Đối với mọi doanh nghiệp để đạt được thành công, sẽ có nhu cầu mua sắm trong kinh doanh. Với các quy trình mua sắm, doanh nghiệp chắc chắn sẽ có một mục tiêu chiến lược dài hạn như chiến lược công ty và lợi thế cạnh tranh. Đây là tất cả những gì bạn cần biết về thu mua trong kinh doanh.
Mua sắm trong kinh doanh là gì?
Mua sắm trong kinh doanh là hành động mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ cho mục đích sử dụng của chính công ty. Các công ty mua hàng hóa và dịch vụ một cách thường xuyên để thực hiện các chức năng kinh doanh thông thường của họ. Các công ty nhỏ hơn mua hàng hóa và dịch vụ ở quy mô nhỏ hơn nhiều so với các tổ chức lớn hơn. Một công ty có thể mua nguyên liệu thô, vật tư bảo trì, hàng tiêu dùng, vật liệu chế biến, thiết bị văn phòng, quy hoạch địa điểm, dịch vụ tiếp thị hoặc tuyển dụng.
Người mua và người bán đều tham gia vào quá trình mua sắm. Điều này đặc biệt cần thiết vì nó hỗ trợ các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô tìm được các nhà cung cấp đáng tin cậy, những người có thể cung cấp hàng hóa và dịch vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của họ. Nó cũng có một số lợi thế cho các doanh nghiệp, từ việc hỗ trợ đơn giản hóa các hoạt động phức tạp đến khả năng giảm chi phí nguyên liệu thô. Ví dụ: một công ty muốn có một dịch vụ liên tục, chẳng hạn như bảo mật email, có thể sử dụng quy trình mua sắm để chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mình với mức giá hợp lý.
Quá trình hoàn lại
Các quy trình mua sắm thường dựa trên cấu trúc và nhu cầu của từng công ty, nhưng chúng thường bao gồm:
# 1. Xác định các hạng mục và dịch vụ mà tổ chức yêu cầu.
Đầu tiên, một công ty phải xác định nhu cầu của mình đối với một loại hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định. Đây có thể là một mặt hàng mới mà công ty chưa mua trước đó, bổ sung hàng hóa hiện có hoặc gia hạn đăng ký. Bước này thường đòi hỏi phải xem xét các điểm tốt hơn về những gì công ty yêu cầu, chẳng hạn như tiêu chuẩn kỹ thuật chi tiết, vật liệu, số bộ phận hoặc chất lượng dịch vụ. Tại thời điểm này, bạn nên thảo luận về tất cả các bộ phận của công ty có liên quan đến quyết định mua hàng để xác minh rằng những thứ được mua phù hợp với nhu cầu của từng bộ phận.
#2. Đưa ra yêu cầu mua hàng.
Trong mua sắm trong kinh doanh, Khi một nhân viên hoặc nhóm công ty yêu cầu một lượng lớn vật tư hoặc dịch vụ mới, họ sẽ gửi yêu cầu mua hàng chính thức (còn được gọi là yêu cầu mua hàng). Yêu cầu mua thông báo cho công ty về sự tồn tại của một yêu cầu, thường là thông qua người quản lý bộ phận, nhân viên mua hàng hoặc nhóm tài chính, cũng như các tiêu chí như giá cả, khung thời gian yêu cầu, số lượng và các yếu tố liên quan khác để nhóm mua xem xét .
#3. đánh giá mộtd chọn nhà cung cấp.
Bây giờ bạn đã có danh sách tiêu chí rõ ràng và yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, đã đến lúc xác định nhà cung cấp tốt nhất và gửi yêu cầu báo giá mua sắm trong doanh nghiệp. Đánh giá nhà cung cấp nên xem xét không chỉ chi phí mà còn danh tiếng, tốc độ, chất lượng và độ tin cậy. Bởi vì mua sắm trong kinh doanh thường được kết nối với bản sắc công ty, nhiều doanh nghiệp cũng xem xét trách nhiệm đạo đức và xã hội.
Các hình thức mua sắm
#1. mua sắm trực tiếp
Hình thức mua sắm này trong kinh doanh đề cập đến bất cứ thứ gì cần thiết để tạo ra một sản phẩm cuối cùng. Nói một cách đơn giản, việc mua nguyên liệu thô trực tiếp góp phần tạo nên sản phẩm cuối cùng của công ty.
Từ quan điểm của nhà bán lẻ, đó là bất kỳ mặt hàng hoặc nguyên liệu nào được mua từ nhà bán buôn để bán lại cho khách hàng hoặc người tiêu dùng cuối cùng. một số ví dụ về mua sắm trực tiếp bao gồm;
- vật liệu
- Bộ phận và linh kiện
#2. Mua sắm gián tiếp
liên quan đến các vật liệu quan trọng đối với hoạt động hàng ngày nhưng không đóng góp trực tiếp vào sản lượng của công ty. Nói một cách đơn giản, trong loại mua sắm này trong kinh doanh, nó cho phép các nguyên vật liệu trong một tổ chức hoạt động.
Hơn nữa, trong mua sắm trong kinh doanh, các nhân viên đặc nhiệm phụ trách nó. Mặt khác, các tổ chức lớn sử dụng quản lý cơ sở vật chất để xử lý việc mua sắm gián tiếp trong kinh doanh. Dưới đây là một số ví dụ về mua sắm gián tiếp:
- Công ty cung cấp văn phòng
- Dịch vụ tiếp thị
- Dịch vụ tư vấn
#3. mua sắm hàng hóa
Thuật ngữ “thu mua hàng hóa” đề cập đến những thứ thực tế hoặc bản thân hàng hóa. Mặc dù nó liên quan đến các đối tượng thực tế, nhưng các đăng ký phần mềm cũng được bao gồm. Sự thành công của việc thu mua hàng hóa trong kinh doanh phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của chuỗi cung ứng của bạn.
Mua sắm gián tiếp và trực tiếp trong kinh doanh hàng hóa cũng có thể. Đây là một số ví dụ:
- nguyên liệu thô
- Bảo trì thiết bị
- Thiết bị văn phòng
#4. Mua sắm dịch vụ
thuê bên thứ ba, cấp phép phần mềm và thuê nhà thầu hoặc nhà cung cấp làm việc cho bạn đều là những ví dụ về mua dịch vụ. Mô tả một cách đơn giản, đó là việc mua lại các dịch vụ dựa trên con người. Mua sắm trực tiếp và gián tiếp trong doanh nghiệp có thể được đưa vào quy trình mua sắm dịch vụ trong doanh nghiệp
Mua sắm trong chuỗi cung ứng là gì?
Mua sắm trong kinh doanh là một thủ tục và một bước trong chuỗi cung ứng. Chuỗi cung ứng bao gồm toàn bộ quá trình sản xuất và phân phối một sản phẩm hoặc hàng hóa thương mại.
Nó đề cập đến toàn bộ quá trình tìm nguồn cung ứng và đàm phán với các nhà cung cấp để có được tất cả các dịch vụ và hàng hóa cần thiết để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Tìm kiếm nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, đặt hàng, nhận hàng và đánh giá trải nghiệm sau khi nhận hàng đều là một phần của quá trình mua sắm. Tìm nguồn cung ứng là một quá trình.
Mua sắm trong kinh doanh trong chuỗi cung ứng là một thành phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng. Nó góp phần đảm bảo rằng các sản phẩm thích hợp có sẵn vào thời điểm thích hợp và với số lượng thích hợp. Nó cũng có thể hỗ trợ ngăn ngừa các vấn đề về chất lượng sản phẩm và hàng tồn kho.
Mua sắm trong lập kế hoạch kinh doanh là cần thiết để đảm bảo rằng hàng hóa được đặt hàng theo cách đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mục đích lập kế hoạch mua sắm là để tìm các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá kỹ năng của họ và phát hiện bất kỳ xung đột lợi ích tiềm ẩn nào.
Vai trò của thu mua trong chuỗi cung ứng
Thu mua là một thành phần thiết yếu của chuỗi cung ứng vì nó đảm bảo rằng các sản phẩm chính xác có sẵn vào đúng thời điểm và đúng số lượng. Nó cũng có thể giúp giảm lãng phí và nâng cao tính linh hoạt của sản xuất.
#1. Mua sắm có thể hỗ trợ cải thiện mối quan hệ nhà cung cấp.
Một trong những lợi thế chính của mối quan hệ tốt với nhà cung cấp là họ có thể hỗ trợ giảm thiểu chất thải. Khi các nhà cung cấp có thể sản xuất một cách nhất quán các mặt hàng phù hợp với mong đợi của khách hàng, thì sẽ ít cần phải thay đổi hoặc thay thế sản phẩm thường xuyên hơn. Điều này có nghĩa là các nguồn lực bổ sung có thể được đưa vào các khía cạnh khác của chuỗi cung ứng, chẳng hạn như tăng sản lượng hoặc giảm chi phí.
#2. Mua sắm có thể hỗ trợ trong việc kiểm soát chất lượng.
Mức độ kiểm soát chất lượng cao là cần thiết để đảm bảo rằng các sản phẩm đáp ứng mong đợi của khách hàng. Nó đảm bảo rằng tất cả các phần của chuỗi cung ứng đều đồng bộ và mỗi giai đoạn sản xuất đều đáp ứng các tiêu chuẩn đã được thiết lập. Kiểm soát chất lượng cũng có thể ngăn không cho các sản phẩm lỗi đến tay khách hàng, dẫn đến mất thu nhập và thương hiệu bị hoen ố.
#3. Mua sắm có thể hỗ trợ tối ưu hóa hàng tồn kho.
Hàng tồn kho thường là một gánh nặng chi phí lớn đối với các doanh nghiệp, cả về tài chính và các nguồn lực bị lãng phí. Các công ty có thể giảm các chi phí này trong khi vẫn đảm bảo rằng họ có đủ nguồn cung cấp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách quản lý chính xác hàng tồn kho. Điều này cho phép họ phản ứng nhanh chóng khi sở thích của khách hàng hoặc thị trường thay đổi.
Mua sắm vs Mua hàng
Khi nói đến dòng tiền ra, một công ty nên cố gắng hết sức để lập kế hoạch, giám sát và theo dõi chi tiêu. Tỷ suất lợi nhuận của bạn có thể bị ảnh hưởng nếu bạn không chú ý nghiêm ngặt đến chi phí. Tất cả trách nhiệm tài chính bắt đầu với thủ tục mua sắm và mua hàng.
Mua sắm và mua hàng là hai hệ thống tài chính riêng biệt thường được sử dụng thay thế cho nhau. Hiểu được sự khác biệt giữa hai điều này có thể hỗ trợ cho sự thành công của công ty.
Thu mua tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn và nhu cầu kinh doanh, mua sắm trong kinh doanh tập trung vào các mục tiêu chiến lược, dài hạn như chiến lược công ty và lợi thế cạnh tranh.
Hai quá trình riêng biệt này nên được tiếp cận khác nhau. Bằng cách đó, một doanh nghiệp có thể chú ý đến các khía cạnh khác biệt như lựa chọn và quản lý nhà cung cấp, giảm thiểu rủi ro và xúc tiến. Để tập trung vào chiến lược của công ty và cả tăng trưởng ngắn hạn và dài hạn, một doanh nghiệp nên thành thạo chu trình mua sắm và quy trình mua hàng.
Ví dụ về Mua sắm là gì?
#1. Nhà sản xuất ô tô làm ví dụ
Ô tô Galore là nhà sản xuất ô tô sản xuất nhiều loại ô tô, xe tải và các bộ phận Cơ khí như động cơ, hộp số, pin và máy phát điện được mua trực tiếp từ một số nguồn đáng tin cậy.
#2. Ngành công nghiệp điện tử.
WorldPhone Connect, LLC là một tập đoàn bán thiết bị di động, máy tính xách tay, PC, máy quét, thiết bị văn phòng và màn hình.
#3. công ty tổ chức sự kiện
Rachel's Event Planning là một doanh nghiệp nhỏ giúp các tổ chức nhỏ hơn tổ chức các sự kiện và chuyến dã ngoại của công ty. Đội ngũ bán hàng của công ty gọi điện cho khách hàng tiềm năng để tìm hiểu thêm về nhu cầu cá nhân của họ, nhưng điện thoại họ sử dụng đang trở nên lỗi thời.
Mua sắm được thực hiện như thế nào?
#1. Lập kế hoạch mua sắm
Bước đầu tiên là kiểm tra các yêu cầu mua sắm trên toàn doanh nghiệp. Nhóm đánh giá dự đoán nhu cầu từ một số ngành dọc và kiểm tra chi phí từ năm trước (dữ liệu lịch sử). Hơn nữa, các xu hướng thị trường hiện tại được kiểm tra và các mối nguy hiểm được đánh giá.
#2. Đơn đặt hàng hoặc thụt lề
Bởi vì việc mua sắm bao gồm cả việc chi tiêu tiền bạc, nên cần phải có được sự chấp thuận nhất định. Yêu cầu mua hàng phải được phê duyệt bởi người quản lý dự án, bộ phận người dùng cuối và người đứng đầu bộ phận đó cũng như cơ quan phê duyệt ngân sách.
#3. Các nhà cung cấp
Đây là một giai đoạn quan trọng vì nó đòi hỏi phải lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng các mục tiêu “Năm quyền” (đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời gian, đúng địa điểm và đúng giá). Điều quan trọng là phải đánh giá địa điểm của các nhà cung cấp, nếu họ được đăng ký với tổ chức, danh tiếng và độ tin cậy, khả năng thực hiện các đơn đặt hàng một cách đáng tin cậy, thời gian đáp ứng các yêu cầu gấp và đạo đức.
#4. Xuất bản RFQ
Yêu cầu báo giá (RFQ) được phân phối cho các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn. Tài liệu RFQ chứa tất cả thông tin cần thiết để nhà cung cấp phản hồi.
Kiểm tra và báo giá khi cần thiết. Khi một công ty tìm kiếm mức giá tốt nhất cho các yêu cầu của mình, họ sẽ gửi một RFQ.
#5. Đánh giá báo giá
Khi tất cả các báo giá đã được nhận, chúng được đánh giá dựa trên chi phí mua mặt hàng, phí vận chuyển, thời hạn giao hàng, v.v. Một so sánh các thông số nói trên được cung cấp để đưa ra quyết định dễ dàng hơn.
3 loại mua sắm là gì?
Mua sắm dịch vụ, mua sắm gián tiếp và mua sắm trực tiếp là ba loại mua sắm chính.
5 điều chính trong mua sắm là gì?
# 1. Sản phẩm
Quyền mua sắm đầu tiên là xác định sản phẩm nào được yêu cầu để đạt được mục tiêu kinh doanh đó.
Sản phẩm là về việc lựa chọn vật liệu lý tưởng và đảm bảo rằng chất lượng đáp ứng mong đợi. Khi các công ty cho rằng các nhóm thu mua chỉ quan tâm đến giá thấp, thấp, điều đó có thể làm căng thẳng các mối quan hệ nội bộ.
# 2. Nơi
Hàng hóa và dịch vụ được giao tại đúng địa điểm đặc trưng cho địa điểm.
Thuật ngữ địa điểm thu mua không còn giới hạn trong việc vận chuyển hàng hóa đến đích cuối cùng. Nó cũng chứa vị trí của các nguồn lực, các tác nhân khác trong chuỗi cung ứng, vị trí của người tiêu dùng cuối cùng và bất kỳ hoạt động nào khác liên quan đến việc di chuyển sản phẩm này từ điểm A đến điểm B, C, v.v.
#3. Số lượng
Khi bạn không thể có được số lượng chính xác, thì sản phẩm và địa điểm phù hợp không còn quan trọng nữa.
Điều này rất khó vì việc thu mua phải tìm được sự cân bằng giữa việc duy trì mức tồn kho cho phép tiếp tục sản xuất.
Nếu bạn có quá nhiều hàng trong kho, bạn sẽ phải trả tiền cho không gian lưu trữ và trong một số trường hợp, phải xử lý rác thải từ các sản phẩm hết hạn.
Nếu không có được số lượng chính xác, bạn có thể không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, dẫn đến sự chậm trễ và tắc nghẽn, cũng như các chi phí liên quan đến việc ngừng hoạt động, mất khách hàng và thiệt hại về uy tín.
# 4. Thời gian
Mua sắm có thể làm giảm sự chậm trễ, tắc nghẽn, giao hàng sớm và giữ chi phí bằng cách xác định đúng thời điểm.
Thời gian ảnh hưởng đến tất cả mọi người, từ công nhân sản xuất tuyến đầu đến bán hàng và tiếp thị, thậm chí cả việc khách hàng của bạn có tiếp tục kinh doanh với bạn hay không.
# 5. Giá bán
Tất nhiên, sẽ có vấn đề nếu việc định giá không chính xác. Theo một báo cáo của Deloitte từ năm 2018, các CFO đang gây áp lực lên hoạt động mua sắm để giảm thiểu chi phí.
4 Vai trò Chính của Thu mua là gì?
#1. tìm nguồn cung ứng
Vai trò quan trọng nhất của bộ phận thu mua là tìm nguồn cung ứng. Tại sao? Bởi vì bộ phận mua sắm chịu trách nhiệm mua sắm hàng hóa và dịch vụ mà công ty yêu cầu để hoạt động.
Bộ phận mua sắm cần phải phát triển một kế hoạch chiến lược để có được hàng hóa hoặc dịch vụ với mức giá khả thi tốt nhất. Kết quả là, nó có tác động đáng kể đến sự phát triển của tổ chức.
#2. Tuân thủ các chính sách của công ty
Việc mua sắm trong bộ phận kinh doanh phải đảm bảo rằng tất cả các giao dịch mua đều phù hợp với chính sách của công ty. Trước khi mua hàng,
Nó phải điều tra giao thức của tổ chức để đảm bảo tuân thủ.
# 3. Thương lượng
Để có được những sản phẩm tốt nhất với giá tốt nhất, bộ phận thu mua phải có kỹ năng đàm phán.
# 4. ký kết hợp đồng
Hợp đồng được trao cho nhà cung cấp tốt nhất bởi bộ phận mua sắm. Đó là lý do tại sao bộ phận thu mua phải điều tra kỹ lưỡng nhà cung cấp.
Hơn nữa, bộ phận thu mua phải nhận thức và tuân thủ tất cả các thỏa thuận, vì điều này rất quan trọng đối với sự thành công của mối quan hệ của tổ chức với nhà cung cấp.
Mục đích của mua sắm là gì?
Việc một số công ty nhất định sử dụng các thuật ngữ mua sắm và mua hàng thay thế cho nhau là không phổ biến. Tuy nhiên, việc thu mua hiện nay thường được coi chỉ là một yếu tố trong quy trình mua sắm lớn hơn, mang tính chiến lược hơn. Thu mua trong kinh doanh bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc nhận được hàng hóa và dịch vụ cần thiết để hỗ trợ hoạt động hàng ngày của công ty, bao gồm tìm nguồn cung ứng, đàm phán các điều khoản, mua hàng, nhận và kiểm tra hàng hóa khi cần và lưu giữ hồ sơ của tất cả các giai đoạn trong quy trình.
Cuối cùng,
Mua sắm trong kinh doanh là quá trình lựa chọn nhà cung cấp, thiết lập các điều khoản thanh toán, kiểm tra chiến lược, lựa chọn, đàm phán hợp đồng và mua hàng hóa thực tế.” Nó liên quan đến việc mua (thu mua) tất cả các sản phẩm, dịch vụ và lao động cần thiết của một tổ chức. Mua sắm trong kinh doanh nói chung là thuật ngữ rộng hoặc bao hàm bao gồm việc mua hàng.
dự án
Bài viết liên quan
