Các nhà quản lý dự án dành cả ngày để quản lý ngân sách và tuân theo các mốc thời gian, chủ yếu tập trung vào việc hoàn thành một dự án càng nhanh và càng rẻ càng tốt. Mặc dù đúng là các nhà quản lý dự án thường quan tâm đến thời gian biểu và ngân sách của dự án, nhưng một nhà quản lý dự án thực sự giỏi cũng xem xét các vấn đề khác. Quản lý giao tiếp, quản lý rủi ro và sự tham gia của các bên liên quan là tất cả các khía cạnh quan trọng của công việc. Điểm thứ ba này - sự tham gia của các bên liên quan - thường bị bỏ qua, đặc biệt là các nhà quản lý dự án mới vào nghề. Không phải lúc nào họ cũng đánh giá cao sức mạnh của các bên liên quan đối với sự thành công hay thất bại của một dự án. Vì vậy, dưới đây, chúng tôi sẽ xem xét kế hoạch tham gia của các bên liên quan, thảo luận về các thành phần của chiến lược và hướng dẫn bạn qua các bước bạn có thể thực hiện để viết một chiến lược lần đầu tiên. Bạn cũng sẽ học cách quản lý chiến lược tham gia của các bên liên quan một cách hiệu quả.
Chiến lược tương tác của các bên liên quan là gì?
Một số hành động nhất định của tổ chức sẽ có tác động và quan tâm đến nhiều nhóm bên liên quan khác nhau.
Ví dụ: nếu một hội đồng muốn tạo ra một đài tưởng niệm để vinh danh những người lính chiến địa phương, họ có thể trao đổi với người thân về ý tưởng này. Họ cũng có thể tham gia với một nhà điêu khắc địa phương về thiết kế và thông báo cho các phương tiện truyền thông để giúp quảng bá rộng rãi phần giới thiệu của nó.
Tuy nhiên, tất cả các nhóm bên liên quan không bình đẳng. Một số có thể cần được cập nhật các thay đổi thường xuyên. Đối với những người khác, bạn phải giữ liên lạc thường xuyên.
Chiến lược tham gia của các bên liên quan sẽ hỗ trợ bạn xác định tần suất bạn cần giao tiếp với từng nhóm và sử dụng công nghệ nào cho từng nhóm.
Tại sao bạn cần Chiến lược gắn kết các bên liên quan?
Tùy thuộc vào ngành, sự tham gia tốt của các bên liên quan có thể mang lại nhiều khách hàng hơn, các chính sách được xây dựng tốt hơn, các dự án được quản lý tốt, đổi mới và hơn thế nữa.
Kế hoạch gắn kết các bên liên quan là gì?
Kế hoạch tham gia của các bên liên quan là một tài liệu phụ thường được phát triển cùng với kế hoạch dự án chính cho một nhóm công việc cụ thể. Nó là một văn bản được tạo ra trước khi bắt đầu một dự án. Nó được lưu trong hồ sơ và bạn có thể sửa đổi khi cần trong suốt dự án. Vì vậy, mục tiêu của nó là xác định các bên liên quan chính của dự án và mô tả kỹ thuật và cách tiếp cận về cách nhóm dự án sẽ tương tác và giao tiếp với các bên liên quan đó.
“Sự tham gia của các bên liên quan chỉ đơn giản là tìm ra cách giao tiếp, cộng tác và kết nối thành công với những người chủ chốt có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực và có thể tác động đến kết quả dự án của bạn”
nguồn: Tim Mills
Tầm quan trọng của Kế hoạch gắn kết các bên liên quan
Tất cả các dự án đều có các bên liên quan. Đây là những người, thường là trong ban quản lý, có vai trò cá nhân và nghề nghiệp trong sự thành công của dự án.
Các bên liên quan có thể có ảnh hưởng lớn đến cách một dự án tiến lên. Họ ủy quyền và cung cấp các nguồn lực cho dự án. Ngoài ra, họ thậm chí có thể quyết định trì hoãn hoặc chấm dứt hoàn toàn một dự án nếu họ tin rằng nó không đạt được kết quả mong đợi hoặc dự kiến. Nhóm dự án phải chỉ định một phương pháp để quản lý những kỳ vọng này. Điều này là do tất cả các bên liên quan sẽ tham gia ở các mức độ khác nhau và có thể có động cơ hoặc kỳ vọng riêng của họ đối với một dự án.
“Giao tiếp với khách hàng chính khác với giao tiếp với nhóm dự án, những người có thể quan tâm hơn đến những gì họ cần làm để thực hiện dự án một cách hiệu quả,” Mills giải thích. Kế hoạch tham gia của các bên liên quan cho phép người quản lý dự án phát triển một cách tiếp cận có hệ thống để đảm bảo rằng các kỳ vọng, quyết định, rủi ro / vấn đề và thông tin về tiến độ dự án được cung cấp cho đúng người vào đúng thời điểm với mức độ thông tin hiệu quả và hiệu quả nhất.
Đọc thêm: Lập kế hoạch và chiến lược quản lý các bên liên quan
Nội dung gì trong Kế hoạch gắn kết các bên liên quan?
Kế hoạch tham gia của các bên liên quan có ba phần:
# 1. Xác định các bên liên quan
Phần này sẽ xác định tên tất cả các bên liên quan của dự án. Ở mức tối thiểu, phần mô tả các nhiệm vụ và trách nhiệm của họ khi chúng liên quan đến dự án. Tuy nhiên, nó có thể kỹ lưỡng hơn đáng kể trong một số trường hợp.
Một kế hoạch tham gia toàn diện của các bên liên quan cũng sẽ phân loại các bên liên quan theo quyền lực, ảnh hưởng, mối quan hệ (nội bộ hoặc bên ngoài), hoặc bất kỳ loại nào khác mà người quản lý dự án có thể thấy hữu ích trong việc quản lý thông tin liên lạc.
# 2. Ý định tương tác với các bên liên quan
Phần sau xác định cách nhóm dự án sẽ tương tác và tham gia với các bên liên quan được xác định trong phần đầu tiên của kế hoạch. Theo Mills, điều này thường đòi hỏi một đánh giá sâu hơn về từng bên liên quan, đánh giá này sẽ được sử dụng để thông báo cho phần còn lại của kế hoạch.
Ví dụ, chúng tôi có thể đánh giá các bên liên quan dựa trên mức độ tham gia được nhận thức. Họ có nhận thức, phản đối, trung lập, ủng hộ hoặc phụ trách dự án không? Kiến thức này sẽ hỗ trợ người quản lý dự án đưa ra các cách thu hút các bên liên quan theo cách nâng cao nhận thức của họ về các mối quan tâm thiết yếu của dự án hoặc khuyến khích họ trở nên ủng hộ hơn cho sự thành công của dự án.
# 3. Hoạt động tương tác của các bên liên quan
Phần cuối cùng của kế hoạch về cơ bản là bản tóm tắt nhiều hoạt động mà nhóm dự án sẽ thực hiện để giao tiếp với các bên liên quan, quản lý kỳ vọng của họ và giữ họ tham gia vào dự án. Điều này bao gồm các hành động như các cuộc họp được lên kế hoạch trước với các bên liên quan hoặc các báo cáo quan trọng.
Ngoài ra, việc có một bản phác thảo về các hoạt động tham gia đã biết cho phép người quản lý dự án và đội ngũ nhanh chóng nhận thức và đáp ứng các nhu cầu thay đổi của các bên liên quan.
Phần này của bài báo cũng sẽ thường trình bày chi tiết các loại thông tin liên lạc sẽ được sử dụng trong suốt dự án, chẳng hạn như email, các cuộc họp định kỳ, các cuộc gọi hội nghị, v.v., cũng như mỗi hình thức liên lạc phù hợp nhất với ai.
Cách lập kế hoạch Gắn kết các bên liên quan
# 1. Xác định ai sẽ là một phần của các bên liên quan trong dự án của bạn.
Giai đoạn đầu tiên trong việc phát triển kế hoạch tham gia của các bên liên quan là xác định rõ ràng ai là người nên tham gia. Mặc dù có rất nhiều chiến lược bạn có thể sử dụng để biên soạn danh sách này, nhưng tôi đề xuất bắt đầu với ba chiến thuật cụ thể.
Đầu tiên, gặp gỡ trực tiếp với nhà tài trợ dự án (người chịu trách nhiệm về sự thành công của dự án). Sử dụng cuộc thảo luận này để xác định rõ ràng các kỳ vọng dự án của họ, cũng như bất kỳ rủi ro hoặc khó khăn nào mà họ có thể gặp phải với kế hoạch đã xác định.
Thứ hai, bạn có thể có một khởi đầu thuận lợi bằng cách xem xét một dự án tương tự trước đó và so sánh nó với dự án của riêng bạn. Xem xét các yếu tố như:
- Các bên liên quan của dự án là ai?
- Họ có nên là một phần của cái này không?
- Nếu không, ai sẽ là đối tác của họ?
- Có ai bị bỏ lại khỏi dự án ban đầu mà bạn tin rằng nên tham gia dự án này không?
Cuối cùng, một bản đồ tư duy, một bản đồ thể hiện trực quan của những người có thể có tác động đến dự án, sẽ được tạo ra.
# 2. Tạo và thực hiện các phương pháp tương tác hiệu quả với từng bên liên quan.
Với danh sách các bên liên quan trong tay, bạn có thể lập kế hoạch hoạch định cách bạn sẽ giao tiếp và tương tác với từng người mà bạn đã xác định. Bạn nên sửa đổi kế hoạch này cho phù hợp với từng cá nhân, có tính đến sở thích giao tiếp cụ thể cũng như mức độ tham gia của họ vào dự án.
Đánh giá các lĩnh vực sau khi đánh giá từng bên liên quan:
- Họ đã biết gì về dự án
- Những gì họ phải nhận thức được
- Khả năng ảnh hưởng hoặc ảnh hưởng đến dự án của họ
- Sự nhiệt tình của họ đối với ý tưởng là có thể cảm nhận được.
# 3. Giữ một bản ghi về công việc của bạn.
Bước cuối cùng trong việc phát triển kế hoạch tham gia của các bên liên quan là lập hồ sơ và chính thức hóa nỗ lực. Tại thời điểm này, bạn phân phối tài liệu cho toàn bộ nhóm dự án của mình để mọi người có thể xác minh và sửa đổi dữ liệu đã thu thập, cũng như đánh giá mọi điều chỉnh hoặc bổ sung vào phút cuối.
Bạn sử dụng chiến lược nào để Quản lý sự tham gia của các bên liên quan?
Mặt khác, việc tạo ra một chiến lược tham gia của các bên liên quan khá dễ dàng, để quản lý nó thì khó khăn hơn.
Hãy xem toàn bộ quy trình về cách quản lý chiến lược tham gia của các bên liên quan.
# 1. Kiểm tra các bên liên quan của bạn.
Đừng bao giờ cho rằng bạn biết tất cả các bên liên quan của bạn là ai; luôn xác nhận. Cambridge Dictionaries Online định nghĩa một bên liên quan là:
“Một người, chẳng hạn như nhân viên, người tiêu dùng hoặc công dân, người được liên kết với một tổ chức, xã hội hoặc thực thể khác và do đó có trách nhiệm với tổ chức đó và quan tâm đến sự thành công của tổ chức đó.”
Bạn có thể nhanh chóng xác định cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài bằng cách sử dụng tiêu chí này. Bước sau đây là phân loại các bên liên quan đó thành bốn nhóm:
- Mức độ quan tâm và ảnh hưởng thấp: Những người có ít sự quan tâm và ảnh hưởng nên được thông báo.
- Lãi suất cao, ảnh hưởng thấp: Đây là những người bạn nên tham gia và tham khảo ý kiến.
- Lãi suất thấp và ảnh hưởng cao: Bạn phải thu hút các bên liên quan mạnh mẽ, những người có ít quyền lợi nhưng lại có nhiều quyền lực.
- Lãi suất cao, ảnh hưởng lớn: Đối tác mà bạn phải cộng tác
Điều này cho phép bạn xác định các chiến lược hiệu quả nhất để thu hút và giao tiếp với từng nhóm. Để hỗ trợ bạn quản lý chiến lược, bạn có thể tạo một ma trận chiến lược cam kết với các bên liên quan đơn giản, chẳng hạn như ma trận này, dựa trên các ưu tiên của Nhóm Ủy ban NHS.
# 2. Xác định mục tiêu của bạn.
Mục đích rõ ràng là điều cần thiết để quản lý sự tham gia của các bên liên quan một cách hiệu quả. Khi bạn có mục tiêu rõ ràng trong đầu, quá trình tương tác sẽ trở nên phù hợp hơn với tất cả mọi người tham gia.
Kết quả bạn cần đạt được thông qua sự tham gia của các bên liên quan sẽ khác nhau tùy thuộc vào ngành và lĩnh vực kinh doanh cụ thể của bạn. Ví dụ, các mục đích chung trong khu vực công bao gồm:
- Xây dựng chính sách
- Tạo các dịch vụ dùng chung
- Tăng trưởng du lịch
- Sáng kiến Bảo vệ Môi trường
- Tạo chương trình giảng dạy
- Các chiến dịch chăm sóc sức khỏe
- Các sáng kiến để giảm tội phạm
Tương tự, nếu bạn làm việc trong lĩnh vực bán lẻ, bạn có thể muốn gặp các bên liên quan để:
- Tạo các mặt hàng
- Tạo ưu đãi đặc biệt.
- Xây dựng chiến lược định giá.
- Tạo các cửa hàng bán lẻ mới.
- Nâng cao mức độ dịch vụ
- Thiết kế nội thất của cơ sở bán lẻ
Với mục tiêu rõ ràng, bạn có thể sử dụng ma trận của mình để xác định các bên liên quan phù hợp và quản lý sự tham gia của họ theo cách phù hợp nhất - hợp tác, thể hiện sự cân nhắc, cung cấp thông tin cho họ - tùy thuộc vào mức độ hoạt động và ảnh hưởng của họ.
# 3. Điều chỉnh các công cụ có sẵn với các bên liên quan được chỉ định.
Khi bạn xác định được các bên liên quan và đặt mục tiêu, đã đến lúc xác định các công cụ tốt nhất để cung cấp thông tin, tư vấn hoặc cộng tác với họ.
Khi nói đến việc lựa chọn các công cụ kỹ thuật số cho sự cộng tác của các bên liên quan, chúng tôi đề xuất tạo một bản đồ tương tự như bản đồ bên dưới và chồng nó lên ma trận ban đầu của bạn. Các công cụ thu hút sự tham gia của các bên liên quan truyền thống, chẳng hạn như bảng câu hỏi giấy, hội thảo thông tin, gặp mặt trực tiếp và quảng cáo trên báo, có thể được sử dụng theo cách tương tự.
#4. Lựa chọn các phương pháp và công nghệ tốt nhất cho công việc.
Lần đầu tiên xây dựng một ma trận các công cụ tương tác kỹ thuật số hoặc truyền thống có thể rất đáng sợ. Có vẻ như bạn phải đầu tư vào nhiều quy trình và công nghệ khác nhau, có thể tốn kém, mất thời gian và không hiệu quả.
Hơn nữa, đầu tư vào một gói cộng tác trực tuyến linh hoạt cho phép bạn nghĩ lớn và bắt đầu nhỏ, mở rộng phạm vi kế hoạch tham gia của các bên liên quan khi các dự án mới xuất hiện.
Câu hỏi thường gặp về sự tương tác với chiến lược
Năm cấp độ tham gia của các bên liên quan là gì?
Các bên liên quan có thể được phân loại thành một trong năm mức độ tham gia: “Không biết”, “Chống đối”, “Trung lập”, “Hỗ trợ” hoặc “Dẫn đầu”. Điều quan trọng là phải đánh giá mức độ tham gia hiện tại của mỗi bên liên quan và đảm bảo rằng tất cả họ đều trở nên ủng hộ dự án.
Mục đích của sự tham gia của các bên liên quan là gì?
Sự tham gia của các bên liên quan là quá trình mà các tổ chức giao tiếp và tìm hiểu về các bên liên quan của họ. Các công ty có thể hiểu rõ hơn những gì mọi người muốn khi họ muốn, mức độ tham gia của họ và các kế hoạch và hoạt động của công ty sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu của họ như thế nào bằng cách tìm hiểu về họ.
Kế hoạch tham gia của các bên liên quan trông như thế nào?
Kế hoạch tham gia của các bên liên quan bao gồm các bên liên quan, bao gồm cả lợi ích của họ, nhấn mạnh quyền lực và ảnh hưởng của họ, đồng thời xác định các phương pháp được sử dụng để thực hiện sự tham gia của các bên liên quan.
- Lập kế hoạch và chiến lược quản lý các bên liên quan
- Phân tích các bên liên quan: Hướng dẫn rõ ràng cho quy trình phân tích các bên liên quan
- Làm thế nào để có được lòng trung thành của khách hàng. [8 cách dễ dàng + nghiên cứu điển hình]
- Các công cụ hỗ trợ bán hàng tốt nhất năm 2021: (Hơn 15 lựa chọn hàng đầu)
