Các công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh trực quan hóa các quy trình kinh doanh để mọi bên liên quan trong tổ chức hiểu và tuân thủ các hoạt động chính xác. Biểu đồ, lưu đồ và biểu tượng được sử dụng trong quá trình kinh doanh ánh xạ để trả lời các câu hỏi quan trọng.
Sơ đồ quy trình công việc là một biểu diễn trực quan về các giai đoạn của quy trình công việc, cho biết quá trình đó được hoàn thành như thế nào từ đầu đến cuối. Loại ánh xạ này cung cấp một hình ảnh đơn giản về các quy trình cần thiết để đưa sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình khác từ đầu đến cuối và trình tự các giai đoạn phải xảy ra.
Lưu đồ thường được sử dụng để thể hiện các bước và thứ tự của chúng. Những đồ thị như vậy thường tiến triển từ trái sang phải hoặc từ trên xuống dưới. Lưu đồ thường sử dụng các ký hiệu nổi tiếng để xác định các yếu tố chính của quy trình, chẳng hạn như bắt đầu, dừng đầu vào và dữ liệu.
Những minh họa này cho phép mọi người trong công ty hiểu cách hoàn thành quy trình kinh doanh. Họ cũng hỗ trợ các bên liên quan bên ngoài, chẳng hạn như cơ quan quản lý, hiểu cách thức hoạt động của các quy trình kinh doanh của tổ chức. Do đó, việc lập bản đồ quy trình kinh doanh thúc đẩy việc tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn đã được thiết lập.
Sơ đồ quy trình kinh doanh là một tập hợp con của quản lý công việc, bao gồm mô hình hóa quy trình kinh doanh. Nó mô tả một quy trình chi tiết hơn và tích hợp thông tin tổ chức bổ sung.
Công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh
Khi cố gắng thay đổi quản lý quy trình kinh doanh, tất cả các thành viên trong nhóm phải ở trên cùng một trang. Để tái tạo quy trình một cách chính xác, tất cả chúng phải có cùng quan điểm. Xử lý nghiệp vụ chủ yếu dựa vào sự lặp lại. Điều đó có nghĩa là các nhóm có thể phối hợp đúng cách và đạt được hiệu quả.
Có thể đạt được hình ảnh trực quan tốt hơn với công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh chính xác. Quá trình trực quan hóa cho phép mọi người hiểu và hành động từ cùng một quan điểm. Lưu đồ mô tả mối quan hệ giữa nhiệm vụ và đầu vào góp phần tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ được sử dụng trong quản lý quy trình kinh doanh. Minh bạch hơn đạt được bằng cách nêu chi tiết từng bước trên đường đi.
Công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh tốt nhất năm 2023
Dưới đây là danh sách các công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh khác nhau;
#1. Ứng dụng BPM
Hệ thống ánh xạ quy trình kinh doanh đơn giản này cho phép người dùng tạo trực quan hóa bằng cách kéo và thả các nút. Để tăng hiệu quả, phần mềm tự động hóa giúp cung cấp quy trình làm việc liền mạch với các công việc có thể được giám sát và kiểm soát tốt hơn. Bảng điều khiển thân thiện với người dùng và có thể định cấu hình cho phép truy cập vào các chế độ xem công việc đã lọc.
Nó hỗ trợ các quy trình công việc thân thiện với người dùng giúp dễ dàng tạo, thay đổi và theo dõi các quy trình công việc tùy chỉnh cho các quy trình kinh doanh khác nhau. Tính minh bạch của nhiệm vụ được kích hoạt thông qua các công cụ quản lý công việc, trong khi quy trình công việc tự động cung cấp thông tin chi tiết chính xác về hiệu quả kinh doanh. Sử dụng các công cụ báo cáo mở rộng của BPMApp để theo dõi tiến trình và xác định trạng thái năng suất.
# 2. Nintex
Một nền tảng quy trình mã thấp khác với quy trình làm việc trực quan và tự động hóa quy trình thông minh. Công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh phổ biến này cung cấp các giải pháp phần mềm để tự động hóa quy trình làm việc, biểu mẫu kỹ thuật số và tự động hóa quy trình bằng robot. Nó là một sản phẩm có thể mở rộng có thể được áp dụng cho bất kỳ ngành hoặc bộ phận nào.
Nó cho phép tùy chỉnh rộng rãi và cải thiện khả năng khám phá các nút thắt cổ chai. Người dùng có thể nhanh chóng xây dựng các thiết kế đơn giản hoặc phức tạp để tự động hóa bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Do các công cụ đơn giản nhưng dễ hiểu của chúng, các tính năng như Nintex Promapp cho phép cải thiện khả năng hiển thị và kiểm soát các quy trình. Sử dụng nhật ký thay đổi tự động và các giải pháp thông báo qua email của các bên liên quan có thể giúp bạn tăng cường sự tham gia và cộng tác.
# 3. Pega
Người dùng nền tảng Pega có thể dễ dàng thiết kế các quy trình trong môi trường ứng dụng mã thấp có thể tăng hoặc giảm quy mô bằng các khả năng quản lý tinh vi. Nhờ sự hỗ trợ và tự động hóa của AI, những mô hình này cực kỳ có giá trị trong việc tạo chiến lược và ra quyết định.
Mảng công cụ trực quan để mô hình hóa các quy trình kinh doanh minh họa cách các tổ chức có thể hưởng lợi từ việc cộng tác với các nhà phát triển và CNTT. Nó cũng cung cấp Tự động hóa quy trình bằng rô bốt (RPA), tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các hệ thống cũ và cải thiện thời gian phản hồi để cải thiện tương tác với khách hàng.
#4. BonitaSoft
Nền tảng BPM của họ thúc đẩy quy trình công việc nhất quán và liền mạch bằng cách cung cấp các công cụ cho phép người dùng tạo các biểu diễn đồ họa của các quy trình kinh doanh và chuyển đổi chúng thành các ứng dụng dựa trên quy trình. Nó cũng bao gồm các công cụ kéo và thả để giới thiệu các tác vụ do con người và tự động hóa, xác định các quy trình phụ và tạo các quy tắc quyết định.
Người dùng có thể tạo các mô hình chính xác hơn nhờ Quy trình nghiệp vụ và Mô hình hóa và Ký hiệu tiêu chuẩn 2.0. Một khuôn khổ rõ ràng hơn cũng có thể được tạo ra để cải thiện giao tiếp nhóm. Các chương trình đưa ra phản ứng nhanh chóng với những thay đổi trong thời gian thực. Điều này cũng hữu ích để xác định lỗi trước khi lưu mô hình.
# 5. K2
Nền tảng K2 cực kỳ linh hoạt. Nó cho phép người dùng tạo và thực thi một loạt các ứng dụng. Tất cả các biểu mẫu, báo cáo, quy trình công việc và dữ liệu đều được bao gồm. Nó cung cấp khả năng tự động hóa quy trình có thể mở rộng trên một số bộ phận cho các nhiệm vụ cơ bản và phức tạp. Đây là một phần mềm không có mã tích hợp nhiều ứng dụng và giải pháp di động.
Ngoài ra, nó còn là một công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh hữu ích giúp kết nối mọi người và thông tin. Các công cụ trực quan rất đơn giản và bao gồm các thành phần có thể tái sử dụng để phân phối nhanh hơn. Tạo các quy trình mạnh mẽ bao gồm các quy tắc, chính sách và leo thang. Bảng điều khiển tùy chỉnh tạo điều kiện thuận lợi và ưu tiên điều hướng. Điều đáng chú ý là nền tảng này có thể sớm được tích hợp vào Nintex.
# 6. TIBCO
BPM Enterprise, dựa trên nền tảng TIBCO Intelligence, cung cấp một phương tiện hiệu quả để điều phối và giám sát hiệu suất kinh doanh, đồng thời tạo ra những hiểu biết sâu sắc có thể giúp tối ưu hóa quy trình. Công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh của họ làm cho cấu hình và khả năng hiển thị quy trình trở nên đơn giản. Người dùng có thể phân tích các công cụ kinh doanh thông minh và theo dõi hiệu suất của quy trình đối với SLA.
Tuyệt vời để cung cấp sự minh bạch trong tất cả các hoạt động, nhân sự và cơ sở hạ tầng của công ty. Các quyết định được đưa ra nhanh hơn và tốt hơn với thông tin quan trọng về các nhiệm vụ đang được hoàn thành và tác động của các hành động khác nhau. Dữ liệu và tối ưu hóa hoạt động là nền tảng của chuyển đổi kinh doanh. Nhà phát triển phần mềm này cung cấp các công cụ để số hóa, tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa. Sử dụng bảng điều khiển hoạt động dự đoán, cho phép phân bổ nguồn lực và công việc thông minh.
#7. GitMind
Đây là một trong những công cụ lập bản đồ quy trình tốt nhất và giá cả phải chăng nhất hiện có. Nó rất được khuyến khích. Nó bao gồm một sơ đồ quy trình và một loạt các mẫu để hỗ trợ bạn tạo sơ đồ. Đây là một trong những bản đồ tùy chỉnh quy trình miễn phí tốt nhất, với các tính năng cơ bản cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các biểu mẫu khác nhau. Bạn cũng có thể thay đổi phông chữ, màu sắc của hình dạng và các thành phần khác của sơ đồ hoặc sơ đồ quy trình của mình. Đôi khi, bạn có thể muốn chia sẻ công việc của mình với người khác. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng một liên kết chia sẻ đơn giản.
#số 8. sáng tạo
Đây là một bộ phần mềm lập bản đồ quy trình khác mà bạn nên cân nhắc sử dụng. Đây là trình tạo sơ đồ hợp tác để tạo ý tưởng, tạo mô hình quy trình kinh doanh cũng như thiết kế các hệ thống và quy trình. Bạn có một số mẫu đã chuẩn bị sẵn để lựa chọn. Tiếp thị, giáo dục, kỹ thuật và các lĩnh vực khác đều có mẫu. Bên cạnh đó, có sẵn nhiều thư viện hình dạng để giúp bạn tạo sơ đồ quy trình chuyên nghiệp và sơ đồ sáng tạo.
# 9. MindMeister
MindMeister là một công nghệ lập bản đồ quy trình miễn phí cho phép người dùng tạo bản đồ với số lượng người vô hạn và tương tác với họ trong thời gian thực. Mặc dù bạn chỉ có thể tạo ba khái niệm, nhưng bạn có thể thử nghiệm nhiều tính năng của MindMeister và nhận hỗ trợ qua email từ nhóm Meister. Người dùng dự định thực hiện nhiều bản đồ khái niệm có thể muốn xem xét một trong các tùy chọn thành viên cao cấp.
#10. Sơ đồ.net:
Một công cụ lập bản đồ quy trình khác trong danh sách của chúng tôi là Diagrams.net. Bạn có thể đã thấy phần mềm này trước đây dưới một cái tên khác, Draw.io. Phần mềm này có sẵn cả trực tuyến và trên máy tính. Trong quá trình thử nghiệm, chúng tôi phát hiện ra rằng phiên bản trực tuyến đáng tin cậy hơn vì nó miễn phí và chứa tất cả các khả năng của phiên bản dành cho máy tính để bàn. Mặc dù ứng dụng không hỗ trợ giao tiếp và cộng tác, nhưng nó có thể tạo các bản đồ quy trình để sau đó phân phối cho các đồng nghiệp. Công cụ này rất dễ sử dụng vì nó là một trình soạn thảo đơn giản.
#11. Mô hình trực quan
Công cụ này bao gồm một tập hợp toàn diện các hình dạng mô hình cho sơ đồ quy trình kinh doanh. Giao diện kéo và thả của nó cho phép bạn tạo sơ đồ nhanh chóng và dễ dàng. Việc bạn có thể phát quy trình công việc kinh doanh của mình dưới dạng hoạt ảnh là điều khiến công cụ phần mềm lập bản đồ quy trình miễn phí này trở thành lựa chọn hàng đầu. Điều này cải thiện khả năng hiểu bài thuyết trình và tạo ấn tượng với khán giả.
Công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh miễn phí
Lập bản đồ quy trình là một thành phần quan trọng để tăng hiệu quả của tổ chức. Bởi vì các tổ chức này sẽ nhìn thấy những sai sót trong quy trình của họ, nên việc thực hiện quy trình này sẽ mang lại nhiều cơ hội để cải thiện. Nó cũng phục vụ như một nền tảng để các nhóm tổ chức và thảo luận về quy trình làm việc của họ. Cuối cùng, nó sẽ hỗ trợ loại bỏ các quy trình dư thừa, tiết kiệm thời gian của người tiêu dùng và nhân viên. Trên lưu ý đó, ánh xạ quy trình được thực hiện với các bản đồ quy trình, do đó có tên. Như đã nói, đây là một số công cụ lập bản đồ quy trình để xem xét.
10 công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh miễn phí hàng đầu bao gồm;
- GitMind
- Creately
- Sơ đồ.net
- Biểu đồ sáng suốt
- Mô hình trực quan
- lấp lánh
- Ca cao
- Visme
- Canva
- Bản vẽ Google
Công cụ ánh xạ quy trình miễn phí Microsoft
Bản đồ quy trình mô tả đầu vào, đầu ra và các bước hành động của quy trình công việc bằng đồ họa. Các công cụ lập bản đồ quy trình được các doanh nghiệp hiệu quả sử dụng để thể hiện các quy trình bằng đồ họa. Trực quan hóa bản đồ quy trình cho phép người đọc hiểu quy trình làm việc và xác định vấn đề nhanh chóng. Visio là một ứng dụng thiết kế dòng quy trình cho phép người dùng tạo bản đồ quy trình một cách dễ dàng.
Microsoft Visio là phần mềm vẽ biểu đồ của Microsoft. Ví dụ là lưu đồ, sơ đồ tổ chức, sơ đồ xây dựng, sơ đồ tầng, sơ đồ trình tự, sơ đồ dòng quy trình, mô hình hóa quy trình, sơ đồ đường bơi, bản đồ 3D, v.v. Đó là sản phẩm của Microsoft được bán dưới dạng tiện ích bổ sung cho Microsoft Office.
Phần mềm lập bản đồ quy trình làm việc
Ánh xạ quy trình làm việc là một kỹ thuật để minh họa toàn bộ quy trình bằng cách sử dụng các ký hiệu khác nhau để ghi lại các bước và hành động của quy trình. Điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vì việc lập biểu đồ trực quan về tiến trình của một quy trình cho phép bạn chia nhỏ các quy trình phức tạp thành các sơ đồ hình ảnh đơn giản.
Lập bản đồ quy trình công việc cũng cho phép bạn khám phá và tránh các đường vòng. Khi bạn vạch ra quy trình, bạn có thể biết liệu bạn có nghĩ rằng con đường B hiệu quả hơn con đường A để hoàn thành một nhiệm vụ hay không. Ngoài các ứng dụng này, việc lập bản đồ quy trình công việc có thể đào tạo nhân viên mới về các quy trình hiện có, xác định các phương pháp hay nhất, mô phỏng quy trình, cải thiện hoạt động và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định.
Công cụ ánh xạ quy trình Excel
Excel có lẽ là thứ mà bạn đã nghe nói đến. Rốt cuộc, nó là một trong những công cụ bảng tính phổ biến nhất có trong bộ Microsoft Office. Điều mà bạn có thể không nhận ra là Excel bao gồm một số công cụ để tạo bản đồ quy trình.
Phần mềm này có giá khoảng 150 đô la, nhưng bạn có thể đã có nó nếu đã mua bất kỳ sản phẩm nào của Microsoft.
Ưu điểm:
- Bạn sẽ không bị tính phí cho Excel nếu bạn sở hữu bất kỳ sản phẩm nào của Microsoft.
- Công cụ này giúp việc tạo sơ đồ quy trình cơ bản trở nên rất đơn giản.
- Nhân viên của bạn đã quen thuộc với công cụ này. Bạn sẽ không cần phải có được sự chấp thuận của họ để sử dụng nó.
Nhược điểm:
- Về xử lý bản đồ, phần mềm có phần hạn chế.
Các công cụ tốt nhất để lập bản đồ quy trình là gì?
Một số công cụ lập bản đồ tốt nhất là;
- Microsft Visio.
- Google Bản vẽ.
- Vise.
- Canva.
Làm cách nào để tạo bản đồ quy trình trong Excel?
Đây là cách tạo Sơ đồ quy trình trong Excel.
- BƯỚC 1: Chọn Chèn > Nghệ thuật thông minh > Quy trình > Quy trình Chevron Cơ bản từ menu thả xuống.
- BƯỚC 2: Điều hướng qua các quy trình bằng cách nhấp vào một hình dạng.
- BƯỚC 3: Chọn SmartArt Tools > Design > Add Shape sau khi nhấp vào một hình dạng để bắt đầu một quy trình mới.
- BƯỚC 4: Để đảo ngược quy trình, nhấp vào một hình dạng và chọn Công cụ SmartArt > Thiết kế > Phải sang trái.
- BƯỚC 5: Để di chuyển, chọn SmartArt Tools > Design > Move Up hoặc Move Down sau khi nhấp vào một hình dạng.
- BƯỚC 6: Để thay đổi màu của quy trình, hãy chọn SmartArt Tools > Design > Change Colors sau khi nhấp vào một hình dạng.
- BƯỚC 7: Thay đổi kiểu quy trình của bạn trong trình đơn thả xuống SmartArt Tools > Design > SmartArt Styles.
Kết luận
Các quy trình là trọng tâm trong cách thức hoạt động của mọi doanh nghiệp và bạn càng hiểu rõ hơn chúng là gì, chúng hoạt động như thế nào và chúng có tác động gì, thì bạn càng quản lý doanh nghiệp của mình tốt hơn. Đây là nơi Bản đồ quy trình kinh doanh đi vào hình ảnh. Trực quan hóa các quy trình cho phép bạn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của công ty, cũng như điểm mạnh và điểm yếu của công ty. Đổi lại, điều này cho phép bạn điều hành doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn.
Bài viết liên quan
- Lập bản đồ các bên liên quan: Hướng dẫn về Công cụ lập bản đồ để quản lý các bên liên quan hiệu quả
- Quản lý phạm vi dự án: Định nghĩa & ví dụ về kế hoạch quản lý phạm vi
- Phần mềm lập bản đồ tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
- 10 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TỐT NHẤT: 2023 Đánh giá
- Hướng dẫn Lập kế hoạch Quản lý Chất lượng Dự án (Công cụ & Phần mềm)
dự án
