Cơ cấu tổ chức chức năng chỉ là một loại cơ cấu nhóm nhưng tất cả các doanh nghiệp, bất kể quy mô, đều cần một số loại cơ cấu để hoạt động thành công. Các công ty không có cơ cấu tổ chức cố định sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện chính sách kinh doanh và hoạt động hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức phác thảo cách thức các hoạt động nhất định được hướng tới để đạt được mục tiêu của tổ chức bạn. Hơn nữa, nó cung cấp vai trò, thói quen và cấp bậc rõ ràng cho người lao động, tất cả đều giúp cải thiện sự phối hợp nhóm. Nếu không có cơ cấu tổ chức chính thức, nhân viên của bạn có thể khó biết họ nên báo cáo chính thức cho ai trong công ty và người quản lý nào chịu trách nhiệm về việc gì.
Những điểm chính
- Cơ cấu tổ chức chức năng tổ chức một công ty thành các phòng ban khác nhau dựa trên chuyên môn, chuyên môn, kỹ năng hoặc các vai trò liên quan.
- Một tổ chức chức năng thường có hệ thống phân cấp theo chiều dọc, trong đó nhân viên báo cáo cho người quản lý, người giám sát chức năng của họ.
- Các doanh nghiệp thường hoạt động theo cơ cấu chức năng vì nó tập hợp những người có kiến thức tương tự nhau.
- Các công ty lớn là lựa chọn tốt nhất cho cơ cấu tổ chức theo chức năng, vì chúng bao gồm nhiều người có cùng chuyên môn.
- Một trong những nhược điểm đáng kể nhất của cơ cấu tổ chức chức năng là khả năng bị cô lập khỏi các bộ phận khác.
Cơ cấu tổ chức chức năng là gì?
Cơ cấu tổ chức chức năng là một loại cơ cấu kinh doanh phổ biến, tổ chức một công ty thành các phòng ban khác nhau dựa trên các lĩnh vực chuyên môn, nhóm nhân viên theo chuyên môn, kỹ năng hoặc các vai trò liên quan. Nó dựa trên các cấp độ phân cấp bao gồm các phòng ban khác nhau, dưới sự chỉ đạo của các nhà lãnh đạo được chỉ định.
Trong kiểu cơ cấu tổ chức này, các doanh nghiệp được tổ chức theo vai trò và kỹ năng của mình thành các nhóm hoặc phòng ban nhỏ hơn. Điều này có thể bao gồm, ví dụ:
- bán hàng
- tiếp thị
- sản xuất
- IT
- tài chính
- hoạt động
Các cá nhân, nhóm và người quản lý trực tiếp được nhóm thành các phòng ban chuyên môn để báo cáo cho người đứng đầu bộ phận, ví dụ: giám đốc bán hàng. Đội ngũ quản lý cấp cao của doanh nghiệp thường bao gồm một số người đứng đầu chức năng, ví dụ như giám đốc tài chính, giám đốc tiếp thị hoặc người đứng đầu hoạt động.
Các doanh nghiệp thường hoạt động theo cơ cấu chức năng vì nó tập hợp những người có kiến thức tương tự nhau và khi được sử dụng trong môi trường nhóm sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu của mình. Nó thường hoạt động tốt nhất cho các công ty lớn hơn sử dụng nhiều người có vai trò tương tự. Khi các phòng ban có nhân viên được sắp xếp theo kỹ năng và chức năng tương ứng trong công ty, chủ doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các mục tiêu lớn của họ trong khi trưởng phòng ban quản lý các mục tiêu của nhóm họ.
XEM: Phân tích đơn giản về mục tiêu và mục tiêu và cách đặt chúng
Ở các công ty nhỏ hơn, có thể không có đủ nhân viên có kỹ năng liên quan để phân nhóm họ thành các phòng ban riêng biệt.
Hiểu cơ cấu tổ chức chức năng
Một tổ chức chức năng thường có hệ thống phân cấp theo chiều dọc, trong đó nhân viên báo cáo cho người quản lý giám sát chức năng của họ. Người quản lý đó sau đó có thể báo cáo lên vai trò lãnh đạo chức năng khác. Ví dụ: tất cả nhân viên chịu trách nhiệm báo cáo bán hàng cho người quản lý bán hàng, người này sẽ báo cáo cho phó chủ tịch bán hàng. Các bộ phận chức năng thường hoạt động độc lập vì mỗi nhóm có cơ cấu quản lý theo chiều dọc độc lập riêng.
Các nhân viên trong mỗi bộ phận chức năng giao tiếp với nhau thay vì giao dịch với các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác. Vai trò chính của đội ngũ quản lý là phối hợp với các nhà quản lý khác và truyền tải thông tin trong toàn tổ chức. Ví dụ: người quản lý dịch vụ khách hàng truyền đạt các sáng kiến và kết quả với người quản lý bán hàng, tiếp thị và sản xuất.
Sau đó, những người quản lý đó sẽ trao đổi mọi thông tin liên quan với các nhóm tương ứng của họ.
ĐỌC: Làm việc nhóm tại nơi làm việc: Từ lợi ích & chiến lược đến khả năng lãnh đạo hiệu quả
Tất cả quyền hạn như phân bổ nguồn lực, ra quyết định, đặt mục tiêu và phân bổ ngân sách đều thuộc về người quản lý chức năng. Khi nhân viên gặp phải bất kỳ trở ngại nào hoặc cần được hướng dẫn, bước đầu tiên là thảo luận vấn đề với người quản lý chức năng của họ. Sau đó, người quản lý có thể lựa chọn chuyển vấn đề lên cấp cao hơn.
Các công ty có cơ cấu tổ chức theo chức năng có xu hướng chia sẻ các đặc điểm sau.
- Có cấu trúc phân cấp từ trên xuống. Hầu hết các công ty có cơ cấu chức năng đều có một đội ngũ quản lý cấp cao giám sát toàn bộ công ty, nhưng gần như tất cả các nhân viên khác đều là thành viên của một bộ phận cụ thể, biệt lập.
- Các trưởng bộ phận báo cáo lên cấp trên. Mỗi bộ phận trong công ty—cho dù đó là bộ phận bán hàng, sản phẩm hay CNTT—đều có một trưởng bộ phận là người quản lý cấp cao hoặc báo cáo trực tiếp cho họ.
- Nhân viên chuyên môn hóa một số nhiệm vụ nhất định. Nhân viên trong các công ty có cơ cấu chức năng được tuyển dụng dựa trên chuyên môn của họ về một kỹ năng cụ thể. Họ hiếm khi đi chệch khỏi vai trò của mình để giúp đỡ công việc của bộ phận khác.
Loại hình công ty nào phù hợp nhất với cơ cấu tổ chức chức năng?
Các công ty lớn là lựa chọn tốt nhất cho cơ cấu tổ chức theo chức năng, vì chúng bao gồm nhiều người có cùng chuyên môn. Việc phân nhóm các thành viên trong nhóm theo chuyên môn sẽ hợp lý hóa và tập trung vào các công ty lớn hơn, đồng thời khía cạnh quản lý của cơ cấu tổ chức chức năng có nghĩa là luôn có người mà các thành viên trong nhóm có thể gửi câu hỏi trực tiếp.
XEM: Hoạt động xây dựng nhóm: Hoạt động xây dựng nhóm tốt nhất dành cho nhóm nhỏ
Các công ty nhỏ hơn có thể thấy cơ cấu tổ chức chức năng quá hạn chế và nhìn chung không cần thiết. Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng cơ cấu tổ chức chức năng cho doanh nghiệp nhỏ của mình nếu bạn:
- Sản xuất một lượng hàng hóa/dịch vụ hạn chế. Loại công ty này có trọng tâm hẹp, do đó, việc họ tập trung nhân viên vào lĩnh vực chuyên môn của họ là điều hợp lý. Một công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ/hàng hóa sẽ phải có nhiều nhóm chức năng và điều này có thể trở nên quá tải cũng như kém hiệu quả do thiếu sự giao tiếp giữa các nhóm.
- Tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp. Như chúng tôi đã đề cập ở trên, ưu điểm chính của cơ cấu tổ chức chức năng là nó tập trung chuyên môn của các thành viên trong nhóm. Điều này rất hữu ích nếu bạn cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp vì khách hàng của bạn chủ yếu quan tâm đến mức độ chuyên môn mà bạn có thể cung cấp cho họ và việc có được sức mạnh chuyên môn thống nhất của một nhóm chức năng sẽ giúp bạn có lợi thế lớn.
Áp dụng cơ cấu tổ chức chức năng
Ví dụ về cơ cấu tổ chức chức năng
Đây là một ví dụ hư cấu về một tổ chức đã áp dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng:
Arnis Inc., chuyên phát triển các giải pháp phần mềm sáng tạo cho doanh nghiệp, đã áp dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng để hợp lý hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả. Đây là cách cấu trúc được tổ chức:
- Nghiên cứu
- Thiết kế
- Phát triển
- Marketing
- Tài chính
- HR
Tại Arnis Inc., mỗi bộ phận chuyên về một khía cạnh cụ thể của hoạt động kinh doanh, mang lại hiệu quả và chuyên môn cao hơn trong từng lĩnh vực chức năng. Đứng đầu bộ phận là người quản lý chức năng mà các thành viên trong nhóm báo cáo. Những người quản lý chức năng này sau đó báo cáo cho người quản lý của họ, người sau đó sẽ báo cáo cho Giám đốc điều hành.
Cấu trúc chức năng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và trách nhiệm rõ ràng, giúp quản lý các hoạt động quy mô lớn dễ dàng hơn.
Lợi ích của việc thực hiện cơ cấu tổ chức chức năng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng là cơ cấu phổ biến nhất trong ba cơ cấu tổ chức được hầu hết các công ty áp dụng. Các công ty được tổ chức bởi các nhân viên nhóm chức năng theo hoạt động của họ trong tổ chức. Ví dụ, nhân viên Phòng Nhân sự có bộ phận nhân sự riêng, cũng như các nhân viên làm việc trong bộ phận hỗ trợ bán hàng, tiếp thị, tài chính và kỹ thuật.
XEM: HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC: Hướng dẫn chi tiết việc sử dụng HRMS
Dưới đây là những lợi ích của việc tổ chức công ty của bạn theo cách này:
Tính linh hoạt và khả năng thích ứng
Ưu điểm chính của cơ cấu tổ chức chức năng là tính linh hoạt và khả năng thích ứng của nó.
Vì nó dựa trên các phòng ban hoặc chức năng nên nó có thể dễ dàng được sửa đổi hoặc điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh thay đổi mà không cần nỗ lực tái cơ cấu lớn. Điều này khiến nó trở nên hoàn hảo cho các doanh nghiệp năng động cần duy trì sự linh hoạt để duy trì tính cạnh tranh trong ngành của họ. Nó cũng cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với những thay đổi về nhu cầu của khách hàng, điều kiện thị trường, công nghệ, v.v. Điều này có thể cực kỳ có lợi khi cạnh tranh với các tổ chức lớn hơn có nhiều nguồn lực hơn.
Chuyên môn
Một lợi thế rõ ràng khác của tổ chức theo chức năng là việc phân nhóm nhân viên theo chuyên môn đảm bảo mức độ đáng tin cậy về năng lực của các phòng ban. Điều này đặc biệt đúng đối với các tổ chức lớn có nhiều cấp chức năng trong một bộ phận – ví dụ: một nhóm công nghệ cụ thể theo dõi các vấn đề công nghệ mà nhóm hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại chính không giải quyết được.
Tư cách thành viên trong nhóm này có thể yêu cầu bằng cử nhân về khoa học máy tính, đề xuất của người quản lý và số năm kinh nghiệm thực địa tối thiểu. Điều này đảm bảo rằng các vấn đề hỗ trợ được chuyển đến nhóm tiếp theo sẽ được xử lý bởi nhân viên có trình độ đầy đủ, điều này làm tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
XEM: SỰ HÀI LÒNG CỦA KHÁCH HÀNG: Hướng dẫn cơ bản cho các doanh nghiệp khởi nghiệp vào năm 2023
Hiệu quả
Một ưu điểm quan trọng khác của cơ cấu tổ chức chức năng là nó tập trung vào tính hiệu quả.
Bằng cách tổ chức doanh nghiệp của bạn thành các phòng ban dựa trên các chức năng khác nhau, chẳng hạn như bán hàng, tiếp thị, tài chính, v.v., bạn có thể đảm bảo rằng mỗi bộ phận có các nguồn lực và nhân sự chính xác cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Điều này giúp giảm chi phí vì nhân viên không phải lãng phí thời gian học các kỹ năng mới hoặc cố gắng tìm ra cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực hạn chế.
Ngoài ra, việc mỗi bộ phận tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể sẽ giảm bớt sự dư thừa và đảm bảo rằng mọi người đang làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung thay vì nỗ lực trùng lặp hoặc làm việc có mục đích khác nhau.
Tốc độ hoạt động và độ rõ ràng
Một lợi ích liên quan của loại hình chuyên môn hóa tổ chức này là tốc độ hoạt động. Nhìn chung, một kỹ thuật viên cấp cao sẽ xử lý vấn đề hỗ trợ nhanh hơn một người có ít kinh nghiệm hơn. Có lẽ họ cũng sẽ đào tạo nhân viên mới nhanh hơn.
Việc phân chia lực lượng lao động theo chức năng cũng làm rõ trách nhiệm tổ chức và phân bổ nhiệm vụ. Điều này có xu hướng loại bỏ sự trùng lặp các nhiệm vụ gây lãng phí thời gian và công sức và giúp ban quản lý dễ dàng chỉ đạo công việc cho nhân viên phù hợp hơn.
Phân bổ tài nguyên
Cuối cùng, cơ cấu tổ chức theo chức năng cũng giúp việc phân bổ nguồn lực dễ dàng hơn vì mỗi bộ phận đều có quyền truy cập vào các nguồn lực chính xác mà họ cần khi họ cần.
Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết của người quản lý hoặc người giám sát đối với nhân viên quản lý vi mô bằng cách đảm bảo họ chỉ có quyền truy cập vào những gì họ cần vào thời điểm họ cần mà không lãng phí nguồn lực quý giá vào các nhiệm vụ không cần thiết vào lúc này. Doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động hiệu quả nhất có thể trong khi vẫn có thể điều chỉnh nhanh chóng nếu cần do các yếu tố bên ngoài như thay đổi về nhu cầu của khách hàng hoặc điều kiện thị trường.
XEM: PHÂN PHỐI NGUỒN LỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN: Tất cả những điều bạn cần biết
Hạn chế của cơ cấu tổ chức chức năng
Phân chia
Một trong những nhược điểm đáng kể nhất của cơ cấu tổ chức chức năng là khả năng bị cô lập khỏi các bộ phận khác.
Việc có các phòng ban gồm những nhân viên chuyên về các lĩnh vực công việc cụ thể có nghĩa là các nhóm trở nên tách biệt. Nhân viên trong các nhóm khác nhau không có cơ hội gặp gỡ và chia sẻ quan điểm, điều này có thể dẫn đến sự hợp tác hạn chế, thiếu tinh thần xây dựng nhóm và sự mất kết nối tổng thể giữa các phòng ban.
Nó cũng có thể dẫn đến sự thiếu hiểu biết về cách mỗi bộ phận làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung.
Sự suy yếu của trái phiếu chung
Có một mục đích chung của tổ chức sẽ cải thiện tinh thần và hiệu suất của nhân viên và là một yếu tố dự báo quan trọng cho sự thành công của tổ chức. Khi mỗi nhóm chuyên gia trong một tổ chức chức năng tương đối tách biệt, mối liên kết chung nhấn mạnh đến một mục đích chung duy nhất của tổ chức gần như chắc chắn sẽ yếu hơn so với trong một tổ chức nơi các loại nhân viên khác nhau thường xuyên tương tác.
Khó thích ứng với sự thay đổi
Một nhược điểm tiềm tàng khác của cơ cấu tổ chức chức năng là khó thích ứng với sự thay đổi.
Bởi vì mỗi bộ phận hoạt động riêng biệt nên việc thực hiện các thay đổi hoặc triển khai các quy trình mới có thể khó khăn và tốn thời gian vì mỗi bộ phận phải được tư vấn riêng trước khi có thể thực hiện bất kỳ điều gì trên toàn bộ ban. Ngoài ra, nếu các nhóm quá tập trung vào các nhiệm vụ riêng lẻ thay vì làm việc chung với nhau, họ có thể gặp khó khăn khi phải đối mặt với những thách thức bất ngờ hoặc những thay đổi về chỉ đạo từ cấp quản lý.
Thiếu sự phối hợp
Trong một tổ chức chức năng hoàn hảo, nhiệm vụ của mỗi nhóm sẽ không yêu cầu đầu vào từ các nhóm chức năng khác, nhưng trường hợp này thường không xảy ra. Khi giao tiếp ngày càng chiếm ưu thế trong các tổ chức, các nhóm bị cô lập có thể hoạt động kém hiệu quả hoặc thậm chí thất bại vì họ không có cách thức được thể chế công nhận để truyền đạt nhu cầu và vấn đề tới các nhóm chức năng khác mà lẽ ra có thể giúp ích.
Trong một số trường hợp, người quản lý của các nhóm chức năng khác có thể không phản hồi một cách hữu ích hoặc kịp thời vì “đó không phải là vấn đề của chúng tôi”. Vào thời điểm nhu cầu hợp tác được thiết lập thì thời điểm mà sự hợp tác có hiệu quả nhất có thể đã trôi qua.
Thiếu đổi mới
Cuối cùng, khả năng sáng tạo và đổi mới của nhân viên có thể bị ảnh hưởng trong cơ cấu tổ chức chức năng do tính chất cứng nhắc và tập trung vào chuyên môn hóa hơn là hợp tác.
Nếu không tiếp xúc với các quan điểm hoặc ý tưởng khác nhau từ các phòng ban khác, nhân viên có thể bị mắc kẹt trong “lối mòn ý tưởng”, nơi không có chỗ cho sự phát triển hoặc các phương pháp tiếp cận mới để giải quyết vấn đề và ra quyết định. Ngoài ra, nếu không tiếp cận được phản hồi từ các phòng ban hoặc các bên liên quan khác, các nhóm có thể gặp khó khăn trong việc xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc phát triển các giải pháp sáng tạo có thể mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức.
Tranh chấp lãnh thổ
Một bất lợi nữa của một tổ chức chức năng liên quan chặt chẽ đến việc các nhóm chức năng không thể hợp tác với nhau là khả năng xảy ra tranh chấp lãnh thổ. Những tranh chấp này có thể liên quan đến những bất đồng về mục tiêu, cạnh tranh ngân sách hoặc bất kỳ vấn đề nào xuất phát từ xung đột cái tôi xảy ra khi mỗi bộ phận có cơ cấu chức năng riêng hoặc thiếu ý thức mạnh mẽ về mục đích chung.
Các loại cơ cấu tổ chức khác
Có nhiều loại cơ cấu tổ chức khác ngoài cơ cấu tổ chức chức năng. Chúng ta hãy nhìn vào chúng:
Cấu trúc dựa trên sản phẩm hoặc thị trường
Cùng với cấu trúc chức năng, cấu trúc dựa trên sản phẩm hoặc thị trường có tính phân cấp, chiều dọc và tập trung. Tuy nhiên, thay vì được cấu trúc xoay quanh các vai trò và chức năng công việc điển hình, nó lại được cấu trúc xoay quanh các sản phẩm hoặc thị trường của công ty. Kiểu cấu trúc này có thể mang lại lợi ích cho các công ty có nhiều dòng sản phẩm hoặc thị trường, nhưng có thể gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô.
Nó cũng có thể thúc đẩy sự kém hiệu quả nếu các nhóm sản phẩm hoặc thị trường có chức năng tương tự. Ngoài ra, nếu không có sự giao tiếp tốt giữa các nhóm, các công ty sẽ có nguy cơ không tương thích giữa các nhóm sản phẩm/thị trường khác nhau.
Cấu trúc hình tròn
Tương tự như cơ cấu dựa trên chức năng và sản phẩm, cơ cấu vòng tròn cũng tập trung và phân cấp, nhưng thay vì trách nhiệm và quyền ra quyết định chảy xuống theo chiều dọc, trách nhiệm và quyền ra quyết định lại xuất phát từ trung tâm.
Cấu trúc vòng tròn có thể thúc đẩy giao tiếp và hợp tác nhưng cũng có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt đối với nhân viên mới vì không có chuỗi mệnh lệnh rõ ràng.
Cấu trúc ma trận
Với cơ cấu tổ chức ma trận, có nhiều nghĩa vụ báo cáo. Ví dụ: một chuyên gia tiếp thị có thể có nghĩa vụ báo cáo trong nhóm tiếp thị và sản phẩm. Cấu trúc ma trận mang lại sự linh hoạt, cho phép chia sẻ tài nguyên và thúc đẩy sự hợp tác trong công ty.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức có thể phức tạp nên có thể dẫn đến nhầm lẫn trong trách nhiệm giải trình và giao tiếp, đặc biệt là giữa các nhân viên mới.
ĐỌC: Xây dựng các tổ chức linh hoạt với sơ đồ tổ chức linh hoạt
Cấu trúc dựa trên quy trình
Cấu trúc dựa trên quy trình được cấu trúc theo vòng đời của sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó tương tự như cấu trúc chức năng.
Ví dụ: cấu trúc dựa trên quy trình có thể được chia thành R&D, tạo sản phẩm, thực hiện đơn hàng, thanh toán và dịch vụ khách hàng. Cấu trúc này có thể thúc đẩy hiệu quả, tinh thần đồng đội và sự chuyên môn hóa, nhưng nó cũng có thể tạo ra rào cản giữa các nhóm nếu giao tiếp không được ưu tiên.
Cấu trúc địa lý
Cấu trúc địa lý là một lựa chọn tốt cho các công ty có phạm vi địa lý rộng lớn trong một ngành mà việc gần gũi với khách hàng và nhà cung cấp của họ là điều cần thiết. Cấu trúc địa lý cho phép công ty tạo ra các cấu trúc tổ chức riêng biệt phù hợp với văn hóa, ngôn ngữ và hệ thống chuyên môn của địa điểm.
Từ góc độ rộng hơn, nó có vẻ rất giống với cấu trúc dựa trên sản phẩm.
Cấu trúc hữu cơ
Không giống như cấu trúc dọc, cấu trúc này tạo điều kiện giao tiếp giữa và giữa tất cả nhân viên. Nó phức tạp nhất nhưng cũng có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Mặc dù khó có thể biết ai là người có thẩm quyền ra quyết định cuối cùng nhưng điều đó cũng có thể thúc đẩy văn hóa công ty tích cực vì nhân viên không cảm thấy mình có “cấp trên”.
Cấu trúc này cũng có thể tiết kiệm chi phí hơn vì nó làm giảm nhu cầu về người quản lý cấp trung.
ĐỌC: 10 loại cơ cấu tổ chức cho một công ty
Tại sao phải có cơ cấu tổ chức ngay từ đầu?
Mọi công ty đều cần một cơ cấu tổ chức - cho dù họ có nhận ra điều đó hay không. Cơ cấu tổ chức là cách công ty phân công vai trò, trách nhiệm, chức năng công việc, trách nhiệm giải trình và quyền ra quyết định. Nó thường cho thấy “chuỗi mệnh lệnh” và cách thông tin di chuyển trong công ty.
Việc có một cơ cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu và mục tiêu của công ty bạn là rất quan trọng vì những lý do sau:
- Các thành viên trong nhóm cần biết ai tham gia vào việc gì và ai chịu trách nhiệm về việc gì để biết nên giao tiếp với ai và gửi câu hỏi trực tiếp đến ai.
- Khi một công ty được cơ cấu lại, các cá nhân cảm thấy có trách nhiệm phải làm tốt công việc của mình vì có nhiều trách nhiệm hơn. Nếu không có cơ cấu chính thức, các nhiệm vụ có thể bị bỏ qua vì không một nhóm nào cảm thấy có trách nhiệm với chúng.
- Mỗi công ty đều cần một số loại phân cấp quyền lực. Nếu mọi người đều bình đẳng thì việc đưa ra quyết định hoặc đưa ra các chính sách cần thiết không phải là điều dễ dàng.
Tuy nhiên, không có một cơ cấu tổ chức nào là “đúng”. Khi quyết định cấu trúc nào sẽ hoạt động tốt nhất cho công ty của bạn, hãy xem xét những điều sau:
- Các vai trò và nhóm hiện tại trong công ty. Chức năng công việc hiện nay được tổ chức như thế nào? Nó có thúc đẩy giao tiếp và năng suất không? Nó có cản trở hoặc khuyến khích sự phát triển của nhân viên không?
- Kế hoạch chiến lược của bạn. Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty bạn là gì?
- Phản hồi từ nhân viên, lãnh đạo và các bên liên quan khác. Những người trong công ty của bạn nói gì về cách cấu trúc công ty? Bạn có phản hồi gì từ các bên liên quan khác, chẳng hạn như khách hàng và nhà cung cấp?
- Căn chỉnh. Cơ cấu nào sẽ hỗ trợ tốt nhất cho các kế hoạch chiến lược của bạn và giải quyết mọi phản hồi nhận được?
Nhân viên muốn hiểu trách nhiệm công việc của họ, người mà họ báo cáo, những quyết định họ có thể và nên đưa ra cũng như cách họ tương tác với những người và nhóm khác trong công ty. Một cơ cấu tổ chức tạo ra khuôn khổ này.
Trao quyền hiệu quả: Cơ cấu tổ chức tác động như thế nào đến sự phát triển kinh doanh của bạn
Điều gì đi vào thiết kế văn phòng chức năng?
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY: Ý nghĩa, Các loại và Ví dụ
Phát triển chiến lược kinh doanh ở Nigeria: Hướng dẫn hữu ích
dự án
