Lịch nhóm là lịch hài hòa mà đồng nghiệp có quyền truy cập vào các doanh nghiệp hoặc công ty sử dụng để theo dõi các cuộc họp, ngày nghỉ, nhiệm vụ, lịch trình dự án và mọi thứ cần thiết mà toàn bộ nhân viên đều biết. Tuy nhiên, lịch nhóm tốt nhất đã nâng cao và có nhiều chức năng hơn trước, chẳng hạn như chia sẻ một số thông tin nhất định với chỉ những người cần xem chúng. Ứng dụng lịch nhóm được sử dụng để tạo các kênh cho từng bộ phận trong doanh nghiệp của bạn, chứa các loại công cụ lập lịch biểu khác nhau, v.v. Hãy theo dõi để tìm hiểu cách đặt hợp lưu lịch nhóm và các lịch nhóm miễn phí.
Mẹo để tạo lịch nhóm
Các mẹo sau đây sẽ giúp bạn tạo lịch hoàn hảo cho nhóm của mình
#1. Phân bổ bảo trì lịch
Điều quan trọng là mọi nhân viên phải cập nhật lịch với một số sự kiện có thể ảnh hưởng đến cả nhóm. Do đó, hãy phân bổ một nhân viên nhất định để kiểm soát và quản lý các sự kiện định kỳ xảy ra trên lịch và đảm bảo lịch luôn cập nhật. Ngoài ra, hãy đảm bảo chỉ định người được trang bị tốt nhất cho nhiệm vụ.
#2. Sử dụng Đặc điểm Lịch
Sử dụng các tính năng lịch làm cho lịch nhóm của bạn mang tính xây dựng hơn. Chúng ta hãy xem các tính năng cần thiết để tạo lịch nhóm
- Mã màu: Sử dụng màu sắc để mã hóa lịch của bạn giúp hiểu rõ hơn về thông tin đã lên lịch
- Bộ lọc: Bạn có thể sử dụng các bộ lọc cùng với các thẻ sự kiện để phân chia các nhiệm vụ, sự kiện và các phần có thể lên lịch khác thành các thời gian biểu dễ đọc dựa trên ngữ cảnh.
- Thẻ sự kiện: Thẻ sự kiện tương tự như mã màu trừ khi bạn có thể lọc, phân bổ và quản lý thẻ trong lịch. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các thẻ để chia các sự kiện thành các nhóm khác nhau.
- Sự kiện định kỳs: Các dự án có các cuộc họp liên tục tái diễn hoặc các sự kiện hàng năm, việc lên lịch cho các sự kiện định kỳ giúp người quản lý ngăn ngừa sai sót.
- Sử dụng Lời nhắc: Lịch trực tuyến có các tính năng nhắc nhở cho tất cả nhân viên biết những điều quan trọng thông qua email hoặc văn bản.
#3. Thêm tất cả các sự kiện không thể thương lượng
Lịch nhóm rất hữu ích để lên lịch các cuộc họp là ưu tiên hàng đầu cho nhóm của bạn. Tuy nhiên, để làm cho lịch của bạn hiệu quả hơn, chỉ tạo các sự kiện không thể thương lượng trên lịch toàn nhóm. Nhóm có thể di chuyển nó một cách hiệu quả để có lợi cho một cuộc họp không thể thương lượng. Chẳng hạn, nếu nhóm của bạn gặp khách hàng, điều đó có nghĩa là cuộc họp của khách hàng có thể được ưu tiên hơn cuộc họp nội bộ.
#4. Đặt tên cho các mục một cách xây dựng
Lịch nhóm rất hữu ích nếu các mục được đặt tên hiệu quả. Cân nhắc xây dựng cấu trúc đặt tên khi tạo lịch của bạn, đó là những lịch có thể lặp lại, sống động và có thể áp dụng càng nhiều nhãn càng tốt. Để ghi nhãn hiệu quả, hãy biến lịch của bạn thành một công cụ hữu ích trong quản lý dự án, Ví dụ:
- Gặp gỡ khách hàng
- Kiểm tra tiến độ cuộc họp
- Kỳ nghỉ-Sandy
- Tổ Chức Sự Kiện-Dã Ngoại
- Tổ chức sự kiện công ty-Holiday Party
- Hạn chót-Khách hàng Pitch
Bằng cách đặt tên cho từng mục một cách xây dựng, mỗi người sẽ tự động biết có bao nhiêu cuộc họp, thời hạn hoặc kỳ nghỉ trong một tuần và lên kế hoạch hợp lý.
#5. Bao gồm một ngày 'không gặp'
Cải thiện quy trình làm việc và năng suất bằng cách lên kế hoạch cho một ngày hoặc khoảng thời gian trong ngày sẽ không có cuộc họp, giúp tăng năng suất của nhân viên và cũng giảm bớt căng thẳng cho bộ phận. Ngoài ra, hãy đặt các cuộc họp vào các ngày khi tạo lịch nhóm của bạn.
Quản lý lịch là gì?
Quản lý lịch là hành động tạo và lên lịch các cuộc họp, giải quyết xung đột, chấp nhận lời mời họp và sử dụng lịch để tối ưu hóa việc quản lý thời gian với mục đích sử dụng thời gian quý báu nhất của chúng ta. Hãy để tôi chia sẻ ngắn gọn với bạn các mẹo để quản lý lịch nhóm của bạn.
Mẹo quản lý lịch nhóm
#1. Tập trung vào các khoảng thời gian của bạn
Tập trung vào khoảng thời gian của bạn bằng cách sử dụng Ma trận để chấm điểm các nhiệm vụ, cuộc hẹn, cuộc họp và lịch trình theo khả năng ảnh hưởng và nỗ lực cần thiết. Đảm bảo lịch của bạn có nhiều chiến thắng nhanh chóng (tác động cao, nỗ lực thấp) và số lượng lớn các dự án lớn (tác động cao, nỗ lực cao). Tương tự, bạn có thể quản lý lịch của mình thường xuyên bằng cách sử dụng tính năng kiểm tra lịch nhẹ, tức là,
- Hiểu chất lượng thời gian dành cho các cuộc họp
- Đánh giá mức độ quan trọng của các cuộc họp của bạn
- Xác định các cơ hội để sử dụng thời gian hiệu quả hơn
#2. Bảo vệ thời gian tập trung của bạn
Một điều quan trọng trong tâm trí của mọi người là thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ. Các chuyên gia năng suất nói rằng thời gian làm việc hiệu quả đòi hỏi ít nhất hai giờ không bị gián đoạn hoặc hơn; nếu không, nó sẽ tạo ra các chi phí chuyển đổi không cần thiết và phải mất nhiều thời gian để bạn quay trở lại mức hiệu quả chính thức trước thời điểm gián đoạn.
#3. Tự động quản lý lịch
Một cách khác để tự động hóa lịch của bạn là sử dụng hỗ trợ lên lịch như theo chiều kim đồng hồ. Khi bạn muốn lên lịch họp với một trong các thành viên trong nhóm của mình, công cụ lên lịch sẽ chọn thời gian phù hợp nhất dựa trên giờ làm việc của mọi người, giờ họp, múi giờ, thời gian tập trung, v.v.
#4. Sử dụng lịch của bạn để quản lý công việc
Đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ của bạn được lên lịch trên lịch của bạn giống như mọi cuộc hẹn khác. Chặn thời gian trên lịch của bạn giúp giảm bớt sự cẩu thả đối với các nhiệm vụ ưu tiên, dành nhiều thời gian cho những việc ít quan trọng hơn và băn khoăn không biết nên làm gì tiếp theo.
Ứng dụng Lịch nhóm
Đây là lịch trực tuyến dành cho các nhóm để tổ chức mọi người, lập kế hoạch và trực quan hóa việc sử dụng tài nguyên, lên lịch làm việc, chia sẻ sự kiện và đơn giản hóa việc đăng ký. Ứng dụng lịch nhóm nhắc nhở chúng tôi về các sự kiện sắp tới, loại bỏ tất cả các loại chồng chéo và giúp nhóm được thông báo về lịch trình của nhau. Dưới đây, tôi sẽ liệt kê các tính năng chính cần chú ý khi tạo ứng dụng lịch nhóm.
Các tính năng của ứng dụng Lịch nhóm tốt
- Tính năng hợp tác và chia sẻ
- Đồng bộ hóa tự động
- Công cụ lập lịch đơn giản
- Dễ sử dụng
- Tính khả dụng trên nhiều nền tảng
Làm cách nào để thêm ứng dụng lịch vào nhóm?
- Nhấp vào nút Thêm ứng dụng và chọn ứng dụng lịch.
- Khởi động lại ứng dụng khách máy tính để bàn MS Team của bạn để xem tab lịch
- Thêm tab SharePoint vào nhóm
- Truy cập SharePoint trong trình duyệt
- Tạo ứng dụng lịch trên site SharePoint
- Chỉnh sửa cài đặt lịch. theo mặc định
- Yêu cầu mọi người trong nhóm của bạn làm điều tương tự, sau khi bạn thêm quyền
- Kết nối lịch với Outlook
Công dụng của ứng dụng Lịch nhóm là gì?
Chủ doanh nghiệp và doanh nhân sử dụng các ứng dụng lịch nhóm như một phương tiện tiết kiệm và quản lý thời gian. Về bản chất, điểm khởi đầu tuyệt vời là tìm một ứng dụng lịch lành mạnh để tăng cường giao tiếp và làm việc theo nhóm. Chúng ta hãy xem công dụng hoặc tầm quan trọng của các ứng dụng lịch nhóm.
- Cải thiện tổ chức cuộc họp
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn
- Quản lý công việc và ủy quyền
- Minh bạch
- Năng suất cao
Ví dụ về ứng dụng lịch nhóm
Đối với mọi tổ chức dự định tạo ứng dụng lịch nhóm, tất cả các ứng dụng được đề cập bên dưới đều có tất cả các tính năng cần thiết để hỗ trợ họ.
# 1. Asana
Asana không chỉ là một ứng dụng lịch dùng chung, nó giúp việc quản lý các dự án và nhiệm vụ của nhóm trở nên đơn giản. Các tính năng hiển thị tất cả các phần của dự án và cách chúng khớp với nhau cũng như theo dõi các thay đổi thường xuyên. Asana cũng có một ứng dụng dành cho thiết bị di động và hơn 100 tích hợp.
Các sự kiện Lịch Asana có thể được nhóm theo dự án hoặc sáng kiến và cũng có thể được chỉ định cho từng thành viên trong nhóm.
#2. dệt thoi
Các ứng dụng lịch tốt nhất phù hợp với các nhóm, công ty khởi nghiệp hoặc cá nhân muốn cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân bằng ứng dụng lịch. Woven có các khía cạnh đáng kinh ngạc chưa từng thấy ở bất kỳ nơi nào khác, chẳng hạn như các mẫu thông minh, các cuộc thăm dò nhóm được tích hợp sẵn, phân tích quản lý thời gian và tích hợp nhiều lịch.
# 3. Calendly
Calendly là giải pháp tốt nhất để liên tục lên lịch các cuộc họp. Tất cả những gì bạn phải làm là đặt các tùy chọn khả dụng của mình, chia sẻ liên kết Calendly của bạn với khách hàng hoặc đồng nghiệp của bạn, sau đó Calendly sẽ hiển thị ngày và giờ chính xác để họ lựa chọn. Lịch này dễ dàng, thông minh và có rất nhiều tích hợp với lịch của bên thứ ba.
#số 4. TeamUp
TeamUp là một ứng dụng lịch được thiết kế với giao diện đầy màu sắc để xem các sự kiện hoặc dự án sắp tới một cách gọn gàng mà không gặp rắc rối khi thiết lập tài khoản và quyền cũng như đơn giản hóa việc cộng tác nhóm. Nó đã được sử dụng bởi tất cả mọi người từ ngành giáo dục đến công nghệ, bao gồm cả Đại học Harvard.
#5. Microsoft Outlook
Nhiều doanh nghiệp có máy tính để bàn tiếp tục sử dụng Outlook để tích hợp Microsoft Office- cho phép họ quản lý email và danh bạ, đồng thời chia sẻ các so sánh lịch biểu và sự kiện song song trong một thiết lập thống nhất. Không giống như Lịch Apple, Outlook có thể được sử dụng trên cả thiết bị Windows và Apple.
Kết hợp lịch nhóm
Lịch nhóm trong Confluence cho phép nhóm của bạn luôn ngăn nắp và thông báo về tính khả dụng với lịch trình các sự kiện cá nhân và nhóm liên kết với lịch làm việc cá nhân và các trang Confluence. Nó giúp thông báo cho các nhóm về việc ra quyết định hoặc chỉ cần theo dõi những người tham dự trong ghi chú cuộc họp, chỉ cần @đề cập đến một Nhóm trên bất kỳ trang Hợp lưu lịch nhóm hoặc nhận xét nào.
Hợp lưu lịch nhóm là một giải pháp tuyệt vời dành cho các nhóm thuộc mọi quy mô và chuyên môn, mang đến một cấp độ minh bạch mới cho tinh thần đồng đội của bạn. Theo cách tương tự, Hợp lưu lịch nhóm là một công cụ hữu ích giúp tiết kiệm thời gian và công sức của bạn khi bạn cần hiểu lịch trình của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc sắp tới.
Mẹo về cách tạo hợp lưu lịch nhóm
#1. Mở lịch nhóm
Để bắt đầu, bạn cần tạo lịch hoặc thêm lịch hiện có. Đầu tiên, chọn Thêm lịch để nhanh chóng tạo lịch mới hoặc chọn bên cạnh Thêm lịch để thêm lịch hiện có theo các cách sau:
- Thêm lịch hiện có – để đăng ký một lịch khác trong phiên bản Confluence của bạn.
- Nhập lịch – để nhập tệp ICS.
- Đăng ký theo URL – để đăng ký Lịch của bên thứ ba từ Lịch nhóm.
#2. Thêm sự kiện vào lịch
Để thêm một sự kiện vào lịch, các bước sau sẽ giúp bạn
- Chọn Thêm sự kiện
- Nhấp vào một ngày trên lịch ở chế độ xem tháng hoặc tuần (hoặc nhấp và kéo để chọn phạm vi ngày)
- Nhấp đúp vào chế độ xem Dòng thời gian
Bạn sẽ được yêu cầu nhập tiêu đề, thời gian và các chi tiết khác. Sau khi bạn đã thêm các chi tiết, hãy chọn OK để thêm sự kiện vào lịch. Nếu có nhiều lịch trên trang Lịch của tôi, bạn cần chọn lịch mà bạn sẽ thêm sự kiện vào.
#3. Chọn một chế độ xem
Bạn có thể xem các sự kiện của mình theo bốn cách khác nhau: tháng, tuần, danh sách và dòng thời gian. Hợp lưu Lịch nhóm ghi nhớ chế độ xem được chọn cuối cùng của bạn, vì vậy bạn không cần chọn lại chế độ xem đó vào lần quay lại tiếp theo.
#4. Đặt lịch trên các trang hợp lưu
Bạn có thể chèn lịch trên bất kỳ trang nào trong Confluence mà bạn chọn, đảm bảo bạn và nhóm của bạn luôn được cập nhật. Dưới đây là những cách bạn có thể nhúng lịch của mình trên các trang hợp lưu,
- Dán liên kết lịch
- Sử dụng trình duyệt macro
- Sử dụng wiki đánh dấu
Lịch nhóm tốt nhất
Lịch của bạn là ngân sách của bạn. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp của bạn cần phải có lịch tốt nhất có thể. Lịch nhóm tốt nhất giúp phối hợp với những người khác trong nhóm của bạn, đặc biệt nếu bạn làm việc từ xa ít nhất một số thời điểm. Dưới đây là một vài ví dụ về lịch nhóm tốt nhất:
#1. lịch Google
Lịch này mạnh mẽ và dễ sử dụng. Không mất thời gian để tìm hiểu cách thêm sự kiện, chuyển từ chế độ xem tuần mặc định sang chế độ xem tháng hoặc ngày, mời các liên hệ khác hoặc thêm hội nghị video Google Meet. Tất cả những điều này được thực hiện dễ dàng hơn với ứng dụng này.
Quan trọng nhất, với lịch Google và các tính năng độc đáo của nó, bạn có thể chia sẻ toàn bộ lịch, tạo bao nhiêu lịch tùy thích và đăng ký bất kỳ lịch nào tương thích với iCal trong khi chọn lịch nào bạn muốn xem và không muốn xem. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ứng dụng của bên thứ ba và khả năng chia giờ làm việc của mình.
#2. Chuyển đổi kế hoạch
Kế hoạch của Toggl là một lịch nhóm đầy đủ chức năng được thiết kế để cộng tác. Nó cho phép nhóm của bạn hình dung ai đang làm việc gì và khi nào, vì vậy bạn biết ai đang bận và ai có thể có băng thông cho một dự án mới.
Tương tự như Asana, Toggl Plan có thể cho bạn biết ngày mà một đồng đội đang làm việc trong một dự án nhưng bạn sẽ phải làm việc cùng nhau để tìm ra thời gian đã thống nhất cho cuộc họp. Với kế hoạch Toggl, bạn có thể đặt thời gian cho một dự án, đặt thời gian cho bản thân để đi đúng hướng và tạo các nhiệm vụ định kỳ.
#3. Lên đến
Lịch định hướng xã hội không giống như các lịch khác sử dụng mạng xã hội kèm theo để lập kế hoạch cho các sự kiện, cho phép bạn xem lịch trình của trường đại học của mình trong thời gian thực. UpTo cho phép bạn thiết lập các nhóm cho công việc, gia đình, dự án, v.v. Ngoài ra, UpTo còn tích hợp với các lịch hiện có của bạn, bao gồm Lịch Google, Lịch Apple, Microsoft Outlook và Sự kiện trên Facebook.
# 4. Taskworld
Taskworld là một lịch nhóm tốt nhất khác không chỉ cung cấp lịch dùng chung cho các nhóm vì nó có chế độ xem dòng thời gian của dự án và lịch được chia sẻ để cho phép bạn quản lý các dự án và nhiệm vụ của nhóm cùng một lúc, hiển thị từng phần của dự án và trợ giúp bạn theo dõi sự khác biệt theo thời gian. Quan trọng nhất, Taskworld cung cấp các tính năng lịch dùng chung cùng với các công cụ cộng tác khác như công cụ quản lý tác vụ, giao tiếp và báo cáo.
#5. Tôi-Đám Mây
Lịch iCloud rất linh hoạt để sử dụng và sự tích hợp của chúng với các thiết bị Apple cho phép các nhóm chia sẻ thông tin, lên lịch họp và kết hợp một cách dễ dàng. Lịch iCloud cho phép bạn kiểm tra các công việc và dự án hàng ngày bằng cách đặt chế độ xem lịch của bạn là "Hôm nay". Nó hoạt động hoàn hảo cho các thiết bị của Apple và nó mất chức năng cho các thiết bị Android. Nếu toàn bộ nhóm của bạn có các sản phẩm của Apple, điều đó sẽ giúp các dự án kinh doanh của bạn hiệu quả hơn.
Ứng dụng miễn phí Lịch nhóm
Trong chương này, chúng tôi đã liệt kê ứng dụng miễn phí lịch nhóm chia sẻ hầu hết các tính năng như những tính năng được liệt kê ở trên. Các doanh nghiệp hoặc công ty sử dụng nó để theo dõi các cuộc họp, ngày nghỉ, nhiệm vụ, lịch trình dự án và mọi thứ cần thiết mà toàn bộ công nhân đều biết.
- hành độngPLANS
- độiUP
- Giữ & Chia sẻ
- nhóm
- Kim đồng hồ
- hàng đợi
- Bất kì. Làm
- Thời GianCây
- Lịch Google
- Microsoft Outlook
Lợi ích của lịch nhóm
- Yêu cầu nghỉ phép sắp xếp hợp lý
- Quản lý dự án cấp độ tiếp theo
- Hợp tác nhóm được nâng cấp
- Cải thiện sự chuyên cần và tinh thần của nhân viên
- Quyền lợi nhân viên minh bạch
Tóm lại, Lịch nhóm là một lịch hài hòa mà đồng nghiệp có quyền truy cập và các doanh nghiệp hoặc công ty sử dụng để theo dõi các cuộc họp, ngày hết giờ, nhiệm vụ, lịch trình dự án và mọi thứ cần thiết cho toàn bộ công việc, tạo các kênh cho từng bộ phận trong doanh nghiệp của bạn, chứa các loại công cụ lập lịch trình khác nhau.
Bài viết liên quan
- Trợ lý hành chính: Mô tả công việc, kỹ năng và mức lương (Đã cập nhật!)
- CRM TRỰC TUYẾN: Phần mềm hệ thống trực tuyến dành cho doanh nghiệp nhỏ tốt nhất năm 2023 (Miễn phí và trả phí)
- DỊCH VỤ TRỢ GIÚP VIRTUAL: Dịch vụ hỗ trợ ảo tốt nhất
- CHIẾN LƯỢC TIẾP THỊ TRUYỀN THÔNG SOCIAL MEDIA 2023: Hướng dẫn chi tiết (+ mẫu miễn phí)
- PHẦN MỀM LỊCH TRÌNH DÀNH CHO DOANH NGHIỆP: Phần mềm lập lịch trình cho nhân viên
- Lịch kinh tế: Những ngày quan trọng đối với nhà giao dịch
