Hóa đơn là một yếu tố quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp và biết cách viết và gửi hóa đơn một cách chính xác sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả và được thanh toán nhanh hơn. Để bắt đầu, hãy tạo một hóa đơn chứa tên và thông tin liên hệ của bạn, tên và thông tin liên hệ của khách hàng, ngày tháng, số hóa đơn, dịch vụ đã hoàn thành, tổng số tiền cũng như các điều khoản và điều kiện thanh toán. Khi bạn hoàn thành, hãy gửi nó qua email, thư hoặc phần mềm lập hóa đơn để được đền bù cho những nỗ lực của bạn.
Hóa đơn là gì
Hóa đơn là một lá thư mà các công ty gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ được cung cấp. Các thành phần sau phải có mặt để hóa đơn đủ điều kiện làm tài liệu pháp lý:
- Chi tiết liên lạc cho khách hàng và doanh nghiệp
- Một số điện tích
- Ngày lập hóa đơn và ngày thanh toán
- Tên và chi tiết của hàng hóa và dịch vụ
- Số tiền thanh toán tổng thể và cho mỗi đơn vị sản phẩm
- Điều kiện thanh toán
Tôi nên chuẩn bị hóa đơn như thế nào trước khi gửi?
Luôn cho khách hàng của bạn biết chi tiết cụ thể về giao dịch mua trước khi gửi hóa đơn. Không có gì trong bài báo có thể gây sốc hoặc ngạc nhiên cho họ.
Số lượng hóa đơn là khía cạnh quan trọng nhất cần xem xét. Điều này rất đơn giản để xác định vì giá cả thường cố định. Nếu khách hàng không hài lòng với mức giá kinh doanh của bạn, bạn có thể thử đi đến thỏa thuận bằng cách đề xuất chiết khấu hoặc giảm giá.
Sau đó, chỉ định ngày thanh toán và ngày đáo hạn để khách hàng của bạn biết khi nào cần nhận hóa đơn và họ phải trả lại tiền cho bạn trong bao lâu. Chỉ cần cung cấp cho họ ước tính nếu bạn đang thực hiện một dự án mà thời gian giao hàng thay đổi để họ biết những gì cần dự đoán.
Bằng cách tổ chức các cuộc thảo luận này sớm, bạn có thể cải thiện mối quan hệ với khách hàng và tăng khả năng họ sẽ thanh toán cho bạn đúng hạn.
Cách gửi hóa đơn
#1. Qua email
Email là phương thức gửi hóa đơn nhanh chóng và thuận tiện nhất. Để tránh gian lận, bạn có thể đính kèm hóa đơn của mình ở định dạng PDF không thể chỉnh sửa. Ngoài ra, hãy đảm bảo mô tả rõ ràng và ngắn gọn về công ty của bạn cũng như hóa đơn trong dòng chủ đề và nội dung của email.
Các khách hàng và người tiêu dùng khác nhau có thể có nhiều phương pháp khác nhau để nhận hóa đơn. Khám phá xem liệu có thông tin cụ thể nào cần cung cấp trong dòng chủ đề để xúc tiến thanh toán hay không có thể là một ý tưởng hay.
#2. Qua Ốc Thư
Phương thức gửi hóa đơn phổ biến ở đây là qua thư hoặc máy fax.
Tài liệu phải được in ra, đặt trong phong bì, dán tem và được giao tận tay hoặc gửi tại bưu điện. Vì nhiều lý do, chúng tôi coi cách tiếp cận này là một cách tiến hành kinh doanh đã lỗi thời.
Để bắt đầu, thủ tục mất nhiều thời gian. Theo thời gian, việc quản lý doanh nghiệp của bạn sẽ nhường chỗ cho vai trò người đưa thư. Để bắt đầu, thủ tục mất nhiều thời gian. Theo thời gian, việc quản lý doanh nghiệp của bạn sẽ nhường chỗ cho vai trò người đưa thư.
Do chi phí giấy, mực in và bưu phí cao hơn so với các phương tiện khác nên việc gửi một thứ gì đó qua đường bưu điện cũng đắt hơn. Hơn nữa, việc sử dụng nhiều giấy để gửi một hóa đơn đơn giản qua đường bưu điện là khó khăn cho công ty của bạn và môi trường.
#3. Sử dụng phần mềm hóa đơn
Để tạo hóa đơn, bạn có thể sử dụng một trong nhiều chương trình lập hóa đơn có sẵn, chẳng hạn như PayPal. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm lập hóa đơn là sự phong phú của các mẫu có sẵn và sự đơn giản của việc xây dựng thương hiệu.
Khách hàng có thể thanh toán cho bạn dễ dàng hơn vì họ có quyền truy cập đơn giản vào các liên kết thanh toán.
Cách gửi hóa đơn trên PayPal
Một số mặt hàng được yêu cầu để lập hóa đơn PayPal. Trước tiên, bạn phải có tài khoản PayPal Business. Rất may, không có phí bổ sung và các tài khoản này rất đơn giản để thiết lập. Tiếp theo, bạn sẽ yêu cầu địa chỉ email của khách hàng của mình. Một tệp hình ảnh phù hợp cũng được yêu cầu nếu bạn định bao gồm biểu trưng cho hóa đơn của mình.
Thực hiện theo các quy trình sau để tạo hóa đơn của bạn sau khi bạn sở hữu hai hoặc ba thứ đó:
- Mở PC, Mac hoặc iPad và đăng nhập vào tài khoản PayPal của bạn.
- Chọn “Lập hóa đơn” từ trình đơn thả xuống bên dưới “Công cụ”, sau đó nhấp vào “Tạo hóa đơn”.
- Nhập địa chỉ email của khách hàng của bạn. Trong trường cc, hãy cung cấp bất kỳ địa chỉ bổ sung nào.
- Tên khách hàng và các thông tin khác sẽ được điền tự động khi bạn nhấp vào “Thêm dữ liệu khách hàng”. Cũng như, nếu cần, địa chỉ lô hàng.
- Bao gồm các mặt hàng, số lượng và giá cả cụ thể trên danh sách bán hàng. Bao gồm mọi khoản phí trả chậm hoặc các chi phí bổ sung khác.
- Đảm bảo bạn xem lại hóa đơn hai lần để đảm bảo tính chính xác.
- Nhấn “Gửi”.
Bây giờ, PayPal sẽ tạo hóa đơn và thông báo cho khách hàng của bạn qua email. Sau đó, người tiêu dùng của bạn có thể thực hiện thanh toán bằng phương thức đã chọn của họ. Họ có thể sử dụng số dư PayPal hoặc thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ thay cho số dư đó.
Cách gửi hóa đơn trên eBay
- Truy cập trang chủ eBay, đăng nhập, sau đó nhấp vào liên kết “My eBay” ở góc trên cùng bên phải và chọn “Bán” từ menu thả xuống.
- Chọn “Đang chờ thanh toán” bằng cách đánh dấu liên kết “Đơn hàng” trong “Trung tâm người bán”.
- Để gửi hóa đơn, hãy nhấp vào nút “Gửi hóa đơn” ở cuối màn hình sau khi xác minh chi phí giao hàng, phương thức giao hàng đã chọn và thêm ghi chú cho khách hàng trên trang tiếp theo.
- Trên đơn đặt hàng có liên quan, hãy chọn “Gửi hóa đơn. Bạn có thể thuyết phục người mua thanh toán ngay nếu bạn đính kèm một thông báo trên hóa đơn của mình.
- Nhấp vào “Gửi hóa đơn” khi bạn nhập xong thông tin của mình.
- Sau đó, lý tưởng nhất là bạn nên đợi phản hồi với khoản thanh toán từ khách hàng của mình.
Cách gửi hóa đơn qua email
Với sự trợ giúp của email hóa đơn, bạn có thể gửi hóa đơn kỹ thuật số cho khách hàng của mình và đảm bảo thanh toán nhanh chóng. Email liên quan đến hóa đơn của bạn phải ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ thông tin.
Dưới đây là các mẹo để gửi hóa đơn tốt trong Email
Viết một chủ đề tốt:
]Điều quan trọng nhất và đầu tiên mà khách hàng của bạn sẽ nhìn thấy là dòng chủ đề. Cơ hội nhận được thanh toán đúng hạn cho hóa đơn của bạn sẽ tăng lên nếu bạn trình bày ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Hóa đơn của bạn phải có số hóa đơn, tên dự án và tên doanh nghiệp trong dòng tiêu đề email.
Chọn (những) người nhận thích hợp:
Gửi email hóa đơn đến đúng người nhận yêu cầu bao gồm tất cả những người nhận thích hợp. Ví dụ: nếu bạn đang gửi email có hóa đơn cho một công ty, bạn nên sao chép bộ phận liên quan, người đã giao dự án cho bạn và bộ phận kế toán.
Đính kèm tất cả các hóa đơn của bạn:
Đừng quên đính kèm hóa đơn trong email của bạn! Bạn nên chuyển đổi nó thành PDF nếu bạn đã viết nó bằng Word. Sau khi đính kèm, hãy đặt tên bao gồm cả tên công ty của bạn và số hóa đơn thích hợp.
Sửa nội dung email
Nếu không có câu đi kèm, việc gửi hóa đơn qua email chỉ hiệu quả một nửa. Đó là hành vi không đúng mực và thiếu chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nó không nên là một văn bản dài hoặc phô trương.
Email chứa hóa đơn phải rõ ràng và đầy đủ thông tin
Bạn nên thông báo cho khách hàng của mình về hóa đơn đã được gửi và vui lòng yêu cầu họ duy trì thỏa thuận cuối cùng đồng thời cảm ơn họ vì sự hợp tác của họ.
Cách gửi hóa đơn với tư cách là một Freelancer
Khi bạn làm việc cho khách hàng với tư cách là một freelancer, bạn có quyền thu tiền cho nhiệm vụ mà bạn đã hoàn thành. Lập hóa đơn là kỹ thuật tốt nhất để nhận được các khoản thanh toán.
Bạn có thể đã đưa cho khách hàng của mình một báo giá phác thảo chi phí của công việc mà họ yêu cầu từ bạn. Sau khi công việc của bạn kết thúc, bạn sẽ được gửi một hóa đơn nêu chi tiết công việc đã được thực hiện và số tiền thanh toán mà bạn dự kiến sẽ được thanh toán.
Thông tin gì nên có trên hóa đơn của Freelancer?
Chi tiết liên lạc:
Bao gồm tên của bạn (hoặc, nếu có liên quan, tên doanh nghiệp của bạn) và địa chỉ. Bao gồm số điện thoại và địa chỉ email của bạn trong trường hợp khách hàng cần liên lạc với bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn có logo, hãy đưa nó vào hóa đơn của bạn để làm cho nó trông bóng bẩy hơn. Bạn cũng nên bao gồm tên và địa chỉ của khách hàng hoặc công ty của khách hàng của bạn. Bao gồm tên của người xem xét hóa đơn của họ nếu bạn biết về họ.
Số hóa đơn:
Bạn cần theo dõi số hóa đơn của mình, cho dù bạn tạo chúng theo cách thủ công hay sử dụng chương trình kế toán để tạo chúng. Bạn có thể cần tìm ra vị trí của các hóa đơn chưa thanh toán hoặc trả lời các câu hỏi của khách hàng về công việc của bạn với tư cách là một người làm việc tự do. Khi những câu hỏi đó phát sinh, việc lập hồ sơ hóa đơn có tổ chức sẽ giúp bạn trả lời. Tham chiếu đến số hóa đơn sẽ đảm bảo rằng cả bạn và khách hàng đang thảo luận về cùng một giao dịch.
Ngày phát hành và ngày đến hạn:
Điều quan trọng là ghi ngày phát hành trên hóa đơn của bạn vì đó là ngày bắt đầu thời hạn thanh toán. Việc tham chiếu ngày phát hành cũng có thể giúp phân biệt hóa đơn này với hóa đơn khác nếu bạn vô tình đánh số sai hóa đơn của mình.
Chi tiết Mục hàng và Số tiền đến hạn:
Bảng phân tích hàng hóa và dịch vụ bạn cung cấp là phần thông tin quan trọng nhất trên hóa đơn. Bao gồm bảng phân tích chính xác về tổng số tiền nợ cho từng mục trong danh sách, cùng với mô tả về công việc hoặc hàng hóa đã được thực hiện hoặc giao, số lượng, giá và tỷ lệ của nó.
Thủ tục thanh toán:
Hãy thanh toán cho bạn đơn giản nhất có thể cho khách hàng của bạn. Bao gồm các lựa chọn để khách hàng thanh toán cho bạn, cùng với bất kỳ thông tin cần thiết nào để họ thực hiện khoản thanh toán đó. Nếu bạn nhận séc, hãy nhớ nói rõ nơi khách hàng có thể gửi chúng. Bao gồm mọi email được liên kết với tài khoản PayPal của công ty bạn và mọi chi tiết ngân hàng cần thiết cho các giao dịch ngân hàng.
Chi tiết bổ sung:
Ở cuối hóa đơn của bạn, hãy bao gồm mọi khoản phí bổ sung, giảm giá hoặc ngôn ngữ không rõ ràng. Điều này có thể liên quan đến tiền phạt thanh toán trễ hoặc chiết khấu thanh toán sớm.
Làm cách nào tôi có thể gửi hóa đơn qua email.
Để gửi hóa đơn qua email, bạn phải viết một chủ đề tốt sau đó chọn người nhận phù hợp. Sau khi làm điều này, bạn nên đính kèm tất cả số hóa đơn của mình, sau đó đảm bảo rằng bạn viết phần thân chi tiết và dễ hiểu.
Làm thế nào để bạn gửi một hóa đơn đơn giản?
Đánh số hóa đơn theo thứ tự là cách đơn giản nhất để gửi hóa đơn đơn giản. Bạn có thể gửi hóa đơn 001 làm hóa đơn đầu tiên, hóa đơn 002 sau đó, v.v.
Kết luận
Các doanh nghiệp được yêu cầu duy trì hồ sơ cho hầu hết mọi thứ. Các chi tiết chính như ngày lập hóa đơn, tổng số tiền đến hạn và liệu khách hàng đã thanh toán toàn bộ hay chưa đều có sẵn ngay lập tức nhờ hóa đơn.
- Cách xây dựng và thành công trong kinh doanh với mẫu PDF hóa đơn trống
- Tài trợ hóa đơn; Định nghĩa, loại, ưu và nhược điểm.
- Miễn phí Phần mềm Hóa đơn; 15 ứng dụng phần mềm lập hóa đơn tốt nhất năm 2023.
- Hóa đơn chiếu lệ; Hóa đơn Profoma là gì & Ví dụ?
dự án
