Sự tham gia của các bên liên quan và quản lý là rất quan trọng để xác định và đạt được thành công của dự án. Lập bản đồ các bên liên quan là một công cụ quan trọng giúp bạn làm việc này. Bài đăng này sẽ hướng dẫn bạn từng bước quy trình bằng cách sử dụng ví dụ lập bản đồ các bên liên quan. Bạn sẽ học cách phân loại các bên liên quan dựa trên mối quan tâm và tác động của họ để xác định các tác nhân quan trọng, những người tiết kiệm tiềm năng, những người ủng hộ và lãng phí thời gian. Bằng cách làm theo các bước được nêu trong bài viết này, bạn có thể lập một kế hoạch vững chắc để thu hút những người quan trọng nhất trong dự án của bạn - các bên liên quan của bạn.
Các bên liên quan là gì?
Các bên liên quan có thể được định nghĩa là “Bất kỳ ai có cổ phần trong dự án”, mặc dù điều này hơi rộng. Một định nghĩa thực tế hơn có thể là: “Bất kỳ ai có thể tạo ra hoặc phá hỏng dự án của bạn”.
Nhóm các bên liên quan cụ thể hơn này được chia thành bốn loại lớn:
1) Các nhà tài trợ thường là những người khởi động dự án bằng cách tổ chức các nguồn lực cần thiết và giao cho các cá nhân nhiệm vụ hoàn thành nó. Các nhà tài trợ kiểm soát các yêu cầu của dự án, và nếu những yêu cầu đó thay đổi, họ phải dẫn dắt dự án theo đó.
2) Nhóm Dự án chịu trách nhiệm thực hiện dự án và đảm bảo rằng nó đã hoàn thành. Nhóm dự án chịu trách nhiệm phát triển một giải pháp cho các yêu cầu của dự án.
3) Một nhóm tham khảo bao gồm những người mà các nhóm dự án phải tham khảo ý kiến để đi đến giải pháp tốt nhất. Họ đảm bảo rằng giải pháp sẽ hoạt động bình thường.
4) Người dùng là một tập hợp đa dạng các cá nhân được hưởng lợi từ giải pháp dự án.
Mẹo: Nhóm Tham chiếu và một số thành viên của Nhóm Dự án cũng có thể được phân loại là Người dùng. Đây thường là một ý tưởng rất thông minh.
Lập bản đồ các bên liên quan: Nó là gì?
Lập bản đồ các bên liên quan là một quá trình hợp tác nghiên cứu, tranh luận, cũng như thảo luận dựa trên nhiều quan điểm để phát triển một danh sách quan trọng của các bên liên quan trong phạm vi các bên liên quan.
Lập bản đồ có thể được chia thành bốn bước:
1) Nhận dạng: danh sách các nhóm, tổ chức và cá nhân có liên quan
2) Phân tích: hiểu các quan điểm và lợi ích của các bên liên quan
3) Lập bản đồ: mô tả mối liên hệ giữa các mục tiêu và các bên liên quan khác.
4) Ưu tiên đòi hỏi việc xếp hạng tầm quan trọng của các bên liên quan và xác định các thách thức.
Tầm quan trọng của Công cụ lập bản đồ các bên liên quan
Lập bản đồ các bên liên quan là rất quan trọng vì các bên liên quan rất quan trọng đối với sự thành công của một dự án. Thường có rất nhiều bên liên quan, có nghĩa là có rất nhiều kỳ vọng khác nhau. Bạn sẽ gặp khó khăn trong việc kết nối và giữ hài lòng các bên liên quan nếu bạn không vạch ra tầm ảnh hưởng và sự quan tâm của họ đối với dự án.
Tuy nhiên, nó là một con đường hai chiều. Giao tiếp tốt với các bên liên quan cung cấp cho các nhà quản lý dự án thông tin cần thiết về dự án, điều này mang lại lợi ích cho họ theo nhiều cách khác nhau. Nó hỗ trợ trong giảm thiểu rủi ro và xác định mục tiêu dự án thực sự của các bên liên quan.
Nói cách khác, lập bản đồ các bên liên quan là bước đầu tiên trong việc phát triển chiến lược truyền thông hiệu quả. Các dự án sẽ thất bại nếu có rất ít hoặc không có thông tin liên lạc. Giao tiếp càng tốt, dự án sẽ diễn ra suôn sẻ hơn và bạn sẽ dễ dàng hiểu được mong muốn của các bên liên quan.
Lập bản đồ các bên liên quan là một công cụ khác để quản lý các kỳ vọng. Bạn có thể tìm hiểu quan điểm của các bên liên quan về dự án bằng cách vạch ra chúng. Kết quả là, khi dự án tiến triển, người quản lý dự án có thể từng bước giải quyết những kỳ vọng đó, đưa chúng phù hợp với dự án để mọi người đều hài lòng với công việc được giao.
Ví dụ về ánh xạ các bên liên quan
Bản đồ các bên liên quan nhằm hỗ trợ bạn đánh giá môi trường xung quanh bằng cách chỉ ra ai có thể hỗ trợ hoặc cản trở sự thành công của dự án của bạn.
Ví dụ lập bản đồ trước mô tả một phương pháp tạo bản đồ các bên liên quan. Xin lưu ý rằng ví dụ lập bản đồ các bên liên quan này chỉ là một trong nhiều cách để mô tả các bên liên quan và tác dụng của chúng.
Mặc dù bản đồ của các bên liên quan có thể có nhiều hình dạng và định dạng khác nhau, nhưng chúng phải luôn bao gồm các thông tin sau:
- Chúng dễ đọc vì mục tiêu của chúng là được sử dụng như một công cụ ra quyết định nhanh chóng.
- Toàn diện, bởi vì chỉ có sự hiểu biết thấu đáo về các bên liên quan thiết yếu mới có thể cung cấp thông tin hữu ích.
- Nhiều bên liên quan được sắp xếp thành các loại tùy thuộc vào loại hình, lợi ích chung và mức độ ảnh hưởng của họ.
Bạn có thể quản lý giao tiếp của mình với các bên liên quan theo bốn cách: quản lý chặt chẽ họ, khiến họ hài lòng, thông báo cho họ hoặc đơn giản là theo dõi họ.
Nếu một bên liên quan có mức độ ảnh hưởng đáng kể nhưng không quan tâm nhiều đến dự án, họ nên được duy trì hài lòng, có nghĩa là họ yêu cầu cập nhật thường xuyên và ý kiến của họ là quan trọng.
Một bên liên quan có mức độ ảnh hưởng và quan tâm cao phải được giám sát chặt chẽ. Điều này đòi hỏi họ phải gặp gỡ họ thường xuyên hơn so với nhóm trong danh mục “duy trì sự hài lòng” và phản hồi của họ cũng rất cần thiết cho bất kỳ quá trình ra quyết định nào.
Cơ sở người tiêu dùng của bạn bao gồm những người có ít ảnh hưởng nhưng rất tò mò. Họ cũng yêu cầu cập nhật tiến độ, nhưng không thường xuyên như nhóm “quản lý chặt chẽ” và “duy trì sự hài lòng”. Những người có ít quyền lực và sự quan tâm yêu cầu giám sát, nhưng họ có lẽ chỉ nên được thông báo về các mốc quan trọng trong dự án.
Cách lập bản đồ các bên liên quan
Khi bạn đã sẵn sàng tạo bản đồ các bên liên quan của mình và bắt đầu quá trình lập bản đồ các bên liên quan, hãy thực hiện bốn bước sau:
# 1. Xác định các bên liên quan
Một dự án có thể có một số lượng lớn các bên liên quan. Danh sách bạn tạo sẽ phù hợp với tổ chức của bạn, tác động của dự án cũng như mục tiêu của dự án. Điều đó có nghĩa là bạn có thể cần phải sửa lại danh sách trong suốt dự án.
# 2. Kiểm tra các bên liên quan
Bước sau cần điều tra đáng kể. Điều này cho phép bạn xác định mức độ liên quan của chúng với dự án và những gì chúng mang lại. Xác định loại bên liên quan mà họ là, họ có thể đóng góp bao nhiêu cho dự án và tính hợp pháp của họ khi làm như vậy. Họ có sẵn sàng tham gia không? Họ có bao nhiêu tiếng nói và sự tham gia vào dự án?
# 3. Người tham gia trên bản đồ
Đây là giai đoạn bạn thiết kế hộp của mình và chia nó thành bốn phần, với trục y đo mức độ hiệu ứng từ thấp (dưới) đến cao (trên) (trên). Bạn lập bản đồ số tiền quan tâm trên trục x, từ thấp (trái) đến cao (phải) (phải). Vẽ sơ đồ các bên liên quan cũng như kết quả phân tích của bạn theo hai trục bằng cách sử dụng danh sách các bên liên quan và kết quả phân tích của bạn.
#4. Các bên liên quan nên được ưu tiên.
Bây giờ bạn đã xác định, phân tích và lập biểu đồ cho các bên liên quan của mình trên bản đồ, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch về cách bạn sẽ tương tác với họ trong suốt dự án. Tùy thuộc vào nơi họ hạ cánh trên bản đồ, bạn sẽ kiểm soát chặt chẽ hoặc đơn giản là theo dõi họ. Đây là bước đầu tiên trong việc phát triển chiến lược giao tiếp với các bên liên quan và quản lý tổng thể các bên liên quan.
Các phương pháp hay nhất về lập bản đồ các bên liên quan
Sẽ là thuận lợi nếu bạn có thể thu thập được càng nhiều thông tin về tất cả các bên liên quan của mình càng tốt. Bạn tò mò về họ là ai và họ muốn giao tiếp như thế nào. Một số có thể chỉ muốn bạn nhắn tin cập nhật cho họ, trong khi những người khác có thể thích thuyết trình trực tiếp hoặc trò chuyện qua điện thoại. Xác định phương thức giao tiếp mà họ thích và tần suất phù hợp nhất với họ.
# 1. Có một tâm trí cởi mở
Hiểu được sự đa dạng về văn hóa hoặc ngôn ngữ giữa các bên liên quan của bạn là một thành phần khác trong việc lập bản đồ các bên liên quan của bạn. Nếu họ không nói ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn, bạn sẽ cần phải sửa đổi thông điệp của mình. Điều quan trọng là phải hòa nhập và hiểu rằng điều gì tốt cho một bên liên quan có thể xấu cho bên khác.
# 2. Giao tiếp hiệu quả
Nội dung thông tin liên lạc của Bạn phải rõ ràng. Bạn muốn tránh biệt ngữ và cũng cung cấp các dữ kiện. Khi nói chuyện, hãy cởi mở và trung thực, đồng thời theo dõi điều gì chắc chắn và điều gì không. Hãy cởi mở với nhận xét của các bên liên quan và hiểu cách họ có thể ảnh hưởng đến quyết định của bạn.
# 3. Hãy cởi mở và trung thực.
Không bao giờ giấu thông tin, đặc biệt là những tin tức khủng khiếp. Bạn càng sớm đưa nó ra khỏi đó, bạn càng sớm có thể giải quyết các kỳ vọng của các bên liên quan và cũng có thể giải đáp bất kỳ mối quan tâm nào mà họ có thể có.
#4. Tiếp tục có sẵn
Cuối cùng, hãy duy trì các kênh giao tiếp cởi mở. Duy trì liên hệ với các bên liên quan của bạn, nhưng cũng cung cấp cho họ một cơ chế để họ có thể liên hệ với bạn nếu cần. Lắng nghe những gì họ nói, giao tiếp với họ và đưa ra những câu hỏi của riêng bạn khi họ nói. Giao tiếp là trao đổi thông tin.
Quá trình lập bản đồ các bên liên quan cũng quan trọng như kết quả và chất lượng của quá trình phụ thuộc nhiều vào sự hiểu biết của những người liên quan.
Lập bản đồ các bên liên quan cho phép các sáng kiến hoạt động trơn tru.
Bỏ bê quản lý các bên liên quan có thể dẫn đến rào cản và thất bại, đó là lý do tại sao lập bản đồ các bên liên quan nên là một công cụ thiết yếu trong hộp công cụ của mỗi người quản lý dự án.
Sự thành công của một dự án phụ thuộc vào việc thu hút và hợp tác với các bên liên quan từ mọi nền tảng. Hiểu động cơ của họ và phân loại họ thành các loại khác nhau bằng cách sử dụng ma trận quyền lực / lãi suất và bản đồ các bên liên quan có thể đi một chặng đường dài để đảm bảo công việc của bạn đi đúng hướng.
Câu hỏi thường gặp về lập bản đồ các bên liên quan
Công cụ lập bản đồ các bên liên quan là gì?
Nói chung, lập bản đồ các bên liên quan là một công cụ được sử dụng trong phân tích các bên liên quan để phân loại mọi người dựa trên quyền lực và lợi ích của họ.
Mô hình tham gia của các bên liên quan là gì?
Sự tham gia của các bên liên quan đề cập đến việc xác định có hệ thống, phân tích, lập kế hoạch và cũng như thực hiện các sáng kiến nhằm tác động đến các bên liên quan.
