Bạn có đang quản lý hiệu quả các bên liên quan của mình không? Nhưng trước tiên, bạn có biết tất cả các bên liên quan của bạn là ai không? Bạn đã bao giờ nhận thấy rằng bạn đã bỏ lỡ một tiêu chí cụ thể sau khi hoàn thành một nửa dự án? Đây có thể là một yêu cầu từ một cá nhân có ảnh hưởng, người không tham gia nhiều như lẽ ra phải làm. Theo cuộc thăm dò gần đây nhất, chỉ 36% số người được hỏi chắc chắn rằng các bên liên quan và các thành viên chủ chốt hoàn toàn cam kết với các mục tiêu và lợi thế của dự án. Trừ khi bạn đủ may mắn để không rơi vào tình huống khó xử như trường hợp được mô tả ở trên, đây là cơ hội để bạn tránh những trường hợp như vậy xảy ra. Trong bài đăng này, bạn sẽ học cách lập kế hoạch quản lý các bên liên quan trong dự án của mình.
Ai là Bên liên quan?
Bây giờ bạn đã hiểu tầm quan trọng của việc quản lý các bên liên quan, chúng ta hãy bắt đầu với các nguyên tắc cơ bản của việc quản lý các bên liên quan, tức là bên liên quan là ai.
Bên liên quan là người có mối quan tâm đến một công ty và có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi nó. Các nhà đầu tư, nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp là những bên liên quan chính trong một công ty bình thường. Tuy nhiên, khi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp tiếp tục được duy trì, khái niệm này sẽ mở rộng ra bao gồm một số thứ khác như cộng đồng, chính phủ và các nhóm thương mại.
Một bên liên quan là người nào đó sẽ bị ảnh hưởng bởi một dự án. Các bên liên quan được phân loại rộng rãi là “Các bên liên quan nội bộ” và “Các bên liên quan bên ngoài”.
Các bên liên quan nội bộ là những người làm việc cho công ty của bạn. Họ bao gồm nhà tài trợ Dự án của bạn, chủ dự án, nhóm Dự án và bất kỳ ai hoặc nhóm nào đóng góp hoặc hưởng lợi từ kết quả của dự án. Nó cũng bao gồm những người có thể chịu tác động tiêu cực do kết quả của sáng kiến. Ví dụ, một số công nhân có thể cần phải đào tạo lại kỹ năng do quá trình tự động hóa hoặc họ có thể phải chuyển đi.
Các bên liên quan bên ngoài là những người không thuộc tổ chức của bạn. Những điều này có thể bao gồm nhà cung cấp, khách hàng, cổ đông, chính phủ, kiểm toán viên, v.v.
Bạn có thể đi đến bài đăng trước của chúng tôi và tìm hiểu thêm về phân tích các bên liên quan và làm thế nào để biết những người có ảnh hưởng chính của bạn.
Quản lý các bên liên quan của dự án là gì?
Điều quan trọng là phải quản lý các bên liên quan và kỳ vọng của họ. Do đó, Quản lý các bên liên quan là một thành phần thiết yếu của Quản lý Dự án. Tất cả các bên liên quan của dự án phải được xác định. Các dự án nhỏ có thể có một số lượng nhỏ các bên liên quan, trong khi các dự án lớn hơn có thể có một số lượng lớn các bên liên quan.
Không phải tất cả các bên liên quan có thể sẽ được đối xử bình đẳng. Mỗi loại sẽ có bộ tiêu chuẩn và kỳ vọng riêng. Do đó, điều quan trọng là xác định từng bên liên quan. Điều này đảm bảo rằng không có bên liên quan nào bị bỏ qua. Giai đoạn tiếp theo là phân loại các bên liên quan để họ có thể tham gia một cách phù hợp. Bạn sẽ ít có khả năng bỏ qua bất kỳ nhu cầu quan trọng nào nếu bạn có cả hai nhu cầu này.
Quản lý các bên liên quan của dự án bao gồm việc xác định các bên liên quan và phân tích các ảnh hưởng và kỳ vọng của họ. Có, vì sức mạnh của họ, họ có thể tác động đến kết quả của dự án. Do đó, bạn phải đưa ra các chiến lược có thể chấp nhận được để hợp tác với các bên liên quan và thực hiện dự án. Mỗi bên liên quan cần lượng thông tin liên lạc thích hợp. Trước khi đi sâu vào Quản lý các bên liên quan của dự án, chúng ta hãy xem xét giao tiếp.
Quản lý Truyền thông
Quản lý truyền thông dự án đảm bảo rằng thông tin dự án được lập kế hoạch, tạo, thu thập, phân phối, lưu trữ, truy xuất, kiểm soát và giám sát một cách kịp thời và phù hợp. Giao tiếp thường xuyên có nhiều khía cạnh cần phải được kiểm tra.
- Nội bộ (bên trong dự án của bạn) và bên ngoài (trong công ty của bạn) (nhà cung cấp, khách hàng, các dự án khác và tổ chức)
- Trang trọng (biên bản, báo cáo và cuộc họp) và không chính thức (cuộc họp) (bản ghi nhớ, email, thảo luận đột xuất)
- Theo chiều ngang (giữa người quản lý và cấp dưới trong tổ chức) cũng như chiều ngang (đây là giữa các đồng nghiệp)
- Không chính thức (báo cáo thường niên, bản tin) và chính thức (báo cáo hàng năm, bản tin) (thông tin liên lạc không được lưu trữ)
- Bằng miệng và bằng văn bản - bằng lời nói (liên quan đến âm thanh) và không lời (ngôn ngữ cơ thể)
Bây giờ bạn sẽ hiểu tại sao giao tiếp lại quan trọng đối với việc quản lý các bên liên quan. Khả năng giao tiếp có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
- Chú ý lắng nghe và chú ý lắng nghe một cách hiệu quả
- Thăm dò và đặt câu hỏi về các khái niệm hoặc sự kiện để hiểu rõ hơn
- Thu thập dữ kiện để chứng thực hoặc xác định thông tin
- Đặt và quản lý trước các kỳ vọng
- Kiến thức của nhóm cần được nâng cao thông qua đào tạo.
- Thuyết phục một nhóm, một cá nhân hoặc một tổ chức làm điều gì đó.
- Khuyến khích người khác trấn an và khuyến khích
- Tóm tắt, tóm tắt và xác định bước tiếp theo
- Huấn luyện sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu của mình.
- Đàm phán các giao dịch đôi bên cùng có lợi
- giải quyết các vấn đề để tránh mọi hậu quả có hại
Cách tạo chiến lược hoặc kế hoạch quản lý các bên liên quan
Thực hiện theo năm giai đoạn sau để đảm bảo rằng tất cả các cơ sở của bạn trong kế hoạch quản lý các bên liên quan được bao hàm để tóm tắt tất cả các bài học bạn vừa học được và đưa chúng vào thực tế.
# 1. Lập danh sách các bên liên quan của bạn.
Biết các bên liên quan của bạn là bước đầu tiên để phát triển một chiến lược quản lý các bên liên quan mạnh mẽ.
# 2. Xác định ưu tiên của các bên liên quan
Lưu ý xem các bên liên quan nào sẽ có ảnh hưởng nhiều nhất đến dự án và khi nào ảnh hưởng của họ giảm đi hoặc tăng lên.
# 3. Tiến hành phỏng vấn các bên liên quan
Làm việc với các bên liên quan mới lúc đầu có thể khó khăn — một số khó quản lý hơn những người khác. Tùy thuộc vào dự án, sẽ có nhiều tiếng nói từ bên ngoài tổ chức với những cá tính và yêu cầu riêng biệt hoặc nhiều tiếng nói từ bên trong công ty với những mục tiêu cạnh tranh. Vì vậy, đây là một số câu hỏi phỏng vấn các bên liên quan mẫu để hỏi để làm rõ những điều:
- Điều gì khiến bạn quan tâm đến dự án này?
- Bạn hy vọng gì cho dự án này?
- Món đồ giao hàng nào kích thích sự tò mò của bạn nhất?
- Điều gì đã thu hút bạn tham gia vào dự án này?
- Bạn mong đợi điều gì từ một đội nếu bạn có?
- Tại sao bạn lạc quan về dự án này?
- Bạn mong đợi dự án này sẽ thay đổi gì sau khi ra mắt?
- Bạn mong đợi dự án này sẽ hoàn thành trong bao lâu?
- Tại sao bạn lại quan tâm đến dự án này?
- Bạn thích gặp mặt trực tiếp, gọi điện thoại hay gửi email?
#4. Tạo ma trận của bạn
Một mô hình đơn giản của một góc phần tư để phân loại các phát hiện của bạn sẽ cho phép bạn tách những người có mức độ quan tâm cao và mức độ ưu tiên cao với những người có mức độ quan tâm thấp và mức độ ưu tiên thấp. Nó cũng sẽ hỗ trợ trong việc sắp xếp tất cả những người ở giữa.
# 5. Thiết lập và Quản lý Kỳ vọng
Xác định rõ ràng các giai đoạn mà mỗi bên liên quan quan trọng sẽ tham gia, cũng như thời hạn nhận xét của họ. Bao gồm lịch làm việc giờ hành chính để họ có thể dễ dàng tìm thấy bạn để họ có thể cung cấp phản hồi một mình hoặc trong một nhóm. Như thường lệ, hãy thực tế, minh bạch và trung thực trong mọi giai đoạn của dự án — các bên liên quan của bạn sẽ nhận thấy và đánh giá cao nó.
Tầm quan trọng của Kế hoạch quản lý các bên liên quan trong dự án là gì?
Các bên liên quan rất quan trọng đối với sự thành công của dự án của bạn. Họ tin tưởng vào sáng kiến và cam kết thời gian, tiền bạc và nguồn lực cho nó. Vì vậy, nếu không có một kế hoạch quản lý các bên liên quan tốt, họ có khả năng làm cho mọi thứ trở nên vô cùng vụng về, với rất nhiều băng đỏ trong quá trình này.
Ưu điểm giao tiếp
Các kế hoạch quản lý các bên liên quan cũng có ý nghĩa về mặt quan hệ công chúng. Hãy xem xét điều này: các bên liên quan không làm việc một cách cô lập; để họ học về phát triển dự án từ các nguồn lực khác và các bên liên quan.
Điều quan trọng là quyền lợi của họ được bảo vệ, và bạn không thấy mình đang nhíu mày của một bên liên quan bất mãn khi nhận được tin xấu. Duy trì một kênh liên lạc mở là bước quan trọng nhất trong việc phát triển một chiến lược quản lý các bên liên quan mạnh mẽ.
Nguy cơ của việc không có chiến lược quản lý các bên liên quan
Các bên liên quan, một lần nữa, làm cho thế giới quay vòng. Họ là nhà đầu tư, người tiêu dùng, hàng xóm và nhà sản xuất của bạn. Họ có thể là những người ủng hộ bạn mạnh mẽ nhất hoặc khiến sáng kiến bị đình trệ.
Bởi vì các bên liên quan thường liên quan đến một số địa chỉ liên hệ chính trên nhiều kênh, điều quan trọng là phải giao tiếp với họ một cách hiệu quả và hiệu quả. Bạn có thể tự xoay bánh xe của mình để cố gắng xác nhận các yêu cầu của một bên liên quan có mức độ ưu tiên thấp và mức độ quan tâm thấp mà không cần phỏng vấn họ trước hoặc đánh giá mức độ ưu tiên hoặc mối quan tâm của họ, khiến những người có mức độ ưu tiên cao cảm thấy không hài lòng với quy trình.
Tệ hơn nữa, bạn có thể sắp đặt doanh nghiệp của mình thiếu tiền mặt hoặc trải nghiệm khách hàng tồi tệ trong dự án tiếp theo. Đừng để tổ chức của bạn bị thiếu hụt nguồn lực, tiền mặt hoặc thời gian.
Làm thế nào để quản lý các bên liên quan khó khăn
Bạn làm gì khi phải đối phó với các bên liên quan đầy thách thức? Có nhiều cách để cải thiện các mối quan hệ, bất kể chúng tỏ ra cứng đầu đến mức nào. Dưới đây là bảy gợi ý để giúp bạn nhận được sự chấp thuận của họ:
Tốt nhất bạn nên lựa chọn các trận chiến của mình một cách cẩn thận, nếu không, bạn sẽ chiến tranh mọi lúc. Khi giao dịch với các bên liên quan, sẽ có lúc bạn không đồng ý, nhưng chúng sẽ rất ít và rất xa. Thay vào đó, hãy nhượng bộ những yêu cầu nhỏ. Các bên liên quan có thẩm quyền và bạn phải nhận ra cấu trúc phân cấp đó. Nó giúp bạn đỡ đau lòng đồng thời gieo mầm tin tưởng. Tin hay không thì tùy, các bên liên quan của bạn sẽ tôn trọng bạn và ở một mức độ nào đó, sẽ không tranh cãi với bạn.
# 2. Thoát khỏi cảm xúc tiêu cực
Bạn rất dễ trở nên quá xúc động. Những gì bắt đầu như một cuộc cãi vã nhanh chóng leo thang thành một cơn bão giận dữ và hận thù. Những người chuyên nghiệp không có những cơn nóng nảy nóng nảy như những đứa trẻ. Hơn nữa, trẻ em không bám vào những cảm xúc xấu. Đó là điều mà chúng ta có thể học hỏi. Không có gì là sai khi tức giận; Tuy nhiên, vấn đề là phải nhượng bộ sự tiêu cực đó và tệ hơn là tiếp tục châm ngòi cho ngọn lửa. Điều đó sẽ chỉ làm hỏng mối quan hệ của bạn với các bên liên quan, cũng như toàn bộ dự án.
# 3. Nhận ra sự tiêu cực của họ
Sự đồng cảm là một phần quan trọng trong việc tạo ra một mối quan hệ nhân ái. Đồng cảm là khả năng hiểu và trải nghiệm cảm xúc của người khác và nó cần được đưa vào mọi kế hoạch quản lý các bên liên quan. Nếu bạn có thể lùi lại một bước, thừa nhận những gì họ đang cảm thấy, và sau đó cố gắng giảm bớt nó, bạn sẽ đi đến giác ngộ và nỗ lực thành công.
#4. Tìm kiếm và chấp nhận lời khuyên
Các bên liên quan khó thường khó vì một nguyên nhân. Tất nhiên, một số người có tính cách thách thức, nhưng những người khác có thể hành động theo cách này vì họ cảm thấy không được lắng nghe. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem bạn sẽ phản ứng như thế nào nếu bạn tin rằng không ai đang lắng nghe mình. Kết quả là, cố gắng bất động, bình tĩnh và cởi mở. Lắng nghe những gì họ nói và thậm chí tìm kiếm lời khuyên của họ. Đây không chỉ là một phương pháp tiếp cận tâm lý mà còn là một phương pháp thực tế để quản lý dự án.
# 5. Hãy khéo léo và trung thực.
Sẽ có lý do chính đáng cho tranh chấp theo thời gian. Khi những điều như thế này xảy ra trong một dự án, bạn không thể chỉ chải chúng dưới tấm thảm. Bạn có trách nhiệm thực hiện một dự án thành công đồng thời đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của các bên liên quan. Bạn cũng có trách nhiệm can thiệp nếu bạn nhận thấy họ hành động chống lại lợi ích tốt nhất của họ. Tuy nhiên, để đạt được quan điểm của mình, bạn phải trung thực và lịch sự. Không ai muốn bị nói rằng họ sai, vì vậy hãy tìm cách diễn đạt nó theo cách khác, hoặc tốt hơn là không nói về đúng sai, mà là về dự án và các yêu cầu của dự án.
# 6. Làm cho họ hạnh phúc
Chỉnh sửa chúng cũng có ích. Bạn không muốn gặp phải những điều khó chịu, nhưng nếu bạn có thể làm cho các bên liên quan của mình cảm thấy hài lòng, thì thực tế sẽ không có gì họ không làm cho bạn. Ngay cả những người khó khăn nhất cũng sẽ thay đổi giai điệu của họ. Tất nhiên, đừng xu nịnh, nhưng hãy làm một công việc tử tế. Đó là nơi trái tim của các bên liên quan của bạn, và đó là cách bạn sẽ làm hài lòng họ.
# 7. Cá nhân hóa thông tin liên lạc của bạn
Không phải tất cả các bên liên quan đều bình đẳng. Bạn phải quen thuộc với các bên liên quan của mình. Cũng giống như bạn xác định họ là ai khi bắt đầu một dự án, bạn sẽ muốn tìm ra chiến lược truyền thông tối ưu là gì. Điều đó có thể hữu ích, chẳng hạn như nếu bạn thích nhắn tin, gửi email, trò chuyện điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Tuy nhiên, đó cũng là tâm lý. Một số người có thể muốn bạn nâng cao cái tôi của họ lên một chút, nhưng những người khác có thể thấy điều đó là rởm và nó sẽ phản tác dụng đối với bạn. Hiểu các yêu cầu và tính cách của các bên liên quan, đồng thời cá nhân hóa bạn đang nhắn tin cho họ.
Kết luận
Quản lý các bên liên quan có nhiều lợi thế. Đây là điều cần thiết và phải được thực hiện thường xuyên. Vì vậy, sẽ không có suy nghĩ thứ hai về nó. Bạn xử lý mối quan hệ với các bên liên quan của dự án như thế nào? Chìa khóa sẽ là xác định tất cả các bên liên quan và sau đó theo dõi sự tham gia của họ thường xuyên.
Phần thứ hai cũng rất quan trọng. Khi một dự án bắt đầu, các nhà quản lý thường bỏ qua điều này. Tập hợp một nhóm dự án bao gồm tất cả các bên liên quan có liên quan. Như bạn đã biết, tất cả họ sẽ cung cấp kinh nghiệm và giá trị để đảm bảo sự thành công cho dự án của bạn. Vì vậy, xin chúc tốt nhất cho việc quản lý các bên liên quan thành công trong dự án của bạn.
Câu hỏi thường gặp về quản lý các bên liên quan
Kế hoạch truyền thông của các bên liên quan nên bao gồm những gì?
Kế hoạch truyền thông của các bên liên quan thường được phát triển để đáp ứng các thông tin và phát hiện trong kế hoạch quản lý. Nó phải bao gồm danh sách các bên liên quan quan trọng phải nhận thông báo, cũng như loại, tần suất và thông tin chi tiết.
Tại sao bạn cần giao tiếp với các bên liên quan?
Bạn có thể có được kiến thức tốt hơn về các mục tiêu và mục tiêu tổng thể của khách hàng hoặc bên liên quan bằng cách giao tiếp hiệu quả với họ. Điều này cho phép bạn phân tích và thay đổi cách bạn giúp họ đạt được mục tiêu.
Nhân viên là các bên liên quan như thế nào?
Nhân viên là những bên liên quan nội bộ quan trọng nhất. Nhân viên thực hiện các khoản đầu tư lớn về tài chính và thời gian vào doanh nghiệp và đóng vai trò quan trọng trong chiến lược, chiến thuật và hoạt động của công ty.
- Phân tích các bên liên quan: Hướng dẫn rõ ràng cho quy trình phân tích các bên liên quan
- Truyền thông Kinh doanh: Làm thế nào để phát triển một chiến lược truyền thông hiệu quả
- Nhà phân tích tình báo kinh doanh: Mô tả công việc, chứng chỉ & mức lương ở Mỹ
- XÂY DỰNG CÔNG TY TẦM NHÌN: (7 phương pháp + mẹo)
- Kế hoạch quản lý rủi ro: 5 bước đơn giản & tất cả những gì bạn cần
