Thu nhập của bạn trừ chi phí của bạn sẽ bằng XNUMX trong phương pháp lập ngân sách dựa trên số không. Mục tiêu tiết kiệm, trả nợ và niềm vui đều được bao gồm. Bạn được khuyến khích chi tiêu đến đồng xu cuối cùng trong số tiền lương hàng tháng của mình thông qua chiến lược lập ngân sách dựa trên số không. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên đi mua sắm một cách say sưa. Kế hoạch bao gồm các mục tiêu quan trọng như tiết kiệm tiền và trả hết nợ, cũng như chi tiêu cho những thứ thú vị. Mục tiêu của ngân sách dựa trên số không, thường được gọi là ngân sách tổng bằng không, là cung cấp cho mọi khoản tiền một mục đích. Hãy xem định nghĩa, mẫu và ví dụ về lập ngân sách dựa trên số không. Đây là cách nó hoạt động.
Định nghĩa ngân sách dựa trên số không
ZBB là một phương pháp lập ngân sách trong đó tất cả các chi phí cho mỗi giai đoạn mới phải được chứng minh. Mọi chức năng bên trong một tổ chức đều được đánh giá về nhu cầu và chi phí của nó như là một phần của quy trình lập ngân sách dựa trên số không, bắt đầu bằng “cơ sở số không”. Các ngân sách sau đó được xây dựng xung quanh những gì cần thiết cho giai đoạn tiếp theo, bất kể mỗi ngân sách cao hơn hay thấp hơn ngân sách trước đó.
Cách hoạt động của Lập ngân sách dựa trên số không (ZBB)
ZBB cho phép thực hiện các mục tiêu chiến lược cấp cao nhất trong quy trình lập ngân sách trong kinh doanh bằng cách gắn chúng với các lĩnh vực chức năng cụ thể của công ty, nơi chi phí có thể được tổng hợp trước tiên và sau đó được đo lường dựa trên kết quả trước đó và kỳ vọng hiện tại.
Do tính chất định hướng chi tiết của nó, việc lập ngân sách dựa trên số không có thể là một quá trình kéo dài nhiều năm, trong đó các nhà quản lý hoặc trưởng nhóm xem xét một vài lĩnh vực chức năng tại một thời điểm. Bằng cách tránh tăng hoặc giảm toàn bộ ngân sách của quý trước, lập ngân sách dựa trên số không có thể giúp giảm chi tiêu. Tuy nhiên, đây là một thủ tục tốn thời gian và mất nhiều thời gian hơn so với cách lập ngân sách thông thường, dựa trên chi phí.
Chiến lược này cũng ưu tiên các lĩnh vực tạo ra doanh thu hoặc sản xuất trực tiếp vì những đóng góp của họ đơn giản là hợp lý hơn so với những đóng góp trong dịch vụ khách hàng và nghiên cứu và phát triển.
Lập ngân sách dựa trên số không so với lập ngân sách truyền thống
Lập ngân sách truyền thống ủng hộ việc tăng dần so với ngân sách trước đó, chẳng hạn như tăng 2% chi tiêu, thay vì biện minh cho cả chi phí cũ và chi phí mới, như yêu cầu lập ngân sách dựa trên số không.
Lập ngân sách truyền thống chỉ đơn giản là đánh giá chi tiêu mới, trong khi ZBB bắt đầu bằng XNUMX và yêu cầu giải thích chi phí cũ, định kỳ cũng như chi tiêu mới. Lập ngân sách dựa trên số không đặt trách nhiệm cho các nhà quản lý trong việc chứng minh chi phí, với mục tiêu thúc đẩy giá trị cho doanh nghiệp bằng cách quản lý chi phí thay vì chỉ doanh thu.
Mẫu ngân sách dựa trên số không
Mẫu lập ngân sách dựa trên số không là ngân sách được tạo chủ yếu để xác minh chi phí cho từng giai đoạn mới, trong đó ngân sách bắt đầu từ số không, trái ngược với ngân sách tiêu chuẩn, trong đó các sửa đổi được thực hiện trong ngân sách trước đó. Sự khác biệt giữa tất cả các nguồn thu nhập và tất cả các nguồn chi phí phải bằng XNUMX để tạo ngân sách dựa trên số không.
Các thành phần của Mẫu lập ngân sách dựa trên số không
Sau đây là các chi tiết chung trong mẫu lập ngân sách dựa trên số không:
# 1. Tiêu đề ở trên cùng:
Mẫu sẽ bao gồm tiêu đề 'Mẫu ngân sách cơ sở bằng không'. Nó sẽ không thay đổi đối với tất cả người dùng mẫu. Hơn nữa, tiêu đề thông báo cho người dùng về lý do tại sao một mẫu như vậy được tạo.
# 2. Điểm nổi bật về ngân sách:
Chi tiết tổng quan về ngân sách này xuất hiện ở đầu mẫu. Nó bao gồm thông tin về tổng thu nhập và chi phí trong kỳ, cũng như tổng số dư trên cơ sở thực tế và dự đoán. Các giá trị được thu thập từ các giai đoạn tiếp theo sẽ được sử dụng để tự động điền các số liệu này.
# 3. Chi phí cố định:
Người dùng sẽ nhập tất cả các chi phí cố định theo giá trị kế hoạch và thực tế từ tất cả các lĩnh vực.
# 4. Chi phí biến đổi:
Người dùng sẽ nhập tất cả các chi phí biến đổi theo giá trị ngân sách và giá trị thực tế từ tất cả các khu vực trong phần này.
# 5. Cân đối:
Sau khi loại bỏ tổng chi phí cố định và chi phí biến đổi khỏi tổng thu nhập, số dư còn lại sẽ được xác định tự động. Do đó, số dư của các số liệu dự đoán này phải bằng XNUMX, ngụ ý rằng ngân sách phải được cân bằng hoàn toàn.
Bạn nên sử dụng mẫu này cho lập ngân sách dựa trên số không như thế nào?
Các bước sử dụng mẫu cho lập ngân sách dựa trên số không như sau:
- Trong khi sử dụng mẫu này, người dùng phải cung cấp tất cả thông tin cần thiết trong các trường chưa được điền sẵn.
- Để bắt đầu, tất cả các nguồn thu nhập được ghi nhận và ghi vào thu nhập/tiền nhận được trong khoảng thời gian đó. Bởi vì ngân sách được xây dựng dựa trên những gì người đó mong đợi kiếm được, nên số tiền được nhập phải là lương thực mang về nhà chứ không phải tổng lương.
- Sau dữ liệu thu nhập, người dùng sẽ nhập tất cả các chi phí mà tổ chức dự định phát sinh trong khoảng thời gian được đề cập. Để cung cấp một bức tranh rõ ràng về bản chất của các chi phí, chúng được phân loại thêm thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Tuy nhiên, danh mục trong mẫu có thể được thay đổi để đáp ứng nhu cầu của từng cá nhân.
- Sau đó, mẫu sẽ tính toán số dư còn lại sau khi trừ toàn bộ chi phí khỏi tổng thu nhập. Chênh lệch giữa doanh thu và chi phí trong kỳ phải bằng XNUMX vì đây là ngân sách dựa trên số không.
- Sau thông tin về ngân sách, cần nhập số liệu về số tiền thực nhận được, cũng như chi phí thực tế đã trả trong khoảng thời gian đối với từng hoạt động.
- Phương sai sẽ được xác định tự động từ dữ liệu trên bằng cách trừ các số liệu thực tế khỏi các số liệu được lập ngân sách cho từng hoạt động riêng biệt và cho toàn bộ ngân sách.
Ví dụ về lập ngân sách dựa trên số không
Nếu một công ty thiết bị xây dựng triển khai phương pháp lập ngân sách dựa trên số không, phương pháp này đòi hỏi phải xem xét kỹ hơn chi tiêu của bộ phận sản xuất. Hàng năm, công ty phát hiện ra rằng chi phí của các bộ phận cụ thể được sử dụng trong các sản phẩm cuối cùng được gia công cho một nhà sản xuất khác tăng 5%. Nhân viên của công ty có thể tự sản xuất những bộ phận đó. Sau khi đánh giá những lợi ích và hạn chế của việc sản xuất nội bộ, công ty kết luận rằng họ có thể sản xuất các bộ phận với chi phí thấp hơn so với nhà cung cấp bên ngoài.
Thay vì chỉ tăng ngân sách lên một số tiền cụ thể và che giấu sự gia tăng chi phí, công ty có thể xác định một tình huống trong đó họ có thể chọn tự sản xuất bộ phận hoặc mua từ nguồn bên ngoài cho hàng hóa cuối cùng của mình.
Lập ngân sách truyền thống có thể ngăn cản việc xác định các trình điều khiển chi phí bộ phận. Lập ngân sách dựa trên số không là một thủ tục chi tiết hơn để xác định và biện minh cho các khoản chi tiêu. Lập ngân sách dựa trên số không được mở rộng hơn, do đó, chi phí của quy trình phải được cân bằng với các khoản tiết kiệm tiềm năng.
Cách lập ngân sách dựa trên số không
Đăng nhập vào tài khoản ngân hàng của bạn hoặc rút các báo cáo ngân hàng đó từ ngăn kéo của bạn trước khi bạn bắt đầu lập ngân sách dựa trên con số không. Chúng hữu ích khi bạn đang tự hỏi mình thường kiếm được bao nhiêu hoặc chi bao nhiêu cho mọi thứ. Kiểm tra các tỷ lệ phần trăm ngân sách và trung bình là tốt.
#1. Lập danh sách thu nhập hàng tháng của bạn.
Bạn có thể làm điều này theo cách cũ với một tờ giấy hoặc bạn có thể sử dụng EveryDollar, một công cụ lập ngân sách miễn phí.
Điều gì cấu thành thu nhập? tiền lương định kỳ của bạn và bất kỳ khoản tiền thêm nào bạn muốn kiếm được trong tháng (hãy nghĩ đến công việc làm thêm hoặc hỗ trợ nuôi con). Lập một danh sách tất cả mọi thứ và tổng số nó! Đó là toàn bộ thu nhập hàng tháng của bạn, hoặc số tiền bạn phải làm việc trong tháng này.
#2. Lập danh sách các khoản chi tiêu của bạn.
Bạn biết những gì sắp xảy ra, vì vậy bây giờ hãy lập kế hoạch cho những gì sẽ xảy ra. Xem xét mọi thứ bạn mua trong tháng. Lập danh sách các khoản chi tiêu của bạn như sau:
- Cho đi (ít nhất 10% thu nhập của bạn)
- Tiết kiệm (Điều này được xác định bởi Baby Step của bạn, mà chúng ta sẽ thảo luận sau.)
- Bốn yếu tố (Sau đây là những hóa đơn quan trọng nhất cần thanh toán: thực phẩm, tiện ích, chỗ ở và phương tiện đi lại.)
- Các nhu cầu cần thiết khác (bảo hiểm, nợ, chăm sóc trẻ em, v.v.)
- Phần bổ sung (Đây là phần thú vị: giải trí, tiền vui vẻ, nhà hàng, v.v.)
- Chi tiêu hàng tháng (Có lễ hội, lễ kỷ niệm hoặc chi phí nửa năm nào đến hạn trong tháng này không?)
Đừng quên bao gồm một danh mục linh tinh trong ngân sách của bạn để tạo cho mình không gian thở. Bằng cách đó, bất cứ điều gì xảy ra bất ngờ không phải là vấn đề vì nó đã được dự trù kinh phí.
#3. Tính thu nhập của bạn bằng cách trừ đi các chi phí của bạn cho đến khi chúng bằng không.
Kiểm tra tài khoản ngân hàng của bạn trong ba tháng qua và lập danh sách tất cả các chi phí hàng tháng, bao gồm cả chi phí (hoặc nơi bạn đã tiêu tiền) và số tiền. Sau đó, để giúp bạn dễ dàng hơn, hãy thêm số tiền đó vào các danh mục, chẳng hạn như tất cả thực phẩm trong danh mục hàng tạp hóa, tất cả hóa đơn nước và cáp trong danh mục hóa đơn thiết yếu, v.v.
Tiếp tục cho đến khi ngân sách của bạn chứa tất cả các khoản vay, khoản đầu tư và khoản tiết kiệm hoặc cho đến khi bạn đạt đến giá trị bằng 0 đô la. Sau đó, nếu bạn không thường tiết kiệm, đầu tư hoặc trả hết nợ, đừng lo lắng về điều đó và hãy chuyển sang bước tiếp theo.
#4. Theo dõi chi phí của bạn (cả tháng).
Vì vậy, bạn không thể chỉ tạo một ngân sách và quên nó đi. Điều đó sẽ chẳng đưa bạn đến đâu với số tiền của mình. Bạn phải đăng nhập và theo dõi các giao dịch của mình. Từng người trong số họ. Nghĩa là, bất kỳ khoản tiền nào vào hoặc ra đều được phân bổ cho dòng ngân sách thích hợp.
#5. Tạo ngân sách mới (trước khi tháng bắt đầu).
Mặc dù ngân sách của bạn sẽ không dao động mạnh từ tháng này qua tháng khác, nhưng nó sẽ thay đổi. Do đó, hàng tháng, hãy tạo một ngân sách mới dựa trên số không. Hãy nhớ những chi phí hàng tháng mà chúng ta đã thảo luận trong bước thứ hai?
Các phương pháp hay nhất để lập ngân sách dựa trên số không
#1. Áp dụng một thái độ lạc quan.
ZBB đang làm nhiều hơn là chỉ cắt giảm chi phí. Đây là một bước quan trọng trong việc giải phóng các nguồn lực và kinh phí cho các hoạt động đổi mới và tăng trưởng kinh doanh. Làm việc với giám đốc điều hành doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng điểm chuẩn bên trong và bên ngoài để làm nổi bật khoảng cách lợi nhuận cần được thu hẹp và giải thích chính xác điều gì sẽ xảy ra với khoản tiết kiệm.
#2. Xác định chiến thắng dễ dàng.
Trước tiên, hãy tập trung dự án ZBB của bạn vào các đơn vị kinh doanh lớn hơn và ổn định hơn đang gặp khó khăn về lợi nhuận hoặc vào một số lĩnh vực chi phí chung nhất định (chẳng hạn như chi phí bán hàng, chung và hành chính), nơi có các chi phí gián tiếp đáng kể mà bạn không biết rõ. Các tùy chọn như vậy không chỉ hỗ trợ trường hợp triển khai ZBB mà còn tạo ra mức giảm chi phí lớn nhất với mức độ gián đoạn ít nhất đối với phần còn lại của tổ chức.
#3. Đừng cố gắng hoàn thành nó một mình.
Tập hợp một nhóm dự án đa chức năng bao gồm các cá nhân từ tài chính, công nghệ thông tin và các đơn vị kinh doanh có liên quan khác, tốt nhất là do một giám đốc điều hành cấp C chủ trì. Quá trình xem xét và thách thức là trọng tâm của ZBB, đánh giá mọi hoạt động mà một bộ phận tiến hành để xem liệu nó có thể bị hủy bỏ hoặc thực hiện với chi phí thấp hơn hay không. Trả tiền cho một chuyên gia và bên thứ ba khách quan để giúp thương lượng những thỏa hiệp không thể tránh khỏi có thể đáng giá.
#4. Chọn nền tảng lập kế hoạch tốt nhất.
Hiệu suất của ZBB phụ thuộc vào việc có cái nhìn sâu sắc chính xác về các yếu tố chi phí hoạt động như mức độ hoạt động, tỷ lệ năng suất và chi phí đầu vào—không yếu tố nào trong số đó có trong phần mềm lập ngân sách và lập kế hoạch truyền thống. Vì các hệ thống cũ hơn này chỉ lưu trữ dữ liệu tài chính tổng hợp cao nên chúng phải được bổ sung thêm khối lượng dữ liệu đáng kể từ các nguồn khác, chẳng hạn như bảng tính.
#5. Có một kế hoạch cho sự thành công lâu dài.
Khi bạn đã triển khai thành công một dự án ZBB, hãy giữ kỹ năng của bạn sắc bén bằng cách chuyển sang các đơn vị kinh doanh hoặc danh mục chi tiêu khác và xem lại các sáng kiến trước đây để đảm bảo khoản tiết kiệm được duy trì. Đừng cất mô hình ZBB của bạn đi. Mô hình ZBB có thể dễ dàng được phát triển thành mô hình lập kế hoạch và lập ngân sách dựa trên động lực có thể bổ sung hoặc thay thế các quy trình FP&A hiện tại vì nó kết hợp các mối liên hệ nhân quả giữa các hoạt động khác nhau, nhu cầu nguồn lực phát sinh và chi phí liên quan đến những nhu cầu đó. Các dự án ZBB hiệu quả sẽ dẫn đến hiểu biết sâu sắc hơn về tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí.
Lợi ích của lập ngân sách dựa trên số không là gì
Lập ngân sách dựa trên số không có một số lợi thế như một phương pháp kế toán, bao gồm các hoạt động tập trung, chi phí thấp hơn, tính linh hoạt của ngân sách và thực hiện chiến lược. Khi các nhà quản lý xem xét từng đồng đô la được chi tiêu như thế nào, các hoạt động tạo doanh thu hàng đầu sẽ trở nên rõ ràng hơn. Trong khi đó, chi phí rẻ hơn có thể xảy ra vì lập ngân sách dựa trên số không ngăn chặn việc phân bổ sai nguồn lực có thể xảy ra theo thời gian khi ngân sách phát triển dần dần.
Hạn chế của ngân sách dựa trên số không là gì?
Nhiều nhược điểm tồn tại với ngân sách dựa trên số không. Đối với những người mới bắt đầu, nó vừa kịp thời vừa tốn nhiều tài nguyên. Bởi vì ngân sách mới được tạo cho mỗi khoảng thời gian, cam kết về thời gian có thể không xứng đáng. Thay vào đó, sử dụng mẫu ngân sách đã sửa đổi có thể hiệu quả hơn. Thứ hai, nó có thể khuyến khích tư duy ngắn hạn trong công ty bằng cách hướng các nguồn lực lớn hơn vào các hoạt động tạo ra nhiều thu nhập nhất. Do đó, các lĩnh vực như nghiên cứu và phát triển, hoặc những lĩnh vực có thời hạn dài, có thể bị bỏ qua.
Ngân sách dựa trên số không là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Lập ngân sách dựa trên số không là phân bổ tất cả thu nhập của bạn cho các nhu cầu, mong muốn, tiết kiệm ngắn hạn và dài hạn cũng như thanh toán nợ. Đến cuối tháng, bạn sẽ có thu nhập bằng không trừ chi phí bằng không.
Một ví dụ đơn giản về lập ngân sách dựa trên số không là gì?
Khi tổng thu nhập và chi phí của bạn bằng không, bạn đang sử dụng ngân sách dựa trên số không. Đó không phải là một cái tên tuyệt vời sao? Do đó, nếu bạn kiếm được 3,000 đô la mỗi tháng, thì mọi thứ bạn đóng góp, tiết kiệm và chi tiêu sẽ tổng cộng là 3,000 đô la. Mỗi đô la thu được đều phục vụ một mục đích, thực hiện một chức năng và đạt được một mục tiêu.
3 loại ngân sách là gì?
Ngân sách thặng dư, ngân sách cân bằng và ngân sách thâm hụt là ba loại ngân sách. Ngân sách nhà nước là một tài liệu tài chính bao gồm các khoản thu và chi trong năm.
4 phương pháp lập ngân sách là gì?
Các công ty thường sử dụng bốn loại ngân sách: (1) gia tăng, (2) dựa trên hoạt động, (3) đề xuất giá trị và (4) dựa trên số không.
Phương pháp lập ngân sách tốt nhất là gì?
Ngân sách 50/30/20
Cách tiếp cận này rất hấp dẫn vì nó cho phép bạn trả hết nợ, trang trải các chi phí hiện tại và tiết kiệm cho các chi tiêu trong tương lai. Nó chia thu nhập của bạn thành ba loại chính: nhu cầu, mong muốn, tiết kiệm và trả nợ.
Kết luận
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thử phương pháp lập ngân sách dựa trên số không vì bạn hiểu nó đòi hỏi điều gì. Hãy thử một phương pháp lập ngân sách khác nếu nó không hiệu quả với bạn. Nếu tình hình tài chính của bạn phức tạp, bạn có thể tham khảo ý kiến của một chuyên gia lập kế hoạch tài chính.
Bài viết liên quan
- NGÂN SÁCH CHO DOANH NGHIỆP: Nó là gì, các loại và cách tạo nó
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH: Định nghĩa và các Công cụ Quản lý Ngân sách Tốt nhất
- CÁC CÔNG CỤ LẬP NGÂN SÁCH KINH DOANH: Tất cả những gì bạn cần biết, các loại và Công cụ lập ngân sách miễn phí(
- 17 Phần mềm tài chính cá nhân tốt nhất năm 2023 (Tùy chọn miễn phí & trả phí)
dự án
