Bạn có biết rằng hợp đồng chi phối khoảng 60 - 80% các giao dịch kinh doanh? Báo cáo tương tự cũng cho thấy rằng các doanh nghiệp lớn mất khoảng $ 215,000 mỗi ngày do một quy trình hợp đồng kéo dài. Ngoài ra, có đề xuất rằng bằng cách loại bỏ sự không chính xác và không tuân thủ hợp đồng, các công ty giảm 33-41% chi phí, tương đương với 2% tổng chi phí hàng năm.
Đó là nơi hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng đi vào hình ảnh. Đó là một quá trình quản lý, phân tích và thực hiện việc tạo hợp đồng. Các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng quản lý vòng đời hợp đồng vào khoảng năm 2018, nhưng xu hướng này đã đạt được động lực trong thế giới hậu đại dịch. Đó là bởi vì các hợp đồng ngày nay chủ yếu là kỹ thuật số.
CLM giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hợp đồng và đảm bảo rằng họ tuân thủ các quy định, hợp đồng kiểm toán và luôn có tổ chức từ đầu đến cuối. Theo Goldman Sachs, doanh nghiệp có quy trình CLM đã được thiết lập sẽ giảm được 80% lỗi thanh toán, tăng tốc chu kỳ thương lượng lên 50% và hơn thế nữa.
Ngoài những lợi ích hữu hình này, quản lý vòng đời hợp đồng có thể giúp một doanh nghiệp theo nhiều cách. Dưới đây là một số lợi ích hàng đầu của quản lý vòng đời hợp đồng đối với doanh nghiệp.
CLM hợp lý hóa toàn bộ quy trình
Hãy hỏi bất kỳ doanh nhân hoặc luật sư nào, và họ sẽ đồng ý về tầm quan trọng của việc chuẩn bị. Điều này cũng áp dụng cho các hợp đồng. Đó là nơi CLM có ích. Hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng có thể sàng lọc các hợp đồng trước đây của bạn để tìm ngôn ngữ chuẩn có thể được sử dụng lại.
If phần mềm tự động hóa tài liệu đang được sử dụng, doanh nghiệp có thể soạn thảo hợp đồng chỉ trong vài phút. Các hệ thống CLM này có thể xác định các thành viên chính của nhóm để đưa vào hợp đồng và phác thảo bất kỳ vấn đề nào có thể đã nảy sinh trong quá khứ.
Hợp đồng theo dõi và giám sát được đơn giản hóa
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý hợp đồng là theo dõi tuân thủ, sự kiện quan trọng, mốc thời gian và các thông số khác. Một hệ thống quản lý hợp đồng được thiết lập có thể theo dõi các hợp đồng để tìm các rủi ro và vấn đề tiềm ẩn. Sau khi nhận ra rủi ro hoặc vấn đề, nó sẽ thông báo cho nhóm có liên quan để thực hiện hành động.
Phần mềm CLM cung cấp bảng điều khiển dữ liệu chi tiết cung cấp thông tin chi tiết và khả năng hiển thị có giá trị về khối lượng công việc và phân phối. Hệ thống cũng có thể xác định chính xác các khu vực đang diễn ra sự chậm trễ trong vòng đời hợp đồng. Các giải pháp dựa trên dữ liệu như thế này cho phép tự động hóa vượt ra ngoài bộ phận pháp lý bằng cách tích hợp quy trình ký kết hợp đồng vào các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp.
Loại bỏ tắc nghẽn của con người
Có một thực tế là quản lý và vẽ hợp đồng thủ công là những quy trình phức tạp. Cần rất nhiều thời gian và nỗ lực từ các đội khác nhau. Cũng có thể có những sai sót do con người xử lý và can thiệp. Theo các chuyên gia, những sai sót của con người là một trong những trở ngại lớn khi nói đến quản lý hợp đồng. Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng tự động, các thương hiệu có thể dễ dàng thoát khỏi những tắc nghẽn do con người gây ra.
Hợp đồng theo hướng dữ liệu cũng ngăn đội ngũ pháp lý của tổ chức bị chôn vùi trong biển tài liệu. Nó sử dụng thông tin hợp đồng có thể tìm kiếm dễ dàng để xác định các cơ hội chiến lược có thể không được chú ý theo cách khác.
Đảm bảo tuân thủ
Như bạn có thể đã biết, tuân thủ là khía cạnh quan trọng của bất kỳ hợp đồng nào. Nếu có bất kỳ sai lệch nào so với các nghĩa vụ hợp đồng hoặc tuân thủ, các công ty có thể phải đối mặt với tổn thất tài chính và pháp lý. Do đó, để tránh kiện tụng, điều quan trọng là phải duy trì sự tuân thủ. Vì vậy, cần phải có một hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng hợp đồng.
Hệ thống CLM lưu trữ tất cả các tài liệu kinh doanh trong hệ thống quản lý hồ sơ với các chính sách thực thi chính sách sao lưu và lưu giữ. Nó đảm bảo việc thực thi tuân thủ vì các hồ sơ quan trọng của bạn được bảo mật.
Giúp cho việc cộng tác trở nên dễ dàng
Như đã đề cập ở trên, CLM cung cấp một kho lưu trữ tập trung để lưu trữ và xử lý tất cả các hợp đồng. Hệ thống CLM lưu trữ tất cả các hợp đồng và tài liệu kinh doanh quan trọng trong các đám mây an toàn để đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật của các tài liệu đó. Các nhóm làm việc trên các hợp đồng này có thể dễ dàng truy cập và làm việc trên các hợp đồng đó một cách an toàn và cộng tác.
Hãy hỏi bất kỳ ai đã xử lý các hợp đồng và họ sẽ cho bạn biết rằng ngay cả những hợp đồng đơn giản nhất cũng có thể liên quan đến một số cộng tác viên và nhiều lớp ký kết. CLM loại bỏ nhu cầu về nhiều phiên bản và do đó tạo thành một không gian làm việc thống nhất, nơi tất cả các chỉnh sửa, phê duyệt, đánh dấu và thực thi đều diễn ra trên một nền tảng duy nhất.
Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
Như đã đề cập trước đây, PriceWaterhouseCoopers đã tiết lộ rằng những sai sót / không chính xác trong quá trình bận rộn và bên bán của một hợp đồng đã dẫn đến 2% chi phí hàng năm. Với một hệ thống CLM tự động tại chỗ, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều tiền bằng cách loại bỏ các hình phạt tuân thủ, các cơ hội bị mất do lỗi của con người và lỗi thanh toán. CLM cũng tiết kiệm thời gian bằng cách cung cấp cơ sở dữ liệu hợp đồng có thể tìm kiếm dễ dàng, chức năng được sắp xếp hợp lý và loại bỏ bất kỳ công việc làm lại nào để ngăn chặn sự chậm trễ.
Với việc thế giới đang áp dụng số hóa một cách nhanh chóng, việc quản lý vòng đời hợp đồng là rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Một CLM hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp được tín nhiệm, nâng cao năng lực quản trị, tránh bị phạt, tiết kiệm thời gian và công sức.
