Thông thường, khi hoạt động kinh doanh của bạn liên quan đến việc sử dụng, truyền tải và lưu trữ hồ sơ sức khỏe và các bệnh án khác, thì tổ chức của bạn cần đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ HIPAA (Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp bảo hiểm y tế). Theo định nghĩa, tuân thủ HIPAA đề cập đến việc tuân thủ các tiêu chuẩn quy định nhất định về việc sử dụng an toàn và bảo mật và tiết lộ thông tin sức khỏe được bảo vệ bởi các tổ chức được bảo hiểm và các đối tác kinh doanh.
Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn chịu sự điều chỉnh của HIPAA các quy tắc và chính sách, bạn cần tuân thủ quy định liên bang đã nói để cứu tổ chức của bạn khỏi rắc rối lớn. Nói tóm lại, bạn phải đảm bảo rằng tất cả thông tin sức khỏe mà doanh nghiệp của bạn xử lý đều an toàn và được bảo vệ khỏi các rủi ro về an ninh mạng.
Hãy tiếp tục đọc bài viết này để tìm hiểu cách đảm bảo doanh nghiệp của bạn vẫn tuân thủ HIPAA.
# 1. Đặt rõ ràng chính sách quyền riêng tư của bạn
Như đã đề cập, vi phạm các quy tắc và quy định của HIPAA có thể dẫn đến việc trả các khoản tiền phạt và hình phạt nặng. Không chỉ vậy, nó còn có thể khiến công việc kinh doanh của bạn rơi vào tình trạng tồi tệ. Do đó, điều quan trọng là phải phát triển một chính sách bảo mật rõ ràng để đảm bảo tuân thủ quy định liên bang đã nói. Ví dụ: bạn có thể đưa ra chính sách về việc không bán thông tin sức khỏe được bảo vệ cho bất kỳ ai, kể cả các bên thứ ba hoặc cấm truyền thông tin bí mật sử dụng một nguồn không an toàn.
Hãy nhớ rằng, khi bạn có chính sách bảo mật rõ ràng, bạn có thể mong đợi sự tuân thủ nghiêm ngặt từ nhân viên của mình, điều này đảm bảo bạn vẫn là một pháp nhân kinh doanh tuân thủ HIPAA ở tiểu bang của bạn.
# 2. Giáo dục nhân viên về việc tuân thủ HIPAA
Giáo dục nhân viên của bạn về nó cũng có thể là một ý tưởng tuyệt vời để đảm bảo tuân thủ HIPAA. Bạn có thể làm điều này bằng cách thực hiện đào tạo hàng năm về nhận thức an ninh và các chủ đề khác liên quan đến an toàn cho tất cả nhân viên của bạn có quyền truy cập vào thông tin sức khỏe được bảo vệ.
Khi bạn tổ chức các buổi đào tạo này, tổ chức của bạn có thể đảm bảo rằng nhân viên của bạn được nhắc nhở về cách họ nên sử dụng, chia sẻ và lưu trữ thông tin sức khỏe được bảo vệ. Ngoài ra, bằng cách tiến hành đào tạo, họ có thể được cập nhật các giao thức, quy trình và chính sách mới có thể được sử dụng để tuân thủ các quy tắc và quy định của HIPAA.
# 3. Sử dụng đúng phần mềm
Vì hầu hết thông tin sức khỏe được bảo vệ được lưu trữ dưới dạng điện tử, doanh nghiệp của bạn cần đầu tư vào công nghệ phần mềm phù hợp để duy trì tuân thủ HIPAA. Thông thường, tuân thủ quy định liên bang này có nghĩa là giữ bí mật và an toàn tất cả thông tin nhạy cảm trước các cuộc tấn công mạng và vi phạm dữ liệu.
Nếu thông tin được lưu giữ mà không có các biện pháp bảo vệ an toàn, thì nguy cơ bị đánh cắp bởi những người trái phép sẽ tăng lên. Khi điều này xảy ra, nhiều khả năng bạn sẽ khiến doanh nghiệp của mình gặp nguy hiểm lớn bằng cách trả tiền phạt và các hình phạt khác. Vì lý do này, tốt nhất bạn nên sử dụng phần mềm phù hợp dựa trên nhu cầu kinh doanh của mình. Cho dù đó là chương trình đám mây được HIPAA công nhận hay máy chủ nội bộ, việc sử dụng chúng có thể đảm bảo tất cả thông tin được an toàn và bảo mật trước các mối đe dọa an ninh mạng và các truy cập trái phép khác.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng các ứng dụng giao diện web để xử lý thông tin sức khỏe được bảo vệ, thì bạn cũng phải đảm bảo rằng ứng dụng bạn chọn đi kèm với các tính năng bảo mật nâng cao. Kiểm tra xem thiết kế, phát triển và triển khai các ứng dụng có chứa các lỗ hổng bảo mật có thể đe dọa đến tính bảo mật và sự tuân thủ của bạn với đạo luật liên bang có liên quan hay không.
# 4. Thực hiện Quy trình Kiểm toán Nội bộ
Tổ chức của bạn cũng cần phát triển và triển khai quy trình kiểm toán nội bộ để đảm bảo tuân thủ HIPAA. Khi bạn có thể kiểm tra mức độ hiệu quả của các chính sách bảo mật và quyền riêng tư hiện tại của mình, bạn sẽ tìm ra liệu có điểm yếu nào trong hệ thống của mình hay không và bạn sẽ có thể thực hiện các bước cần thiết để giải quyết chúng. Ngoài ra, nó được thiết kế để cung cấp cho bạn và doanh nghiệp của bạn kiến thức chuyên môn, giáo dục và hỗ trợ cần thiết mà bạn cần để giữ bí mật và an toàn cho thông tin sức khỏe được bảo vệ của mình. Tuy nhiên, khi làm như vậy, bạn cần đảm bảo mọi thứ đều được ghi lại để chứng minh với kiểm toán viên và cơ quan quản lý rằng bạn tuân thủ.
Ngoài ra, điều quan trọng cần nhớ là tiến hành quy trình kiểm toán đóng một vai trò không thể thiếu trong việc tuân thủ quy chế liên bang đã nêu. Bạn càng kiểm tra nhiều chính sách quyền riêng tư và bảo mật của mình, bạn càng có nhiều quyền kiểm soát đối với chúng, điều này có thể giúp đảm bảo doanh nghiệp của bạn vẫn luôn đáp ứng các tiêu chuẩn thích hợp.
# 5. Làm việc với một nhóm chuyên gia
Một cách khác để doanh nghiệp của bạn có thể tuân thủ quy định liên bang có liên quan là làm việc với một nhóm chuyên gia. Trừ khi bản thân bạn là một chuyên gia, bạn có thể cần sự trợ giúp từ những cá nhân khác có kinh nghiệm trong việc xử lý các vấn đề về quyền riêng tư và an ninh mạng. Những chuyên gia này có thể bao gồm:
Đội An ninh:
Bạn có thể thuê một nhóm bảo mật đáng tin cậy, những người biết cách xác định các vi phạm dữ liệu và các cuộc tấn công an ninh mạng, cũng như phát triển các giao thức nếu phát hiện vi phạm. Mặc dù việc tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc của HIPAA có vẻ như hoàn toàn ổn, nhưng chuyên môn và kỹ năng của đội ngũ bảo mật giàu kinh nghiệm có thể giúp bạn yên tâm khi biết rằng bạn có những người giám sát an ninh mạng và quyền riêng tư của tất cả thông tin nhạy cảm trong tổ chức của bạn. Ngoài các chiến lược bảo vệ dữ liệu chung mà bạn biết, bao gồm việc sử dụng mã hóa và sao lưu và phục hồi dữ liệu, bạn có thể đảm bảo tuân thủ HIPAA bằng cách thuê một nhóm bảo mật cung cấp các tính năng bảo mật chuyên biệt, chẳng hạn như xác thực liên kết.
Kiểm toán viên CNTT (Công nghệ thông tin) bên ngoài:
Bạn cũng có thể làm việc với kiểm toán viên CNTT bên ngoài để giúp bộ phận CNTT nội bộ của bạn trong việc triển khai phân tích rủi ro và các khía cạnh khác của việc tuân thủ an ninh mạng, chẳng hạn như chính sách và thủ tục cũng như quét lỗ hổng.
Luật sư chuyên về tuân thủ HIPAA:
Doanh nghiệp của bạn cũng có thể hưởng lợi từ việc có luật sư xử lý các trường hợp về việc tuân thủ HIPAA. Họ có thể giúp bạn bằng cách cung cấp lời khuyên pháp lý có giá trị, hỗ trợ kiểm toán và hướng dẫn về các rủi ro và rủi ro tiềm ẩn.
Kết luận:
Thật vậy, với số lượng các mối đe dọa mạng ngày càng tăng hiện nay, việc giữ an toàn cho tổ chức của bạn với sự trợ giúp của việc tuân thủ HIPAA đã trở nên quan trọng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn cho rằng doanh nghiệp của mình gặp khó khăn trong việc tuân thủ HIPAA, hãy ghi nhớ những cách được đề cập ở trên và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu. Bạn càng biết rõ những gì cần thiết để tối ưu hóa các nỗ lực tuân thủ của mình, bạn càng có thể ngăn chặn những người và tổ chức khác đe dọa doanh nghiệp của mình. Hãy nhớ rằng, việc tuân thủ các quy tắc và quy định của đạo luật nói trên có thể giúp nâng cao danh tiếng của tổ chức bạn về lâu dài
