Bảng chấm công hoặc bảng chấm công là một công cụ thực hoặc ảo cho phép bạn ghi lại và theo dõi thời gian bạn làm việc. Là nhà tuyển dụng, bạn sẽ có thể biết chính xác mỗi người đã làm việc bao nhiêu giờ. Bạn có muốn biết những gì bảng chấm công có thể đạt được cho công ty của bạn? Hướng dẫn này ở đây để cho bạn biết tất cả những gì bạn cần biết về bảng chấm công hoặc bảng chấm công bao gồm một mẫu miễn phí và cách nhân viên có thể sử dụng máy tính. Bắt đầu nào!
Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công hoặc bảng chấm công theo dõi lượng thời gian nhân viên dành cho các nhiệm vụ. Bảng chấm công là một biên chế kỹ thuật được quản lý, nhân sự và kế toán sử dụng để ghi lại thời gian và trả lương cho nhân viên dựa trên bằng chứng về tổng số giờ đã làm việc. Thẻ thời gian hoặc đồng hồ thời gian là những hiệp hội phổ biến nhất.
Bảng chấm công cũng đã được chứng minh là vô giá trong quản lý dự án để các công ty theo dõi thời gian của họ và giữ cho dự án đúng tiến độ. Chúng cũng có thể được sử dụng như một công cụ quản lý để theo dõi chi phí, lập kế hoạch năng lực và ước tính mức độ sẵn sàng của nhóm.
Bảng chấm công trông như thế nào?
Bảng chấm công hoặc bảng chấm công tiêu chuẩn, dù là trên giấy hay trong phần mềm, sử dụng một lưới để sắp xếp thời gian mỗi ngày cho các nhiệm vụ và/hoặc dự án cụ thể.
Bảng chấm công thường chứa các thông tin sau:
- Tên nhân viên
- Thời gian thu phí
- Ngày làm việc
- Số giờ làm việc mỗi ngày
- Tổng số giờ làm việc mỗi tuần
Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu nhân viên nhập thông tin bổ sung như số ID của họ (nếu có liên quan), tỷ lệ hàng giờ, số giờ làm thêm, giờ nghỉ trưa, quãng đường đã đi, thời gian nghỉ, v.v. Ngoài ra, để nhân viên, đặc biệt là chuyên gia tư vấn và nhà thầu, chia tuần làm việc của họ theo nhiệm vụ và dự án có thể có lợi.
Tại sao tôi lại yêu cầu Nhân viên của mình sử dụng Bảng chấm công?
Bảng chấm công hoặc bảng chấm công có những ưu điểm sau:
#1. Quy trình tính lương được đơn giản hóa
Khi bạn có một số lượng lớn nhân viên, có thể khó nhớ mỗi người đã làm việc bao nhiêu giờ mỗi tuần. Hơn nữa, nếu bạn trả lương cho nhân viên ít hơn thời gian họ làm việc, bạn có thể bị coi là ăn cắp thu nhập. Bởi vì bảng chấm công cung cấp số giờ làm việc đầy đủ của nhân viên, chúng giảm thiểu nhiều vấn đề xử lý bảng lương.
#2. Thực hành nội bộ minh bạch
Bằng cách yêu cầu tất cả nhân viên sử dụng bảng chấm công hoặc bảng chấm công, bạn có thể giải quyết khiếu nại phổ biến của nhân viên rằng một số thành viên trong nhóm làm việc ít hơn và được trả nhiều tiền hơn. Nhóm của bạn sẽ biết rằng mọi người đang tuân theo các nguyên tắc giống nhau và giờ của họ đang được theo dõi nếu bạn sử dụng phần mềm chấm công.
#3. Thanh toán khách hàng minh bạch
Nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng của mình theo giờ, luôn có khả năng một trong số họ sẽ phản đối tổng số tiền bạn đã tính. Bạn có thể sử dụng bảng chấm công của mình để chứng minh rằng bạn đã làm việc trong khoảng thời gian mà bạn đang trả cho khách hàng. Sau đó, thanh toán sẽ ở ngay gần đó (hy vọng).
#4. Cải thiện quản lý dự án
Bảng chấm công hỗ trợ theo dõi và quản lý các dự án trong hai lĩnh vực chính. Thứ nhất, bảng chấm công cho biết lượng thời gian mà các công việc khác nhau yêu cầu, sau đó bạn có thể đưa vào các sáng kiến trong tương lai. Thứ hai, bảng chấm công thể hiện nhân viên nào mất ít thời gian nhất để hoàn thành công việc chất lượng cao. Kết quả là, bạn biết nên giao nhân sự nào cho những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình.
#5. hiệu quả nơi làm việc
Bạn có thể tăng tốc độ và hiệu quả của các hoạt động của mình bằng cách xác định những nhân viên làm việc hiệu quả nhất. Bạn cũng có thể tiết kiệm tiền vì những người lao động nhanh hơn có thể đảm nhận nhiều công việc hơn.
Các ứng dụng của Bảng chấm công
Bảng chấm công có thể hữu ích trong nhiều tình huống, bao gồm:
#1. xử lý bảng lương
Người sử dụng lao động sử dụng bảng chấm công để theo dõi giờ làm việc, nghỉ phép, tích lũy và thay đổi để xử lý bảng lương. Người sử dụng lao động cũng có thể sử dụng phần mềm theo dõi thời gian để tạo quy trình làm việc có thể theo dõi để phê duyệt bảng lương. Nguyên nhân phổ biến nhất của các vấn đề về bảng lương là nhập dữ liệu không chính xác. Các hệ thống phần mềm theo dõi thời gian giảm các lỗi nhập dữ liệu, cho phép quy trình tính lương của bạn diễn ra suôn sẻ.
# 2. Kế toán quản trị
Bảng chấm công là một công cụ cực kỳ hữu ích trong kế toán quản trị. Họ hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ. Điều này rất hữu ích khi người quản lý cần biết công việc nào chiếm nhiều thời gian nhất và xác định các khu vực khiến công việc bị đình trệ.
Các ngành công nghiệp dựa trên dịch vụ:
#1. Bảng chấm công văn phòng luật
Điều quan trọng đối với các công ty luật là phải lưu giữ hồ sơ chính xác về giờ làm việc của khách hàng và các dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng của mình. Các công ty luật có thể sử dụng bảng chấm công để theo dõi các hóa đơn dựa trên số giờ phục vụ khách hàng.
#2. Bảng chấm công cho freelancer
Đối với các nhà thầu độc lập, thời gian là tiền bạc. Vì nhiều dịch giả tự do tính phí khách hàng theo giờ nên việc tính toán thời gian hợp lý là rất quan trọng. Biết lượng thời gian dành cho các dự án trở nên khó khăn đối với những người làm việc trong một khu vực riêng biệt với khách hàng của họ. Một freelancer có thể theo dõi chính xác thời gian sử dụng và chia sẻ hồ sơ với khách hàng bằng cách sử dụng hệ thống theo dõi thời gian. Điều này cho phép khách hàng hiểu tiền của họ đang đi đâu và cung cấp cho các dịch giả tự do hồ sơ chính xác.
#3. Bảng chấm công dành cho kế toán
Lợi nhuận của các công ty kế toán được xác định bằng cách nhân viên của họ sử dụng thời gian của họ với khách hàng hiệu quả như thế nào. Mức độ sử dụng cao và khả năng thanh toán chuyển thành doanh thu lớn. Các công ty kế toán có thể sử dụng bảng chấm công và phần mềm theo dõi thời gian để theo dõi cả hóa đơn và thời gian của họ. Do đó, việc lựa chọn phần mềm phù hợp là một vấn đề sống còn đối với các công ty kế toán.
Mẫu bảng chấm công
Khi thiết lập bảng chấm công hoặc bảng chấm công trong công ty của bạn, bắt đầu với một mẫu rất có thể sẽ mang lại kết quả tốt nhất. Hai mẫu Bảng chấm công của Microsoft được cung cấp bên dưới:
Mẫu tờ thời gian đầu tiên là một bảng chấm công đơn giản hiển thị thời gian bắt đầu, kết thúc và nghỉ trưa của nhân viên cho mỗi ngày làm việc. Bạn cũng sẽ nhận được bảng phân tích tổng số giờ đã làm việc thành giờ bình thường và giờ làm thêm, cũng như lời nhắc về số giờ tạo nên tuần làm việc của công ty bạn. Ở trên cùng, tên của bạn và nhân viên được hiển thị.
Mẫu tờ thời gian thứ hai dành cho các chủ doanh nghiệp tính phí khách hàng của họ theo giờ. Bảng chấm công hàng tuần này bao gồm mã khách hàng, mã dự án và số giờ làm việc có thể lập hóa đơn cùng với tên, địa chỉ và chữ ký của công ty bạn. Nếu nhân viên của bạn làm nhiều nhiệm vụ có thể lập hóa đơn mỗi ngày, họ có thể thêm các hàng bổ sung. Nhiều giải pháp phần mềm chấm công và chấm công cho phép bạn tạo các bảng chấm công được cá nhân hóa.
Máy tính bảng thời gian miễn phí
Máy tính bảng chấm công miễn phí có thể cho bạn biết nhân viên của bạn đã làm việc bao nhiêu giờ. Nó thực sự đơn giản như vậy? Bạn phải trả lương cho nhân viên theo thời gian đã làm việc, điều này đòi hỏi phải sử dụng máy tính miễn phí để tính số giờ của họ trên bảng chấm công. Điều này hỗ trợ bạn trong việc lập ngân sách và thanh toán cho nhân viên của bạn.
Đọc thêm: BẢNG THỜI GIAN: Cách thức hoạt động, Mẫu & Sự khác biệt
Máy tính bảng chấm công miễn phí có thể giúp tổ chức của bạn bằng cách đảm bảo rằng nhân viên được trả lương cho số giờ họ làm việc. Máy tính bảng chấm công miễn phí cũng hỗ trợ giảm sai sót về thời điểm nhân viên bắt đầu và kết thúc công việc của họ. Tính toán bảng chấm công thủ công có thể có tác động tiêu cực đến nhiều tổ chức.
Người lao động có thể phạm sai lầm ngay cả khi họ có ý định tốt nhất để hoàn thành bảng chấm công của mình. Đó là mức độ dễ dàng mà một công ty có thể mất tiền chỉ vì một tờ giấy hoặc một bảng tính cơ bản. Giờ làm việc của nhân viên sẽ không chính xác nếu không có hồ sơ chính xác và bạn sẽ phải trả giá.
Tôi có cần sử dụng Phương pháp chấm công cụ thể không?
Bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp chấm công nào bạn muốn miễn là nó ghi lại chính xác thông tin theo yêu cầu của Bộ Lao động.
Người sử dụng lao động thường sử dụng một trong hai cách tiếp cận để theo dõi thời gian:
#1. Thời gian biểu
Bảng chấm công ghi lại số giờ làm việc của một nhân viên mỗi ngày và mỗi tuần. Chúng thường linh hoạt hơn đồng hồ thời gian, khiến chúng dễ dàng thay đổi hơn nếu nhân viên mắc lỗi. Tuy nhiên, chúng kém chính xác hơn đồng hồ thời gian vì nhân viên phải tự điền vào từng bảng chấm công.
#2. Đồng hồ thời gian
Đồng hồ bấm giờ ghi lại thời gian chính xác của đồng hồ nhân viên vào và ra (nghĩa là bắt đầu và ngừng làm việc). Khi một nhân viên hết giờ, hầu hết các đồng hồ chấm công sẽ tự động tính toán số giờ đã làm việc. Nếu bạn muốn theo dõi thời gian nhân viên làm việc và nghỉ giải lao, đây có thể là một giải pháp tuyệt vời. Ví dụ, việc khắc phục sự cố có thể khó khăn hơn nếu một nhân viên quên bấm giờ vào và ra.
Mẹo Sử dụng Bảng chấm công
Bảng chấm công có thể là một công cụ tuyệt vời để theo dõi giờ làm việc của nhân viên và tuân thủ các quy định của FLSA. Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng bảng chấm công trong doanh nghiệp của mình, đây là một số gợi ý để bạn bắt đầu:
- Kiểm tra từng bảng chấm công trước khi phê duyệt. Nếu bảng chấm công bị sai, hãy trả lại cho nhân viên để có thể thực hiện bất kỳ sửa đổi cần thiết nào.
- Mỗi chu kỳ thanh toán yêu cầu nhân viên nộp bảng chấm công trong cùng một ngày. Mặc dù bạn không thể giữ lại tiền lương nếu nhân viên không gửi bảng chấm công, nhưng việc thiết lập quy tắc này có thể giúp xây dựng thói quen và đảm bảo bạn lưu giữ hồ sơ vững chắc.
- Yêu cầu nhân viên ghi lại tất cả thời gian đã làm việc, bao gồm đào tạo, đi công tác và thời gian không ở văn phòng. Ví dụ: nếu một người kiểm tra email công việc của họ ngoài ngày làm việc bình thường, thì họ nên theo dõi thời gian.
- Giữ hồ sơ. Để giữ cho hồ sơ của bạn nhất quán và có tổ chức, hãy sử dụng cùng một loại bảng chấm công cho từng loại nhân viên.
- Nếu khả thi, hãy sử dụng phần mềm. Bảng chấm công kỹ thuật số có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các trách nhiệm hành chính, giữ cho mỗi bảng chấm công thống nhất và giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn. Hơn nữa, nhân viên không bắt buộc phải theo dõi một mảnh giấy vật lý hoặc cung cấp xác minh lao động của họ.
Phần mềm Bảng chấm công là gì?
Phần mềm bảng chấm công được sử dụng để theo dõi giờ làm việc của nhóm và để đơn giản hóa quy trình tính lương. Phần mềm hiện đại cũng đã phát triển để bao gồm các khả năng theo dõi thời gian cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ và hỗ trợ các nhà quản lý trong việc giữ cho dự án đi đúng hướng.
Trên thực tế, phần mềm bảng chấm công có thể giám sát và theo dõi thực tế mọi khía cạnh của việc quản lý thời gian trong một dự án. Bên cạnh việc chỉ ghi lại lượng thời gian mà một nhóm dành cho một nhiệm vụ, phần mềm cũng có thể theo dõi lịch trình, tài nguyên và các biến số khác liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ.
Bảng chấm công truyền thống so với Phần mềm chấm công trực tuyến
Bảng chấm công là cần thiết để theo dõi giờ làm việc của nhóm, nhưng có đáng để đầu tư vào phần mềm bảng chấm công trực tuyến hay một bảng tính theo dõi thời gian truyền thống có đủ không? Hãy xem xét sự khác biệt sau đây:
#1. có thể tùy chỉnh
Một lợi thế của việc sử dụng bảng chấm công trực tuyến so với các phương pháp truyền thống như bảng nhật ký chấm công và thẻ chấm công là bạn có thể điều chỉnh chúng để đáp ứng cấu trúc của công ty mình. Không phải tất cả các doanh nghiệp đều giống nhau; họ hoạt động trong các ngành khác nhau và có các yêu cầu xử lý bảng lương riêng.
# 2. Báo cáo
Vấn đề với mẫu bảng chấm công trên giấy, cũng như bảng chấm công điện tử được tạo trong Excel hoặc Google Trang tính, là chúng là các đảo dữ liệu. Chúng có chức năng, nhưng chúng không vượt quá các yêu cầu tối thiểu của bảng chấm công. Ngược lại, bảng chấm công trực tuyến cung cấp kho lưu trữ trung tâm có thể được truy cập để tạo báo cáo cung cấp cho người quản lý thông tin chi tiết về cách nhóm của họ đang hoạt động cũng như thông tin để theo dõi thời gian dự án.
# 3. Bảo vệ
Sở hữu phần mềm bảng chấm công trực tuyến cho phép nó được khóa điện tử, ngăn không cho bất kỳ ai sửa đổi thông tin bên trong. Khi ban quản lý đã phê duyệt bảng chấm công của nhân viên, họ có thể bảo vệ nó để đảm bảo rằng những gì nhận được khi trả lương khớp với những gì họ quan sát được. Không ai có thể đến và làm sai lệch các số liệu.
# 4. Truy cập đơn giản
Bảng chấm công in phải được phát hành trực tiếp và các bản sao kỹ thuật số phải được gửi bằng điện tử. Mặt khác, một phần mềm bảng chấm công trực tuyến có sẵn bất cứ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào. Nếu bạn quản lý các nhóm làm việc ở các địa điểm và múi giờ khác nhau, họ có thể đăng nhập vào bảng chấm công của mình để cập nhật mà không cần phải đợi bạn đưa cho họ.
Làm cách nào tôi có thể tạo Bảng chấm công của riêng mình?
Bạn sẽ cần những thông tin sau để tạo bảng chấm công của mình:
- Cuộc hẹn
- Công việc hoặc ca làm việc
- Thời gian họ đến (trước và sau bữa trưa)
- Thời gian hết giờ (trước và sau bữa trưa)
- Tổng số giờ của họ
- Tổng số giờ làm thêm
- Tổng số giờ ốm của họ
3 loại bảng chấm công là gì?
Có ba loại bảng chấm công:
- Bảng chấm công hàng ngày.
- Bảng chấm công hàng tuần.
- Bảng chấm công hai tuần một lần.
Bảng chấm công cho Giờ làm việc là gì?
Bảng chấm công là một cách để theo dõi lượng thời gian mọi người làm việc – cách tiếp cận này bao gồm việc điền thời gian bắt đầu và kết thúc cho nhân viên, cũng như các dự án và hoạt động mà họ đã thực hiện, thường là trên giấy.
Bảng chấm công có cần thiết không?
Bảng chấm công là một thành phần thiết yếu của bảng lương, hóa đơn khách hàng và bảng lương cho nhân viên từ xa. Bảng chấm công đóng vai trò là cơ sở pháp lý để đảm bảo rằng người lao động nhận được thù lao, lợi ích và thời gian nghỉ thỏa đáng.
Tôi có thể sử dụng Excel cho Bảng chấm công không?
Bạn chắc chắn có thể. Mẫu bảng chấm công Excel này cho phép bạn ghi lại số giờ của mình cho mỗi ngày trong tuần, bao gồm thời gian làm thêm giờ, ốm đau, nghỉ phép và nghỉ lễ. Mẫu chứa các thuật toán để tính toán số giờ đã làm việc và số tiền phải trả tùy thuộc vào tỷ lệ hàng giờ của bạn.
Làm thế nào để bạn tạo một bảng chấm công trong Word?
Bằng cách sử dụng Microsoft. Chỉ cần khởi chạy phần mềm và chăm chú làm theo các bước cho đến khi bạn đạt được mục tiêu của mình.
Ai chịu trách nhiệm về Bảng chấm công?
Các chủ doanh nghiệp. Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) yêu cầu người sử dụng lao động lưu giữ hồ sơ về số giờ làm việc của nhân viên và trong khi nhiều doanh nghiệp dựa vào sự hỗ trợ của nhân viên thông qua bảng chấm công hoặc đồng hồ chấm công, thì người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm cuối cùng.
Làm thế nào để bạn duy trì một bảng thời gian?
Bạn có thể quản lý bảng chấm công của mình bằng cách truyền đạt giá trị của việc theo dõi thời gian cho các thành viên trong nhóm của mình, khuyến khích nhân viên điền vào bảng chấm công hàng ngày, sử dụng tự động hóa và tạo ước tính công việc.
Tên khác của Bảng chấm công là gì?
Bảng thời gian còn được gọi là bảng, danh sách, danh sách, thời gian biểu, kiểm đếm và phụ lục.
Kết luận
Nếu bạn e ngại triển khai bảng chấm công trong tổ chức của mình, hãy nhớ rằng chúng không khó. Hầu hết các phần mềm bảng chấm công đều bao gồm hướng dẫn hoặc video hướng dẫn để giúp bạn thêm các mục nhập thời gian và quản lý tất cả những gì bạn cần. Trong thời đại làm việc từ xa ngày nay, điều quan trọng là phải chuyển đổi từ bảng chấm công trên giấy sang bảng chấm công kỹ thuật số.
Bài viết liên quan
- Báo cáo Bảng lương: Hướng dẫn Chi tiết về Báo cáo Bảng lương
- Quản lý dự án xây dựng: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu để quản lý hiệu quả
- CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ HẤP DẪN NHẤT CHO NƠI LÀM VIỆC CỦA BẠN
- Giải thích bảng cân đối kế toán: mẫu, mẫu, ví dụ và định nghĩa
- HỆ THỐNG TIỀN LƯƠNG: Định nghĩa, Phần mềm & Hướng dẫn
- Bảng cân đối kế toán so với Báo cáo thu nhập: Ví dụ, Sự khác biệt & Mối quan hệ
- BÁO CÁO TÀI CHÍNH: Nó là gì, Ví dụ, Loại & Phân tích
- KHOẢN PHẢI TRẢ LÀ GÌ: Ý nghĩa, Ví dụ & Quy trình
dự án
