Bảng lương là tiền lương mà người sử dụng lao động trả cho người lao động trong một thời gian xác định trước hoặc vào một ngày cụ thể. Ngoài ra, thuật ngữ "bảng lương" có thể áp dụng cho danh sách nhân viên trong một công ty và mức lương do mỗi người trong số họ trả. Đó cũng là quá trình trả lương cho nhân viên của một doanh nghiệp, bao gồm theo dõi số giờ làm việc, tính toán tiền lương và gửi séc hoặc tiền gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên và tổng cộng tất cả các hồ sơ tài chính về tiền lương của nhân viên, tiền thưởng, thuế và các khoản khấu trừ. Trong bối cảnh kế toán, bảng lương là số tiền trả cho nhân viên cho các dịch vụ được thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Chúng ta hãy xem các dịch vụ thuê ngoài tính lương và các dịch vụ nhân sự.
Giới thiệu chung
Việc tính lương ngày càng được hầu hết các nhà tuyển dụng thuê ngoài cho các công ty chuyên quản lý việc xử lý tiền lương, phúc lợi cho nhân viên, bảo hiểm và các nhiệm vụ kế toán bao gồm cả khấu trừ thuế. Điều này được gọi là gia công biên chế.
Trong một công ty, thuê ngoài tính lương đề cập đến việc thuê một bên thứ ba để quản lý tất cả các nhiệm vụ liên quan đến tiền lương. Đối với các công ty chọn thuê ngoài các hoạt động trả lương của họ cho một nhà cung cấp bảng lương được quản lý hoàn toàn hoặc một phòng dịch vụ trả lương, điều này thường có thể thấp hơn; giá của hệ thống và phần mềm xử lý bảng lương, chi phí thuê nhân viên được đào tạo về bảng lương trong nội bộ và giải phóng thời gian xử lý các hoạt động tài chính liên quan đến bảng lương cho công ty. Bất kể quy mô của tổ chức là lớn, vừa hay nhỏ, các hoạt động trả lương thuê ngoài đều có lợi cho tất cả các loại hình kinh doanh.
Sự phức tạp ngày càng tăng của luật trả lương là một yếu tố khác thúc đẩy công ty thuê ngoài. Để tuân thủ luật pháp, bạn thường cần cập nhật các thay đổi hàng năm đối với mã số thuế, Thanh toán theo thu nhập (PAYE) và các dải Bảo hiểm Quốc gia, cũng như các khoản thanh toán và khấu trừ bắt buộc phải thông qua bảng lương.
Ngoài ra, thay vì thuê thêm chuyên gia tính lương và thuê ngoài một công ty tính lương, các công ty có thể chọn sử dụng phần mềm tính lương để hỗ trợ công việc của nhân viên kế toán hoặc văn phòng tính lương. Đồng hồ Bundy điện tử và các công cụ nhân sự kỹ thuật số quan trọng khác được tích hợp vào phần mềm tính lương, dựa trên các tính toán của nó dựa trên tỷ lệ được gửi và phê duyệt dữ liệu thu được từ thiết bị đó.
Chức năng tính lương thuê ngoài;
Hầu như tất cả các nhiệm vụ trả lương có thể được ủy quyền cho một cơ quan bên ngoài, mặc dù điều này không phải lúc nào cũng được mong muốn. Do đó, công ty sẽ quyết định phần nào của quy trình trả lương mà họ muốn giao cho công ty gia công phần mềm. Trách nhiệm trả lương có thể được thuê ngoài có thể bao gồm;
- Thiết lập tài khoản trả lương.
- Thiết lập các phương thức thanh toán.
- Theo dõi giờ làm việc.
- Tính tiền lương chưa thanh toán.
- Cung cấp thanh toán cho người lao động.
- Đưa ra các biện pháp an ninh để bảo vệ thông tin của công ty và nhân sự.
- Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
- Các khoản khấu trừ tiền lương, đánh giá thuế thu nhập và khấu trừ tiền lương.
- Kiểm soát các khoản giảm trừ của người lao động.
- Các khoản thanh toán thuế biên chế.
- Hoàn thành công tác thuế cuối năm.
Điều quan trọng cần lưu ý là một số trách nhiệm trả lương như thanh toán cho người lao động không thể thực hiện được trên toàn cầu, vì một số quốc gia yêu cầu tiền lương và tiền công phải được trả trực tiếp bởi người sử dụng lao động.
Gia công phần mềm tính lương hoạt động như thế nào
Có một số yếu tố cần lưu ý để đảm bảo thuê ngoài bảng lương thành công, bất kể công ty muốn thuê ngoài bảng lương trong nước hay đang tìm kiếm giải pháp thuê ngoài bảng lương đa quốc gia. Những yếu tố này bao gồm;
#1. Chiến lược thuê ngoài biên chế rõ ràng:
Đối với doanh nghiệp, bước đầu tiên là xác định dịch vụ thuê ngoài tính lương nào là cần thiết. Cả nhóm nội bộ và đối tác trả lương sẽ thấy rằng việc có một chiến lược hợp lý sẽ giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Phần lớn công việc thực tế của một công ty trong quy trình thuê ngoài là sẵn sàng thuê ngoài các chức năng tính lương. Trước tiên, doanh nghiệp phải chọn mức độ thuê ngoài ưa thích của mình.
Nói cách khác, công ty sẽ phân chia trách nhiệm như thế nào nếu họ chọn đồng nguồn thay vì thuê ngoài hoàn toàn? Chẳng hạn, một doanh nghiệp có thể quyết định rằng họ muốn nhà cung cấp bên thứ ba chỉ xử lý các khía cạnh liên quan đến thuế của bảng lương, theo dõi số giờ làm việc của nhân viên hoặc bất kỳ trách nhiệm lựa chọn nào khác được cho phép hợp pháp tại địa điểm của công ty.
#2. Chọn đối tác trả lương phù hợp:
Có rất nhiều “nhà cung cấp gia công phần mềm trả lương” có sẵn vào năm 2023, cả trong và ngoài nước. Mặc dù mỗi công ty sẽ có các tiêu chuẩn khác nhau để xác định những yếu tố cấu thành sự phù hợp, nhưng tất cả họ đều phải đảm bảo nhà cung cấp duy trì đủ bảo mật cho dữ liệu của nhân viên và tuân thủ luật hiện hành, đồng thời cân nhắc cẩn thận các lựa chọn của họ trước khi chọn nhà cung cấp dịch vụ trả lương.
“Điều khoản cam kết” phải được cả hai bên đồng ý khi chọn nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài tính lương. Việc thiết lập chính thức các nghĩa vụ cụ thể của nhà cung cấp diễn ra vào thời điểm này, cùng với việc thảo luận về việc thanh toán cho các dịch vụ được cung cấp. Cuối cùng, khách hàng cung cấp cho nhà cung cấp dịch vụ tất cả dữ liệu cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến trách nhiệm trả lương mà họ sẽ đảm nhận.
#3. Lập kế hoạch trả lương và thông báo cho nhân viên:
Bộ phận tính lương thường bận rộn nhất vào cuối năm. Thời điểm tối ưu để thực hiện bất kỳ sự chuyển đổi nào sang mô hình thuê ngoài tính lương nên vào một thời điểm khác. Vì bảng lương ảnh hưởng đến toàn bộ lực lượng lao động, điều cần thiết là phải cho mọi người biết về bất kỳ thay đổi nào đang được lên kế hoạch. Cần đưa ra hướng dẫn rõ ràng cho tất cả các thành viên trong nhóm, đặc biệt là những người tham gia vào quá trình trả lương (dù là vì lý do hành chính hay lý do khác).
#4. Xử lý bảng lương:
Sau khi trao đổi dữ liệu và thiết lập các thủ tục, nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài tính lương bắt đầu thực hiện trách nhiệm thực tế của mình. Tiền lương hầu như luôn phải được phân phối theo một thời gian biểu đã định (thông thường là hai tuần một lần). Tương tự như khi xử lý bảng lương nội bộ, nhà cung cấp phải khấu trừ mọi khoản thuế thích hợp trước khi thanh toán được phát hành.
Trên cơ sở thường xuyên, có kế hoạch, các nhà cung cấp thường báo cáo cho khách hàng, xác nhận các dịch vụ được cung cấp và phác thảo hiệu suất. Đây là cơ hội để khách hàng kiểm tra xem mọi thứ có đang diễn ra như mong đợi hay không. Các nghĩa vụ thuế cuối năm thuê ngoài là bước quan trọng cuối cùng của quy trình. Điều này đòi hỏi cả việc gửi cho cơ quan thuế bằng chứng rằng nhà cung cấp đã cập nhật trong các hoạt động và gửi các khoản thanh toán thuế thực tế.
#5. Chạy bảng lương song song:
Bạn nên chạy ít nhất một bảng lương đồng thời để đảm bảo rằng cả hai bảng lương đều tạo ra kết quả như nhau, đặc biệt khi chuyển từ xử lý bảng lương nội bộ sang thuê ngoài bảng lương.
Thuê ngoài dịch vụ tiền lương và nhân sự
Thuê ngoài nhân sự và tính lương đề cập đến việc giao quyền quản lý cái gọi là quy trình nhân sự cứng cho một doanh nghiệp bên ngoài. Dịch vụ này dự định làm cho hoạt động trong lĩnh vực này hiệu quả hơn và ít tốn kém hơn. Trong số các dịch vụ mà các công ty có khả năng thuê ngoài, chức năng nhân sự đứng đầu danh sách vì điều này giúp giải phóng các chuyên gia nhân sự để tập trung vào các nỗ lực chiến lược hơn.
Thuê ngoài nhân sự cũng là một thỏa thuận pháp lý giữa người sử dụng lao động và nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, trong đó người sử dụng lao động trao cho nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài quyền kiểm soát và quản lý một số nhiệm vụ nhân sự.
Nhà tuyển dụng có quyền truy cập vào một loạt các tùy chọn thuê ngoài nhân sự. Cả hai giải pháp hẹp và rộng đều có sẵn, chẳng hạn như thuê ngoài chỉ là một phần của một chức năng nhân sự duy nhất, chẳng hạn như theo dõi ứng dụng cho các yêu cầu hành động khẳng định. Khi các chuyên gia nhân sự tìm cách dành ít thời gian và tiền bạc hơn cho các giao dịch và quản lý để họ có thể tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn, thì gia công phần mềm ngày càng trở nên quan trọng.
Doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm tiền do giảm thời gian và nguồn lực. Tính lương, quản lý phúc lợi và các hoạt động thông thường khác thường được giao cho các nhà cung cấp bên ngoài trong khi quản lý tài năng, tuyển dụng và lập kế hoạch kế nhiệm thường được bộ phận nhân sự giữ lại. Ngoài việc cho phép các chuyên gia nhân sự nội bộ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào chiến lược, thuê ngoài có thể:
- Mang đến cho doanh nghiệp cơ hội tiếp cận kiến thức chuyên ngành nhân sự.
- Hỗ trợ trong việc đảm bảo tuân thủ quy định.
- Giảm lượng thời gian cần thiết để đáp ứng các nhiệm vụ giao dịch nhân sự như đăng ký bảng lương và phúc lợi.
Thuê ngoài tiền lương và lợi ích
Có nhiều lý do tại sao các công ty có thể quyết định thuê ngoài bảng lương. Thông thường, đó là cách thông minh nhất để các doanh nghiệp ủy thác các nhiệm vụ phức tạp và cồng kềnh. Bảng lương của công ty gia công phần mềm là một lựa chọn tuyệt vời vì nó cũng cung cấp cho công ty sự hỗ trợ đủ điều kiện. Vì vậy, chúng ta hãy xem xét một số lợi thế ít rõ ràng hơn của kế toán thuê ngoài.
Lợi ích của việc thuê ngoài tính lương
#1. Cải thiện bảo mật dữ liệu:
Dữ liệu bảng lương cần được lưu giữ với mức độ bảo mật cao nhất và không tổ chức lớn nào có cơ hội làm như vậy trên mạng riêng của họ. Thật không may, vi phạm dữ liệu là rủi ro phổ biến đối với các doanh nghiệp ở khắp mọi nơi. Bảng lương nội bộ gây ra những mối nguy hiểm như trộm danh tính và tham ô.
Bằng cách lưu trữ dữ liệu trên các hệ thống và công nghệ dựa trên đám mây an toàn, các nhà cung cấp bảng lương thuê ngoài sẽ bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của bạn và ngăn chặn các hoạt động gian lận bảng lương nội bộ, từ đó bảo vệ công ty khỏi mọi nguy cơ tiềm ẩn.
#2. Tiết kiệm chi phí:
Các công ty thường xuyên thuê ngoài bảng lương vì họ thấy rằng nó tiết kiệm hơn so với việc xử lý bảng lương trong nội bộ. Điều này thường được coi là một trong những động lực chính cho việc thuê ngoài nói chung, và các hoạt động trả lương cũng không ngoại lệ. Công ty khách hàng có thể tiết kiệm rất nhiều tiền bằng cách thuê ngoài các nhiệm vụ này cho một nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài trả lương ở một quốc gia nơi tiền công và tiền lương thường thấp hơn. Điều này cho phép công ty khách hàng thu hồi một phần lớn chênh lệch trong bồi thường cho nhân viên.
Ngay cả khi bảng lương được thuê ngoài trong nước, điều này vẫn có thể xảy ra. Bằng cách giao việc xử lý bảng lương cho nhà cung cấp bảng lương thay vì tự mình thực hiện, có thể cắt giảm chi phí xử lý bảng lương trực tiếp. Ngoài ra, loại bỏ các chi phí ẩn như nghỉ phép hàng năm và nhà tuyển dụng PRSI. Do đó, chi phí liên quan đến con người và cơ sở hạ tầng có thể giảm. Điều này làm giảm chi phí khởi động ban đầu cho các công ty mới. Trong khi đối với các doanh nghiệp đã thành lập, điều đó có nghĩa là tăng lợi nhuận cho các bên liên quan và cổ đông.
#3. Tính chuyên nghiệp và giảm lỗi:
Các chuyên gia biết cách quản lý tiền lương tốt có thể đảm nhận các nhiệm vụ tính lương, đó là một lợi ích khác của việc thuê ngoài. Phần lớn các doanh nghiệp coi việc xử lý bảng lương nội bộ không hơn gì một công việc nội trợ cần thiết vì năng lực cốt lõi của họ nằm ở chỗ khác. Mặt khác, “văn phòng dịch vụ trả lương” hoặc nhà cung cấp dịch vụ trả lương thuê ngoài chỉ có thể xử lý các nhiệm vụ liên quan đến bảng lương. Nếu nó cung cấp nhiều dịch vụ hơn, chúng có thể thuộc các lĩnh vực liên quan.
Điều này ngụ ý không chỉ có kinh nghiệm trả lương chung rộng rãi hơn mà còn là nhà cung cấp bên thứ ba phải có sẵn hệ thống quản lý hiệu quả cho toàn bộ phạm vi dịch vụ trả lương. Với việc các công ty dịch vụ trả lương thường xuyên sử dụng tự động hóa bảng lương, sẽ có ít khả năng xảy ra lỗi của con người hơn. Ngoài ra, vì bảng lương là hoạt động kinh doanh chính của họ nên nhà cung cấp dịch vụ tính lương có thẩm quyền là cơ quan có thẩm quyền thực sự đối với mọi thứ liên quan đến bảng lương.
#4. Cải thiện việc tuân thủ bảng lương quốc tế:
Tiếp cận trực tiếp với các chuyên gia về bảng lương là một lợi ích chính khi làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài bảng lương quốc tế. Các nhà cung cấp dịch vụ tính lương là cơ quan có thẩm quyền về pháp lệnh và luật thuế địa phương, đồng thời quen thuộc với lịch trình tuân thủ và tính lương của mọi quốc gia mà họ phục vụ. Các quy tắc quản lý thuế, dữ liệu và tiêu chuẩn tuân thủ, cũng như công việc, khá phức tạp. Chúng linh hoạt và khác nhau từ khu vực tài phán này sang khu vực tài phán tiếp theo. Hình phạt cho các sai sót, thiếu sót và tiết lộ chậm trễ có thể khá tốn kém.
Các chuyên gia tiền lương thuê ngoài luôn cập nhật các luật và quy định mới ở cấp liên bang và tiểu bang. Họ tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ theo luật định và dữ liệu bảng lương. Để biên chế trong tay có khả năng của họ; giảm khả năng xảy ra lỗi và loại bỏ mọi lo ngại về thời hạn quan trọng đối với bảng lương và các mối nguy hiểm khác liên quan đến việc tuân thủ bảng lương quốc tế.
Rủi ro liên quan đến việc thuê ngoài bảng lương
#1. Mất quyền kiểm soát dữ liệu của công ty:
Nguy cơ cao về việc vi phạm thông tin cá nhân do gia công phần mềm mang lại có thể còn đáng lo ngại hơn. Mặc dù nhiều ứng dụng quản lý dữ liệu bảng lương dựa trên đám mây bao gồm tường lửa và máy chủ được mã hóa để bảo mật, nhưng chúng là mục tiêu hấp dẫn cho các hoạt động bất chính. Thông tin bảng lương của nhân viên công ty có thể bao gồm các khối dữ liệu lớn, lộn xộn và khó xử lý. Trong chừng mực những dữ liệu này đã được bàn giao cho các nhà cung cấp dịch vụ trả lương, chúng vẫn là thông tin của công ty. Khi một công ty giữ các quy trình này trong nội bộ, các loại rủi ro này sẽ bị hạn chế.
#2. Sửa lỗi và hỗ trợ khách hàng
Do sự khác biệt về múi giờ và ngôn ngữ, việc có các đối tác trả lương ở nhiều quốc gia trên thế giới có thể làm chậm quá trình giao tiếp và quy trình khắc phục lỗi bảng lương.
Trong trường hợp xảy ra những lỗi hoặc nhầm lẫn này trong quá trình xử lý bảng lương, bên thứ ba phải được tin cậy để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Điều này có thể làm cho việc sửa bất kỳ lỗi nào trở thành một thủ tục khó khăn hơn mức cần thiết, tùy thuộc vào mức độ chăm sóc khách hàng được cung cấp.
Công ty trả lương quốc gia
Dưới đây là danh sách một số công ty trả lương quốc gia có dịch vụ trả lương thuê ngoài tốt nhất trong lĩnh vực này.
# 1. QUẢNG CÁO
ADP (NASDAQ: ADP), có trụ sở chính tại New Jersey, cung cấp dịch vụ gia công phần mềm, HCM toàn cầu và bảng lương tại hơn 140 quốc gia và thị trường.
# 2. Gusto
Gusto, trước đây gọi là ZenPayroll, được giới thiệu vào năm 2012 như một nền tảng trực tuyến để quản lý nhân sự. Trụ sở chính của nó ở San Francisco, California và nó cung cấp dịch vụ cho hơn 100,000 công ty trên toàn quốc.
# 3. Intuit
Nhà cung cấp nền tảng tài chính toàn cầu Intuit (NASDAQ: INTU) có trụ sở tại Mountain View, California. Nó được thành lập vào năm 1983 và hiện có 20 địa điểm trên khắp 9 quốc gia.
# 4. Paychex
Paychex (NASDAQ: PAYX), có trụ sở chính tại Rochester, New York, được thành lập vào năm 1971 và cung cấp các giải pháp quản lý nguồn nhân lực tích hợp cho bảng lương, phúc lợi, nguồn nhân lực và dịch vụ bảo hiểm.
#5. BizChecks Bảng lương
BizChecks Payroll, một doanh nghiệp ở Massachusetts có hầu hết khách hàng ở South Shore, Cape Cod, và Quần đảo Nantucket và Martha's Vineyard, xử lý bảng lương trên khắp New England.
#6. Người quản lý thanh toán CSC
Công ty CSC Paymaster có trụ sở tại Warwick, Rhode Island đã hoạt động được 56 năm và cung cấp các giải pháp về bảng lương, quản lý thời gian & lao động cũng như nguồn nhân lực.
Gia công phần mềm phổ biến nhất là gì?
Các dịch vụ thuê ngoài phổ biến nhất là; Công việc Lập trình Máy tính và CNTT, Nhân sự, Hỗ trợ Điện thoại/Khách hàng, Gia công Quy trình Kinh doanh (BPO), Nhà văn, v.v.
Có bao nhiêu công ty thuê ngoài tính lương?
Ước tính có hơn 12% các tổ chức trên toàn thế giới đã thuê ngoài hoàn toàn chức năng trả lương, với 26% khác có chức năng trả lương đồng thuê ngoài.
Paychex Peo lớn cỡ nào?
Công ty Mỹ Paychex, Inc. có khoảng 670,000 khách hàng trả lương và hơn 100 văn phòng tại Hoa Kỳ và Châu Âu. Nó hiện có vốn hóa thị trường là 30.155 tỷ đô la.
Xem thêm DỊCH VỤ GIA CÔNG CNTT: Ý nghĩa, Ví dụ, Lợi ích & Công ty
Kết luận
Xử lý bảng lương là một nhiệm vụ khó khăn, tốn thời gian, cần tuân theo các luật và quy định nghiêm ngặt của liên bang và tiểu bang. Nó đòi hỏi phải ghi chép tỉ mỉ và tập trung vào bản in nhỏ. Lập kế hoạch thuê ngoài bảng lương đi kèm với rất nhiều lợi ích. Một nhà cung cấp bảng lương toàn cầu đáng tin cậy có thể cung cấp các dịch vụ mà hầu hết các công ty không thể tự xử lý. Điều này giúp họ tiết kiệm thời gian và có sự đảm bảo tốt hơn so với giải pháp trả lương nội bộ. Ngoài ra, còn có các khoản tiết kiệm tài chính và rủi ro không tuân thủ thấp hơn.
Bạn có thể để lại câu hỏi của mình nếu có về dịch vụ thuê ngoài tính lương và nhân sự trong phần bình luận.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ thuê ngoài tính lương
Dịch vụ thuê ngoài tính lương là gì?
Dịch vụ thuê ngoài tính lương là những dịch vụ liên quan đến tiền lương do các công ty bên ngoài cung cấp cho các công ty khác nhau.
Công ty gia công phần mềm tính lương lớn nhất là gì?
Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP), là công ty gia công phần mềm trả lương lớn nhất.
Công ty trả lương hàng đầu là gì?
ADP là công ty tính lương lớn nhất, có thị phần lớn nhất trong lĩnh vực phần mềm dịch vụ tính lương.
Dịch vụ nhân sự và tính lương thuê ngoài là gì?
Dịch vụ thuê ngoài nhân sự và tính lương đề cập đến việc giao quyền quản lý cái gọi là quy trình nhân sự cứng cho một doanh nghiệp bên ngoài.
Bài viết liên quan
