Các doanh nghiệp cần quản lý thời gian hiệu quả hơn để có được lợi thế trong nền kinh tế ngày càng cạnh tranh như hiện nay. Họ có thể tăng doanh thu nhanh hơn nếu họ có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong khoảng thời gian ít nhất. Kết quả là, cả nhà thầu độc lập và chủ doanh nghiệp đều cố gắng tăng năng suất hàng ngày của họ.
Theo dõi thời gian của bạn là một trong những cách tiếp cận để tăng năng suất. Nhưng cũng có một số lợi ích khác của việc theo dõi thời gian mà bạn nên biết.
Yêu cầu 100%
Không chắc rằng nhân viên của bạn đang lười biếng nếu bạn thấy năng suất của doanh nghiệp mình giảm sút. Thay vào đó, họ có thể đơn giản là thiếu cảm giác cấp bách khi đến thời hạn.
Những nhân viên chịu trách nhiệm về khối lượng công việc và ghi lại thời gian của họ có thể hiểu rõ hơn về thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và đánh giá hiệu suất của chính họ. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy kiểm soát công việc và lịch trình của họ nhiều hơn nếu bạn cho họ tham gia vào năng suất của chính họ.
Họ sẽ luôn có việc phải làm nếu họ sử dụng phần mềm theo dõi thời gian vì họ có thể xem mọi công việc đang xếp hàng. Ví dụ, một công cụ như Ứng dụng sâu sắc không chỉ cho phép bạn theo dõi thời gian mà còn cung cấp khả năng giám sát năng suất toàn diện và quản lý công việc từ xa.
Thanh toán chính xác
Toàn bộ nhân viên của bạn có lẽ có ý tưởng chung về thời gian họ hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, một ước tính gần đúng khác với một nhật ký thực tế. Bạn không thể tính phí khách hàng cho thời gian bạn thực sự dành cho công việc nếu bạn không theo dõi nó.
Ví dụ, bạn sẽ mất hơn 170 giờ có thể lập hóa đơn hàng năm nếu bạn hoàn thành trung bình 10 công việc mỗi tuần và mỗi công việc chỉ mất hơn 20 phút so với dự kiến.
Nhưng bằng cách ghi lại chính xác thời gian của từng nhân viên, bạn sẽ có thể nhận được khoản tiền đền bù xứng đáng cho thời gian bạn làm việc.
Phòng chống kiệt sức
Bực mình trong công việc có thể xảy ra vì nhiều lý do.
Áp lực công việc là kết quả của việc phân bổ không đồng đều các hoạt động của dự án trong suốt ngày làm việc hoặc tuần làm việc. Thường xuyên làm việc nhiều giờ hơn hơn thỏa thuận về việc làm chậm nhân viên và gây căng thẳng về tinh thần.
Nhân viên bước vào khu vực làm thêm giờ mệt mỏi khi họ đảm nhận nhiều dự án và nhiệm vụ hơn mức họ có thể hoàn thành. Năng suất của nhân viên tại nơi làm việc giảm sút khi họ làm việc chăm chỉ trong một thời gian dài mà không nghỉ ngơi.
Nhân viên cẩn thận hơn về cách họ sử dụng thời gian khi họ ghi nhật ký. Họ có thể bảo vệ mình khỏi kiệt sức bằng cách hạn chế số giờ làm việc.
Giữ cho nhà thầu được hiển thị
Khi bạn thuê nhà thầu độc lập hoặc người làm nghề tự do, bạn cần phải kiểm tra chặt chẽ khối lượng công việc họ làm và số giờ họ làm để không vượt quá ngân sách của mình.
Yêu cầu các nhà thầu độc lập của bạn điền vào bảng chấm công giống như nhân viên bình thường của bạn. Việc sử dụng phần mềm theo dõi thời gian để ghi chép chính xác số giờ của họ không chỉ đảm bảo rằng bạn chỉ trả tiền cho công việc đã hoàn thành mà còn cho phép bạn theo dõi năng suất của các nhà thầu khác nhau.
Kết quả là, điều này cho phép bạn phân phối bài tập cho những cá nhân đủ điều kiện nhất.
Creep phạm vi
Mọi loại hình kinh doanh dịch vụ đều phải đối mặt với vấn đề “phạm vi hạn chế” theo cách này hay cách khác. Khách hàng sẽ nghĩ rằng họ muốn một thứ, nhưng cuối cùng, họ sẽ thêm toàn bộ trách nhiệm mới vào dự án.
Trước khi bạn biết điều đó, bạn đang phải đối mặt với một con thú hoàn toàn khác với dự án đã được thỏa thuận lần đầu, hoàn thành với thời hạn kéo dài và số giờ bổ sung để phù hợp.
Bạn có thể nhận ra và quản lý phạm vi thay đổi khi thời gian và tiền bạc đang được theo dõi với sự trợ giúp của hệ thống theo dõi thời gian của bạn. Trên thực tế, bạn sẽ có thể làm điều này gần như trước khi nó bắt đầu.
Cung cấp tín dụng mà tín dụng là do
Nhiều thành viên của nhân viên, đặc biệt là những người không quen sử dụng phần mềm theo dõi thời gian, lo ngại rằng việc ghi lại giờ làm việc của họ có thể gây ấn tượng rằng họ không làm việc chăm chỉ.
Nhưng trên thực tế, trường hợp ngược lại thường xảy ra. Bạn, với tư cách là chủ sở hữu của công ty, có thể xác định khi nào công việc tốt đang được hoàn thành để có thể khen thưởng thích đáng nếu bạn theo dõi chính xác số giờ làm việc.
Khi hiệu suất của ai đó thường xuyên vượt quá mục tiêu của họ, có thể đã đến lúc bạn nên cân nhắc việc thăng chức họ lên vị trí cao hơn. Tương tự, bạn có thể khuyến khích nhân viên kiểm tra giới hạn của họ bằng cách tổ chức các cuộc thi hoặc thử thách thân thiện tùy thuộc vào thời gian đầu tư.
Kết Luận
Lợi ích chính của việc theo dõi thời gian hiệu quả là theo dõi dữ liệu trong công ty của bạn và sau đó sử dụng thông tin đó để hoạt động hiệu quả và có lợi nhất có thể. Hy vọng rằng bây giờ bạn có một số ý tưởng để xem xét và đưa vào hành động.
