụng phù hợp nhất với bạn.
#4. Học cách ủy quyền
Ủy quyền là điều cần thiết để tổ chức cuộc sống hàng ngày, giảm khối lượng công việc và trao quyền cho người khác. Nó liên quan đến việc giao phó nhiệm vụ cho người khác, chẳng hạn như làm việc nhà hoặc phân công công việc, và sử dụng các nguồn lực sẵn có để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Ngoài ra, học cách ủy thác liên quan đến việc nhận ra sức mạnh của tinh thần đồng đội và tối ưu hóa các nguồn lực để có cuộc sống hàng ngày cân bằng hơn.
#5. Tạo một không gian làm việc chuyên dụng
Một không gian làm việc chuyên dụng là rất quan trọng để tăng cường sự tập trung và hiệu quả. Một môi trường không lộn xộn, chẳng hạn như văn phòng tại nhà hoặc phòng ngủ, có thể cải thiện sự tập trung và năng suất. Ngoài ra, việc giữ cho không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và không bị phân tâm sẽ thúc đẩy sự sáng tạo và tập trung, giúp bạn có một ngày làm việc ngăn nắp và hiệu quả hơn.
#6. Hạn chế phiền nhiễu
Hạn chế phiền nhiễu để tăng năng suất và sự tập trung. Xác định những phiền nhiễu phổ biến và tạo một kế hoạch để hạn chế chúng. Điều này có thể liên quan đến việc đặt thời gian cụ thể, sử dụng tai nghe khử tiếng ồn hoặc tạo không gian làm việc yên bình. Chủ nghĩa tối giản dẫn đến những lựa chọn tốt hơn và tập trung tốt hơn. Bằng cách chấp nhận chủ nghĩa tối giản, bạn có thể cải thiện tổ chức cuộc sống tổng thể và mức năng suất của mình.
#số 8. Thường xuyên xem xét và cập nhật kế hoạch của bạn
Thường xuyên xem xét và điều chỉnh các kế hoạch tổ chức cuộc sống hàng ngày của bạn để đảm bảo chúng luôn đi đúng hướng. Dành vài phút mỗi tuần để xem lại thói quen của bạn và xác định những nhiệm vụ chưa hoàn thành. Cam kết quá mức có thể dẫn đến căng thẳng và vô tổ chức. Biết giới hạn của bạn và nói 'không' khi bạn có khả năng.
Do đó, hãy sử dụng công cụ lập kế hoạch cuộc sống trực tuyến để ghi lại các hoạt động hàng ngày, cập nhật danh sách việc cần làm và sử dụng các công cụ năng suất để tự động hóa các tác vụ, giải phóng thời gian cho các hoạt động quan trọng khác.
#9. Đặt mục tiêu thực tế.
Đặt mục tiêu thực tế để tăng thành công trong cuộc sống hàng ngày. Chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ có thể quản lý được, chẳng hạn như tiết kiệm tiền hàng ngày. Ngoài ra, hãy chia nhỏ các nhiệm vụ nặng nề thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, giúp chúng bớt khó khăn và dễ bắt đầu hơn. Hơn nữa, việc kết hợp chăm sóc bản thân vào các thói quen hàng ngày góp phần mang lại sức khỏe tổng thể và tăng cường năng lượng cũng như sự tập trung cho các công việc hàng ngày.
Làm cách nào để tạo lịch biểu hàng tháng trong Excel?
Bạn có thể tạo lịch biểu hàng tháng trong Excel bằng cách làm theo hướng dẫn được cung cấp.
1. Trên trang tính Excel, nhấp vào biểu tượng Menu ở góc trên cùng bên trái.
2. Chọn Mới sau khi nhấp vào biểu tượng Menu.
3. Nhập “lịch trình hàng tháng” vào trường tìm kiếm của màn hình sau.
4. Một số lịch biểu hàng tháng Excel đã tạo sẽ được hiển thị. Để bắt đầu làm việc trên một trong những lịch trình đó, hãy chọn bất kỳ lịch trình nào.
5. Sau khi chọn một lịch trình, bạn có thể chỉnh sửa nó cho phù hợp với nhu cầu của mình bằng cách nhập dữ liệu vào đó.
Cách tạo lịch trình trong MS Project
1. Liệt kê MỌI hoạt động sẽ được yêu cầu cho dự án của bạn. Đảm bảo rằng mỗi hoạt động có một bản sắc riêng biệt của riêng mình. Đối với công việc cần được thực hiện trong mỗi hoạt động, một động từ và một danh từ phải được đưa vào phần mô tả. (Nếu bạn quên bất kỳ điều gì, hãy thêm chúng khi bạn tìm hiểu thêm.)
2. Tính toán thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ tùy theo phạm vi và chuyên môn của nhóm làm việc đó. Giữ tất cả thời lượng dưới hoặc bằng một chu kỳ báo cáo, với một vài ngoại lệ. Giữ thời lượng của bạn dưới 5 ngày nếu bạn báo cáo tiến trình của mình mỗi tuần một lần.
3. Nếu bạn đưa ra chi phí cho các hoạt động, hãy đặt giới hạn về chi phí cho mỗi hoạt động. Nó có thể không vượt quá 5,000 đô la cho một dự án phần mềm và 10,000 đô la cho một dự án xây dựng.
4. Chỉ định nguồn lực cho từng hoạt động, cùng với lượng thời gian và công sức mà mỗi nguồn lực sẽ bỏ ra. Quyết định số giờ mà bất kỳ hoạt động nào có thể kéo dài. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng ước tính từng hoạt động chính xác hơn.
5. Kết nối các hoạt động một cách logic. Ngoại trừ nhiệm vụ đầu tiên (bắt đầu dự án) và hoạt động cuối cùng, hãy đảm bảo rằng MỌI hoạt động được kết nối với ít nhất một nhiệm vụ trước và một nhiệm vụ kế tiếp (kết thúc dự án).
6. Xác minh rằng bạn không sử dụng quá mức tài nguyên của mình. Nếu vậy, giảm phân bổ quá mức.
7. Sau khi hoàn thành kế hoạch (hoặc lịch trình), hãy lập lịch trình cơ sở để đánh giá hiệu suất của bạn so với kế hoạch ban đầu.
8. Xác định các báo cáo dự án để truyền đạt thông tin, xác định mục tiêu của nhóm và đáp ứng nhu cầu quản lý. Sử dụng Kinh thánh truyền thông quản lý dự án để chọn các báo cáo phù hợp ở các giai đoạn khác nhau và đảm bảo liên lạc kịp thời với các bên liên quan.
9. Đặt ngày trạng thái cho mỗi lần báo cáo tiến độ (nhập giá trị thực tế cho thời gian bắt đầu và kết thúc hoặc phần trăm số giờ hoàn thành đã làm việc). Sử dụng CÔNG CỤ > THEO DÕI > CẬP NHẬT DỰ ÁN > Lên lịch lại công việc chưa hoàn thành để bắt đầu sau tùy chọn Ngày trạng thái trong Microsoft Project, bạn có thể thực hiện việc này. Tần suất điển hình cho một dự án phần mềm là một lần mỗi tuần. Tần suất điển hình cho một dự án xây dựng là một lần mỗi tháng.
10. Khi bạn đã bắt đầu báo cáo tiến độ dự án của mình và bạn thêm hoặc bớt các hoạt động, hãy đảm bảo rằng bạn đã thêm hoặc bớt các hoạt động đó khỏi lịch trình cơ sở của mình.
Cách tạo lịch biểu trong Google Sheets
1. Mở mẫu lịch trình hàng tuần từ thư viện mẫu Google Trang tính bằng cách chọn Mới > Google Sheets > Từ một mẫu.
KHAI THÁC. Chọn Schedule bản mẫu.
3. Bấm đúp vào ô C2 và nhập ngày bắt đầu bạn muốn. Mặc dù mẫu lịch trình Google Trang tính bắt đầu vào Thứ Hai, nhưng bạn có thể chọn bất kỳ ngày nào trong tuần!
4. Hành động sau đây là tùy chọn: Để thay đổi màu nền của mẫu, tô sáng các ô trên cùng và dưới cùng. Tiếp theo, xử lý tương tự cho các ô văn bản (Ghi chú, Việc cần làm).
5. Thêm các mục đã lên lịch của bạn
6. Bằng cách chọn Tất cả bên dưới thanh công thức, bạn có thể tạo các quy tắc định dạng có điều kiện cho các cuộc hẹn, sự kiện, cuộc họp và lời nhắc theo mã màu.
7. Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên trang tính > Xem thêm hành động trên ô > Định dạng có điều kiện
8. Để áp dụng bất kỳ quy tắc nào, hãy mở trình đơn thả xuống bên cạnh Quy tắc định dạng. Tiếp theo, sửa đổi kiểu mong muốn trong phần Kiểu định dạng.
9. Lưu dưới dạng mẫu mới bằng cách đổi tên Trang tính thành Mẫu.
10. Chọn biểu tượng Thư mục Mới bằng cách nhấp vào biểu tượng thư mục bên cạnh tiêu đề của Trang tính.
11. Đặt tên cho thư mục và chọn “Lưu” bằng cách nhấp vào dấu kiểm.
12. Để lưu mẫu lịch trình vào thư mục bạn đã tạo, hãy nhấp vào Di chuyển vào đây.
Cách tạo lịch biểu trong Google Docs
Bước 1: Mở một tài liệu Google mới.
Để sử dụng Google Tài liệu, hãy đăng nhập bằng tài khoản cá nhân hoặc tài khoản Google Workspace của bạn. Mở Google Tài liệu trống từ trang chủ và đặt tên là 'Lịch hàng tháng'. Bạn có thể tạo lịch hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng năm bằng các bước tương tự. Nhập tên tháng ở đầu tài liệu, chẳng hạn như “Tháng Ba”.
Bước 2: Chèn bảng
Tạo lịch hàng tháng có ô vuông 7 x 6, chia tháng 2021 năm 7 cho sáu tuần. Chèn một bảng bằng cách tô sáng các ô vuông 6 x XNUMX và điều chỉnh cho các ngày cuối tuần.
Bước 3: Thêm ngày và nhiệm vụ.
Chèn một bảng 7×1 phía trên bảng để thêm các ngày trong tuần. Mở lịch của bạn và chèn ngày, chẳng hạn như tháng 2021 năm XNUMX. Ngoài ra, hãy thêm các tác vụ như bài đăng trên mạng xã hội, bài đăng trên blog và cuộc họp tiếp thị nội dung. Lịch trình cho họ cho phù hợp.
Bước 4: Cá nhân hóa lịch của bạn
Tạo lịch đẹp mắt bằng cách thêm màu, thay đổi phông chữ và thêm định dạng in đậm hoặc in nghiêng. Điều chỉnh các ô lịch để thêm không gian và khám phá khả năng sáng tạo của bạn. Lịch có thể dễ dàng thay đổi sau này nếu cần.
Bước 5: Lật hướng tài liệu của bạn sang ngang.
Tạo lịch trong Google Tài liệu bằng cách đặt hướng ngang để làm cho lịch rõ ràng và cung cấp thêm không gian cho chi tiết nhiệm vụ. Chia sẻ lịch với nhóm của bạn bằng cách nhấp vào nút Chia sẻ và thêm địa chỉ email của họ. Hơn nữa, Google Tài liệu cung cấp nhiều mẫu lịch khác nhau, bao gồm kế hoạch bài học, lịch tiếp thị nội dung và lịch biên tập, để đơn giản hóa quy trình.
Cách tạo lịch biểu trong Lịch Google
Lịch biểu có thể được tạo trên Lịch Google bằng cách:
- Nhấp vào mũi tên bên trái bên cạnh Lịch khác sau khi đăng nhập vào Lịch Google. Sau đó nhấp vào + > và từ menu thả xuống, hãy chọn Tạo lịch mới.
- Đặt tên cho lịch của bạn, sau đó bạn có thể bắt đầu thêm sự kiện bằng cách thêm mô tả tùy chọn.
- Chọn múi giờ tương ứng với giờ làm việc.
- Để tạo lịch, bấm vào.
- Để sử dụng lịch mới làm lịch trình thay đổi, hãy đảm bảo rằng lịch xuất hiện trong danh sách Lịch của tôi.
Lịch làm việc của nhân viên: Các loại & 5 ứng dụng lên lịch làm việc cho nhân viên tốt nhất
LỊCH TRÌNH THỜI GIAN FLEX: Nó là gì, nó hoạt động như thế nào, ví dụ, ưu điểm và nhược điểm
Phần mềm lập lịch công việc: Hơn 15 phần mềm lập lịch công việc doanh nghiệp tốt nhất
DỊCH VỤ KỸ THUẬT SỐ: Giải thích các dịch vụ kỹ thuật số bằng các ví dụ
Tài liệu tham khảo:
