Khai thác quy trình trở thành một lựa chọn quan trọng do sự phức tạp ngày càng tăng của các hoạt động và những tiến bộ trong công nghệ. Việc thu thập thông tin về quy trình và xác định vị trí tắc nghẽn để tối ưu hóa quy trình đều có thể thực hiện được với khai phá quy trình. Theo xu hướng khai thác quy trình, thị trường sẽ mở rộng thêm 40–50% vào năm 2023. Trước khi chọn một công cụ khai thác quy trình, các nhà phân tích và lãnh đạo doanh nghiệp nên biết khai thác quy trình là gì. Bài viết này sẽ cung cấp giải thích toàn diện về khai thác quy trình, bao gồm định nghĩa, ứng dụng trong kinh doanh, lợi ích mà nó mang lại, cách chọn công cụ và đặc điểm của phần mềm Celonis và Uipath.
Khai thác theo quy trình (PM) là gì?
Khai thác quy trình là một phương pháp để kiểm tra và giám sát các quy trình. Các cuộc hội thảo và phỏng vấn về quy trình được sử dụng trong quản lý quy trình kinh doanh cổ điển để tạo ra một bức tranh lý tưởng về quy trình. Mặt khác, PM lấy dữ liệu có sẵn từ các hệ thống thông tin của công ty và tự động trình bày quy trình thực tế.
Quá trình khai thác hoạt động như thế nào?
Một quá trình tạo ra dữ liệu mỗi khi nó kết thúc. Nó có thể bao gồm nhật ký mua hàng được đóng dấu thời gian được thực hiện tại sổ đăng ký. Ví dụ: nếu nhận được yêu cầu hỗ trợ khách hàng, bạn sẽ biết khi nào cuộc gọi được nhận, ai đã xử lý cuộc gọi đó, mất bao lâu và liệu sự cố đã được khắc phục chưa. Hoặc hóa đơn được giao vào một ngày cụ thể.
Các nền tảng doanh nghiệp như SAP, Salesforce và Oracle có dấu vết kỹ thuật số còn sót lại từ các quy trình kinh doanh thông thường. Sử dụng các công cụ phân tích cơ bản, bạn có thể kiểm tra dữ liệu này để xử lý và khai thác dữ liệu để xác định một số mẫu tổng thể, chẳng hạn như mọi thứ mất bao lâu, tổng thể có bao nhiêu quy trình được hoàn thành, ai đang quản lý cái gì, v.v.
Một giải pháp khai thác quy trình có thể giúp ích trong tình huống này. Để nâng cao những hiểu biết này, bạn có thể tải tất cả dữ liệu này, cả lịch sử và hiện tại, lên nền tảng PM.
Các loại khai thác quy trình
Phần lớn các nghiên cứu học thuật về PM là do nhà khoa học máy tính và giáo sư người Hà Lan Wil van der Aalst. Ba dạng PM được mô tả bởi nghiên cứu của ông và bản tuyên ngôn được liệt kê ở trên về khám phá, tuân thủ và nâng cao.
# 1. Khám phá
Khám phá quy trình sử dụng thông tin nhật ký sự kiện để xây dựng mô hình quy trình một cách tự động. Theo cách phân loại này, sẽ không có các mô hình quy trình hiện có để hướng dẫn việc tạo ra một mô hình quy trình hoàn toàn mới. Phần lớn các mỏ sử dụng loại quy trình khai thác này.
#2. sự phù hợp
Kiểm tra sự phù hợp xác minh xem mô hình quy trình mong muốn có được phản ánh trong hành vi thực tế hay không. Loại PM này phân tích dữ liệu nhật ký sự kiện để khớp mô tả quy trình với mô hình quy trình hiện có và tìm ra bất kỳ sự khác biệt nào so với mô hình dự định.
#3. Sự nâng cao
Khai thác mở rộng, khai thác tổ chức và khai thác hiệu suất là một số tên cho loại khai thác quy trình này. Trong phân lớp PM này, một mô hình quy trình hiện có được tăng cường bằng cách sử dụng dữ liệu mới. Chẳng hạn, kết quả kiểm tra tuân thủ có thể giúp người quản lý xác định các nút thắt cổ chai trong mô hình quy trình để họ có thể cải thiện quy trình hiện có.
Tại sao khai thác theo quy trình lại quan trọng?
Để nâng cao chất lượng cuộc sống hàng ngày của bạn, bạn nên xem xét đầu tư vào một mảnh bất động sản. Tuy nhiên, PM có ý nghĩa quan trọng trên quy mô lớn hơn vì nó có thể hỗ trợ hoạt động kinh doanh và thúc đẩy tăng trưởng mạnh mẽ.
Trong một phân tích gần đây của Gartner, người ta nói rằng PM hỗ trợ phát triển và duy trì khả năng phục hồi hoạt động kinh doanh, đây là một yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng bền vững. Nó đạt được điều này bằng cách giúp các cá nhân, nhóm và hệ thống thông tin có thể thay đổi để đáp ứng với các đối thủ cạnh tranh mới nổi, hàng hóa, dịch vụ, kênh phân phối, mô hình kinh doanh và tiến bộ công nghệ.
Nếu việc nâng cao hiệu quả, hoạt động linh hoạt và đạt được tốc độ tăng trưởng là rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, thì bạn phải có khả năng thay đổi hoạt động liên tục hoặc theo yêu cầu bằng những hiểu biết sâu sắc dựa trên thực tế. Hoạt động của một doanh nghiệp có thể thu được lợi nhuận từ quá trình khai thác theo những cách được liệt kê dưới đây:
- Khối lượng dữ liệu khổng lồ để khám phá hành vi ẩn
- Khuyến khích các dự án chuyển đổi quy trình
- Xác minh rằng các quy trình hoạt động như bạn mong đợi.
- Tăng giá trị của mô tả quy trình của bạn với các sự kiện thực tế.
Công cụ khai thác quy trình
Khai thác quy trình là một công cụ cho phép các doanh nghiệp xác định, theo dõi và nâng cao quy trình hoạt động của họ bằng cách kiểm tra nhật ký sự kiện và dữ liệu giao dịch. Để khai thác quy trình, có sẵn một số công cụ có thể hỗ trợ tự động hóa việc trích xuất và xử lý dữ liệu cũng như cung cấp khả năng hiển thị và báo cáo. Một số công cụ khai thác quy trình phổ biến được liệt kê dưới đây:
#1. Appian
Với khả năng giám sát và nâng cao quy trình kinh doanh để đáp ứng nhu cầu thay đổi, Appian là nhà cung cấp hàng đầu các nền tảng mã thấp cho phép cả nhà phát triển chuyên nghiệp và nghiệp dư tạo ra các ứng dụng lấy quy trình và trường hợp làm trung tâm.
Với sự trợ giúp của các khả năng PM của Appian, các doanh nghiệp có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, xác định vị trí tắc nghẽn của quy trình, tạo bảng điều khiển tùy chỉnh cho các yêu cầu phân tích cụ thể, dự báo hành vi của quy trình, tạo quy trình công việc được tối ưu hóa, duy trì tiêu chuẩn quy trình, giảm chi phí vận hành, v.v.
#2. Celonis
Celonis là nhà cung cấp hàng đầu thế giới về các hệ thống quản lý thực thi hỗ trợ các doanh nghiệp hợp lý hóa các quy trình hoạt động của họ. Các công ty trong các lĩnh vực có thể tăng cường khả năng hiển thị trong hoạt động của họ, phát hiện các tắc nghẽn và tối ưu hóa hiệu quả với sự trợ giúp của danh mục các khả năng khai thác quy trình và nhiệm vụ của Celonis.
Trực quan hóa phân tích, công cụ tùy chỉnh kéo và thả, khai thác tác vụ, mô hình dữ liệu có thể mở rộng, nhật ký đa sự kiện, điểm chuẩn thực tiễn tốt nhất và công cụ để xác định các quy trình có thể hưởng lợi từ tự động hóa chỉ là một số khả năng được máy hỗ trợ học tập và ngôn ngữ truy vấn quy trình tiêu chuẩn ngành (PQL).
# 3. IBM
Với sự hỗ trợ của bộ sản phẩm IBM PM, các doanh nghiệp từ nhiều ngành có thể hợp lý hóa các hoạt động và đưa ra quyết định nhanh hơn, sáng suốt hơn. Trong các trường hợp sử dụng như tự động hóa thông minh, giới thiệu khách hàng, mua hàng để thanh toán (P2P), tài khoản phải trả, quản lý vấn đề CNTT và đặt hàng thành tiền mặt, các công cụ khai thác quy trình của IBM có thể được đưa vào sử dụng.
Thế hệ tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là các mô hình quy trình dựa trên thực tế, tự động, mô phỏng quy trình do AI cung cấp, kiểm tra sự phù hợp, khai thác tác vụ và kết nối dễ dàng với các sản phẩm khác của IBM chỉ là một số tính năng.
#4. UiPath
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), trí tuệ nhân tạo, PM và công nghệ đám mây đều được nhà cung cấp toàn cầu iPath kết hợp để cung cấp nền tảng tự động hóa đầu cuối cho phép các doanh nghiệp phát triển hoạt động kinh doanh kỹ thuật số của mình.
Phân tích quy trình, mẫu ứng dụng, cảnh báo tự động, chuyển đổi dữ liệu tích hợp, robot phần mềm thông minh, khai thác tác vụ và các công cụ khác để đánh giá dữ liệu từ các ứng dụng kinh doanh đều có trong bộ sản phẩm PM của nó. Cả giải pháp tại chỗ và dựa trên đám mây đều được cung cấp bởi UiPath.
#5. thông lượng
Đối với các nhà quản lý và tư vấn quy trình kinh doanh, Fluxicon cung cấp các giải pháp khai thác quy trình. Disco, một công cụ của công ty chuyên về PM, có thể hỗ trợ người dùng giảm chi phí, nâng cao chất lượng, so sánh các quy trình ngoài KPI và xây dựng các mô hình cấp cao cho các quy trình của họ.
Các tính năng của nó bao gồm quản lý dự án, bộ lọc hiệu suất, thống kê mở rộng, biểu đồ tương tác, bản đồ quy trình động, khám phá quy trình tự động, bộ lọc nhật ký thân thiện với người dùng để tìm hiểu sâu hơn về dữ liệu và một số lựa chọn để nhập và xuất dữ liệu.
Quy trình khai thác Celonis
Việc xác định, phân tích và tối ưu hóa quy trình có thể được thực hiện bằng cách sử dụng nền tảng dựa trên đám mây do Celonis, nhà cung cấp phần mềm PM, cung cấp. Sau đây là một số đặc điểm và ưu điểm của Celonis:
- Khám phá quy trình: Celonis sử dụng các thuật toán máy học để tự động khám phá và trực quan hóa các quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối dựa trên nhật ký sự kiện và dữ liệu giao dịch. Điều này giúp các tổ chức có được sự hiểu biết toàn diện về các quy trình của họ và xác định các nút thắt cổ chai và sự thiếu hiệu quả.
- Phân tích quá trình: Celonis cung cấp nhiều khả năng phân tích, bao gồm số liệu hiệu suất, phân tích nguyên nhân gốc rễ và mô phỏng quy trình. Điều này cho phép các tổ chức xác định các biến thể của quy trình và tác động của chúng đối với kết quả kinh doanh, cũng như thử nghiệm và tối ưu hóa các cải tiến quy trình.
- Cải tiến quy trình: Celonis cung cấp một loạt các công cụ và tính năng để giúp các tổ chức triển khai và giám sát các cải tiến quy trình. Điều này bao gồm tự động hóa quy trình, giám sát thời gian thực và kiểm tra tuân thủ quy trình.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Celonis tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, bao gồm hệ thống ERP và CRM, để cung cấp thông tin chuyên sâu theo thời gian thực, đồng thời tự động hóa việc trích xuất và chuyển đổi dữ liệu.
- Giao diện người dùng thân thiện: Celonis cung cấp giao diện thân thiện với người dùng với chức năng kéo và thả và hình ảnh trực quan. Điều này giúp người dùng doanh nghiệp dễ dàng tương tác và phân tích dữ liệu quy trình mà không cần kỹ năng kỹ thuật.
Với sự trợ giúp của công cụ khai thác quy trình mạnh mẽ Celonis, các doanh nghiệp có thể nâng cao quy trình hoạt động và nâng cao kết quả. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đánh giá phần mềm dựa trên nhu cầu riêng và trường hợp sử dụng của doanh nghiệp bạn, cũng như tính đến các yếu tố như chi phí, hỗ trợ và bảo mật.
Khai thác quy trình Uipath
Một hệ thống khai thác quy trình do AI cung cấp có tên là UiPath giúp các doanh nghiệp kiểm tra các quy trình kinh doanh của họ và tìm ra tiềm năng cải tiến và tự động hóa. Sau đây là một số đặc điểm và ưu điểm của Khai thác quy trình UiPath:
- Khám phá quy trình: UiPath PM tự động phát hiện và trực quan hóa các quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối trên cơ sở dữ liệu giao dịch và nhật ký sự kiện. Điều này hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển sự hiểu biết thấu đáo về các quy trình của họ và phát hiện ra các nút thắt cổ chai và sự kém hiệu quả.
- Phân tích quá trình: UiPath PM cung cấp nhiều công cụ phân tích, chẳng hạn như mô phỏng quy trình, phân tích nguyên nhân gốc rễ và đo lường hiệu suất. Ngoài việc thử nghiệm và tối ưu hóa các cải tiến quy trình, điều này cho phép các công ty phát hiện các biến thể của quy trình và tác động của chúng đối với kết quả kinh doanh.
- Cải tiến quy trình: UiPath Process Mining cung cấp nhiều công cụ và khả năng để hỗ trợ các công ty triển khai và theo dõi các cải tiến quy trình. Điều này liên quan đến việc kiểm tra sự tuân thủ quy trình, giám sát thời gian thực và tự động hóa quy trình.
- Tích hợp với Nền tảng tự động hóa UiPath: Vì Khai thác quy trình UiPath giao tiếp với Nền tảng tự động hóa UiPath, các doanh nghiệp có thể nhanh chóng tự động hóa và cải thiện quy trình của mình bằng cách sử dụng kiến thức thu thập được thông qua PM.
- Giao diện người dùng thân thiện: Khai thác quy trình UiPath cung cấp giao diện người dùng trực quan với hình ảnh trực quan dễ hiểu, cho phép người kinh doanh tham gia và đánh giá dữ liệu quy trình mà không cần kiến thức chuyên môn.
Khai thác quy trình UiPath là một công cụ PM hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp nâng cao quy trình hoạt động và tạo ra kết quả tốt hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đánh giá phần mềm dựa trên nhu cầu riêng và trường hợp sử dụng của doanh nghiệp bạn, cũng như tính đến các yếu tố như chi phí, hỗ trợ và bảo mật.
Các bước khai thác quy trình
Bước 1: Thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu về quy trình được phân tích là bước đầu tiên trong quy trình PM. Thông tin này được thu thập thông qua nhật ký sự kiện được tạo bởi các hệ thống được sử dụng để hỗ trợ quy trình, bao gồm ERP, BPMS, CRM, HR, ITSM và các hệ thống khác.
Các công cụ khai thác quy trình sử dụng các trình kết nối dựng sẵn cho các hệ thống khác nhau (SAP, Oracle, Salesforce, Microsoft Dynamics, v.v.) để truy cập dữ liệu giao dịch hiện tại từ các hệ thống thông tin này. Bạn không cần phải lo lắng về điều này với tư cách là người dùng PM mới vì chúng tôi hỗ trợ bạn thiết lập mọi thứ để bạn có thể tập trung vào việc tối ưu hóa các quy trình của mình.
Bước 2: Tiền xử lý dữ liệu
Dữ liệu thường được xử lý trước sau khi được thu thập để sẵn sàng cho việc phân tích. Điều này thường đòi hỏi phải làm sạch dữ liệu, loại bỏ bất kỳ sai lệch nào và đôi khi chuyển đổi dữ liệu thành định dạng mà công cụ PM có thể sử dụng.
Bước 3: Khám phá các quy trình
Giai đoạn tiếp theo là sử dụng các công cụ khai thác quy trình để trích xuất các quy trình thực tế từ dữ liệu. Bạn có thể đánh giá hiệu quả của các quy trình của mình bằng cách xem trực quan hóa tự động các luồng quy trình nguyên trạng của chúng. Xem các xu hướng ở cấp độ cao, đi sâu vào chi tiết nhỏ nhất hoặc xem tất cả các biến thể quy trình của bạn.
Bước 4: Phân tích và đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ
Một số số liệu và phương pháp PM có thể được sử dụng để đánh giá quy trình sau khi nó được tìm thấy. Để làm được điều này, các chỉ số hiệu suất như thời gian hoàn thành, sự tuân thủ hoặc hiệu quả của quy trình phải được đo lường để xác định các cơ hội cải tiến quy trình.
Nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong quy trình của bạn, bao gồm tắc nghẽn, làm lại và các biến thể ngoài ý muốn của quy trình, được tiết lộ thông qua phân tích nguyên nhân gốc rễ. Nó phân loại chúng theo mức độ đóng góp của chúng vào kết quả kinh doanh và nhấn mạnh chúng trong lưu đồ. Khi bạn muốn nâng cao hoạt động kinh doanh của mình, điều này sẽ hỗ trợ trong việc ưu tiên hành động.
Bước 5: Cải thiện hoạt động của bạn
Thủ tục của bạn có thể được cải thiện sau khi phân tích. Các phương pháp cải tiến quy trình khác nhau có thể làm được điều này. Bạn có thể nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và tăng hiệu suất bằng cách hợp lý hóa các hoạt động của mình.
Bước 6: Xem mức độ ưu tiên của các ứng viên tự động hóa
PM xác định các quy trình phù hợp nhất để tự động hóa sau khi bạn đã tối ưu hóa chúng. Xem ROI dự đoán, tự động hóa khi thích hợp và mở rộng dự án tự động hóa một cách dễ dàng.
Bước 7: Dự đoán Hiệu suất KPI và Khắc phục Sự cố
Hằng số duy nhất của cuộc sống là sự thay đổi và hoạt động kinh doanh cũng không ngoại lệ. Duy trì theo dõi và dự báo KPI của bạn, đồng thời sử dụng khai thác quy trình để đánh giá cách đạt được các mục tiêu chiến lược của bạn. Bạn sẽ không phải mất thời gian tạo báo cáo thủ công vì PM cung cấp cho bạn các báo cáo động, nhanh chóng.
Các trường hợp sử dụng khai thác quy trình
Nhiều lĩnh vực khác nhau đã cải thiện dòng quy trình của họ bằng cách sử dụng các kỹ thuật PM. Bản đồ quy trình đã thúc đẩy các công ty đánh giá lại sự kém hiệu quả trong hoạt động của họ vì chúng làm nổi bật các chỉ số hiệu suất chính (KPI) có tác động đến hiệu suất. Ví dụ về các trường hợp sử dụng là:
- Đào tạo
- Tài chính
- Công trình công cộng
- Phát triển phần mềm
- Chăm sóc sức khỏe
- Thương mại điện tử
- Sản xuất Chế tạo
Khai thác quy trình 3 bước là gì?
Khai thác quy trình là một công cụ cho phép các doanh nghiệp xác định, theo dõi và nâng cao quy trình hoạt động của họ bằng cách kiểm tra nhật ký sự kiện và dữ liệu giao dịch. Ba bước trong PM như sau:
- Chuẩn bị dữ liệu
- Khám phá quy trình
- Phân tích và cải tiến
Phần mềm khai thác quy trình làm gì?
Phần mềm khai thác quy trình nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp phân tích và cải thiện quy trình hoạt động của họ bằng cách thu thập thông tin chi tiết từ nhật ký sự kiện và dữ liệu giao dịch. Một số tính năng chính của phần mềm PM bao gồm:
- Khai thác và chuẩn bị dữ liệu
- Khám phá quy trình
- Phân tích quá trình
- Cải tiến quy trình
- Tích hợp với các hệ thống khác
Celonis có dễ học không?
Celonis là một phần mềm khai thác quy trình mạnh mẽ có thể giúp các tổ chức thu được thông tin chi tiết có giá trị về quy trình kinh doanh và cải thiện hoạt động của họ. Tuy nhiên, Celonis có dễ học hay không tùy thuộc vào một số yếu tố, bao gồm kinh nghiệm trước đây của bạn về khai thác quy trình và phân tích dữ liệu, cũng như mức độ quen thuộc của bạn với phần mềm.
Tại sao các công ty cần khai thác quy trình?
Có một số lý do tại sao các doanh nghiệp cần khai thác quy trình, bao gồm:
- Xác định các nút thắt cổ chai và sự thiếu hiệu quả của quy trình
- Cải thiện hiệu suất quy trình
- Đảm bảo tuân thủ
- Tự động hóa các quy trình thủ công
- Có được cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động kinh doanh
Nhìn chung, khai thác quy trình là một công cụ hiệu quả có thể cung cấp cho doanh nghiệp những quan điểm mới quan trọng về hoạt động nội bộ của họ và giúp họ vận hành hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp có thể nâng cao quy trình của họ, giảm chi phí và tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách phát hiện các tắc nghẽn quy trình, sự thiếu hiệu quả và các vấn đề tuân thủ.
Ai sử dụng khai thác quy trình?
Nhiều cá nhân và công ty từ các ngành công nghiệp khác nhau có thể sử dụng quy trình khai thác. Một số trường hợp của những người áp dụng khai phá quá trình như sau:
- Nhà phân tích kinh doanh
- Chuyên gia cải tiến quy trình
- Chuyên gia CNTT
- Cán bộ tuân thủ
- quản lý hoạt động
- Quản lý chất lượng
Kết luận
Khai thác quy trình là một công cụ quan trọng để các công ty duy trì tính cạnh tranh trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh hiện nay. Các tổ chức có thể tăng mức độ hài lòng của khách hàng, cắt giảm chi phí và đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách sử dụng phần mềm khai thác quy trình. Để đạt được thành công, điều quan trọng là phải chọn phần mềm khai thác quy trình tốt nhất và tuân thủ chiến lược đã định.
Bài viết liên quan
- THƯƠNG MẠI DI ĐỘNG: Định nghĩa, Ví dụ & Lợi ích
- TRÒ CHƠI DI ĐỘNG HAY NHẤT: Hơn 11 trò chơi Android có sẵn năm 2023
- 14+ Ý tưởng kinh doanh sinh lời cao nhất ở Nigeria 2023
- Hé Lộ Những Xu Hướng Mới Nhất Trong Phát Triển Ứng Dụng Di Động Cho Năm 2023
- CẢI TIẾN QUY TRÌNH: Định nghĩa, Các loại & Phương pháp luận
dự án
