Đối với nhiều doanh nhân, nói chuyện qua điện thoại vẫn là một hoạt động quan trọng. Khách hàng và đồng nghiệp vẫn sử dụng điện thoại làm điểm liên lạc đầu tiên của họ, bất chấp những tiến bộ trong tương tác dịch vụ khách hàng kỹ thuật số như dịch vụ email, nhắn tin và trả lời tự động. Bạn có thể phát triển kỹ năng giao tiếp của mình bằng cách học những cách tốt nhất để tương tác với người khác trong môi trường làm việc này. Để nâng cao chất lượng các cuộc gọi điện thoại của bạn, chúng tôi xác định nghi thức sử dụng điện thoại trong bài viết này và cung cấp các mẹo để cải thiện nghi thức sử dụng điện thoại cho doanh nghiệp của bạn.
Nghi thức điện thoại là gì?
Nghi thức điện thoại đề cập đến cách bạn ứng xử với bản thân và công ty của bạn khi nói chuyện qua điện thoại với khách hàng hoặc đồng nghiệp. Điều này bao gồm ngôn ngữ cơ thể, giọng nói, lựa chọn từ ngữ và kỹ thuật kết thúc cuộc gọi khi bạn gặp khách hàng. Cách bạn lắng nghe mọi người khi nói về các vấn đề kinh doanh là một khía cạnh khác của phép xã giao. Khi tương tác với khách hàng hoặc đồng nghiệp tại công ty của bạn, bạn có thể tuân theo quy tắc ứng xử này.
Mẹo để cải thiện nghi thức điện thoại của bạn
Hãy xem xét các mẹo sau để cải thiện nghi thức sử dụng điện thoại của bạn:
#1. Trả lời điện thoại ngay sau hai hoặc ba hồi chuông đầu tiên
Đây là một trong những mẹo để cải thiện nghi thức sử dụng điện thoại của bạn. Khách hàng nên hiểu rằng bạn coi trọng công việc kinh doanh của họ nếu bạn trả lời điện thoại của họ kịp thời. Khách hàng có thể sẽ sử dụng công ty của bạn nhiều hơn khi họ cảm thấy được đánh giá cao. Nếu có khách hàng đang đợi và bạn không thể trả lời điện thoại, hãy thường xuyên nghe hộp thư thoại và gọi lại ngay khi có thể.
#2. Khi bắt đầu cuộc gọi Giới thiệu bản thân và công ty của bạn
Đây cũng là một trong những mẹo để cải thiện nghi thức sử dụng điện thoại của bạn. Khi bạn giới thiệu bản thân và công ty của mình ngay từ đầu cuộc trò chuyện, người tiêu dùng biết rằng họ đang gọi đúng số. Khi bạn giới thiệu bản thân, khách hàng có thể dễ dàng giải thích mục đích cuộc gọi của họ mà không cần đặt thêm câu hỏi. Điều này cũng áp dụng cho dù bạn đang gọi cho khách hàng hay đồng nghiệp, vì vậy họ sẽ ngay lập tức nhận ra người gọi.
# 3. Tích cực
Đây là một trong những mẹo để cải thiện nghi thức sử dụng điện thoại của bạn. Xây dựng mối quan hệ với người nhận bằng cách sử dụng giọng điệu tử tế khiến họ dễ chia sẻ thông tin hơn về cách bạn có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ. Thực hành ghi lại một số cuộc gọi điện thoại của bạn, nếu bạn có thể. Khi bạn nghe đoạn ghi âm cuộc gọi, hãy chú ý đến âm báo của mình và thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết. Bằng cách thể hiện mong muốn hỗ trợ khách hàng và đồng nghiệp của bạn, tính tích cực cũng có thể giúp bạn cải thiện các cuộc gọi không tốt.
#4. Cắt giảm sự gián đoạn
Ngay cả trong các văn phòng có nhiều người qua lại, sự gián đoạn có thể được giảm thiểu ở mức tối thiểu. Trước khi trả lời cuộc gọi, hãy dành một chút thời gian để đặt mọi thứ bạn đang làm sang một bên và sẵn sàng dành cho người gọi sự chú ý hoàn toàn của bạn. Để cho những người khác trong phòng biết rằng bạn không sẵn sàng giúp đỡ họ khi bạn đang nói chuyện điện thoại, hãy thử quay lưng về phía nơi làm việc đông đúc của bạn trong khi bạn trả lời cuộc gọi.
#5. Tích cực ghi chú trong khi bạn nghe
Việc thường xuyên xác nhận rằng bạn hiểu khách hàng có thể hữu ích khi lắng nghe tích cực. Nói điều gì đó như "Tôi hiểu rằng bạn muốn hoàn lại tiền cho hàng hóa của mình" hoặc "Cảm ơn bạn đã nói lên mối quan tâm của mình" có thể là một ví dụ. Ghi chú trong cuộc trò chuyện có thể giúp bạn nhớ mọi điều đã nói và đảm bảo rằng bạn giải quyết được tất cả các mối quan tâm của khách hàng. Để phục vụ người khác một cách hiệu quả, lắng nghe tích cực cũng có thể đòi hỏi phải đưa ra yêu cầu làm rõ.
#6. trung thực
Một trong những mẹo để cải thiện nghi thức sử dụng điện thoại của bạn là luôn trung thực. Trung thực quan trọng hơn là cố gắng làm hài lòng khách hàng của bạn. Thông báo với họ rằng bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ mà họ yêu cầu nếu có bất cứ điều gì bạn biết là mình không thể làm cho họ. Ngay cả khi bạn không thể đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng, nếu bạn truyền đạt sự thật một cách tử tế và đồng cảm, họ vẫn có thể nghĩ tốt về công ty của bạn sau khi cuộc gọi kết thúc.
#7. Trước khi tạm dừng cuộc gọi, hãy hỏi họ
Để thu thập thêm thông tin cho người gọi, bạn có thể cần giữ họ ở chế độ chờ. Hãy nói: “Bạn có phiền không nếu tôi tạm giữ bạn một thời gian ngắn để phục vụ bạn tốt hơn?” làm ví dụ. Hỏi người gọi một số câu hỏi trước khi giữ máy cho họ biết bạn đang cố gắng hết sức để giúp họ và điều đó thể hiện tính chuyên nghiệp. Đây là một trong những mẹo để cải thiện nghi thức sử dụng điện thoại có thể giúp bạn giải quyết các yêu cầu hoặc tình huống khác có thể quan trọng hơn.
#số 8. Hạn chế phản ứng cảm xúc của bạn
Đây cũng là một trong những mẹo để cải thiện nghi thức sử dụng điện thoại của bạn. Ngay cả khi có những cuộc trò chuyện khó khăn, hãy cố gắng có giọng điệu vui vẻ. Trong thời gian cuộc trò chuyện tạm lắng, hãy nhẹ nhàng yêu cầu người gọi được giữ máy. Hít thở sâu hai lần trong khi khách hàng hoặc đồng nghiệp đang chờ, đồng thời nhớ tỏ ra vô tư và thông cảm khi giao dịch với một người gọi điện khó tính. Nếu có thể, bạn nên gọi điện trực tiếp đến một nhân viên khác hoặc người quản lý.
#9. Trước khi gác máy Đảm bảo bạn đã quan tâm đến nhu cầu của người gọi
Khi bạn trả lời một cuộc điện thoại, mối quan tâm đầu tiên của bạn thường là đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong khi trò chuyện, người mua có thể thường xuyên quên các truy vấn khác mà họ có. Một cơ hội tuyệt vời để chủ động và đưa ra nhiều lời giải thích hơn là hỏi xem bạn có đáp ứng nhu cầu của họ hay họ có bất kỳ thắc mắc nào không.
Nghi thức xã giao điện thoại cho doanh nghiệp
Dưới đây là các hướng dẫn về nghi thức sử dụng điện thoại dành cho các trung tâm cuộc gọi dành cho doanh nghiệp nhỏ để giúp bạn bắt đầu.
#1. Đáng tin cậy
Nghi thức điện thoại kinh doanh này nói rằng bạn phải đảm bảo rằng mọi người thường xuyên trả lời đường dây kinh doanh. Khi một khách hàng gọi đến, mối quan tâm duy nhất của họ là liệu họ có gọi đúng số hay không. Bạn chỉ nên nói xin chào một lần. Huấn luyện nhân viên giới thiệu bản thân một cách lịch sự bằng cách đề cập đến công ty trước tiên và sau đó là tên của họ. Nghi thức điện thoại kinh doanh này cho rằng bạn cần hỗ trợ; do đó, hãy tiết kiệm thời gian và bỏ qua năm từ thừa. "Xin chào. Găng tay Mary. Đây là Becky, thế thôi.
#2. Tránh làm gián đoạn
Nghi thức điện thoại kinh doanh này yêu cầu bạn không ngắt lời một khách hàng đang than vãn. Mặc dù nghi thức sử dụng điện thoại trong kinh doanh này có thể khó tuân theo, nhưng hãy hướng dẫn nhân viên của bạn chú ý đến từng chi tiết của vấn đề, bất kể mất bao lâu. Ngay cả khi nhân viên tổng đài cuối cùng chuyển cuộc gọi cho một thành viên khác trong đội ngũ nhân viên của bạn, điều quan trọng là bạn phải nghe toàn bộ câu chuyện để khiến người tiêu dùng cảm thấy được quan tâm.
#3. Luôn cập nhật cho khách hàng
Điều quan trọng là dạy nghi thức sử dụng điện thoại trong kinh doanh này cho nhân viên của bạn. Họ phải cung cấp cho khách hàng một danh sách những gì họ định làm trước khi đặt ra thời hạn dài hơn mức cần thiết. Tại sao? Họ biết bạn đã bênh vực họ khi bạn khắc phục sự cố trong thời gian ngắn hơn bạn đã hứa. Đến lúc đó, bạn sẽ có một khách hàng cam kết. Nếu mất nhiều thời gian hơn bạn dự đoán, họ sẽ rất tức giận.
#4. Khi nói chuyện với người tiêu dùng hãy mỉm cười
Bạn có nhận ra rằng một nụ cười có thể được nghe thấy? Nghi thức điện thoại kinh doanh này nói rằng bạn phải đảm bảo rằng nhóm của bạn có vẻ vui vẻ khi nói chuyện với khách hàng. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng nụ cười khi bạn nói chuyện điện thoại sẽ thay đổi cách giọng nói của bạn. Vì khách hàng không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của nhân viên khi họ nói chuyện điện thoại, nên sẽ tệ hơn nếu họ tỏ ra ủ rũ. Khi bạn nói chuyện qua điện thoại thay vì nói chuyện trực tiếp, lời nói và giọng điệu của bạn quan trọng hơn nhiều.
#5. Học cách đối phó với những người tức giận
Đầu tiên, hãy kiềm chế thúc giục ai đó hạ nhiệt. Không ai thích tỏ ra điên rồ, nhưng không thể tránh được điều đó khi khách hàng quá tức giận. Điều này có vẻ lạ, nhưng nếu người tiêu dùng bắt đầu nói to, lúc đầu đại diện chăm sóc khách hàng của bạn nên nói to hơn một chút.
#6. Loại bỏ mọi âm thanh nền
Nghi thức điện thoại kinh doanh này yêu cầu tiếng ồn xung quanh là không chuyên nghiệp và gây phiền nhiễu. Đảm bảo rằng bạn đang ở một nơi yên tĩnh, chẳng hạn như hộp điện thoại hoặc văn phòng riêng và tránh sử dụng loa ngoài để chặn tiếng ồn xung quanh. Hãy thử nhận cuộc gọi ở một nơi khác nếu không gian làm việc thông thường của bạn quá ồn ào và yêu cầu những người xung quanh bạn nói nhỏ.
Nghi thức xã giao điện thoại là gì và tại sao nó quan trọng?
Một tập hợp các nguyên tắc được tuân theo khi thực hiện hoặc nhận cuộc gọi điện thoại được gọi là nghi thức điện thoại. Đối với một số trường hợp riêng biệt, có một số quy định khác nhau. Ngoài ra, thực hiện và nhận cuộc gọi cá nhân khác với thực hiện và nhận cuộc gọi công ty. Có thể có các biến thể khác trong bộ hướng dẫn này, đặc biệt đối với các cuộc trò chuyện kinh doanh khi các công ty có thể muốn người gọi hoặc người nhận nói một điều cụ thể.
Phải mất một thời gian để hiểu ngay cả nghi thức sử dụng điện thoại cơ bản này. Trẻ em nên được dạy điều này bởi vì chúng thường không biết điều đó, không thể xác định được bản thân và sẽ không để lại bất kỳ loại thông điệp rõ ràng nào. Tất cả mọi người đều có thể kiếm được lợi nhuận từ việc dạy trẻ em cách trả lời điện thoại, vì vậy điều đó nên được thực hiện. Hãy xem xét một số điểm nghi thức điện thoại quan trọng.
Tại sao nghi thức điện thoại lại quan trọng?
Dưới đây là một số lý do chính giải thích tại sao cách ứng xử đúng đắn qua điện thoại lại quan trọng:
#1. Hiển thị tính chuyên nghiệp
Trở nên chuyên nghiệp liên quan đến việc đại diện cho doanh nghiệp của bạn với thái độ và năng lực tự tin. Sử dụng cách cư xử qua điện thoại để thể hiện kiến thức làm việc của bạn sẽ giúp người gọi thấy bạn là một người chuyên nghiệp xứng đáng được lặp lại công việc kinh doanh.
#2. Tạo ấn tượng tích cực đầu tiên
Bạn có cơ hội để chứng minh cho khách hàng thấy việc hợp tác kinh doanh với bạn thật tuyệt vời như thế nào trong cuộc gọi điện thoại đầu tiên. Mang đến cho khách hàng một trải nghiệm đáng chú ý có thể thuyết phục họ kể cho người khác nghe về bạn hoặc mua thêm hàng hóa của bạn.
#3. Tăng cường lòng trung thành và niềm tin của khách hàng
Khách hàng có thể cảm thấy thoải mái hơn khi có nhiều cuộc gặp gỡ hoặc nói chuyện trực tiếp hoặc qua các kênh khác nếu bạn có kết nối điện thoại tuyệt vời với họ. Điều này có thể nâng cao danh tiếng của bạn và thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng lớn hơn.
#4. Đạt điểm cao cho sự hài lòng của khách hàng
Khi bạn đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng qua điện thoại, họ có thể dự đoán một cách hợp lý rằng bạn cũng sẽ đáp ứng trực tiếp cho họ, dẫn đến trải nghiệm nhất quán.
5 PS của nghi thức điện thoại là gì?
Lần đầu tiên một người gọi tương tác với công ty của bạn, đó là cách họ sẽ nhớ đến bạn trong suốt phần đời còn lại của họ. Và điều quan trọng là phải xem Ps của bạn khi thực hiện công việc kinh doanh qua điện thoại vì không có các tín hiệu phi ngôn ngữ mà chúng ta chủ yếu dựa vào trực tiếp. Xem Ps của bạn, bạn đã đọc chính xác. Danh sách 5P sau đây sẽ giúp bạn xử lý cuộc gọi một cách xuất sắc:
#1. Luôn chuẩn bị
Khi khách hàng quyết định nhấc điện thoại và gọi cho doanh nghiệp của bạn, họ đang mong đợi câu trả lời nhanh chóng dựa trên tất cả các tùy chọn liên lạc khác hiện có cho họ, chẳng hạn như email, trò chuyện và biểu mẫu trực tuyến.
Nếu cải thiện trải nghiệm của khách hàng là ưu tiên hàng đầu của bạn, thì bạn phải sẵn sàng trả lời cuộc gọi, có nhân viên am hiểu và đảm bảo rằng người gọi nhận được trải nghiệm cuộc gọi liên tục bằng cách theo dõi số lần đổ chuông thông thường để một người nói chuyện với ai đó trong Kinh doanh của bạn.
#2. Có mặt
Không gì có thể so sánh được với việc nói chuyện điện thoại với người mà bạn cảm thấy không có mặt trong cuộc gọi. Chúng tôi không thích khi mọi người gọi cho chúng tôi trên đường dây cá nhân; bạn đã bao giờ phải đặt câu hỏi liệu họ đang nói chuyện với bạn hay con chó của họ chưa? Và trong các cuộc gọi kinh doanh, chúng tôi chắc chắn không thích nó. Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn có mặt đầy đủ trong cuộc gọi, bạn phải ngừng làm mọi việc khác và tập trung hoàn toàn vào người ở đầu dây bên kia. Điều này cho thấy nghi thức sử dụng điện thoại phù hợp quan trọng như thế nào! Hãy coi mỗi cuộc gọi như thể đó là cuộc gọi quan trọng nhất của bạn, như chúng tôi khuyên các đại lý của mình nên làm.
#3. Kiên nhẫn
Bạn phải ổn định, bình tĩnh và không bị khiêu khích để có thể kiên nhẫn. Khi chúng ta tin rằng có điều gì đó đang ngăn cản chúng ta đạt được mục tiêu, người ta nói rằng sự thiếu kiên nhẫn sẽ phát triển. Ngắt kết nối tinh thần khỏi tất cả các nhiệm vụ khác là một phương pháp để tránh bực bội khi trả lời đường dây điện thoại của bạn. Giáo dục bộ não của bạn thay đổi các ưu tiên của nó để làm hài lòng người gọi khi điện thoại đổ chuông. Điều này có thể giúp bạn duy trì sự chú ý của mình vào nhiệm vụ hiện tại. Bạn có thể cung cấp cho khách hàng của mình một cuộc điện thoại chuyên nghiệp bằng cách tập trung vào người gọi.
#4. Được chủ động
Tất cả những người gọi điện đều chia sẻ sự khó chịu khi có những câu hỏi chưa được trả lời sau một cuộc gọi kinh doanh, đó là một điểm chung. Ví dụ, mặc dù chúng tôi đặt mục tiêu tìm hiểu càng nhiều càng tốt về hoạt động kinh doanh của khách hàng, chúng tôi vẫn khó có thể hoàn toàn hiểu biết về từng khách hàng. Do đó, chúng tôi biết rằng chúng tôi sẽ không thể trả lời mọi cuộc gọi. Do đó, chúng tôi đã thiết lập các quy trình để nhận các tin nhắn tuyệt vời với thông tin hữu ích và vượt lên trên để chủ động trấn an người gọi rằng cuộc gọi của họ sẽ được chuyển xuống đường ống dẫn.
# 5. Là một chuyên gia
Tính chuyên nghiệp của bạn qua điện thoại phụ thuộc rất nhiều vào khả năng giao tiếp của bạn. Điều quan trọng là phải chú ý đến chất lượng giọng nói, cao độ, tốc độ nói, cách phát âm, cách phát âm và cách diễn đạt của bạn. Ngoài ra, khi điện thoại của bạn bắt đầu đổ chuông, hãy thử tưởng tượng rằng ai đó đột nhiên di chuyển đến trước mặt bạn. Điều này hoàn toàn có thể thay đổi cách bạn đối phó với người gọi. Bạn có hét vào mặt ai đó hoặc làm mặt giận họ trước mặt khách hàng không? Bạn chắc chắn sẽ không làm vậy nếu bạn muốn giữ cho khách hàng của mình hài lòng hoặc công ty của bạn tồn tại, đó là điều chúng tôi hy vọng bạn làm! Ngôn ngữ cơ thể và chuyển động tương tự mà bạn sẽ sử dụng khi nói chuyện với người thật nên được sử dụng trong các cuộc gọi của bạn.
Những điều nên và không nên khi sử dụng điện thoại là gì?
Nếu bạn kết hợp các yếu tố và thành phần cụ thể của một cuộc gọi điện thoại chuyên nghiệp vào quy trình cuộc gọi của mình, người nhận sẽ phản hồi tích cực. Bạn sẽ học cách phát ra âm thanh chuyên nghiệp và khiến người nhận hài lòng với dịch vụ mà bạn cung cấp bằng cách tuân theo các DO quan trọng của chúng tôi. Hãy nhớ rằng cách cư xử tốt khi nói chuyện điện thoại xoay quanh việc tối đa hóa những gì bạn nên nói và làm để tạo ra những cuộc gọi có chất lượng cao nhất.
#1. Hãy chú ý đến giọng điệu bạn sử dụng khi nói
Kết nối bạn tạo với người gọi chỉ thông qua giọng nói và âm sắc giọng nói của bạn truyền tải thông tin về cách tiếp cận và ý định của bạn. Trước hết, giống như với âm lượng giọng nói, bạn nên duy trì âm sắc giống nhau trong toàn bộ cuộc gọi. Bằng cách áp dụng nguyên tắc này, bạn sẽ có thể cung cấp cho tất cả khách hàng của mình các cuộc gọi có chất lượng như nhau và việc vào “chế độ trên điện thoại” sẽ đơn giản hơn. Điều quan trọng là phải kiềm chế để không tỏ ra mạnh mẽ, hung hăng hoặc lo lắng. Thật không may, điều này thường xuyên xảy ra, điều này có thể khiến người khác trở nên ít nhiệt tình hơn khi nói chuyện với bạn. Hãy chắc chắn để thể hiện sự tự tin. Người tiêu dùng muốn cảm thấy như thể anh ta đang nói chuyện với đúng người, người có năng lực và có thể giải quyết tất cả các mối quan tâm của anh ta.
#2. Sử dụng ngôn ngữ phù hợp
Cách bạn sử dụng từ ngữ phản ánh con người bạn. Tiếng lóng, thô tục và ngôn ngữ không trang trọng khác sẽ tạo ấn tượng rằng bạn không hoàn toàn tham gia vào cuộc gọi. Mặt khác, nếu bạn duy trì giọng điệu chuyên nghiệp trong ngôn ngữ của mình, bạn sẽ nghe có vẻ chuyên nghiệp. Ngay cả khi khách hàng trở nên tức giận vì bất cứ điều gì, hãy chống lại sự cần thiết phải phù hợp với nó. Thay vào đó, hãy giữ bình tĩnh, nói nhỏ nhẹ và cố gắng xoa dịu anh ấy. Bạn phải chuẩn bị cho tình huống này vì nó rất có thể xảy ra.
#3. Tích cực ghi chú trong khi bạn nghe
Đầu tiên, bằng cách chủ động trong suốt cuộc gọi, bạn có thể đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót. Bạn sẽ có thể phục vụ người tiêu dùng tốt hơn vì bạn sẽ hiểu rõ hơn những mối quan tâm và thách thức của họ.
Thứ hai, việc tham gia trong cuộc gọi giúp bạn không bị ngủ gật, điều không may xảy ra. Bạn có thể bỏ lỡ câu hỏi hoặc nhận xét của khách hàng nếu bạn chỉ bận tâm trong chốc lát. Ghi chú là một thực hành quan trọng khác mà bạn nên kết hợp vào trò chơi gọi điện của mình vì nó rất quan trọng.
#4. Quản lý cuộc gọi
Người gọi chỉ có thể đưa ra ý kiến về ai đó qua điện thoại dựa trên giọng điệu và thái độ của họ. Một lợi thế so với một giai điệu kém sẽ là một trong đó truyền đạt sự tự tin. Một giọng điệu tự tin cũng thu hút sự chú ý, ít có khả năng bị ngắt lời và có nhiều khả năng tạo niềm tin cho người gọi hoặc khách hàng.
# 5. Nụ cười
Ngay cả khi nó có vẻ không cần thiết, thì việc mỉm cười trong khi gọi điện cũng có ảnh hưởng lớn! Một nghiên cứu tiết lộ rằng một nụ cười có thể được nghe rõ qua điện thoại. Điều này là do giọng nói của một người có xu hướng thân thiện hơn khi họ cười. Người gọi có thể sẽ mỉm cười khi họ nghe thấy nụ cười của bạn qua điện thoại. Khách hàng của bạn có nhiều khả năng cảm thấy được lắng nghe và có trải nghiệm thú vị với công ty của bạn nếu tất cả bạn đều mỉm cười với họ. Vì điều này, chúng tôi nghĩ rằng một trong những thành phần quan trọng nhất của phép xã giao điện thoại phù hợp là mỉm cười.
Không nên trong nghi thức điện thoại
Đôi khi khi thực hiện công việc của mình, chúng tôi vô tư tuân theo những chuẩn mực cuộc sống chung. Điều này có thể gây ra những hiểu lầm và nhầm lẫn lớn giữa bạn với tư cách là một chuyên gia và khách hàng của bạn, những người đang mong đợi sự đối xử có thẩm quyền. Dưới đây là bốn phép xã giao điện thoại chính Những điều không nên làm mà bạn không bao giờ được phạm phải.
#1. Tránh hấp tấp người gọi
Vội vàng hoặc ngắt lời người gọi là điều bạn không bao giờ nên làm khi trả lời điện thoại. Khi bạn ngắt lời ai đó ở giữa câu, điều đó cho thấy bạn đang đoán trước phản ứng của họ. Bằng cách ngắt lời họ, bạn tạo ấn tượng rằng bạn hiểu tình huống mà họ đang gặp phải. Tốt nhất là không nên ngắt lời bất kỳ ai vì đây chắc chắn là điều có thể khiến người tiêu dùng khó chịu.
#2. Đừng bất an
Một giọng nói tự tin sẽ hiệu quả hơn giọng nói yếu ớt vì nó sẽ thu hút nhiều sự chú ý hơn, truyền cảm hứng tin tưởng và ít gây gián đoạn hơn.
#3. Tránh xa các hoạt động khác
Luôn luôn chú ý đến những gì người gọi đang nói. Thật dễ dàng để trở nên lạc hướng và mơ mộng khi nói chuyện điện thoại, hoặc thậm chí tham gia vào các hoạt động khác như ăn uống hoặc sắp xếp nơi làm việc của bạn. Tuy nhiên, người gọi sẽ chiếm toàn bộ cuộc trò chuyện mà bạn hoặc người điều hành của bạn có với họ. Vấn đề của người gọi là ưu tiên hàng đầu của nhà điều hành.
#4. Nhớ hoàn thành kiểm tra chất lượng
Bạn phải tiến hành kiểm tra chất lượng định kỳ để đảm bảo rằng công ty của bạn tuân theo nghi thức sử dụng điện thoại phù hợp. Bạn có thể kiểm tra xem nhân viên trung tâm cuộc gọi hoặc lễ tân của mình có đang thực hiện các quy trình xử lý cuộc gọi phù hợp hay không bằng cách thực hiện các cuộc gọi thử đến số doanh nghiệp của bạn.
8 nghi thức điện thoại là gì?
- Trong vòng ba hồi chuông, hãy trả lời điện thoại
- Giới thiệu bản thân ngay
- Nói to
- Khi được yêu cầu, chỉ sử dụng loa ngoài.
- Ghi chép trong khi chăm chú lắng nghe
- nói bằng tiếng Anh thích hợp.
- Giữ cổ vũ của bạn trên.
- Trước khi chuyển cuộc gọi hoặc giữ ai đó, hãy hỏi.
Nghi thức điện thoại kém là gì?
Sau đây là một số trường hợp sử dụng điện thoại không đúng cách: Ngắt lời người gọi, uống rượu hoặc ăn uống. Nhai kẹo cao su. chậm trả lời.
6 quy tắc nghi thức sử dụng điện thoại di động là gì?
Sau đây là một số trường hợp về nghi thức điện thoại không đúng cách:
- Làm gián đoạn người gọi.
- Uống hoặc nhai kẹo cao su. chậm trả lời.
- Giữ điện thoại của bạn khuất tầm nhìn trong các cuộc họp.
- Tránh sử dụng điện thoại khi đang điều khiển phương tiện.
- Để điện thoại của bạn cách xa bàn ăn.
- Thực hiện cuộc gọi di động trong khi sử dụng phương tiện công cộng là bất lịch sự.
- Tránh nói chuyện điện thoại trong khi thanh toán.
- Tránh sử dụng điện thoại ở những nơi công cộng như nhà hát và nhà thờ.
dự án
- dexcomm.com
- thật vậy.com
- smartcapitalmind.com
- businessnewsdaily.com
Bài viết liên quan
- Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn ngay bây giờ!!! (Mẹo hữu ích)
- NÓI CÔNG CỘNG: Mẹo hữu ích để phát triển kỹ năng nói trước đám đông của bạn
- HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI VIRTUAL: Hệ thống điện thoại ảo tốt nhất hàng đầu cho bất kỳ doanh nghiệp nào (+ Hướng dẫn chi tiết)
- 15+ SỐ ĐIỆN THOẠI TỐT NHẤT cho Doanh nghiệp vào năm 2023
