Trợ lý ảo đã tồn tại từ khi công nghệ cho phép làm việc từ xa, nhưng xu hướng này đã phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây; trên thực tế, theo Business Wire, thị trường trợ lý ảo sẽ đạt 25.6 tỷ USD vào năm 2025. Chúng đặc biệt hữu ích khi nhiều nhóm có nhiều địa điểm và nhân viên làm việc tại nhà.
Điều này là do trợ lý ảo có thể làm việc ở mọi nơi và thường thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau theo một hợp đồng linh hoạt. Trợ lý ảo là một giải pháp nhân sự hiệu quả về chi phí cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô do chi phí thấp và cam kết hạn chế.
Nhưng chính xác làm thế nào bạn có thể sử dụng nó để giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru hơn? Nói một cách đơn giản, trợ lý ảo làm gì?
Trợ lý ảo chính xác là gì?
Trợ lý ảo là một cá nhân tự làm chủ giúp quản lý, phát triển kinh doanh, truyền thông xã hội, tiếp thị và các nhiệm vụ khác. Họ giải phóng thời gian của các chủ doanh nghiệp nhỏ, doanh nhân và nhà quản lý bằng cách đảm nhận các nhiệm vụ định kỳ và công việc hành chính.
Trợ lý ảo làm việc tại nhà hoặc một địa điểm khác. Trợ lý ảo có thể có trụ sở tại Hoa Kỳ hoặc quốc gia khác.
Bởi vì họ là một lực lượng lao động linh hoạt, trợ lý ảo đã trở nên cực kỳ phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ trong thập kỷ qua. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, một trợ lý ảo có thể làm việc bán thời gian hoặc toàn thời gian. Bạn có yêu cầu 20 giờ mỗi tuần? Đừng lo lắng. Bạn có cần 30 giờ không? Còn 40 thì sao? Có sẵn VA.
Trợ lý ảo có thể được trả thù lao hàng giờ. Họ cũng có thể được trả một khoản phí cố định mỗi tuần hoặc mỗi tháng.
Việc thuê một trợ lý ảo toàn thời gian thường có thể mang lại một thỏa thuận tốt hơn và lợi ích lớn hơn vì một số lý do:
- Giá có thể thấp một cách đáng ngạc nhiên, đặc biệt đối với người lao động ở nước ngoài.
- Việc kết hợp một trợ lý toàn thời gian vào quy trình làm việc thông thường sẽ đơn giản hơn và thu được nhiều lợi ích hơn từ sự sắp xếp.
- Một trợ lý ảo toàn thời gian sẽ có vị trí tốt hơn để tìm hiểu bất kỳ ứng dụng phần mềm đặc biệt nào mà bạn yêu cầu, phát triển mối quan hệ thân thiện với đồng nghiệp và khách hàng, đồng thời cùng bạn phát triển khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Một số trợ lý ảo là nhà thầu độc lập. Những người khác là nhân viên của một công ty hoặc cơ quan mà bạn thuê để cung cấp lực lượng lao động linh hoạt. Khi bạn làm việc với một công ty trợ lý ảo, bạn sẽ làm việc với một người quản lý, người sẽ thảo luận về các yêu cầu của bạn và tìm ra điều phù hợp nhất với bạn.
Trợ lý ảo làm gì
Khi các doanh nghiệp nhỏ và công ty mới thành lập dựa vào văn phòng ảo để cắt giảm chi phí và các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, tăng cường sử dụng internet cho các hoạt động hàng ngày, trợ lý ảo đã trở nên phổ biến. Vì trợ lý ảo là một nhà thầu độc lập nên công ty không bắt buộc phải cung cấp các lợi ích hoặc trả các loại thuế giống như khi nhân viên làm việc toàn thời gian.
Hơn nữa, vì trợ lý ảo hoạt động từ xa nên không cần bàn làm việc hoặc không gian làm việc khác tại trụ sở chính của công ty. Một trợ lý ảo phải trả tiền và cung cấp thiết bị máy tính, các chương trình phần mềm thường được sử dụng và truy cập Internet tốc độ cao của họ.
Vai trò của Trợ lý ảo là gì? Danh sách 10 nhiệm vụ hàng đầu
Trách nhiệm của trợ lý ảo khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng, nhưng một số trách nhiệm phổ biến như sau:
Quản lý truyền thông xã hội
Trợ lý ảo có thể giúp khách hàng quản lý tài khoản mạng xã hội của họ. Trợ lý ảo cũng có thể tạo nội dung, tương tác với người theo dõi và phân tích số liệu tương tác nếu bạn đang thắc mắc họ làm gì.
Email Marketing
Một trợ lý ảo có thể hỗ trợ bạn tạo và thực hiện các chiến dịch tiếp thị qua email. Ngoài ra, họ sẽ quản lý danh sách gửi thư và phân tích hiệu suất email để tối ưu hóa các chiến dịch trong tương lai.
Hộp thư đến và Lập kế hoạch chuyến đi
Trợ lý ảo có thể giúp bạn quản lý hộp thư đến của mình bằng cách sắp xếp, ưu tiên và trả lời email. Họ cũng có thể giúp sắp xếp việc đi lại như đặt vé máy bay, khách sạn và lên kế hoạch hành trình.
Sổ sách kế toán
Một trợ lý ảo có thể xử lý các tác vụ kế toán cơ bản. Nó bao gồm lập hóa đơn, theo dõi chi phí và đối chiếu sao kê ngân hàng.
Phòng CSKH
Một trợ lý ảo có thể giúp khách hàng bằng cách trả lời các câu hỏi và giải quyết các vấn đề.
Quản lý lịch
Trợ lý ảo có thể giúp khách hàng quản lý lịch của họ bằng cách lên lịch các cuộc hẹn, tổ chức các cuộc họp và gửi lời nhắc. Ví dụ: họ có thể thiết lập hệ thống lịch, chẳng hạn như Lịch Google và chia sẻ hệ thống đó với khách hàng để đảm bảo họ có quyền truy cập vào lịch.
Chì Generation
Một trợ lý ảo có thể tiến hành nghiên cứu khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng, phát triển các chiến dịch tiếp cận mục tiêu và quản lý quy trình bán hàng.
Quản lý dự án
Một trợ lý ảo có thể giúp quản lý dự án bằng cách tạo các mốc thời gian, giao nhiệm vụ và đáp ứng thời hạn.
Nhập dữ liệu
Trợ lý ảo có thể nhập và sắp xếp dữ liệu trong bảng tính, cơ sở dữ liệu và các hệ thống khác.
Tạo nội dung
Trợ lý ảo có thể tạo nội dung trực quan cho trang web, blog hoặc các kênh truyền thông xã hội của khách hàng. Tất cả các bài đăng trên blog, bài báo, đồ họa và video đều có thể được đưa vào.
Các nhiệm vụ được liệt kê ở trên chỉ là một vài trong số rất nhiều trách nhiệm của một trợ lý ảo. Các dịch vụ mà trợ lý ảo cung cấp có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp hoặc khách hàng cá nhân. Do đó, VA có thể thích ứng và đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn.
Ưu điểm của việc thuê trợ lý ảo
Để tìm hiểu thêm về “trợ lý ảo làm gì?” trước tiên bạn phải hiểu những lợi ích. Thuê một trợ lý ảo có thể mang lại nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp và doanh nhân. Trợ lý ảo có thể giúp doanh nghiệp phát triển và thịnh vượng bằng cách cải thiện năng suất và hiệu quả, giảm căng thẳng và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Quản lý thời gian hiệu quả
Trợ lý ảo có thể hỗ trợ khách hàng quản lý thời gian tốt hơn bằng cách đảm nhận các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian, cho phép khách hàng tập trung vào những vấn đề quan trọng hơn.
Cải thiện năng suất của tổ chức
Chúng có thể giúp hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh, tăng hiệu quả và tăng năng suất tổng thể.
Giảm căng thẳng và tăng thời gian giải trí
Khách hàng có thể giảm khối lượng công việc và tận hưởng thời gian giải trí bằng cách giao nhiệm vụ cho trợ lý ảo, giảm căng thẳng và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Tăng quy mô hoạt động
Một trợ lý ảo có thể hỗ trợ các doanh nghiệp mở rộng hoạt động của họ bằng cách đảm nhận các nhiệm vụ mà nếu không sẽ cần phải thuê thêm nhân sự.
Mở rộng phạm vi tiếp cận
Một trợ lý ảo có thể làm việc từ xa, cho phép khách hàng tiếp cận với nhóm tài năng toàn cầu cũng như các kỹ năng và kiến thức chuyên môn rộng hơn.
Dịch vụ khách hàng nâng cao
Một trợ lý ảo có thể cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc bằng cách trả lời các câu hỏi và giải quyết các vấn đề.
Tiết kiệm chi phí
Khách hàng có thể tiết kiệm tiền cho không gian văn phòng, thiết bị và lợi ích bằng cách thuê một trợ lý ảo.
Cải thiện tình cảm hạnh phúc
Khách hàng có thể giảm khối lượng công việc và cải thiện sức khỏe tinh thần và cảm xúc bằng cách giao nhiệm vụ cho một trợ lý ảo.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn
Bằng cách đảm nhận các nhiệm vụ có thể ảnh hưởng đến thời gian cá nhân, một trợ lý ảo có thể hỗ trợ khách hàng đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.
Một sự nhấn mạnh mới vào các dịch vụ kinh doanh cốt lõi
Bạn có thể tập trung vào các dịch vụ kinh doanh cốt lõi của mình và tăng hiệu quả tổng thể bằng cách thuê VA thực hiện các nhiệm vụ không cốt lõi. Bằng cách này, bạn có thể tìm hiểu chính xác những gì một trợ lý ảo làm.
Vai trò của Trợ lý ảo là gì?
Trợ lý ảo không được giao nhiệm vụ cụ thể và nhiệm vụ của họ khác nhau tùy thuộc vào chủ nhân của họ. Sau đây là một số công việc phổ biến nhất được giao cho trợ lý ảo:
Nhiệm vụ hành chính
Trợ lý ảo được sử dụng phổ biến nhất cho các nhiệm vụ quản trị. Lên lịch các cuộc họp, đặt chỗ du lịch, sắp xếp lịch và thậm chí trả lời điện thoại qua đường dây kết nối là tất cả các ví dụ về điều này.
Sổ sách kế toán
Theo dõi tài chính là một phần thiết yếu để điều hành một doanh nghiệp có lợi nhuận và trợ lý ảo có thể hỗ trợ lập ngân sách, mua hàng và theo dõi chi phí.
Trợ lý cá nhân
Ngoài các nhiệm vụ thông thường, trợ lý ảo có thể giúp tổ chức các nhiệm vụ bên ngoài nơi làm việc. Trách nhiệm cá nhân bao gồm đặt kỳ nghỉ, sắp xếp lịch và mua quà cho bạn bè và gia đình.
Phòng CSKH
Trợ lý ảo có thể là đầu mối liên hệ đầu tiên cho những khách hàng đang tìm kiếm hỗ trợ khắc phục sự cố hoặc là nơi cung cấp phản hồi cho các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Trợ lý ảo có thể trợ giúp các công việc thông thường hoặc cung cấp hướng dẫn. Nếu họ không thể hỗ trợ khách hàng, họ có thể báo cáo tình hình với người thích hợp trong công ty.
Nhập dữ liệu
Không phải tất cả các công việc hành chính đều là hành chính; trợ lý ảo có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm, bao gồm cả việc nhập dữ liệu. Một trợ lý ảo trong vai trò này có thể dễ dàng biên dịch dữ liệu, kiểm tra độ chính xác và xóa các bản ghi không cần thiết. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc theo dõi bệnh nhân, thanh toán, gửi thư và quản lý trường học.
Sản xuất phương tiện truyền thông xã hội
Mặc dù nhiều doanh nghiệp nhận ra giá trị của việc tương tác trực tuyến với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng, nhưng nhu cầu quản lý phương tiện truyền thông xã hội đôi khi dường như không thể vượt qua. Trợ lý ảo rất hữu ích trong việc trả lời bình luận và giao tiếp với người theo dõi, nhưng họ cũng có thể theo dõi lịch đăng bài và phân tích dữ liệu tài khoản.
Quản lý nội dung
Giả sử bạn sử dụng nội dung biên tập để hướng lưu lượng truy cập đến trang web của mình, nâng cao nhận thức về thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng. Trong trường hợp đó, bạn có thể nhận thức được khối lượng công việc khổng lồ đi vào hoạt động. Trợ lý ảo có thể hỗ trợ bạn quản lý lịch sản xuất, sắp xếp tài nguyên viết và hỗ trợ các khía cạnh khác nhau của quy trình xuất bản, cho phép bạn tập trung vào việc phát triển chương trình nội dung.
Nghiên cứu
Mọi doanh nghiệp đều phải dựa vào nghiên cứu để cung cấp thông tin cho hoạt động của mình, cho dù là phân tích thị trường, khách hàng hay hiệu suất. Nghiên cứu, giống như bất kỳ hàng hóa nào khác, có thể được bán cho khách hàng. Tuy nhiên, ngay cả với các tài nguyên chuyên dụng, việc nghiên cứu có thể tốn nhiều thời gian, vì vậy một số doanh nghiệp thuê trợ lý ảo để trợ giúp công việc này. Những tác vụ này phù hợp nhất với trợ lý ảo chuyên phân tích dữ liệu vì chúng thường thủ công hơn.
Mức lương của Trợ lý ảo là bao nhiêu và họ được đền bù như thế nào?
Mức lương cho trợ lý ảo khác nhau tùy thuộc vào kinh nghiệm và lĩnh vực chuyên môn, theo trang web tìm kiếm việc làm Zip Recruiter:
- Mỗi giờ (bắt đầu từ 7.21 đô la và tăng lên 62.74 đô la)
- Mỗi tuần (bắt đầu từ $288 và tăng lên $2,510)
- Mỗi tháng (bắt đầu từ $1,250 và tăng lên $10,875)
- Mỗi năm (bắt đầu từ $15,000 và tăng lên $130,000)
Mặc dù một số trợ lý chấp nhận séc hoặc lệnh chuyển tiền để thanh toán, nhưng hầu hết thích được thanh toán qua các dịch vụ trực tuyến an toàn như PayPal. Phương thức thanh toán của họ có thể khác nhau: Một số thích thanh toán trước, trong khi những người khác gửi hóa đơn cho chủ lao động của họ hàng tuần hoặc hàng tháng.
Nếu trợ lý ảo được thuê làm nhân viên từ xa toàn thời gian, họ phải được trả lương thường xuyên.
Cách tìm và thuê trợ lý ảo
Việc thuê một trợ lý từ xa có vẻ đơn giản vì đây là một vai trò ít trang trọng hơn, nhưng quá trình tuyển dụng có thể đòi hỏi nhà tuyển dụng phải chuẩn bị nhiều như vậy. Các bước cơ bản như sau:
Thiết lập kỳ vọng của bạn
Điều quan trọng là ghi lại những kỳ vọng của bạn trước khi làm việc với một nhà thầu mới. Lập danh sách chi tiết các nhiệm vụ cần hoàn thành, đồng thời thông báo rõ ràng về các ưu tiên và thời hạn hoàn thành.
Chọn một người quản lý
Khi nguồn lực bán thời gian không phải là một phần trong sơ đồ tổ chức chính thức của bạn, trách nhiệm quản lý có thể dễ dàng trở nên mơ hồ và thay đổi giữa các nhóm. Hãy tránh cái bẫy này bằng cách xác định ai chịu trách nhiệm giao tiếp nhiệm vụ và theo dõi dự án ngay từ đầu.
Lập ngân sách
Nếu bạn muốn có một sự sắp xếp linh hoạt với một trợ lý mà bạn có thể tăng và giảm quy mô khi cần, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ về ngân sách của mình trước để chi phí không vô tình vượt quá tầm kiểm soát.
Công việc được đăng
Tạo một mô tả công việc với một danh sách các trách nhiệm và đăng nó lên một trang web phù hợp. Một số trang web phổ biến nhất được liệt kê trên Thu nhập thụ động, bao gồm:
- oDesk
- Fiverr
- Nhiệm vụ
- Chào Rache
Những trang web này sẽ giúp bạn tìm được những ứng viên đủ điều kiện trong lĩnh vực của bạn.
Trợ lý ảo cho phép bạn tập trung vào điều quan trọng nhất—Công việc kinh doanh của bạn.
Thời gian là một nguồn tài nguyên quý giá khi điều hành một doanh nghiệp và các công việc hàng ngày, tầm thường đôi khi có thể trở thành rào cản đối với việc tập trung vào các cơ hội và lĩnh vực mới để phát triển. Việc có một trợ lý ảo xử lý các công việc hành chính sẽ giảm đáng kể khối lượng công việc của bạn, giúp bạn và nhóm của mình có thêm thời gian để tập trung vào các dự án có tác động lớn.
Bài viết liên quan
- TRỢ LÝ TIẾP THỊ: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Người quản lý và Phỏng vấn
- TRỢ LÝ CÁ NHÂN: Định nghĩa, Nhiệm vụ & Mức lương
dự án
