Ngày nay, nhiều người thử vận may trong ngành kinh doanh. Nó hứa hẹn rất nhiều tiền bạc, danh tiếng và sự tôn trọng từ người khác. Để thành công trong ngành này, bạn nên phát triển nhiều kỹ năng khác nhau, và một trong số đó là viết lách. Kỹ năng viết thương mại bằng tiếng Anh đóng vai trò quyết định trong quá trình giao tiếp của bạn với người khác. Nếu bạn không thể giải thích ý tưởng của mình một cách nhanh chóng và rõ ràng, bạn sẽ bị loại khỏi cuộc thi.
Joan Young là một blogger và nhà văn học thuật nổi tiếng tại Nhà văn nâng cao. Công ty viết luận nổi tiếng này chỉ thuê những chuyên gia có trình độ, vì vậy bạn có thể tin tưởng vào ý kiến của cô ấy. Cô đã đề cập đến rất nhiều chủ đề liên quan đến cuộc sống, học tập và kinh doanh của sinh viên. Đây là những gì cô ấy nghĩ: “Nếu bạn có kỹ năng viết kinh doanh tốt, bạn sẽ không bao giờ gặp vấn đề khi giao tiếp với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp, đồng nghiệp, v.v.” Theo đó, bạn nên cải thiện chúng và sau đó đánh bóng chúng mỗi ngày.” Chúng tôi đồng ý với ý kiến của cô ấy. Hướng dẫn thông tin của chúng tôi nêu bật mười một cách tuyệt vời để cải thiện kỹ năng viết thương mại bằng tiếng Anh của bạn.
Kỹ năng viết kinh doanh: Ý nghĩa
Điều này đơn giản có nghĩa là khả năng của một người để giao tiếp thành công trong một tình huống chuyên nghiệp thông qua các từ được viết. Giao tiếp, hiệu đính và khả năng ảnh hưởng đến người khác là những ví dụ phổ biến của những kỹ năng này. Trong những tình huống mà bạn có thể được yêu cầu gửi email, ghi lại một bản ghi nhớ hoặc viết thư cho khách hàng, đồng nghiệp hoặc cấp trên của mình, chúng sẽ giúp bạn giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với khán giả của mình dễ dàng hơn. Bạn có thể tăng uy tín của mình tại nơi làm việc và tỏ ra chuyên nghiệp hơn khi giao tiếp với khách hàng và đồng nghiệp nếu bạn cải thiện kỹ năng viết kinh doanh của mình. Những lợi ích này có thể đạt được thông qua việc thực hành nâng cao kỹ năng viết kinh doanh của bạn.
11 cách để cải thiện kỹ năng viết kinh doanh của bạn
#1. Hiểu khán giả của bạn
Bởi vì bạn viết thư cho nhiều nhóm cá nhân khác nhau trong quá trình làm việc của mình, nên việc xem xét các yêu cầu và sở thích cụ thể của từng người nhận khi giao tiếp sẽ có lợi. Hãy suy nghĩ về lý do tại sao tài liệu lại quan trọng đối với những người mà bạn đang viết cho họ và cách bạn có thể truyền tải điều đó tới họ thông qua bài viết mà bạn thực hiện cho doanh nghiệp. Xem xét ai có thể đọc tin nhắn của bạn, mục đích giao tiếp của bạn và mức độ quan tâm của đối tượng mục tiêu đối với những gì bạn nói. Ngoài ra, hãy xem xét mối quan hệ của bạn với những người sẽ nhận được tin nhắn của bạn, vì nó có thể ảnh hưởng đến cách bạn giao tiếp với họ. Một số khán giả sẽ mong đợi bạn sử dụng giọng điệu trang trọng, trong khi những người khác có thể phản ứng tốt hơn với giọng điệu mang tính đàm thoại hơn.
#2. Thoát khỏi cảm xúc
Khuyến nghị đầu tiên của chúng tôi nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng bạn phải cắt đứt mọi cảm xúc. Tất cả các tài liệu kinh doanh là chính thức và không thể sử dụng bất kỳ cảm xúc và tình cảm của người viết. Bạn nên vận hành với sự thật thuần túy và không có gì khác. Bạn sử dụng một giọng điệu đàm thoại và bán trang trọng. Tuy nhiên, văn bản kinh doanh loại trừ một cái gì đó quá biểu cảm hoặc quá cảm xúc.
#3. Hãy ngắn gọn nhất có thể
Khi bạn viết cho công việc kinh doanh, việc chọn cách viết ngắn gọn những điểm cần thiết có thể giúp bạn thu hút người đọc mặc dù thực tế là họ có rất nhiều thứ muốn viết. Cả cơ cấu tổ chức và ngôn ngữ xuất bản của bạn nên cố gắng ngắn gọn nhất có thể. Xác định cách truyền đạt ý tưởng của bạn bằng cách sử dụng một vài từ hoặc câu và tìm kiếm những cách đơn giản, ngắn gọn hơn để thể hiện bản thân thay vì dựa vào thuật ngữ hoa mỹ. Loại bỏ các tính từ, trạng từ thừa và các chi tiết không liên quan đến cuộc thảo luận là một chiến lược hiệu quả khác.
#4. Xác định mặt yếu và mặt mạnh của bạn
Trước khi bạn viết bất kỳ lá thư, báo cáo hoặc tài liệu nào khác, hãy chắc chắn rằng bạn đã làm rõ tất cả các điểm mạnh và điểm yếu của mình. Đó là nhiệm vụ của mọi nhà văn, và nó rất hữu ích. Bạn sẽ biết cách tạo ra một tác phẩm tuyệt vời nhờ những điểm mạnh của mình và sẽ tránh được những sai lầm tiềm ẩn khi bạn xác định được tất cả những nhược điểm.
Ví dụ, bạn có thể gặp vấn đề với phần giới thiệu. Tìm kiếm các mẫu tốt hoặc sử dụng văn bản tùy chỉnh chuyên nghiệp để giúp khắc phục vấn đề này. Trong trường hợp bạn có kỹ năng ngữ pháp yếu, hãy cầm sách giáo khoa và học tất cả các quy tắc từ đầu đến cuối. Hãy trau dồi ngữ pháp của bạn hàng ngày và chẳng bao lâu nữa bạn sẽ loại bỏ được tất cả các lỗi tiềm ẩn.
#5. Bao gồm lời kêu gọi hành động
Bao gồm một “lời kêu gọi hành động” rõ ràng trong bài viết của bạn nếu mục đích của thông điệp là thuyết phục người đọc thực hiện một số hành động. Trong email và các hình thức giao tiếp trực tiếp khác, kêu gọi hành động thường hữu ích. Đảm bảo rằng người mà bạn đang giao tiếp hiểu những gì bạn muốn họ đạt được và bất kỳ kỳ vọng nào bạn có thể có về cách thức thực hiện hoạt động bằng cách nói rõ ràng nhất có thể.
Sử dụng phương pháp này đảm bảo rằng bạn sẽ có thể gửi tin nhắn của mình mà không cần cung cấp thêm bất kỳ hướng dẫn hoặc giải thích nào, điều này có thể tiêu tốn nhiều thời gian hơn mức cần thiết.
#6. Kiểm tra dữ liệu và được tổ chức
Nó là cần thiết để giữ cho mọi thứ có trật tự. Văn bản kinh doanh luôn chính xác, và bạn không thể mắc sai lầm, ngay cả những sai sót nhỏ. Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy tạo một danh sách kiểm tra tất cả những điều cần thiết liên quan đến mục đích và loại tài liệu của bạn. Nó có thể bao gồm các khía cạnh sau:
- Xác định nhu cầu của đối tượng mục tiêu của bạn;
- Phác thảo các thông điệp cần chuyển tải;
- Cấu trúc dữ liệu của bạn một cách hợp lý;
- Hãy cụ thể và chi tiết;
- Hãy đi thẳng vào vấn đề.
Nếu bạn muốn có tổ chức, hãy lập một dàn ý tốt cho bài viết kinh doanh của bạn. Nó nên bao gồm các yếu tố cần thiết tiếp theo:
- Mục đích của tài liệu của bạn;
- Hướng dẫn rõ ràng về cách viết;
- Công cụ và phương pháp hoàn thành bài báo;
- Thời hạn;
- Ưu tiên cho tất cả các mục tiêu;
- Tất cả các phần viết - giới thiệu, phương pháp luận, dữ liệu, nội dung chính, kết luận, v.v. (tùy thuộc vào loại giấy).
#7. Làm cho nó có thể đọc được
Việc viết kinh doanh có thể khá nhàm chán đối với người đọc, và nhiệm vụ của người viết là làm cho nó dễ đọc nhất có thể. Nó có thể được thực hiện nhờ vào các mẹo và thủ thuật khác nhau. Cố gắng làm cho định dạng văn bản của bạn sinh động và không phổ biến. Trong khi đó, bạn phải tuân theo các quy tắc nhất định theo loại giấy. Để làm cho văn bản của bạn dễ đọc hơn, hãy thêm các tính năng tiếp theo:
- Đề mục và tiêu đề phụ;
- Đoạn văn ngắn;
- Danh sách dấu đầu dòng;
- Giảm bớt trạng từ trong văn bản;
- Sơ đồ, biểu đồ, v.v.;
- Văn bản nhấn mạnh và như vậy.
#số 8. Dính vào giọng nói tích cực
Khi nói đến việc lựa chọn giọng nói của văn bản của bạn, hãy ưu tiên các cấu trúc hoạt động. Chúng không yêu cầu nhiều từ như các công trình thụ động và điều quan trọng là đối với các tài liệu kinh doanh, chúng phải ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Dưới đây là một số lý do chính đáng tại sao bạn nên sử dụng giọng nói chủ động:
- Nó cần ít từ hơn;
- Nó năng động hơn;
- Nó làm tăng thêm độ tin cậy;
- Nó là dễ đọc hơn.
#9. Chọn từ vựng phù hợp
Việc lựa chọn từ ngữ có tầm quan trọng to lớn trong bất kỳ tài liệu nào bạn viết. Bạn có một hướng đi nhất định, đó là kinh doanh. Nó thường liên quan đến tài chính, tiếp thị, kinh tế và kế toán. Theo đó, bạn phải hoạt động với các điều khoản đặc biệt từ những quả cầu này. Hãy chắc chắn rằng bạn làm rõ tất cả chúng. Có một số phần nhất định của bài phát biểu phải được tránh. Đó là:
- Tiếng lóng;
- Biệt ngữ;
- Các từ viết tắt;
- Các từ viết tắt;
- Những lời sáo rỗng.
#10. Sử dụng công cụ kiểm tra ngữ pháp và các công cụ khác
Đảm bảo rằng văn bản của bạn không có sai sót vì không ai thích văn bản có lỗi ngữ pháp hoặc lập luận yếu. Hơn nữa, các tài liệu kinh doanh là chính thức và được mong đợi là hoàn hảo. Nếu bạn áp dụng một công cụ kiểm tra ngữ pháp tốt, bạn sẽ tránh được nhiều lỗi tiềm ẩn. Các công cụ thông minh này nhấn mạnh các loại sai lầm khác nhau:
- Văn phạm;
- Chính tả;
- Chấm câu;
- Phong cách học.
Khi bạn thấy những sai lầm đó, hãy nhấp vào chúng. Công cụ của bạn sẽ hiển thị các biến thể phù hợp và nó sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu. Nếu bạn áp dụng những công cụ này thường xuyên, bạn sẽ tự động ghi nhớ những lỗi sai điển hình.
#11. Thực hành thường xuyên
Tất nhiên, bạn phải viết mỗi ngày. Bất kể kỹ năng viết kinh doanh của bạn tốt đến đâu, luôn có một số chỗ để cải thiện. Bên cạnh đó, bạn chỉ nên hỗ trợ những gì bạn đã đạt được.
Hãy nhớ cách cơ thể chúng ta yếu đi khi chúng ta ngừng tập luyện. Điều tương tự cũng xảy ra với kỹ năng viết của bạn. Nếu bạn không phát triển chúng thường xuyên, bạn sẽ quên đi nhiều khía cạnh, quy tắc và thủ thuật. Tốt nhất, bạn nên rèn luyện kỹ năng viết của mình trong khoảng 2-3 giờ mỗi ngày. Hãy thử các kỹ thuật viết khác nhau và các loại văn bản kinh doanh. Do đó, bạn sẽ có được kinh nghiệm trong mọi thứ bạn cần.
Tổng kết
Nâng cao kỹ năng viết kinh doanh là một trong những manh mối dẫn đến thành công trong tương lai của bạn và bạn cần cải thiện chúng liên tục. Điều này giúp đối tác, khách hàng, đồng nghiệp và những người khác của bạn lắng nghe và thấu hiểu. Bạn sẽ phải viết rất nhiều tài liệu phục vụ những mục đích nhất định. Tất cả chúng đều mang đến những thông điệp rõ ràng và người khác sẽ hiểu ngay ý bạn nếu kỹ năng viết tiếng Anh của bạn được nâng cao.
Bài viết liên quan
