Tóm tắt điều hành là một tài liệu ngắn cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết về một báo cáo, đề xuất hoặc kế hoạch kinh doanh dài hơn. Nó thường được viết cho những người ra quyết định bận rộn, những người có thể không có thời gian để đọc toàn bộ tài liệu nhưng cần hiểu những điểm chính và khuyến nghị. Một bản tóm tắt điều hành hiệu quả phải ngắn gọn, rõ ràng và tập trung vào những thông tin quan trọng nhất. Các phần quan trọng nhất của bản tóm tắt thường là tuyên bố về vấn đề hoặc cơ hội đang được giải quyết, mô tả ngắn gọn về phương pháp được sử dụng để thực hiện bất kỳ nghiên cứu hoặc phân tích nào, các phát hiện và kết luận chính cũng như bất kỳ khuyến nghị nào cho hành động hoặc các bước tiếp theo. Nó cũng nên cho biết khán giả mục tiêu là ai và đưa ra một bản tóm tắt các thông tin quan trọng nhất cho khán giả đó. Nói thế đủ rồi, chúng ta hãy bắt tay vào cách viết một bản tóm tắt hấp dẫn.
Năm phẩm chất của một tóm tắt tốt là gì?
Năm phẩm chất mà một bản tóm tắt tốt phải có là ngắn gọn, rõ ràng, khách quan, chính xác và đầy đủ. Dưới đây là bảng phân tích về những phẩm chất này:
#1. súc tích
Một bản tóm tắt nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Nó sẽ nắm bắt được các điểm chính của văn bản gốc mà không bao gồm các chi tiết hoặc nội dung không cần thiết.
# 2. Trong trẻo
Tóm tắt phải dễ hiểu và không mơ hồ. Nó nên sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản để truyền đạt chính xác ý nghĩa của văn bản gốc.
# 3. Tính khách quan
Một bản tóm tắt phải khách quan và không thiên vị. Nó phải thể hiện chính xác nội dung và giọng điệu của văn bản gốc mà không thêm bất kỳ ý kiến hay diễn giải cá nhân nào.
# 4. Sự chính xác
Một bản tóm tắt phải chính xác và trung thành với văn bản gốc. Nó phải nắm bắt được những ý chính và thông tin được trình bày trong bản gốc mà không bỏ sót hoặc bóp méo bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
#5. sự hoàn chỉnh
Một bản tóm tắt phải đủ toàn diện để cung cấp một cái nhìn tổng quan tốt về văn bản gốc. Nó phải bao gồm tất cả các điểm chính và thông tin được trình bày trong bản gốc trong khi vẫn duy trì sự ngắn gọn và rõ ràng.
Điều gì quan trọng về Tóm tắt điều hành?
Bản tóm tắt điều hành là bản tóm tắt toàn bộ tài liệu kế hoạch kinh doanh và do đó, bạn phải viết nó một cách chuyên nghiệp bằng cách bao gồm mọi thông tin quan trọng có trong tài liệu. Những người không có thời gian để đọc toàn bộ tài liệu có thể nắm bắt nội dung chỉ với phần tóm tắt này.
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của bản tóm tắt điều hành là nó khơi gợi sự quan tâm. Tức là nó quyết định liệu ai đó có tiếp tục đọc toàn bộ tài liệu hay không.
Một lần nữa, điều quan trọng là khi các doanh nghiệp mong muốn thu hút các nhà đầu tư, tăng khả năng hiển thị cho một công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ và thậm chí các bên liên quan có thể quyết định hành động chỉ với bản tóm tắt này. Sau đây là những điều quan trọng khác của bản tóm tắt này;
# 1. Tiết kiệm thời gian
Những người ra quyết định thường bận rộn và có thể không có thời gian để đọc hết một tài liệu dài. Một bản tóm tắt cho phép họ nhanh chóng hiểu được những phát hiện, kết luận và khuyến nghị chính mà không cần phải đọc toàn bộ báo cáo.
#2. Cung cấp một cái nhìn tổng quan
Tóm tắt điều hành cung cấp tổng quan cấp cao về các điểm chính và lập luận trong báo cáo hoặc đề xuất, giúp những người ra quyết định dễ dàng hiểu các ý chính và xem các chi tiết khớp với nhau như thế nào.
#3. Điểm nổi bật Thông tin quan trọng
Bản tóm tắt này nêu bật những thông tin quan trọng nhất, chẳng hạn như những phát hiện và đề xuất chính, giúp những người ra quyết định dễ dàng tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất.
#4. Thể hiện chuyên môn
Một bản tóm tắt điều hành được viết tốt có thể chứng minh chuyên môn của người viết về chủ đề này và cung cấp bằng chứng về khả năng suy nghĩ chiến lược và tổng hợp thông tin phức tạp của họ.
#5. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định
Một bản tóm tắt điều hành cung cấp cho những người ra quyết định thông tin họ cần để đưa ra quyết định sáng suốt, bao gồm tuyên bố rõ ràng về vấn đề hoặc cơ hội, dữ liệu và phân tích liên quan cũng như khuyến nghị hành động. Điều này có thể giúp tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Những gì cần bao gồm trong một bản tóm tắt điều hành
Như tên của nó, nó là một bản tóm tắt và do đó, chỉ yêu cầu thông tin chính. Điều này đơn giản có nghĩa là nó phải ngắn gọn, đơn giản và đi thẳng vào vấn đề.
Trong tất cả, nó phải bao gồm những điều sau đây:
- Một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung của nó, chẳng hạn như một vấn đề hoặc một giải pháp.
- Một phân tích ngắn gọn về vấn đề hoặc vấn đề
- Bối cảnh quan trọng mà người đọc nên biết
- Kết luận
Làm thế nào để Viết một Tóm tắt Điều hành
Tóm tắt điều hành là một tổng quan ngắn gọn, cấp cao về một tài liệu hoặc dự án lớn hơn. Nó thường được sử dụng trong môi trường kinh doanh để cung cấp cho các giám đốc điều hành bận rộn một bản tóm tắt nhanh các thông tin quan trọng. Dưới đây là các bước chính về cách viết một bản tóm tắt điều hành:
#1. Xác định mục đích của bản tóm tắt
Bước đầu tiên trong cách viết một bản tóm tắt điều hành là xác định mục đích. Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy xác định mục đích của bản tóm tắt. Bạn đang cố gắng thuyết phục ai đó hành động hay bạn chỉ đơn giản là cung cấp thông tin?
#2. Xác định những điểm chính
Xác định những điểm chính mà bạn muốn truyền đạt trong phần tóm tắt. Đây phải là những điểm quan trọng nhất trong tài liệu hoặc dự án lớn hơn.
#3. Giữ nó súc tích
Tóm tắt điều hành nên ngắn gọn, thường không dài hơn một đến hai trang. Giữ câu của bạn ngắn và đi thẳng vào vấn đề.
#4. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng
Tiếp theo trong cách viết một bản tóm tắt điều hành là sử dụng ngôn ngữ rõ ràng. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích, dễ hiểu. Tránh biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật có thể không quen thuộc với khán giả của bạn.
#5. Thực hiện theo một trật tự hợp lý
Sắp xếp bản tóm tắt của bạn theo thứ tự hợp lý, bắt đầu với những điểm quan trọng nhất và kết thúc bằng bất kỳ thông tin bổ sung nào.
#6. Làm nổi bật những phát hiện chính
Nếu bạn đang tóm tắt một báo cáo hoặc nghiên cứu, hãy đánh dấu những phát hiện hoặc kết luận chính.
#7. Cung cấp đề xuất
Nếu bạn đang đưa ra khuyến nghị, hãy cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về lý do đằng sau chúng.
#số 8. Xem lại và chỉnh sửa
Bước cuối cùng trong cách viết một bản tóm tắt điều hành là xem xét và chỉnh sửa. Một khi bạn đã viết phần tóm tắt, hãy xem lại nó một cách cẩn thận để đảm bảo sự rõ ràng và chính xác. Chỉnh sửa khi cần thiết để đảm bảo rằng bản tóm tắt rõ ràng, ngắn gọn và được tổ chức tốt.
Sáu điều bạn nên bao gồm trong một bản tóm tắt điều hành là gì?
- Mục đích và phạm vi
- Phương pháp luận
- Những phát hiện chính
- Khán giả mục tiêu
- Kết luận và khuyến nghị
- Số liệu chính hoặc chỉ số hiệu suất
#1. Mục đích và Phạm vi
Phần tóm tắt nên giải thích ngắn gọn mục đích và phạm vi của tài liệu mà nó đang tóm tắt. Điều này nên bao gồm một tuyên bố rõ ràng về vấn đề hoặc vấn đề đang được xử lý và các mục tiêu của tài liệu.
#2. phương pháp luận
Trong một hoặc hai câu ngắn, phần tóm tắt nên giải thích cách nghiên cứu hoặc phân tích trong tài liệu được thực hiện. Điều này nên bao gồm mọi nguồn dữ liệu liên quan, phương pháp nghiên cứu hoặc kỹ thuật phân tích đã được sử dụng để hỗ trợ cho các phát hiện và kết luận.
#3. Kết quả chính
Một bản tóm tắt điều hành nên làm nổi bật các kết quả quan trọng và có liên quan nhất của tài liệu. Nó nên tập trung vào những kết quả quan trọng nhất. Điều này nên bao gồm một bản tóm tắt về bất kỳ xu hướng, mô hình hoặc thông tin chi tiết nào có được từ quá trình phân tích.
#4. Kết luận và Khuyến nghị
Trong phần tóm tắt, các kết luận và đề xuất chính của tài liệu nên được tóm tắt. Điều này nên bao gồm một tuyên bố rõ ràng về ý nghĩa của những phát hiện và bất kỳ khuyến nghị nào cho hành động hoặc nghiên cứu thêm.
#5. Số liệu chính hoặc chỉ số hiệu suất
Tóm tắt bất kỳ số liệu chính hoặc chỉ số hiệu suất nào quan trọng đối với chủ đề của tài liệu nên được đưa vào phần tóm tắt điều hành. Điều này có thể bao gồm các chỉ số tài chính, chỉ số hài lòng của khách hàng hoặc các chỉ số thành công khác.
# 6. Khán giả mục tiêu
Một bản tóm tắt nên làm rõ tài liệu dành cho ai và đưa ra một lời giải thích ngắn gọn về lý do tại sao thông tin lại quan trọng và phù hợp với đối tượng đó. Điều này có thể bao gồm thông tin về ngành mục tiêu, thị trường hoặc các bên liên quan của tài liệu.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một bản tóm tắt điều hành?
- Bắt đầu với vấn đề hoặc phát hành địa chỉ tài liệu.
- Mô tả cách khắc phục được đề xuất.
- Giải thích giá trị của giải pháp
- Kết thúc bằng cách phác thảo tầm quan trọng của công việc trong phần kết luận của bạn.
Tóm tắt điều hành nên kéo dài bao lâu?
Các bản tóm tắt điều hành thường dài hơn từ 10% đến 15% so với tổng thể công việc mà chúng tóm tắt.
Mục đích chính của Tóm tắt điều hành là gì?
Tóm tắt điều hành cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về một tài liệu dài hơn với mục tiêu thuyết phục những người ra quyết định đọc toàn bộ tài liệu. Thường là tài liệu đầu tiên trong nội dung báo cáo hoặc đề xuất, phần tóm tắt điều hành phải có thể đứng độc lập với văn bản chính.
Có bao nhiêu đoạn trong một bản tóm tắt?
Không có quy tắc cố định cho số lượng đoạn văn trong một bản tóm tắt điều hành. Tuy nhiên, một bản tóm tắt điển hình thường dài từ 1 đến 3 trang và có thể bao gồm từ một đến nhiều đoạn văn, tùy thuộc vào độ dài và độ phức tạp của tài liệu mà nó tóm tắt.
Nói chung, một bản tóm tắt nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng và súc tích về các điểm chính và kết luận của tài liệu. Phần tóm tắt nên được cấu trúc theo cách hợp lý và có tổ chức, với mỗi đoạn tập trung vào một khía cạnh cụ thể của tài liệu, chẳng hạn như mục đích, phương pháp, phát hiện và khuyến nghị. Số lượng đoạn văn cần thiết sẽ phụ thuộc vào nội dung của tài liệu gốc và các yêu cầu cụ thể của đối tượng dự kiến.
Tóm tắt điều hành nên tránh điều gì?
Trong danh sách những điều mà bạn phải tránh khi viết một bản tóm tắt điều hành, những điều sau đây nằm ở đầu danh sách: quá nhiều chi tiết, biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật, thành kiến và ý kiến cá nhân.
#1. Quá chi tiết
Một bản tóm tắt điều hành nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, cung cấp một cái nhìn tổng quan ở cấp độ cao về các điểm chính và kết luận của tài liệu. Nó nên tránh bao gồm các chi tiết hoặc tiếp tuyến không cần thiết.
#2. Biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật
Một bản tóm tắt điều hành nên được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu. Cần tránh sử dụng biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật có thể không quen thuộc với đối tượng dự kiến.
#3. Thành kiến và ý kiến cá nhân
Một bản tóm tắt điều hành phải khách quan và không thiên vị. Cần tránh đưa vào các ý kiến hoặc diễn giải cá nhân có thể ảnh hưởng đến nhận thức của người đọc về tài liệu.
#4. sự lặp lại
Một bản tóm tắt nên tóm tắt các điểm chính của tài liệu mà không lặp lại cùng một thông tin nhiều lần. Cần tránh trình bày lại thông tin đã được trình bày trong phần tóm tắt hoặc tài liệu chính.
#5. Sai
Một bản tóm tắt điều hành phải chính xác và trung thành với tài liệu gốc. Cần tránh trình bày sai hoặc bóp méo thông tin được trình bày trong tài liệu chính.
#6. Thiếu rõ ràng
Một bản tóm tắt điều hành nên rõ ràng và dễ hiểu. Nó nên tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc mơ hồ có thể gây nhầm lẫn cho người đọc.
Tóm tắt điều hành nên có hình ảnh?
Tất nhiên, tóm tắt điều hành có thể bao gồm hình ảnh, nhưng việc có nên có hình ảnh hay không tùy thuộc vào mục đích và đối tượng dự kiến của bản tóm tắt.
Nếu nó được sử dụng cho một báo cáo kinh doanh hoặc kỹ thuật, bao gồm các hình ảnh hoặc biểu đồ có liên quan, có thể giúp củng cố các điểm chính một cách trực quan và làm cho thông tin phức tạp trở nên dễ hiểu hơn đối với người đọc. Ngoài ra, nếu báo cáo bao gồm dữ liệu hoặc phân tích thống kê, việc kết hợp hình ảnh có thể làm cho thông tin dễ hiểu hơn và có tác động hơn.
Tuy nhiên, nếu bản tóm tắt dành cho đối tượng chung hơn, chẳng hạn như chiến dịch tiếp thị hoặc quảng cáo, thì việc bao gồm hình ảnh có thể còn quan trọng hơn. Trong trường hợp này, hình ảnh có thể giúp truyền tải thông điệp của thương hiệu, tăng mức độ tương tác và thu hút sự chú ý của người đọc.
Trong bất kỳ trường hợp nào, khi quyết định có đưa hình ảnh vào phần tóm tắt điều hành hay không, điều quan trọng là phải xem xét bối cảnh, đối tượng và mục đích của phần tóm tắt, cũng như các loại hình ảnh hỗ trợ tốt nhất cho thông tin được trình bày.
Làm thế nào để bạn kết thúc một bản tóm tắt điều hành?
Một cách hiệu quả để kết thúc phần tóm tắt điều hành là tóm tắt những điểm chính hoặc thông điệp chính mà người đọc nên nhớ. Điều này có thể bao gồm việc trình bày lại vấn đề hoặc vấn đề đang được giải quyết, các phát hiện và kết luận chính cũng như mọi hành động được đề xuất hoặc các bước tiếp theo. Giọng điệu của phần kết nên ngắn gọn và tự tin, nhấn mạnh tầm quan trọng và sự liên quan của nội dung tài liệu. Dưới đây là một số ví dụ về các cụm từ có thể được sử dụng:
- Tóm lại, báo cáo này cho thấy…
- Nhìn chung, những phát hiện cho thấy…
- Tóm lại, những điểm chính rút ra từ tài liệu này là…
- Dựa trên kết quả phân tích của chúng tôi, chúng tôi khuyên bạn nên…
- Với những phát hiện này, rõ ràng là…
- Tóm lại, báo cáo này nhấn mạnh sự cần thiết của
- Chúng tôi hy vọng rằng bản tóm tắt này cung cấp một trường hợp rõ ràng và thuyết phục cho
- Tóm lại, thông tin trình bày trong tài liệu này nhấn mạnh tầm quan trọng của
Bốn sai lầm mọi người thường mắc phải khi viết bản tóm tắt điều hành là gì?
Cung cấp quá nhiều chi tiết, không giải quyết được nhu cầu của người đọc, bao gồm cả ý kiến hoặc thành kiến cá nhân và không phù hợp với giọng điệu của tài liệu chính
#1. Cung cấp quá nhiều chi tiết
Một sai lầm phổ biến là cung cấp quá nhiều chi tiết trong phần tóm tắt điều hành, khiến nó trở nên quá dài và không đạt được mục đích tổng quan ngắn gọn về tài liệu mà nó tóm tắt. Nó chỉ nên bao gồm những thông tin quan trọng và có liên quan nhất.
#2. Không giải quyết được nhu cầu của người đọc
Một sai lầm khác là tạo một bản tóm tắt không giải quyết được các nhu cầu và sở thích cụ thể của đối tượng mục tiêu. Phần tóm tắt nên được viết có tính đến người nghe, cung cấp thông tin phù hợp và hữu ích cho họ.
#3. Bao gồm ý kiến cá nhân hoặc thành kiến
Một bản tóm tắt điều hành phải khách quan và không có ý kiến hoặc thành kiến cá nhân. Bao gồm các ý kiến hoặc thành kiến cá nhân có thể làm suy yếu độ tin cậy của bản tóm tắt và tài liệu mà nó tóm tắt.
#4. Không phù hợp với giọng điệu của tài liệu chính
Giọng điệu của phần tóm tắt điều hành phải phù hợp với giọng điệu của tài liệu chính. Nếu tài liệu chính mang tính hình thức và kỹ thuật, thì phần tóm tắt cũng nên như vậy. Nếu tài liệu chính mang tính trang trọng hoặc sáng tạo hơn, thì nó cũng phải phản ánh điều đó. Các tông màu không phù hợp có thể tạo ra sự nhầm lẫn hoặc gây ấn tượng sai cho người đọc.
Bạn có đặt tài liệu tham khảo trong phần tóm tắt không?
Không, bản tóm tắt điều hành không yêu cầu bạn đưa vào bất kỳ tài liệu tham khảo nào. Nó không phải là một luận án nghiên cứu cho một giải thưởng bằng cấp. Nó được cho là một bản tóm tắt kế hoạch và ý tưởng kinh doanh của bạn, không phải là một số tài liệu thư mục. Trong bản tóm tắt, bạn không nên cung cấp bất kỳ thông tin hoặc lập luận mới nào. Nó phải có khả năng tự đứng vững. Trong phần tóm tắt, bạn không nên thêm bất kỳ thông tin mới nào hoặc đưa ra bất kỳ điểm mới nào.
Bài viết liên quan
- BỒI THƯỜNG THỰC HIỆN: Tiền bồi thường điều hành là gì
- HÀNH VI TÀI CHÍNH: Ý nghĩa, Ví dụ & Hướng dẫn
- Tóm tắt điều hành: Cách viết bản tóm tắt điều hành cho kế hoạch kinh doanh & các khoản vay ngân hàng
- QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU MARKETING: Hướng dẫn chi tiết
dự án
