Bạn đã xử lý các số liệu. Bạn đã phát triển trường hợp kinh doanh của mình cho một dự án mới hoặc đầu tư công nghệ. Ngoài ra, bạn có mọi thứ bạn cần để biến nó thành hiện thực. Nhưng bạn vẫn còn thiếu một bước quan trọng: phê duyệt các bên liên quan và mua vào. Mọi tổ chức đều bao gồm các bên liên quan để giúp đảm bảo thông điệp đó là chính xác, công việc được hoàn thành đúng thời hạn và các sáng kiến mới cũng phù hợp với các mục tiêu công ty đã thống nhất. Mặc dù ý định của họ là cao cả, nhưng các bên liên quan thường bị coi là yếu tố cản trở sự phát triển. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải hiểu quy trình phân tích các bên liên quan và đảm bảo rằng mục tiêu của bạn sẽ được hỗ trợ. Vì vậy, trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét cách xác định và nhận được sự hỗ trợ của các bên liên quan chính trong tổ chức của bạn bằng cách sử dụng mẫu phân tích các bên liên quan cũng như mục đích của nó.
Ai là Bên liên quan?
Ngày càng có nhiều cá nhân bị ảnh hưởng bởi hành động và quyết định của bạn là dấu hiệu cho thấy sự nghiệp đang phát triển. Hơn nữa, các cá nhân sẽ bị ảnh hưởng bởi công việc của bạn khi mức độ nổi tiếng, trách nhiệm hoặc ảnh hưởng của bạn ngày càng tăng. Những người này có thể xuất hiện ở các cấp độ khác nhau: một số có thể là bạn bè hoặc đồng nghiệp của bạn, một số có thể là cấp trên của bạn, nhưng những người khác có thể là cấp dưới của bạn. Ngoài ra, bạn bè và gia đình có thể bị ảnh hưởng bởi quyết định việc làm của bạn, tận hưởng những chiến thắng và những mất mát đau buồn bên cạnh bạn.
Do đó, để duy trì một quỹ đạo đi lên nhất quán, cần thận trọng xem xét các loại mối quan hệ ảnh hưởng đến cuộc sống công việc và các sáng kiến của bạn, vì phần lớn thành công trong nghề nghiệp phụ thuộc vào việc quản lý mối quan hệ hiệu quả. Một bên liên quan là bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi kết quả công việc của bạn.
Phân tích các bên liên quan là gì?
Sự chấp thuận và mua lại của các bên liên quan cũng liên quan nhiều đến vấn đề giao tiếp, giáo dục và khả năng hiển thị cũng như về sự liên kết chiến lược. Các bên liên quan phải có khả năng hiểu được vị trí của một dự án hoặc khoản đầu tư mới phù hợp với bức tranh doanh nghiệp lớn hơn một cách nhanh chóng và đơn giản.
Phân tích các bên liên quan cho phép bạn vạch ra và cũng phát triển số lượng liên hệ phù hợp với các bên liên quan dựa trên mức độ ảnh hưởng và sự quan tâm của họ đối với dự án của bạn. Một phân tích kỹ lưỡng về các bên liên quan sẽ giúp bạn sẵn sàng cho những biện hộ mà bạn yêu cầu hoặc chuẩn bị cho bạn cho sự phản kháng mà bạn mong đợi.
Mẫu phân tích các bên liên quan
Mẫu phân tích các bên liên quan, thường được gọi là lưới điện lãi suất, có thể hỗ trợ bạn theo bốn cách quan trọng:
# 1. Thu thập thông tin quan trọng:
Bạn không có ý tưởng về những gì bạn không biết. Các bên liên quan chính có thể thường xuyên cung cấp thông tin chi tiết hữu ích có thể giúp dự án của bạn đi đúng hướng và thành công.
# 2. Nhận các nguồn bổ sung:
Nếu bên liên quan của bạn hiểu đầy đủ những gì sẽ cần để đưa dự án của bạn thành công, họ có thể hỗ trợ bạn trong việc đảm bảo con người, công cụ và nguồn lực mà bạn yêu cầu để thành công.
# 3. Xây dựng niềm tin:
Bằng cách liên tục thu hút và kết hợp các bên liên quan trong quá trình của bạn, bạn đang thiết lập niềm tin, điều này có thể thúc đẩy họ hỗ trợ các dự án trong tương lai.
#4. Lập kế hoạch trước:
Đầu vào nhất quán từ các bên liên quan chính cho phép bạn dự đoán phản hồi và yêu cầu về các sáng kiến trong tương lai, cho phép bạn đạt được lượt mua nhanh hơn.
Mục đích của việc phân tích các bên liên quan là gì
Nếu phân tích của các bên liên quan không có tầm quan trọng, thì sẽ không có người quản lý dự án nào chú ý đến nó. Mục đích của việc phân tích các bên liên quan là gì và tại sao các nhà quản lý lại cho rằng nó quan trọng.
# 1. Giải quyết xung đột hoặc bất đồng
Một trong những mục đích của phân tích các bên liên quan là khả năng thu hút mọi người trên cùng một trang. Ví dụ, nó có thể xác định các bên quan trọng không hoàn toàn ủng hộ một dự án trước khi nó tiến triển. Nó cũng xác định các bên xa cách vì chúng thiếu rõ ràng và sau đó kéo theo tất cả mọi người. Làm như vậy, nó sẽ chấm dứt một cuộc xung đột có thể nảy sinh trong tương lai.
# 2. Xác định những Người có ảnh hưởng chính đến Dự án theo dõi nhanh
Một trong những mục đích của phân tích các bên liên quan là khả năng xác định những người có ảnh hưởng quan trọng trong tổ chức. Những người có ảnh hưởng này là những người sẽ hướng dẫn dự án hoàn thành thông qua sự giàu có về trí tuệ của họ. Đây cũng là những người sẽ cung cấp hỗ trợ có liên quan cho dự án của bạn.
# 3.Nó cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về các mục tiêu và chiến lược
Đây là một mục đích khác của phân tích các bên liên quan. Nó giúp bạn có được những cầu thủ phù hợp sẽ cống hiến hết mình để hoàn thành mục tiêu của bạn. Xác định đúng người sớm, hiểu rõ mục tiêu cũng như các chiến lược hướng tới việc hoàn thành mục tiêu là dấu hiệu đầu tiên dẫn đến thành công cho dự án của bạn.
Các bước trong phân tích các bên liên quan
Đây là ba bước liên quan để thực hiện phân tích các bên liên quan.
Bước 1: Xác định xem các bên liên quan của bạn là ai.
Hãy nghĩ xem các bên liên quan của bạn là ai. Để làm như vậy, hãy lập danh sách tất cả những người cảm thấy hứng thú với công việc của bạn hoặc quan tâm đến sự thành công hay thất bại của công việc đó. Một số kết nối này có thể là với các nhà đầu tư, cố vấn, đồng đội hoặc thậm chí là người thân.
Bước 2: Xác định tầm quan trọng của các bên liên quan của bạn.
Sau đó, ưu tiên các bên liên quan của bạn dựa trên mức độ ảnh hưởng và sự quan tâm của họ. Lưới quyền lực của các bên liên quan là kỹ thuật hiệu quả nhất để phân tích trực quan các bên liên quan.
Vị trí lưới mà bạn chỉ định cho một bên liên quan cho biết các hành động bạn phải thực hiện với họ:
- Những người có nhiều ảnh hưởng và có nhiều mối quan tâm: thu hút đầy đủ những người này và thực hiện mọi nỗ lực để làm hài lòng họ.
- Những người có nhiều ảnh hưởng nhưng không được quan tâm nhiều: Giữ cho những bên liên quan này vui vẻ, nhưng không quá nhiều để họ cảm thấy nhàm chán với thông điệp của bạn.
- Những cá nhân có năng lực thấp, cực kỳ quan tâm: Thông báo và cũng tham khảo ý kiến của những cá nhân này để đảm bảo rằng không có mối lo ngại nghiêm trọng nào xảy ra. Với khả năng hỗ trợ, những người trong nhóm này thường có thể khá hữu ích với những vấn đề phức tạp trong dự án của bạn.
- Những người có quyền lực thấp và ít quan tâm: Một lần nữa, hãy để mắt đến họ, nhưng đừng làm họ khó chịu bằng cách giao tiếp quá mức.
Bước 3: Tìm hiểu về các bên liên quan chính của bạn.
Bây giờ bạn đã xác định và ưu tiên các bên liên quan của mình, bạn cần biết họ cảm thấy thế nào về dự án của bạn. Dưới đây là một số câu hỏi hay để hỏi:
- Họ có đóng góp vào kết quả công việc của bạn, cả về tài chính hay tình cảm không? Đó là thuận lợi hay không thuận lợi?
- Yếu tố thúc đẩy họ lớn nhất là gì?
- Thông tin nào trong dự án của bạn có liên quan đến họ, và thông tin đó nên được truyền đạt cho họ như thế nào?
- Suy nghĩ hiện tại của họ về công việc của bạn là gì? Ý kiến đó có được dựa trên thông tin đáng tin cậy không?
- Ai là người tác động đến quyết định của họ, và những người ra quyết định đó có phải là các bên liên quan không?
- Bạn có thể làm gì để nhận được sự ủng hộ của họ nếu họ không có khả năng ủng hộ dự án của bạn?
- Bạn có thể làm gì để xử lý sự kháng cự của họ nếu bạn không thể kiếm được sự ủng hộ của họ?
Sau khi đã ưu tiên các bên liên quan và xem xét thái độ của họ đối với dự án của bạn, bạn nên nghĩ đến việc phát triển quản lý dự án kế hoạch truyền thông. Ma trận giao tiếp sẽ thông báo cho mọi người liên quan về tần suất họ phải bao gồm các bên liên quan.
Các bên liên quan thường gặp nhất
Dưới đây là danh sách các bên liên quan phổ biến gặp phải trong phân tích các bên liên quan, cùng với một số ví dụ về các chiến thuật giao tiếp tốt với họ.
# 1. Người giám sát / quản lý trực tiếp của bạn
Quyền cao, lãi cao
Năng suất của những cá nhân mà họ lãnh đạo quyết định danh tiếng của sếp. Người quản lý của bạn cũng có thể có quyền phê duyệt hoặc từ chối (các) dự án của bạn. Điều này ngụ ý rằng bạn nên quản lý chặt chẽ mối quan hệ này, liên lạc thường xuyên và thu hút và hành động theo phản hồi.
Quyền lực cao, lãi suất vừa phải
Các cổ đông và nhà đầu tư thường sở hữu một số tổ chức, làm giảm mối quan tâm duy nhất của họ đối với dự án / cam kết của bạn. Do đó, để thúc đẩy sự tham gia của họ vào công việc của bạn, bạn nên nói chuyện với họ thường xuyên, tham khảo ý kiến của họ và bao gồm họ, với mục tiêu nâng cao sự quan tâm của họ theo thời gian. Điều này chắc chắn phụ thuộc vào loại công việc đầu tư có sẵn, cũng như liệu dự án của bạn là đầu tư đơn lẻ hay là một phần của danh mục đầu tư.
#3. Chính quyền
Công suất cao, nhưng có nhiều khả năng lãi suất thấp
Chính phủ chịu trách nhiệm về các luật và quy định có thể khiến công ty hoặc dự án của bạn không được ủy quyền. Ví dụ: người kiểm tra mã sức khỏe cho nhà hàng, người kiểm tra IRS cho các công ty chung, v.v. Bởi vì các tổ chức chính phủ giám sát mọi thứ và mọi người, họ không có khả năng quan tâm đến doanh nghiệp hoặc dự án cụ thể của bạn. Do đó, mục tiêu của bạn phải là khiến họ hài lòng bằng cách tương tác với họ thường xuyên, thảo luận với họ và lôi kéo họ tham gia để tránh cho họ trở thành rủi ro cho dự án của bạn.
#4. Quản lí cấp cao
Lãi suất thấp, công suất cao
Các giám đốc điều hành cấp cao của công ty bạn đưa ra những quyết định quan trọng nhất, trao cho họ nhiều quyền lực nhưng không có nhiều thời gian để tập trung vào kết quả của dự án của bạn. Điều này có nghĩa là kế hoạch của bạn phải là khiến họ hài lòng bằng cách nói chuyện với họ thường xuyên nếu cần, tham khảo ý kiến của họ và yêu cầu phản hồi, với mục tiêu thúc đẩy họ quan tâm đến bạn và công việc của bạn.
# 5. Đồng nghiệp của bạn
Sức mạnh trung bình, lãi suất trung bình
Đồng nghiệp có mức độ ảnh hưởng khác nhau, nhưng phần lớn quyền lực của họ đến từ khả năng đảm bảo nhiều nguồn lực hơn cho các dự án của bạn, chẳng hạn như sự ủng hộ của các đồng nghiệp khác và cấp trên của bạn. Đó là, bạn muốn giữ cho khách hàng hài lòng và được thông báo. Thông báo cho họ về sáng kiến của bạn và sẵn sàng biến sự nhiệt tình của họ thành một vị trí hỗ trợ, vì điều này cũng sẽ giúp ích cho việc phân tích các bên liên quan của bạn.
Làm thế nào để Phân tích các bên liên quan có thể được điều chỉnh để sử dụng trong các bối cảnh và ngành khác nhau?
Tùy thuộc vào các chi tiết cụ thể của tình huống, Phân tích các bên liên quan có thể được điều chỉnh để sử dụng trong nhiều lĩnh vực và bối cảnh khác nhau. Có thể có sự khác biệt đáng kể giữa những người tham gia vào dự án phát triển phần mềm và dự án xây dựng, cũng như giữa nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan trong một tổ chức chăm sóc sức khỏe và của các bên liên quan trong một công ty dịch vụ tài chính. Các kết quả có nhiều khả năng được áp dụng và hữu ích hơn nếu phân tích được điều chỉnh cho phù hợp với bối cảnh cụ thể.
Các phương pháp hay nhất để tiến hành Phân tích các bên liên quan là gì?
Thu hút các bên liên quan tham gia vào quy trình, thường xuyên xem xét và cập nhật phân tích, áp dụng cách tiếp cận có cấu trúc để xác định và phân loại các bên liên quan, đồng thời trao đổi thông tin rõ ràng và ngắn gọn để thu hút các bên liên quan và quản lý kỳ vọng là tất cả các ví dụ về thực tiễn tốt khi tiến hành Phân tích các bên liên quan.
Làm thế nào Phân tích các bên liên quan có thể được sử dụng để đo lường tác động của một dự án hoặc tổ chức đối với các bên liên quan?
Thu thập phản hồi từ các bên liên quan, theo dõi sự thay đổi nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan theo thời gian và theo dõi cảm nhận của họ về dự án hoặc tổ chức là tất cả các cách để tiến hành phân tích các bên liên quan và đánh giá tác động của dự án hoặc tổ chức đối với những người liên quan. Thông tin chi tiết thu được từ phân tích này có thể được sử dụng để tinh chỉnh các chiến thuật quản lý và tham gia của các bên liên quan.
Làm thế nào để có thể sử dụng Phân tích các bên liên quan để xác định và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan?
Một phương pháp để xác định và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan là thông qua một quy trình gọi là “phân tích các bên liên quan”, đòi hỏi phải thu thập thông tin và liên lạc với các nhóm bên liên quan khác nhau để tìm hiểu về nhu cầu và kỳ vọng cá nhân của họ, cũng như theo dõi các nhu cầu và kỳ vọng đó như thế nào. có thể phát triển theo thời gian. Nhờ phân tích này, chúng tôi có thể hiểu rõ hơn về các bên liên quan của mình, đặt ra những kỳ vọng thực tế và nỗ lực ngăn chặn hoặc giải quyết mọi xung đột tiềm ẩn có thể phát sinh.
Vai trò của Phân tích các bên liên quan trong quản lý rủi ro là gì?
Bằng cách xác định những người có quyền lợi nhất định trong dự án hoặc tổ chức và tìm hiểu xem họ đã đầu tư như thế nào vào việc giảm thiểu rủi ro, phân tích các bên liên quan có thể góp phần quản lý rủi ro. Với kiến thức này, chúng tôi có thể giao tiếp tốt hơn với các bên liên quan chính về rủi ro và nỗ lực quản lý rủi ro, đồng thời thiết kế các chiến lược quản lý rủi ro phù hợp với nhu cầu và mong đợi của họ.
Làm cách nào để có thể tích hợp Phân tích các bên liên quan với các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án khác?
Kết quả của Phân tích các bên liên quan có thể được sử dụng để cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định và phát triển chiến lược trong các lĩnh vực quản lý dự án khác, chẳng hạn như quản lý rủi ro, quản lý thay đổi và lập kế hoạch truyền thông. Ví dụ: bạn có thể sử dụng kết quả của Phân tích các bên liên quan để dự đoán và chuẩn bị cho những thay đổi về nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan hoặc để xây dựng các kế hoạch chiến lược để giao tiếp với các cử tri quan trọng có tính đến lợi ích của các nhóm đó.
Tổng kết
Các dự án của công ty đòi hỏi sự tham gia, chỉ đạo và phê duyệt của một nhóm người đa dạng từ khắp tổ chức. Bất kỳ bên liên quan nào trong số các bên liên quan này đều có thể tạo ra rào cản cho sự thành công của dự án nếu họ không hiểu hoặc không đồng ý với các mục tiêu hoặc kế hoạch thực hiện của dự án.
Tuy nhiên, nếu bạn sớm tìm kiếm sự hỗ trợ và cho phép của các bên liên quan này, bạn có thể chuyển đổi nhiều người trong số những người này thành những nhà vô địch nhiệt tình cho các dự án của bạn. Đây là lý do tại sao, trước khi bắt tay vào bất kỳ sáng kiến phức tạp nào, cần thận trọng thực hiện phân tích các bên liên quan, xác định tất cả các bên liên quan tiềm năng và xác định cách tốt nhất để nhận được sự hỗ trợ của họ.
Câu hỏi thường gặp về phân tích các bên liên quan
Tại sao phân tích các bên liên quan lại quan trọng?
Phân tích các bên liên quan xác định và loại bỏ một số trở ngại để hiểu được sự phát triển của dự án. Nó cũng loại bỏ những cản trở đối với việc phát hành hiệu quả các dự án bằng cách thu thập thông tin về những người ủng hộ dự án, những người phản đối và mức độ quan trọng của họ trong dự án.
Mục đích của bản đồ các bên liên quan là gì?
Lập bản đồ các bên liên quan là kỹ thuật trực quan mô tả tất cả các bên liên quan của một sản phẩm, dự án hoặc ý tưởng trên một bản đồ duy nhất. Ưu điểm cơ bản của bản đồ các bên liên quan là nó cung cấp hình ảnh mô tả trực quan về tất cả những người có thể có tác động đến dự án của bạn và mối quan hệ của họ với nhau như thế nào.
Ai là bên liên quan nội bộ quan trọng nhất?
Cổ đông / chủ sở hữu là những bên liên quan thiết yếu nhất vì họ sở hữu công ty. Nếu không hài lòng, họ có thể sa thải giám đốc hoặc người quản lý của công ty, hoặc thậm chí bán công ty cho người khác.
- Nhóm ảo: Loại, Lợi ích, Thách thức & Quản lý
- Làm thế nào để giành được thị phần
- Chuyên viên phân tích ngân hàng đầu tư: Mô tả công việc, kỹ năng, sơ yếu lý lịch và mức lương ở Mỹ
- sCHIA SẺ CHỨNG NHẬN: Tổng quan, Mẫu, Tỷ lệ, Định dạng (+ Công cụ nhanh)
- TRÍ TUỆ KINH DOANH (BI): Định nghĩa, Tầm quan trọng, Công cụ & Lợi ích
