Giao tiếp kinh doanh là điều cần thiết trong thế giới ngày nay. Trước khi mọi thỏa thuận được ký kết, các công ty trao đổi nhiều thư thương mại đồng ý về các điều khoản và điều kiện khác nhau.
Viết thư thương mại là một nghề khó có thể học được. Bạn không chỉ phải biết lý lịch của người nhận mà còn phải biết điểm mạnh và điểm yếu của công ty. Biết được điều đó sẽ cho phép bạn đánh giá rủi ro và cắt giảm thỏa thuận tốt nhất phù hợp với lợi ích của bạn.
Tuy nhiên, viết một bức thư có tổ chức tốt và hấp dẫn có thể tốn nhiều thời gian. Công ty càng giàu có, bạn nên phân tích sâu hơn. Đây thường là công việc ít dễ chịu nhất của mọi người, vì vậy họ thích mua nghiên cứu điển hình và tiếp tục đào sâu kỹ năng viết kinh doanh của họ.
Với tất cả những gì đã nói, tại sao ngày nay việc viết thư thương mại vẫn rất quan trọng? Tại sao sinh viên phải tham gia các lớp học về viết kinh doanh, chứ chưa nói đến việc soạn rất nhiều bài báo để vượt qua khóa học? Rốt cuộc, không phải tốt hơn là sắp xếp một cuộc họp trực tuyến hoặc trong cuộc sống thực và thảo luận về mọi thứ? Xem xét việc các công ty duy trì thư từ kinh doanh, có vẻ như những bức thư thương mại vẫn rất quan trọng trong những ngày này. Sau đây là những lý do chính khiến thư thương mại vẫn cần thiết.
Thư kinh doanh là gì?
Thư kinh doanh là những đoạn viết thảo luận về các vấn đề liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công ty của người gửi hoặc người nhận. Chúng thường có cấu trúc phù hợp, cách chào, ngày tháng và các yếu tố quan trọng khác. Thư kinh doanh bao gồm các chủ đề khác nhau và có thể chính thức hoặc bán trang trọng.
Tầm quan trọng của Thư từ kinh doanh
Những điều sau đây là quan trọng của một doanh nghiệp sau này.
# 1. Thư kinh doanh được viết tốt giúp tăng doanh số bán hàng
Mỗi công ty phải soạn nhiều đề xuất và thư. Họ xác định chuyên môn và năng lực của bên. Họ cũng thể hiện sự nghiêm túc của một thỏa thuận được đề xuất và sự sẵn sàng của công ty để đóng nó bất kể điều gì. Các doanh nhân nói rằng với sự mở rộng nhanh chóng của thương mại điện tử, doanh nghiệp phải có tư duy cởi mở và giao tiếp. Và viết thư kinh doanh hoặc phản hồi họ là một trong những điều kiện tiên quyết chính để đạt được thành công.
# 2. Thư từ có thể nâng cao danh tiếng thương hiệu
Duy trì danh tiếng là điều cần thiết đối với bất kỳ công ty nào. Mọi doanh nghiệp đều phải hướng tới khách hàng và đáp ứng với các công ty khác - cả hai đều cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp đó có uy tín. Người đầu tiên có thể đánh giá sản phẩm của công ty và vị thế của nó bằng cách mua hoặc theo dõi nội dung bằng văn bản, chẳng hạn như thông tin được trình bày trên trang web, phương tiện truyền thông xã hội, báo cáo, bản tin, v.v.
Với các công ty khác, nó có một chút khác biệt. Ngoài những điều đã đề cập, doanh nghiệp cần giao tiếp với các công ty khác, bất kể họ có hợp tác hay không. Cách duy nhất để đạt được điều đó là thông qua thư thương mại, có thể là email hoặc gửi qua đường bưu điện.
# 3. Thư kinh doanh củng cố công ty, hiệu quả và năng suất của nó
Khả năng nhanh chóng trả lời tin nhắn là kỹ năng mà mọi doanh nghiệp cần phải có. Nó không chỉ có thể nâng cao nhận thức về thương hiệu giữa các công ty mà còn có thể đưa công ty trở thành một công ty chủ chốt trên thị trường. Bên cạnh đó, nó có thể thúc đẩy hiệu quả của công ty và cải thiện tổ chức của nó.
Hãy xem, thư thương mại và thông tin liên lạc xảy ra ở tất cả các cấp công ty, không chỉ giữa các CEO và nhân viên cấp cao. Vì vậy, điều tối quan trọng là phải có kỹ năng viết bài kinh doanh tốt, bất kể vị trí của bạn là gì. Nó sẽ cho phép bạn giao tiếp với các bộ phận khác và tránh mọi hiểu lầm.
#4. Thư từ giúp giữ liên lạc với các doanh nghiệp khác
Không cần phải nói, có sự cạnh tranh khốc liệt ngoài kia. Các thương hiệu cạnh tranh với nhau, hợp nhất và biến mất. Khi bạn là một doanh nhân, bạn nên suy nghĩ trước hai bước và đánh giá những rủi ro có thể đến từ phía ít mong đợi nhất.
Có thêm một bộ tai nghe là một ý tưởng hay để biết liệu công việc kinh doanh của bạn có ổn hay sắp xảy ra điều gì đó hay không. Đó là một chiến thắng cho những người khác, là tốt. Nhưng để đạt được thỏa thuận có sự chống lưng của mỗi người thì trước hết bạn phải có được lòng tin. Và để làm được điều đó, bạn phải có khả năng viết những bức thư kinh doanh thuyết phục và kích thích tư duy.
Có thể mất một thời gian để thành thạo kỹ năng này. Nhưng một khi bạn có được nó, bạn sẽ có nhiều đối tác và trao đổi các liên kết quan trọng.
# 5. Thư lưu trữ sự tồn tại của doanh nghiệp
Một lý do khác khiến các thang điểm ủng hộ kỹ năng viết bài kinh doanh tốt là nó ghi lại sự tồn tại của toàn bộ công ty. Các tài liệu bằng văn bản giống với triết lý và quan điểm của công ty. Các lá thư kinh doanh có cấu trúc tốt, nhiều thông tin và không thiên vị giúp phát triển công ty, mở rộng sự hiện diện và giải quyết các vấn đề.
Ngoài ra, các bức thư đóng vai trò là bằng chứng. Như đã đề cập, chúng ta đang sống trong một thế giới chó ăn thịt. Vì vậy, bạn sẽ không ngạc nhiên rằng có thể xảy ra rò rỉ. Nhưng bạn không phải lo lắng về chúng. Không có cách nào những lá thư kinh doanh khéo léo sẽ làm lung lay danh tiếng của bạn.
Các loại thư kinh doanh
Thư kinh doanh bao gồm một số loại giao tiếp bằng văn bản. Nó xảy ra cả bên trong và bên ngoài công ty. Các thư thương mại khác nhau mang những mục đích khác nhau. Tuy nhiên, phổ biến nhất là:
- Thư xin việc
- Thư giới thiệu
- Thư bán hàng
- Bản ghi nhớ
- Thư yêu cầu
Mặc dù các loại trên nhằm mục đích đưa ra một thông điệp khác, nhưng chúng bao gồm các thành phần định dạng tiêu chuẩn, chẳng hạn như:
- Nhóm
- Ngày
- Địa chỉ người nhận
- Sự chào
- Cơ thể
- Đóng
- Ký hiệu kết thúc
Có nhiều lý do tại sao viết thư thương mại là điều cần thiết trong những ngày này. Hơn thế nữa, thư là một công cụ giao tiếp thiết yếu. Nó giúp tiếp cận các công ty khác, thực hiện các giao dịch sinh lợi và / hoặc đơn giản là liên hệ với các công ty khác.
Viết thư thương mại cũng rất quan trọng để giao tiếp với các đồng nghiệp trong công ty. Thư thương mại chính xác và đơn giản làm tăng năng suất và loại bỏ thông tin sai lệch giữa các nhà tuyển dụng. Vì vậy, viết thư công việc là điều tối quan trọng để đưa công ty của bạn phát triển mạnh mẽ.
Câu Hỏi Thường Gặp
Tại sao những bức thư vẫn còn quan trọng ngày nay?
Các sự kiện và thông tin quan trọng được ghi chép đầy đủ và ghi lại bằng thư. Chúng cũng có thể dùng làm bằng chứng pháp lý có thể chấp nhận trước tòa.
Tại sao chúng ta viết thư thương mại?
Thư kinh doanh thường được sử dụng để yêu cầu hoặc cung cấp thông tin, báo cáo giao dịch, bắt đầu hoặc tiếp tục đối thoại và / hoặc hủy bỏ các thỏa thuận trước đó.
Tại sao chữ viết lại quan trọng?
Viết dạy cho chúng ta kỹ năng giao tiếp và tư duy phản biện. Viết cho thấy chúng ta là ai với tư cách cá nhân. Nó cũng làm cho suy nghĩ và học tập của chúng ta trở nên rõ ràng và lâu dài. Viết cải thiện khả năng của chúng ta để làm rõ và tinh chỉnh các ý tưởng của chúng ta cho bản thân và người khác.
Bài viết liên quan
