Hóa đơn là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp. Chúng được sử dụng để theo dõi doanh số bán hàng, ghi lại các khoản thanh toán và quản lý hàng tồn kho. Nhưng hóa đơn chính xác là gì? Và nó cần bao gồm những thông tin gì?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trả lời tất cả các câu hỏi của bạn về hóa đơn. Vì vậy, cho dù bạn là chủ doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn hay bạn chỉ đang tìm kiếm kiến thức mới, hãy đọc tiếp để biết mọi thứ bạn cần biết.
Hóa đơn chính xác là gì
Hóa đơn là một tài liệu thương mại có dấu thời gian liệt kê các chi tiết cụ thể của giao dịch giữa người mua và người bán và ghi lại giao dịch đó. Hóa đơn thường nêu chi tiết các điều kiện của hợp đồng và liệt kê các hình thức thanh toán được chấp nhận nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng.
Nguyên tắc cơ bản của hóa đơn
Hóa đơn phải xác định rõ ràng chính nó như vậy ở mặt trước của tài liệu. Nó thường có số hóa đơn, một đặc điểm nhận dạng đặc biệt có thể được sử dụng cho cả tham chiếu nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường bao gồm thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có vấn đề về hóa đơn.
Trên hóa đơn, các điều khoản thanh toán có thể được liệt kê cùng với bất kỳ chiết khấu áp dụng nào, thông tin thanh toán sớm hoặc chi phí tài chính cho các khoản thanh toán trễ. Nó cũng hiển thị chi phí của từng đơn vị, tổng số đơn vị đã mua, chi phí vận chuyển, xử lý và vận chuyển, cũng như mọi loại thuế hiện hành và liệt kê tổng số tiền nợ.
Giá trị của hóa đơn Ngày
Ngày hóa đơn cho biết thời gian và ngày mà các mặt hàng đã được lập hóa đơn và giao dịch được ghi lại chính thức. Vì ngày hóa đơn xác định thời hạn tín dụng và ngày đến hạn thanh toán, nên nó chứa thông tin quan trọng về các khoản thanh toán. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp mở rộng tín dụng. Ngày đến hạn thực tế của hóa đơn thường là 30 ngày sau ngày lập hóa đơn. Tương tự như vậy, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng lựa chọn trả lại hàng hóa thường có thời hạn dựa trên số ngày cụ thể sau khi có bằng chứng mua hàng, như được nêu trên hóa đơn.
Lập hóa đơn điện tử
Mọi người và doanh nghiệp đã thấy đơn giản hơn khi dựa vào hóa đơn điện tử như một giải pháp thay thế cho giấy tờ kể từ buổi bình minh của kỷ nguyên máy tính. Hóa đơn điện tử, thường được gọi là hóa đơn điện tử, là một loại hóa đơn điện tử được sử dụng để tạo, lưu trữ và theo dõi hồ sơ liên quan đến giao dịch giữa các bên và đảm bảo rằng các điều kiện trong hợp đồng của họ được đáp ứng.
Hóa đơn đóng vai trò gì
Hóa đơn không chỉ là một bản ghi chính thức chứa các chi tiết cần thiết để yêu cầu thanh toán từ khách hàng. Họ có thể hỗ trợ bạn trong việc duy trì tổ chức và vẻ ngoài chuyên nghiệp khi nộp thuế. Dưới đây là những lý do chính giải thích tại sao hóa đơn là cần thiết:
#1. Tạo điều kiện thuận lợi cho sổ sách kế toán chính xác
Để hỗ trợ theo dõi doanh số, hóa đơn theo dõi tiền vào. Họ ghi lại khi một sản phẩm được bán hoặc khi một dự án kết thúc, cùng với số tiền kiếm được. Thông tin này cần thiết để lưu giữ hồ sơ kế toán chính xác và cộng các khoản thu nhập và chi phí để xác định các số liệu quan trọng như lợi nhuận ròng, tỷ suất lợi nhuận ròng và tỷ lệ doanh thu tài sản.
#2. Cung cấp một bảo vệ pháp lý
Bạn sẽ làm gì trong trường hợp khách hàng cho rằng bạn không giao sản phẩm như đã hứa? Hoặc nếu một khách hàng từ chối trả tiền cho các dịch vụ mà bạn cung cấp thì sao?
Bạn được cứu bởi một hóa đơn chuyên nghiệp có chức năng như một tài liệu pháp lý. Hóa đơn chính xác có thể bảo vệ công ty của bạn khỏi những yêu cầu phù phiếm. Khách hàng thường thanh toán các hóa đơn chưa được ký tên mà không gặp vấn đề gì.
Tuy nhiên, hóa đơn phải có chữ ký để được coi là chính thức nếu bạn muốn chúng được coi là giấy tờ hợp pháp. Bằng chứng cho thấy cả hai bên đều hiểu các quy tắc kinh doanh và đồng ý tuân theo các quy tắc đó là một hóa đơn có chữ ký với tất cả các thông tin cần thiết. Nó phục vụ như một bản ghi đáng tin cậy của giao dịch chứng minh quyền được bồi thường của người bán.
#3. Đơn giản hóa việc chuẩn bị thuế
Hóa đơn hỗ trợ thông tin bạn đưa vào biểu mẫu thuế của mình và đóng vai trò là nguồn dữ liệu đáng tin cậy để kiểm tra. Khi bạn ghi lại và lưu giữ tất cả các hóa đơn của mình, việc nộp thuế trở thành một quy trình không rắc rối ở bất kỳ quốc gia nào. Ví dụ,
Sở Thuế vụ (IRS) của Hoa Kỳ khuyên các doanh nghiệp nên giữ các tài liệu cần thiết để chứng minh thu nhập, các khoản tín dụng và các khoản khấu trừ được liệt kê trên tờ khai thuế thu nhập trong ít nhất bảy năm sau ngày nộp tờ khai. IRS có quyền kiểm tra các tờ khai và yêu cầu xem bất kỳ giấy tờ hỗ trợ nào. Dễ dàng báo cáo thuế chính xác và sẵn sàng cho kiểm toán nếu công ty của bạn lưu giữ hồ sơ có tổ chức về hóa đơn bán hàng.
#4. Trợ giúp với Phân tích kinh doanh
Vì hóa đơn đóng vai trò là bản ghi doanh số bán hàng mà bạn đã thực hiện, nên chúng bao gồm các chi tiết quan trọng như đơn giá sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, tổng số tiền và ngày diễn ra giao dịch, v.v. Những bản ghi này cung cấp cho bạn thông tin về hoạt động mua hàng của người tiêu dùng xu hướng, thói quen thanh toán và thời kỳ mua hàng cao điểm.
Bán chạy nhất, kỷ nguyên thời gian, và nhiều hơn nữa. Dự đoán nhu cầu và tạo chiến thuật tiếp thị hiệu quả giúp bạn điều chỉnh hàng tồn kho của mình để khách hàng phù hợp được phục vụ đúng sản phẩm vào đúng thời điểm.
Các loại hóa đơn
Dưới đây là một số hình thức hóa đơn điển hình:
#1. Hóa đơn mẫu
Đó là một hóa đơn được người bán gửi cho người mua trước khi anh ta cung cấp bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào. Nó bao gồm các sự kiện về chi phí dự kiến của sản phẩm hoặc dịch vụ, ngày giao hàng theo lịch trình và các thông tin khác về hàng hóa được giao. Sau khi người mua đã xem xét hóa đơn chiếu lệ và được họ chấp thuận, người bán sẽ bắt đầu giao sản phẩm.
#2. Hóa đơn bán hàng
Người bán cung cấp cho người mua hóa đơn bán hàng để thu tiền hàng hóa, dịch vụ mà người mua đã mua. Nó chứa thông tin về nhà cung cấp, địa chỉ của người mua, ngày giao hàng của sản phẩm, điều khoản thanh toán, các mặt hàng và giá cả của chúng cũng như tổng số tiền đến hạn. Ngoài ra, nó bao gồm các chi tiết thanh toán như thông tin tài khoản ngân hàng sẽ giúp người mua thanh toán dễ dàng hơn.
#3. Hóa đơn chưa thanh toán
Người mua thường được gửi một hóa đơn, hóa đơn này cũng chỉ định thời hạn thanh toán. Khi người mua nhận được hóa đơn cho các mặt hàng anh ta đã mua và không thanh toán hóa đơn trong thời hạn quy định. Trong tình huống đó, hóa đơn trở nên quá hạn.
#4. Thanh toán đầy đủ hóa đơn
Nhà cung cấp gửi hóa đơn kết hợp bất cứ khi nào người tiêu dùng thực hiện nhiều giao dịch với họ. Anh ta tập hợp tất cả các hóa đơn cho khách hàng cụ thể đó và kết hợp chúng thành một tài liệu duy nhất với toàn bộ số tiền. Vì anh ta sẽ không phải thanh toán riêng cho từng hóa đơn nên điều này sẽ giúp người mua tiết kiệm rất nhiều thời gian.
#5. Biên bản rút tiền
Một bản ghi nhớ tín dụng được cấp cho người mua trong những trường hợp mà người bán nợ họ tiền. Đó là một bức thư được viết cho người mua thừa nhận số tiền mà người bán nợ anh ta. Người mua có thể sử dụng loại tín dụng này cho các giao dịch tiếp theo.
Hóa đơn Vs. Biên lai
Hóa đơn là một tuyên bố từ người bán phác thảo số tiền phải trả cho các sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua từ họ. Trong kịch bản B2C, chẳng hạn như nhà hàng hoặc cửa hàng bán lẻ, khách hàng phải thanh toán hóa đơn ngay lập tức. Ngược lại, các hóa đơn phải trả được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp để phản ánh số tiền mà người tiêu dùng nợ đối với các sản phẩm và dịch vụ được mua bằng tín dụng và đến hạn vào một ngày cụ thể. Nó có thể bao gồm hóa đơn tiện ích, hóa đơn điện thoại và hóa đơn dịch vụ. Hóa đơn được sử dụng làm bằng chứng pháp lý của giao dịch, giống như hóa đơn.
Điều gì phân biệt Biên lai với Hóa đơn
Cả hai thuật ngữ "biên nhận" và "hóa đơn" đều đề cập đến cùng một tài liệu nêu chi tiết khoản nợ phát sinh trong một giao dịch kinh doanh. Cho dù bạn là người mua hay người bán, nó tạo ra sự khác biệt trong cách nó được nhìn nhận.
#1. Tùy theo quan điểm
Người mua sẽ nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp yêu cầu thanh toán dưới dạng hóa đơn. Chẳng hạn, một nhà thiết kế tự do có thể đưa hóa đơn cho khách hàng của họ sau khi hoàn thành công việc của họ theo hợp đồng. Tài liệu nhận được sẽ đóng vai trò là hóa đơn của khách hàng. Tóm lại, gửi hóa đơn có nghĩa là yêu cầu tiền và nhận hóa đơn có nghĩa là thanh toán cho (các) mặt hàng đã mua.
#2. Xem xét Điều khoản thanh toán
Ngoài ra, thời hạn thanh toán ước tính của khách hàng cũng tạo ra sự khác biệt. Rất ít công ty và nhà cung cấp, đặc biệt là trong môi trường B2B, cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng, cho phép khách hàng mua chúng và thanh toán cho nhà cung cấp sau theo các điều kiện thanh toán đã chỉ định. Trong những trường hợp như vậy, nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn sau khi giao sản phẩm hoặc dịch vụ.
Sự khác biệt chính giữa Hóa đơn và Biên lai
Biên lai và hóa đơn đều đóng vai trò là hồ sơ bán hàng và thường chứa cùng một dữ liệu. Khi chúng được cấp và cách chúng được sử dụng cho mục đích kế toán sẽ tạo ra sự khác biệt. Biên nhận được gửi sau khi nhận được thanh toán từ khách hàng, không phải trước khi lập hóa đơn để yêu cầu thanh toán từ khách hàng.
Hóa đơn dùng để làm gì
Hóa đơn là một tuyên bố cho phép công ty của bạn được bồi thường cho các sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp. Hóa đơn chứa tiêu đề cụ thể của mặt hàng mà người mua mua, cùng với giá và điều khoản thanh toán. Khoảng thời gian tối đa mà người mua phải gửi số tiền họ nợ thường được gọi là thời hạn thanh toán. Ví dụ: nếu các sản phẩm và dịch vụ được mua bằng tín dụng, các điều khoản thanh toán trên hóa đơn sẽ chỉ định khoản tín dụng đó có giá trị trong bao lâu trong tương lai.
Mục đích của một hóa đơn là gì
Mục đích cơ bản nhất của hóa đơn là dùng làm bằng chứng mua hàng. Hóa đơn cũng phục vụ các mục tiêu khác và cung cấp các lợi thế khác, chẳng hạn như:
- Để theo dõi hàng tồn kho: Các doanh nghiệp có thể theo dõi cả nhu cầu hiện tại và tương lai của họ đối với hàng tồn kho bằng hóa đơn bán hàng.
- Sổ sách kế toán: Hóa đơn ghi lại ai, khi nào và bao nhiêu hàng hóa hoặc dịch vụ đã được bán cho. Điều này tạo điều kiện theo dõi thanh toán cho cả người mua và người bán.
- Căn cứ pháp lý: Hóa đơn được sử dụng làm tài liệu chính thức về các chi tiết cụ thể của hợp đồng giữa hai bên. Họ bảo vệ công ty khỏi bất kỳ vụ kiện tụng sai lầm nào có thể xảy ra.
- Hoàn thuế: Lưu giữ hồ sơ chính xác về hóa đơn của bạn giúp doanh nghiệp có khả năng ghi lại doanh thu và tính thuế chính xác.
- Phân tích trong kinh doanh: Bạn có thể khám phá hàng hóa và dịch vụ phổ biến nhất, mùa mua sắm bận rộn nhất, mô hình mua hàng điển hình của khách hàng, v.v. bằng cách nghiên cứu hóa đơn. Theo thời gian, điều này sẽ hỗ trợ bạn trong việc tạo ra các kế hoạch tiếp thị có lợi cho công ty của bạn.
Ghi chú hóa đơn
Tên trước đây của cài đặt này là: ghi chú ở cuối hóa đơn.
Mục đích
Bằng cách sử dụng tính năng này, bạn có thể bao gồm ghi chú ở cuối hóa đơn của mình. Đây có thể là một lời cảm ơn đơn giản dành cho khách hàng của bạn hoặc nó có thể bao gồm các tùy chọn thanh toán hoặc thông tin công ty. Thông tin bạn cung cấp trong ghi chú hóa đơn cho khách hàng của bạn có thể cần thiết để họ xem hoặc thanh toán hóa đơn của họ. Bạn có thể thêm các ghi chú đã nói bằng cách sử dụng cài đặt này. Bạn có thể bao gồm ước tính ở cuối hóa đơn bạn gửi cho khách hàng bằng cách sử dụng ghi chú ước tính. Ghi chú về ước tính thường bao gồm thông tin về cách thanh toán, điều kiện thanh toán, v.v.
- Nhấp vào nút hồ sơ, chọn Cài đặt, sau đó nhấp vào Ghi chú hóa đơn. Bạn cũng có thể sử dụng thanh tìm kiếm hoặc khu vực 'Danh mục' ở bên trái để tìm.
- Điền vào trường với ghi chú của bạn nếu cần, sau đó nhấp vào lưu.
Hóa đơn có nghĩa là thanh toán không?
Hóa đơn là yêu cầu thanh toán mà người bán gửi (bằng vật chất hoặc điện tử) sau khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng trước khi thanh toán được thực hiện. Về cơ bản, hóa đơn nhằm đảm bảo rằng công ty của bạn được thanh toán.
Hóa đơn có phải là Phiếu thu không?
Biên lai được gửi sau khi nhận được thanh toán từ khách hàng, không phải trước đó. Hóa đơn được sử dụng để yêu cầu thanh toán từ khách hàng. Biên nhận thường chỉ được trao cho những khách hàng đã thanh toán đầy đủ.
Hóa đơn có Ví dụ là gì?
Biên lai giấy từ cửa hàng hoặc hồ sơ trực tuyến từ nhà bán lẻ điện tử là những ví dụ về tài liệu lưu giữ hồ sơ giao dịch giữa người mua và người bán. Một thành phần quan trọng của kiểm soát và kiểm toán nội bộ kế toán được lập hóa đơn.
Hóa đơn có nghĩa là bạn nợ tiền?
Thông tin về số tiền khách hàng nợ được bao gồm trong hóa đơn. Công ty cung cấp cho khách hàng hàng hóa hoặc dịch vụ của họ coi giấy này là hóa đơn. Sau khi nhận được hóa đơn này, khách hàng ghi nó là hóa đơn phải thanh toán.
Làm cách nào để tạo hóa đơn của riêng tôi?
- Thương hiệu hóa đơn của bạn
- Bao gồm một tiêu đề được đánh bóng
- Cung cấp thông tin chi tiết về hóa đơn
- Bao gồm ngày
- Mô tả các mặt hàng hoặc dịch vụ đã được giao.
- Bao gồm thông tin về thuế và nhấn mạnh tổng số tiền phải trả.
- Bao gồm các điều khoản thanh toán.
- Bao gồm giải thích và các điều khoản và điều kiện trong các ghi chú.
Ai cần hóa đơn?
Để chắc chắn rằng khách hàng của họ trả tiền cho họ, các doanh nghiệp phải xuất trình hóa đơn. Do chúng nêu chi tiết các dịch vụ được cung cấp và số tiền còn nợ, hóa đơn đóng vai trò là hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý giữa công ty và khách hàng của công ty. Ngoài ra, hóa đơn hỗ trợ quản lý tài chính và theo dõi bán hàng cho các công ty.
Kết luận
Cho dù sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có xuất sắc đến đâu, bạn cũng sẽ gặp khó khăn trong việc giữ chân khách hàng nếu quá trình quản lý hậu dự án của bạn quá vội vàng và bất cẩn. Mặt khác, bạn sẽ có thể được thanh toán nhanh hơn, xử lý các tài khoản của mình khéo léo hơn và mở rộng hoạt động kinh doanh của mình hiệu quả hơn khi bạn nắm được quy trình lập hóa đơn.
Bài viết liên quan
- HÓA ĐƠN KẾ TOÁN: Định nghĩa, Cách ghi lại và Phần mềm Miễn phí
- MÁY TẠO BIÊN nhận TRỰC TUYẾN MIỄN PHÍ; Cách tạo biên nhận trực tuyến miễn phí
- BIÊN SOẠN GIẢ: Định Nghĩa, Cách Nhận Biết Và Làm Ra Nó
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ miễn phí hàng đầu năm 2023 (Đã cập nhật)
- ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN: Cách sử dụng Điều khoản thanh toán tốt nhất
dự án
