Sử dụng phần mềm lập ngân sách kinh doanh, bạn có thể đảm bảo rằng công ty của mình đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu tài chính. Bảng tính là một công cụ lập ngân sách phổ biến đối với một số chủ doanh nghiệp, nhưng có những hạn chế, bao gồm nhập dữ liệu thủ công và khả năng xảy ra lỗi của con người. Phần mềm lập ngân sách kinh doanh có thể là một lựa chọn tốt hơn nếu bạn muốn thực hiện một cách tiếp cận tự động hơn đối với quy trình. Các công cụ tốt nhất cho phép bạn thiết lập ngân sách tài khoản, theo dõi chênh lệch ngân sách, dự báo dòng tiền và trong một số trường hợp, chọn từ nhiều kỹ thuật dự báo hoặc chuẩn bị cho các tình huống xấu nhất.
Thuận tiện là phần mềm kế toán thường bao gồm các công cụ để tạo ngân sách, nhưng bạn nên liên kết phần mềm kế toán của mình với một ứng dụng lập ngân sách khác để có thêm kiến thức chuyên sâu về các phương pháp tăng doanh thu và giảm chi phí.
Các lựa chọn hàng đầu của chúng tôi về các công cụ phần mềm lập ngân sách kinh doanh được liệt kê trong bài viết này, cùng với điều khiến mỗi công cụ trở nên đặc biệt.
Đọc thêm: NGÂN SÁCH LÀ GÌ? Tất cả những gì bạn cần biết
Phần mềm lập ngân sách doanh nghiệp là gì?
Phần mềm lập ngân sách doanh nghiệp là một công cụ giúp bạn quản lý, theo dõi và dự báo ngân sách để hiểu được tình hình tài chính của công ty bạn. Nó phải có khả năng báo cáo mạnh mẽ cho phép bạn tạo và quản lý các báo cáo tài chính như báo cáo lãi lỗ và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cũng như so sánh thu nhập và chi phí thực tế với số tiền được lập ngân sách.
Có những phần mềm đào sâu hơn một chút nếu bạn muốn dự báo xem một quyết định kinh doanh cụ thể có thể ảnh hưởng như thế nào đến dòng tiền của bạn, mặc dù một số sản phẩm phần mềm kế toán có các công cụ lập ngân sách. Trước khi khám phá các tùy chọn của bạn, hãy nghĩ xem các yếu tố như giá cả, trải nghiệm người dùng, công cụ kế toán, v.v sẽ ảnh hưởng như thế nào đến lựa chọn của bạn.
Các loại phần mềm lập ngân sách
Có hai loại phần mềm lập ngân sách chính:
#1. Phần mềm lập ngân sách doanh nghiệp
Phần mềm lập ngân sách doanh nghiệp giúp bạn quản lý, theo dõi và dự báo ngân sách để hiểu được tình hình tài chính của công ty bạn. Để vạch ra các nguồn tài chính mà họ sẽ cần để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh trong tương lai và để giúp họ ước tính doanh thu và chi phí trong tương lai của toàn bộ doanh nghiệp, các tổ chức sử dụng phần mềm lập ngân sách như một phần của kế hoạch và phân tích tài chính của họ.
#2. Phần mềm lập ngân sách cá nhân
Phần mềm lập ngân sách cá nhân là một chương trình có thể giám sát tài chính của bạn trong thời gian thực. Nó sẽ cho phép bạn tạo ngân sách, theo dõi chi tiêu của mình, nhắc bạn thanh toán hóa đơn và hiển thị số dư của bạn sau khi trừ chi phí và đầu tư, trong số những thứ khác.
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm lập ngân sách
Ngân sách được tạo ra bởi các doanh nghiệp để cắt giảm chi tiêu không cần thiết và tiết kiệm tiền. Bạn sẽ được hưởng lợi từ việc sử dụng một công cụ lập ngân sách kinh doanh tốt nếu bạn:
#1. Nó hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách và dự báo cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn.
#2. Phần mềm lập ngân sách cho phép bạn kết hợp bảng điều khiển báo cáo với việc lập kế hoạch và lập ngân sách.
#3. Nó cho phép bạn kiểm soát các hoạt động và dòng tiền.
#4. Ngoài ra, nó thúc đẩy sự hợp tác và minh bạch hơn trong kế hoạch tài chính của nhóm bạn.
#5. Các chương trình này kết hợp dữ liệu tài chính với chiến lược kinh doanh và ra quyết định.
#6. Cuối cùng, nó giữ cho công ty của bạn đi đúng hướng với các mục tiêu tài chính của nó.
4 loại lập ngân sách là gì?
Sau đây, chúng ta sẽ đi vào chi tiết hơn về bốn loại ngân sách tiêu chuẩn được các doanh nghiệp sử dụng.
#1. ngân sách gia tăng
Với lập ngân sách gia tăng, ngân sách của năm hiện tại được tạo bằng cách cộng hoặc trừ một tỷ lệ phần trăm so với số liệu thực tế của năm trước. Do tính đơn giản và dễ hiểu, đây là loại ngân sách phổ biến nhất. Nếu các yếu tố thúc đẩy chi phí chính không đổi từ năm này sang năm khác, việc lập ngân sách gia tăng là phù hợp.
Tuy nhiên, lỗ hổng chính của phương pháp này là nó có khả năng duy trì sự kém hiệu quả. Chẳng hạn, nếu một người quản lý biết rằng anh ta có thể tăng ngân sách của mình lên 20% mỗi năm, anh ta sẽ chỉ tận dụng cơ hội để làm như vậy và tăng ngân sách của mình hơn là nỗ lực tìm cách giảm chi phí hoặc tiết kiệm.
#2. Lập ngân sách dựa trên hoạt động
Lập ngân sách dựa trên hoạt động xác định số lượng đầu vào cần thiết để hỗ trợ các mục tiêu hoặc đầu ra do công ty đặt ra. Đó là một loại ngân sách từ trên xuống. Chẳng hạn, một doanh nghiệp đặt mục tiêu sản lượng doanh thu là 50 triệu đô la. Trước tiên, doanh nghiệp phải xác định các nhiệm vụ phải hoàn thành để đạt được mục tiêu bán hàng trước khi tính toán các chi phí liên quan.
#3. Lập ngân sách đề xuất giá trị
Người lập ngân sách tính đến các vấn đề sau khi sử dụng lập ngân sách đề xuất giá trị:
- Tại sao số tiền này xuất hiện trong ngân sách?
- Sản phẩm có mang lại giá trị cho người dùng, nhân viên hoặc các bên liên quan khác không?
- Giá trị của món hàng có biện minh cho giá của nó không? Nếu không, có lý do nào khác cho chi phí không?
Do đó, lập ngân sách đề xuất giá trị chỉ là một cách suy nghĩ về việc đảm bảo rằng mọi thứ trong ngân sách đều làm tăng giá trị cho công ty. Lập ngân sách đề xuất giá trị cố gắng ngăn chặn chi tiêu không cần thiết, mặc dù nó kém thành công hơn so với lựa chọn lập ngân sách cuối cùng của chúng tôi, lập ngân sách dựa trên số không.
#4. Lập ngân sách dựa trên số không
Lập ngân sách dựa trên số không là phương pháp lập ngân sách từ dưới lên, yêu cầu các nhà quản lý chứng minh mọi chi phí và tránh các khoản chi tiêu không cần thiết. Phần mềm nhằm mục đích tránh các khoản chi không cần thiết để vận hành thành công.
Phần mềm nào được sử dụng để lập ngân sách và kế toán?
# 1. YNAB
YNAB là phần mềm lập ngân sách tốt nhất để kiểm soát tiền do sự kết hợp giữa tính linh hoạt và tính năng của nó. Nó hướng dẫn bạn lập một kế hoạch có chủ ý, hướng tới tương lai và các tính năng báo cáo và theo dõi mục tiêu của nó giúp theo dõi tiến độ. Mặc dù đắt hơn so với các đối tác miễn phí, nhưng nó cung cấp các công cụ cần thiết để tạo kế hoạch chi tiêu theo giá trị.
# 2. Honeydue
Honeydue là lựa chọn tốt nhất cho các cặp vợ chồng vì nó giúp họ cùng nhau quản lý tài chính. Nó cho phép họ liên kết các tài khoản và tùy chỉnh thông tin họ chia sẻ, đồng thời trao đổi về các vấn đề tiền bạc. Thông báo cảnh báo họ về các hóa đơn sắp tới hoặc khi họ vượt quá giới hạn chi tiêu. Nó cũng làm cho việc chia sẻ thông tin về tiền trở nên đơn giản hơn bằng cách cho phép họ phản hồi các giao dịch của đối tác và tổng hợp thông tin tài khoản được liên kết của họ.
# 3. PocketGuard
PocketGuard là lựa chọn tốt nhất cho sinh viên đại học vì nó giúp bạn dễ dàng xem số tiền họ có sẵn để chi tiêu. Tính năng theo dõi mục tiêu của nó có biểu đồ hình tròn trực quan để giúp ngay cả những người mới bắt đầu lập ngân sách xem liệu họ có đang đi đúng hướng hay không. Giao diện người dùng và biểu đồ hình tròn đơn giản giúp dễ dàng bắt đầu lập ngân sách và theo dõi chi tiêu, đồng thời tính năng “In My Pocket” giúp giảm rủi ro thấu chi tài khoản.
# 4. EveryDollar
EveryDollar lý tưởng cho những gia đình muốn quản lý ngân sách cùng nhau, vì nó cho phép họ lập ngân sách trong thời gian ngắn hơn và phân bổ từng xu họ kiếm được. Hơn nữa, nó đồng bộ hóa dữ liệu của bạn trên tất cả các thiết bị, vì vậy mọi người có thể được cập nhật về cách thực hiện chi phí.
# 5. Trao quyền
Trao quyền (trước đây là Vốn cá nhân) là lựa chọn tốt nhất cho các nhà đầu tư vì nó cung cấp phần mềm lập ngân sách mạnh mẽ và công cụ lập kế hoạch hưu trí và tiết kiệm với các công cụ để theo dõi giá trị ròng, dòng tiền và kiểm tra đầu tư. Nó tích hợp phần mềm lập ngân sách với các công cụ tài chính khác trong một bảng điều khiển tài chính, cho phép người dùng theo dõi chi tiêu, theo dõi hiệu suất đầu tư, đặt mục tiêu nghỉ hưu và theo dõi giá trị ròng ở một nơi.
# 6. Albert
Albert là một ứng dụng ngân hàng tự động tiết kiệm và theo dõi thói quen chi tiêu. Nó kiếm được tiền hoàn lại khi mua hàng, có thể rút tiền tiết kiệm bất cứ lúc nào và có thể đủ điều kiện nhận tiền thưởng hàng năm. Nó tạo ngân sách tự động và cung cấp nhiều tùy chọn báo cáo, chẳng hạn như xem xét ngân sách của các tháng trước hoặc xem các giao dịch dưới dạng biểu đồ hình tròn.
# 7. cây bạc hà
Mint là lựa chọn tốt nhất cho người mới bắt đầu vì nó tổng hợp tất cả các tài khoản ở một nơi, theo dõi giá trị ròng và cung cấp các tiện ích bổ sung như quyền truy cập vào điểm tín dụng. Nó làm cho việc lập ngân sách trở nên dễ dàng bằng cách liên kết các tài khoản và cho biết mức chi tiêu so với mức trung bình quốc gia.
Tại sao nên sử dụng phần mềm ngân sách?
#1. Kiểm soát tài chính tốt hơn –
Phần mềm quản lý dòng tiền cung cấp khả năng kiểm soát tốt hơn đối với hoạt động kinh doanh và kiểm soát tài chính, đặc biệt là trong thời kỳ kinh tế không chắc chắn. Phần mềm lập ngân sách giúp kiểm soát tài chính của công ty thông qua cải thiện khả năng hiển thị và đánh giá có mục tiêu.
# 2. Hoạt động lập kế hoạch tốt hơn –
Ứng dụng lập ngân sách cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực về hiệu suất tài chính, cho phép đầu tư và dự báo chính xác.
# 3. Phân tích hiệu suất được cải thiện –
Phần mềm lập ngân sách có thể giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện hiệu quả và năng suất, cho phép thực hiện nhiều quy trình hướng đến giá trị hơn.
# 4. Nó cho phép lập kế hoạch tăng trưởng tốt hơn –
Kế hoạch tăng trưởng vạch ra những tham vọng trong tương lai của doanh nghiệp một cách chi tiết, với các tình huống dự phòng và chiến lược để đạt được chúng trong các tình huống khác nhau. Điều cần thiết là phải ghi nhớ điều này trong thời kỳ bất ổn kinh tế.
#5. Cải thiện quản lý dòng tiền –
Giải pháp phần mềm lập ngân sách cho phép tiếp cận nhanh hơn đối với quản lý dòng tiền, cho phép thực hiện hành động khắc phục nhanh chóng và minh bạch.
5 phương pháp lập ngân sách là gì?
#1. Ngân sách dựa trên số không
Phương pháp lập ngân sách dựa trên số không bắt đầu từ đầu: Nó bắt đầu bằng cách giả định rằng ngân sách của mọi bộ phận không có cơ sở và cần được xây dựng lại từ đầu trong mỗi kỳ tài chính.
#2. ngân sách gia tăng
Một trong những chiến lược được sử dụng thường xuyên nhất là lập ngân sách gia tăng. Để có được kế hoạch ngân sách của năm mới hoặc năm hiện tại, tất cả những gì bạn phải làm là sửa đổi ngân sách của giai đoạn tài chính hiện tại hoặc trước đó theo một số tiền hoặc tỷ lệ phần trăm.
#3. ngân sách dựa trên hoạt động
ABB giúp các doanh nghiệp hiểu tiền của họ đang được chi tiêu vào đâu và sử dụng như thế nào.
#4. Ngân sách đề xuất giá trị
Ngân sách cho một đề xuất giá trị là một số tiền được dành riêng để phát triển và duy trì một đề xuất giá trị. Ngân sách này được sử dụng để tài trợ cho các dự án như phát triển sản phẩm, nghiên cứu thị trường và chiến dịch quảng cáo. Ngân sách đề xuất giá trị nhằm mục đích tạo ra nhiều doanh thu hơn chi phí của đề xuất giá trị để tạo ra lợi tức đầu tư.
#5. ngân sách linh hoạt
Ngân sách linh hoạt có thể được sử dụng để so sánh kết quả thực tế với mức độ hoạt động mong muốn. Những ngân sách này là những ngân sách có thể được điều chỉnh dựa trên những thay đổi về doanh thu và chi phí trong suốt năm tài chính, có tính đến khả năng khó dự đoán trước.
Excel có tốt cho việc lập ngân sách không?
Phần lớn các doanh nghiệp, bao gồm các cơ quan chính phủ, doanh nghiệp thương mại và tổ chức phi lợi nhuận, sử dụng Microsoft Excel để lập ngân sách. Họ có thể dễ dàng thu thập, sắp xếp, quản lý và phân tích dữ liệu để dự báo và lập ngân sách bằng Excel vì tính quen thuộc, linh hoạt và dễ sử dụng của Excel.
Hơn nữa, không chỉ vì bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh nó! Nhiều người dùng Excel phát hiện ra rằng việc xây dựng một bảng tính ngân sách thực tế giúp họ có khả năng hiểu tiền của họ đến từ đâu (cũng như tiền sẽ đi đâu).
Làm thế nào để tạo ngân sách trong Excel?
Để tạo ngân sách trong Excel, hãy làm theo các bước sau nếu bạn muốn sử dụng mẫu:
Trong Excel, dải băng trên cùng chứa tab “Tệp”. Bạn có thể có tùy chọn để chọn tab “Mới từ mẫu” từ trình đơn thả xuống hoặc nút “Tab mới”, tùy thuộc vào phiên bản phần mềm bạn đang sử dụng. Giao diện của chương trình máy tính được thay đổi bằng cách nhấp vào một trong hai tab.
#2. Tìm kiếm ngân sách
Trên giao diện mới, bạn có thể mong đợi nhìn thấy một thanh. Nhập “Ngân sách” vào thanh tìm kiếm để tìm. Để hoàn thành bước này, hãy đảm bảo kết nối internet của bạn ổn định.
#3. Chọn một mẫu ưa thích
Bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu ngân sách khác nhau trong Microsoft Excel để phù hợp với nhu cầu của mình. Những cái phổ biến nhất được liệt kê dưới đây:
- Ngân sách gia đình giúp bạn trình bày thông tin một cách trực quan và theo dõi thu nhập, chi phí và dòng tiền hàng tháng.
- Ngân sách hộ gia đình mà hiển thị chi phí ước tính và chi phí thực tế cho các mục riêng lẻ sau đó tự động tìm ra sự khác biệt.
- Ngân sách sự kiện mà vạch ra các chi phí, chẳng hạn như những chi phí liên quan đến địa điểm, giải khát và giải trí.
- Ngân sách chi phí kinh doanh mà mộtids trong quản lý tài chính cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bằng cách tính toán các mục hàng hàng năm.
- ngân sách trang web hỗ trợ lập ngân sách chi phí phát triển trang web trong ba năm của bạn.
#4. Điền vào mẫu.
Tùy thuộc vào mẫu bạn chọn, cách bạn hoàn thành bước này có thể thay đổi. Nhiều người có công thức cho phép bạn tìm ra tổng chi phí và chi phí trong một khoảng thời gian nhất định. Các tiêu đề ngân sách thường bao gồm các giải thích có thể hướng dẫn loại thông tin cần nhập vào mỗi cột.
QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU: Định nghĩa, Vai trò, Mức lương, Cách trở thành & Thực tập
ỨNG DỤNG NGÂN SÁCH TỐT NHẤT: 11 lựa chọn hàng đầu năm 2023 (Đã cập nhật)
NGÂN SÁCH KHÔNG DỰA TRÊN: Ý nghĩa, Mẫu, Ví dụ
NGÂN SÁCH TIỀN MẶT: Cách lập ngân sách tiền mặt
Tài liệu tham khảo:
