Không có gì trong cuộc sống là chắc chắn ngoại trừ cái chết và thuế, hoặc câu ngạn ngữ cũ nói vậy. Ngay cả khi bạn phải đối mặt với việc khai thuế hàng năm, điều đó không bao giờ dễ dàng hơn thế. Rốt cuộc, rất ít cá nhân bắt đầu kinh doanh vì họ thích điền vào các biểu mẫu thuế (tất nhiên là trừ khi họ làm trong lĩnh vực kế toán). Việc quyết định mức độ phiền toái của một mùa thuế sẽ tùy thuộc vào bạn. Các doanh nghiệp chuẩn bị cho mùa thuế bằng cách thu thập trước tất cả các tài liệu và hồ sơ cần thiết (và thậm chí có thể thuê một chuyên gia thuế để giúp nộp đơn) sẽ có thời gian ngừng hoạt động tối thiểu. Nếu bạn không thu thập dữ liệu trước thời hạn, bạn sẽ căng thẳng khi cố gắng tìm các giấy tờ và email quan trọng để đáp ứng thời hạn nộp đơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về mục đích sử dụng W9 trong kinh doanh, trong một tổ chức phi lợi nhuận và cách điền vào biểu mẫu.
W9 là gì?
Biểu mẫu W9 là biểu mẫu IRS được sử dụng để cung cấp Mã số thuế (TIN) của một người cho người trả tiền của họ hoặc bất kỳ ai chịu trách nhiệm khai báo thông tin với IRS. Biểu mẫu W9 được gọi là biểu mẫu Yêu cầu Mã số Nhận dạng và Chứng nhận Người nộp thuế theo tên đầy đủ của nó.
W9 được doanh nghiệp sử dụng để báo cáo các khoản thanh toán cho nhà thầu, dịch giả tự do và các nhà cung cấp khác cho Sở Thuế vụ. Bạn cần điền vào biểu mẫu nào (W-9 hoặc W-4)? Câu trả lời sẽ khác nhau nếu bạn là nhà thầu độc lập hoặc nhân viên.
Ngoài ra, yêu cầu về Mã số và Chứng nhận Người nộp thuế, hoặc Mẫu W9, được doanh nghiệp sử dụng để thu thập thông tin thuế từ các dịch giả tự do, chuyên gia tư vấn và các nhà cung cấp khác. Nhà thầu hoặc nhà cung cấp sẽ điền vào mẫu W-9 và gửi đến công ty thanh toán cho họ.
Thông tin gì có trên Mẫu W-9?
Tên của bạn xuất hiện trên tờ khai thuế của bạn ở dòng đầu tiên. Phần này rất đơn giản nếu bạn là một cá nhân và ghi lại thu nhập từ việc làm theo hợp đồng của bạn vào Bảng C, Lãi hoặc Lỗ từ Kinh doanh. Tên riêng của bạn phải ở dòng 1 nếu bạn là chủ sở hữu đơn độc hoặc doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn một thành viên (LLC). Nếu nộp đơn dưới dạng công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn có nhiều thành viên, công ty C hoặc công ty S, hãy sử dụng tên hợp pháp của công ty.
Ngoài ra, nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn có thể liệt kê nó ở đây trên dòng thứ hai. Dòng 2 là nơi các chủ sở hữu duy nhất và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên liệt kê doanh nghiệp của họ hoặc tên “kinh doanh dưới tên” (DBA). Dòng 2 là nơi công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn nhiều thành viên, công ty C hoặc công ty S nên liệt kê tên thương mại, DBA hoặc các tên thay thế khác.
Trong phần thứ ba, bạn sẽ cho biết cá nhân hoặc doanh nghiệp ở dòng 1 bị chính phủ liên bang đánh thuế như thế nào. Vui lòng chọn chỉ một. Nếu bạn chọn tùy chọn Công ty trách nhiệm hữu hạn, bạn sẽ phải chứng minh tình trạng thuế của doanh nghiệp mình. Bạn có thể chọn giữa:
- Ủy thác/Bất động sản
- Cá nhân/Chủ sở hữu duy nhất hoặc Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
- Tổng công ty S.
- LLC
- Tập đoàn C
- Công ty
Trong dòng 4, bạn có thể chèn mã để giải thích lý do tại sao bạn không bị khấu lưu dự phòng.
Ngoài ra, địa chỉ của bạn phải ở Dòng 5. Vui lòng cung cấp địa chỉ đầy đủ của bạn, bao gồm mọi số căn hộ hoặc dãy phòng. Địa chỉ của bạn (thành phố, tiểu bang và mã zip) nằm trên Dòng 6. IRS sẽ gửi 1099-NEC hoặc 1099-MISC của bạn đến địa chỉ này. Ngoài ra, nếu định nộp thuế, bạn sẽ muốn đưa dữ liệu này vào.
Ai Cần Điền W9?
Bất kỳ nhà thầu độc lập nào có thu nhập hàng năm vượt quá $9 đều phải điền vào biểu mẫu W600. W9 cũng được yêu cầu đối với bất kỳ ai nhận được hơn 600 đô la thu nhập hàng năm chưa tính thuế từ tiền bản quyền, tiền thuê nhà, giải thưởng và phần thưởng.
Thay vì nộp W9 cho IRS, doanh nghiệp yêu cầu sẽ lưu chúng vào hồ sơ để tính thuế. Các tình huống sau đây yêu cầu biểu mẫu W9:
- Người cho vay thường miễn hoặc giảm đáng kể các nghĩa vụ nợ như số dư thẻ tín dụng và thanh toán lãi suất thế chấp.
- Khi một công ty cần tuyển dụng một công nhân sẽ mang lại thu nhập hơn 600 đô la, họ chuyển sang các nhà thầu độc lập.
- Một giao dịch bất động sản, chẳng hạn như bán nhà hoặc tài sản khác, trong đó người nộp thuế tham gia.
- Một tổ chức tài chính điều hành danh mục đầu tư của người đóng thuế.
Cách điền vào W9
Nếu điền vào các biểu mẫu thuế mang lại cho bạn ý chí, đừng lo lắng; Mẫu W-9 là một trong những tài liệu IRS đơn giản nhất. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách phù hợp để hoàn thành nó. Trang web của IRS có tất cả các trang dành cho Mẫu W-9. Ngoài ra, biểu mẫu IRS có thể đi kèm với bộ hướng dẫn riêng. Dưới đây là một số bước đơn giản về cách điền vào W9.
#1. W-9, Dòng 1
Nhập tên của bạn chính xác như tên xuất hiện trên tờ khai thuế của bạn.
#2. W-9, Dòng 2
Nếu tên công ty hoặc " tổ chức " của bạn khác với tên bạn đã sử dụng ở Bước 1, hãy điền vào đây. Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất nhưng không muốn sử dụng tên riêng của mình trong khi quảng bá công ty của mình, bạn có thể sử dụng tên hư cấu bằng cách "kinh doanh với tư cách" bất kỳ thứ gì khác. Đây là nơi để gõ vào monick đó.
Các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thường bị bỏ qua. Ngoài ra, việc phân loại các doanh nghiệp tư nhân và công ty S là các thực thể không quan tâm không bao giờ được sử dụng.
#3. W-9, Dòng 3
Vui lòng cho biết công ty của bạn là công ty tư nhân, công ty hợp danh, công ty, công ty trách nhiệm hữu hạn, quỹ tín thác, bất động sản hay “công ty khác” vì mục đích thuế liên bang. Chỉ nên chọn một danh mục, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đánh dấu vào ô bên phải.
Ngoài ra, như một phần của hướng dẫn cho Biểu mẫu W9, IRS cung cấp một bảng tóm tắt để giúp bạn quyết định tổ chức kinh doanh nào sẽ được liệt kê.
#4. W-9, Dòng 4
miễn trừ. Có khả năng là bạn sẽ chỉ để trống các trường này. Tuy nhiên có hai trường hợp sau:
- Trong một số trường hợp, trường "Mã người nhận thanh toán được miễn" phải được sử dụng để chỉ ra rằng người nhận được miễn khấu lưu dự phòng, chẳng hạn như trong trường hợp của các công ty. Người nhận được miễn trừ và mã tương ứng của họ, cũng như các loại thanh toán yêu cầu các mã này, được trình bày chi tiết trong hướng dẫn của Biểu mẫu W-9. Mã “5” sẽ được nhập vào W-9 bởi các công ty đã nhận được tiền lãi hoặc cổ tức.
- Trường “Miễn mã báo cáo FATCA” dành cho những người được trả tiền được miễn nộp tờ khai thuế theo Đạo luật tuân thủ thuế đối với tài khoản nước ngoài (FATCA). Hầu hết các nhà thầu độc lập sẽ không phù hợp với một trong hai loại này.
#5. W-9, Dòng 5-6
Địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang và mã zip của bạn đều cần thiết. Sử dụng địa chỉ gửi thư được liệt kê trong tờ khai thuế của bạn. Để đơn giản, giả sử bạn là chủ sở hữu duy nhất thuê văn phòng nhưng khai thuế bằng địa chỉ nhà riêng. Trong trường hợp này, bạn nên cung cấp địa chỉ nhà của mình trên mẫu W-9 để IRS có thể so khớp các số 1099 và 1040 của bạn dễ dàng hơn.
Ngoài ra, biểu mẫu W9 có thể là cơ chế duy nhất mà doanh nghiệp có được dữ liệu cá nhân của bạn. Khi bạn được thiết lập là nhà cung cấp trong hồ sơ của họ, thông tin này có thể được nhập vào hệ thống kế toán của họ và bạn có thể nhận được biểu mẫu 1099 hoặc các biểu mẫu thuế khác qua đường bưu điện tại địa chỉ này.
#6. W-9, Dòng 7
Xác định bên yêu cầu theo tên và mã bưu chính là tùy chọn. Chọn hộp này nếu bạn muốn có bản ghi về các thực thể mà bạn đã chia sẻ mã số thuế của mình.
Ngoài ra, ở cuối phần đầu tiên này của Mẫu W-9, bạn có thể bao gồm số tài khoản nếu cần. Để xác định một người dùng cụ thể trong hệ thống của khách hàng, hãy cung cấp số tài khoản của họ tại đây. Chẳng hạn, bạn có thể được yêu cầu hoàn thành biểu mẫu W-9. Vì bạn là nhà cung cấp số 45 trong hệ thống của họ, bạn có thể được yêu cầu viết số đó vào đây.
#7. W-9, Phần I
IRS gọi phần tiếp theo là Phần I. Nếu bạn là chủ sở hữu một mình, hãy nhập số An sinh Xã hội của chính bạn vào đây; nếu bạn là một công ty hoặc tổ chức kinh doanh khác, hãy cung cấp số nhận dạng việc làm (EIN) của bạn.
Mặc dù một số công ty tư nhân có EIN, IRS khuyên các cá nhân nên sử dụng SSN của họ khi điền vào Mẫu W-9. Nếu bạn nộp thuế bằng số An sinh xã hội của mình, điều này sẽ giúp việc khớp bất kỳ số 1099 nào bạn nhận được với tờ khai thuế của mình trở nên đơn giản hơn.
Nếu bạn chưa có EIN cho công ty của mình thì sao? Mẫu W-9 vẫn có sẵn để hoàn thành. IRS hướng dẫn người nộp thuế điền vào đơn xin TIN và ghi chú “đã đăng ký” vào trường thích hợp. Cho đến khi bạn cung cấp số này, bạn sẽ phải chịu khoản giữ lại dự phòng, vì vậy hãy nhận số này càng sớm càng tốt. Trang web của IRS là nơi bạn nên đến để đăng ký EIN. Để biết thêm thông tin về khấu trừ dự phòng, vui lòng tham khảo Phần II của Bước 8 bên dưới.
#số 8. W-9, Phần II
Trước khi ký Mẫu W-9, bạn phải xác minh tính chính xác của thông tin được cung cấp trong Phần II. Nếu bạn cố ý nộp tờ khai thuế sai, bạn có thể phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm cả tiền phạt và có thể là ngồi tù. Bạn phải thề (dưới hình phạt nếu khai man) rằng những lời khai sau đây là đúng trước khi ký vào mẫu W-9.
- Tôi xác nhận rằng mã số người nộp thuế được liệt kê ở đây là của tôi (hoặc tôi hiện đang đăng ký một số). Số nhận dạng người nộp thuế hợp pháp phải được sử dụng. Nói dối bằng cách sử dụng mã số thuế “mượn”, bị đánh cắp hoặc bịa đặt sẽ bị phạt nặng.
- Tôi không phải lo lắng về việc khấu lưu dự phòng vì (a) luật đặc biệt miễn trừ cho tôi việc này, (b) IRS không thông báo cho tôi rằng tôi cần báo cáo tất cả tiền lãi và cổ tức của mình, hoặc (c) IRS đã thông báo cho tôi rằng tôi không còn phải chịu khoản khấu trừ dự phòng nữa.
- Tôi là cư dân hoặc công dân hợp pháp của Hoa Kỳ. Nếu bạn là thường trú nhân hợp pháp, bạn được an toàn. Sở Thuế vụ cũng phân loại là “người Hoa Kỳ” bất kỳ tài sản trong nước hoặc ủy thác trong nước nào, cũng như bất kỳ công ty hợp danh, công ty, công ty hoặc hiệp hội nào được thành lập hoặc cấu trúc theo luật pháp Hoa Kỳ. Đọc kỹ hướng dẫn của Mẫu W-9 nếu doanh nghiệp của bạn là đối tác với đối tác nước ngoài. Mẫu W-8 hoặc Mẫu 8233 có thể cần thiết đối với những người không phải là công dân Hoa Kỳ.
- Tôi xác nhận rằng (các) mã miễn trừ FATCA mà tôi đã cung cấp trên biểu mẫu này là chính xác. Điều này, liên quan đến Đạo luật tuân thủ thuế tài khoản nước ngoài, có lẽ không phải là điều bạn cần phải nhấn mạnh.
W9 được sử dụng để làm gì trong kinh doanh?
Thông tin trình bày trên các biểu mẫu W9 được doanh nghiệp sử dụng để chuẩn bị và nộp Biểu mẫu 1099, một tờ khai thông tin thuế được các nhà thầu độc lập sử dụng để ghi lại thu nhập và IRS để theo dõi báo cáo thu nhập kiếm được của những người không phải là nhân viên.
Người sử dụng lao động có công nhân bị pháp luật ràng buộc phải giữ lại một phần tiền lương của nhân viên để trả cho An sinh xã hội và Medicare. Tuy nhiên, các nhà thầu độc lập chịu trách nhiệm hoàn thành tờ khai thuế thu nhập của chính họ và thường không bị khấu trừ thuế từ tiền lương của họ. Do đó, các công ty phải phát hành Biểu mẫu 1099 cho tất cả các dịch giả tự do, chuyên gia tư vấn và nhà thầu độc lập đã trả hơn 600 đô la trong một năm tính thuế nhất định.
Chẳng hạn, tất cả các nhà thầu độc lập nên tạo một biểu mẫu W9 được điền đầy đủ thông tin trước khi bắt đầu làm việc với doanh nghiệp của bạn. Điều này xác minh tính hợp pháp của nhà thầu và cung cấp cho công ty của bạn dữ liệu cần thiết cho mục đích kế toán và báo cáo.
W9 cho tổ chức phi lợi nhuận
Nhiều giám đốc điều hành trong lĩnh vực phi lợi nhuận có thể cảm thấy thất vọng bởi thực tế là các tổ chức của họ thực tế cần phải thở phào nhẹ nhõm để duy trì tình trạng được miễn thuế và hoàn thành các mục tiêu của mình. Ngoài ra, đọc CÁCH BẮT ĐẦU MỘT TỔ CHỨC PHI LỢI NHUẬN VÀO NĂM 2023: Hướng dẫn từng bước.
Mặc dù phiên bản phi lợi nhuận của Biểu mẫu W9 bổ sung thêm một biểu mẫu khác vào đống vô tận, nhưng ít nhất nó cũng dễ hiểu và dễ điền.
Biểu mẫu W9 dành cho tổ chức phi lợi nhuận là gì?
“Yêu cầu Mã số Nhận dạng Người nộp thuế và Chứng nhận” (Mẫu W-9) là tài liệu được sử dụng khi một doanh nghiệp hoặc cơ quan chính phủ khác tìm kiếm TIN của tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Khi đăng ký với IRS để có EIN bằng Biểu mẫu SS-4, tổ chức phi lợi nhuận sẽ nhận được TIN cùng một lúc. Mặc dù nó là phần quan trọng nhất của dữ liệu được truyền đi, biểu mẫu cũng bao gồm:
- Tên tổ chức phi lợi nhuận của bạn
- Địa chỉ của tổ chức
- Loại thực thể
- TIN của tổ chức
W9 được sử dụng cho tổ chức phi lợi nhuận là gì
Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn cần chia sẻ Mã số nhận dạng người nộp thuế (và thông tin đi kèm với mã số đó) với một tổ chức khác để tổ chức đó có thể gửi tờ khai thông tin cho IRS, bạn sẽ cần điền vào W9. Mã số nhận dạng người nộp thuế (TIN) của công ty bạn có thể được yêu cầu cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau, chẳng hạn như:
- Bạn đang nhận tiền từ một công ty khác.
- Chuyển đổi tổ chức và bất động sản
- Thanh toán gốc thế chấp
- Mua, bán hoặc từ bỏ tài sản
- Thoát khỏi nợ nần
- Đầu tư vào đóng góp tài khoản hưu trí
Cách điền W-9 cho một tổ chức phi lợi nhuận
Sau đây là chi tiết cách hoàn thành các phần có liên quan của biểu mẫu W9 cho một tổ chức phi lợi nhuận.
- Tên. Cung cấp tên pháp lý đầy đủ của tổ chức như tên xuất hiện trên IRS 990 và các thủ tục giấy tờ khác của tổ chức.
- Tên doanh nghiệp/tên thực thể bị bỏ qua. Bạn nên bao gồm "dba" hoặc tên thương mại ở đây nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn hoạt động dưới một biệt danh khác với biệt danh được nêu trong quy định của tổ chức. Để trống trường này nếu tổ chức của bạn không sử dụng dba.
- Phân loại thuế liên bang. Chọn “khác” và viết “Công ty phi lợi nhuận được miễn theo Bộ luật IRS Phần ____.” cho việc chỉ định thuế liên bang. Nhập 501(c)(3) để tìm trạng thái miễn thuế của tổ chức bạn.
- Miễn giảm. Nhập mã vào đây để tránh nộp báo cáo khấu trừ dự phòng hoặc báo cáo Đạo luật tuân thủ thuế đối với tài khoản nước ngoài. Các công ty đủ điều kiện theo Mục 501(c)(3) của Bộ luật Doanh thu Nội bộ có thể bỏ qua phần này. Xem hướng dẫn về Mẫu W-9 của IRS hoặc nói chuyện với nhân viên kế toán nếu bạn có thắc mắc về các trường hợp miễn trừ.
- Địa chỉ nhà. Vui lòng điền vào các phần sau với địa chỉ gửi thư của tổ chức của bạn.
- Số xác định đối tượng nộp thuế. Vì mục đích thuế liên bang, TIN hoặc EIN của tổ chức phi lợi nhuận giống như số An sinh xã hội của một người. Việc nộp Biểu mẫu IRS SS-4 sẽ giúp tổ chức phi lợi nhuận của bạn nhận được EIN nếu tổ chức đó chưa có. EIN có thể được yêu cầu trực tuyến và nhận được ngay lập tức. Nếu bạn có EIN, bạn có thể điền thông tin đó vào biểu mẫu W-9. Bạn có thể cho biết "đã đăng ký" trên biểu mẫu W-9 nếu bạn đã đăng ký EIN nhưng chưa nhận được. Không cung cấp số An sinh xã hội của bạn trong không gian được cung cấp.
- Chứng nhận. Ghi tên và ngày của bạn vào tờ khai. Bạn có thể yên tâm rằng bạn không bị khấu lưu dự phòng vì bạn đã cung cấp mã số người nộp thuế chính xác.
W9 có giống với 1099 không?
Các nhà thầu điền vào mẫu W-9 để cung cấp thông tin của họ cho công ty mà họ làm việc, sau đó công ty sử dụng thông tin đó để điền vào mẫu 1099 để báo cáo thu nhập hàng năm của nhà thầu cho IRS.
W9 sẽ ảnh hưởng đến thuế của tôi như thế nào?
Người sử dụng lao động sẽ không khấu trừ bất kỳ khoản thuế nào của bạn nếu bạn gửi W-9. Bạn cần đảm bảo rằng các khoản thuế chính xác được trả cho chính phủ. Tuy nhiên, bạn cũng phải trả một nửa thuế An sinh xã hội và Medicare cho cả chủ lao động và nhân viên.
Kết luận
Nếu bạn là nhân viên hợp đồng, người làm việc tự do hoặc doanh nhân độc thân, bạn cần có biểu mẫu W9 để nộp thuế. Chủ lao động của bạn không có nghĩa vụ khấu trừ bất kỳ khoản thuế nào từ tiền lương của bạn và bằng cách hoàn thành W9, bạn xác nhận rằng bạn sẽ tự chịu trách nhiệm thực hiện việc đó.
Tuy nhiên, bạn không nên gửi biểu mẫu này cho Sở Thuế vụ. Bạn giao nó cho các nhà tuyển dụng chào mời. Việc điền W9 rất đơn giản, nhưng bạn phải luôn kiểm tra lần cuối để đảm bảo mọi thứ đều chính xác. Nếu bạn cần trợ giúp để hiểu các biểu mẫu thuế của mình, bạn có thể tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế.
Câu Hỏi Thường Gặp
Tôi có thể từ chối điền W9 không?
Có, bạn có quyền từ chối điền vào mẫu W-9 nếu bạn nghi ngờ về tính hợp pháp của công ty yêu cầu. Đừng vội điền W-9 nếu công ty không sử dụng nó cho mục đích thuế. Ngoài ra, những người làm việc toàn thời gian được miễn hoàn thành mẫu W-9.
Điều gì xảy ra nếu tôi không nộp W9?
Đối với mỗi biểu mẫu không xuất hiện, có thể bị phạt từ $50 đến $270. Tuy nhiên, nếu bạn là người được trả tiền, nhà thầu hoặc nhà cung cấp của doanh nghiệp, bạn phải hoàn thành biểu mẫu W-9 nếu không sẽ bị IRS phạt tiền.
Bạn có thể kiếm được bao nhiêu nếu không có W9?
Bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào nhận được hơn 600 đô la tiền thanh toán từ doanh nghiệp nhỏ của bạn trong năm tính thuế cụ thể đều phải hoàn thành biểu mẫu W-9.
Tại sao ai đó cần W9 từ bạn?
Ngay khi bạn bắt đầu làm việc với khách hàng hoặc tổ chức với tư cách là nhà thầu, họ sẽ yêu cầu bạn cung cấp biểu mẫu W-9. Thông tin trên biểu mẫu cho bên tuyển dụng biết liệu họ có cần thay mặt bạn nộp 1099 cho IRS hay không.
Bài viết tương tự
- CÁCH ĐIỀN W9: ĐỊNH NGHĨA & CÁCH ĐIỀN.
- KẾ TOÁN KHÔNG LỢI NHUẬN: Dịch vụ và phần mềm tốt nhất
- VAY PHI LỢI NHUẬN: Nó là gì, Cách thức hoạt động và Tất cả những gì bạn cần
- CÁCH LẤY SỐ EIN: Hướng dẫn chi tiết
- Tài khoản người bán có rủi ro cao: Top bộ xử lý tài khoản người bán có rủi ro cao tốt nhất năm 2023
Tài liệu tham khảo
