Khi bạn không ở nơi làm việc, tin nhắn vắng mặt là phản hồi email tự động được gửi tới khách hàng, khách hàng và đồng nghiệp. Họ cho người khác biết khi nào họ có thể mong đợi thư trả lời email của họ và khi nào bạn sẽ rảnh. Bạn có thể cần đưa một số thông tin nhất định vào tin nhắn của mình tùy thuộc vào lý do bạn vắng mặt tại văn phòng. Trong bài đăng này, chúng tôi xác định các thông báo email vắng mặt, đưa ra các ví dụ và thảo luận về thời điểm bạn có thể sử dụng thư vắng mặt.
Tin nhắn Vắng mặt
Khi bạn không thể đọc hoặc trả lời email trong một khoảng thời gian định trước, bạn có thể sử dụng tin nhắn vắng mặt, còn được gọi là tin nhắn “OOO” hoặc tin nhắn email trả lời tự động. Họ giải thích cho những người liên hệ của bạn lý do khiến bạn trả lời chậm trễ và cách họ có thể nhận được thông tin hoặc dịch vụ mà họ yêu cầu khi bạn đi vắng.
Khi Nào Bạn Sử Dụng Tin Nhắn Ngoài Văn Phòng?
Đồng nghiệp, khách hàng và người đăng ký thường muốn có câu trả lời nhanh chóng cho các câu hỏi và giải pháp cho các vấn đề của họ, đặc biệt là từ những người ở vị trí dịch vụ khách hàng, tiếp thị và truyền thông. Một tin nhắn vắng mặt mang đến cho khách hàng lời giải thích lịch sự, ngắn gọn và chuyên nghiệp về lý do tại sao bạn không thể phản ứng ngay lập tức. Do đó, nếu bạn sẽ đi trong một ngày, một tuần hoặc một số tháng, bạn có thể để lại tin nhắn “OOO”. Sau đây là một số lý do gửi tin nhắn vắng mặt tại văn phòng:
- Lập kế hoạch du lịch
- Tham dự một hội nghị, hội thảo hoặc họp mặt kinh doanh
- Nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc nghỉ chăm con
- Được một ngày nghỉ
- Đến thăm văn phòng bác sĩ
Bao gồm những gì trong một email được gửi từ bên ngoài văn phòng
Các chi tiết chính trong thông báo vắng mặt có thể bao gồm:
- Sao bạn rời đi?
- Bạn sẽ đi bao lâu?
- Thời gian bạn sẽ trở lại
- Gọi cho ai để được hỗ trợ ngay lập tức hoặc trong trường hợp khẩn cấp.
Tùy thuộc vào trách nhiệm nghề nghiệp của bạn và thông tin mà bạn tin rằng những người liên hệ của bạn sẽ yêu cầu khi bạn vắng mặt, bạn có thể cung cấp thêm thông tin cụ thể. Do đó, bạn có thể thiết lập đồng thời hai thư OOO—một cho đồng nghiệp nội bộ và một cho các liên hệ kinh doanh bên ngoài—trong phần lớn các hệ thống email chuyên nghiệp.
Những điều cần tránh trong một tin nhắn ngoài văn phòng
Các thông báo vắng mặt phải luôn thực tế và chuyên nghiệp. Bạn nên suy nghĩ về việc tránh:
- Cung cấp quá nhiều thông tin: Phản hồi đơn giản và trực tiếp nên được cung cấp tự động. Không bao gồm bất kỳ thông tin không liên quan trong email.
- Nói rằng bạn sẽ trả lời ngay khi quay lại: Khi bạn quay lại làm việc, việc cập nhật email, cuộc gọi điện thoại và dự án có thể mất một khoảng thời gian. Nên tránh kỳ vọng rằng bạn có thể trả lời một tin nhắn bị nhỡ ngay sau khi trở về.
- Tranh thủ sự giúp đỡ của đồng nghiệp mà không được phép: Bao gồm thông tin liên lạc của đồng nghiệp trong trường hợp có tình huống khẩn cấp phát sinh khi bạn đi vắng. Trước khi bao gồm thông tin của đồng nghiệp của bạn, bạn nên có được sự đồng ý của họ.
Xem thêm: Email xác nhận phỏng vấn: Cách viết một ( +Mẫu)
Ví dụ về tin nhắn vắng mặt
Nếu công ty của bạn yêu cầu thời gian quay vòng lâu hơn, bạn không cần phải để lại tin nhắn vắng mặt khi đến một cuộc hẹn gấp, nhưng bạn nên sử dụng tin nhắn này bất cứ khi nào bạn đi nghỉ dài ngày, nghỉ ốm hoặc nghỉ phép khác vắng mặt. Dưới đây là các ví dụ về một tin nhắn vắng mặt.
#1. Nội bộ
Đây là một trong những ví dụ về tin nhắn vắng mặt tại văn phòng. Tại đây, bạn có thể bao gồm các chi tiết cụ thể cho các dự án mà bạn đang thực hiện nếu bạn đang cố gắng thiết lập thông báo “OOO” để sử dụng riêng trong doanh nghiệp hoặc bộ phận của mình. Tùy thuộc vào văn hóa của công ty bạn, bạn cũng có thể sử dụng giọng điệu kém chuyên nghiệp hơn. Ví dụ
Xin chào bạn
Tôi sẽ không trở lại văn phòng cho đến ngày 9 tháng XNUMX, nhưng sau đó tôi sẽ trả lời email. Tôi đã tải các bản sao của bản thiết kế dự án Apex Architecture lên máy chủ trong thư mục Dự án hiện tại phòng trường hợp bạn cần. Vui lòng liên hệ với Stephanie nếu bạn cần hỗ trợ khẩn cấp.
Cảm ơn,
Jeff
# 2. Kỳ nghỉ
Tại đây, hãy cho họ biết chính xác thời điểm bạn vắng mặt để họ có thể sắp xếp thay thế hoặc chờ phản hồi của bạn.
Hello!
Tôi sẽ thực hiện một chuyến đi từ ngày 5 đến ngày 15 tháng XNUMX và sẽ không kiểm tra email trong khoảng thời gian đó. Nếu thông tin liên lạc của bạn có thể đợi, tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay. Vui lòng liên hệ với Điều phối viên nhân sự Han Weedin về các vấn đề khẩn cấp tại [email được bảo vệ] hoặc 946-555-6319.
Trân trọng,
Giám đốc Nhân sự Lucky Lee
#3. Hội nghị
Đây cũng là một trong những ví dụ về tin nhắn vắng mặt. Tạo một tin nhắn vắng mặt nếu bạn đang tham dự một hội nghị kinh doanh để cho những người tham dự khác biết rằng bạn có thể truy cập các khả năng kết nối mạng. Ngoài ra, đây là cơ hội để bạn chứng minh cho người khác thấy cam kết của bạn đối với sự phát triển nghề nghiệp.
Chào bạn,
Tôi đánh giá cao tin nhắn của bạn. Tôi không đi làm vì tôi đang ở Denver, Colorado, để tham dự cuộc họp thường niên của Hiệp hội các Chuyên gia Kỹ thuật. Nếu bạn cần hỗ trợ khẩn cấp, vui lòng liên hệ với trợ lý của tôi, Cliff Cord, tại [email được bảo vệ] hoặc 934-555-1940. Tôi sẽ thường xuyên kiểm tra email.
Tôi rất muốn kết nối với bạn nếu bạn cũng ở Denver trong tuần này! Ghé thăm tôi tại gian hàng 618 hoặc gọi cho tôi theo số (934) 555-1059 trên điện thoại di động.
Tốt nhất, Jake, Han
#4. Thời gian ngắn
Tin nhắn “OOO” có thể cần được thiết lập mỗi khi một chuyên gia dự kiến sẽ liên lạc và kiểm tra email thường xuyên rời văn phòng trong vài giờ. Nếu bạn phải đến một cuộc hẹn nhưng sẽ không quay lại cho đến cuối ngày hoặc nếu bạn phải đi họp, thì kiểu giao tiếp này có thể hữu ích.
Chào,
Tôi đánh giá cao tin nhắn của bạn. Hôm nay, ngày 7 tháng 11, từ 3 giờ sáng đến XNUMX giờ chiều, tôi sẽ vắng mặt tại bàn làm việc trong một cuộc họp. Vì tôi sẽ không có nhiều thời gian để kiểm tra email của mình, nếu bạn có yêu cầu khẩn cấp, vui lòng liên hệ với Stacey Moden tại [email được bảo vệ] hoặc 938-555-2819. Tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi tôi quay lại văn phòng nếu có thể đợi được.
Cảm ơn,
Đại diện bán hàng Mei Wang
#5. Ra khỏi văn phòng nhưng kiểm tra email
Trong khi họ không ở nơi làm việc, một số chuyên gia vẫn để mắt đến email và thậm chí trả lời chúng. Cho phép người gửi biết rằng họ có thể đoán trước được phản hồi nhưng có thể bị chậm nếu bạn định kiểm tra email của mình thường xuyên.
Xin chào bạn
Tôi đánh giá cao tin nhắn của bạn. Từ ngày 1 đến ngày 4 tháng 465, tôi sẽ hướng dẫn một hội thảo khi không có mặt tại văn phòng. Tôi sẽ theo dõi hộp thư đến của mình suốt cả ngày và tôi sẽ cố gắng hết sức để liên lạc lại với mọi người (vui lòng đánh dấu các thư khẩn cấp có mức độ quan trọng cao). Tuy nhiên, nếu bạn cần hỗ trợ ngay bây giờ, hãy liên hệ với Johnny Woo theo số 555-1098-XNUMX hoặc [email được bảo vệ].
Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn của bạn.
García, Daniel
#6. Ngày lễ
Đây cũng là một trong những ví dụ về tin nhắn vắng mặt có các thủ tục nghỉ lễ khác nhau. Hãy cho những người liên hệ của bạn biết mức độ dễ tiếp cận của bạn trong những ngày trước và sau kỳ nghỉ lễ mặc dù họ có thể không lường trước được bạn sẽ có mặt ở văn phòng. Ví dụ
Lời chào hỏi!
Trong tuần từ ngày 21 đến ngày 25 tháng 28, các văn phòng của chúng tôi sẽ đóng cửa. Khi tôi trở lại bàn làm việc vào Thứ Hai, ngày 829 tháng 555, tôi sẽ trả lời tin nhắn của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể gọi di động của tôi theo số 1958-XNUMX-XNUMX để liên lạc với tôi trong trường hợp khẩn cấp.
Lời chúc kỳ nghỉ,
Spencer Tân
#7. Nghỉ thai sản hoặc chăm con
Tùy thuộc vào nơi bạn sinh sống và làm việc, thời gian nghỉ thai sản có thể từ dưới 10 tuần đến sáu tháng hoặc lâu hơn. Bạn phải hướng dẫn các cá nhân theo hướng của nhân viên sẽ đảm nhận nhiệm vụ của bạn.
Chào bạn,
Từ ngày 24 tháng 18 đến ngày 958 tháng 555, tôi sẽ vắng mặt vì lý do thai sản. Patrick Heiner, nhà thiết kế đồ họa chính tài năng của chúng tôi, sẽ chăm sóc các tài khoản của tôi trong thời gian này. Theo số 8265-XNUMX-XNUMX hoặc [email được bảo vệ], bạn có thể liên lạc với anh ta.
Trân trọng,
Giám đốc nghệ thuật Alex Backer
#số 8. Nghỉ phép sức khỏe
Để đảm bảo rằng những người liên hệ của bạn tôn trọng không gian và thời gian của bạn trong khi bạn hồi phục, bạn có thể muốn đưa thông tin này vào tin nhắn ngoài văn phòng nếu bạn đang phẫu thuật hoặc giải quyết một tình trạng cần một quá trình điều trị hoặc hồi phục kéo dài.
Chào bạn,
Tôi đánh giá cao tin nhắn của bạn. Từ ngày 2/27 đến 395/555 tôi sẽ nghỉ chữa bệnh. Trong thời gian chờ đợi, nếu bạn có bất kỳ nhu cầu tư vấn nào, vui lòng liên hệ với Amy Dunn theo số 9981-XNUMX-XNUMX ([email được bảo vệ]). Tôi sẽ thường xuyên kiểm tra email.
Tôi đánh giá cao sự hợp tác của bạn.
Kiplinger, Harper
#9. Khuyến mãi
Đây cũng là một trong những ví dụ về tin nhắn vắng mặt. Ngay cả khi họ ở nước ngoài, các chuyên gia tiếp thị và bán hàng cũng có thể muốn quảng cáo blog, trang web hoặc dịch vụ của họ. Trong tin nhắn OOO của họ, họ có thể thêm liên kết đến tài nguyên hoặc mục.
Xin chào bạn
Tôi đánh giá cao tin nhắn của bạn. Tôi sẽ không trở lại văn phòng cho đến ngày 20 tháng 10, nhưng khi tôi quay lại, tôi sẽ trả lời email của bạn. Tạm thời, vui lòng tận dụng một đoạn trích miễn phí từ cuốn sách điện tử mới của chúng tôi, “10 bước để tiếp thị thành công”. Nếu bạn thích những gì bạn đang đọc, hãy truy cập XNUMXstepstosuccess.com để mua và tải xuống toàn bộ cuốn sách. Bạn có thể liên hệ với David Tapper, trợ lý tiếp thị của chúng tôi tại [email được bảo vệ] hoặc 420-555-2933 cho các vấn đề khẩn cấp.
Trân trọng,
Lisa López
Giám đốc thương hiệu kỹ thuật số
Thế nào là một thông điệp tốt cho Out of Office?
Tôi đánh giá cao email của bạn. Tôi sẽ vắng mặt tại nơi làm việc cho đến [ngày trở lại] do [nguyên nhân]. Khi tôi trở lại, tôi sẽ vui lòng trả lời tin nhắn của bạn. Vui lòng liên hệ với [tên của đồng nghiệp + chức vụ] tại [email, điện thoại, v.v.] nếu bạn cần hỗ trợ trong thời gian tạm thời.
Bạn nói gì trong email trả lời tự động?
Phản hồi đơn giản và trực tiếp nên được cung cấp tự động. Không bao gồm bất kỳ thông tin không liên quan trong email. nói rằng bạn sẽ trả lời ngay khi bạn quay lại. Khi bạn quay lại làm việc, việc cập nhật email, cuộc gọi điện thoại và dự án có thể mất một khoảng thời gian.
Làm cách nào để thiết lập trạng thái vắng mặt?
Bằng cách chọn Đặt thông báo trạng thái > Lên lịch vắng mặt từ ảnh hồ sơ của bạn hoặc đi tới Cài đặt > Cài đặt chung > Vắng mặt. Chọn nút Lưu sau khi tắt bật tắt bên cạnh Bật trả lời tự động.
Tôi có nên đặt tin nhắn vắng mặt không?
Thiết lập trả lời ngoài văn phòng là nghi thức lịch sự bất cứ khi nào bạn không thể đọc email trong giờ làm việc thông thường. Ngoài ra, thông báo “OOO” có thể chấp nhận được cho dù bạn đang đi nghỉ nhiều tuần, tham gia một chuyến đi trong ngày tới một sự kiện trong ngành hay cuộc họp bên ngoài.
Làm cách nào để viết một mẫu email vắng mặt?
Tôi đánh giá cao email của bạn. Tôi sẽ có quyền truy cập email không liên tục khi tôi không ở văn phòng từ (ngày/tháng) đến (ngày/tháng). Vui lòng liên hệ với [Name] tại [email] hoặc [phone] nếu bạn có bất kỳ câu hỏi cấp bách nào. Tôi sẽ cố gắng trả lời email của bạn nhanh nhất có thể.
Làm cách nào để bắt đầu trả lời tự động?
Tạo phản hồi tự động:
- Nên chọn Tệp > Trả lời Tự động.
- Chọn Gửi trả lời tự động từ hộp Trả lời tự động.
- Viết câu trả lời bạn muốn gửi cho đồng nghiệp hoặc đồng đội khi bạn vắng mặt tại văn phòng trên tab Bên trong tổ chức của tôi.
- Để lưu cài đặt của bạn, bấm OK.
Làm thế nào để bạn thiết lập một ví dụ phản hồi tự động?
Các mẫu sau đây có thể được sử dụng để tạo phản hồi tự động hiệu quả cho những người bên trong và bên ngoài doanh nghiệp của bạn:
- “Tôi đánh giá cao email của bạn. Tôi sẽ không ở văn phòng từ ngày 8 đến ngày 12 tháng XNUMX.
- “Từ 25/29 đến XNUMX/XNUMX mình đi vắng. Bạn có thể liên hệ với đồng nghiệp Marilyn Morales của tôi nếu có những lo lắng khẩn cấp tại [email và số điện thoại].”
- “Tôi đánh giá cao email của bạn.
Tôi phải viết gì trong và ngoài văn phòng Trả lời tự động?
Một tin nhắn vắng mặt xuất sắc đặc biệt chứa ba phần thông tin sau:
- Những ngày anh sẽ xa.
- Một lý do ngắn gọn cho sự vắng mặt của bạn.
- (Các) đầu mối liên hệ để được trợ giúp thêm trong trường hợp cần thiết; nếu bạn có nhiều điểm liên hệ, hãy chỉ định (những) điểm liên hệ nào sẽ được liên hệ về (những) tình huống nào.
Làm cách nào để tôi rời khỏi văn phòng trên Whatsapp Business?
- Sử dụng tin nhắn đi
- Khởi chạy WhatsApp dành cho doanh nghiệp.
- Chọn Công cụ công việc > Tin nhắn vắng mặt trong Khả năng khác.
- Trên khóa chuyển Gửi tin nhắn đi.
- Chạm vào tin nhắn bên dưới “Tin nhắn vắng mặt” để chỉnh sửa, sau đó chạm vào “OK”.
- Nhấp vào để lưu.
dự án
- prowritingaid.com
- thật vậy.com
- support.google.com
Bài viết liên quan
- Email xác nhận phỏng vấn: Cách viết một (+ Mẫu)
- TIÊU CHUẨN MAIL: Thư Chuẩn mất bao lâu
- Cơ sở cảm động: Có nghĩa là các lựa chọn thay thế và mẫu email tốt nhất năm 2023 (+ Mẹo miễn phí)
- LÃNH ĐẠO BÁN HÀNG: Làm thế nào để Tạo ra Doanh số Bán hàng cho bất kỳ Doanh nghiệp nào, Giải thích !!!
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG: Các tùy chọn trả phí và miễn phí tốt nhất vào năm 2023
- Ý TƯỞNG THAM GIA: 15 mẹo miễn phí độc đáo
- GIÀY CÔNG SỞ CHO NAM: Top 25 Giày bốt cho Nam
