Các tổ chức dựa trên các phương pháp tiếp cận truyền thống đối với quy trình đặt hàng bán hàng đang thấy sự sụt giảm về năng suất và tỷ lệ quay lại của khách hàng mà họ không bao giờ mong đợi. Những yếu tố này và các yếu tố khác đang thúc đẩy sự gia tăng của quá trình tự động hóa quy trình kinh doanh và việc sử dụng các công nghệ thu thập dữ liệu thông minh. Những công nghệ này có xu hướng không chỉ quan trọng và thời thượng mà còn ngày càng quan trọng đối với các doanh nghiệp đang tìm cách duy trì tính cạnh tranh. Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về các bước của quy trình đặt hàng bán hàng và quy trình làm việc. Chúng tôi cũng sẽ thấy một mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng bán hàng có thể tải xuống.
Đơn đặt hàng bán hàng là gì?
Đơn đặt hàng là tài liệu do người bán tạo sau khi nhận được đơn đặt hàng từ người mua, trong đó nêu rõ các thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ cũng như giá cả, số lượng, thông tin người mua như địa chỉ giao hàng, địa chỉ thanh toán, phương thức thanh toán, và các điều khoản và cả các điều kiện.
Nhìn chung, quy trình đặt hàng bán hàng tuân theo các bước được nêu dưới đây:
- Người bán cung cấp cho khách hàng một báo giá.
- Nếu đề nghị được chấp nhận, khách hàng gửi đơn đặt hàng cho người bán.
- Căn cứ vào đơn hàng mua, người bán tạo đơn hàng bán.
- Khách hàng có thể yêu cầu đơn bán hàng để xem chi tiết chính xác của sản phẩm, bao gồm giá cả, điều khoản và ngày giao hàng. Hầu hết các doanh nghiệp thường bỏ qua bài kiểm tra này.
- Sau khi vận chuyển hàng hóa, nhà cung cấp sẽ tạo hóa đơn dựa trên đơn đặt hàng.
Sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và đơn đặt hàng là gì?
Người mua gửi cho người bán một đơn đặt hàng trong đó nêu rõ các sản phẩm sẽ mua, số lượng, giá cả, số PO, các điều khoản giao hàng và thanh toán cũng như địa chỉ giao hàng.
Khi người bán nhận được đơn đặt hàng, họ sẽ lập một đơn đặt hàng.
Ngoài ra, người bán có thể nhập dữ liệu từ đơn đặt hàng theo cách thủ công hoặc sử dụng phần mềm tự động hóa đơn đặt hàng để tự động hóa. Phần mềm tự động hóa có thể chuyển đổi PO thành SO trong một cú nhấp chuột, giảm thiểu chi phí, thời gian và lỗi.
Tầm quan trọng của một đơn hàng bán hàng
- Hệ thống quản lý hàng tồn kho và đơn hàng phụ thuộc vào đơn hàng bán. Khi một khách hàng gửi cho bạn đơn đặt hàng hoặc đặt hàng qua cửa hàng Thương mại điện tử của bạn, công ty phải thực hiện đơn đặt hàng đó.
- Điều này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hàng tồn kho. Nếu hàng hóa còn trong kho, bao nhiêu là hàng đặt trước? Do đó, điều này cho phép bộ phận mua hàng của bạn đưa ra các ước tính sáng suốt và mua hàng từ các nhà phân phối của bạn.
- Hãy nhập đơn hàng vào hệ thống của bạn càng sớm càng tốt. Đừng mắc lỗi nhầm đơn đặt hàng mua với đơn bán hàng, vì điều này sẽ gây ra sự tàn phá không chỉ với bộ phận mua hàng của bạn mà còn với kế toán.
- Bộ phận thanh toán đề cập đến các đơn đặt hàng để kiểm tra thông tin liên quan và tính hợp lệ của việc bán hàng trước khi tạo hóa đơn. Bằng cách chuyển đổi đơn bán hàng sang hóa đơn, doanh nghiệp đã tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn. Sai sót về giá cả và số lượng trong đơn đặt hàng có thể dẫn đến sai sót kế toán.
- Kiểm toán viên tài chính thường hỏi về hồ sơ đơn đặt hàng trong khi đánh giá báo cáo tài chính của một công ty. Họ cho vay vốn lưu động theo giá trị đơn đặt hàng đã được xác nhận của công ty.
Ưu điểm của Tự động hóa Đơn hàng Bán hàng
Đây là một số lợi thế chính của tự động hóa đơn đặt hàng bán hàng.
# 1. Thời gian công việc được giữ ở mức tối thiểu.
Thủ tục giấy tờ là một trong những hoạt động tốn nhiều thời gian nhất mà đội bán hàng phải giải quyết. Tự động hóa đơn đặt hàng nhập hoặc chuyển đổi đơn đặt hàng của khách hàng và tạo đơn đặt hàng bán hàng trong hệ thống ERP của bạn. Điều này loại bỏ nhu cầu nhập lại dữ liệu từ các đơn đặt hàng, do đó tiết kiệm thời gian và công sức. Nhiều bộ phận, bao gồm bán hàng, phân phối, kho bãi, lập hóa đơn, kế toán và hỗ trợ khách hàng, cũng có thể sử dụng một mục nhập thiết bị duy nhất.
# 2. Cải thiện hỗ trợ khách hàng
Thay vì sàng lọc hàng đống giấy tờ, các đại diện bán hàng sẽ có thông tin chi tiết về khách hàng có giá trị trong tầm tay của họ. Dịch vụ khách hàng nhanh chóng và cũng đáng tin cậy. Việc tự động hóa đơn đặt hàng giúp loại bỏ những sai sót và bất thường trong đơn đặt hàng và thanh toán của khách hàng, giúp khách hàng vui vẻ hơn.
# 3. Bạn có thể nhanh chóng tăng và giảm quy mô.
Tự động hóa đơn đặt hàng bán hàng cho phép bạn mở rộng quy mô mà không cần quan tâm đến chức năng hoặc công suất. Do đó, khi đơn đặt hàng bắt đầu đến, bạn sẽ có thể xử lý chúng một cách nhanh chóng mà không cần phải tăng ngay nhân viên phục vụ khách hàng.
#4. Người ta có thể xử lý dữ liệu từ bất cứ đâu.
Ứng dụng đám mây cho phép bạn xử lý dữ liệu và truy cập thông tin từ bất kỳ vị trí nào. Các đại diện bán hàng của bạn sẽ không phải dựa vào các đại diện bán hàng nội bộ để biết dữ liệu nếu họ cần trong các cuộc gọi bán hàng. Nói chung, khách hàng sẽ hài lòng với năng suất và tốc độ của nhân viên của bạn
Đơn đặt hàng bán hàng
Biểu mẫu đơn đặt hàng bán hàng có thể phục vụ một loạt các nhu cầu kinh doanh, chẳng hạn như thực hiện mua hàng trực tuyến, tạo đơn đặt hàng công việc xây dựng và bảo trì cũng như đặt hàng các dịch vụ như phục vụ ăn uống hoặc chụp ảnh, cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp bán lẻ nhỏ hay cần một đơn hàng để gây quỹ cho tổ chức phi lợi nhuận. Vì vậy, bạn sẽ tìm thấy một số mẫu đơn đặt hàng công việc dưới đây, tất cả đều miễn phí để tải xuống, dễ sử dụng và tùy chỉnh và có thể in được
Mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng bán hàng
Tải xuống Mẫu Biểu mẫu Đơn hàng - Excel
Mẫu này có thể được sử dụng để tạo hóa đơn bán hàng hoặc mẫu đơn đặt hàng. Mẫu Microsoft Excel chứa tất cả các chi tiết của đơn đặt hàng, chẳng hạn như danh sách sản phẩm được chia thành từng khoản, đơn giá đặt hàng số lượng và tổng chi phí. Ngoài ra còn có không gian để cung cấp các điều khoản và điều kiện thanh toán cũng như bất kỳ thông tin chi tiết nào khác mà khách hàng có thể cần. Hơn nữa, mẫu tự động tính toán chi phí, bao gồm thuế và phí vận chuyển.
Các Điều khoản và Vai trò Xử lý Đơn hàng Chính
Khi chúng tôi xem xét quản lý đơn đặt hàng bán hàng, bạn nên quen thuộc với các thuật ngữ và vai trò sau:
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI):
Đây là phương pháp để hệ thống máy tính trao đổi dữ liệu theo một định dạng chuẩn hóa, cho phép doanh nghiệp trao đổi đơn đặt hàng và các tài liệu khác mà không cần sự can thiệp của con người.
Báo giá:
Báo giá bán hàng hoặc báo giá là định giá mà bạn cung cấp cho người mua tiềm năng để họ có thể xác định liệu việc mua hàng có đáp ứng nhu cầu của họ hay không. Nhóm bán hàng chịu trách nhiệm tạo và trình bày báo giá bán hàng, nhưng vì báo giá được chấp nhận trở thành đơn đặt hàng nên nhóm xử lý bán hàng phải biết về chúng.
Hóa đơn chiếu lệ:
Hóa đơn chiếu lệ là hóa đơn tạm thời. Hóa đơn được gửi bởi nhà cung cấp cho đến khi các mặt hàng được vận chuyển hoặc giao.
Phân bổ cổ phiếu:
Đây là quá trình quyết định cách hàng tồn kho của bạn sẽ được phân chia cho các kho hàng hoặc các địa điểm thực tế khác.
Lợi nhuận bán hàng:
Hàng bán bị trả lại là hàng hóa được khách hàng trả lại chủ yếu do lỗi hoặc khuyết tật. Điều này được báo cáo như một khoản ghi nợ cho tài khoản trả lại hàng hóa và một khoản ghi có cho các khoản phải thu của bộ phận tài chính.
Sách giá:
Sổ giá là tập hợp các mức giá khác nhau cho cùng một sản phẩm trong một số phần mềm. Vì vậy, giá có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng mua, bán lẻ so với bán buôn, khu vực giao hàng, khuyến mãi và các yếu tố khác.
Không gian làm việc của Tài liệu Bán hàng:
Không gian làm việc của tài liệu bán hàng là các khu vực trong bộ xử lý bán hàng nơi bạn có thể hiển thị dữ liệu liên quan đến các khía cạnh của đơn đặt hàng bán hàng của bạn, chẳng hạn như báo giá và hóa đơn.
Chu kỳ đặt hàng thành tiền mặt:
Khoảng thời gian từ khi người mua đặt hàng đến khi người bán nhận được thanh toán.
Chu kỳ mua sắm để thanh toán
Chu trình mua hàng để thanh toán tương tự như chu trình đặt hàng thành tiền mặt. Thứ nhất đề cập đến thời gian từ khi người mua đặt hàng đến khi người mua thanh toán tiền mua hàng.
Đại diện dịch vụ khách hàng và bàn hoặc nhóm đặt hàng là những người tham gia quan trọng trong quá trình xử lý đơn hàng. Ngoài ra, nhân viên kinh doanh tài khoản chính, quản trị viên đơn đặt hàng, chuyên gia quản lý đơn đặt hàng và chuyên gia thực hiện đơn hàng Hỗ trợ quá trình này. Họ cũng hỗ trợ trong việc đảm bảo rằng công ty xử lý các yêu cầu đặt hàng một cách chính xác, giá cả và tính sẵn có của sản phẩm là hiện tại và nhân viên thực hiện đúng các đơn đặt hàng. Kế toán bán hàng là một lĩnh vực chuyên biệt và một số tổ chức, chẳng hạn như Hiệp hội Kỹ thuật viên Kế toán, cung cấp đào tạo về xử lý đơn đặt hàng như một phần của quá trình cấp chứng chỉ.
Quy trình / Bước Quy trình Đặt hàng Bán hàng
Mục đích
Quy trình này được sử dụng trong môi trường phân tán để xử lý các đơn đặt hàng, với hệ thống ERP (SAP ECC) kiểm soát luồng dữ liệu đến và đi từ các kho thông qua các hệ thống quản lý kho riêng lẻ - hệ thống SAP EWM (Extended Warehouse Management) hoặc các hệ thống bên ngoài.
Sơ đồ dưới đây mô tả các bước quy trình này bằng cách sử dụng xử lý đơn hàng bán hàng trong SAP CRM làm ví dụ. Thay vào đó, nếu bạn tạo đơn hàng bán hàng trong SAP ECC, quy trình bắt đầu với đơn hàng trong ERP và tiếp tục với việc giao hàng đi; thanh toán cũng xảy ra trong ERP.
Đơn đặt hàng có thể giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình vận chuyển và thực hiện đơn hàng như thế nào?
Đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình vận chuyển và thực hiện bằng cách cung cấp chế độ xem rõ ràng về yêu cầu của khách hàng và ngày giao hàng dự kiến, cho phép doanh nghiệp ưu tiên và quản lý các hoạt động vận chuyển và thực hiện của mình.
Làm thế nào đơn đặt hàng có thể giúp các doanh nghiệp với chiến lược giá của họ?
Đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược giá bằng cách cung cấp cái nhìn rõ ràng về nhu cầu đối với hàng hóa và dịch vụ, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh giá để duy trì tính cạnh tranh và tối đa hóa doanh thu.
Làm thế nào đơn đặt hàng có thể giúp các doanh nghiệp với chiến lược phát triển sản phẩm của họ?
Đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược phát triển sản phẩm của họ bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về sở thích và nhu cầu của khách hàng đối với hàng hóa và dịch vụ cụ thể, cho phép doanh nghiệp ưu tiên các nỗ lực cải tiến và phát triển sản phẩm.
Làm thế nào đơn đặt hàng có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện các nỗ lực tiếp thị của họ?
Đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp cải thiện các nỗ lực tiếp thị của họ bằng cách cung cấp khả năng hiển thị hàng hóa và dịch vụ nào đang có nhu cầu cao, cho phép doanh nghiệp nhắm mục tiêu nỗ lực tiếp thị của họ vào các khu vực có lợi nhất.
Đơn đặt hàng có thể giúp doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng (CRM) như thế nào?
Đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng (CRM) bằng cách cung cấp chế độ xem rõ ràng và có tổ chức về các tương tác và đơn đặt hàng của khách hàng, cho phép doanh nghiệp nâng cao hiểu biết về nhu cầu và sở thích của khách hàng.
Làm thế nào đơn đặt hàng có thể giúp các doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng của họ?
Đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng của họ bằng cách cung cấp khả năng hiển thị nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ, cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch và ưu tiên các hoạt động mua sắm và sản xuất của họ.
Kết luận
Vì vậy, từ thời điểm bán hàng đến xác minh, quản lý hàng tồn kho để hoàn thành và duy trì khách hàng lâu dài, tự động hóa đơn đặt hàng bán hàng hợp lý hóa quy trình làm việc và giảm thời gian quay vòng. Nó cắt giảm một nửa thời gian xử lý đơn hàng, do đó cho phép nhiều đơn hàng được xử lý hơn trong cùng một khoảng thời gian.
Chương trình quản lý đơn hàng phù hợp sẽ thúc đẩy công ty phát triển.
Câu hỏi thường gặp về Đơn hàng bán hàng
Lệnh bán hàng và lệnh mua hàng là gì?
Đơn đặt hàng được người mua sử dụng để bắt đầu quá trình mua hàng với nhà cung cấp. Đơn đặt hàng bán hàng là được gửi bởi nhà cung cấp cho người mua sau khi nhận đơn đặt hàng từ người mua - xác minh chi tiết và xác nhận mua hàng
Đơn hàng bán để làm gì?
Đơn đặt hàng đóng vai trò trung tâm trong việc đảm bảo một giao dịch mua bán được ghi chép đầy đủ, được tiến hành đúng cách và phản ánh những gì cả hai bên đang mong đợi. Khi đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng về hàng hóa sẽ được cung cấp, các mặt hàng, số lượng, ngày giao hàng, v.v., thông tin chi tiết được đưa ra với số đơn đặt hàng.
Đơn hàng bán hàng SAP là gì?
Mục đích. Đơn đặt hàng là hợp đồng thỏa thuận giữa tổ chức bán hàng và bên được bán cho bên bán về việc phân phối sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ với giá cả, số lượng và thời gian xác định. … Hệ thống tạo ngày và điểm vận chuyển trong lịch trình giao hàng.
Tạo đơn hàng bán hàng là gì?
'Đơn đặt hàng' là hợp đồng giữa Khách hàng và tổ chức Bán hàng để cung cấp hàng hóa và / dịch vụ cụ thể trong một khoảng thời gian xác định. … Đơn đặt hàng có thể được tạo bằng tham chiếu đến 'tài liệu trước' chẳng hạn như một cuộc điều tra / báo giá
