Bằng cách khám phá các mẫu và xu hướng trong khối lượng dữ liệu khổng lồ, phân tích kinh doanh giúp các tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn và nâng cao hiệu suất. Phân tích mô tả là cơ bản nhất và đloại phân tích được sử dụng nhiều. Nó rất hữu ích khi thiết kế KPI và các phép đo xuất hiện trong các báo cáo và trang tổng quan của doanh nghiệp. Phân tích mô tả tập trung vào việc tóm tắt và xác định các xu hướng trong dữ liệu hiện tại và lịch sử; mà cuối cùng hỗ trợ các doanh nghiệp hiểu được các sự kiện & diễn biến trong quá khứ. Tuy nhiên, nó không cố gắng giải thích nguyên nhân hoặc dự báo những gì có thể xảy ra trong tương lai. Về những điều này, chúng tôi sẽ đi qua tất cả những gì bạn nên biết về thuật ngữ “Phân tích mô tả”, từ các ví dụ của nó đến các bước bạn nên thực hiện để đảm bảo kết quả tốt nhất.
Định nghĩa
Phân tích mô tả là đánh giá dữ liệu trong quá khứ để hiểu rõ hơn về xu hướng của công ty. Nó cũng liên quan đến việc sử dụng hiệu quả nhiều loại dữ liệu lịch sử để tạo ra các so sánh. Dữ liệu tài chính được báo cáo thường xuyên nhất, chẳng hạn như điều chỉnh giá hàng năm, tăng trưởng doanh số hàng tháng, số lượng người dùng hoặc tổng doanh thu trên mỗi người đăng ký, đều là các sản phẩm phân tích mô tả. Các chỉ số này đều cho biết những gì đã xảy ra trong một công ty trong một khoảng thời gian cụ thể.
Hiểu phân tích mô tả
Phân tích mô tả lấy dữ liệu thô và phân tích dữ liệu đó để phát triển các phát hiện mà các nhà quản lý, nhà đầu tư và các bên liên quan khác sẽ thấy hữu ích và dễ hiểu. Một báo cáo cho thấy doanh thu 1 triệu đô la có vẻ tuyệt vời, nhưng nó không phù hợp với ngữ cảnh. Đó là một lý do đáng báo động nếu con số này thể hiện mức giảm 20% so với tháng trước. Nếu lợi nhuận thu được là 40% so với năm trước, điều đó cho thấy có điều gì đó đang hoạt động tốt với kế hoạch bán hàng. Tuy nhiên, để có một bức tranh rõ ràng về thành công bán hàng của công ty, bạn cần nhìn vào bức tranh lớn hơn, bao gồm cả sự tăng trưởng dự kiến.
Phân tích mô tả sử dụng nhiều loại dữ liệu để cung cấp bức tranh chính xác về những gì đã diễn ra trong một công ty và nó như thế nào so với những lần trước. Những thước đo hiệu suất này có thể trở thành một công cụ để xác định những điểm mạnh và điểm yếu. Đổi lại, nó giúp các nhà quản lý phát triển các chiến lược quản lý tốt hơn.
Tổng hợp dữ liệu và khai thác dữ liệu là hai cách cơ bản để thu thập dữ liệu cho phân tích mô tả. Dữ liệu trước tiên phải được thu thập và sau đó được xử lý thành thông tin có thể sử dụng được trước khi nó có thể được phân tích. Chỉ khi đó, những người đứng đầu công ty mới có thể sử dụng dữ liệu để hiểu rõ hơn về vị trí của công ty.
Đọc thêm: Phân tích các bên liên quan: Hướng dẫn rõ ràng cho quy trình phân tích các bên liên quan
Chúng tôi có thể rút ra được gì từ Phân tích mô tả?
Phân tích mô tả cung cấp dữ liệu quan trọng về thành công và thất bại của một doanh nghiệp. Nó cho phép các công ty theo dõi tiến trình của họ theo thời gian và so sánh kết quả của họ với kết quả của các đối thủ cạnh tranh. Hơn nữa, về cơ bản nó sẽ khai sáng cho bạn những điều sau đây.
- Theo dõi hiệu quả kinh doanh theo thời gian thực. Các doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ số chính cho các cá nhân, nhóm và công ty nói chung. Ví dụ: phân tích mô tả có thể đo lường doanh số trên mỗi đại diện tài khoản, doanh số trên mỗi dòng sản phẩm hoặc doanh thu bán hàng tổng thể của công ty theo thời gian.
- Các công ty có thể theo dõi sự thành công của họ bằng cách so sánh các số liệu từ các khoảng thời gian khác nhau. Ví dụ, các công ty có thể tính toán tăng trưởng doanh thu hàng quý theo tỷ lệ phần trăm và hiển thị xu hướng lịch sử trong biểu đồ để đánh giá mức tăng trưởng doanh số bán hàng.
- Các nhà kinh doanh có thể sử dụng phân tích mô tả để phân tích hiệu suất của các bộ phận kinh doanh khác nhau bằng cách sử dụng các chỉ số như doanh thu trên mỗi nhân viên và chi phí theo tỷ trọng doanh thu. Họ cũng có thể so sánh kết quả của mình với mức trung bình của ngành hoặc dữ liệu có sẵn công khai từ các doanh nghiệp khác.
Phân tích mô tả được sử dụng như thế nào?
Các công ty sử dụng phân tích mô tả trong nhiều lĩnh vực hoạt động của họ để đánh giá mức độ hoạt động của họ và liệu họ có đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu của mình hay không. Các nhóm tiếp thị sử dụng phân tích mô tả để đánh giá các chỉ số như tỷ lệ chuyển đổi và những người theo dõi trên mạng xã hội để theo dõi hiệu suất chiến dịch. Các công ty sản xuất theo dõi những thứ như thông lượng dây chuyền sản xuất và thời gian ngừng hoạt động.
Các cách khác mà các cá nhân sử dụng loại phân tích này bao gồm;
# 1. Báo cáo:
Phân tích mô tả tạo ra các chỉ số tài chính chính được tìm thấy trong báo cáo tài chính của công ty. Nó cũng có ích trong các báo cáo điển hình khác để làm nổi bật các khía cạnh cụ thể của hoạt động kinh doanh.
# 2. Hình dung:
Sử dụng biểu đồ và các biểu diễn đồ họa khác để hiển thị các chỉ số có thể giúp bạn giải thích tầm quan trọng của chúng cho nhiều đối tượng hơn.
# 3. Trang tổng quan:
Giám đốc điều hành, người quản lý và các nhân viên khác có thể sử dụng trang tổng quan để theo dõi tiến độ và quản lý công việc hàng ngày của họ. Trang tổng quan cung cấp lựa chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và dữ liệu có liên quan khác mà các doanh nghiệp có thể cá nhân hóa theo nhu cầu cá nhân của họ. Để giúp các cá nhân hiểu thông tin nhanh hơn, nó thường có thể xuất hiện dưới dạng biểu đồ hoặc các hình ảnh hóa khác.
Ví dụ về phân tích mô tả
Sau đây là một số ví dụ về phân tích mô tả tại nơi làm việc, từ tài chính đến sản xuất và bán hàng.
- Báo cáo doanh thu và chi phí, dòng tiền, các khoản phải thu và phải trả, hàng tồn kho và sản xuất.
- Các chỉ số tài chính và các chỉ số khác của KPI kinh doanh là những ví dụ cơ bản về phân tích mô tả. Chúng bao gồm các phép đo như tỷ lệ giá trên thu nhập, tỷ lệ hiện tại và lợi tức trên vốn đầu tư, được sử dụng để đánh giá sức khỏe và giá trị của một công ty.
- Phân tích mô tả tạo ra các chỉ số như tăng trưởng về người theo dõi, tỷ lệ tương tác và thu nhập liên quan đến các nền tảng truyền thông xã hội khác nhau, giúp ước tính lợi nhuận từ các dự án truyền thông xã hội.
- Nó cũng tạo ra các bản tóm tắt kết quả khảo sát nội bộ và bên ngoài, chẳng hạn như điểm số của người quảng bá ròng.
Đọc thêm: Phân tích Tín dụng: Hướng dẫn Quy trình & Tỷ lệ Phân tích Tín dụng
Phân tích mô tả trong năm bước
Phân tích mô tả thường bắt đầu bằng việc xác định các chỉ số bạn muốn tạo và kết thúc bằng việc trình bày chúng ở định dạng bạn muốn. Các quy trình để tạo phân tích mô tả của riêng bạn như sau;
# 1. Xác định các chỉ số bạn muốn tạo:
Những điều này phải phản ánh các mục tiêu kinh doanh chính của công ty hoặc từng nhóm. Ví dụ: một công ty theo định hướng tăng trưởng có thể theo dõi mức tăng doanh thu hàng quý của mình trong khi nhóm tài khoản phải thu có thể theo dõi số ngày bán hàng chưa thanh toán và các số liệu khác phản ánh thời gian thu tiền từ khách hàng.
# 2. Xác định thông tin nào là quan trọng nhất:
Tìm dữ liệu bạn cần để tạo số liệu thống kê bạn muốn. Dữ liệu có thể được phân tán trên một số chương trình và tệp cho một số doanh nghiệp. Mặt khác, các công ty sử dụng hệ thống ERP có thể đã có phần lớn, nếu không phải là tất cả, thông tin họ yêu cầu trong cơ sở dữ liệu của họ. Nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu đo điểm chuẩn của ngành, trang web Thương mại điện tử và nền tảng truyền thông xã hội, có thể được yêu cầu cho một số KPI.
# 3. Trích xuất và chuẩn bị dữ liệu:
Nếu dữ liệu đến từ nhiều nguồn, việc trích xuất, hợp nhất và chuẩn bị dữ liệu để phân tích là tốn nhiều thời gian nhưng là một bước cần thiết để đảm bảo độ chính xác. Quá trình này có thể bao gồm việc làm sạch dữ liệu để loại bỏ sự mâu thuẫn và không chính xác trong dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, cũng như chuyển đổi dữ liệu thành một định dạng có thể được sử dụng bởi các công cụ phân tích. Mô hình hóa dữ liệu là một quy trình được sử dụng trong phân tích dữ liệu nâng cao để hỗ trợ chuẩn bị, sắp xếp và tổ chức dữ liệu của công ty. Nó là một khuôn khổ để xác định và định dạng dữ liệu trong hệ thống thông tin.
#4. Phân tích dữ liệu:
Phân tích mô tả có thể được áp dụng bằng nhiều loại công nghệ, từ bảng tính sang phần mềm kinh doanh thông minh (BI). Việc áp dụng các phép toán cơ bản cho một hoặc nhiều biến là phổ biến trong phân tích mô tả. Ví dụ: người quản lý bán hàng có thể muốn theo dõi doanh thu trung bình trên mỗi lần bán hàng hoặc doanh thu hàng tháng từ khách hàng mới. Tài chính các biện pháp như tỷ suất lợi nhuận gộp, là tỷ lệ lợi nhuận gộp trên doanh thu, có thể được giám sát bởi các giám đốc điều hành và các chuyên gia tài chính.
# 5. Trình bày dữ liệu:
Cuối cùng, bạn cần trình bày dữ liệu dưới dạng trình bày trực quan hấp dẫn, chẳng hạn như biểu đồ tròn, biểu đồ thanh và biểu đồ đường, để làm cho dữ liệu dễ hiểu hơn đối với các bên liên quan. Tuy nhiên, một số người nhất định, chẳng hạn như các chuyên gia tài chính, có thể thích có dữ liệu được trình bày dưới dạng số và bảng.
Kết luận
Phân tích mô tả trình bày dữ liệu quan trọng một cách dễ hiểu. Do đó, nó sẽ luôn được yêu cầu. Tuy nhiên, các miền phân tích mới hơn, chẳng hạn như phân tích dự đoán và mô tả, đang nhận được nhiều sự quan tâm hơn.
Những loại phân tích này kết hợp phân tích mô tả với dữ liệu bổ sung từ các nguồn khác để ước tính kết quả dự kiến trong thời gian ngắn hạn. Họ không chỉ cung cấp dữ liệu; họ cũng giúp đưa ra quyết định và cũng đưa ra các chiến lược để tối đa hóa các kết quả tích cực trong khi giảm thiểu những kết quả không thuận lợi.
Nhưng sau đó, nền văn minh vẫn chưa ở vị trí mà tất cả các doanh nghiệp lớn sẽ được điều hành bởi các máy tính có tầm nhìn xa và tốt. Mọi người vẫn dựa vào các loại phân tích mô tả tương tự được sử dụng cách đây 10, 20 và 30 năm để đưa ra phần lớn quyết định tại các văn phòng và phòng họp trên toàn thế giới, chẳng hạn như liệu doanh số bán hàng tăng hay giảm so với tháng trước, sản phẩm có nhận được không để đưa ra thị trường đúng thời hạn, và liệu công ty có đủ nguồn cung ứng dựa trên số liệu của tháng trước hay không.
Ví dụ về Phân tích mô tả là gì?
Sau đây là một số ví dụ về phân tích mô tả tại nơi làm việc, từ tài chính đến sản xuất và bán hàng.
- Báo cáo doanh thu và chi phí, dòng tiền, các khoản phải thu và phải trả, hàng tồn kho và sản xuất
Phân tích mô tả được sử dụng để làm gì?
Phân tích mô tả cung cấp dữ liệu quan trọng về thành công và thất bại của một doanh nghiệp. Nó cho phép các công ty theo dõi tiến trình của họ theo thời gian và so sánh kết quả của họ với kết quả của các đối thủ cạnh tranh.
Sự khác biệt giữa Phân tích Mô tả và Dự đoán là gì?
Phân tích mô tả trả lời câu hỏi "Điều gì đã xảy ra?" về hoạt động của một công ty, phân tích chẩn đoán trả lời câu hỏi "Tại sao điều đó lại xảy ra?" và phân tích dự đoán trả lời câu hỏi "Điều gì có thể xảy ra trong tương lai?"
7 phương pháp phân tích là gì?
7 phương pháp và kỹ thuật hữu ích nhất để phân tích dữ liệu
- Phân tích hồi quy.
- Mô phỏng Monte Carlo.
- Phân tích nhân tố.
- Phân tích đoàn hệ.
- Sử dụng phân tích cụm
- Phân tích chuỗi thời gian
- phân tích tình cảm
3 phương pháp miêu tả là gì?
Trong nghiên cứu mô tả, có ba cách chính để thu thập dữ liệu:
- phương pháp quan sát
- phương pháp nghiên cứu trường hợp
- phương pháp nghiên cứu khảo sát.
Bài viết liên quan
