Chúng ta hiếm khi nhận được cảnh báo trước rằng một thảm kịch đang xảy ra. Ngay cả với tầm nhìn xa đáng kể, một số điều có thể xảy ra sai lầm; mỗi lần xuất hiện là duy nhất và diễn ra theo những cách không lường trước được.
Đây là lúc có một chiến lược kinh doanh liên tục sẽ có ích. Để cung cấp cho tổ chức của bạn cơ hội thành công tốt nhất trong một cuộc khủng hoảng, đặt một kế hoạch hiện tại trong tay của tất cả những người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện bất kỳ khía cạnh nào của kế hoạch đó. Nói chung, việc không có kế hoạch không chỉ ngụ ý rằng công ty của bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết để phục hồi sau thảm họa hoặc khủng hoảng. Bạn có thể phải đóng cửa vĩnh viễn. Chúng ta hãy xem làm thế nào để phát triển một chiến lược kinh doanh liên tục hiệu quả và kế hoạch nên bao gồm những gì.
Tính liên tục trong kinh doanh là gì?
Tính liên tục trong kinh doanh (BC) đề cập đến việc duy trì hoặc phục hồi nhanh chóng các chức năng kinh doanh trong trường hợp có sự gián đoạn nghiêm trọng, chẳng hạn như hỏa hoạn, lũ lụt hoặc cuộc tấn công mạng ác ý. Kế hoạch liên tục trong kinh doanh xác định các phương pháp và hướng dẫn mà một tổ chức phải tuân theo trong trường hợp xảy ra khủng hoảng. Nó bao gồm thông tin về quy trình kinh doanh, tài sản, nguồn nhân lực, đối tác kinh doanh và các chủ đề khác.
Có phương pháp nào để có được nhân sự, sản xuất, bán hàng, và hỗ trợ thiết lập và vận hành về mặt chức năng để công ty có thể tiếp tục sản xuất tiền ngay sau thảm họa? Ví dụ: bạn có biết nhân viên dịch vụ khách hàng của mình sẽ quản lý các cuộc gọi của khách hàng như thế nào nếu tòa nhà nơi họ làm việc bị lốc xoáy phá hủy không? Họ sẽ tạm thời làm việc tại nhà hay một địa điểm khác? Những loại vấn đề này nên được đưa vào kế hoạch BC.
Kế hoạch liên tục của hoạt động kinh doanh cũng nên bao gồm phân tích tác động kinh doanh (BIA). Một phân tích tác động kinh doanh (BIA) xác định tác động của việc mất đột ngột các chức năng kinh doanh, thường là về tiền. Hơn nữa, loại phân tích này cũng hỗ trợ bạn xác định xem bạn có nên thuê ngoài các chức năng không cốt lõi trong chiến lược liên tục của doanh nghiệp hay không. Tuy nhiên, nó có thể đi kèm với những mối nguy hiểm riêng. BIA chỉ hỗ trợ bạn đánh giá tầm quan trọng của các thủ tục của tổ chức bạn.
Tại sao Kế hoạch Liên tục Kinh doanh lại Quan trọng?
Tính liên tục của hoạt động kinh doanh là rất quan trọng vào thời điểm mà thời gian ngừng hoạt động là không thể chấp nhận được. Thời gian ngừng hoạt động có thể đến từ nhiều nơi. Một số nguy cơ, chẳng hạn như tấn công mạng và thời tiết khắc nghiệt, dường như đang trở nên tồi tệ hơn. Điều quan trọng là phải có một kế hoạch BC có tính đến bất kỳ sự gián đoạn tiềm năng nào đối với hoạt động.
Trong một cuộc khủng hoảng, chiến lược phải cho phép tổ chức hoạt động ở mức tối thiểu. Tính liên tục trong kinh doanh hỗ trợ khả năng phục hồi của tổ chức bằng cách cho phép tổ chức phản ứng nhanh với sự gián đoạn. BC mạnh giúp tiết kiệm tiền bạc, thời gian và danh tiếng của công ty. Tình trạng ngừng hoạt động kéo dài gây nguy hiểm về tài chính, cá nhân và danh tiếng.
Hoạt động kinh doanh liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải tự nhìn lại bản thân, phân tích các điểm yếu tiềm ẩn và thu thập thông tin cần thiết - chẳng hạn như danh sách liên hệ và sơ đồ kỹ thuật hệ thống - có thể có lợi bên ngoài các tình huống thảm họa. Một tổ chức có thể củng cố thông tin, công nghệ và khả năng phục hồi bằng cách thực hiện lập kế hoạch kinh doanh liên tục.
Bạn cũng có thể yêu cầu một kế hoạch BC vì lý do pháp lý hoặc quy định. Điều quan trọng là phải hiểu những quy định nào áp dụng cho một tổ chức cụ thể, đặc biệt là trong thời đại gia tăng quy định.
Các yếu tố cần thiết của một kế hoạch liên tục kinh doanh
Một chiến lược kinh doanh liên tục bao gồm ba thành phần chính: khả năng phục hồi, phục hồi và dự phòng.
# 1. Khả năng phục hồi
Bạn có thể tăng khả năng phục hồi của tổ chức bằng cách thiết kế các dịch vụ và cơ sở hạ tầng quan trọng với nhiều tình huống thảm họa, chẳng hạn như luân chuyển nhân sự, dự phòng dữ liệu và duy trì dư thừa năng lực. Đảm bảo khả năng phục hồi trước các tình huống khác nhau cũng có thể hỗ trợ các công ty duy trì các dịch vụ chính tại chỗ và ngoài cơ sở mà không bị gián đoạn.
# 2. Sự hồi phục
Điều quan trọng là phải phục hồi nhanh chóng sau thảm họa để tiếp tục các chức năng của công ty. Đặt mục tiêu thời gian khôi phục cho các hệ thống, mạng hoặc ứng dụng khác nhau có thể giúp ưu tiên phần nào phải được khôi phục trước. Khác chiến thuật phục hồi bao gồm kiểm kê tài nguyên, các thỏa thuận với bên thứ ba để đảm nhận hoạt động của công ty và việc sử dụng các cơ sở phù hợp cho các chức năng quan trọng của sứ mệnh.
# 3. Liên tục
Một kế hoạch dự phòng bao gồm các thủ tục cho một số sự kiện bên ngoài, cũng như một chuỗi mệnh lệnh phân bổ nhiệm vụ trong công ty. Các nghĩa vụ này có thể bao gồm thay thế phần cứng, cho thuê không gian văn phòng khẩn cấp, đánh giá thiệt hại và thuê các nhà cung cấp bên thứ ba để được hỗ trợ.
Phục hồi sau thảm họa so với Tiếp tục kinh doanh
Lập kế hoạch phục hồi sau thảm họa, giống như lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh, xác định các chiến thuật được lập kế hoạch của tổ chức cho các quy trình sau thất bại. Mặt khác, một kế hoạch phục hồi sau thảm họa chỉ là một tập hợp con của việc lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh.
Các kế hoạch khôi phục sau thảm họa chủ yếu tập trung vào dữ liệu, tập trung vào việc lưu trữ dữ liệu ở dạng cho phép truy cập nhanh hơn sau thảm họa. Tính liên tục trong kinh doanh xem xét điều này nhưng cũng tập trung vào việc quản lý rủi ro, giám sát và lập kế hoạch cần thiết để một thương hiệu duy trì hoạt động trong thời gian gián đoạn.
Đọc thêm: Cơ hội Bespoke Tranche 2023: Định nghĩa & Tất cả những gì bạn cần biết
Quy trình liên tục kinh doanh
Bắt đầu dự án lập kế hoạch là bước đầu tiên để đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Các bước của phân tích tác động kinh doanh (BIA) và cũng như đánh giá rủi ro của nó là rất quan trọng trong việc thu thập thông tin cho kế hoạch.
BIA có thể bộc lộ bất kỳ sai sót tiềm ẩn nào cũng như ảnh hưởng của thiên tai đối với nhiều bộ phận. Báo cáo BIA cho công ty biết các chức năng và hệ thống quan trọng nhất cần ưu tiên trong kế hoạch liên tục của hoạt động kinh doanh.
Đánh giá rủi ro phát hiện các mối đe dọa tiềm ẩn đối với công ty, chẳng hạn như thiên tai, tấn công mạng hoặc lỗi công nghệ. Rủi ro có thể có tác động đến nhân viên, khách hàng, hoạt động của tòa nhà và thương hiệu của công ty. Đánh giá cũng chỉ rõ ai hoặc nguy cơ nào có thể gây tổn thương, cũng như khả năng xảy ra các nguy hiểm.
BIA và đánh giá rủi ro không thể tách rời. BIA cung cấp thông tin về hậu quả có thể xảy ra của những gián đoạn được xác định trong đánh giá rủi ro. Chúng ta có thể tóm tắt quá trình trên thành bốn, cụ thể là;
#1. Thẩm định, lượng định, đánh giá
# 2. Phục hồi kinh doanh
# 3. Phục hồi CNTT
# 4. Quản lý khủng hoảng
Quản lý kinh doanh liên tục
Điều quan trọng là xác định ai sẽ chịu trách nhiệm về tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Đó có thể là một người trong trường hợp doanh nghiệp nhỏ, hoặc có thể là cả một nhóm trong trường hợp tổ chức lớn hơn. Phần mềm để quản lý tính liên tục của doanh nghiệp là một giải pháp thay thế khác. Phần mềm, cho dù tại chỗ hay trên đám mây, hỗ trợ việc thực hiện BIA, tạo và cập nhật các kế hoạch cũng như xác định các khu vực rủi ro.
Kinh doanh liên tục là một hoạt động sống, thở. Do đó, kế hoạch BC của một công ty không được để trên giá. Nội dung của tổ chức nên được truyền đạt cho càng nhiều người càng tốt. Thực hiện liên tục kinh doanh không chỉ dành cho thời kỳ khủng hoảng; công ty nên tiến hành các bài tập huấn luyện để nhân viên biết phải làm gì trong trường hợp có sự gián đoạn thực sự.
Tầm quan trọng của thử nghiệm BC là rất lớn. Rất khó để xác định liệu một kế hoạch có thành công hay không nếu nó chưa được thử nghiệm. Một bài kiểm tra tính liên tục trong kinh doanh có thể cơ bản như một bài tập trên bàn, trong đó các nhân viên thảo luận về điều gì sẽ xảy ra trong trường hợp khẩn cấp. Mô phỏng khẩn cấp đầy đủ được đưa vào thử nghiệm nghiêm ngặt hơn đối với chiến lược liên tục của doanh nghiệp. Để mô phỏng tốt hơn một cuộc khủng hoảng, một công ty có thể tổ chức thử nghiệm trước thời hạn hoặc thực hiện ngay khi có nhu cầu.
Khi một tổ chức hoàn thành một thử nghiệm, tổ chức phải kiểm tra kết quả và sửa đổi kế hoạch khi cần thiết. Một số phần của chiến lược dự kiến sẽ hoạt động tốt, nhưng các hoạt động khác có thể cần được điều chỉnh. Một lịch trình kiểm tra thường xuyên có lợi, đặc biệt nếu các hoạt động và nhân sự của công ty thường xuyên thay đổi. Tính liên tục của hoạt động kinh doanh toàn diện được kiểm tra, xem xét và cập nhật thường xuyên.
Kế hoạch liên tục kinh doanh bao gồm những gì?
BC đề cập đến việc lập kế hoạch và chuẩn bị cần thiết để đảm bảo năng lực của tổ chức để thực hiện các dịch vụ kinh doanh quan trọng trong thời gian xảy ra thiên tai. Kế hoạch liên tục của hoạt động kinh doanh bao gồm, xác định, lập kế hoạch và / hoặc tạo ra những điều sau:
- Cách giao tiếp với người tiêu dùng, nhà cung cấp và các bên thứ ba khác để cung cấp thông tin và hỗ trợ chính xác.
- Làm thế nào để đảm bảo rằng khách hàng có thể tiếp tục nhận được dịch vụ hoặc sản phẩm.
- Trình tự và thời gian cần thiết để thiết lập lại các quy trình kinh doanh.
- Cách hỗ trợ nhân viên trong trường hợp khẩn cấp.
- Công nghệ cần thiết để hỗ trợ các quy trình kinh doanh (khắc phục thảm họa - hoặc DR - sẽ áp dụng các giải pháp khôi phục công nghệ).
- Khi không có công nghệ, hãy áp dụng các quy trình thay thế. Trong trường hợp các địa điểm kinh doanh bị gián đoạn hoặc không hoạt động, thì con người và quy trình phải được di dời ở đâu và như thế nào?
- Các đội và tổ chức sẽ được yêu cầu để quản lý các tình huống khẩn cấp.
- Sự phụ thuộc trong các quy trình kinh doanh (cái gì, hoặc mỗi quy trình kinh doanh dựa vào ai để thực hiện công việc của họ).
- Các bài tập thường xuyên để đảm bảo rằng các kế hoạch và hành động đáp ứng các tiêu chuẩn và sẽ hoạt động trong trường hợp có sự cố thực tế.
- Đảm bảo rằng số lượng nhân sự đủ cho cả nhu cầu bên ngoài và bên trong trong một sự kiện.
- Tài liệu về các quy trình và hành động cần thực hiện trong một sự kiện để hoàn thành các hạng mục được liệt kê ở trên.
Nhóm quản lý liên tục kinh doanh
Một chương trình kinh doanh liên tục mạnh mẽ bắt đầu với nhóm Quản lý liên tục kinh doanh (BCM). Nhóm BCM được dẫn dắt bởi các cá nhân trong danh sách dưới đây. Họ chịu trách nhiệm thực thi các chính sách và chỉ đạo các hoạt động BCM trong toàn tổ chức.
Cá nhân trong ban quản lý cấp cao có trách nhiệm chung và chịu trách nhiệm về chương trình BCM được gọi là nhà tài trợ.
# 1. Người quản lý liên tục kinh doanh: Đây là người phụ trách chương trình BCM.
# 2. Trợ lý Giám đốc Kinh doanh liên tục: Bản sao lưu của Trình quản lý liên tục kinh doanh. Đây có thể là một vị trí có tiêu đề hoặc một vị trí đã được chỉ định cho bạn.
# 3. Trợ lý hành chính: Người phụ trách hỗ trợ nhóm BCM. Đây thường là trợ lý hành chính từ văn phòng Liên tục kinh doanh nếu có một trợ lý hoặc một thành viên khác của nhóm trợ lý hành chính.
Ngoài nhân sự này, phải có đại diện từ các đơn vị kinh doanh và CNTT để cung cấp phản hồi về việc tạo ra các chiến lược phục hồi có thể chấp nhận được cho các hoạt động kinh doanh và công nghệ. Các nhân viên không thuộc BCM sẽ tiến hành công việc chuẩn bị phục hồi, trong khi nhóm BCM sẽ đưa ra lời khuyên và hỗ trợ.
Làm cách nào để đảm bảo rằng nhân viên của tôi được chuẩn bị sẵn sàng cho sự gián đoạn kinh doanh?
Đào tạo và giáo dục là chìa khóa để đảm bảo rằng nhân viên của bạn được chuẩn bị sẵn sàng cho sự gián đoạn kinh doanh. Đảm bảo hướng dẫn họ về kế hoạch Kinh doanh liên tục và các quy trình họ nên tuân theo trong trường hợp bị gián đoạn.
Làm cách nào để giữ bí mật kế hoạch Kinh doanh liên tục của tôi?
Tính bảo mật rất quan trọng đối với các kế hoạch Business Continuity để đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị rò rỉ trong trường hợp gián đoạn. Đảm bảo bảo mật bất kỳ bản sao vật lý và kỹ thuật số nào của kế hoạch, đồng thời giới hạn quyền truy cập vào kế hoạch chỉ cho những người cần.
Làm cách nào để giao tiếp với nhân viên, khách hàng và các bên liên quan của tôi trong thời gian gián đoạn kinh doanh?
Có một kế hoạch truyền thông rõ ràng và hiệu quả là rất quan trọng trong thời kỳ gián đoạn kinh doanh. Đảm bảo có sẵn kế hoạch về cách bạn sẽ giao tiếp với nhân viên, khách hàng và các bên liên quan của mình, đồng thời đảm bảo cập nhật cho họ thường xuyên về tình trạng gián đoạn và các nỗ lực phục hồi.
Làm cách nào để duy trì hoạt động kinh doanh của tôi trong thời gian gián đoạn kinh doanh?
Có sẵn một kế hoạch Kinh doanh liên tục vững chắc và đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo về kế hoạch đó là chìa khóa để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn trong thời gian gián đoạn. Cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ, chẳng hạn như hệ thống dựa trên đám mây, để hỗ trợ hoạt động kinh doanh trong thời gian gián đoạn.
Làm cách nào để phục hồi sau sự cố gián đoạn kinh doanh?
Phục hồi sau gián đoạn kinh doanh là một quá trình bao gồm nhiều bước, bao gồm đánh giá mức độ gián đoạn, bảo vệ khu vực bị ảnh hưởng, khôi phục các hệ thống và quy trình quan trọng cũng như khôi phục hoạt động kinh doanh bình thường.
Kết luận
Thoạt đầu có vẻ khó khăn, nhưng việc xác định các quy trình và ứng dụng quan trọng, cũng như áp dụng các phương pháp và kế hoạch phục hồi cơ bản, là điều cần thiết cho bất kỳ chiến lược kinh doanh liên tục về chức năng và hiệu quả nào. Kế hoạch của bạn nên bao gồm một cấu trúc tổ chức cơ bản cho nhóm của bạn, cũng như lời khuyên và danh sách kiểm tra cần thiết cho các đơn vị kinh doanh, bộ phận CNTT và nhóm quản lý của bạn, cho phép phản hồi và hành động nhanh chóng.
Ngay cả khi bạn không thể thực hiện các ý tưởng của mình, việc có sẵn một kế hoạch cơ bản sẽ cung cấp cấu trúc rất cần thiết trong trường hợp khẩn cấp. Hãy nhớ rằng cần phải có một cái gì đó đúng chỗ hơn là có sự hoàn hảo; trong trường hợp khẩn cấp, cấu trúc sẽ quan trọng hơn sự hoàn hảo. Hãy nhớ rằng điều gì đó tốt hơn là không có gì; hoàn hảo là kẻ thù của xuất sắc.
Câu hỏi thường gặp về tính liên tục trong kinh doanh
Ví dụ về tính liên tục trong kinh doanh là gì?
Kế hoạch liên tục kinh doanh (BCP) là một tài liệu phác thảo cách một doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động trong thời gian gián đoạn dịch vụ ngoài kế hoạch. Các kế hoạch có thể cung cấp các chiến lược chi tiết về cách thức hoạt động kinh doanh có thể được duy trì cho cả thời gian ngừng hoạt động ngắn hạn và dài hạn.
Mục đích của kinh doanh liên tục?
Mục đích chính là gì Kế hoạch liên tục trong kinh doanh (BCP) là một quá trình vạch ra tác động tiềm tàng của các tình huống thiên tai đối với hoạt động kinh doanh. Nó tạo ra các chính sách ứng phó với các tình huống khác nhau để đảm bảo doanh nghiệp có thể phục hồi nhanh chóng sau khủng hoảng. Mục tiêu chính của BCP là để bảo vệ con người, tài sản, và tài sản.
Làm cách nào để viết báo cáo BCP?
Điều này bao gồm sáu bước chung:
- Trước hết xác định phạm vi của kế hoạch.
- Thứ hai, xác định lĩnh vực kinh doanh trọng điểm.
- Thứ ba, xác định các chức năng trọng yếu.
- Thứ hai, xác định sự phụ thuộc giữa các lĩnh vực và chức năng kinh doanh khác nhau.
- Một cách khéo léo, xác định thời gian ngừng hoạt động có thể chấp nhận được cho từng chức năng quan trọng.
- Sau đó, cuối cùng, Tạo một kế hoạch để duy trì hoạt động.
Làm thế nào để bạn viết các mục tiêu liên tục của doanh nghiệp?
Mục tiêu kế hoạch liên tục kinh doanh hàng đầu
- Hướng dẫn các đội khắc phục thảm họa của công ty. …
- Xác định nhân viên khắc phục thảm họa.
- Đánh giá rủi ro và tác động. …
- Cung cấp các giao thức từng bước.
- Xác định vị trí của dữ liệu và tài sản quan trọng. …
- Ưu tiên thông tin liên lạc khẩn cấp.
