Nhân viên văn phòng trung bình ở Anh chỉ làm việc hiệu quả 2 giờ và 23 phút vào một ngày trung bình. Và điều đó có nghĩa là đối với hầu hết các công ty, có rất nhiều cơ hội phát triển xét về mặt tăng hiệu suất và sản lượng hàng ngày.
Nhưng tìm cách giúp nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn không chỉ là động lực. Mặc dù nó đóng một vai trò quan trọng, nhưng bạn cũng cần tìm ra cách đặt các thành viên trong nhóm của mình vào vị trí để thành công với sự trợ giúp của các công cụ, thông tin và hỗ trợ phù hợp.
Để giúp bạn xác định tốt hơn những cách tốt nhất để cải thiện năng suất của nhân viên, chúng ta hãy điểm qua một số phương pháp hay nhất được sử dụng bởi các công ty có tư duy tiến bộ trên toàn cầu.
#1. Bắt đầu từ ngày thứ nhất
Thói quen có thể khó thay đổi trong mọi tình huống. Nhưng điều đó có thể đặc biệt đúng trong môi trường làm việc. Khi một nhân viên phát triển một thói quen mà họ cảm thấy thoải mái, việc yêu cầu họ thay đổi cách tiếp cận (thậm chí sang cách hiệu quả hơn) sẽ gây ra xích mích và phản kháng.
Do đó, cách tốt nhất để bạn triển khai các phương pháp thực hành năng suất phù hợp trong tổ chức của mình là bắt đầu ngay từ ngày đầu tiên. Và điều đó đòi hỏi bạn phải sử dụng một chương trình đào tạo hội nhập điều đó không chỉ khiến nhân viên cảm thấy thoải mái mà còn thông báo cho họ mọi thứ họ cần hiểu để thành công ở vị trí của họ.
Bằng cách sử dụng đào tạo giới thiệu, bạn có thể tận dụng các phương pháp giới thiệu tốt nhất từ các công ty khác, điều chỉnh chúng cho phù hợp với tình huống và mục tiêu kinh doanh riêng của bạn. Việc thực hiện quy trình này sẽ đảm bảo rằng bạn tạo ra trải nghiệm tích hợp nhất quán cho tất cả nhân viên mới và mỗi lần tích hợp bao gồm các điểm tiếp xúc quan trọng nhất mà các thành viên mới trong nhóm của bạn cần phát triển ngay từ ngày đầu tiên.
#2. Làm cho thông tin dễ dàng truy cập
Một trong những nút thắt lớn nhất để hoàn thành các nhiệm vụ và dự án một cách nhanh chóng là nhân viên phải nhờ đến sự giúp đỡ của đồng nghiệp hoặc cấp trên nhiều lần mỗi ngày. Và đó là lý do tại sao một phần quan trọng khác trong việc tăng năng suất nhóm của bạn là làm cho thông tin họ yêu cầu luôn dễ dàng truy cập.
Cách tốt nhất để hợp lý hóa quá trình truy cập thông tin là thực hiện tài liệu nội bộ trong quy trình làm việc hàng ngày của công ty bạn. Với sự trợ giúp của tài liệu nội bộ, bạn có thể hệ thống hóa cơ sở dữ liệu về các tài nguyên hữu ích mà nhân viên có thể sử dụng bất cứ khi nào họ có thắc mắc hoặc cần hoàn thành một nhiệm vụ mà họ không quen thuộc.
Tài liệu nội bộ có thể bao gồm các phương pháp hay nhất cho các quy trình khác nhau, thông tin cập nhật về dự án, thông tin về chính sách của công ty, tài liệu kỹ thuật, v.v. Khi được triển khai đúng cách, việc có tài liệu có thể giúp duy trì tính nhất quán trong toàn công ty và giúp mỗi nhân viên tiếp cận các tình huống khác nhau theo cách tạo ra kết quả tốt nhất.
#3. có sẵn
Mặc dù nhiều tình huống quan trọng nhất có thể được giải quyết bằng tài liệu nội bộ, nhưng điều đó không có nghĩa là các nhà quản lý và lãnh đạo có thể bỏ qua và để nhân viên tự giám sát. Trên thực tế, các nhà lãnh đạo giỏi nhất nên chủ động thu hút nhân viên của mình và tìm cách giúp đỡ.
Mặc dù bạn nên quản lý vi mô mọi dự án, nhưng bạn cần xác định rõ ràng rằng mọi người sẽ cảm thấy thoải mái khi đến gặp bạn (hoặc các nhà lãnh đạo khác trong công ty) để xin lời khuyên.
Thực hiện phương pháp này mang lại lợi thế gấp đôi. Một mặt, bạn có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề mà nhân viên không thể tự giải quyết. Đồng thời, bạn sẽ có thể xác định các vấn đề phổ biến và phát triển các quy trình hoặc đào tạo tốt hơn để giải quyết chúng trên quy mô lớn hơn.
#4. Đo lường hiệu suất
Cách duy nhất để thực hiện những cải tiến nhất quán về năng suất của công ty bạn là có một cách để đo lường kết quả của bạn. Và điều đó bao gồm theo dõi những gì nhân viên của bạn đang làm hàng ngày và đo lường kết quả họ đạt được.
Mặc dù cung cấp cho nhân viên quyền tự chủ trong cách họ làm việc là điều cần thiết, nhưng bạn cũng nên thực hiện các quy trình giúp họ trở nên tốt hơn ở những lĩnh vực mà họ không cảm thấy thoải mái. Bằng cách theo dõi thời gian, bạn có thể xác định nơi một số thành viên trong nhóm bị tụt hậu so với những người khác và giải quyết vấn đề. vấn đề.
Bạn cũng nên xem cách nhóm của mình di chuyển qua các dự án và tìm kiếm các nút thắt cổ chai ngăn cản các nhiệm vụ được thực hiện nhanh hơn. Đôi khi, vấn đề có thể là do thiếu kỹ năng hoặc kinh nghiệm. Những lần khác, một công cụ hoặc tự động hóa có thể giúp hợp lý hóa quy trình và giảm thời gian mà nhân viên của bạn cần đầu tư.
#5. Phần thưởng xuất sắc
Nhân viên của bạn hoạt động tốt nhất khi họ biết rằng công việc của họ được đánh giá cao và đánh giá cao. Nhưng trên hết, bạn cũng nên xem xét cung cấp các ưu đãi và phần thưởng cho những người xuất sắc trong công việc của họ và sẵn sàng làm việc chăm chỉ một cách nhất quán.
Điều quan trọng cần nhớ khi thiết lập phần thưởng hoặc ưu đãi là chúng phải được xác định rõ ràng từ trước. Bạn muốn mọi nhân viên đều có cơ hội được công nhận và khen thưởng. Và để điều đó xảy ra, họ cần biết những gì cần phải hoàn thành và người được trao giải sẽ được chọn như thế nào.
bottom Line
Tăng năng suất của nhóm là một trong những cách nhanh nhất để tăng hiệu suất và doanh thu của công ty bạn. Nếu mỗi nhân viên có thể thực hiện tốt hơn một chút, hiệu ứng tổng hợp có thể thay đổi hoàn toàn cách tổ chức của bạn vận hành.
Với những lời khuyên trên, bạn không chỉ đặt mỗi thành viên trong nhóm vào một vị trí để thành công mà còn đảm bảo rằng mọi người đều có động lực và biết chính xác những gì họ cần hoàn thành.
